VERTROUWELIJK AFBEELDING VAN DE PROCESSEN BIJ GEBRUIK VAN GOLFRESULTATEN.NL

Transcriptie

1 VERTROUWELIJK AFBEELDING VAN DE PROCESSEN BIJ GEBRUIK VAN GOLFRESULTATEN.NL PROJECT : PROCESBESCHRIJVING GOLFRESULTATEN AUTEUR : SVEN EN CEES FORTUIN VERSIE : C-1.00 DATUM : 22 JUNI 2012 DOC-ID : GOLFRESULTATEN AO C-100 golfresultaten.nl

2 BESCHRIJVING VAN DE PROCESSEN WELKE DOOR GOLFRESULTATEN.NL WORDEN ONDERSTEUND. HOOFDSTUK : I INHOUDSOPGAVE VERSIE : C 1.00 Inhoudsopgave II. CONFIGURATIE STATUS INLEIDING INDELING VAN DIT DOCUMENT LEESWIJZER PROCESSEN LEDEN PROCESSEN REGISTRATIE DOOR GOLFER GOLFRONDE SPELEN INSCHRIJVEN WEDSTRIJDEN RAADPLEGEN UITSLAGEN AANMELDEN BAANPERMISSIE EN GVB LEDEN BEHEER GOLFER OPNEMEN IN LEDENADMINISTRATIE VERLENEN RECHTEN (AUTORISATIE) AAN COMMISSIELEDEN AFHANDELEN BAANPERMISSIES GOLFER VERWIJDEREN UIT LEDENADMINISTRATIE HANDICAP BEHEER HET VERWERKEN VAN HANDICAPREGISTRATIES OP WEG NAAR GVB COMMUNICEREN MET DE NGF JAARLIJKSE HERZIENING HANDMATIGE INVOER EGA HANDICAP VERKRIJGEN COMPETITIE EN WEDSTRIJDBEHEER HET DEFINIËREN VAN COMPETITIES HET DEFINIËREN VAN BIJ COMPETITIES BEHORENDE WEDSTRIJDEN HET DEFINIËREN VAN WEDSTRIJDEN FLIGHT INDELINGEN MAKEN STICKERS AFDRUKKEN CBA BEREKENEN WEDSTRIJD AFSLUITEN FUNCTIONEEL EN TECHNISCH BEHEER FUNCTIONEEL BEHEER TECHNISCH BEHEER AFDRUKDATUM : PAGINA : 2

3 BESCHRIJVING VAN DE PROCESSEN WELKE DOOR GOLFRESULTATEN.NL WORDEN ONDERSTEUND. HOOFDSTUK : II CONFIGURATIESTATUS VERSIE : C 1.00 II. CONFIGURATIE STATUS Zolang dit document in Bewerking is heeft het een versienummer dat met een B begint. Op het moment dat het document een Conceptstuk geworden is en met derden besproken wordt, zal het versie nummer met een C beginnen. Als het document goedgekeurd is en daarmee Definitief geworden, wordt deze C vervangen door een D. Versie Datum Omschrijving B juni 2012 Start met het document C juni 2012 Eerste concept versie AFDRUKDATUM : PAGINA : 3

4 BESCHRIJVING VAN DE PROCESSEN WELKE DOOR GOLFRESULTATEN.NL WORDEN ONDERSTEUND. HOOFDSTUK : 1 INLEIDING VERSIE : C INLEIDING 1.1 INDELING VAN DIT DOCUMENT Dit document beschrijft de processen zoals deze ingericht kunnen worden bij implementatie van golfresultaten.nl. Hoofdstuk 1 bevat de inleiding van het document, terwijl in hoofdstuk 2 de processen worden geschetst, veelal voorzien van een diagram waarin inzichtelijk wordt gemaakt uit welke processtappen een proces is opgebouwd, wie er verantwoordelijk is voor een processtap en wat de relatie met de informatie voorziening is. Hoofdstuk 2 is ingedeeld in functionele paragrafen. In hoofdstuk 3 wordt het beheer kort geschetst. AFDRUKDATUM : PAGINA : 4

