Projectplan UvA Matching

Transcriptie

1 Bestuursstaf Academische Zaken Projectplan UvA Matching datum 1 juli 2013 auteur Brigitte Widdershoven i.s.m. projectgroep

2 Inhoudsopgave 1. DOELSTELLING, ACHTERGROND, OPDRACHT EN PROJECTSTRUCTUUR Doelstelling Achtergrond Opdrachtbeschrijving Projectstructuur RANDVOORWAARDEN EN KEUZES OP HOOFDLIJNEN Implicaties wetsontwerp Kwaliteit in Verscheidenheid Keuzes op hoofdlijnen UITWERKING FASES EN PLANNING Planning per fase... 8 A. FASE UVA MATCHING (PLANNING FACULTEITEN/OPLEIDINGEN) B. FASE VAN AANMELDING, INSCHRIJVING EN REGISTRATIE (ADMINISTRATIEVE PLANNING) C. FASE HERORIËNTATIE (PLANNING HERORIENTATIE) D. PLANNING WET- EN REGELGEVING E. PLANNING PROJECTGROEP Belangrijke data Bijlage1: Leden projectgroep Bijlage 2: Flowchart aanmelding

3 1. DOELSTELLING, ACHTERGROND, OPDRACHT EN PROJECTSTRUCTUUR 1.1 Doelstelling De doelstelling van het projectplan is dat de UvA instellingsbreed een eenduidige keten van studieoriëntatie tot validatie gaat implementeren. Het traject begint bij studievoorlichting (oriëntatie) en verloopt via de aanmelding en verplichte UvA Matching tot plaatsing of heroriëntatie en plaatsing. Bij de totstandkoming van deze keten is de UvA instellingsbreed voorbereid op de nieuwe regels in de WHW met betrekking tot aanmelden voor of uiterlijk op 1 mei, het wettelijk recht van aankomende studenten op een studiekeuzeactiviteit en advies en de daarbij behorende regels rond toelatingsrecht en toelaatbaarheid. 1.2 Achtergrond De rendementen op de Nederlandse universiteiten zijn laag. In het eerste studiejaar verlaat 25% van de studenten de opleiding door uitval en studieswitch (cohort 2008) en slechts 53% van de herinschrijvers in het tweede studiejaar (cohort 2006) behaalt het Bachelordiploma binnen 4 jaar (VSNU, 2011). Het lage percentage studenten dat binnen vier jaar de bachelor afrondt wordt als maatschappelijk onaanvaardbaar en voor studenten onwenselijk gezien. Dit heeft er mede toe geleid dat de minister van OCW in 2012 met alle universiteiten en hogescholen prestatieafspraken heeft gemaakt op het terrein van onderwijs en profilering voor de periode Het verminderen van studie-uitval en studie switchen, het verbeteren van de matching tussen student en opleiding en het verhogen van het bachelor rendement (na 4 jaar) maken onderdeel uit van de afspraken tussen de UvA en het ministerie van OCW. Het wetsvoorstel Kwaliteit in verscheidenheid beoogt met het vervroegen van de aanmelddatum naar 1 mei en het wederzijds recht op studiekeuzeactiviteiten (vanaf studiejaar /2015) aspirant studenten beter inzicht te geven in hun geschiktheid voor de gekozen studie en daarmee bij te dragen aan het terugdringen van studie-uitval in het eerste studiejaar. Zie hoofdstuk 2 van het projectplan voor de nadere uitwerking en gevolgen wetsvoorstel Kwaliteit in Verscheidenheid. Werkgroep UCO Eind mei 2012 is de Universitaire Commissie Onderwijs (UCO) werkgroep intake, matching en selectie door de rector ingesteld, om te adviseren over de maatregelen die genomen zouden kunnen worden om de matching tussen student en opleiding te verhogen. De werkgroep staat onder leiding van Marjoleine Zieck, onderwijsdirecteur van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid. De werkgroep heeft in december 2012 het rapport Selectie, Matching en Intake opgeleverd. Het College van Bestuur (CvB) heeft op 25 februari 2013 het rapport vastgesteld en de nadere (monitoring van de) uitwerking en realisatie van de vier hoofddoelstellingen en bijbehorende randvoorwaarden (met uitzondering van aanbeveling 5 en 17) bij de UCO werkgroep Intake, matching en selectie belegd. Hoofdlijnen rapport Selectie, Matching en intake De twee navolgende veronderstellingen liggen ten grondslag aan het rapport: 1. Er bestaat een causaal verband tussen het terugdringen van de uitval in het eerste jaar en het invoeren van pre-studiemaatregelen. De werkgroep heeft zich in het rapport gericht op de afname van de uitval in het eerste jaar (waarin bij een deel van de opleidingen ook een BSA norm is vervat, en bij een deel een numerus fixus). 2. UvA Matching vormt een realistische afspiegeling van het onderwijs en vormt een schakel in de keten: oriëntatie (voorlichtingsdagen, proefstuderen) UvA Matching plaatsing of heroriëntatie. Het idee achter UvA Matching is dat studenten kunnen ervaren hoe het is om aan een universiteit te 3

