EUROPESE COMMISSIE DG COMMUNICATIE. Vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland BIJLAGE I ACTIEPLAN

Transcriptie

1 EUROPESE COMMISSIE DG COMMUNICATIE Vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Nederland BIJLAGE I ACTIEPLAN PARTNERSCHAPSKADEROVEREENKOMST NUMMER [ ] 1. Missie en algemene doelstellingen De Europe Direct-informatiecentra ("EDIC s") dragen bij tot de communicatieactiviteiten van de Europese Commissie over de Europese Unie (EU) teneinde een interactie te bewerkstelligen met het grote publiek op lokaal en regionaal niveau. De outreach-activiteiten van de EDIC's hebben tot doel het publiek bij Europese onderwerpen te betrekken door een duurzame netwerkomgeving op te bouwen. De centra ondersteunen en vormen een aanvulling op de communicatieactiviteiten van de Vertegenwoordigingen van de Europese Commissie, de Voorlichtingsbureaus van het Europees Parlement ("EPIO's") en andere EU-instellingen en -organen op lokaal en/of regionaal niveau. Voorts werken ze samen met andere informatie- en steunnetwerken van de EU. De centra spitsen zich toe op basisinformatie en beleidsmaatregelen van de EU die het grote publiek rechtstreeks aangaan, met name diegenen met algemene informatiebehoeften. Daarnaast organiseren de EDIC's evenementen en gebruiken ze verschillende communicatiemiddelen om het grote publiek op lokaal en regionaal niveau te bereiken, zowel rechtstreeks als door middel van relevante multipliers en belanghebbenden. Voorts ondersteunen ze actief Dialogen met de Burgers 1 in nauwe samenwerking met de vertegenwoordiging van de Europese Commissie. De EDIC's zijn in contact met lokale en/of regionale media en geven feedback over de meningen en reacties van het grote publiek met betrekking tot EUaangelegenheden. De Europese Commissie beheert het netwerk van de Europe Directinformatiecentra. 1 Dialogen van leden of hogere ambtenaren van de Europese Commissie waarin de leden van het publiek hun mening kunnen delen over EU-onderwerpen

2 2. Outreach-communicatiestrategie en -plan driejarige outreach-communicatiestrategie In uw strategie moet u uw algemeen concept uiteenzetten met betrekking tot de manier waarop u uw centrum zult exploiteren 2 over een periode van drie jaar. U dient dit concept toe te lichten door een beschrijving te geven van de activiteiten die u elk jaar zult verrichten. Uw concept dient volledig aan te sluiten bij de missie en de doelstellingen voor de Europe Direct-informatiecentra (zie punt 2.1). Voorts dient uw strategie de Smart 3 -doelstellingen en de volgende elementen te omvatten: 1. een onderbouwde analyse van de EU-informatiebehoeften op regionaal en lokaal niveau in het gebied dat u wenst te bedienen; 2. de doelgroepen waarop u zich zult richten (met inbegrip van multipliers en moeilijk te bereiken groepen) en de specifieke communicatieactiviteiten om hen te bereiken; 3. de belangrijkste mediakanalen voor rechtstreekse en onlinecommunicatie (pers, TV, radio, sociale media) die u zult gebruiken en de onderwerpen die u wenst te behandelen (b.v. EDIC-activiteiten, lokale invalshoeken betreffende EUvraagstukken en beleidsnieuws); 4. bijzonderheden over de samenwerking, complementariteit en synergie van het EDIC met de andere activiteiten van de EDIC-gastpartner en met andere nationale/regionale EU-netwerken en belanghebbenden; 5. bijzonderheden over hoe u de zichtbaarheid en de outreach van de EDIC in de regio wilt verbeteren. Jaarlijks communicatieplan U dient een jaarlijks communicatieplan in te dienen dat volledig aansluit bij de outreach-communicatiestrategie van het centrum (zie punt 2.2.1). Uw plan dient de jaarlijkse specifieke doelstellingen en de specifieke kernthema s aan te geven. Dergelijke thema s moeten in overeenstemming zijn met de communicatieprioriteiten van de vertegenwoordiging van de Europese Commissie en het Voorlichtingsbureau van het Europees Parlement. Het jaarlijks communicatieplan moet een beschrijving van de verschillende communicatie-elementen omvatten. Hoewel deze plannen de "kerncommunicatieactiviteiten" en "evenement(en)" omvatten die alle centra zullen verrichten, heeft u meer flexibiliteit om de andere elementen van het jaarlijks communicatieplan te bepalen. Gezien het toegenomen belang van de interactie met het grote publiek zullen evenementen een centrale rol spelen. Hierdoor dient u de "organisatie van 2 De naam dient de volgende elementen te omvatten: "Europe Direct-informatiecentrum [stad/regio/gebied ]".. 3 Smart staat voor "specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden". 2

