Beleidsplan Davo Wevelgem vzw

Transcriptie

1 Beleidsplan Davo Wevelgem vzw

2 Algemene Doelstelling Onze club heeft als doel om de meisjes uit Wevelgem en omstreken de mogelijkheid te bieden om op een sportieve, verantwoorde en gezellige manier aan volleybal te doen. We streven ernaar om onze goede naam inzake jeugdopleiding te bestendigen. Ons doel is dan ook om iedereen de kans te bieden de volleybal sport te ontdekken en zich in de sport te ontplooien.

3 Specifieke Doelstellingen We streven ernaar om onze speelsters minimum 2 trainingen per week aan te bieden, waar mogelijk 3 ; We streven ernaar dat iedere speelster en iedere ploeg op een zo hoog mogelijk niveau speelt ; We streven ernaar dat onze speelsters spelen en trainen in een sfeer van kameraadschap waar het groepsdenken en de groepsdiscipline centraal staat ; We streven ernaar om onze speelsters met zo goed mogelijk opgeleide mensen te omringen; Naast de sport wensen wij als club ook een gezellige leefomgeving te bieden waar onze jeugd graag vertoeft.

4 Concrete Doelstellingen

5 A. Algemeen Opleiding Onze aangeboden opleiding moet polyvalent, sportief en gezond zijn ; De basistechniek en tactiek moet op heel jonge leeftijd aangeleerd worden ; We streven naar zo veel mogelijk gediplomeerde trainers ; Wij willen in de toekomst onze jongeren stimuleren om trainerscursussen te volgen met als doel deze binnen de club te houden en de functie van jeugdtrainer op te nemen ; Alle trainers krijgen de mogelijkheid zich bij te scholen ; Onze jeugdcoördinator tekent de technische lijn uit en stelt de eindtermen op ; De speelsters worden op individuele basis geëvalueerd met behulp van individuele fiches. Deze fiches worden bij het nieuwe seizoen aan de trainers overhandigd ; De indeling van de ploegen gebeurt op basis van het spelniveau ; Wij eisen van de trainers dat de speelsters tijdens de competitiewedstrijden zoveel mogelijk mogen spelen ; Daarom streven wij naar zoveel mogelijk ploegen met zo weinig mogelijk speelsters ; Enkel tijdens bekerwedstrijden gaan wij volledig voor de winst ; Wij stimuleren onze talenten en steunen hen ook in de ontwikkeling daarvan. Wij nodigen hen uit om aan Steunpunttrainingen, Voltistesten, provinciale selecties en aan stages deel te nemen ; Vanaf kadetten vragen wij om op te treden als scheidsrechter voor jeugdwedstrijden om eventueel door te groeien naar officiële scheidsrechter ; Onze bestuursleden volgen in de mate van haalbaarheid de opleidingen voor bestuursleden, georganiseerd door Dynamoproject ; Seniors die stoppen wensen wij bij de club te behouden als trainster of andere functie binnen onze club ;

6 Activiteiten In de loop van het jaar organiseren wij de nodige activiteiten en vragen wij ook medewerking van de speelsters : Kaas -& wijnavond Knetter Proef de Winter Ontbijtactie Als afsluit van het seizoen organiseren wij een FUN-tornooi waarbij de kinderen samen met een ouder een ploeg vormen. Wij sluiten af met een BBQ We organiseren eindrondes, halve finales beker en VVB-eindrondes. Communicatie Wij wensen de ouders, speelsters,bestuur, trainers en sponsors op de hoogte te houden van alle nieuwtjes van de club. o Onze website wordt up-to-date gehouden en wordt in de toekomst nog verder uitgebouwd ; o Op geregelde tijdstippen ontvangen alle leden, ouders en sponsors onze nieuwsbrief SMASH, waar op een vlotte manier de nieuwtjes, data en weetjes vermeld worden ; o Tijdens thuiswedstrijden krijgen ook de supporters een boekje in handen met onze sponsors en de laatste nieuwtjes ; Begin juni organiseren wij een infovergadering voor alle leden (en NIEUWE LEDEN) waarin wij met een fotoreportage terugblikken op het voorbije seizoen. We informeren ouders en kijken vooruit naar volgend seizoen. We sluiten af met de Quiz : Slimste mens van Davo. Voor de start van de competitie ontvangt iedereen naast het huishoudelijk reglement een infobrochure met daarin alle adressen, s van bestuur en trainers alsook de wedstrijdkalender per ploeg en hun trainingsuren ; Wij doen aan alle acties (Gele Deurenactie, Knetter, ) mee die de gemeente opstart om onze vereniging naambekendheid en een mooi imago te geven.