4 studeren, bij de studie van hun keuze (valideren). Daarmee wordt de ervaring van de eerste maanden studie naar voren gehaald. Dat werkt alleen als het een zekere omvang heeft, als het een goede kopie is van een stuk van de studie en de studenten aan het werk worden gezet en worden getoetst. 1.3 Opdrachtbeschrijving De projectgroep UvA Matching stelt op basis van de hoofddoelstellingen en bijbehorende aanbevelingen uit het rapport Selectie, Matching en Intake een integraal projectplan op voor de navolgende te onderscheiden fases in de keten: 1. oriëntatie, deze richt zich op de kennismaking en studiekeuze van de middelbare scholier met de universiteit (voorlichting) en gaat vooraf aan de fase van inschrijving en studie. 2. aanmelding, inschrijving en registratie 3. UvA Matching, deze richt zich op deelname aan een realistische studie week om de studiekeuze te valideren. 4. heroriëntatie en plaatsing Aandachtspunten binnen iedere fase vormen het administratieve proces en de externe en interne communicatie. Daarnaast dient er aandacht te worden besteed aan de benodigde instrumenten en de integrale planning van de gehele cyclus, de juridische consequenties (wetgeving), de financiële consequenties en de evaluatie van de cyclus. Tot slot dient bij de uitwerking van de heroriëntatiefase te worden afgestemd en (waar mogelijk) samengewerkt met de HvA en de VU. 1.4 Projectstructuur De projectstructuur bestaat uit de stuurgroep (de voormalige werkgroep) en de projectgroep. De stuurgroep treedt op als procesbewaker en is de opdrachtgever aan de projectgroep. De projectgroep staat onder voorzitterschap van AcZ en bestaat uit vertegenwoordigers van de relevante centrale diensten, facultaire vertegenwoordigers en een vertegenwoordiger uit het GALOP overleg. Zie hoofdstuk 3 voor nadere beschrijving taken projectgroep en de planning van de projectgroep. Bijeenkomsten en afstemming projectgroep april- augustus2013* Medio april Benoeming leden projectgroep 24 april Startbijeenkomst projectgroep Afspraken over opdracht en proces 23 mei Tweede bijeenkomst projectgroep 4 juni Bijeenkomst beslispunten stuurgroep/projectgroep (petite comité) 10 juni Derde bijeenkomst projectgroep 11 juni Bespreking beslispunten in UCO 24 juni Vierde bijeenkomst projectgroep mei-juli Afstemming in subgroepen: inschrijving, juridisch, communicatie, facultaire aanpak, logistieke aanpak mei-juli Afstemming HVA 27 juni Afstemming BOL 2 juli Concept projectplan voor Stuurgroep 15 juli Vijfde bijeenkomst projectgroep Augustus Afstemming VU Voor 15 Bijgestelde projectplan en bijlagen voor Stuurgroep augustus 26 augustus Zesde bijeenkomst projectgroep * Zie bijlage 1 voor leden projectgroep 4

5 2. RANDVOORWAARDEN EN KEUZES OP HOOFDLIJNEN 2.1 Implicaties wetsontwerp Kwaliteit in Verscheidenheid Het wetvoorstel Kwaliteit in Verscheidenheid beoogt ter bevordering van een goede studiekeuze en ter bevordering van het studiesucces in het Nederlands hoger onderwijs dat: - alle aankomende studenten of studie-switchers (inclusief HBO-P) zich vóór 1 mei dienen in te schrijven. - alle ingeschreven aspirant studenten (bij aanmelding voor 1 mei) recht hebben op studiekeuzeactiviteiten en een studiekeuzeadvies. Aspirant studenten hebben naast het recht op studiekeuzeactiviteiten ook de plicht om deel te nemen aan de studiekeuzeactiviteiten als de instelling dat vraagt. Voor aspirant studenten die zich na 1 mei (her)aanmelden gelden aangepaste regels. De navolgende categorieën aanmelders zijn op basis van het Wetsvoorstel Kwaliteit in Verscheidenheid te onderscheiden: Categorie 1: Vanaf studiejaar -15 hebben aspirant studenten die zich voor 1 mei aanmelden bij een universiteit, recht op een studiekeuzeactiviteit en studiekeuzeadvies. Zij kunnen hiertoe verplicht worden door de instelling. Tot deze categorie behoort: studenten met een VWO diploma, colloquium-doctum kandidaten, switchers en studenten met een hbo-propedeuse. Deze categorie heeft plaatsingsrecht, mits voldaan aan de eventuele verplichting tot deelname aan studiekeuzeactiviteit (het advies is niet bindend). Categorie 2: Iemand uit bovenstaande categorie die zich wel voor 1 mei heeft aangemeld, maar daarna nog voor 1 september van keuze wisselt heeft geen recht op een studiekeuzeactiviteit en studiekeuzeadvies. De aspirant student kan echter wel nog verplicht worden tot deelname aan een studiekeuzeactiviteit. Deze categorie heeft plaatsingsrecht, mits voldaan aan de eventuele verplichting tot deelname aan een studiekeuzeactiviteit (het advies is niet bindend). Categorie 3: Aspirant Studenten, colloquium-doctum kandidaten, studenten met een hbo- propedeuse en switchers die zich na 1 mei voor het eerst aanmelden hebben geen toelatingsrecht en geen recht op een studiekeuzeactiviteit en studiekeuzeadvies. Zij kunnen hiertoe echter na aanmelding wel verplicht worden. Deze categorie heeft geen plaatsingsrecht, maar is toelaatbaar in overeenstemming met de instellingsregels. Categorie 4: Een uitzondering op de voorgaande regel vormt de switcher die kan aantonen dat hij switcht als gevolg van een BSA die na 1 mei is afgegeven. Deze categorie heeft geen recht op een studiekeuzeactiviteit en studiekeuzeadvies. De switcher als gevolg van een BSA, kan echter wel nog verplicht worden tot deelname aan een studiekeuzeactiviteit. Deze categorie heeft plaatsingsrecht, mits voldaan aan de eventuele verplichting tot deelname aan een studiekeuzeactiviteit (het advies is niet bindend). Aspirant studenten met een buitenlandse vooropleiding en aanmelders voor een opleiding met een numerus fixus of aanvullende eisen zijn uitgezonderd van het wederkerig recht op studiekeuzeactiviteiten. 5

