VERSLAG ALGEMENE VERGADERING. KONINKLIJKE OOST-VLAAMSE VOLLEYBALBOND vzw. ZATERDAG 01 DECEMBER 2018 om 09:30

Transcriptie

1 VERSLAG ALGEMENE VERGADERING KONINKLIJKE OOST-VLAAMSE VOLLEYBALBOND vzw ZATERDAG 01 DECEMBER 2018 om 09:30 VERGADERZAAL SPORTHAL EDUGO, ST JOZEFSTRAAT 9041 OOSTAKKER 1. Vanaf 09:00 nazicht van de stemgerechtigden Volgende clubs zijn afwezig O-1016 Navok Nazareth O-1650 Volleyteam Real Wetteren O-2053 Madavoc Hamme BO-0010 Beach Volleybalclub de Kinesist Destelbergen BO-0012 Thalea Beach Aalst-Lede BO-0013 Walibeach Stekene RvB Dhr Pierre Vingerhoets wegens ziekte. 2. Welkomstwoord door de voorzitter, Dhr Dirk Cocquyt Geachte Dames en Heren, Beste Club verantwoordelijken en volleybalvrienden, In naam van de Raad van bestuur van Volley Oost-Vlaanderen heet ik U allen van harte welkom op de algemene vergadering van het najaar. Voor deze vergadering is Pierre Vingerhoets van de raad van bestuur verontschuldigd wegens ziekte. Eerst en vooral wil ik een moment van stilte vragen voor de mensen uit de Oost-Vlaamse volleybalfamilie die ons het afgelopen jaar zijn ontvallen. Zoals ieder jaar staat de algemene vergadering van het najaar vooral in het teken van het goedkeuren van het Budget voor het komende kalenderjaar. Ook dit jaar heeft onze financieel bestuurder zijn huiswerk gemaakt in samenwerking met zijn adjunct Wilfried Van Droogenbroeck. Hij zal dan ook vandaag het budget voor 2019 voorstellen en duiding geven over de cijfers. Gezien we de juridische commissies niet meer moeten bekrachtigen, is buiten mijn voorwoord dit jaar enkel het budget goed te keuren. Vooraleer we verder gaan met de agenda had ik graag nog op enkele punten jullie aandacht getrokken. De teller van het ledenaantal bij Volley Oost-Vlaanderen staat momenteel op leden. Oost-Vlaanderen telt momenteel leden wat een daling is tov vorig jaar met 255 leden of een

2 daling van 2.50%. Oost-Vlaanderen blijft daarmee de 2de bovenlokale vereniging bij Volley Vlaanderen met een aandeel van 22.90%. Als we de verdeling voor Oost-Vlaanderen bekijken dan zien we dat 329/1652 leden zijn aangesloten met de jeugdverzekering (20.00%), 251/1325 leden bij 8 jarigen (18.94%) 2657/14855 leden -16 jaar (17.88%), leden van jaar vinden we 464/2543 leden terug (18.25%) en bij de + 18 jarigen 1269/10087 leden (12.58%). Daarentegen hebben wij wel 3253/6194 recreatieleden of 52.52% van het totaal van de recreatieleden bij Volley Vlaanderen. Bij het Beach gebeuren zien we toch een aanzienlijke daling van ongeveer een 14% (44 leden) van de aangeslotenen en moeten we Vlaams Brabant en Antwerpen laten voorgaan. Als we een verdeling dames/heren maken dan zien we bij de dames een totaal van 5.666/26727 leden (20.72%) en bij de heren 4443/17430 leden (25.27%). Als we kijken naar de daarjuist opgesomde cijfers zien we dat we vooral stappen vooruitzetten bij de jeugd. Vooral Start2volley, smash-volley, het jeugdsportfonds en Volley@school hebben een positief resultaat op het aantal leden dat aansluit bij de federatie. o Start2Volley en Start2beachvolley blijven een strategische doelstellingen en een beleidsfocus van de federatie. Ze worden dan ook voor het volgend jaar goed bedeeld met de nodige subsidies van uit Volley Vlaanderen. o Ook zal men blijven focussen op het aanbieden van smash Volley, welke is ondergebracht in de beleidsfocus innovatie. Het jeugdsportfonds zal verder blijven lopen en de federatie wil tegen 2020 minstens 80% van de aangesloten jeugdleden onder de 19 jaar bereiken. Dit jaar namen 171 clubs deel. Oost-Vlaanderen had hierin een aandeel van 37 clubs (22%) wat terug 5 clubs meer is dan in Hiervan behaalden 18 clubs 1 ster, 8 clubs 2 sterren, 7 clubs 3 sterren, 3 clubs 4 sterren en 1 club met 5 sterren. Aan alle clubs mijn welgemeend dank en proficiat voor jullie inzet. De federatie voorziet voor 2018 een budget van euro om te verdelen onder de clubs welke inschrijven voor De inschrijvingen zullen binnenkort weer mogelijk zijn via de website van Volley Vlaanderen. Zie ook de aankondiging op de website van Oost-Vlaanderen. Hierbij aansluitend doe ik ook een warme oproep naar de clubs om hun jeugdtrainers te stimuleren om deel te nemen aan de Start2Volley-clinics en cursussen welke regionaal gespreid zijn. Dit jaar werd er voor de eerste maal gebruikt gemaakt van de J-Licentie veel trainers hebben dan ook deze licentie aangevraagd. Tevens wil ook nog eens meegeven dat de alle opleidingen en clinics gratis zijn voor (jeugd)trainers met licentie ook deze van Start2Volley. Deze opleidingen wil ik dan ook warm aanbevelen. Statuten. Op de laatste bijzondere algemene vergadering van Volley Oost-Vlaanderen werden de nieuwe statuten voor Volley Oost-Vlaanderen goedgekeurd en zo in overeenstemming gebracht met de statuten van Volley Vlaanderen dit conform aan het beleidsplan en de code Muyters. Ik wil de clubs ook nog eens herinneren aan de wet op de privacy de zogenaamde GDPR General Data Protection Regulation in voege sedert 25 mei 2018 om zich verder in regel te stellen. Ook Volley Vlaanderen doet hier al het mogelijke om alles volgens deze wet te laten verlopen. Mensen die nog steeds info nodig hebben kunnen terecht op de website:

3 Een puntje nu dat me als voorzitter verder tegen de borst stoot is dat nog steeds een groot aantal scheidsrechterverslagen bij het bondsparket uit onze provincie komen. We weten allemaal dat het zeer moeilijk is om scheidsrechters te vinden voor onze clubs. De Bonus Malus voor het niet in orde zijn met het aantal scheidsrechters beloopt terug een euro. Respecteer de scheidsrechters a.u.b. en bij deze wil ik dan ook nogmaals vragen aan iedereen van jullie om binnen jullie club aan te dringen voor meer respect voor de scheidsrechters en officiëlen. Tevens ook de vraag om niet al te los om te springen met het competitie reglement. Of die wedstrijden nu betrekking hebben op seniorenwedstrijden of op jeugdwedstrijden doet er eigenlijk niet toe. Ik wil hier dan ook een warme oproep doen aan alle clubverantwoordelijken om eerlijk te blijven in alles wat we doen voor onze hobby : namelijk het instant houden van fairplay bij ons spelleke met de bal dat volleybal noemt. Ik wil ook alle clubs bedanken voor de positieve feedback naar aanleiding van het werken met VolleySpike op de tablets. Veel clubs zijn positief over het gebruik ervan. De opleidingen in de diverse regio s waren een groot succes. Ik hoop dan ook dat binnen de clubs de nodige aandacht wordt besteed voor de verdere opleidingen. Zoals reeds vermeld in de nieuwsbrief van de ontmoetingscommissie zal er bij de senioren vanaf de terugronde moeten gewerkt worden met de tablet en vanaf volgend seizoen ook bij de jeugd 6 tegen 6. De mensen die het ontwikkeld hebben kijken nu ook naar een vereenvoudigde versie voor het gebruik van het programma bij reserven en andere reeksen. Momenteel heb ik de vraag gesteld bij Volley Vlaanderen aan welke voorwaarden er nog tablets kunnen bij aangekocht worden. Van zodra ik hier meer nieuws over heb zal ik de clubs hieromtrent informeren. Als laatste puntje wil ik ook nog de aandacht vragen voor openstaande aanbestedingen voor het seizoen : Jeugdkampioenschappen U13 (11 en 12 mei 2019) moet binnen zijn tegen 2 december aanstaande bij Volley Vlaanderen. Nationale jeugdkampioenschappen (18 en 19 mei 2019) moet binnen zijn tegen 14 december aanstaande bij Volley Vlaanderen. Verdere info voor deze beide organisaties is terug te vinden op onze website. ½ finales Beker van Oost-Vlaanderen op 02 en 03 maart 2019 Jeugdbekerfinales en seniorenbekerfinales op 20 en 22 april 2019 Biedingen moeten binnen zijn op het secretariaat Volley Oost-Vlaanderen ten laatste op 08 januari Verdere info voor deze organisaties is ook terug te vinden op onze website. Volleyproms op vrijdag 24 mei De nodige info zal eerstdaags verschijnen op de website en de aanvraag tot inrichting moet binnen zijn ten laatste op 31 januari Voorstel budget 2019 Het budget voor 2019 wordt overlopen en toegelicht door Dhr Wilfried Van Droogenbroeck Er worden geen vragen gesteld door de clubs. Het budget wordt unaniem goedgekeurd.

