Notulen Bestuursvergadering Vebego Foundation

Transcriptie

1 Notulen Bestuursvergadering Vebego Foundation Datum : 24 februari 2015 Aanwezig Afwezig Locatie Tijd C.c Publicatie : Arno Bloem (voorzitter), Annette van Waning, Michel Moller, Reto Stefanoni, Ton Goedmakers sr : Suzanne Goedmakers (met bericht) : Vebego Cortenbach : hrs : RvB, RvE directeuren, werkgroep VF : Website Vebego Foundation 1. Opening Arno opent de vergadering. Suzanne is afwezig met bericht wegens ziekte. 2. Notulen & actielijst Notulen & Actielijst 27 november 2014 De notulen worden goedgekeurd, de acties zijn afgehandeld. Enkele schuiven door naar de volgende vergadering. Werkgroep 13 november 2014 Notulen worden gelezen, geen vragen of opmerkingen. 3. Projecten Een uitgebreid voortgangsverslag van de projecten en lopende zaken is gemaakt en ter informatie aan het bestuur verstuurd. Verspreiding zal ook via de site en naar de RvE directeuren plaatsvinden. AvW Sri Lanka Wellawaya Community Center De bouwreis van januari is goed verlopen, mooi project en enthousiaste deelnemers. Volgende reis gepland in april ivm de voortgang van de bouw. De evaluatie is aan het bestuur toegestuurd. Wat is de historie van Artycharya Foundation? Annette zoekt het uit. AvW Notulen bestuur Vebego Foundation 1

2 Marokko Ziekenhuis Tanger Sander en Koen zijn samen met Abdel op verkenningsreis in Marokko en specifiek in Tanger. Terugkoppeling volgt. Ghana St. Mary s Hospital St. Jansdal Ziekenhuis Annette heeft een presentatie gegeven op het symposium en de bisschop ontmoet. Men is voornemens in het najaar naar Ghana te gaan voor de verkenningsreis. We houden hierover contact en volgen de Ebola ontwikkelingen. AvW Vocational Training Center - Kumasi Na diverse verzoeken geen informatie over de laatste stand van zaken, Annette zal nogmaals proberen contact te leggen. AvW Nederland NL DOET / Vebego DOET Op 20 en 21 maart is NL DOET, de voorbereidingen lopen. Tot eind februari de volgende stand: 85 deelnemers 11 klussen 12 bedrijven 2 bouwreisgroepen SchoonPlein- Nederland Schoon Op 18 maart tekenen we de samenwerkingsovereenkomst met Nederland Schoon. Deze is tweeledig. Enerzijds kunnen bedrijven samen met Nederland Schoon optrekken in de business en met activiteiten naar klanten. Anderzijds kunnen we verbinding leggen om SchoonPlein een landingsplaats te geven. Annette zal samenwerkingsovereenkomst aan Michel sturen ivm interesse vanuit HRS. AvW IMC Weekendschool In het schooljaar vindt de activiteit pas plaats in Q ivm de planning van Serious Request in Q Serious Request Heerlen Intern is een stuurgroep actief met daarin Raoul Braeken, Nina Brugman, Julie Cappers, Ingeborg Zwolsman en Annette van Waning. Gezamenlijk wordt een plan gemaakt voor het aanvliegen van Serious Request in Heerlen Notulen bestuur Vebego Foundation 2

3 Vanuit de organisatie Het Glazen Huis Heerlen zal een verzoek aan Vebego worden gedaan voor een financiele bijdrage, hierover hebben Annette en Raoul contact met Ronald. De Vebego Foundation is de faciliterend partner die zorgt voor het online platform ism het Rode Kruis waar acties gemeld kunnen worden. Dit wordt opgezet in het voorjaar. Aangaande communicatie is Nina betrokken om dit in de bedrijven te laten landen. De introductiedagen (2x) en de Vebego Summit zullen gebruikt worden om dit onder de aandacht te brengen. Een overall plan zal ergens in Q2 worden gemaakt en gereed zijn. Het thema is nog niet bekend. Planning 2015 Project Datum Status Sri Lanka Wellawaya Community Center januari 2015 Gereed Marokko - verkenning februari 2015 In voorbereiding Nederland - NL DOET maart 2015 In voorbereiding Projectverantwoordelijken: Renee van der Aa & Annette van Waning Sri Lanka Wellawaya Community Center april 2015 In voorbereiding Nederland - IMC Weekeindschool geen project in 2015 Projectverantwoordelijken: Julie Cappers & Inger Strietman Nederland - Verkenning medewerkersvrijwilligerswerk Vanaf September 2015 Marokko - bouwreis Nader te bepalen Verkenning Q Serious Request - Heerlen december 2015 In voorbereiding 4. Financiën Voor projecten en verkenningen aangaande vervolgstappen in Nederland voor langduriger project is het inzetten van externe capaciteit geoorloofd door het bestuur. Administratie december 2014 Het bestuur ontvangt maandelijks de administratieve update. Over december geen vragen. Jaarrekening 2014 De jaarrekening 2014 in concept wordt goedgekeurd. Annette zal de kascommissie (Sjef Bendermacher en Esther Klinkers) vragen om controle te doen. AvW Vraag is of de jaarrekening langs de accountant moet, Annette vraagt dit na bij Jos Trienekens. AvW. In voorgaande jaren dit niet gebeurt en niet nodig geweest Notulen bestuur Vebego Foundation 3

