Huishoudelijk reglement "Volkstuindersvereniging Goes"

Transcriptie

1 bladzijde 1 Huishoudelijk reglement "Volkstuindersvereniging Goes" Artikel 1. Leden...2 Artikel 2. Aanvraag lidmaatschap...2 Artikel 3. Kandidaat-leden / Wachtlijst...2 Artikel 4. Rechten en plichten van leden...2 Artikel 5. Deelname in bestuur en/of commissies...3 Artikel 6. Contributie, tuinhuur en borgsommen...3 Artikel 7. Einde lidmaatschap...3 Artikel 8. Teruggave contributie en tuinhuur...4 Artikel 9. Teruggave borgsommen...4 Artikel 10. Verwijderen van niet overgenomen eigendommen...4 Artikel 11. Verhuizing naar een vrijgekomen tuin...4 Artikel 12. Beheer en onderhoud door het bestuur...4 Artikel 13. Opstellen tuinreglement...4 Artikel 14. Taak voorzitter...4 Artikel 15. Taak secretaris...5 Artikel 16. Taak penningmeester...5 Artikel 17. Overschrijding van de begroting...5 Artikel 18. Delegeren bestuurstaken...5 Artikel 19. Kandidaat-bestuursleden...5 Artikel 20. Woonplaats bestuursleden...5 Artikel 21. Vergaderingen...5 Artikel 22. Algemene ledenvergadering...6 Artikel 23. Bestuursvergaderingen...6 Artikel 24. Commissies...6 Artikel 25. Samenstelling commissies...6 Artikel 26. Commissievergaderingen...7 Artikel 27. Benoemingstermijn commissieleden...7 Artikel 28. Schorsing commissieleden...7 Artikel 29. Tussentijdse vacature commissies...7 Artikel 30. Recht van toegang commissieleden...7 Artikel 31. Commissie met speciale opdracht...7 Artikel 32. Kascommissie...7 Artikel 33. Opleggen van boetes...7 Artikel 34. Aansprakelijkheid bestuurs- en commissieleden...8 Artikel 35. Wijziging huishoudelijk- en tuinreglement...8 Artikel 36. Ingang reglementswijziging...8

2 bladzijde 2 HUISHOUDELIJK REGLEMENT "VOLKSTUINDERSVERENIGING GOES Artikel 1. Leden Iedere huurder van een tuin moet lid zijn van de "Volkstuindersvereniging Goes", en meerderjarig zijn. Artikel 2. Aanvraag lidmaatschap 1. De aanvraag voor het lidmaatschap dient bij de secretaris van de vereniging te worden ingediend. 2. De aanvrager wordt bij de vereniging ingeschreven als kandidaat-lid, in afwachting tot het beschikbaar komen van een volkstuin. 3. Voor het in behandeling nemen van de aanvraag moet een bedrag van 2,50 inschrijfgeld worden betaald. Artikel 3. Kandidaat-leden / Wachtlijst 1. Kandidaat-leden worden door het bestuur op een wachtlijst geplaatst. De volgorde op de wachtlijst wordt bepaald door de datum van binnenkomst van de aanvraag. Zij worden opgeroepen bij het vrijkomen van een tuin. 2. Een kandidaat-lid heeft het recht om twee maal van een aangeboden tuin af te zien zonder dat dit consequenties heeft voor de stand op de wachtlijst. Het bestuur beslist bij de derde keer dat van een tuin wordt afgezien over het al of niet handhaven van de stand op de wachtlijst. Artikel 4. Rechten en plichten van leden 1. Ieder lid heeft de vrije beschikking over de hem/haar in gebruik gegeven tuin, doch is verplicht zijn/haar tuin van de aanvang af in goede toestand te brengen en te houden. Hieronder wordt verstaan de algehele verzorging van de tuin, de opstallen, tuinafscheidingen en het onkruidvrij houden van de tuin. 2. Overeenkomstig de doelstelling van de vereniging is de tuin voor ontspanning van het lid en zijn/haar gezinsleden. Het uitoefenen van beroepsmatige handelingen is derhalve niet toegestaan. Minderjarige gezinsleden onder de 14 jaar mogen niet zonder begeleiding op het tuincomplex verblijven. Van deze bepaling is ontheffing mogelijk. 3. Leden worden geacht de op de aan hen toegewezen tuin aanwezige opstallen en beplantingen in eigendom te bezitten. Deze strekken volledig tot onderpand van de uit het lidmaatschap en de huurovereenkomst voortvloeiende financiële verplichtingen. 4. De leden mogen hun opstallen en beplantingen op de tuin slechts aan anderen overdragen door tussenkomst van de vereniging. 5. Ieder lid wordt geacht de bepalingen in statuten, het huishoudelijk reglement, het tuinreglement en de overige, in de algemene ledenvergadering vastgestelde voorschriften en regels, te kennen. 6. De leden zijn verplicht de bepalingen van in de in het voorgaande lid genoemde reglementen stipt op te volgen en zijn op grond daarvan volledig aansprakelijk voor de gedragingen van hun gezinsleden en bezoekers. 7. De leden zijn verplicht deel te nemen aan de algemene werkzaamheden ten behoeve van de vereniging. Zij kunnen daartoe door het bestuur worden opgeroepen.

