Accountantsverslag Stichting Samenwerkingsverband Passend Onderwijs VO Tilburg 29 mei 2019

Transcriptie

1 Accountantsverslag 2018 Stichting Samenwerkingsverband Passend Onderwijs VO Tilburg 29 mei 2019

2 ABAB Accountants B.V., Audit & Assurance Ellen Pankhurststraat 1K 5032 MD Tilburg Postbus JB Tilburg T abab.nl info@abab.nl Stichting Samenwerkingsverband Passend Onderwijs VO Tilburg T.a.v. de raad van toezicht Ringbaan Oost HC Tilburg IBAN: NL36RAB BIC: BIC: RABONL2U Tilburg, 29 mei 2019 Referentie: Geachte raad van toezicht en directie, Wij hebben de jaarrekening 2018 van Stichting Samenwerkingsverband Passend Onderwijs VO Tilburg (hierna te noemen Portvolio ) gecontroleerd. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies van de jaarrekeningcontrole opgenomen. Dit verslag vormt de rapportage over de controle zoals bedoeld in artikel 2:393 BW. Dit verslag is uitsluitend voor u bestemd en daarom mag dit niet zonder onze schriftelijke toestemming verder worden verspreid of voor andere doeleinden worden gebruikt. Als u nog vragen heeft, aarzelt u dan niet contact met ons op te nemen. Wij maken graag van deze gelegenheid gebruik om u en uw medewerkers te bedanken voor de medewerking die wij ervaren hebben tijdens onze controle. Hoogachtend ABAB Accountants B.V. E.R. van Honk RA Op onze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing. Deze zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer Op verzoek wordt een exemplaar hiervan toegezonden. ABAB is lid van het internationale netwerk PrimeGlobal.

3 INHOUDSOPGAVE 1 ACCOUNTANTSCONTROLE 1.1 Scoping: doel en object van de controle 1.2 Materialiteit 1.3 Controleverschillen 1.4 Controlebevindingen 1.5 Strekking controleverklaring 1.6 Administratieve organisatie en interne beheersingsmaatregelen UW JAARREKENING EN ONZE BEVINDINGEN 2.1 Inleiding 2.2 Analyse balans per 31 december Analyse winst- en verliesrekening Belangrijke schattingen en de jaarrekening ONZE VISIE OP UW INTERNE 3.1 Inleiding 8 BEHEERSINGSOMGEVING 4 OVERIGE ONDERWERPEN 4.1 Continuïteit 4.2 Geautomatiseerde gegevensverwerking en beveiliging persoonsgegevens 4.3 Onafhankelijkheid 4.4 Fraude 4.5 Evaluatie urenbesteding 4.6 Disclaimer Concept: Accountantsverslag Portvolio 1

4 1. ACCOUNTANTSCONTROLE 1.1 SCOPING: DOEL EN OBJECT VAN DE CONTROLE 1.2 MATERIALITEIT Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de jaarrekening van Portvolio, in alle van materieel belang zijnde opzichten, is opgesteld in overeenstemming met de Regeling jaarverslaggeving onderwijs en het Onderwijsaccountantsprotocol OCW De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door het toepassen van materialiteit. Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit gebaseerd op 2% van de baten (baten minus doorbelaste baten). De baten conform jaarrekening 2018 is Hierdoor betreft de materialiteit De beslissing van de gebruiker van de jaarrekening zou kunnen wijzigen bij een afwijking in de jaarrekening van deze orde. Voor de controle maken wij gebruik van steekproeven en deelwaarnemingen waarvoor er een lagere materialiteitsgrens gehanteerd wordt, namelijk 50% van de materialiteit. Deze zogenaamde uitvoeringsmaterialiteit van houdt rekening met de mogelijkheid van niet ontdekte afwijkingen. Resterende, niet gecorrigeerde, afwijkingen boven deze grens zullen aanpassingen in de controleverklaring tot gevolg hebben. Als ondergrens voor onze controle, voor afwijkingen waaraan wij geen verdere aandacht zullen besteden, de zogenaamde grens van duidelijk onbeduidend belang, wordt 10% van de uitvoeringsmaterialiteit, ofwel 2.800, gehanteerd. 1.3 CONTROLEVERSCHILLEN Op basis van onze controle hebben wij de volgende controleverschillen geconstateerd: Onderwerp Achtergrond Controleverschillen Uit onze controle zijn geen controleverschillen naar voren gekomen. Op basis van onze werkzaamheden, welke wij hebben uitgevoerd met de vermelde uitvoeringsmaterialiteit van , hebben wij geen controleverschillen aangetroffen die niet zijn gecorrigeerd. Concept: Accountantsverslag Portvolio 2