7 B. Seniors a. Huidig seizoen In het seizoen treden in competitie 3 seniorploegen aan : Davo 1 : 2 de provinciale ; Davo 2 : 4 de provinciale ; Recreatieve ploeg. Enkele jaren geleden speelde Davo 1 nog in Ereklasse, daarna divisie en nu dus in de provinciale reeksen. Davo 2 degradeerde dit seizoen van 3 e naar 4 e Provinciale. b. Doelstellingen Wij wensen ieder seizoen minimaal 3 seniorploegen in competitie te brengen waarbij Davo 1 tegen 2016 een vaste waarde in 1 ste provinciale wordt. Dit willen wij bereiken met een maximale inbreng van eigen jeugd ; Davo % eigen jeugd telt, die doorstroomt en zo hoog mogelijk speelt. Deze ploeg is een tussenstap voor eigen jeugd die later doorstroomt naar Davo 1 ; Onze Recreatieve ploeg een vangnet biedt voor speelsters die anders zouden afhaken.

8 c. Actieplan Davo 1 (2 e Provinciale) : Zoeken van een seniorsverantwoordelijke binnen de Werkgroep Sport, die de verdere uitbouw van de seniorsploegen mee uitwerkt (streefdatum seizoen ) ; Uitbouw van de ploeg zodat de overstap naar 1 ste provinciale binnen een periode van 3 jaar bereikt wordt. Binnen een periode van 5 jaar een plek in de top 6 van 1 ste provinciale ; Bekwame speelsters uit Davo 2 een bijkomende training aanbieden bij Davo 1 om de integratie op termijn te vergemakkelijken. Davo 2 (4 e Provinciale) : Bekwame jeugdspeelsters trainingen aanbieden bij Davo 2 om de overstap makkelijk te laten verlopen ; Bekwame speelsters uit Davo 2 een bijkomende training aanbieden bij Davo 1. Recreatieven : Speelsters die mogelijks zouden afhaken, een plaats aanbieden binnen de recreatieve ploeg ; Recreatieve ploeg maximaal betrekken binnen de clubwerking.

9 C. Jeugd a. Huidig seizoen Dit seizoen spelen 7 jeugdploegen in competitie Scholieren Provinciaal Kadetten Provinciaal Kadetten Regionaal Miniemen Provinciaal Miniemen Regionaal Pre-Miniemen 2.0 Pre-Miniemen 2.B Wegens gebrek aan inschrijvingen van andere clubs kunnen wij geen juniorploeg in competitie inschrijven. Al onze jeugdploegen werden ingeschreven in de Bekercompetitie, waarin wij 2 finales haalden. Met onze pre-miniemen 2.B speelden wij in de ereklasse (1 e plaats). Onze jeugdploegen namen ook deel aan gerenommeerde tornooien van Hermes Oostende en VDK Gent, alsook ons eigen interprovinciaal herfsttornooi ; Met onze miniemen namen we deel aan het internationaal tornooi van Kontich.

10 b. Doelstellingen Inschrijven van 8 jeugdploegen in competitie : Scholieren Provinciaal-Regionaal, Kadetten Provinciaal-Regionaal, Miniemen Provinciaal-Regionaal, Pré-Miniemen B in een zo hoog mogelijke reeks ; Bij elke leeftijdscategorie haalt een ploeg provinciaal niveau ; Twee van de ploegen spelen minstens halve finales van de jeugdbekers ; Talentvolle meisjes opsporen en stimuleren om deel te nemen aan steunpunt, IPJOT en trainingen georganiseerd door VVB ; Het organiseren van sportkampen voor kadetten en miniemen tijdens de schoolvakanties ; Minstens 1 maal per jaar deelnemen met een jeugdploeg aan een internationaal tornooi ; Vanaf leeftijd kadetten, de meisjes stimuleren tot deelname aan beachtornooien. c. Actieplan Talenten krijgen de kans om deel te nemen aan een derde training met een hogere ploeg ; Nodige wervingsacties om instroom te bekomen (zie verder) ; Aanstellen van gediplomeerde trainers en deze aansporen om bijscholingen te volgen ; Deelnemen aan gerenommeerde tornooien en zelf tornooien op niveau organiseren ; Bij bekerwedstrijden het resultaat laten primeren op de speelkansen, en dit zo communiceren naar ouders en speelsters ; Evaluatiefiches bijhouden om talenten te kunnen detecteren en deze in samenspraak tussen ouders, speelsters en jeugdcoördinator stimuleren om deel te nemen aan steunpunt, IPJOT en trainingen georganiseerd door VVB ;

