Procedure Sanctieregelgeving BPL Pensioen. Versie: 1 juli 2017

Transcriptie

1 Procedure Sanctieregelgeving BPL Pensioen Versie: 1 juli 2017

2 Inhoudsopgave I Algemeen.3 II De interne organisatie en contractbeheer... 3 III Pensioenbeheer... 4 IV Vermogensbeheer... 4 V Register.5 VI Rapportage... 6 VII Slotbepaling... 6

3 I Algemeen Pensioenfondsen zijn wettelijk verplicht om maatregelen te treffen om de Sanctiewet na te leven. Het niet naleven betekent een economisch delict. Onderhavige regeling beschrijft de procedure die Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Landbouw (BPL Pensioen) volgt om aan de verplichtingen te voldoen die volgen uit de Sanctiewet en aanverwante regelgeving. Deze wet- en regelgeving heeft kort gezegd tot doel, het voorkomen dat: financiële diensten en transacties gebruikt worden voor de financiering van terrorisme; handel wordt gedreven (bijvoorbeeld door middel van beleggingen) met organisaties, entiteiten of landen die het internationaal recht of de mensenrechten schenden. II De interne organisatie en contractbeheer BPL Pensioen heeft diverse maatregelen getroffen om de naleving van de Sanctiewet- en regelgeving binnen de eigen organisatie te borgen: Als overkoepelend instrument geldt de systematische integritetisrisicoanalyse (SIRA). De SIRA vindt jaarlijks plaats en behandelt ook de risico s en maatregelen die er zijn in het kader van de Sanctiewet- en regelgeving. Zo wordt er jaarlijks geëvalueerd of de aanwezige maatregelen (nog) passen bij de risicohouding van BPL Pensioen. Wanneer het bestuur van mening is dat de bestaande maatregelen niet toereikend zijn, worden aanvullende maatregelen geformuleerd. Een ieder die een integriteitsgevoelige functie bekleedt binnen BPL Pensioen wordt voorafgaand aan het uitoefenen van de functie gescreend aan de NL en EU sanctielijsten. Onder een integriteitsgevoelige functie vallen in ieder geval de verbonden personen zoals omschreven in de gedragscode van BPL Pensioen. Bij uitbreiding van de NL en EU sanctielijsten vindt er een controle plaats. Deze controle wordt uitgevoerd door de compliance officer. Wanneer blijkt dat een (kandidaat) verbonden persoon voorkomt op één van de sanctielijsten betekent dit dat de desbetreffende persoon geen functie binnen BPL Pensioen bekleden kan. Een dergelijk voorval wordt door middel van de incidentenregeling afgehandeld. In de contracten met de uitbestedingsrelaties is vastgelegd dat zij verplicht zijn de Sanctiewet- en regelgeving na te leven. BPL Pensioen draagt er zorg voor dat deze verplichting voldoende concreet in de overeenkomst is opgenomen. 1 Ook dienen de contracten duidelijk te zijn over de gevolgen voor de samenwerking wanneer de uitbestedingsrelatie de verplichtingen uit de Sanctiewet- en regelgeving niet volledig en correct toepast. De compliance officer controleert periodiek of de contracten in dit opzicht voldoen en levert waar nodig tijdig suggesties ter verbetering aan. Training en bewustwording. Sanctiewet- en regelgeving wordt meegenomen in het trainingsen opleidingsprogramma voor verbonden personen. Het onderwerp komt verder ook aan bod in het periodieke risicodasboard, de jaarlijkse compliancerapportage of wanneer daar aanleiding toe is. 1 Voor bestaande contracten die bij inwerkingtreding van deze procedure de Sanctiewet- en regelgeving niet concreet benoemen, wordt aanpassing geagendeerd voor de eerstvolgende evaluatie/contractbesprekingen. Pagina 3 van 6