6 2.2 Keuzes op hoofdlijnen Vanwege de wettelijke indeling in bovenstaande categorieën zijn vanaf binnen de UvA twee hoofdgroepen inschrijvers te onderscheiden: 1. De vóór 1 mei inschrijvers die het gangbare en voor de UvA 'gewenste' traject volgt. 2. De switchers of na 1 mei inschrijvers die geen wettelijk recht meer hebben op matchingsactiviteiten maar (grotendeels) wel plaatsingsrecht hebben. Juist voor de aspirant studenten die behoren tot de tweede groep geldt dat zij in veel gevallen een verkeerde studiekeuze maken en daardoor switchen, tijd verliezen of zelfs geheel uitvallen. Aangezien de UvA het aanbieden van matching voor beide groepen aspirant studenten van belang acht is gekozen voor de invoering van verplichte UvA Matching in zowel juni als augustus. Als een aspirant student, zonder geldige redenen niet deelneemt aan UvA Matching wordt hij niet toegelaten tot de opleiding/uva. Tot de aspirant studenten die deelnemen aan de augustus matching behoren studenten die: uitgeloot zijn voor een andere studie, deelgenomen hebben aan UvA Matching van een andere studie en op grond hiervan willen wisselen van studie, studieactiviteiten bij een andere instelling (op dezelfde dag) hebben bijgewoond, door een overmacht situatie niet hebben kunnen deelnemen/inschrijven of een BSA na 1 mei hebben ontvangen. De UvA tracht het aantal deelnemers aan UvA Matching in augustus zo beperkt mogelijk te houden door: - Aankomende studenten die kiezen voor een selectieve UvA opleiding (Medicijnen, Psychologie, Psychobiologie (vanaf ), Recht, Tandheelkunde en Biomedische wetenschappen) actief te wijzen op het risico om niet geplaatst te worden en aan te sporen om eveneens deel te nemen aan UvA matching voor een niet selectieve opleiding in juni. - UvA studenten die het risico lopen op een negatief BSA actief aan te sporen om deel te nemen aan de UvA Matching in juni. Het inhoudelijke kader voor de invulling van de UvA matching in augustus dient nog (nader) vastgesteld te worden. Voor nu is gekozen voor: - verplichte deelname (evenals in juni); - een UvA brede uitstraling; - ruimte voor variatie in invulling. Het streven is om de inhoudelijke vereisten gelijk te stellen aan de inhoudelijke vereisten van de juni ronde. De lichte invulling wordt bij voorkeur gezocht in de organisatie. Bijvoorbeeld door het digitaal beschikbaar stellen van de onderwijsdag of een representatieve, maar minder intensieve invulling van de onderwijsdag(en). Samengevat heeft de UvA ervoor gekozen om: 1. De aspirant-student uit categorie 1 die zich (op uiterlijk 1 mei, via Studielink) aanmeldt voor een bacheloropleiding aan de UvA, verplicht te laten deelnemen aan de UvA Matching in juni. Deze UvA Matching zal plaatsvinden van 2 juni tot en met 13 juni. 2. De aspirant-student uit categorie 2 die zich na 1 mei aanmeldt voor een (andere) bacheloropleiding aan de UvA, verplicht te laten deelnemen aan de UvA Matching in augustus. Deze UvA Matching zal plaatsvinden medio augustus (voorstel: augustus ). 3. De aspirant-student uit categorie 3 die zich tussen 1 mei en 15 juli voor het eerst aanmeldt voor een bacheloropleiding, verplicht te laten deelnemen aan de UvA Matching in augustus. Deze UvA Matching zal plaatsvinden medio augustus (voorstel: augustus ). De aspirant studenten uit deze categorie heeft alleen recht op plaatsing als hij een positief studiekeuzeadvies ontvangt. Een negatief advies geeft geen recht op toelating. 6

