Artikel 2:1 De ambtenaar heeft de mogelijkheid de in deze regeling vermelde bronnen in te ruilen tegen een of meer in deze regeling vermelde doelen.

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van 's-gravenhage. Nr. CVDR46138_1 27 maart 2018 Regeling Cafetariamodel REGELING CAFETARIAMODEL HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, gelet op het bepaalde in artikel 4a:3 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag, mede gelet op het gestelde in artikel 125 Ambtenarenwet juncto 160 Gemeentewet; met instemming van de Commissie voor Georganiseerd Overleg, Besluit: vast te stellen de navolgende regeling: Regeling Cafetariamodel 1. Algemene bepalingen Artikel 1:1 Deze regeling verstaat onder: a. ambtenaar: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1, lid 1, onder a van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag; b. bronnen: arbeidsvoorwaarden als genoemd in artikel 5:1 van deze regeling; c. doelen: bestedingsmogelijkheden als genoemd in artikel 6:1 van deze regeling. 2. Aanvraag Artikel 2:1 De ambtenaar heeft de mogelijkheid de in deze regeling vermelde bronnen in te ruilen tegen een of meer in deze regeling vermelde doelen. Artikel 2:2 De ambtenaar die van deze mogelijkheid gebruik wil maken dient daartoe een aanvraag in. Artikel 2:3 De ambtenaar maakt bij zijn aanvraag gebruik van de daarvoor bestemde formulieren. Artikel 2:4 De aanvraag bevat in ieder geval een keuze uit één bron en één doel. Artikel 2:5 Het college beslist schriftelijk binnen vier weken na indiening van de aanvraag. Artikel 2:6 Het college kent de aanvraag toe tenzij de geldende fiscale bepalingen of een zwaarwegend dienstbelang zich hiertegen verzet. 3. Voorwaarden Artikel 3:1 Een door de ambtenaar gemaakte keuze is bindend voor het betreffende kalenderjaar en kan niet worden herroepen of gewijzigd. Artikel 3:2 De ambtenaar kan geen tegenstrijdige keuzes maken. Artikel 3:3 De waarde van de gekozen bron en van het gekozen doel bedraagt minimaal 100,=. Artikel 3:4 Bronnen kunnen slechts voor doelen worden ingezet zolang zij nog niet zijn genoten of uitbetaald. Artikel 3:5 Door een ambtenaar aangewezen bronnen worden gereserveerd tot het moment waarop het door de ambtenaar gekozen doel is gerealiseerd en aan de fiscale eisen is voldaan. 1

2 Artikel 3:6 De ambtenaar dient bij de aanvraag maar uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de belastingvrije vergoeding, bewijsstukken te overleggen waaruit blijkt dat de kosten waarvoor die vergoeding is verstrekt daadwerkelijk zijn gemaakt. Artikel 3:7 De waarde van de bronnen, genoemd in artikel 5:1 onder a en d, wordt bepaald aan de hand van het salaris per uur op 1 januari van het betreffende kalenderjaar. Voor de ambtenaar die in de loop van het betreffende kalenderjaar in dienst treedt geldt het salaris per uur op de dag van indiensttreding. Eventuele latere aanpassingen van het salaris met terugwerkende kracht naar een datum gelegen op of vóór de peildatum leiden niet tot herberekening van de waarde van deze bronnen. Artikel 3:8 De ambtenaar is verplicht die informatie te verstrekken die van belang is voor de beoordeling van de aanvraag en voor de uitvoering van de toegewezen aanvraag. 