Aluminium & Chemie Rotterdam B.V. HANDVEST HSEQ Contractor Management Programma Voor Contractors

Transcriptie

1 Aluminium & Chemie Rotterdam B.V. HANDVEST HSEQ Contractor Management Programma Voor Contractors Programma-eigenaar : Peter de Vlugt Manager Procurement Vrijgegeven d.d. : Versienummer : 2.0 Documentcode : INK-PRO-002 Bestand: INK-PRO-002_HandvestHSEQContractorManagement.doc Blad 1 van 8

2 1. Doel Toepassing Definities Taken en verantwoordelijkheden Vereisten voor contractors Standaard HSEQ-contractvoorwaarden voor contractors HSEQ-beleid en Gedragscode van Aluchemie Verzekeringsdekking Naleving HSEQ wettelijke voorschriften en voorschriften van Aluchemie HSEQ-oriëntering HSEQ-risicomanagement en -controle Beheer onderaannemers Opleidingen en certificaten Eerste hulp en medische zorg Noodprocedures en reactie Verslaglegging en registratie Evaluatie prestaties/controles Vertrouwelijke informatie Selectie en goedkeuring van contractors HSEQ-profiel contractors Intrekking goedgekeurde status Contractors op locatie Toegangscontrole en identificatie Bijeenkomst voorafgaand aan project Bijeenkomst na afloop van project Communicatie Naleving Verslaglegging en registratie HSEQ Opleidingen Geheimhouding... 8 Bestand: INK-PRO-002_HandvestHSEQContractorManagement.doc Blad 2 van 8

3 1. Doel Doel van dit handvest is toelichten van de eisen en regelgeving van HSEQ management element 7 van de RioTinto standaard, om het milieu, gezondheid, veiligheid en de kwaliteit van alle personen die werkzaam zijn op het terrein bij Aluminium & Chemie Rotterdam B.V. (hierna te noemen Aluchemie) te borgen en beschermen. In dit handvest worden de verwachte HSEQ praktijken en -procedures vastgelegd, onder andere op het vlak van communicatie en van coördinatie van en naar contractors, ter identificatie en controle van HSEQ risico's aannemers. 2. Toepassing Dit handvest is van toepassing op het managen van alle contractors, subcontractors die werkzaamheden uitvoeren bij Aluchemie en is niet van toepassing op bezoekers. Het handvest bevat de volgende elementen: Taken en verantwoordelijkheden Selectie en goedkeuringsprocedures voor contractors Standaard contractvoorwaarden Bewijs van verzekering Toegangscontrole en identificatie Risicomanagement en controle Eerste hulp en medische zorg Noodprocedures Opleidingen Communicatie Naleving Registratie Geheimhouding 3. Definities Contractor firma of onderneming die een getekende overeenkomst heeft met Aluchemie om specifieke service te leveren. Contractormedewerker individu die beloond wordt door en onder toezicht staat van de contractor of de onderaannemer voor het uitvoeren van het contractuele werk. Contractormedewerker Type 1 elke persoon die voor redenen gerelateerd aan zijn baan werkt voor een externe organisatie dat een rol, werk, positie uitvoert op een reguliere of doorlopende basis onder supervisie van Aluchemie medewerkers. Contractormedewerker Type 2 elke persoon die voor redenen gerelateerd aan zijn baan werkt voor een externe organisatie dat een rol, werk, positie uitvoert op basis van een project (CAPEX) en niet valt onder de reguliere productie organisatie (OPEX). Contractormedewerker Type 3 elke persoon die voor redenen gerelateerd aan zijn baan werkt voor een externe organisatie dat een rol, werk, positie uitvoert op een reguliere of doorlopende basis op het terrein van Aluchemie maar niet onder supervisie staan van Aluchemie medewerkers, maar werken onder een specifieke opdracht. (bijv. beveiligingsbeambten, catering personeel, langdurig onderhoudspersoneel, etc.) Opdrachteigenaar een functionaris van Aluchemie of een contractor met schriftelijke bevoegdheid van de Managing Director van Aluchemie, die eigenaar en aanspreekpunt is van de overeenkomst voor zowel Aluchemie als voor de contractor. Onderaannemer contractor ingehuurd door de hoofd contractor of een onderaannemer voor het uitvoeren van een deel van het gehele werk dat inbegrepen is in de (hoofd)overeenkomst. Bezoeker Ieder persoon dat de Aluchemie locatie betreedt en geen medewerker van Aluchemie is of contractormedewerker die werkzaam is op de Aluchemie locatie. Bestand: INK-PRO-002_HandvestHSEQContractorManagement.doc Blad 3 van 8