3 evenementen" zo vaak als nodig is te kiezen om de outreach-doelstellingen van het centrum te behalen, zonder het maximale subsidiebedrag te overschrijden. De verschillende elementen van het jaarlijks communicatieplan kunnen op verschillende manieren worden gebundeld zolang het maximale subsidiebedrag niet is bereikt Elementen van het jaarlijks communicatieplan Het jaarlijks communicatieplan omvat de volgende elementen met een wisselende mate aan flexibiliteit en elk ervan gekoppeld aan een specifiek vast bedrag: Verplicht: "Kerncommunicatieactiviteiten" (wordt slechts eenmaal gekozen) "Evenement(en)" "Organisatie van evenementen" (wordt zo vaak als nodig is gekozen zonder het maximale subsidiebedrag te overschrijden) Facultatief, wordt zo vaak als nodig gekozen: o "Deelname aan evenement(en)" Facultatief, wordt slechts eenmaal gekozen: "Communicatieproducten" o "Publicaties" o "Communicatie-ondersteunend materiaal" o "Audiovisueel en ander elektronisch materiaal" o "Elektronische nieuwsbrief" "Inloopcentrum" De schaal van de activiteiten in het kader van de gekozen elementen dient in verhouding te staan tot het subsidiebedrag Kerncommunicatieactiviteiten (verplicht) In uw jaarlijks communicatieplan moet u toelichten hoe u de "Kerncommunicatieactiviteiten" zult uitvoeren, waaronder: een specifieke telefoonlijn en een specifiek adres beheren; antwoorden op individuele verzoeken om bijeenkomsten; 3

4 vragen beantwoorden of mensen doorverwijzen naar de betreffende EUnetwerken of het Europe Direct-contactcentrum 4 ; samenwerking met de vertegenwoordiging van de Europese Commissie en het voorlichtingsbureau van het Europees Parlement in Nederland; actieve samenwerking met andere Europe Direct-informatiecentra op nationaal en/of grensoverschrijdend niveau en met andere EU-netwerken; de verspreiding van EU-publicaties/-informatie/-videoclips/-boodschappen; contacten leggen en regelmatig onderhouden met lokale en regionale media, waaronder de publicatie van artikelen en bijdragen aan radio- of televisieuitzendingen; consistente interactie met het grote publiek via de sociale media; een bijgewerkte website (of webpagina) beheren waarop de activiteiten van het centrum worden bekendgemaakt en die aan een lokaal en/of regionaal publiek aangepaste relevante, objectieve informatie over EU-thema's aanbiedt; deelnemen aan coördinatie-/trainingsbijeenkomsten die worden georganiseerd door de vertegenwoordiging van de Europese Commissie en het hoofdkantoor van de Commissie in Brussel, met actieve betrokkenheid van het Europees Parlement 5 ; een door de Europese Commissie verstrekt onderzoek over de mate van tevredenheid bij de gebruikers uitvoeren om de activiteiten van het centrum te beoordelen (evenementen en, indien relevant, andere activiteiten); maandelijkse informatieve feedback verschaffen over de EDIC-activiteiten, de voornaamste interessegebieden van het publiek en de lokale en/of regionale verslaggeving in de media, en ook over actuele onderwerpen in antwoord op verzoeken ontvangen via het door de Europese Commissie verstrekte onlineinstrument Evenementen U kunt deze zo vaak als nodig selecteren om ervoor te zorgen dat het centrum zijn outreach-doelstellingen haalt, zonder het maximale subsidiebedrag te overschrijden. "Organisatie van evenement(en)" (verplicht) omvat de organisatie van een evenement of een reeks evenementen. In uw jaarlijks communicatieplan moet u ten minste een beschrijving van de volgende elementen geven: 1. de doelgroep, met inbegrip van de communicatiebehoeften; 2. een volledig mediaplan dat televisie, de gedrukte pers, de radio, en online- en sociale media omvat, afhankelijk van het soort evenement(en); 3. het soort, de boodschap en de inhoud van het evenement, waaronder de agenda, de datum en de locatie; Alle reis- en huisvestingskosten met betrekking tot de trainingen in het hoofdkantoor van de Commissie worden vergoed. De Europese Commissie vergoedt enkel de huisvestingskosten voor de jaarlijkse algemene vergaderingen in één van de EU-landen, De Europese Commissie verwacht dat zij maximaal drie jaarlijkse algemene vergaderingen zal organiseren gedurende de levenscyclus van het netwerk. 4

