ARCHIVERING DOE JE ZO!

Transcriptie

1 ARCHIVERING DOE JE ZO! De hoeveelheid s bij het Rijk groeit maar door. Het aantal groeit zelfs explosief, want we en met z n allen heel erg veel en het gebruik van is niet meer weg te denken in ons werk. Maar daarnaast neemt de vraag naar de juiste informatie en transparantie, vanuit de overheid zelf en de maatschappij, ook toe. Om die ontwikkelingen op een goede manier met elkaar te verbinden, wil het project archivering - onderdeel van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, oftewel: RDDI - bij het Rijk een aantal producten aanreiken om dit te kunnen realiseren. De basis voor de werkwijze is de Handreiking bewaarbeleid s Rijksoverheid, versie 1.0. Deze is te vinden op de website van RDDI. Ons aanbod In deze folder vind je de belangrijkste producten van het project archivering met daarbij een korte toelichting. Een deel daarvan is gereed en andere producten zijn nog in ontwikkeling. Daarnaast kunnen we faciliteren in kennisdeling en advies. Denk hierbij aan het beschikbaar stellen van informatie omtrent de aanpak, het organiseren van klankbordgroepen en Meet ups, maar ook adviezen in het kader van bijvoorbeeld AVG, DUTO en Hotspots in samenwerking met het Nationaal Archief. De volledige lijst van producten is te vinden op de RDDI website.

2 Producten Functioneel/ technisch ontwerp van IT-voorziening door ICT-leverancier SSC-ICT ontwikkelt in opdracht van RDDI het functioneel en technisch ontwerp van de IT-voorziening voor het project archivering. Het technisch ontwerp is gebaseerd op de bestaande omgeving van SSC-ICT. De klanten van SSC-ICT worden door hen uitgenodigd zodra de eerste stappen richting de ontwerpfase kunnen worden gezet. Als het functioneel en technisch ontwerp gereed is, is deze bij RDDI op te vragen voor de rijksorganisaties die niet SSC-ICT als leverancier hebben. De betreffende leverancier kan het ontwerp van SSC-ICT dan gebruiken als uitgangspunt voor zijn eigen ontwerp. We houden je via de nieuwsbrief van RDDI op de hoogte over het ontwerp van de IT-voorziening.

3 Producten door Projectteam archivering Model Regeling onderzoek in s en/of bestanden Het inrichten en intern stroomlijnen van de procedure voor onderzoek in s en/of bestanden I-professionals, WOB-functionaris, stakeholders Protocol waarin staat omschreven hoe de bevoegdheden met betrekking tot de toegang tot informatie zijn vast gesteld, aan te passen door de implementerende organisatie. Zie: Model selectielijst archivering Rijksorganisaties hebben een instrument om de wettelijke basis te leggen voor de selectie en vernietiging van conform de handreiking I-professionals en adviseurs Generiek model met standaardopties voor aanvullingen met standaardteksten over de gevolgde procedure bij de waar dering en de selectie van .

4 Generiek projectplan implementatie archivering Vergemakkelijken van het schrijven van een passend, compleet eigen projectplan door een rijksorganisatie Projectleiders, adviseurs Een handreiking met een format om de projectmotivatie, de activiteiten, de organisatie, de planning en de benodigde uren en budget in vast te leggen. Daarnaast worden afspraken omtrent de faciliterende rol vanuit het programma RDDI helder vastgelegd. Generiek communicatieplan Vergemakkelijken van het schrijven van een passend, compleet eigen communicatieplan door een rijksorganisatie Projectleiders, communicatieadviseurs Het communicatieplan is generiek en geeft een overzicht van de mogelijke stakeholders, boodschappen en langs welke weg en met welke planning dit kan gebeuren.

5 Factsheet: die voor bewaring in aanmerking komt Eenduidig inhoud geven aan het uitgangspunt dat medewerkers in de eerste 10 weken geacht worden bepaalde s uit te sluiten van archivering. Te gebruiken voor instructie, maar ook voor eventueel schonen achteraf Medewerkers en I-professionals Een systematische opsomming van categorieën nietarchief waardige met voorbeelden. Met definities van onder andere privé-mail, niet-functionele mail, en politieke mail. Handleiding aanwijzing en beheer sleutelfunctionarissen Rijksorganisaties kunnen invulling geven aan wat in de selectielijst is vastgesteld over de selectie van sleutelfunctionarissen I-professionals (managers en adviseurs) Uitleg hoe een rijksorganisatie (aanvullende) sleutelfuncties kan identificeren, welke contextinformatie over sleutelfunctionarissen geregistreerd moet worden en hoe om te gaan met mutaties in het bestand sleutelfunctionarissen.

6 FAQ AVG rechten De juridisch onderbouwde antwoorden op veel gestelde vragen omtrent AVG- rechten in relatie tot archivering Managers, (privacy) adviseurs, I-professionals Bundeling van de meest gestelde vragen over archivering en AVG met de antwoorden daarop. Deze bundeling zal rijksbreed beschikbaar worden gesteld. Meer informatie? Ben je geïnteresseerd in onze producten of diensten of zou je meer informatie willen over de Handreiking bewaarbeleid s Rijksoverheid? Neem dan contact met ons op: of kijk op Wil je op de hoogte blijven van de ontwikkelingen, dan kun je je aanmelden voor de nieuwsbrief van RDDI. Dit kan via deze link. CONTACT Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding Secretariaat