3 bladzijde 3 8. Geleende of gehuurde eigendommen van de vereniging dienen op eerste aanzegging door het bestuur, te worden ingeleverd. Artikel 5. Deelname in bestuur en/of commissies 1. De leden kunnen zich, binnen de daarvoor geldende regels, laten kiezen in het bestuur of in commissies. 2. In commissies kunnen echtgeno(ot)te of gezinsleden van het lid worden gekozen, echter met uitzondering van de kascommissie. Artikel 6. Contributie, tuinhuur en borgsommen 1. Vanaf de aanvang van de huurovereenkomst betaalt het lid jaarlijks aan de vereniging de reglementair en de door besluiten van de ledenvergadering vastgestelde bedragen voor contributie, tuinhuur en waterverbruik. 2. Deze vergoeding loopt gelijk met het verenigingsjaar zoals gesteld in artikel 11 van de statuten. 3. De betaling moet uiterlijk op 25 februari van het jaar waarop zij betrekking heeft in het bezit zijn van de penningmeester. 4. Het lid dat een volkstuin heeft toegewezen gekregen betaalt tevens aan de vereniging de vastgestelde borgsommen voor de tuin, voor de sleutel van het toegangshek, voor de bergruimte en voor de waterkraan. Artikel 7. Einde lidmaatschap 1. Het lidmaatschap eindigt ingevolge het gestelde in artikel 8 van de statuten. 2. Bij beëindiging van het lidmaatschap is het lid gehouden de tijdens zijn lidmaatschap in gebruik gegeven tuin, leeg en schoon (z.g. zwart) op te leveren. Indien het lid daarbij in gebreke blijft wordt de borgsom die bij aanvang van de huurovereenkomst is betaald, niet terugbetaald. 3. Oplevering van een door het lid opgezegde tuin dient plaats te vinden uiterlijk per 31 december van het lopende jaar. 4. Ontzetting, ingevolge artikel 8, lid 6 van de statuten, kan worden uitgesproken door het bestuur indien het lid: na schriftelijke ingebrekestelling niet binnen de termijn van veertien dagen na dagtekening van de brief, aan zijn verplichtingen voldoet. bij herhaling ingevolge statuten, reglementen of besluiten van de vereniging in gebreke is gesteld. zich schuldig maakt aan wangedrag, waaronder mede is te verstaan elke gedraging of handeling die de goede gang van zaken en het vriendschappelijk verkeer tussen de leden onderling verstoort, dan wel het aanzien van de vereniging schaadt. 5. Lid 4 van dit artikel zal niet worden toegepast alvorens het betrokken lid éénmaal schriftelijk is gewaarschuwd. 6. Indien de ledenvergadering ingevolge artikel 8 lid 7 van de statuten, besluit tot verwerping van de ontzetting dan wordt hierdoor tevens de schorsing opgeheven en wordt het desbetreffende lid volledig in zijn rechten hersteld. 7. Handhaaft de vergadering het besluit tot ontzetting dan brengt het bestuur dit besluit uiterlijk tien dagen na de datum van de vergadering, per aangetekend schrijven, ter kennis van de betrokkene.