5 4. het verwachte resultaat / de invloed op de doelgroep. "Deelname aan evenement(en)" (facultatief) omvat de actieve deelname middels een stand of een presentatie op door derden georganiseerde evenementen. In uw jaarlijks communicatieplan moet u ten minste een beschrijving van de volgende elementen geven: 1. een beschrijving van het evenement en waarom het centrum deelneemt; 2. de doelgroep van het evenement en de positie van deze doelgroep in de communicatiestrategie van het centrum, met inbegrip van zijn communicatiebehoeften; 3. vermeldingen in de media: sociale media, online en TV, de gedrukte pers en/of de radio, indien relevant; 4. de boodschap en inhoud van de presentatie van het centrum op het evenement; 5. het verwachte resultaat / de invloed op de doelgroep Communicatieproducten (facultatief) De inhoud van deze producten moet het bestaande door EU-instellingen geproduceerde materiaal aanvullen. "Publicaties" omvatten gedrukte publicaties en/of leermiddelen die door het centrum zelf zijn opgesteld, of print-outs van de EU Bookshop 6 -website. In uw jaarlijks communicatieplan moet u ten minste een beschrijving geven van: 1. de doelgroep, met inbegrip van de communicatiebehoeften; 2. het soort, de boodschap en de inhoud van de publicaties; 3. distributiekanalen en de hoeveelheid; 4. het verwachte resultaat / de invloed op de doelgroep. "Communicatie-ondersteunend materiaal" omvat promotiemateriaal, infografieken, brochures, enz. In uw jaarlijks communicatieplan moet u ten minste een beschrijving van de volgende elementen geven: 1. de doelgroep, met inbegrip van de communicatiebehoeften; 2. een beschrijving van het materiaal; 3. distributiekanalen en de hoeveelheid; 4. het verwachte resultaat / de invloed op de doelgroep

6 "Audiovisueel en ander elektronisch materiaal" omvat de eigen producten van het centrum. In uw jaarlijks communicatieplan moet u ten minste een beschrijving van de volgende elementen geven: 1. de doelgroep, met inbegrip van de communicatiebehoeften; 2. de boodschap en inhoud van de materialen, met inbegrip van de voorlopige tekst; 3. distributiekanalen; 4. het verwachte resultaat / de invloed op de doelgroep. De "elektronische nieuwsbrief" over door het centrum ontwikkelde producten; ze moeten via geschikte communicatiekanalen worden verspreid (bv. verzendingslijsten, sociale media, enz.). In uw jaarlijks communicatieplan moet u op zijn minst een beschrijving van de volgende elementen geven: 1. de doelgroep, met inbegrip van de communicatiebehoeften; 2. de boodschap, inhoud en verschijningsfrequentie; 3. distributiekanalen; 4. het verwachte resultaat / de invloed op de doelgroep "Inloopcentrum" (facultatief) De ligging van een "inloopcentrum" dient een duidelijke toegevoegde waarde te hebben. U moet aantonen dat het inloopcentrum: zich op een prominente plaats bevindt waar het een groot aantal bezoekers kan aantrekken. Het "inloopcentrum" moet: de openingstijden en het centrumpersoneel duidelijk aangeven; gemakkelijk bereikbaar zijn voor het publiek; zeer goed zichtbaar zijn, met een gepaste bewegwijzering een ruimte hebben om bezoekers te ontvangen en materiaal met betrekking tot de EU tentoon te stellen. 3. Onafhankelijkheidsclausule Hoewel de centra nauw samenwerken met de Vertegenwoordiging van de Europese Commissie en het Voorlichtingsbureau van het Europees Parlement, zijn ze onafhankelijk en spreken ze niet namens de Europese Commissie en/of het Europees Parlement. De centra moeten echter te allen tijde waarborgen dat ze de EU-positie zo nauwkeurig mogelijk overbrengen en dat ze op een neutrale, feitelijk juiste en 6