11 Alle info over beachtornooien aan jeugdspeelsters kenbaar maken en speelsters individueel aanspreken ivm deelname Navragen bij de gemeente ivm aanleggen van een beachvolleyveld nabij de sporthal. D. Volleyschool a. Huidig seizoen 2 trainsters en 14 starters die eind dit seizoen gestart zijn. b. Doelstellingen Op een speelse manier, zonder druk en zonder competitie, balvaardigheid en de eerste beginselen van volleybal bijbrengen en hen laten doorstromen naar de jeugdploegen. Jaarlijks minimaal 10 nieuwe speelsters waarvan 8 de overstap naar jeugdspeelster maken. Deelname aan zo veel mogelijk VIS tornooien. c. Actieplan Werving (zie verder) ; Zoeken van geschikte, gediplomeerde train(st)ers ; Aanschaffen van specifiek materiaal ; Indien vlotte vooruitgang, waar mogelijk, 3 e training aanbieden bij 2.0.

12 E. Werving a. Huidige situatie Na de Paasvakantie worden meisjes vanaf derde kleuterklas & 1 e leerjaar uitgenodigd om 4 gratis trainingen te komen meemaken. Dit via een folder in de scholen van Wevelgem en Lauwe. b. Doelstellingen Jaarlijkse instroom van minimaal 10 nieuwe leden ; Trainingen organiseren in de scholen tijdens naschoolse activiteiten ; Zorgen dat wie al lid is zorgt voor een spontane goeie mond-aan-mond reclame. c. Actieplan Het organiseren van een vriendjesdag bij de miniemen en pre-miniemen ; Verspreiden van folders in de gemeente om nieuwe speelsters vanaf het derde kleuter uit te nodigen zowel rond de Kerstvakantie als op het einde van het seizoen ; Het organiseren van een netbaltornooi voor scholen (10-12 jarigen) om talentvolle speelsters te detecteren ; Op onze startdag in september een instuif organiseren voor nieuwe leden ; Maximale bekendmaking van onze club en zijn werking tijdens diverse activiteiten binnen de gemeente ; Informeren naar scholen rond bereidheid om trainingen toe te laten als naschoolse activiteit. Onze club zou voorzien in de trainers.

13 STRUCTUUR

14 Al deze concrete doelstellingen met hun bijhorende actieplannen hebben slechts kans op slagen wanneer we een structuur op poten zetten waar : Er voor iedereen duidelijk omlijnde taken zijn beschreven ; Er een periodiek overleg binnen de verschillende werkgroepen gebeurt ; Er een periodieke briefing is door de werkgroepen aan het Dagelijks Bestuur ; Binnen onze club bestaat er op heden nog maar een beperkte structuur. Ons doel is om in de komende jaren deze structuur verder uit te werken en volledig ingevuld te krijgen. Ons hoofddoel voor wordt het invullen en verder uitbouwen van de Werkgroep Sport en Werkgroep Sponsoring. Op vandaag zijn bepaalde functies nog niet ingevuld.

15 Algemene Vergadering DAVO vzw Raad van Bestuur Werkgroep Sport Secretariaat Financien Werkgroep Sponsoring Werkgroep Communicatie Werkgroep feestelijkheden Algemene Coördinator Boekhouder Algemene PR Activiteiten Verantw. senior Website Bar Jeugdcoördinator Smash Davo-Shop Scouting Wedstrijdboekje Materiaal SR/Markeerders/ Ploegverantw.

16 ALGEMENE VERGADERING

17 Onze volleybalclub is een VZW en wordt voorgezeten door de Algemene Vergadering (AV). De Algemene vergadering van de vzw telt momenteel de volgende leden : Karl Verscheure (voorzitter) Bruno Stragier Marleen Viaene Freddy Delepierre Gerda Santy Dirk Dobbelaere Filip Flament De AV komt, volgens de statuten, jaarlijks samen om de jaarrekening en de budgettering goed te keuren en om eventuele wijzigingen in de statuten goed te keuren, bestuurders te ontslaan of te benoemen.