4 bladzijde 4 Artikel 8. Teruggave contributie en tuinhuur 1. Bij tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap vindt geen teruggave van contributie plaats. 2. Terugbetaling van de tuinhuur of een deel daarvan, kan behoudens het bepaalde in artikel 7, slechts plaatsvinden vanaf de datum dat de tuin aan een ander lid wordt verhuurd. Artikel 9. Artikel 10. Teruggave borgsommen Teruggave van de borgsommen genoemd in artikel 6 lid 4, aan een vertrekkend lid of aan de rechtmatige erfgenamen zal uitsluitend plaatsvinden nadat aan alle verplichtingen en na aftrek van eventuele schulden, is voldaan. Verwijderen van niet overgenomen eigendommen Een vertrekkend lid waarvan de tuin door het bestuur toegewezen is aan een kandidaat-lid, dient de niet overgenomen eigendommen vóór de datum van overdracht te verwijderen. Artikel 11. Verhuizing naar een vrijgekomen tuin 1. Een lid kan een, met reden omkleed, schriftelijk verzoek indienen om voor een vrijgekomen tuin in aanmerking te kunnen komen. Door een lid mag slechts één verzoek worden ingediend. Het bestuur beslist over de toelaatbaarheid van het verzoek. 2. Bij afwijzing van het verzoek staat voor het betrokken lid beroep open op de eerstvolgende algemene ledenvergadering. 3. Bij een verhuizing dient éérst de oude tuin schoon en zwart te worden opgeleverd. Pas dan mag de andere tuin in gebruik genomen worden. Artikel 12. Beheer en onderhoud door het bestuur 1. Het bestuur beheert alle eigendommen van de vereniging en draagt zorg voor de instandhouding en het onderhoud ervan. Het stelt regels vast ten aanzien van de uitvoerende taken die zijn toegewezen aan de diverse commissies en ziet toe op de juiste uitvoering van die taken. 2. De bestuursleden hebben het recht van toegang tot alle bijeenkomsten en commissievergaderingen. Artikel 13. Artikel 14. Opstellen tuinreglement Voor een goed beheer en onderhoud van de tuincomplexen is een tuinreglement opgesteld. Taak voorzitter De voorzitter is woordvoerder namens de vereniging en representeert de vereniging naar buiten. Hij heeft de leiding van het bestuurswerk en leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen. De voorzitter geeft op de vergaderingen of bijeenkomsten het woord en ontneemt dit indien dit buiten de goede orde gaat. Hij heeft het recht debatten te sluiten indien hij van mening is dat de vergadering voldoende is ingelicht. Hij is gerechtigd een ieder die de orde verstoort, het verder bijwonen van een vergadering te ontzeggen. Hij kan een vergadering schorsen en/of, na overleg met (bestuur)-leden, deze verdagen.