7 onpartijdige manier communiceren Voorts moeten ze aan hun publiek de rol van de Europe Direct informatiecentra toelichten. 4. Verbintenis van de partners De partners die zijn gekozen om de communicatieactiviteiten van een Europe Directinformatiecentrum uit te voeren, verbinden zich ertoe om: erop toe te zien dat het centrum volledig voldoet aan de missie en zijn jaarlijks communicatieplan uitvoert, overeenkomstig de richtsnoeren van de vertegenwoordiging van de Europese Commissie; erop toe te zien dat het centrum neutrale, nauwkeurige en feitelijk juiste informatie over de EU verstrekt en niet gebruikt wordt of beschouwd wordt als gebruikt voor doeleinden die met de missie en doelstellingen van het centrum niet in overeenstemming zijn; ervoor te zorgen dat het centrum medewerkers heeft met de in punt 8.2 van deze oproep tot het indienen van voorstellen uiteengezette selectiecriteria betreffende vaardigheden en kwalificaties; de samenwerking van het centrum met andere Europe Direct-informatiecentra en andere relevante netwerken en belanghebbenden te ondersteunen; de naam, het logo en andere door de Europese Commissie verstrekte vormen van identificatie van "Europe Direct" te gebruiken en dat stelselmatig te doen voor alle activiteiten en op alle producten; de vertegenwoordiging van de Europese Commissie zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van problemen bij de uitvoering van het jaarlijks communicatieplan; alle activiteiten van het centrum uit te voeren zonder kosten voor de gebruikers; ervoor te zorgen dat de activiteiten van het centrum vlot worden uitgevoerd vanaf de eerste maand van elk jaar, voor ogen houdend dat 70 % van de voorfinanciering van de subsidie betaald wordt in de loop van het eerste kwartaal van dat jaar en gevolgd wordt door een eindbetaling in het daarop volgende jaar; de Europese Commissie toegang te bieden tot hun gebouwen. 5. Verbintenissen van de Commissie Door de kaderovereenkomst te ondertekenen, verbindt de Commissie zich ertoe: De efficiëntie van het EDIC te beoordelen en de nodige follow-up te verstrekken. Informatiemateriaal en communicatieproducten aan EDIC ter beschikking te stellen en te zorgen voor scholing over algemene en specifieke EU-onderwerpen, mogelijkheden tot netwerkvorming en coördinatieplatforms, binnen de grenzen van de beschikbare middelen. Te zorgen voor de nodige monitoring van en toezicht op de activiteiten van de partner. 7

8 6. Vaste bedragen De subsidie voor het jaarlijks communicatieplan heeft de vorm van een vast bedrag dat de in aanmerking komende kosten van de actie omvat. Het jaarlijkse totaalbedrag van het vaste bedrag loopt van EUR tot EUR 7. Elk element van het jaarlijks communicatieplan is aan een specifiek vast bedrag gekoppeld, zoals weergegeven in de onderstaande tabel. De vaste bedragen kunnen niet worden gewijzigd. Elementen van het jaarlijks communicatieplan "KERNCOMMUNICATIE ACTIVITEITEN" "EVENEMENTEN" "COMMUNICATIEPRO DUCTEN" "Kerncommunicat ieactiviteiten" "Organisatie van evenement(en)" "Deelname aan evenement(en)" Verplicht/ facultatief Verplicht Frequentie Eenmalig Verplicht Meer dan eens Facultatief Meer dan eens Vaste bedragen (in EUR) 100 % "Publicaties" Facultatief Eenmalig 1500 "Communicatie ondersteunend materiaal" "Audiovisueel en ander elektronisch materiaal" "Elektronische nieuwsbrief" Facultatief Facultatief Facultatief Eenmalig Eenmalig Eenmalig "INLOOPCENTRUM" "Inloopcentrum" Facultatief Eenmalig Het totale subsidiebedrag wordt berekend door het vaste bedrag voor ieder aanvullend element van het jaarlijks communicatieplan op te tellen bij het vaste bedrag voor de "kerncommunicatieactiviteiten". U kunt "organisatie van evenementen" en "deelname aan evenementen" meerdere keren kiezen tot het maximumbedrag van de subsidie. "Andere elementen" van het jaarlijks communicatieplan kunt u slechts eenmaal kiezen. U moet de verschillende elementen bundelen zodat het totale subsidiebedrag tussen EUR en EUR ligt. 7 Overeenkomstig: Commission/RAO decision authorising the use of lump sums. 8