4 4. Varia en vragen Volleyspike: - Er zijn clubs die problemen hebben ondervonden, dit blijkt vooral te zijn op het moment dat een geheugenkaart wordt gebruikt. Blijkbaar kan dit ook worden verholpen als backup wordt uitgeschakeld. - Codes deelnemerslijsten: deze moeten niet meer vermeld worden bij het markeren met Volleyspike - Als er getest wordt met wedstrijden bij Volleyspike, gelieve er dan voor te zorgen dat de wedstrijd het weekend zelf wordt geupload. Nu worden deze soms later door de clubs geupload. Indien dit later gebeurd, worden uitslagen die al zijn goedgekeurd door de verantwoordelijke ontmoetingen, overschreven. Dan moeten die weer opnieuw goedgekeurd worden. - Er zal nog altijd een vereenvoudigd reservenblad moeten worden ingevuld. Dit moet nog opgestuurd worden. - Er wordt ook gewerkt aan een vereenvoudigde versie voor reserven en ook voor U13-U11. - Worden er nog extra opleidingssessies gegeven? - Bij bekerwedstrijden moeten alle spelers handmatig worden ingegeven. Volgend seizoen zal gewerkt worden met bekerlijsten. - Wordt er een procedure opgesteld wat er moet gebeuren als de tablet uitvalt? Versturen wedstrijdbladen - In januari gaan te posttarieven omhoog, toch wordt er gevraagd om prior zegels te blijven gebruiken. - Dhr Gilbert Moorthamer vraagt om op de omslag ook zeker een afzender te zetten, een adres is voldoende, het hoeft niet de naam van een persoon te zijn. Indien de brief onvoldoende gefrankeerd is, wordt die terug naar de afzender gestuurd, anders moet Dhr Moorthamer een ganse procedure doorlopen om toch aan de omslag te geraken.het blijft voor clubs moeilijk om voor het tweede deel van de competitie de zaal in optie te nemen. Hierdoor is het moeilijk om het tweede deel van de competitie op 2 à 3 weken geregeld te krijgen. Bekerweekend janauri - Dit bekerweekend valt samen met IPJOT waardoor er problemen zullen zijn om sommige wedstrijden gepland te krijgen. Kan er voor gezorgd worden dat het bekerweekend niet meer samenvalt met IPJOT, - De trainers moeten tegen zondagavond 2 december hun selecties bekendmaken. Stijn Van Kerkchove zal een mail sturen naar de clubs om deze selecties kenbaar te maken. Zo weten clubs of ze al dan niet een wedstrijd moeten verplaatsen. - De bekerwedstrijden mogen eventueel naar het weekend van 9 februari verplaatst worden, let op: enkel spelen op zaterdag, zondag zijn er de finales van de beker van België. Voor de MU17-MU15-MU13 moeten de wedstrijden echter ten laatste in het weekend van januari gespeeld worden, omdat die nog een extra bekerronde hebben in het weekend van 9 februari. Nieuwsbrieven - Er worden nu nieuwsbrieven van de PSC naar de scheidsrechters gestuurd. Deze worden ook op de website gezet. - Is het mogelijk om de clubs te verwittigen dat er een recente Nieuwsbrief is geplaatst op de site? Deelnemerslijsten jeugd - Blijkbaar zijn er problemen om de rugnummers bij de jeugdspelers in te geven. - Allereerst moeten ze in een bepaalde ploeg worden ingedeeld, wil men rugnummers kunnen toekennen. Dan zouden ze moeten verschijnen. Dit wordt nog verder nagegaan of dit klopt. Reservenwedstrijden

5 Er gaat een gerucht dat de voorwedstrijden zouden worden afgeschaft. Deze verandering zal er ten vroegste komen in het seizoen Slotwoord door de Voorzitter De voorzitter dankt iedereen voor de aanwezigheid en wenst hen een behouden thuiskomst. Verslaggever, Nadine Strobbe