4 4. Taken en verantwoordelijkheden Hieronder volgt een beschrijving van de verantwoordelijkheden van de contractor Onmiddellijk beëindigen van duidelijk gevaarlijke en/of in milieutechnisch opzicht risicovolle omstandigheden en/of praktijken. Verlenen van samenwerking in onderzoeken, controles en conformiteitsbeoordelingen in verband met het HSEQ-Contractor Management programma. Bevorderen dat aan de benodigde opleiding wordt voldaan. Bevorderen van her opleiding / her diplomering indien noodzakelijk. Ontwikkeling van een opleidingstraject dat voldoet aan de wettelijke voorschriften en aan de eisen van dit programma. Leveren van een lijst aan de leidinggevende van de kandidaten die de opleiding met succes hebben afgerond. Naleving van alle aspecten van het HSEQ-Contractor Management programma bij werkzaamheden op locatie of bij werkzaamheden waarbij de contractor buiten de locatie Aluchemie vertegenwoordigt. Op verzoek leveren van bewijzen van opleiding en diplomering van alle terzake relevante contractormedewerkers voordat de werkzaamheden een aanvang nemen. Garanderen dat alle milieugebeurtenissen, ongelukken en incidenten die op de locatie plaatsvinden voor onderzoek worden gemeld bij Aluchemie. 5. Vereisten voor contractors Om werkzaamheden voor of bij Aluchemie te verrichten dienen contractors minimaal aan te tonen dat zij: in staat zijn de gewenste werkzaamheden te verrichten; over het vermogen beschikken om de HSEQ -praktijken en -procedures op effectieve wijze over te nemen en ten uitvoer te brengen; voor een organisatie van goede naam werken of een dergelijke organisatie vertegenwoordigen; en in staat zijn aan alle vereisten te voldoen die zijn uiteengezet in de overeenkomst Standaard HSEQ-contractvoorwaarden voor contractors Contractors dienen te voldoen aan alle (ver)eis(t)en m.b.t.: HSEQ-beleid en -gedragscode van Aluchemie; Oriëntering in verband met het HSEQ-programma, met onder andere de geldende HSEQ-richtlijnen, -procedures en -regels van Aluchemie; Risicomanagement en -controle; Beheer van onderaannemers; Opleidingen en certificaten; Eerste hulp en medische zorg; Noodprocedures en reactie; Verslaglegging en registratie; Evaluatie/ controle resultaten; en Vertrouwelijke informatie HSEQ-beleid en Gedragscode van Aluchemie Contractors dienen zich aan het HSEQ-beleid en de Gedragscode van Aluchemie te houden en toezien op de naleving ervan door hun medewerkers en onderaannemers die werkzaam zijn bij Aluchemie Verzekeringsdekking Contractors dienen op verzoek van Aluchemie geldige verzekeringsbewijzen te overleggen met betrekking tot: Autoverzekeringen, met dekking van voertuigen en bestuurders die op de locatie aanwezig zijn of reizen in naam van Aluchemie; en Alle andere polissen of verzekeringsbewijzen die van belang zijn voor de specifieke werkzaamheden welke worden uitbesteed (bijv. verzekering van vervoer van gevaarlijke stoffen), of die bij wet verplicht zijn. Verzekeringsbewijzen dienen, op verzoek, voorafgaand aan de verstrekking van iedere overeenkomst te worden overgelegd, en nogmaals bij aanvang Bestand: INK-PRO-002_HandvestHSEQContractorManagement.doc Blad 4 van 8