7 De aspirant-student uit categorie 3 die zich na 15 juli voor het eerst aanmeldt heeft geen toelatingsrecht. De opleidingsdirecteur kan in dat geval besluiten dat hij wel/geen bezwaar heeft tegen inschrijving. 4. De switcher uit categorie 4 (BSA na 1 mei) die zich na 1 mei aanmeldt voor een andere bacheloropleiding aan de UvA, verplicht te laten deelnemen aan de UvA Matching in augustus. Deze UvA Matching zal plaatsvinden medio augustus (voorstel: augustus ). Een niet eerder genoemde specifieke groep studenten betreft de studenten afkomstig uit het Caribische deel van het Koninkrijk. In het wetsvoorstel zijn twee bepalingen opgenomen die van onderwijs instellingen vraagt om rekening te houden met de Caribische Studenten, gelet op het feit dat deze niet (altijd) in staat zijn om naar de instelling(en) in Nederland te komen. De UvA heeft, vanwege het beperkte aantal inschrijvers uit het Caribische gebied (14 aanmelders in 2013) deze groep vrijgesteld van de verplichting om deel te nemen aan de UvA Matching. Uiteraard behoudt deze groep studenten het recht op een studiekeuzeadvies als zij hierom vraagt (bijvoorbeeld gesprek met een studieadviseur). In schema 1 staan de maatregelen uit het wetsvoorstel Kwaliteit in Verscheidenheid schematisch weergegeven. 1 Het blauw gekleurde gedeelte betreft de keuzes die de UvA wettelijk moet nemen en waarover regels vastgelegd dienen te worden. Zie bijlage 2 voor flowchart aanmelding. Schema 1: overzicht maatregelen in het wetsvoorstel Kwaliteit in Verscheidenheid Type aanmelder Wettelijk recht op studiekeuzeactviteit en -advies? Kan verplicht worden tot UvA Matching? Voor 1 mei aangemeld Na 1 mei aangemeld Alle studenten die zich aanmelden voor een bachelor. (VWO, Hbo-P, switchers 2, colloquium doctum) Iemand uit bovenstaande categorie die zich wel voor 1 mei heeft aangemeld, maar daarna nog voor 1 sept van keuze wisselt. Alle studenten die zich aanmelden voor een bachelor (VWO, Hbo-P, switchers, colloquium doctum) Switcher die kan aantonen dat hij switcht als gevolg van BSA die na 1 mei is afgegeven Toelatingsrecht? Ja Ja Ja, mits voldaan aan verplichting tot deelname UvA Matching in juni Nee Nee Ja, deelname aan de augustusronde Ja, deelname aan de augustusronde voor aanmelders voor 15 juli Ja, mits voldaan aan de verplichting tot deelname UvA Matching in augustus Nee, maar toelaatbaar in overeenstemming met de instellingsregels Nee Ja Ja, mits voldaan aan de verplichting tot deelname aan UvA Matching in augustus. Buitenlandse vooropleiding Nee Nee Ja Aanmelders voor opleiding met numerus fixus of aanvullende eis Nee Nee Nee, toelating is afhankelijk van uitslag loting of selectieprocedure 1 Dit schema is afkomstig uit de Nota naar aanleiding van het verslag inzake de Wet Kwaliteit in verscheidenheid (OC&W, 22 maart 2013). 2 Definitie switcher: student die eerder ingeschreven is geweest bij een andere bacheloropleiding bij dezelfde of een andere instelling. 7

8 3. UITWERKING FASES EN PLANNING 3.1 Planning per fase Ieder onderdeel in de planning heeft zijn eigen looptijd en kent zijn eigen verantwoordelijke(n). Bij de uitwerking zijn de verschillende fases in de keten en de noodzakelijke randvoorwaarden (wet- en regelgeving, logistiek en administratief) sterk met elkaar verweven. De taak van de projectgroep is om: - de voortgang van de planning per fase te bewaken en te rapporteren (beslispunten en producten) aan de stuurgroep, uiterlijk twee weken voorafgaande aan de deadline. - de afstemming tussen de verschillende verantwoordelijken (BC, AcZ, FAC, StS, JZ) te verzorgen en knelpunten te inventariseren, een oplossing voor te stellen en deze voor te leggen aan de stuurgroep ter besluitvorming. - kennisdeling te verzorgen tussen verschillende verantwoordelijken en tussen de faculteiten in het bijzonder. - voor het project noodzakelijke gegevens te verzamelen, te analyseren en te evalueren (logistiek, 0- meting etc). Op hoofdlijnen ziet de planning van UvA Matching er als volgt uit: Figuur: planning UvA Matching Oriëntatie/ Communicatie UvA Matching/Faculteiten Aanmelden, inschrijving en registratie Heroriëntatie Wet- en regelgeving Logistiek/organisatie Coördinatie/sturing 2013 matching Heroriëntatie matching Start/def Evaluatie (2) inschrijv. j a s o n d j f m a m j j aug 1 sept s/o interne & externe communicatie, ketenvoorlichting E voorbereiding inhoud, fac. matching matching V communicatie & logistiek (afstemming A periode, onderwijsruimtes, etc) L inrichten, testen en uitvoeren administratief systeem UvA matching/1 mei inschrijving U A workshops, keuze nieuwe opleiding T regeling en procedures I Voorbereiding organisatie BC/logistiek (ruimtes) E BC/logistiek aansturen, faciliteren, toetsen, afstemmen van project UvA Matching Onderstaand zijn de verschillende fases en randvoorwaarden nader uitgewerkt, inclusief de bijbehorende planning. Het betreft: A. Oriëntatiefase (planning communicatie) B. UvA Matching (planning faculteiten/opleidingen) C. Fase van aanmelden, inschrijving en registratie (administratieve planning) D. Heroriëntatie (planning heroriëntatie en clearing house) E. Wet- en regelgeving Logistiek en organisatie (opgenomen in planning communicatie en projectgroep) F. Planning projectgroep/stuurgroep Op hoofdlijnen beslaat het projectplan drie hoofdfases. Fase 1 loopt tot begin september 2013 en is voornamelijk gericht op de uitwerking van de randvoorwaarden (wettelijke kaders, kaders inschrijfprocedures, kader UvA Matching), het integrale communicatieplan, de verdere uitwerking van de financiële en logistieke consequenties en de planning van de gehele cyclus. Fase 2 (september mei ) zal zich, afhankelijk van de resultaten en keuzes uit fase 1 richten op de doorontwikkeling van het projectplan, de invulling van UvA Matching per opleiding en de nadere afstemming van de keten (oriëntatie-validatie-heroriëntatie). Fase 3 betreft de uitvoeringsfase (juni- augustus ). Fase 4 ten slotte omvat de evaluatie van UvA Matching (september-oktober ). 8