4. Verhaal, verrekening of uitbetaling Artikel 4:1 Indien achteraf blijkt dat door onjuiste informatie van de ambtenaar ten onrechte belastingvrij vergoedingen of verstrekkingen hebben plaatsgevonden, worden de loonheffing en sociale premies die over die vergoeding verschuldigd zijn, alsmede de eventuele (fiscale) boetes, alsnog op de ambtenaar verhaald en verrekend met het salaris. Artikel 4:2 Indien de ambtenaar in verband met ziekte gedurende een aaneengesloten periode van vier weken geheel of gedeeltelijk ongeschikt is zijn dienst te verrichten, wordt voor de verdere duur van de arbeidsongeschiktheid de uitbetaling van de maandelijkse vergoeding voor meer uren werken of de inhouding voor minder uren werken stopgezet. Zodra de ambtenaar weer volledig arbeidsgeschikt is, besluit het college, na overleg met de ambtenaar, of en op welke wijze de toegewezen aanvraag wordt voortgezet. Artikel 4:3 In geval van beëindiging van het dienstverband wordt vastgesteld welke in het kader van deze regeling opgebouwde en in geldwaarde uit te drukken aanspraken en aangegane verplichtingen tussen het college en de ambtenaar bestaan. Indien van toepassing vindt verrekening dan wel uitbetaling plaats. Artikel 4:4 Bij overlijden van de ambtenaar wordt gehandeld als in artikel 4:3 is aangegeven, waarbij een eventueel saldo ten gunste van het college niet wordt teruggevorderd. 5. Bronnen Artikel 5:1 De ambtenaar kan een aanvraag indienen om in ruil voor een belastingvrije vergoeding voor of verstrekking van één of meer in artikel 6 genoemde doelen geheel of gedeeltelijk af te zien van een of meer van de volgende aanspraken: a. maximaal 10 procent van zijn bezoldiging als bedoeld in artikel 3:1 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag; b. eindejaarsuitkering als bedoeld in artikel 3:6 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag; c. vakantietoelage als bedoeld in artikel 6:3 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag; d. vergoeding als bedoeld in artikel 4a:1, lid 5 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag. 6. Doelen Artikel 6:1 Voorzover de geldende fiscale bepalingen dit mogelijk maken worden de onderstaande doelen als bestedingsmogelijkheden aangemerkt als bedoeld in artikel 4a:3 lid 1 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag: 2

3 a. een fiets voor het woon-werkverkeer, met aan een fiets samenhangende zaken dienstbaar aan het woon-werkverkeer en een fietsverzekering; b. vakliteratuur; c. studie of opleiding voor een beroep; d. openbaar vervoerbewijzen die mede voor het werk worden gebruikt; e. vakbondcontributies; f. bedrijfsfitness; 7. Slot- en overgangsbepalingen Artikel 7:1 Deze regeling wordt aangehaald als Regeling Cafetariamodel en treedt in werking op 1 januari Artikel 7:2 Met de inwerkingtreding van deze regeling komt de brief van 29 december 1999, kenmerk PI , inzake Technische uitwerking cafetariaplan te vervallen. Den Haag, 25 november 2008 Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris mw. A.W.H.Bertram de burgemeester J.J.van Aartsen Toelichting Algemeen Uitgangspunt van het cafetariamodel is dat de ambtenaar er voor kan kiezen een bepaalde arbeidsvoorwaarde (bron) in te ruilen voor een bestedingsmogelijkheid (doel). Op grond van artikel 4a:1 en artikel 4a:2 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag (ARG) kan de ambtenaar zijn vakantie-uren verkopen respectievelijk extra vakantie-uren kopen. De ARG bepaalt dat een dergelijk verzoek voor het volgende kalenderjaar vóór 1 november dient te worden gedaan. Deze mogelijkheid blijft naast de regeling voor het cafetariamodel bestaan. Voorts biedt artikel 4a:3 van de ARG de mogelijkheid om de bezoldiging, eindejaarsuitkering, vakantieuitkering of de vergoeding voor verkochte vakantie-uren te verlagen in ruil voor door het college vastgestelde bestedingsmogelijkheden. Ter uitvoering van dit artikel is de Regeling Cafetariamodel vastgesteld. Het cafetariamodel biedt de ambtenaar de volgende bronnen in te zetten: - maximaal 10 procent van de bezoldiging; - (een deel van) de eindejaarsuitkering; - (een deel van) de