5 BESCHRIJVING VAN DE PROCESSEN WELKE DOOR GOLFRESULTATEN.NL WORDEN ONDERSTEUND. HOOFDSTUK : 1 INLEIDING VERSIE : C LEESWIJZER In de navolgende teksten wordt gebruik gemaakt van procesbeschrijvingen, welke afgebeeld zijn in diagrammen. In het onderstaande schema is de legenda van deze diagrammen opgenomen. In deze processchema s is een functionele onderverdeling gemaakt in clusters van processen, zoals ledenadministratie, handicap beheer of wedstrijdbeheer. Elk procescluster is weer onderverdeeld in hoofdprocessen. Per hoofdproces is aangegeven uit welke processtappen deze bestaat, welke commissie verantwoordelijk is voor de processtap en welke relatie er is met het informatiesysteem. AFDRUKDATUM : PAGINA : 5

6 2. PROCESSEN De processen welke door golfresultaten.nl ondersteund worden zijn onderverdeeld in meerdere hoofdprocessen. Dit zijn onder andere: 1. Leden processen; 2. Ledenadministratie; 3. Handicap beheer 4. Competitie en wedstrijdbeheer; 5. Functioneel en technisch beheer; In de onderstaande paragrafen worden deze hoofdprocessen meer in detail beschreven. AFDRUKDATUM : PAGINA : 6

7 2.1 LEDEN PROCESSEN Naast vele raadpleegfuncties biedt golfresultaten.nl de golfers die lid zijn van een vereniging ondersteuning aan processen welke onderdeel zijn van een keten. Dit zijn: 1. Registreren door ; 2. Golfronde spelen; 3. Inschrijven wedstrijden 4. Raadplegen van uitslagen en ranglijsten; 5. Aanmelden Baanpermissie en GVB. AFDRUKDATUM : PAGINA : 7

8 2.1.1 REGISTRATIE DOOR GOLFER Indien een (toekomstig) beoefenaar van de golfsport lid wenst te worden van de golfclub, dan dient deze zich eerst te registreren. Bij het registreren moeten diverse gegevens worden ingevuld welke belangrijk zijn voor de werking van het systeem of zijn voorgeschreven door de NGF. De ingevoerde gegevens worden opgeslagen in de registratietabel. Tegelijkertijd wordt een ter bevestiging gestuurd naar degene die zich aangemeld heeft. In deze is een link opgenomen. Door op de link te klikken wordt het account geactiveerd en kan degene die zich aangemeld heeft inloggen In het onderstaande diagram is de relatie tussen de organisatorische eenheid, het proces en het informatiesysteem grafisch weergegeven. Proces Registratie registreert zich Registratie door Registratie Bevestiging door Bevestiging s Organisatie Bedrijfsproces Informatie stromen AFDRUKDATUM : PAGINA : 8

9 2.1.2 GOLFRONDE SPELEN Als een golfer een golfronde speelt zal deze tijdens het spel een scorekaart invullen. Desgewenst kan deze scorekaart ingevoerd worden in het systeem. Indien de speler heeft aangegeven dat dit een qualifying ronde is dan wordt er eveneens een handicap registratie vastgelegd, mits de golfvereniging de homeclub van de betreffende golfer is. In de regulieren communicatie met de NGF wordt een eventuele handicapmutatie naar het centrale adressenbestand van de NGF gestuurd. AFDRUKDATUM : PAGINA : 9

10 2.1.3 INSCHRIJVEN WEDSTRIJDEN. Leden van een golfvereniging zullen in veel gevallen deelnemen aan wedstrijden. Golfverenigingen vragen vooraf veelal deze deelname kenbaar te maken door zich in te schrijven voor een specifieke wedstrijd. Zodra de wedstrijdcommissie ene wedstrijd in het systeem heeft ingebracht, verschijnt deze in de wedstrijdkalender. Een lid kan zich via deze wedstrijdkalender inschrijven, of indien hij of zij zich ingeschreven heeft weer uitschrijven. Op basis van de inschrijvingen kan de wedstrijdcommissie de wedstrijd verder organiseren. AFDRUKDATUM : PAGINA : 10