5 1.4 CONTROLEBEVINDINGEN Op basis van onze controle hebben wij de volgende controlebevindingen geconstateerd: Debiteur Beatrix College Onderwerp Achtergrond Debiteuren Naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden vastgesteld dat de facturen aan het Beatrix College niet aflopen. Dit betreft twee facturen, namelijk: ,287, Reactie management: De openstaande facturen zijn in middels betaald. Er wordt binnen het samenwerkingsverband gestreefd naar een snellere betaaltermijn van 30dagen Realisatie versus begroting Onderwerp Achtergrond Realisatie vs. begroting In 2018 is in de begroting een resultaat opgenomen van negatief. Het werkelijke resultaat bedraagt positief. Dit betreft een afwijking van circa Wij adviseren u om het begrotingsproces te analyseren en na te gaan waardoor de afwijkingen binnen de begroting zijn ontstaan om het proces in toekomst te verbeteren. In de begroting 2018 was rekening gehouden met een verlies om de overtollige middelen aan het onderwijs te kunnen besteden. Er is echter sprake van een positief resultaat. Dit leidt tot een stijging van het eigen vermogen en een toename van de liquide middelen met circa Voor het jaar 2019 is een negatieve begroting van opgesteld en lijkt hiermee minder prudent te zijn. Graag vernemen wij van u hoe de aanwezige middelen worden ingezet de komende perioden ten behoeve van het onderwijs. Reactie management: Vanaf 2018 wordt een negatieve begroting gehanteerd in 2019 is een negatieve begroting van opgenomen en voor 2019 betreft dit een bedrag van circa In de toekomst wordt een bestemmingsreserve gevormd voor het positieve resultaat zodat het geld wordt besteed aan de doelen waarvoor het bestemd is. Dit doel wordt bestuurlijk vastgesteld. Concept: Accountantsverslag Portvolio 3

6 1.5 STREKKING CONTROLEVERKLARING Wij hebben onze controle van de jaarrekening 2018 van Portvolio afgerond en hebben het voornemen een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening af te geven. Alle bevindingen voortvloeiend uit onze controle van de jaarrekening 2018 zijn afdoende geëvalueerd. Voor een uiteenzetting van de verantwoordelijkheden van de directie van de organisatie en van ABAB Accountants B.V., en van de aard en reikwijdte van onze werkzaamheden in het kader van onze accountantscontrole, verwijzen wij naar de controleverklaring. 1.6 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE BEHEERSINGS MAATREGELEN We hebben tijdens onze tussentijdse controle aandacht besteed aan de opzet en bestaan van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen interne beheersingsmaatregelen voor zover relevant geacht in het kader van de controle van de jaarrekening. Voor onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze tussentijdse controle verwijzen wij u graag naar hoofdstuk 3 van dit accountantsverslag. In dit hoofdstuk staan wij stil bij uw interne beheersingsomgeving, delen wij onze belangrijkste visies met u en brengen wij verslag uit over tekortkomingen in uw interne beheersingsomgeving. Concept: Accountantsverslag Portvolio 4

7 2. UW JAARREKENING EN ONZE BEVINDINGEN 2.1 INLEIDING 2.2 ANALYSE BALANS PER 31 DECEMBER 2018 In dit hoofdstuk geven we een toelichting op de belangrijkste ontwikkelingen in de jaarrekening van Portvolio ten opzichte van vorig jaar. Balans per 31 december 2018 (Alle bedragen zijn in '000) A ctiva in % P assiva in % Vaste A ctiva Eigen vermo gen % M ateriële vaste activa (1) % 239% 10% Vlottende Activa Vreemd vermogen Vorderingen % Kortlopende schulden % Liquide middelen % -12% 79% 2, , Bron: jaarrekening 2018 Algemeen De hierna opgenomen passages per item bevatten nadere toelichting op de cijfermatige ontwikkelingen uit de analyse van de balans. Materiële vaste activa De toename van de MVA wordt veroorzaakt door het activeren van de verbouwingskosten aan het nieuwe pand (Ringbaan Oost). Vorderingen Mutaties in de vorderingen bestaan uit een mutatie in de post debiteuren ad en vorderingen ad Deze mutaties zijn te verklaren doordat er in 2017 sprake van incidentele hoge posten. Voor debiteuren was sprake van een aantal posten die in 2018 fors hoger waren. Voor de overige vorderingen is in 2017 een correctie gemaakt van de crediteuren naar de overige vorderingen van 108K in verband met toen vooruitbetaalde facturen op de laatste dag van december. Concept: Accountantsverslag Portvolio 5

