Notulen Algemene Ledenvergadering

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Vergaderdatum: 4 maart 2015 Betreft: Notulen Algemene Ledenvergadering Plaats: Eindhoven Aanvang: 8.00 uur Voorzitter: Stefan van der Korput Ruimte: R Notulist: Sanne Ruijs Aanwezige bestuursleden: Aanwezige leden: Jordy Kemmeren: Vice voorzitter Loes van Walsum: Algemeen bestuurslid Rik Rozendal: Penningmeester Remco Raeven Kayleigh Bandsma Pleunie Schaeffers 1. Opening en vaststellen van de agenda - Notulen goedkeuring - Ingekomen stukken - Terugkijk afgelopen half jaar - Vooruitblik komend half jaar - Jaarrekening - Evaluatie commissies - Afschaffing 2 e alv. - Rondvraag 2. Notulen vorige Algemene Ledenvergadering Notulen vorige vergadering goedgekeurd. 3. Ingekomen stukken Geen ingekomen stukken. 4. Presentatie afgelopen half jaar Vriendje voor een tientje: Het bestuur heeft in september zich het doel gesteld om aan het einde van het verenigingsjaar 80 vriendjes te hebben. Dit was echter iets te ambitieus gebleken. We stellen daarom de verwachtingen van het aantal gewenste vriendjes bij tot 70 vriendjes aan het einde van het verenigingsjaar. Betrokkenheid leden: Om de betrokkenheid van de leden te vergroten hebben we een aantal plannen. Foreas heeft voortaan een actieve rol bij kennismakingsdagen, proefstudeerdagen en open dagen om de studenten voordat ze op de opleiding zitten al te interesseren en te prikkelen. Ook zal het hele bestuur zich erop toeleggen meer te spreken met de leden in informele sfeer: Mond tot mond reclame. Om de betrokkenheid van de leden te vergroten moeten we zelf meer betrokken zijn bij de leden. Verder zal er direct bij de introductie meer informatie gegeven worden over de vereniging en hun activiteiten. Direct het vriendje voor een FOREAS Agenda Algemene Ledenvergadering Pagina 1 van 1

2 Agenda bestuursvergadering tientje systeem introduceren en meer prikkelen in de presentatie. Introductie 2014: De afhandeling hiervan is nog steeds niet achter de rug. Purple heeft nog geen bericht gestuurd over de afwikkeling van de introductie van 2014 financieel gezien. Ook is er verder nog geen reflectie geweest. Afgelopen activiteiten: - Service Symposium: Er is een symposium bezocht georganiseerd door studievereniging Service van de TU/e. Dit is goed bevallen. In de toekomst zullen er vaker van zulke symposia bezocht worden. - Ns stations: Deze activiteit is niet doorgegaan, omdat de contactpersoon met de noorderzon vertrokken is bij NS en haar voortgang niet besproken heeft met een andere medewerker van het bedrijf. Er is besloten dat een nieuwe poging om deze activiteit te organiseren geen prioriteit geniet. - Porto: Deze activiteit is succesvol verlopen. Ook was er nog een bedrag over van het budget: 20 pp. Dit zal terugvloeien naar de leden en zal in andere activiteiten, gratis drankjes of hapjes bij borrels worden gestoken. - Golfclinic: Wederom een leuke clinic geweest. - FHMER-feest: Er is een gezamenlijk feest georganiseerd door de studieverenigingen van FHMER. De reacties waren zeer positief en daarom is besloten aan het eind van het jaar nog een editie te organiseren. - Borrels: Er zijn verscheidene thema borrels geweest, zoals de kerstborrel, carnavalsborrel, nieuwjaarsborrel, oktoberfest etc. Deze borrels worden altijd druk bezocht t.o.v. de reguliere EDOVADEMA. Daarom wordt er gekeken om de EDOVADEMA-borrel nieuw leven in te blazen door middel van thema s en vernieuwde promotie. - Vastgoedveiling: Vanwege een te laag aanbod van geveilde objecten(2), is deze activiteit geannuleerd. Een alternatief is geboden in Gilze-Rijen voor de geïnteresseerden. De toekomstige veilingen in Amsterdam zullen in de gaten gehouden worden om te kijken of er een nieuwe mogelijkheid is alsnog naar Amsterdam te gaan. 5. Presentatie komend half jaar Zichtbaarheid/betrokkenheid: Het bestuur wil de zichtbaarheid van de vereniging bij de leden vergroten door actiever te zijn op social-media en open dagen, kennismakingsdagen, meeloopdagen etc. Verder zal voor activiteiten meer mond tot mond reclame gemaakt worden. Ook door middel van FOREAS-vesten willen we leden meer binden en de zichtbaarheid bij de studenten vergroten. Door het aanbieden van het vest creëer je meer betrokkenheid en saamhorigheid. FOREAS Agenda Pagina 2 van 2