11 2.1.4 RAADPLEGEN UITSLAGEN Als het lid van de golfvereniging deelneemt aan de wedstrijd waar deze zich voor ingeschreven heeft, zal deze na afloop een scorekaart invullen en deze laten ondertekenen door een marker. Als de deelnemers hun scorekaart invoeren in het systeem en de wedstrijdvorm en speelwijze zodanig zijn dat dat er een wedstrijduitslag door het systeem berekend kan worden, dan is deze voor alle leden te raadplegen. Indien de wedstrijd, deel uitmaakt van een competitie, dan is ook de ranglijst van deze competitie te raadplegen. In het onderstaande diagram is dit grafisch weergegeven: Proces Raadplegen wedstrijd uitslagen of competitie ranglijsten Lid wenst deel te nemen aan een wesdtrijd Wesdtrijd Commissie Wedstrijd en competitie Beheer [2.4] Competities wedstrijden Golfronde spelen [2.1.2] Skorekaarten Raadplegen Competitie Ranglijsten Raadplegen Wedstrijd UItslagen Organisatie Proces Informatie stromen AFDRUKDATUM : PAGINA : 11

12 2.1.5 AANMELDEN BAANPERMISSIE EN GVB Een lid welke nog niet in het bezit is van het GVB kan zich aanmelden voor baanpermissie en of het GVB. Dit kan alleen indien men nog geen GVB bezit en kan worden gerealiseerd door op de button Aanmelden voor Baanpermissie: te drukken in het programma 9- stappenplan. Nadat op de button geklikt is, is de registratie voltooid. De verdere afhandeling wordt toegelicht in de processen inzake het handicap beheer en het leden beheer. Onderstaand is e.e.a. grafisch weergegeven: Proces aanmelden baanpermissie of GVB Lid wenst baanpermissie En/of GVB Aanmelden voor Baanpermissie Leden GVB Admin Leden administratie z Afhandelen Baanpermissies [2.2.3] GVB Admin Handicap Beheer Afhandelen Baanpermissies [2.3.2] GVB Admin Organisatie Proces Informatie stromen AFDRUKDATUM : PAGINA : 12

13 2.2 LEDEN BEHEER Het ledenbeheer behelst de onderstaande processen: * Registratie door ; * opnemen in ledenadministratie; * Verlenen van rechten aan commissieleden; * Afhandelen Baanpermissies; * verwijderen uit ledenadministratie Deze processen zijn in de navolgende paragrafen nader toegelicht. AFDRUKDATUM : PAGINA : 13

14 2.2.1 GOLFER OPNEMEN IN LEDENADMINISTRATIE Als een golfer zich succesvol in het systeem heeft aangemeld en deze heeft aangegeven lid te willen worden van de golfvereniging, dan dient deze golfer opgenomen te worden in de ledenadministratie. Uitsluitend diegenen die de geautoriseerd zijn als leden beheerder kunnen deze handeling verrichten. Het is aan te bevelen om dit proces samen met het betreffende aspirant lid te verrichten, omdat er een aantal gegevens correct ingevoerd dienen te worden welke van belang zijn in de communicatie met de NGF. Voorbeelden hiervan zijn: Of en zo ja wanneer het GVB behaald is; Of en zo ja wanneer er een Exact handicap behaald is; Wat de exact handicap precies is; Of er een golfjournaal ontvangen moet woren(max 1 per adres); Of de handicap registratie verzorgd moet worden en wat de homeclub van het lid wordt; Allereerst worden de gegevens gelezen die zijn opgeslagen tijdens het registreren door de golfer en deze worden getoond. Nadat de gegevens zijn ingevoerd en gecontroleerd, worden deze opgeslagen in de ledenadministratie. In het geval het betreffende lid het GVB behaald heeft of in het bezit is van een exact handicap, wordt in het geval de golfclub de homeclub wordt, eveneens de handicap in de handicapregistratie opgenomen. In het onderstaande diagram is dit nader geïllustreerd. AFDRUKDATUM : PAGINA : 14