vakantietoelage; - (een deel van) de vergoeding voor verkochte vakantie-uren in ruil voor een belastingvrije vergoeding voor of verstrekking van: - fiets voor woon-werkverkeer, met fiets samenhangende zaken en fietsverzekering; - vakliteratuur; - studie/opleiding voor beroep; - openbaar vervoersbewijzen; - vakbondscontributies; - bedrijfsfitness. De hiervoor genoemde bronnen en doelen zijn limitatief. De regeling kent geen bepaling over een datum waarvóór een aanvraag wordt ingediend of het aantal maal dat per kalenderjaar een aanvraag kan worden gedaan. Dit wordt overgelaten aan de diensten. Het college beoordeelt de aanvragen en stelt vast of deze niet in strijd zijn met de ter zake geldende fiscale bepalingen en of een zwaarwegend dienstbelang zich niet verzet tegen inwilliging van de aanvraag. Van dit laatste zal niet snel sprake zijn. Als voorbeeld kan worden gedacht aan de situatie waarin een ambtenaar een aanvraag doet om af te zien van (een deel van) zijn salaris terwijl er een executoir loonbeslag op zijn loon rust. 3

4 Bronnen 1. Bezoldiging De ambtenaar kan maximaal 10 procent van zijn bruto bezoldiging als bron inzetten in ruil voor een belastingvrije vergoeding voor één van de doelen. Het totaalbedrag wordt gelijkmatig ingehouden op het salaris in de periode die men aangeeft. De berekening van het maximaal in te zetten bedrag aan bruto bezoldiging is een indicatie van de werkelijke bruto bezoldiging. Als de formele werktijd in een jaar is verhoogd of als het salaris is gewijzigd kan beter niet het maximale bedrag worden ingezet omdat in dat geval het indicatiebedrag te hoog zal zijn. Als het brutosalaris uiteindelijk niet toereikend blijkt te zijn om een doel te financieren kan dit leiden tot een netto inhouding op het salaris. 2. Eindejaarsuitkering De ambtenaar kan ervoor kiezen om (een deel van) de eindejaarsuitkering die in december wordt uitbetaald in te zetten voor een belastingvrije vergoeding voor één of meer doelen. 3. Vakantietoelage De ambtenaar kan (een deel van) de vakantietoelage inzetten in ruil voor een belastingvrije vergoeding voor één of meer doelen. Het gaat om de vakantietoelage die men opbouwt over de periode 1 juni van het jaar voorafgaand aan het kalenderjaar waarop de aanvraag betrekking heeft tot en met 31 mei van dat kalenderjaar. De vakantietoelage bedraagt 8 procent van de bruto bezoldiging over deze periode. Bij het inzetten van deze toelage wordt de bruto vakantietoelage gehanteerd. De berekening van het maximaal in te zetten bedrag aan vakantietoelage is een indicatie van de werkelijke vakantietoelage. Als de formele werktijd in een jaar is verhoogd of als het salaris is gewijzigd kan beter niet het maximale bedrag worden ingezet omdat in dit geval het indicatiebedrag te hoog zal zijn. Als de vakantietoelage uiteindelijk niet toereikend blijkt te zijn om het doel te financieren, dan kan dit leiden tot een netto inhouding op het salaris op het moment dat de vakantietoelage zou worden uitbetaald. 4. Vergoeding voor verkochte vakantie-uren De ambtenaar kan de vergoeding voor verkochte vakantie-uren als bedoeld in artikel 4a:1 van de ARG als bron inzetten in ruil voor een belastingvrije vergoeding voor één van de doelen. Bij het inzetten van vakantie-uren wordt het bruto uurloon gehanteerd. Op grond van artikel 4a:1 van de ARG mag voor een ambtenaar met een volledige betrekking het aantal te verkopen vakantie uren maximaal 72 bedragen. Voorts is de ambtenaar verplicht jaarlijks vier weken vakantie feitelijk op te nemen. Bij een formele werktijd van 36 uur gaat het om 144 vakantie-uren. Dit betekent dat het aantal in te zetten vakantie-uren per kalenderjaar voor een