9 A. ORIËNTATIEFASE (PLANNING COMMUNICATIE) Doelstelling: - Bewustwording aspirant studenten van eenduidige (verplichte) keten van studieoriëntatie tot validatie, inclusief de keuze van de UvA voor een toegankelijke mogelijkheid tot heroriëntatie. - Informeren aspirant studenten van het UvA inschrijfproces en de verplichte deelname aan UvA Matching. - Interne en externe communicatie UvA Matching. - Centrale regie in logistiek en organisatie UvA Matching (vergelijkbaar met logistiek en organisatie bachelordag etc). Bij de uitwerking dient te worden meegenomen: - Het keuzeproces van de student. 3 - Verbetering van het bestaande voorlichtingstraject (bijstellen en aanscherpen bestaande aanbod van bachelorvoorlichting). - De afstemming en samenwerking met het toeleverend voortgezet onderwijs en de samenhang met (eventuele) specifieke initiatieven. - Afstemming met studiekiezers en zittende studenten. Dit dient te leiden tot: Een centraal communicatieplan, voor de inrichting en succesvolle invoering van de beoogde heldere UvA cyclus (kennismaken met, keuze valideren, verwijzen en plaatsen). Een eenduidig en sterk voorlichtingstraject voor oriënterende scholieren en toeleverende scholen. Eén centrale website waarop het beschikbare UvA voorlichtingsaanbod en bijbehorende cyclus wordt aangeboden voor de (her)oriënterende student. Een samenwerkingsverband tussen Studievoorlichting (Bureau Communicatie) en studiekeuzebegeleiding (Loopbaan Advies Centrum, Studenten Services), Oriëntatiejaar (UvA/HvA) en de relevante facultaire instanties en opleidingen. Een samenwerkingsverband met de toeleveranciers op landelijk niveau (decanenvertegenwoordigers). Planning Communicatie WANNEER WAT WIE * eind juni 2013 (t/m september ) Start interne communicatie (medewerkers). - Website ( ) - Nieuwsupdate (verzonden update 1: ) 27 juni 2013 Communicatiepodium bc 1 augustus 2013 Communicatieplan gereed bc 1 ste versie besproken in SG start Augustus 2013 Ontwikkeling voorlichtingsmateriaal, inclusief voorlichtingsfilm UvA Matching. bc 1 september 2013 (t/m september ) Start externe communicatie (aankomende studenten, ouders, decanen voortgezet onderwijs, VSNU, Studiekeuze 123, pers, ect). 15 september Kader ketenbenadering (t.b.v. aansluiting met bestaande bc bc bc/ FAC ZIE 3 L.Gooskens, C. Kroon, M. Ruiter, L. van der Sluijs, Het studieoriëntatieproces van jongens en meisjes, Maart

10 voorlichtingsactiviteiten die vanuit Bureau Communicatie gecoördineerd worden: Bachelordagen, Proefstuderen, Meelopen) 1 oktober 2013 F.A.Q totaal bc/ JZ/A cz/ CSA /StS 1 oktober 2013 Aandacht voor functiebeperkte student (aangeven bij aanmelding, opnemen in FAQ) bc/ CSA 1 oktober 2013 Uiterlijke datum aanpassing Studielink. Voorlichting voor aspirant studenten en studie switchers over UvA Matching /procedures op websites gereed (centraal en facultair). juni/augustus Logistiek UvA Matching juni en augustus ( tot aan de deur ). juli Communicatie, digitale inschrijving en logistiek heroriëntatie (workshops). september BC evalueert communicatie UvA Matching voor lichting t.b.v. zo nodig bijgestelde aanpak in *Proceseigenaar en verantwoordelijk = vetgedrukt bij meerdere partijen CSA /JZ/ bc bc bc bc Idem 10