5 bladzijde 5 Artikel 15. Taak secretaris De secretaris is belast met: a. de correspondentie van de vereniging en houdt daarvan afschrift. Van alle inen uitgaande stukken geeft hij kennis aan het bestuur in vergadering bijeen en indien noodzakelijk vooraf aan het dagelijks bestuur. b. hij houdt de ledenadministratie bij. c. hij is verantwoordelijk voor het uitbrengen van een verslag op de jaarlijkse algemene ledenvergadering over het afgelopen jaar, met betrekking tot mutaties in het ledenbestand en het gevoerde beleid. Artikel 16. Taak penningmeester De penningmeester is belast met: a. het innen van de in artikel 9 van de statuten genoemde geldmiddelen en het verrichten van betalingen. b. het beheren van de gelden en het voeren van de administratie hieraan verbonden. c. het uitbrengen van een verslag op de jaarlijkse algemene ledenvergadering over het gevoerde financiële beleid van het afgelopen jaar. d. het opstellen van een begroting van inkomsten en uitgaven voor het nieuwe begrotingsjaar. Artikel 17. Artikel 18. Overschrijding van de begroting Het bestuur is gerechtigd het totaal bedrag van de begroting, in verband met onvoorziene omstandigheden, met maximaal 20% te overschrijden. Delegeren bestuurstaken De secretaris en de penningmeester kunnen met instemming van de overige bestuursleden een deel van hun werkzaamheden overdragen aan een ander bestuurslid of aan een commissielid, die voor de werkzaamheden verantwoording schuldig is aan de desbetreffende functionaris. Artikel 19. Kandidaat-bestuursleden 1. Een voordracht van kandidaten voor een bestuursfunctie, zoals bedoeld in artikel 12 lid 6 van de statuten, dient vergezeld te zijn van een bevestiging van instemming van deze kandidaten. 2. Om als kandidaat bestuurslid te kunnen worden voorgedragen dient men lid van de vereniging te zijn en tenminste één jaar een tuin toegewezen te hebben gekregen. Artikel 20. Artikel 21. Woonplaats bestuursleden De leden van het dagelijks bestuur dienen ingezetenen te zijn van de gemeente GOES. Vergaderingen De vereniging kent de volgende vergaderingen: algemene ledenvergadering bestuursvergaderingen commissievergaderingen

6 bladzijde 6 Artikel 22. Algemene ledenvergadering 1. De algemene ledenvergadering wordt gehouden in het eerste halfjaar en bij voorkeur in de maand maart. 2. De agenda voor deze vergadering dient minstens 7 dagen voor de vergadering aan de leden bekend te worden gemaakt. 3. Voorstellen voor deze vergadering moeten vóór 1 februari bij de secretaris zijn ingediend. De ingediende voorstellen worden, voorzien van een pre-advies door het bestuur, in de agenda opgenomen. Amendementen op zowel bestuurs- als ledenvoorstellen dienen uiterlijk zeven dagen voor de vergadering binnen te zijn. 4. Algemene ledenvergaderingen, als bedoeld in artikel 17 van de statuten, dienen op een zodanig tijdstip gehouden te worden dat zoveel mogelijk leden deze kunnen bijwonen. 5. Tijdens de algemene ledenvergadering worden (bij schriftelijke stemmingen) drie leden van buiten het bestuur aangewezen voor het openen, lezen en tellen van de stembriefjes. 6. Indien een lid tevens wilt stemmen namens een ander lid, dient de schriftelijke machtiging, als bedoeld in artikel 16 lid 4 van de statuten, vóór de aanvang van de stemming aan de voorzitter te zijn overhandigd. 7. Ongeldig zijn stembriefjes welke: blanco zijn ondertekend zijn onleesbaar zijn niet voldoen aan het doel waarvoor ze zijn uitgereikt. Artikel 23. Bestuursvergaderingen 1. Bestuursvergaderingen worden gehouden op voorstel van de voorzitter of op voorstel van twee leden van het bestuur. 2. De oproep ter vergadering dient minstens zeven dagen voor de datum der vergadering te geschieden. 3. Alle besluiten dienen met een meerderheid van tenminste tweederde van de uitgebrachte stemmen genomen te worden. Artikel 24. Commissies 1. Ter uitvoering van onder meer artikel 12 van dit reglement kent de vereniging: een tuinadviescommissie (T.A.C.). commissie met speciale opdracht (zie artikel 31). 2. Voor de taak en functieomschrijving van de genoemde functionarissen wordt verwezen naar het T.A.C.-reglement. Artikel 25. Samenstelling commissies 1. Elke commissie bestaat uit tenminste drie en ten hoogste zeven leden. 2. De verkiezing geschiedt uit een voordracht van het bestuur en/of tenminste drie leden tijdens de algemene ledenvergadering, bij een vacature kan de benoeming direct plaats vinden met achteraf goedkeuring van de algemene ledenvergadering (zie artikel 29). 3. In de commissie, met uitzondering van de kascommissie, heeft een bestuurslid zitting voor de contacten met het bestuur.