5 van de werkzaamheden indien er een periode van langer dan twee maanden is verstreken sinds het tijdstip waarop de overeenkomst is verleend. De verzekeringsbewijzen dienen gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst geldig te zijn. Voor langlopende contracten dient de contractor nieuwe bewijzen te overleggen aan zijn opdrachteigenaar, voordat de oude bewijzen zijn verlopen Naleving HSEQ wettelijke voorschriften en voorschriften van Aluchemie Contractors, onderaannemers en contractormedewerkers dienen te voldoen aan de geldende wettelijke HSEQ-voorschriften en overeenkomstig de Aluchemie HSEQ-programma's, -procedures en -regels te werk te gaan. Bij in gebreke blijven van de contractor of contractormedewerker zullen er corrigerende en/of preventieve maatregelen in gang worden gezet om de tekortkoming te verhelpen. Aluchemie behoudt zich het recht voor om de "goedgekeurde" status van een contractor naar aanleiding van de nietnaleving in te trekken HSEQ-oriëntering Algemeen geldende en taakspecifieke HSEQ-programma's, -procedures en -praktijken worden aan contractors medegedeeld tijdens de veiligheidsinstructie zoals uiteengezet in de meest recente toegangsregeling Toegang contractors en hun medewerkers (A&B-B413 en A&B-B523) HSEQ-risicomanagement en -controle Contractors moeten beschikken over een gedocumenteerd functionerend mechanisme waarmee HSEQ-gevaren/aspecten kunnen worden geïdentificeerd en aan alle betrokken partijen, bijvoorbeeld Aluchemie, contractormedewerkers, onderaannemers, etc, kunnen worden medegedeeld. De contractor dient toepasselijke controlemechanismen te formuleren die in overeenstemming zijn met het HSEQ-managementproces van Aluchemie en deze uit te voeren; men moet hierbij denken aan techniek, administratie, arbeidspraktijken, opleidingen, preventie van lekkage van gevaarlijke stoffen/olie, afvalverwerking, persoonlijke veiligheidsuitrusting, etc. In het proces van identificatie, controle en communicatie van gevaren/aspecten dient ook rekening te worden gehouden met de specifieke gevaren/aspecten die verband houden met het specifieke project van de contractor, alsmede met algemene kwesties inzake de locatie. Het systeem van Aluchemie voor Algemene Werkvergunningen (procedure Werkvergunningen ARBO 400) moet worden toegepast op alle werkzaamheden, tenzij anders is overeengekomen. Contractormedewerkers op reguliere basis worden geacht deel te nemen aan de HSEQ-activiteiten van Aluchemie die rechtstreeks verband houden met de risicobeoordeling van hun werkterrein. Indien van toepassing kunnen zij deelnemen in HSEQ-activiteiten zoals: Relevante activiteiten van de HSEQ-commissie; Mededelingen; en/of Werkgroepen voor de oplossing van problemen Beheer onderaannemers Onderaannemers zijn gehouden dezelfde normen te hanteren als contractors. Contractors die zijn ingeschakeld door Aluchemie zijn verantwoordelijk voor het toetsen van de geschiktheid van de onderaannemers die zij inhuren. Bestand: INK-PRO-002_HandvestHSEQContractorManagement.doc Blad 5 van 8