15 2.2.2 VERLENEN RECHTEN (AUTORISATIE) AAN COMMISSIELEDEN. Als een lid in de ledenadministratie wordt opgenomen dan krijgt deze automatisch een autorisatie waarmee hij of zijn de functies welke voor leden bestemd zijn kan opstarten. Het systeem kent echter meerdere autorisatie niveaus, bijvoorbeeld om het wedstrijdbeheer of het handicap beheer te kunnen uitvoeren. De rechten moeten apart aan een lid worden toegekend. Ook dit kan uitsluitend plaatsvinden door iemand die geautoriseerd is als Leden beheerder. Via de leden club wijzigfunctie of de separate leden-autorisatie functie is het mogelijk rechten (ook wel credentials of autorisaties genaamd) toe te kennen of weg te halen bij individuele leden. De gewijzigde autorisatie treed in werking zodra het betreffende lid opnieuw inloogd. Onderstaand is e.e.a. grafisch weergegeven: AFDRUKDATUM : PAGINA : 15

16 2.2.3 AFHANDELEN BAANPERMISSIES Leden welke nog niet in het bzit zijn van het GVB kunnen zich aanmelden voor het zogenaamde 9-stappenplan om baanpermissie en of het GVB te verkrijgen (zie ook proces 2.1.5). Indien een lid zich aanmeldt voor baanpermissie, zal deze vervolgens veelal golflessen volgen waardoor de men de techniek van het golfspel beter onder de knie krijgt. Vooral de teaching golfprofessional kan op basis van de voortgang tijdens de lessen beoordelen of het betreffende lid voldoende vaardigheden heeft om baanpermissie te krijgen, waardoor het spel ook in de baan beoefend kan worden en de vaardigheden nog meer toe kunnen nemen. Op het moment dat naar het oordeel van de golfpro een lid voldoende vaardigheden bezit om baanpermissie te verkrijgen, dan dient de golfpro dit kenbaar te maken aan de ledenbeheerder, die vervolgens de datum waarop de golfpro permissie heeft gegeven vastlegt in het systeem. De ledenbeheerder zal tevens aan de baaneigenaar of een vertegenwoordiger van de golfvereniging kenbaar maken dat de golfpro toestemming voor baanpermissie heft gegeven en zal de baaneigenaar of clubvertegenwoordiger vragen of deze eveneens toestemming voor baanpermissie geven. Indien deze toestemming verkregen wordt dan zal de ledenbeheerder de datum waarop deze toestemming verkregen is eveneens in het systeem vastleggen. Hiermee heeft het lid baanpermissie verkregen. Dit feit zal via de communicatie met de NGF eveneens aan de NGF gemeld worden en het betreffende lid zal een NGF pasje toegestuurd krijgen waarop Baanpermissie vermeld staat (alleen als de vereniging de homeclub van het betreffende lid is). Onderstaand de grafische weergave hiervan: AFDRUKDATUM : PAGINA : 16

17 2.2.4 GOLFER VERWIJDEREN UIT LEDENADMINISTRATIE Als een lid het lidmaatschap opzegt dan dient dit aan het systeem gemeld te worden door het lid uit de ledenadministratie te verwijderen. Handmatig dient dit via de website van de NGF eveneens aan de NGF gemeld te worden. Een deel van de gegevens zullen in het systeem bewaard blijven, zoals ingevoerde scorekaarten, alsmede competitie en wedstrijd uitslagen. Onderstaand is dit proces grafisch weergegeven: AFDRUKDATUM : PAGINA : 17

18 2.3 HANDICAP BEHEER Het verwerken van handicap registraties; Afhandelen Baanpermissies en GVB; Communiceren met de NGF; Jaarlijkse Herziening. Handmatige Invoer AFDRUKDATUM : PAGINA : 18