9 Het gevraagde bedrag moet gebaseerd zijn op de hierboven beschreven regels, waarbij rekening wordt gehouden met het minimum- en maximumbedrag van de subsidie, en moet in overeenstemming met het jaarlijks communicatieplan zijn. Hoewel het bedrag voor elk element vast ligt (bv. u kunt niet om de helft van een vast bedrag vragen), is enige flexibiliteit in de loop van het jaar toegestaan. Bijvoorbeeld, u kunt één element vervangen door een ander op voorwaarde dat: - u erop toeziet dat het overeenstemt met het jaarlijks communicatieplan; - de vertegenwoordiging van de Europese Commissie haar voorafgaande toestemming heeft verleend; en - het definitieve subsidiebedrag het in de specifieke subsidieovereenkomst vastgestelde maximumbedrag van de subsidie niet overschrijdt. Als een element van het jaarlijks communicatieplan wordt vervangen door een ander element en als het is gekoppeld aan: o een hoger vast bedrag, worden geen aanvullende middelen toegekend; o een lager vast bedrag, zal het definitieve subsidiebedrag dienovereenkomstig worden verlaagd. De subsidie zal volledig worden betaald mits het jaarlijks communicatieplan naar behoren wordt uitgevoerd. Als één van de elementen van het jaarlijks communicatieplan niet naar behoren wordt uitgevoerd, zal het subsidiebedrag verhoudingsgewijs worden verlaagd. In een dergelijk geval zal de begunstigde verplicht zijn om te schatten in hoeverre een bepaald element van het jaarlijks communicatieplan is uitgevoerd bij het indienen van een verzoek om betaling van het saldo (zie bijlage V bij de partnerschapskaderovereenkomst). Uiterlijk vóór het saldo wordt betaald, wordt nagegaan of aan de bovenstaande voorwaarden voor de betaling van het vaste bedrag is voldaan. Voorts kunnen, nadat het saldo is betaald, verificaties, controles en audits plaatsvinden om na te gaan of aan de voorwaarden is voldaan. De begunstigde kan worden verzocht te bewijzen dat hij of zij het jaarlijks communicatieplan naar behoren heeft uitgevoerd. De begunstigde kan niet worden verzocht een verslag over de tijdens de uitvoering van de actie werkelijk gemaakte kosten in te dienen. De bedragen van de vaste bedragen worden in ex-post controles niet in twijfel getrokken. Dit laat de mogelijkheid onverlet om de subsidie te verlagen zoals hierboven beschreven. De betaling van de subsidie laat onverlet het recht van toegang tot de wettelijk voorgeschreven boekhouding van de begunstigden om: deze te beoordelen met het oog op toekomstige subsidies; of de financiële belangen van de EU te beschermen, bv. om fraude, onregelmatigheden of de niet-nakoming van verplichtingen op te sporen. 9

10 7. Terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten Overeenkomstig de partnerschapskaderovereenkomst kunnen subsidies worden toegekend in de vorm van de terugbetaling van in aanmerking komende werkelijk gemaakte kosten. De mogelijkheid om werkelijk gemaakte kosten terug te betalen kan alleen gebruikt worden voor ad hoc communicatieactiviteiten. Voor dit soort subsidies zal een maximum medefinancieringspercentage worden toegepast op de subsidiabele kosten die de begunstigde en, in voorkomend geval, zijn gelieerde entiteiten werkelijk hebben gemaakt en gedeclareerd. Nadere bijzonderheden, waaronder het percentage van medefinanciering en de in aanmerking komende kosten, zullen in voortkomend geval in de uitnodiging tot het indienen van voorstellen worden vastgelegd. 8. Door de partner ingediend voorstel De door [the Partner] ingediende aanvraag in antwoord op de oproep tot het indienen van voorstellen [number] maakt integraal deel uit van dit actieplan. 10