voltijd medewerker wordt beperkt tot de uren die uitgaan boven 144 uur. Jaarlijks heeft deze medewerker recht op 158,4 vakantie-uren zodat in die situatie maximaal 14,4 vakantie-uren kunnen worden ingezet als bron. Voor het berekenen van het maximale aantal uren waarmee de ambtenaar zijn vakantiesaldo kan verlagen wordt uitgegaan van de leeftijd die hij in het desbetreffende kalenderjaar bereikt. De ambtenaar die met toepassing van artikel 6:2 van de ARG maximaal 50,4 uur extra vakantie heeft door meer uren te werken kan maximaal 64,8 vakantie uren verkopen. Voor parttime medewerkers vindt de berekening naar rato van de deeltijdfactor plaats. Het aantal vakantie-uren wordt afgerond op hele uren. Voor medewerkers die van de seniorenmaatregel gebruik maken geldt het zelfde principe. In hetzelfde kalenderjaar kunnen geen tegenstrijdige keuzes worden gemaakt. Het vergoeden van vakantie-uren is niet mogelijk als de ambtenaar in hetzelfde jaar heeft gekozen om minder uren te gaan werken. Het aantal vakantie-uren dat aan het begin van het jaar is toegekend kan door omstandigheden wijzigen. Men kan hierbij denken aan wijzigingen in de arbeidsduur, ouderschapsverlof of ziekte langer dan een half jaar. Zonodig zal verrekening plaatsvinden. Doelen 1. Fiets voor woon-werkverkeer, met fiets samenhangende zaken en fietsverzekering De ambtenaar kan kiezen voor een belastingvrije vergoeding voor een in het desbetreffende kalenderjaar aangeschafte of voor een nog binnen het desbetreffende kalenderjaar aan te schaffen fiets voor het woon-werkverkeer, met aan een fiets samenhangende zaken dienstbaar voor het woon-werkverkeer en een fietsverzekering. De hoogte van de vergoeding voor de fiets is maximaal 749,-, inclusief BTW. De aanschafprijs van de fiets mag hoger zijn maar ook dan is de hoogte van de vergoeding maximaal 749,-. Bij aanschaf van een fiets in het kader van het cafetariamodel mag er verder een belastingvrije vergoeding worden gegeven voor zaken die bij uitstek bij woon-werkverkeer op de fiets van pas komen, met een maximum van 82,- per kalenderjaar. Voorbeelden zijn de benodigde reparaties, een extra slot, een steun voor de aktetas en het regenpak dat praktisch alleen op de fiets wordt gebruikt. Daarnaast kan men een belastingvrije vergoeding krijgen voor een bijbehorende fietsverzekering. Voorwaarde voor onbelaste vergoeding is dat de ambtenaar de fiets op meer dan de helft van het aantal dagen waarop hij tussen zijn woning en het werk reist gebruikt. Als de fiets voor een gedeelte van dit woonwerktraject wordt gebruikt (bijvoorbeeld van en naar het station) dan is een belastingvrije vergoeding ook mogelijk. De ambtenaar kan één keer per drie jaar een belastingvrije vergoeding ontvangen voor de aanschaf van een fiets en een fietsverzekering. Uitgangspunt van de regeling is dat de fiets drie ka- 4

5 lenderjaren voor woon-werkverkeer wordt gebruikt. Een medewerker die niet lang meer in dienst zal zijn kan daarom niet in aanmerking komen voor een fiscaalvrije vergoeding van een fiets. Onvoorzien ontslag na aanschaf en vergoeding van de fiets heeft geen gevolgen voor de loonheffingen. 