6 Contractors dienen in staat te zijn op verzoek bewijs te kunnen overleggen dat onderaannemers voldoen aan dezelfde (HSEQ-)voorwaarden inzake contractors Opleidingen en certificaten De geldende voorschriften in verband met dit onderwerp staan vermeld in de meest recente versie van het toegangsreglement Toegang contractors en hun medewerkers (A&B-B413 en A&B-B523). Opleidingen en certificaten moeten gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst geldig zijn, anders dienen er nieuwe certificaten te worden overgelegd voordat de bestaande certificaten zijn verlopen Eerste hulp en medische zorg De geldende voorschriften op dit terrein worden vermeld in de meest recente uitgave van de huisregels van Aluchemie Noodprocedures en reactie Contractormedewerkers zijn gebonden aan dezelfde nood- en reactieprocedures die zijn vastgelegd voor Aluchemie waaronder Bedrijfshulpverleningplan A&B-N380 en A&B-N382. Contractors voor bepaalde door de directie van Aluchemie aangewezen projecten (bijvoorbeeld projecten voor de uitbreiding of sluiting van een complex) dienen noodplannen te formuleren en overleggen welke specifiek zijn toegesneden op de werkzaamheden die zij zullen ondernemen. Aluchemie en contractors zijn beide verantwoordelijk voor een gegarandeerd volledige coördinatie van de betreffende noodplannen, -activiteiten en -oefeningen Verslaglegging en registratie Contractormedewerkers dienen Aluchemie op de hoogte brengen van gebeurtenissen, incidenten of bijna-ongelukken op het vlak van HSEQ. De contractor dient dossiers bij te houden inzake de opleiding, certificaten en oriëntering van zijn medewerkers en verslagen te bewaren van de vergaderingen voorafgaand aan de aanvang van de werkzaamheden en naar aanleiding van de evaluaties, controles en de afsluiting van het project, en dit gedurende de looptijd van de overeenkomst of ten minste één jaar Evaluatie prestaties/controles De contractor dient er in samenwerking met de opdrachteigenaar en het toezichthoudend personeel van Aluchemie zorg voor te dragen dat de bouwlocaties en werkplaatsen van de contractormedewerkers regelmatig en op adequate wijze worden geïnspecteerd Vertrouwelijke informatie Contractors zijn gehouden aan de geheimhoudingsclausule zoals opgenomen in de Algemene inkoopvoorwaarden van Aluchemie. 6. Selectie en goedkeuring van contractors Contractors die diensten leveren aan Aluchemie worden geselecteerd op basis van hun vermogen om hun activiteiten overeenkomstig de HSEQ-voorschriften van Aluchemie en de contractspecificaties uit te voeren alsmede op basis van hun HSEQ-prestaties in het verleden. Kandidaat-contractors worden getoetst op: Bestand: INK-PRO-002_HandvestHSEQContractorManagement.doc Blad 6 van 8

7 toepasselijke en geldige kwalificaties en certificaten voor de te verrichten werkzaamheden; hun vermogen om op doeltreffende wijze HSEQ-procedures en -programma's ten uitvoer te brengen; bewijzen van geldige verzekeringsdekkingen (bijv. aansprakelijkheid, voertuigen) welke aansluiten bij de te verrichten werkzaamheden; en basis van het pre-kwalificatieformulier van de contractor. Contractors die door Aluchemie zijn ingehuurd dienen te kunnen bewijzen dat een onderaannemer die op een terrein van Aluchemie wordt gebracht aan dezelfde HSEQprestatienormen voldoet. Een contractor kan worden gediskwalificeerd voor werk voor Aluchemie indien deze een onderaannemer op locatie brengt die niet aan de (HSEQ- )wensen van Aluchemie voldoet HSEQ-profiel contractors Alle (potentiële) contractors dienen een "pre-kwalificatieformulier contractor" waaronder het HSEQ-profiel voor evaluatie in te vullen en op te sturen voordat er een overeenkomst is afgesloten of bestelling is geplaatst. Contractors die een langlopende overeenkomst hebben dienen het formulier "HSEQ-profiel contractor t.b.v. evaluatie kwalificatie" jaarlijks tijdens de evaluatie opnieuw op te sturen. Aluchemie zal bij de eventuele goedkeuring van contractors rekening houden met de gegevens in het prekwalificatieformulier van contractors Intrekking goedgekeurde status De goedgekeurde status van een contractor of onderaannemer kan op ieder moment worden ingetrokken, overeenkomstig de bepalingen van de overeenkomst. Omstandigheden en handelingen welke leiden tot intrekking van de status: Nalaten om de overeenkomst zoals opgesteld na te komen; Nalaten om te werken volgens de (HSEQ-)voorschriften van Aluchemie; Nalaten om zich te houden aan de Gedragscode van Aluchemie; en/of Het leveren van valse/frauduleuze verklaringen, documenten, certificaten, verslagen, etc. 7. Contractors op locatie Aluchemie heeft de volgende voorschriften geformuleerd voor het management van contractors bij werkzaamheden op locatie: 7.1. Toegangscontrole en identificatie De geldende voorschriften in verband met dit onderwerp staan vermeld in de meest recente versie van het toegangsreglement Toegang contractors en hun medewerkers (A&B-B413 en A&B-B523). In een noodsituatie of evacuatie zullen de registratielogs van de contractors worden gebruikt om de personeelsbezetting van de contractor te bepalen en/of te verifiëren Bijeenkomst voorafgaand aan project De geldende voorschriften in verband met dit onderwerp staan vermeld in de meest recente procedure Werkvergunningen ARBO 400 (op te vragen bij de afdeling Arbo & Beveiliging) Bijeenkomst na afloop van project De geldende voorschriften in verband met dit onderwerp staan vermeld in de meest recente procedure Werkvergunningen ARBO 400 (op te vragen bij de afdeling Arbo & Beveiliging). 8. Communicatie Aluchemie zal een overzicht van alle voorwaarden van het HSEQ-Contractor Management, relevant voor contractors, verstrekken aan de contractor. Contractor dient zijn medewerkers bewust te maken van het handvest en de betreffende voorschriften door middel van de normale communicatiekanalen, zoals routinematige training, safety-meetings, voorlichtingsgesprekken, teamoverleg, toolbox-meetings, etc. Bestand: INK-PRO-002_HandvestHSEQContractorManagement.doc Blad 7 van 8