8 Liquide middelen De mutatie in de post liquide middelen wordt voornamelijk veroorzaakt door de crediteuren die ten opzichte van voorgaand jaar zijn toegenomen en de vorderingen die ten opzichte van voorgaand jaar zijn afgenomen. Tevens is er sprake van een positief resultaat ad 137K. Kortlopende schulden De kortlopende schulden nemen af met ten opzichte van voorgaand jaar. Dit betreft afname van de post crediteuren ad Dit is te verklaren door de openstaande facturen Biezonderwijs eind ANALYSE WINST EN VERLIESREKENING 2018 Winst-en-verliesrekening over 2018 (Alle bedragen zijn in '000) in % Rijksbijdragen % Overheidsbijdragen % Overige baten % B ruto M arge % Personeelslasten % Afschrijvingen % Huisvestigingslasten % Overige lasten % Doorbetalingen aan schoolbesturen % Operatio nele ko sten % Operatio neel resultaat % Financiële baten % Financiële lasten % F inancieel resultaat % Resultaat % 2. Bron: jaarrekening 2018 Algemeen De hierna opgenomen passages per item bevatten nadere toelichting op de cijfermatige ontwikkelingen uit de analyse van de staten van baten en lasten. Baten Baten nemen toe ten opzichte van voorgaand jaar doordat het aantal leerlingen waarvoor een bedrag wordt ontvangen hoger is dan begroot en hoger is dan voorgaand jaar. Concept: Accountantsverslag Portvolio 6

9 Huisvestingslasten Er is sprake van een toename van de huisvestingslasten ten opzichte van voorgaand jaar. Dit is te verklaren doordat men vanaf maart verhuis is naar een nieuwe locatie aan de Ringbaan Oost. De huur voor dit pand is hoger. Daarnaast zijn kosten gemaakt om de tuin de verbeteren. Overige lasten De overige lasten nemen toe ten opzicht van voorgaand jaar. Echter totaal van de lasten ligt in lijn met de begrote lasten voor De mutatie is als volgt te verklaren: - Toename administratie en beheerslasten ad 54k: door kosten voor licenties die toenemen ten opzichte van voorgaand jaar. Er is sprake van een nieuwe licentie ad 10k met betrekking tot PCL-VO, VO-VO en licentie PO-VO. Daarnaast nieuwe licentie inzake Stichting Perspectief ad 11k. Daarnaast sprake van toename van de advies/consultancy kosten doordat kosten voor capaciteitenonderzoek duurder zijn geworden ad 22k. 2.4 BELANGRIJKE SCHATTINGEN IN DE JAARREKENING Inherent aan het opmaken van een jaarrekening is dat het management schattingen moet maken. Bepaalde schattingen zijn van bijzonder belang door hun invloed op de jaarrekening en de waarschijnlijkheid dat toekomstige gebeurtenissen significant afwijken van de verwachtingen van het management. Wij hebben de belangrijkste boekhoudkundige schattingen, beoordelingen en aannames die de directie heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2018 beoordeeld en wij concluderen dat deze neutraal zijn. Concept: Accountantsverslag Portvolio 7

10 3. Onze visie op uw interne beheersingsomgeving 3.1 INLEIDING Onze controle eindigt met onze controleverklaring zoals genoemd in het eerste hoofdstuk, maar begint met onze kennis van uw organisatie en omgeving. Wij hebben een evaluatie uitgevoerd van de interne beheersing van Portvolio als onderdeel van de controle van de jaarrekening Tijdens de interim controle hebben we de opzet en het bestaan van het inkoopproces beoordeeld. Gezien de omvang van de organisatie en vanwege efficiency overwegingen hebben gekozen voor een gegevensgerichte controle aanpak. Derhalve zijn geen testwerkzaamheden uitgevoerd op de interne beheersing. Concept: Accountantsverslag Portvolio 8