2. Vakliteratuur De ambtenaar kan kiezen voor een belastingvrije vergoeding voor de kosten van vakliteratuur. Hiervoor geldt geen maximumbedrag. Kosten die de ambtenaar al van de werkgever vergoed krijgt, bijvoorbeeld in het kader van een studiefaciliteitenregeling, kunnen uiteraard niet nogmaals als doel worden gebruikt. Dergelijke vergoedingen dient de ambtenaar af te trekken van het totaalbedrag dat hij inzet en declareert als doel. Als het om een belastingvrije vergoeding voor nog te ontvangen supplementen op het gebied van vakliteratuur gaat, zal vooraf een schatting moeten worden gemaakt van de jaarlijkse kosten van die supplementen. Indien het om in het lopende kalenderjaar reeds aangeschafte vakliteratuur of abonnement(en) gaat, dienen de betalingsbewijzen hiervan direct te worden overlegd bij het indienen van de aanvraag. De Belastingdienst accepteert alleen kosten die voor de beroepsgroep redelijk zijn. Ook moet de ambtenaar bij de declaratie duidelijk kunnen maken dat er sprake is van een directe relatie met zijn functie. Literatuur met een algemeen karakter is niet aftrekbaar. 3. Studie/Opleiding voor beroep De ambtenaar kan kiezen voor het verkrijgen van een belastingvrije vergoeding van kosten van een studie of opleiding voor een beroep als men de studiekosten niet al elders vergoed krijgt. Kosten die de ambtenaar al van de werkgever vergoed krijgt, bijvoorbeeld in het kader van een studiefaciliteiten regeling, kunnen uiteraard niet nogmaals gedeclareerd worden als doel. Dergelijke vergoedingen dient de ambtenaar af te trekken van het totaalbedrag dat hij inzet en declareert als doel. De ambtenaar kan bronnen voor studie of een opleiding inzetten als hij die studie volgt om nu of in de toekomst inkomen te verwerven. Het gaat dus niet om een studie of opleiding in het kader van een hobby of liefhebberij. De vergoeding moet zijn verstrekt of toegezegd voor het einde van het jaar waarin de kosten zijn gemaakt. Er geldt geen maximumbedrag, behalve voor de reiskosten. Reiskosten in verband met de studie of opleiding worden slechts belastingvrij vergoed tot het bedrag van de werkelijk gemaakte kosten. Bovendien geldt dat bij het gebruik van de auto maximaal 0,19 per kilometer wordt vergoed. Voor vergoeding van motorkilometers geldt de werkelijke kostprijs. Het gaat om beroepskosten van: - lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek; - excursies en studiereizen, incl. reis- en verblijfkosten; - studie om bij te blijven op het vakgebied of om oude kennis weer op te frissen; - cursussen, congressen, seminars en symposia. De Belastingdienst accepteert alleen kosten die voor de beroepsgroep redelijk zijn. Ook moet de ambtenaar bij de declaratie duidelijk kunnen maken dat er sprake is van een directe relatie met zijn functie. 4. Openbaar vervoerbewijzen die mede voor het werk worden gebruikt De ambtenaar kan kiezen voor een OV-abonnement waarvan de kosten uitstijgen boven de vergoeding voor woon-werkverkeer, zoals een OV-jaarkaart, een NS-jaarkaart of een eersteklas abonnement. Via deze regeling kan hij daarvoor een aanvullende belastingvrije vergoeding ontvangen. De belastingvrije vergoeding kan alleen worden verstrekt in het kalenderjaar waarin het abonnement wordt betaald. Het bedrag dat de ambtenaar als doel kan opgeven is het verschil tussen het bedrag dat door werkgever in het kader van woon-werkverkeer wordt vergoed en de prijs van de gewenste kaart. Dat bedrag zou anders op het salaris worden ingehouden. De ambtenaar kan ook kiezen voor een gedeeltelijke aanvulling. Voor het bedrag van de belastingvrije aanvulling bestaat geen recht op een andere belastingvrije reiskostenvergoeding of op aftrek van reiskosten woon-werkverkeer voor de inkomstenbelasting. De ambtenaar dient de OV-jaarkaart mede voor het woon-werkverkeer te gebruiken. Het is niet mogelijk om de kosten van OV jaarabonnementen voor gezinsleden belastingvrij te vergoeden of deze abonnementen belastingvrij te verstrekken omdat deze abonnementen niet mede voor het woon-werkverkeer van de ambtenaar zijn bestemd. 