8 Milieugebeurtenissen, ongelukken, incidenten en gevallen van schade aan eigendommen waarbij een contractor betrokken is, zullen onmiddellijk worden medegedeeld aan het relevante Aluchemie- en contractor(s)personeel. 9. Naleving Aluchemie hanteert de volgende praktijken om er zeker van te zijn dat het handvest HSEQ- Contractor Management voor contractors wordt nageleefd: Periodieke controles worden uitgevoerd om de conformiteitsstatus vast te stellen; Lijnpersoneel zal routinecontroles met betrekking tot HSEQ uitvoeren teneinde de mate van naleving vast te stellen; Toezichthoudend personeel zal de medewerkers observeren teneinde de mate van naleving vast te stellen. Indien aan de hand van deze methodes omstandigheden en praktijken aan het licht komen welke wijzen op niet-naleving van de normen, zal er een onderzoek naar de onderliggende oorzaken in gang worden gezet. Er zullen ook corrigerende en/of preventieve maatregelen worden genomen om het gebrek te verhelpen. Indien wordt vastgesteld dat de niet-naleving van de contractor of de contractormedewerker(s) exclusief het gevolg is van persoonlijke veronachtzaming van HSEQ-regels en/of de verwachtingen van Aluchemie, kunnen de contractor en/of de contractormedewerker(s) van de locatie worden verwijderd. De status "goedgekeurd" van de contractor en of contractormedewerker kan in het onderhavige geval ook worden ingetrokken. 10. Verslaglegging en registratie HSEQ Contractormedewerkers dienen Aluchemie op de hoogte brengen van gebeurtenissen, incidenten of bijna-ongelukken op het vlak van HSEQ. Contractors worden geacht gegevens met betrekking tot letsel/ziekte en blootstellingsduur op verzoek te overleggen. Contractors dienen, gedurende de looptijd van de overeenkomst of ten minste één jaar, dossiers inzake HSEQ-oriëntering en opleiding te bewaren. 11. Opleidingen Er worden opleidingen gedaan om er zeker van te zijn dat doel en functie van het HSEQ- Contractor Management programma bekend zijn en begrepen worden. Contractormedewerkers op reguliere basis die contractors op de locatie brengen, dienen te zijn opgeleid inzake de voorschriften en uitvoering van het op de locatie geldende HSEQ- Contractor Management programma. 12. Geheimhouding Documenten die verband houden met het HSEQ-Contractor Management programma, mogen niet worden verspreid onder personeel of organisaties welke geen deel uitmaken van Aluchemie of Alcan, zonder voorafgaande toestemming van de Finance Manager. Contractors en hun mederwerkers zijn gehouden aan de geheimhouding clausule zoals is opgenomen in de Algemene inkoopvoorwaarden van Aluchemie. Bestand: INK-PRO-002_HandvestHSEQContractorManagement.doc Blad 8 van 8