19 2.3.1 HET VERWERKEN VAN HANDICAPREGISTRATIES Een belangrijke activiteit van de handicap commissie is het verwerken van registraties in de handicapadministratie. Er zijn meerdere processen die welke voor registraties in de handicap administratie zorgen, dit zijn: Een ingevoerde scorekaart van een gespeelde qualifying golfronde; Een handmatig ingevoerde handicapmutatie; Tijdens de jaarlijkse herziening gecreëerde handicapmutaties; Het verwerken van de handicapregistraties (dit proces). Deze laatste behoeft wellicht toelichting maar tijdens het verwerken van handicap registraties wordt automatisch gedetecteerd of een eventuele EGA handicap geactiveerd moet worden in het geval deze nog inactief is. Let op, deze handicapmutatie ter activering wordt aangemaakt tijdens het verwerken en resulteert in een situatie dat er na de verwerking weer onverwerkte handicapregistraties zijn. In dit proces worden de handicapregistraties welke nog niet verwerkt zijn getoond (per golfer in volgorde van moment van registratie) en kan per mutatie aangegeven worden of deze wordt goed-, dan wel afgekeurd wordt. Tijdens de verwerking wordt de status van de verwerkte handicapregistraties gewijzigd in Verwerkt, waardoor deze bij een volgende verwerking niet meer geselecteerd worden. De volgende situatie vraagt specifieke aandacht van degenen die de verwerking uitvoeren. Dit betreft de situatie dat een golfer meerdere scorekaarten heeft ingevoerd en deze later handmatig gewijzigd heeft. In deze situatie kan het voorkomen dat handicapregistraties handmatig gewijzigd moeten worden. Onderstaand de grafische illustratie van dit proces Proces Handicap Registraties Verwerken Golfronde Spelen [2.1.2] Handmatige Invoer [2.3.5] Handicap Beheer Handicap Beheer Periodiek (b.v. wekelijks) Jaarlijkse Herziening [2.3.3] Handicap registraties verwerken Handmatige correcties NGF Communicatie [2.3.4] HCP Registr. Interface Met NGF $ Organisatie NGF Adressenbestand Proces Informatie stromen AFDRUKDATUM : PAGINA : 19

20 2.3.2 OP WEG NAAR GVB De volgende stap voor een lid met baanpermissie is het behalen van het GVB. Door het volgen van lessen en het oefenen in de baan komt het moment dat de betreffende golfer in staat is om het GVB te behalen. Hiervoor dient allereerst een regelexamen met goed gevolg te worden afgelegd. De handicap commissie beoordeelt het afgelegde regelexamen en bij voldoende resultaat, wordt de datum waarop het examen is behaald in het systeem vastgelegd. De volgende stap is een golfronde te spelen met een dusdanig resultaat dat er een handicap van 54 of lager behaald wordt. Indien dit het geval is, dan moet de score ingevoerd worden in het systeem en de ingevulde scorekaart worden ingeleverd bij de Handicap Commissie. De handicap commissie dient de scorekaart te archiveren en de datum waarop de golfronde gespeeld is vast te leggen in he systeem. Op het moment dat er via de interface gecommuniceerd wordt met de NGF, wordt dit wapenfeit automatisch in het centrale adressenbestand van de ngf opgenomen en wordt er een nieuwe NGF pas verstrekt. Onderstaand is e.e.a. grafisch weergegeven: Proces Op weg naar GVB met baanpermissie is GVB Waardig legt Regelexamen af Handicap Beheer Beoordeling Regelexamen GVB Admin Golfronde Spelen [2.1.2] Invoeren Invullen HCP Registr Handicap Beheer Opslaan Inleveren Handicap Beheer Datum vastleggen in GVB Adminstr GVB Admin Handicap Beheer NGF Communicatie [2.3.3] Interface Met NGF $ NGF Adressenbestand Organisatie Proces Informatie stromen AFDRUKDATUM : PAGINA : 20