4 Begroting 2015 De bijdrage van Vebego over het jaar 2015 is nog niet bekend. Dit al Reto navragen bij Ferry Muller. RS Aanvullende vraag is waar de rente wordt geboekt die de foundation krijgt op geld dat nog op de rekening van Vebego staat. RS 5. Resultaatgebieden De eindstand 2014 is aan het bestuur gestuurd, geen vragen of bijzonderheden. 6. Bedrijven betrekken & MBO activiteiten Om de bedrijven meer bij de Foundation en de activiteiten te betrekken willen we ook weten wat de bedrijven zelf allemaal doen. Hiervoor is in overleg met Renee door Michel een vragenformulier opgesteld waar zij online hun projecten kunnen melden. Per kwartaal willen we rapporteren over de voortgang. In de volgende bestuursvergadering een update van Michel. MM 7. Communicatie Goed Magazine De productie van de GOED / GUT magazine heeft enige vertraging. Het bestuur heeft de concept versie gezien. Headlines In overleg met Nina zal in oktober in de headlines aandacht worden besteed aan 10 jaar Vebego Foundation. AvW 8. Erasmus Universiteit Circle of Research Samen met de partners in de Circle of Research en Lonneke Roza is het initiatief genomen een boek te schrijven over Corporate Foundations. Het moet een boek worden met theorie en praktijk gericht op enerzijds studenten en het veld en anderzijds bedrijven die een corporate foundation willen starten. Lonneke Roza zal het boek gaan schrijven na haar promoveren (juni 2015) en Vebego Foundation wil graag het eerste hoofdstuk zijn met als onderwerp: hoe bouw je een foundation (werktitel). Hierin komt aan de orde de historie, hoe zijn we gekomen waar we nu zijn, en het bestuur geeft ook aan een doorkijkje te willen naar de toekomst. Het boek is ongeveer na anderhalf jaar gereed. Voor het Vebego hoofdstuk is het voorstel dit in oktober 2015 gereed te hebben rondom de oprichtingsdatum van de foundation (25 oktober). Men is akkoord met het participatie. Annette regelt dit met Lonneke. AvW Bijkomend is interessant dat de universiteit van Basel ook participeert en we hiermee de verbinding naar Vebego CH kunnen leggen. Annette haakt Reto aan als het zover is Notulen bestuur Vebego Foundation 4

5 9. Rondvraag / Mededelingen Waka Waka Annette heeft afspraken met Waka Waka gemaakt over de prijs van de Waka s voor Vebego en de bedrijven. Dit betekent een prijs voor alle Vebego bedrijven van 35,- per stuk ex BTW, incl bedrukking in 1 kleur. Voor de foundation worden Waka s besteld voor de ambassadeurs die deelnemen aan NL DOET. Annette stemt procedure en verspreiding af met Renee. AvW Verder heeft Waka ook een nieuw systeem geïntroduceerd om licht op een soort kraskaart te kunnen kopen. Het filmpje wordt doorgestuurd. AvW Deelname bouwreizen Aan de hand van de inventarisatie van de directeuren zal Annette hun actief benaderen om deel te gaan nemen. Ook Michel en Reto willen graag een keer mee, Michel wil dit met zijn opdrachtgever NS proberen te combineren. AvW Selectie deelnemers bouwreizen Annette licht toe dat in de laatste selectie van de reis naar Sri Lanka is besloten een deelnemer om medische redenen niet te laten deelnemen. Na overleg met artsen en betrokkenen is dit besluit genomen, het bestuur staat hierachter en is van mening dat de bouwreisbegeleiders hierin de ruimte moeten hebben om dergelijke besluiten te nemen vanuit hun verantwoordelijkheid naar de deelnemer, de groep en Vebego. 10. Verkenning Vebego Foundation next steps (vergadering februari 2015) Medewerkersvrijwilligers werk In gesprek met elkaar wordt van gedachte gewisseld over Vebego Foundation next steps. Uiteindelijk wordt geconstateerd dat we een gelijke gedachte hebben over de ambitie om de beste en meest professionele medewerkersvrijwilligersorganisatie van Nederland op te zetten vanuit Vebego. Dit voor onze bedrijven maar mogelijk ook voor opdrachtgever in de toekomst. Hiermee maak je in Nederland het verschil, dat moet de richting zijn. Speerpunten: onze bedrijven, hun klanten / relaties, onze medewerkers met hun families Thema s: dit kan breed zijn passend bij de behoefte van bedrijven en medewerkers. Maar toch wel gelinkt aan zorg, onderwijs, werkgelegenheid. Idee: app om medewerkers te verbinden en te benaderen. Overige vragen: hoe ga je om met direct marketing naar je medewerkers? Het bestuur geeft aan een verkenning in deze richting te willen en hierin te willen investeren qua tijd en geld (projectcapaciteit 2 dg / week). Annette stelt voor dit met Lonneke van RSM te bespreken, zij promoveert in juni2015 op dit thema en is de expert in Nederland. AvW Terugkoppeling met een plan in de volgende bestuursvergadering Notulen bestuur Vebego Foundation 5