4 III Pensioenbeheer BPL Pensioen heeft haar pensioenadministratie uitbesteed aan TKP. Het is mogelijk dat een deelnemer van het fonds getroffen wordt door een sanctie. Inzicht in en controle van de wijze waarop TKP de deelnemersadministratie in het kader van de Sanctiewet- en regelgeving beheerst is daarom van essentieel belang. BPL Pensioen verwacht van TKP dat zij een adequate interne procedure heeft over dit onderwerp. In de dienstverleningsovereenkomst (DVO) worden hierover afspraken gemaakt en een normenkader geschetst. Het normenkader behelst de volgende onderwerpen: Periodieke screening van het gehele deelnemersbestand aan de NL en EU-sanctielijst; Mitigerende maatregelen voor de situatie van afkoop of individuele overdracht zodat niet aan gesanctioneerde personen/organisaties pensioengelden worden overgedragen; Zicht op uitbreiding van de NL en EU sanctielijst en toets van de uitbreiding aan het deelnemersbestand; Directe melding van een hit aan BPL Pensioen; Directe bevriezing van de tegoeden in het geval van een hit ; Het verzorgen van de melding aan DNB na afstemming met BPL Pensioen; TKP wordt verzocht om jaarlijks een overzicht te verschaffen van de eventuele hits met daarbij informatie over de aanspraak en het saldo van de bevroren middelen per hit. De compliance officer van BPL Pensioen controleert jaarlijks of het beleid van TKP aan bovengenoemde voorwaarden voldoet en maakt melding van eventueel geconstateerde gebreken aan het bestuur van BPL Pensioen. BPL Pensioen voert periodiek een audit uit op de control environment van TKP. Bij voorkeur door het uitvoeren van een steekproef op de deelnemersadministratie met namen uit de NL en EU sanctielijsten. Van deze audit wordt een rapport opgesteld welke wordt besproken in het bestuur van BPL Pensioen. Ook aan de raad van toezicht wordt dit rapport ter beschikking gesteld. IV Vermogensbeheer Screening van beleggingen is een punt van aandacht voor de naleving van de Sanctiewet- en regelgeving. Voorkomen moet worden dat BPL Pensioen belegt in instrumenten die doorbeleggen in gesanctioneerde entiteiten, entiteiten waarvan gesanctioneerde individuen UBO (eigenaar) zijn of entiteiten die gesanctioneerde activiteiten verrichten. BPL Pensioen draagt er zorg voor dat binnen haar beleggingsbeleid aandacht is voor risico s die voortvloeien uit de Sanctiewet- en regelgeving. Het landenbeleid en de uitsluitingslijst zijn op de Sanctiewet- en regelgeving gebaseerd. Pagina 4 van 6

5 BPL Pensioen heeft vermogensbeheer uitbesteed aan SAREF en AIM. BPL Pensioen verwacht van deze partijen dat zij een adequate interne procedure hebben over dit onderwerp waarin de volgende onderwerpen aan bod komen: Zo veel mogelijk pre-trade screening van de beleggingen; Onderzoek door AIM/SAREF naar de maatregelen die een door hen geselecteerde externe beheerder heeft getroffen om te voldoen aan de Sanctiewet- en regelgeving door de vermogensbeheerder; Monitoring door AIM/SAREF van de externe beheerder op dit onderwerp; Deugdelijke procedure over het identificeren van ondernemingen, activiteiten en UBO s; Overtredingen dienen onverwijld aan BPL Pensioen gemeld te worden. Jaarlijkse rapportage over de naleving van de Sanctiewet- en regelgeving door AIM en SAREF. BPL Pensioen borgt dat bovenstaand normenkader wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomsten (DVO) met genoemde partijen; De compliance officer van BPL Pensioen controleert periodiek of het beleid van AIM en SAREF aan bovengenoemde voorwaarden voldoet en maakt melding van eventueel geconstateerde gebreken aan het bestuur van BPL Pensioen. Ook het monitoren van de wijze waarop de vermogensbeheerders uitvoering geven aan de verplichtingen uit de Sanctiewet- en regelgeving is een taak van de compliance officer. Zij kan zich bij onderzoek laten bijstaan door de risicomanager of internal auditor van BPL Pensioen. Van de bevindingen wordt een verslag gemaakt voor het bestuur van BPL Pensioen. Dit verslag wordt ook gedeeld met de raad van toezicht. V Register Meldingen die door de pensioenbeheerder of vermogensbeheerders in het kader van de Sanctieweten regelgeving aan BPL Pensioen worden gedaan, worden door de compliance officer geregistreerd in het Register Sanctiewet. Ook eventuele interne meldingen worden hierin geregistreerd. In de registratie worden in ieder geval de volgende gegevens opgenomen: naam van de meldende organisatie; feiten en omstandigheden van de melding; datum waarop de hit is ontdekt of de overtreding heeft plaatsgevonden; datum van de melding; naam en functie van degene(n) die betrokken is (zijn) bij de melding; geconstateerde of te verwachten (schadelijke) gevolgen; maatregelen die naar aanleiding van de melding zijn of zullen worden genomen; gegevens over een eventuele melding aan de toezichthouder; De compliance officer stelt een dossier samen van de melding. De bewaartermijn wordt gesteld op 7 jaar nadat de sanctie waar de melding betrekking op heeft is opgeheven. Pagina 5 van 6

6 VI Rapportage De compliance officer brengt in de jaarlijkse compliancerapportage aan het bestuur en de raad van toezicht verslag uit over de in het betreffende kalenderjaar voorgevallen meldingen in het kader van de naleving Sanctiewet- en regelgeving. VII Slotbepaling Deze regeling is te raadplegen op de website van BPL Pensioen en daarnaast (digitaal) beschikbaar voor alle verbonden personen zoals bedoeld in de Gedragscode BPL Pensioen. Zij zijn bekend met de inhoud van deze regeling en op de implementatie van de procedure wordt toegezien door de compliance officer. De compliance officer ziet erop toe dat de uitbestedingsrelaties op de hoogte zijn van deze regeling. Deze regeling zal door de compliance officer periodiek worden beoordeeld op actualiteit en zo nodig worden aangepast. Pagina 6 van 6