11 B. FASE UVA MATCHING (PLANNING FACULTEITEN/OPLEIDINGEN) Doelstelling: Aankomende studenten laten ervaren wat studeren aan de opleiding van keuze inhoudt (valideren studiekeuze). Om dit doel te bereiken is het van belang dat de studieactiviteiten een zo realistisch mogelijke afspiegeling zijn van het onderwijs zoals dat in het eerste jaar van de opleiding wordt gegeven en de inzet die dit van de studenten vraagt. Bij de uitwerking dient te worden meegenomen: - De planning/periode waarin UvA Matching plaats zal vinden. - Logistieke vraagstukken, b.v.: o afstemming tussen opleidingen, aangezien het kan voorkomen dat studenten zich voor meer dan 1 opleiding en meer dan 1 matchingsweek inschrijft. o logistiek, beschikbaarheid onderwijsruimtes, afstemming aanbod/periode concurrerende opleidingen. - Communicatie aan aangemelde aspirant studenten opleiding. Dit dient te leiden tot: - Aanpak UvA Matching op hoofdlijnen per opleiding (inhoud en logistiek UvA Matching). - Inrichten, aanbieden en evaluatie UvA Matching. - Afstemming tussen verschillende opleidingen binnen/buiten faculteit (wat betreft: logistiek, periode en eventueel inhoud). Planning UvA Matching opleidingen WANNEER WAT WIE 1 juli-augustus 2013 Evaluatie Pilots UvA Matching en matchingsprocedure decentrale opleidingen 2013 (FAC, FdR, FMG, Psychologie, FGw - Media en Cultuur, FEB). FAC, FdR, FMG, FGw, FEB. vanaf augustus 2013 Opleidingen gaan werken aan invulling UvA Matching-[naam opleiding] FAC september 2013 Handreiking Logistiek UvA Matching (afstemming opleidingen aanbod, zalenplanning, etc). september Benoemen coördinator UvA Matching per faculteit/opleiding/school. FAC uiterlijk 1 Benoemen een coördinator per opleiding. FAC oktober vanaf 1 oktober 2013 (uiterlijk 1 november) Bericht opleidingen/ welkom mail met uitleg over procedure UvA Matching juni. FAC 1 oktober 2013 (uiterlijk 1 november) oktober mei 15 november 2013 Aanpak UvA Matching op hoofdlijnen per faculteit (eventueel opleiding) gereed voor op website. - Ontwikkeling onderwijs en toets - Aanstelling en training (assistent-)docenten Plan van aanpak UvA Matching-[naam opleiding] gereed. Invulling UvA Matching [naam opleiding] juni en augustus. 1 mei Bericht opleidingen aan aspirant studenten met detailinformatie over UvA Matching [naam opleiding] Juni 1e UvA Matching medio augustus 2 e UvA Matching (voorstel augustus) september Alle opleidingen evalueren UvA Matching t.b.v. zo nodig bijgestelde aanpak in FAC/PG/B OL bc/fac FAC FAC FAC FAC 11

12 C. FASE VAN AANMELDING, INSCHRIJVING EN REGISTRATIE (ADMINISTRATIEVE PLANNING) Doelstelling: Een zo efficiënt mogelijke administratieve inrichting van de nieuwe procedures vóór 1 mei inschrijving en UvA Matching. Deze fase start op het moment dat een aankomend student een verzoek tot inschrijving doet voor een of meerdere opleidingen in studielink. Bij de uitwerking dient te worden meegenomen: - Opname nieuwe procedure ( verzoek tot inschrijving ) in studielink. - De inschrijfprocedure en procesbeschrijving, inclusief communicatie. - Registratie en controle van deelname aan UvA Matching. - Centrale en facultaire verantwoordelijkheden bij registratie en controle. - Omgang met studenten die zich aanmelden voor meerdere UvA opleidingen. - Omgang met late aanmelders (met redenen) en studenten die willen switchen n.a.v. UvA Matching? Bijvoorbeeld het vaststellen van een (2 e ) aanmelddatum voor studenten die willen switchen n.a.v. UvA Matching. Dit dient te leiden tot: - Eenduidige procesbeschrijving vanaf aanmelding tot (her)plaatsing. - Aanpassing van Studielink. Studenten vinken bij inschrijving in studielink aan dat ze op de hoogte zijn van de procedure. - Aangepast systeem aanmelden en inschrijven. Administratieve planning WANNEER WAT WIE ZIE voor 1 september 2013 Nieuwe inschrijfprocedures bij het invoeren van 1 mei aanmeldtermijn per CSA 1 ste versie besproken in SG voor 1 oktober Studielink aangepast: student moet aanvinken op de hoogte te zijn van het verplichte UvA Matchingstraject. CSA/JZ/ bc voor 1 oktober FAQ aanmelden (onderdeel van FAQ totaal). CSA/bC/ JZ vanaf 1 oktober Wanneer aspirant studenten zich in Studielink hebben aangemeld worden zij voor de verdere gang van zaken verwezen naar een centrale website waarop de door de UvA gehanteerde procedure inclusief uitleg over aanmelden voor de UvA Matching beschreven wordt. CSA/bC 1 november Inrichten checklist bij inschrijfvereisten, te weten wel/niet voldaan CSA aan verplichting van deelname UvA Matching voor die studenten voor wie dat verplicht is. 1 december Inrichting vak-aanmelden (student is zelf verantwoordelijk voor het CSA aanmelden voor UvA Matching). 1 januari Nagaan technische mogelijkheden om de geboekte resultaten van AC/CSA UvA Matching [Naam opleiding] zo efficiënt en geautomatiseerd mogelijk te vertalen (in al dan niet aanvinken van checklist Inschrijf). 1 april Inrichting registratie type studieadvies. CSA 1 april Inrichting studieactiviteiten UvA Matching [naam opleiding] in SIS. CSA juni-augustus CSA/AC evalueert de nieuwe inschrijfprocedure t.b.v. zo nodig bijgestelde aanpak in CSA 12