6 Bouwreizen voor derden Vanuit de bouwreis in Sri Lanka is de vraag opgenomen in hoeverre wij bouwreizen voor derden open willen zetten? Waarmee we bedoelen het organiseren van reizen naar onze projecten voor niet-vebego groepen. Dit in de volgende vergadering op de agenda. AvW Anton Jurgens Fonds In het kader van de verkenning aangaande impact fondsen heeft Annette een afspraak met het Anton Jurgens Fonds om een middag in de keuken te kijken. Terugkoppeling volgt naar Arno en Ton Notulen bestuur Vebego Foundation 6

7 Vebego Foundation Next Steps & Ontwikkeling toekomst (vergadering nov 2014) Vanuit het gegeven dat de foundation in 2015 alweer 10 jaar bestaat de brainstorm over hoe we de komende jaren verder gaan. Naar aanleiding van de brainstorm de volgende uitkomsten. Vebego bedrijven Nederland Nadenken over de vraag hoe we de foundation in de bedrijven meer een gezicht geven, meer betrokkenheid bij de medewerkers creëren en dichterbij de werkvloer brengen door projecten en initiatien dichtbij. Geef je de bedrijven budget voor projecten binnen kaders? Voorstel om dit te verkennen binnen de bedrijven en bij medewerkers. AvW - Wat leeft er in de bedrijven en op de werkvloer? - Welke thema s? - Wat doen andere bedrijven buiten Vebego vanuit hun foundation in NL? - Hoe worden medewerkers bij andere bedrijven betrokken? - Welke projecten in NL ondersteunen andere foundations? - Als je met onderwijs verder wil vanuit Vebego Foundation welke organisaties zijn er? Communicatie De communicatie en uitdragen van wat de foundation doet en bijdraagt meer naar voren brengen en meer de toegevoegde waarde laten zien. Gebruik social media slim. We hebben diverse items zoals factsheets die goed gebruikt worden. Sterk is dat wat we communiceren ook echt WAAR is en dat we het DOEN. Check update factsheets. AvW Vebego CH Reto geeft aan dat het voor CH zo is dat als bedrijven geld geven dit wordt gezien als pronken, terwijl als een bedrijf zich inzet met mensen het als positief wordt gezien. Momenteel veel ontwikkelingen bij Vebego CH en niet het juiste moment de foundation o te schalen. Laten we leren van Nederland en vervolgens doorvertalen naar Vebego CH. Reto geeft aan dat de focus aangaande de foundation nu echt ligt op de indirecten en dat dit versterkt moet worden in Annette geeft informatie over Euforia (contact INSEAD) door aan Reto en Ton jr. Oude Schoenen & Nieuwe Schoenen De gedachte om de huidige foundation, de succesvolle oude schoenen zeker te handhaven. Deze lopen lekker, functioneren goed, verzolen en onderhouden. Vooral doorgaan met de bouwreizen en projecten in Nederland, en verkenning CH. En het huidige budget hiervoor blijven aanwenden. Daarnaast verkenning starten om naast de huidige foundation nieuwe schoenen te ontdekken. Hierbij gericht op een thema in Nederland waaraan we ons langduriger kunnen committeren en waar medewerkers in kunnen participeren. Dit kan zich mogelijk door Notulen bestuur Vebego Foundation 7