21 2.3.3 COMMUNICEREN MET DE NGF Periodiek dienen de gegevens van de leden met de NGF gecommuniceerd te worden. Met het hiervoor bestemde interface programma wordt allereerst een tekstfile aangemaakt. Deze gegenereerde tekstfile met informatie van alle leden inclusief recente handicap wijzigingen, wordt gedownload naar de PC en dient aldaar te worden opgeslagen. Vervolgens moet er een specifieke website van de NGF worden ingelogd waar de tekstfile naar kan worden geüpload. De tekstfile wordt vervolgens gecontroleerd op indeling en volgnummer en indien aan de specificaties voldoet dan wordt de tekstfile klaargezet om te worden verwerkt. Het resultaat van de verwerking is veelal de volgende dag beschikbaar in de vorm van een retourbestand en een verkort overzicht met de gevonden bijzonderheden. Deze zijn te downloaden via specifieke NGF website. Het aangemaakte en gedownloade retourbestand dient in weer in het interface programma te worden ingevoerd om naar het systeem te kunnen worden geüpload en verwerkt. Indien er nieuwe leden aangemeld zijn dan zal de ledenadministratie worden verrijkt met het uitgereikte NGF nummer en het nummer van een barcode t.b.v. het ledenprogramma. AFDRUKDATUM : PAGINA : 21

22 2.3.4 JAARLIJKSE HERZIENING Jaarlijks, aan het einde van het jaar of het begin van het nieuwe jaar, dient er een jaarlijkse herziening plaats te vinden. Als dit proces gestart wordt, zal het systeem de scorekaart gerelateerde handicap registraties, per lid verzamelen en op basis van het aantal ingeleverde scorekaarten en de resultaten van deze scorekaarten een overzicht genereren waarop de leden ingedeeld zijn in een aantal categorieën, te weten: Degenen die in aanmerking komen voor een verlaging van hun handicap; Degenen die waarvan de handicap gelijk blijft; Degenen die in aanmerking komen voor een verhoging van hun handicap; Degenen waarvan de exact handicap gedeactiveerd moet worden omdat ze te weinig qualifying scorekaarten hebben ingeleverd. Dit overzicht kan tevens worden gedownload zodat e.e.a. in een breed comité kan worden besproken. Als de handicap commissie van degenen die in aanmerking komen voor verhoging of verlaging van hun exact handicap een waarde hebben ingevoerd waarmee de handicap moet worden aangepast, dan kan deze worden verwerkt. Verwerking kan alleen plaatsvinden in de maanden december, januari en februari. Na verwerking, kan een verwerkingsverslag worden gedownload. Waarop per lid de gerealiseerde actie is vermeld. Onderstaand is dit grafisch weergegeven: AFDRUKDATUM : PAGINA : 22

23 2.3.5 HANDMATIGE INVOER Indien er onverhoopt een correctie gemaakt moet worden in iemands handicap registratie, dan vindt dit via dit proces plaats. Het is alleen mogelijk om administratief georiënteerde mutaties aan te maken en geen scorekaart georiënteerde handicap mutaties. Proces Handmatige Handicap Registratie Invoeren Indien noodzakelijk Handicap Beheer Handmatige Hcp mutatie Invoeren HCP Registr. Organisatie Proces Informatie stromen AFDRUKDATUM : PAGINA : 23

24 2.3.6 EGA HANDICAP VERKRIJGEN Het doel van de meeste golfers als deze eenmaal in het bezit zijn van het GVB, is het verkrijgen van een EGA Handicap. Men verkrijgt een EGA Handicap door in één kalenderjaar drie scorekaarten in te leveren waarvan minimaal één scorekaart 36 of meer stableford punten moet bevatten, uitgaande van handicap 36 en gespeeld onder qualifying condities. Als dit is gerealiseerd, dan levert de golfer de drie scorekaarten in bij de handicap commissie die deze scorekaarten archiveert. In de reguliere NGF communicatie wordt e.e.a. periodiek met de NGF gecommuniceerd waardoor ook de NGF omgeving up to date blijft. Proces EGA Handicap verkrijgen GVB er speelt qualifying golfrondes Golfronde Spelen [2.1.2] Invullen 3e Invoeren en HCP Registr Handicap Beheer Archiveren Inleveren Handicap Beheer NGF Communicatie [2.3.3] $ NGF Adressenbestand Organisatie Proces Informatie stromen AFDRUKDATUM : PAGINA : 24