13 D. FASE HERORIËNTATIE (PLANNING HERORIENTATIE) Doelstelling: UvA Matching wordt gekoppeld aan een actief systeem van verwijzen en afhankelijk van timing - plaatsen voor degenen die niet de juiste studiekeuze blijken te hebben gemaakt. Bij de uitwerking dient te worden meegenomen: - vormgeving van het traject van heroriëntatie en herplaatsing; - afstemming met Amsterdamse onderwijspartners/clearing House (VU, HvA); - centrale en facultaire verantwoordelijkheden in het heroriëntatie- en herplaatsingstraject; - financiële gevolgen van het heroriëntatie- en herplaatsingstraject. Dit dient te leiden tot: - Een eenduidig traject van heroriëntatie, verwijzing en herplaatsing met inbegrip van een o samenwerkingsstructuur/clearing House met de VU en HvA o heldere verantwoordelijkheidsstructuur o tijdpad (inclusief registratie en aanmelding) - Overzicht van ontwikkel- en implementatiekosten. - Overzicht van te verwachten structurele kosten heroriëntatie. Planning heroriëntatie /clearing house WANNEER WAT WIE ZIE juli-augustus Afstemming Communicatie (BC), Oriëntatiejaar (OJ) en BC/LAC/OJ Loopbaan Advies Centrum (LAC) 1 september Plan van aanpak Aanbod UvA heroriëntatie na de UvA Matching in juni LAC/OJ 1 ste versie besproken in SG oktober Plan van aanpak Clearing House (UvA/VU/HvA) AcZ/CSA maart-juni Ontwikkelen heroriëntatieworkshops LAC/HJ maart- juli Communicatie, digitale inschrijving en Logistiek bc/alc/oj heroriëntatieworkshops 1-2 juli Aanbieden heroriëntatieworkshops LAC/OJ 3 juli-1 augustus (1 september) Herinschrijving heroriënteerders (UvA/HvA/VU) CSA/LAC september LAC/Oriëntatiejaar evalueert de heroriëntatie UvA Matching t.b.v. zo nodig bijgestelde aanpak in bc/lac/oj 13

14 E. PLANNING WET- EN REGELGEVING Doelstelling: Inrichten UvA Matching conform de nieuwe regels in de WHW met betrekking tot aanmelden vóór of uiterlijk op 1 mei en het wettelijk recht van aankomende studenten op een studiekeuzeactiviteit en advies en de daarbij behorende regels rond toelatingsrecht en toelaatbaarheid. Dit dient te leiden tot: - Een regeling waarin de aangepaste aanmelddeadline van 1 mei en deelname aan UvA Matching zijn opgenomen als voorwaarde(n) voor inschrijving en plaatsing. - Procedures voor het toetsen van geldigheid reden van verhindering. - Standaard studiekeuzeadviezen. WANNEER WAT WIE ZIE: 11 juli 2013 Conceptregeling Studiekeuzeadvies UvA, Ingevolge art. 7.31a t/m 7.31d Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). JZ 1 ste versie besprok en in SG september Definitieve versie Conceptregeling Studiekeuzeadvies UvA ter advisering JZ 2013 naar CSR. 4 1 oktober Uiterlijke datum aanpassing Studielink CSA/JZ/ DC 1 december Ontwerpen en toetsen standaard studiekeuzeadviezen (brieven) met verwijzing naar heroriëntatie. JZ, AcZ/ PG* 1 december Inrichten procedures voor het toetsen geldigheid reden van verhindering UvA Matching door Casuscommissie studentendecanen (inclusief brieven) 1 februari Definitieve teksten voor de primaire besluiten (adviezen) (uiterlijk) * Redactiecommissie, incl. StS en FAC. JZ/StS JZ 4 Medezeggenschapsraden hebben adviesrecht op de regeling van de instelling. 14