11 4. Overige onderwerpen 4.1 CONTINUÏTEIT Om de jaarrekening op basis van continuïteitsveronderstelling op te kunnen stellen, dient bij het ondertekenen van de jaarrekening de continuïteit voor tenminste 12 maanden gewaarborgd te zijn. Naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden kunnen wij ons vinden in de continuïteit veronderstelling van het management. 4.2 GEAUTOMATISCHEERDE GEGEVENSVERWERKINGEN BEVEILIGING PERSOONSGEGEVENS 4.3 ONAFHANKELIJKHEID De accountant dient aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Tijdens de controle hebben wij relevante processen met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst. Waar nodig brengen wij verslag uit over tekortkomingen. Wij hebben de automatiseringsorganisatie van de organisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De controle heeft meerdere verbeterpunten in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Onafhankelijkheid is een wezenlijk kenmerk van de openbare accountantsfunctie. De openbare accountant dient onafhankelijk te zijn van zijn opdrachtgever en ervoor zorg te dragen dat zijn onafhankelijkheid niet kan worden aangetast door financiële of andere belangen bij de opdrachtgever of bij derden. Het onafhankelijkheidsvereiste hangt samen met de voor de accountant geldende eisen van objectiviteit, onpartijdigheid en integriteit. Binnen de ABAB-organisatie hebben wij daarom procedures opgezet om de relaties tussen onze medewerkers en partners met cliënten te identificeren. Deze procedures betreffen onder andere: jaarlijkse bevestiging van onafhankelijkheid door ABAB-medewerkers; onafhankelijkheidsbevestiging per opdracht; procedures met betrekking tot het aanvaarden van opdrachten, inclusief een beoordeling of er sprake is van mogelijke conflicterende diensten; interne en externe kwaliteitsbeoordelingen. Hierbij bevestigen wij onze onafhankelijkheid als externe accountantsorganisatie ten opzicht van Portvolio per de datum van dit verslag overeenkomstig de voor ons geldende voorschriften en overige regelgeving. Tevens bevestigen wij dat onze objectiviteit tijdens de jaarrekeningcontrole niet in het geding is geweest. Concept: Accountantsverslag Portvolio 9

12 In dit kader zijn de door ons in 2018 en 2017 gefactureerde bedragen als volgt samen te vatten: Honoraria Alle bedragen zijn in Jaarrekeningcontrole 8 8 Totaal (exclusief btw) FRAUDE Belangrijk voor u, als organisatie, is hoe om te gaan met de risico s van fraude, omkoping en corruptie waarmee uw organisatie wordt geconfronteerd in de snel veranderende wereld. Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de onderneming. Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico s en de mogelijke fraudesituaties besproken met de directie en met de controller. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Wij hebben aandacht besteed aan de compliance met de voor u van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voor zover wij die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening. Concept: Accountantsverslag Portvolio 10

13 4.5 EVALUATIE URENBESTEDING In het kader van transparantie willen wij u graag informeren over de werkelijke urenbesteding ten opzichte van de gebudgetteerde urenbesteding over het boekjaar Verwachte urenbesteding en kosten Portvolio Uren V oorbereiding Interim- Balans- Rapportages / T otaal Kosten planning controle controle bespreking Accountant Controleleider Assistent Ov erige kosten 310 T otaal Werkelijke urenbesteding en kosten Portvolio Uren V oorbereiding Interim- Balans- Rapportages / T otaal Kosten planning controle controle bespreking Accountant Controleleider Assistenten 5 8,25 60,5 73, Ov erige kosten 500 T otaal 14 13,25 73, , Kwaliteit jaarafsluiting De jaarafsluiting is goed verlopen. De medewerkers van Portvolio hebben snel antwoord op onze vragen kunnen geven, waardoor wij prettig samen hebben kunnen werken. Concept: Accountantsverslag Portvolio 11

14 4.6 DISCLAIMER Deze rapportage is alleen bestemd voor de directie en de raad van toezicht van Portvolio en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of worden aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat deze rapportage daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit rapport getoond wordt of in zijn handen komt op ons. De in dit rapport aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht. Wij zijn van mening dat deze onderwerpen uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in deze rapportage is verstrekt in de context van onze verklaring over de jaarrekening 2018 als geheel, die zal worden verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking. Concept: Accountantsverslag Portvolio 12