18 RAAD VAN BESTUUR

19 Uit de leden van de AV wordt de raad van bestuur met minstens 3 leden gekozen. Deze komt maandelijks samen. Hierin zetelen momenteel : Karl Verscheure (voorzitter) Filip Flament (secretaris) Bruno Stragier (sportief coördinator) De raad van bestuur kan aangevuld worden met één of meerdere bestuursmedewerkers die als nietstemgerechtigden in de raad van bestuur zetelen. Momenteel zijn dit volgende personen : Delphine Masselis Steven Decanniere Tijdens de maandelijkse vergaderingen van de raad van bestuur worden volgende punten telkens besproken : Financiële toestand Secretariaat Sportieve zaken Sponsoring Feestelijkheden Varia Daarnaast kijkt de raad van bestuur of de gedragscode nageleefd wordt en grijpt in waar nodig.

20 WERKGROEP SPORT Bruno Stragier

21 De Werkgroep Sport bestaat uit : Algemeen sportief coördinator Coördinator Seniorploegen Jeugdcoördinator Scoutingsverantwoordelijke Materiaalverantwoordelijke Verantwoordelijke scheidsrechters - markeerders - ploegverantwoordelijke Deze werkgroep komt op geregelde tijdstippen samen om trainers, spelers, spelproblemen te evalueren en bij te sturen. De werkgroep organiseert ook een aantal keer per jaar een vergadering met alle trainers en ploegverantwoordelijken. Ieder lid van de werkgroep heeft een wel omlijnde taak. De werkgroep sport is ook verantwoordelijk voor : Aanstellen en opvolgen van de ploegverantwoordelijken ; Het zoeken van scheidsrechters en markeerders ; Aanstellen en opvolgen van de scouts.

22 Algemeen Sportief Coördinator (Bruno Stragier) Uitschrijven van de technische lijn (in samenspraak met Werkgroep Sport en trainers) ; Ploegen samenstellen in correcte niveaus (in samenspraak met Werkgroep Sport en trainers) ; Trainers en spelers aanwerven ; Trainingsuren vastleggen en opvolgen ; Huur en regeling accomodaties ; Wedstrijdkalender inplannen ; Bekerwedstrijden inplannen ; Coördinatie en evaluatie van de trainers ; Opvolging individuele technische vooruitgang speelsters (in samenspraak met Werkgroep Sport) ; Algemene bijscholingen volgen + doorgeven van informatie ; Bijscholing/clinics organiseren voor trainers ; Tornooien organiseren ; Meewerken aan opstellen gedragscode ; Het naleven van de gedragscode opvolgen ; Erop toezien dat de overgang van jeugd naar senioren vlot verloopt ; Relaties met Sportraad ; Diploma s trainers bijhouden ; Beheer van het sportieve budget.

23 Coördinator Seniors (vacature) Evaluatie en opvolging van seniorploegen (DAVO 1 + DAVO 2) ; Is tussenpersoon tussen speelsters, trainer, ploegverantwoordelijke en bestuur ; Houdt tussentijdse gesprekken met speelsters ; Informatie naar seniorspeelsters toe ; Helpt extra-sportieve activiteiten voor de speelsters organiseren (spaghetti - fitness - bowling- ). Jeugdcoördinator (Bruno Stragier) Organiseert wervingsactie : Folders/affiche maken ; Verdeling op scholen ; Coördinatie actie ; Zorgt voor sterke technische basis volleyschool ; Informatie naar ouders toe ; Informatie naar jeugd & ploegverantwoordelijken ; Organiseert extra-sportieve activiteiten voor jeugd (Davo Zwemt, Davo Bowlt, Davo Fitnesst, ) ; Helpt sportkampen organiseren ; Zorgt ervoor dat spelers zich kunnen inschrijven voor diverse stages ; Brengt verslag uit, en legt verantwoording af naar de Algemeen Sportieve Coördinator ; In samenspraak met Algemeen Sportief Coördinator de ploegen samenstellen op correct niveau ; Aanspreekpunt voor ouders/clubs/bond wat sportieve belangen van de jeugd betreft ; Opstellen en bijhouden van evaluatiefiches spelers ; Motiveren, opvolgen en aansturen van de jeugdtrainers.