15 F. PLANNING PROJECTGROEP WANNEER WAT WIE ZIE: 8 juli SG stelt vast/bespreekt: SG 1 ste versie - concept projectplan (eerste versie, inclusief bijlagen) besproken - concept Kader UvA Matching opleidingen in SG - beslispunten uit concept plan van aanpak (eerste versie) 25 juli Memo UvA Matching CvB (t.b.v. eerste CvB vergadering in AcZ/VZ SG augustus) 25 juli Gereed projectplan UvA Matching AcZ/PG 4 september SG: - definitief projectplan UvA Matching (inclusief 4 bijlagen) - regeling UvA Matching - definitief kader UvA Matching opleidingen - communicatie (vorderingen) - inrichting administratief SG 19 september 26 september Kick off UvA Matching stakeholders UvA Matching. Bijeenkomst voor opleidingsdirecteuren, onderwijsdirecteuren en betrokkenen faculteiten. O.a. presenteren evaluatie pilots UvAMatching en kader faculteiten. Kick off UvA Matching voor bredere doelgroep (kick off UvA Matching in faculteiten). PG/SG AcZ/bC bc/pg/fac oktober Kader UvA Matching voor de opleidingen AcZ 1 e versie besproken in SG oktober O-meting UvA Matching (t.b.v. effectmeting) BI/AcZ/FAC 1 oktober januari Inzichtelijk presenteren van bestaande best practices UvA Matching. Inclusief overzicht nuttige ervaringen met Matching/selectie per faculteit (plus contactpersonen). bc/acz/fac 31 oktober UvA Brede (kennis)sessie UvA Matching WG Studie Succes i.s.m. SG/PG 15 december SG stelt vast: - checklist bij inschrijfvereisten - plan van aanpak UvA Matching [opleiding/faculteiten] - standaard studiekeuzeadviezen(brieven) met verwijzing naar heroriëntatie. Rapportage aan CvB over de voortgang van de voorbereidingen 15 januari 15 mei Rapportage aan CvB over inschrijving (en gevolgen voor de Matchingsweken) 30 juni Rapportage aan CvB over eerste ronde UvA Matching September Rapportage UvA Matching proces oktober Evaluatie proces met het oog op aanpassingen/verbeteringen voor (rapportage naar CvB) * Redactiecommissie, bestaande uit leden projectgroep, JZ en Studentservices. SG PG/SG PG/SG PG/SG PG/SG 15

16 3.2. Belangrijke data Bij de uitwerking en inrichting van UvA Matching zijn de navolgende data van belang: Projectorganisatie 8 juli 2013 Stuurgroep vergadering 1 september 2013 Projectplan definitief 15 september 2013 Kader UvA Matching definitief 19 en 27 september Kick-off UvA Matching Data inschrijving en UvAMatching 1 oktober Openstelling aanmelding in Studielink voor de inschrijving voor aankomende studenten. Beslispunt: aangezien op 1 oktober a.s. Studielink open gaat dienen er allerlei werkzaamheden, voornamelijk bij Communicatie, AC en Juridische Zaken afgerond zijn. 1 mei Deadline inschrijven studie Hoger Onderwijs 2-13 Juni 1 e UvA Matching 1-2 juli Heroriëntatie workshops 15 juli Tweede inschrijfdatum UvA Medio augustus 2 e UvA Matching Data oriëntatie activiteiten 1 september 2013 Communicatie van start UvA Matching 19 september 2013 UvA-HvA Decanensymposium 11 oktober 2013 Bijeenkomst Kring Schooldecanen Noord-Holland 16 november 2013 UvA Bachelordag 9-13 december 2013 UvA Proefstuderen 8 maart UvA Bachelordag 31 maart 4 april UvA Proefstuderen Data Eindexamen 12 t/m 27 mei Eindexamens VWO 12 juni 1 e uitslag examens 25 juni Uitslag herexamens 28 juni Start zomervakantie middelbare scholen Noord-Holland 16

17 Bijlage1: Leden projectgroep Anneke Wagner (GALOP) Astrid Janmaat (FNWI) Brigitte Widdershoven (AcZ, voorzitter) Emmy van Rijen (FdR) Evalien Rauws (FEB) Jan Hindrik van Ravesloot (AMC) Jasper ter Schegget (IIS) Jet Benjamins (HvA) Jurgen van Grimbergen (FGw) Marjan de Vries (StS) Michel Rodrigues (BC) Mieke Sillekens (FMG) Zilla Lupina (CSR, tot 1 juli 2013) Adviserende leden Ellen Rijnders (JZ) Medewerker Bureau Onderwijs Logistiek(BOL), vanaf 1 september

18 Bijlage 2: Flowchart aanmelding Aanmelding bij opleiding Na 1 mei Niet voor 1 mei aangemeld bij andere Instelling Voor op 1 mei (VWO, Hbo-P, switchers, 21+) Voor 1 mei aangemeld bij andere instelling BSA na 1 mei Voor 1 augustus Na 1 augustus UvA Matching UvA Matching Aanwezig Afwezig Aanwezig Afwezig Positief Advies Negatief advies Geen advies Positief advies Negatief advies Wel toelatingsrecht Wel toelatingsrecht Geen toelatingsrecht Wel toelatingsrecht opleiding Geen toelatingsrecht Wel toelatingsrecht WO Wel toelatingsrecht WO Wel toelatingsrecht WO Geen toelatingsrecht WO