3 Vriendje voor tientje: Om het aantal vriendjes te verhogen om het quotum van 70 vriendjes te halen zullen er zo nu en dan tijdens de borrels inschrijfformulieren meegenomen worden en zal het bestuur mensen informeren en enthousiast maken. Daarnaast zal dit ook op social-media gepromoot worden. Aankomende activiteiten: - Debat Provinciale Statenverkiezing: Foreas organiseert samen met FHMER, het lectoraat en de andere studieverenigingen van FHMER een debat over de Provinciale Statenverkiezingen. In het studielandschap debatteren verscheidene partijen met leden van de studieverenigingen, docenten en andere gasten. Voor het debat is door FOREAS een stelling aangeleverd die op deze middag voorgelegd zal worden aan de aanwezige Statenfracties. - Gedeeld eigendom: In samenwerking met onze sponsor gedeeld eigendom Enzo wordt er wederom een activiteit georganiseerd over VVE-beheer. Dit sluit aan op het curriculum van de eerstejaars en met name de studenten van het 3 e blok en is elk jaar een leuke activiteit. - Broersma: Met onze partner Broersma makelaardij te Amsterdam organiseren we een dagvullend programma waarbij we gaan kijken naar projecten waar Broersma bij betrokken is. Ook zal er een gezamenlijke lunch worden verzorgd. - RECD: Dit jaar is er wederom de RECD: Real Estate Career Day. Omdat dit vorig jaar goed bevallen is zal FOREAS met de studenten van V&M verenigd naar Delft gaan in plaats van ieder individueel zoals vorig jaar. Dit biedt veel mogelijkheden voor de leden om te netwerken en stages of werkplaatsen te vinden. - Audumla: Ook dit jaar zal Foreas naar het Audumla studentenhockeytoernooi gaan. Dit belooft weer een gezellige sportieve dag te worden. - Gastcollege: Momenteel wordt er gebrainstormd om een dag te organiseren met meerdere gastsprekers. Een van de partijen is Rijkswaterstaat, daar zijn reeds concrete contacten mee gelegd. - Verrassingsreis: In de meivakantie zal er een verrassingsreis georganiseerd worden. Dit jaar is het de insteek om meer vastgoed te verwerken in deze reis. Het wordt opgezet door het bestuur van Foreas. - Dagtrip: Een dagtrip wordt georganiseerd naar een interessante stad. Dit onder het motto: Vastgoed en plezier. 6. Jaarrekening september 2014-januari 2015 Jaarrekening is opgesteld en goedgekeurd door de kascommissie. Deze is in te zien op kantoor van FOREAS, alsmede op foreas.nl Hieronder een kort overzicht met de highlights:

4 Agenda bestuursvergadering Balans: Enkele posten: Debiteuren: Sponsoring gedeeld eigendom. Vooruit ontvangen: Rekening van Purple is niet binnen. Langlopende debiteuren: Zaak Huizer. Een rechtszaak over een voormalig bestuurslid die geld heeft gestolen uit de kluis. Resultatenrekening: Enkele posten: Porto: Geld overgehouden van de reis naar porto: 20 p.p. 7. Evaluatie commissies Er is vlak voor de 2 e alv een vergadering gehouden met alle commissieleden. Danielle Oudenampsen was hierbij afwezig in verband met ziekte. Reiscommissie: (Claudia Buijs, Gerline van Zijderveld, Danielle Oudenampsen) De reiscommissie van afgelopen reis heeft 2 maanden geleden een evaluatie gehad direct na de door hen georganiseerde reis naar Porto. Deze bijeenkomst is verder prima verlopen. De reiscommissie heeft zijn taken goed volbracht en vond het leuk om de reis te organiseren. Voor de volgende reis zal opnieuw beslist worden wie dit gaat organiseren. Activiteitencommissie: (Syl Heijmans, Danielle Oudenampsen, Loes van Walsum) Syl gaf tijdens de evaluatie aan het rustiger aan te willen doen omdat ze haar P wil halen. Daarom zal ze daarom minder actief zijn in de commissie PR-commissie: Pleunie gaf aan dat het momenteel te druk was voor haar om deze commissie de tijd en aandacht te geven die hiervoor nodig is, ze vond het niet erg stand-by te staan als het nodig is. Momenteel wordt ze al ondersteund in haar werkzaamheden door ondersteund door Sanne Ruijs voor social-media en nieuwsbrieven en door Stefan van der Korput voor promotiemateriaal. De PRactiviteiten zullen de komende tijd worden uitgevoerd door het bestuur. Er zal worden gekeken naar mogelijkheden om in het nieuwe verenigingsjaar een extra persoon aan de commissie toe te voegen. 8. Afschaffing 2 de algemene ledenvergadering Het Foreas bestuur wil de 2 e algemene ledenvergadering schrappen uit de statuten. Deze 2 e alv bestaat volgens de statuten uit de evaluaties van de commissies en het presenteren van een tussentijdse jaarrekening. Omdat de evaluatie van commissies een bestuursaangelegenheid zijn, heeft het volgens het bestuur geen toegevoegde waarde om deze evaluaties tijdens de alv te houden. Het bestuur is van mening deze evaluaties prima gedurende het verenigingsjaar kunnen plaats vinden zoals dit geduurde de eerste helft FOREAS Agenda Pagina 4 van 2

5 van het huidige verenigingsjaar al is gebeurd. Daarnaast is de jaarrekening die opgesteld moet worden voor de 2 e alv is een enorm tijdrovend proces en het bestuur is van mening dat een eenmalige jaarrekening tevens voldoende voor de studievereniging. De tijd die dit kost kan beter besteed worden. De kascommissie kan te allen tijde de boekhouding van de penningmeester inzien. In de statuten staat dat er 2 keer per jaar een kascontrole moet zijn, daarom zal er in plaats van een 2 e alv een vaste halfjaarlijkse kascontrole plaatsvinden door de kascommissie. Deze commissie zal de boekhouding controleren. De commissie wordt gekozen door de leden op de 1 e alv en handelt namens de leden. De kascommissie is volgens het bestuur dan ook prima in staat om namens de leden over de financiële situatie van de vereniging te waken zonder dat hier een 2 de algemene ledenvergadering voor nodig is. Om echter te voorkomen dat door het wegvallen van de 2 e alv de mogelijkheid van de leden om input te leveren aan het beleid van het bestuur wegvalt, zal door het bestuur een halfjaarlijks evaluatiemoment houden, die door alle leden bezocht mag en kan worden. Als dit evaluatiemoment gehouden wordt er dan ook tijdig naar alle leden gecommuniceerd via de voor FOREAS beschikbare communicatiekanalen. Omdat deze evaluatie in informele sfeer is, kan het wellicht ook de drempel verlagen voor leden om hierbij aanwezig te zijn. Na het betoog van het bestuur en de toezegging van het organiseren van de jaarlijkse evaluatie, die tussen december en maart georganiseerd zal worden, is er een stemming gehouden waarbij alle aanwezigen unaniem voor afschaffing stemden. De wijziging zal worden opgenomen in het huishoudelijk reglement en zal besproken worden tijdens de 1 e algemene ledenvergadering van verenigingsjaar Rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag. 10. Afsluiting