5. Vakbondscontributies De ambtenaar kan kiezen voor een belastingvrije vergoeding voor de vakbondscontributie. De ambtenaar dient hiervoor aan te tonen dat de verschuldigde contributie is voldaan. Dit kan blijken uit een betalingsbewijs dan wel een met bankafschrift. Bij de aanvraag dient de ambtenaar het maandelijks te vergoeden bedrag in te vullen. 6. Bedrijfsfitness De ambtenaar kan kiezen voor een belastingvrije vergoeding voor deelname aan bedrijfsfitness. Onder bedrijfsfitness wordt verstaan de conditie- of krachttraining van werknemers die georganiseerd of geïnitieerd wordt door de werkgever en die plaatsvindt onder deskundig toezicht. De vergoeding is onbelast als de bedrijfsfitness plaatsvindt bij de gemeente zelf, in een fitnessruimte die de gemeente voor alle medewerkers heeft aangewezen of bij een fitnessclub waarmee de gemeente een overeenkomst heeft en waar alle medewerkers kunnen fitnessen in elke vestiging van dat fitnessbedrijf. Voorts is de 5

6 vergoeding alleen onbelast als deze wordt ingezet voor conditie- of krachttraining en niet voor andere faciliteiten die door een fitnessclub worden aangeboden, zoals sauna, zonnecabines, zwemmen, judo of kinderopvang. De Belastingsdienst noemt als varianten van belastingvrij te vergoeden conditie- of krachttraining, mits verricht onder deskundig toezicht en in een daartoe bestemde ruimte: vrije fitness, cardiofitness, fitnesscircuit, aerobics, spinning en steps. Deelname aan bedrijfsfitness is steeds voor één jaar. Voor vervolgdeelname dient de ambtenaar zich jaarlijks opnieuw aan te melden. Gevolgen uitruil voor uitkeringsloon en pensioengevend loon Deelname aan de Regeling Cafetariamodel kan consequenties hebben voor de berekening van het dagloon en de hoogte van de uitkeringen in het kader van de sociale zekerheid. Zo kan het inzetten van de bezoldiging, de vakantietoelage of de eindejaarsuitkering leiden tot een lagere (bovenwettelijke) arbeidsongeschiktheidsuitkering of (bovenwettelijke) werkloosheidsuitkering voor degenen van wie het dagloon lager is dan het maximumdagloon waarover die uitkeringen worden berekend. Deelname aan de Regeling Cafetariamodel kan voorts gevolgen hebben voor het pensioengevend loon indien de zogenaamde cafetariaruimte van 30 procent wordt overschreden. Bij besluit van 22 februari 2002, nr. CPP2001/3047M, heeft de Staatssecretaris van Financiën goedgekeurd dat onder bepaalde voorwaarden uitruil van beloningsbestanddelen mag plaatsvinden zonder dat de uit die uitruil voortvloeiende verlaging van het fiscale loon leidt tot een verlaging van het pensioengevend salaris. Als voorwaarde geldt onder meer dat door de uitruil van beloningsbestanddelen het verschil tussen het verlaagde pensioengevend loon en het oorspronkelijk pensioengevend loon niet meer dan 30 procent van het oorspronkelijk pensioengevend loon mag bedragen (de zogenaamde cafetariaruimte). Voorts zijn de beloningsbestanddelen waarvoor de goedkeuring geldt limitatief opgesomd. In die opsomming komen de meeste bestemmingsmogelijkheden uit deze regeling voor. Voor de bestemmingsmogelijkheid minder werken geldt dat de verlaging van het pensioengevend loon alleen achterwege blijft als de vermindering van de arbeidstijd maximaal 10 procent van de overeengekomen arbeidsduur betreft. Alleen de bestemmingsmogelijkheid vakbondscontributies komt niet voor in het besluit van de Staatssecretaris van Financiën. Dit houdt in dat de inruil van een pensioengevende inkomenscomponent voor deze bestemmingsmogelijkheden leidt tot verlaging van de pensioengrondslag in dat jaar met het bedrag van het in te ruilen pensioengevend loon. Als naast de vakbondscontributie wordt gekozen voor andere bestemmingsmogelijkheden blijft voor die bestemmingsmogelijkheden de zogenaamde cafetariaruimte van 30 procent gelden. 6