7 bladzijde 7 Artikel 26. Commissievergaderingen 1. Commissievergaderingen worden gehouden op voorstel van één of meer leden van de commissie, ze worden geleid door een, uit de commissieleden gekozen voorzitter. Artikel 27. Benoemingstermijn commissieleden 1. De commissieleden worden benoemd voor een periode van 2 jaar en zijn terstond herkiesbaar. 2. Zij treden af volgens een door het bestuur op te stellen rooster. Artikel 28. Schorsing commissieleden 1. Indien naar de mening van het bestuur de in artikel 24 genoemde functionarissen hun taak niet of niet in voldoende mate uitvoeren, is het bestuur gerechtigd hen tot de eerstvolgende ledenvergadering te schorsen. 2. Alvorens dit geschiedt zal het bestuur de betrokkene in de gelegenheid stellen zich in een bestuursvergadering te verantwoorden. 3. Functionarissen die worden geschorst, zijn verplicht de in hun bezit zijnde bescheiden of andere eigendommen van de vereniging, binnen veertien dagen over te dragen aan een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid. Artikel 29. Artikel 30. Tussentijdse vacature commissies Bij tussentijdse vacatures van de in artikel 24 genoemde functionarissen benoemd het bestuur een nieuwe functionaris welke op het rooster van aftreden de plaats van de voorganger inneemt. In de eerstvolgende algemene ledenvergadering wordt dit ter bekrachtiging voorgelegd. Recht van toegang commissieleden Evenals de leden van het bestuur hebben de in artikel 24 genoemde functionarissen, voor de uitoefening van hun functie, het recht tot het betreden van de tuinen. Artikel 31. Commissie met speciale opdracht 1. In artikel 24 genoemde commissie met speciale opdracht, ingesteld door het bestuur hetzij ingesteld door de algemene ledenvergadering, worden benoemd voor de duur van de opdracht en ontbonden wanneer deze is voltooid. 2. De duur van de opdracht mag maximaal 12 maanden bedragen. Artikel 32. Kascommissie De in de statuten bedoelde kascommissie bestaat uit twee leden en een reservelid welke geen deel uitmaken van het bestuur. Zij worden benoemd voor een periode van twee jaar en zijn niet terstond herkiesbaar. Elk jaar treedt een lid af. Artikel 33. Opleggen van boetes Het bestuur is gerechtigd tot het opleggen van boetes en het bepalen van een termijn waarbinnen nagelaten onderhouds- of algemene werkzaamheden alsnog dienen te worden uitgevoerd, indien het betreffende lid: 1. zonder opgaaf van redenen de hem opgedragen werkzaamheden niet of niet naar behoren uitvoert. 2. de tuin en de daarop aanwezige opstallen naar de mening van het bestuur niet naar behoren onderhoudt.

8 bladzijde 8 3. zich niet houdt aan bepalingen van statuten en reglementen en kenbaar gemaakte bepalingen. Artikel 34. Aansprakelijkheid bestuurs- en commissieleden Het bestuur, de bestuursleden en de commissieleden, zijn in de uitoefening van hun functie nimmer persoonlijk aansprakelijk voor: 1. schade aan- of verlies van eigendommen van leden of bezoekers. 2. ongevallen of letsel van welke aard dan ook. Artikel 35. Wijziging huishoudelijk- en tuinreglement 1. In het huishoudelijk- en tuinreglement kan geen verandering worden aangebracht dan door een besluit van de algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de reglementen zal worden voorgesteld. 2. Een besluit tot wijziging van de reglementen behoeft een meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Artikel 36. Ingang reglementswijziging Een reglementswijziging treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op de algemene ledenvergadering waarin deze wijziging is vastgesteld. Alle voorgaande uitgaven van dit reglement komen daarmee te vervallen. Vastgesteld in de algemene ledenvergadering te Goes op 28 februari Voorzitter, J.J. Meijer Secretaris, P.H. Westveer