8 ontwikkelen tot bijvoorbeeld een social enterprice waarbij er wel een business match is. En ook duidelijk nadenken over financiering los van de huidige foundation. Gedachten richting bijvoorbeeld onderwijs, jongeren, kinderen, medewerkers & kinderen. Hierbij is de achtergrond dat bedrijven meer en meer een rol spelen in de maatschappij en bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken daar waar de overheid zich terugtrekt. Het gaat erom dat we maatschappelijke impact bereiken positieve impact. Ton geeft aan dat hij de foundation als een onderneming van Vebego ziet met een bijzondere maatschappelijke opdracht. Losse gedachten: - Kan Kansen voor Jongeren van Oranje Fonds een door ontwikkeling zijn? - Medewerkers met een taalachterstand? - Medewerkers met financiële problemen? Actie afgesproken dat Arno en Annette een vervolgafspraak maken om de brainstorm in een verkennend eerste plan te formuleren om vervolgens te bespreken en vervolgstappen te zetten. AvW / AB Volgende bestuursvergadering Vebego Foundation Dinsdag 30 juni van hrs Vebego kantoor Den Bosch - Hambakenwetering Notulen bestuur Vebego Foundation 8

9 11. Actielijst Datum Onderwerp Actie door Gereed 24 feb 2015 Notulen werkgroep aan bestuur sturen AvW Juni 2015 Voortgangsrapportage activiteitenoverzicht toesturen aan RvE directeuren, RvB, bedrijfsdirecteuren en Vebego Headlines AvW Juni 2015 Serious Request / Glazen huis 2015 verkennen & plan maken AvW Update juni 2015 Publicatie boekje GOED II magazine 10-jarig jubileum 2015 AvW Maart 2015 Vertalingen notulen & activiteiten overzicht regelen AvW Juni 2015 Resultaatgebieden 24 feb 2015 Projecten - Activiteiten bedrijven update MM Juni 2015 Overleg Ton jr deelname directe medewerkers Vebego CH aan bouwreizen AvW Q Medewerkersvrijwilligerswerk Vebego verkenning starten & project plan AvW Juni 2015 Directeur actief benaderen voor deelname bouwreis AvW Juni 2015 Ghana Update St Jansdal ivm verkenningsreis Ghana ziekenhuis AvW Update juni 2015 Voorbereidingen verkenningsreis starten optie najaar 2015? AvW Indien situatie veilig mbt ebola Navragen stand van zaken VCT Kumasi AvW Juni 2015 Marokko Sander update mogelijkheden 2015 & verkenningsreis AvW Juni 2015 Sri Lanka Historie Artycharya Foundation uitzoeken AvW Juni 2015 Voorbereiding bouwreis april 2015 AvW Juni Notulen bestuur Vebego Foundation 9

10 Nederland Nederland schoon - vervolgstappen ivm SchoonPlein - Overeenkomst aan Michel sturen AvW AvW Juni 2015 Juni 2015 NL DOET 2015 resultaten inzet maart 2015 AvW Juni 2015 Serious request 2015 voortgang AvW Juni 2015 MBO activiteiten bedrijven update MM Juni feb 2015 Financiën Administraties per maand versturen aan bestuur AvW Doorlopend 2015 Begroting 2015 voortschrijdend toesturen AvW Juni 2015 Kascommissie vragen administratie 2014 te controleren AvW Juni 2015 Navragen controle jaarrekening door accountant bij JT AvW Juni 2015 Bijdrage Vebego aan VF in 2015 navragen bij FM RS Juni 2015 Navraag doen bij FM aangaande rente op tegoeden VF bij Vebego RS Juni feb 2015 Communicatie Vertaling notulen in Duits & activiteiten overzicht AvW Juni 2015 Headlines Vebego aandacht voor VF 10 jaar in oktober AvW Q feb 2015 Erasmus circle Lucas & Lonneke uitnodigen voor kennismaking bestuur AvW Juni 2015 Hoofdstuk boek voorbereiden AvW Juni feb 2015 Communicatie Notulen bestuur Vebego Foundation 10

11 Verslaglegging in Duits vertalen AvW Doorlopend 2015 Factsheets bijwerken en updaten AvW Q feb 2015 Diversen Deelname Reto & Michel bouwreis namens bestuur AvW 2015 Hago kerstpakket bijdrage? AvW Feb 2015 WakaWaka bestellen voor Vebego Foundation met logo & procedure maken & filmpje sturen aan bestuur AvW Juni nov 2014 Vebego Foundation next steps Overleg Arno & Annette ivm vervolgplan AvW Update juni Notulen bestuur Vebego Foundation 11