24 Scoutingsverantwoordelijke (vacature) In samenspraak met sportieve cel op zoek naar nieuwe speelsters ; Geeft mogelijke namen van speelsters door aan Werkgroep Sport ; Gaat op geregelde tijdstippen tegenstander bekijken. Materiaalverantwoordelijke (vacature) Bijhouden lijst afgegeven kledij ; Verzamelen kledij na seizoen ; Evalueren van kledij in tussenseizoen ; Bestellingen plaatsen ; Beheren van materiaal (matchballen, net, fluitjes, ) ; Beheren watervoorraad voor wedstrijden. Verantwoordelijke Scheidsrechters Markeerders - Ploegverantwoordelijken (Bruno Stragier) Zorgt dat er voldoende scheidsrechters en markeerders zijn ; Zorgt voor opleiding voor scheidsrechters en markeerders ; Staat de nieuwe scheidsrechters en markeerders bij en motiveert hen ; Stelt in samenspraak met Werkgroep Sport en Raad van Bestuur voor elke ploeg een ploegverantwoordelijke aan ; Stelt het takenpakket van de ploegverantwoordelijke samen ; Kijkt na of de ploegverantwoordelijke zijn taken nakomt ; Is tussenpersoon tussen de ploegverantwoordelijken en de raad van bestuur.

25 SECRETARIAAT Filip Flament

26 Aansluiting van de leden : Vergunningen correct laten tekenen + opsturen VVB ; Online ingeven leden ; Foto. Licenties spelers en niet-spelers verdelen onder de ploegen ; Bijhouden van het Davo-ledenbestand spelers/niet-spelers/recreatieven ; Bijhouden van spelerfiches/trainersfiches/bestuurfiiches ; Schrappen van leden ; Nakijken vrijheidsaanvragen ; Transfers ; Inschrijven competitie/beker ; Opvolgen trainersbestand ; Opvolgen coachlicenties ; Verzekeringszaken ; Mutualiteitspapieren ; Lidgeldbrieven opmaken en opvolgen van betaling ; Wedstrijdwijzigingen doorgeven aan verbond ; Maken van infobrochure begin seizoen en verspreiden aan leden ; Aanspreekpunt Bond voor administratieve bondszaken.

27 FINANCIEN Delphine Masselis

28 Dagelijks beheer (Delphine Masselis) Bijhouden kasboek ; Beheren budgettering (in samenspraak met raad van bestuur en externe Boekhouder) ; Betalingen uitvoeren ; Beheren van rekeninguittreksels ; Controle rekeningen ; Bijhouden van betalingen trainers ; Bijhouden vrijwilligersvergoeding ; Opstellen sponsorovereenkomsten ; Opvolgen betalingen sponsors. Boekhouding (BVBA Finaccon, Bruggestraat 13, 8930 Menen Jan De Stadsbader) BTW aangiftes ; Advies bij begroting ; Advies rond statuten. Subsidies (Karl Verscheure) Gemeente ; VVB.

29 WERKGROEP SPONSORING Steven Decanniere

30 Sponsoring (Steven Decanniere Dirk Van Besauw Geert Maelfait ) Opstellen van sponsordossier ; Sponsorbeleid bepalen en uitwerken (in samenspraak met raad van bestuur) ; Nadenken over sponsorformules (in samenspraak met raad van bestuur) ; Sponsordossier up-to-date houden ; Bezoeken van nieuwe sponsors ; Verzamelen van logo s ; Bijhouden overzicht sponsors ; Bordenbeheer in sporthal (ophangen/afhalen) ; Nadenken over nieuwe sponsorideeën ; Contact onderhouden met de bestaande sponsors.

31 WERKGROEP COMMUNICATIE Karl Verscheure

32 Algemene communicatie Perscontacten ; Zaalomroeper ; Social networks (Facebook, Netlog, ). Website (Karl Verscheure) Up-to-date houden van de website. Smash (Filip Flament) Uitbrengen nieuwsbrief. Wedstrijdboekje (Karien Geldhof) Opmaak wedstrijdboekje.

33 WERKGROEP FEESTELIJKHEDEN Karl Verscheure

34 Organiseren van lucratieve acties (Karl Verscheure Ann Verbrugghe- Veerle Herpels Dominiek Faillie Heidi Vanhauwaert Nancy De Meulenaere) o Startdag ; o Kaas- en Wijnavond (met wijnverkoop) ; o Proef de winter ; o Nieuwjaarsreceptie ; o Knetter ; o Ontbijtactie ; o Paaseierenverkoop ; o Fun-tornooi + BBQ ; o Bestellen en opvolgen van bestelling bij gemeente (stoelen, tafels, ). BAR (Geert Mijngheer) o Bijhouden voorraad bar ; o Bestellen bij brouwer ; o Openhouden van bar. DAVO Shop (vacature) o Bestellingen plaatsen ; o Beheren van materiaal ; o Uitwerken DAVO-shop ; o Organiseren verkopen tijdens wedstrijden, tornooien.