Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst

Transcriptie

1 Auditdienst Rijk Ministerie van Financiën Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst Datum 3 april 2019 Status Definitief Pagina 1 van 15

2

3 Auditrapport 2018 Irnmigratie- en Naturalisatiedienst Colofon Titel Auditrapporl 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst Kenmerk Inlichtingen Auditdienst Rijk Postbus EE Den Haag Pagina 3 van 15

4

5 Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst Inhoud 1 Samenvatting 7 2 Inleiding 8 3 Financiële overzichten: goedkeurende controleverklaring Goedkeurende controleverklaring 9 4 Financieel en materieelbeheer lo 4.1 Inkoopproces 1O 4.2 Personeelsbeheer li 4.3 Legesproces li 4.4 Verantwoordingsproces 12 5 Totstandkoming informatie over beleid en bedrijfsvoering Totstandkoming beleidsinformatie deugdelijk Totstandkoming managementparagraaf reconstrueerbaar 14 6 Ondertekening 15 Pagina 5 van 15

6

7 Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst Samenvatting Financiële overzichten Wij hebben een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening 2018 van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). De goedkeurende controleverklaring houdt in dat de in de jaarrekening opgenomen financiële overzichten een getrouw beeld geven van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering en zijn opgesteld conform de weten regelgeving. Verder hebben wij vastgesteld dat de in de jaarrekening opgenomen informatie over het beleid en de bedrijfsvoering (de zogenoemde niet-financiële informatie) niet strijdig is met de in de jaarrekening opgenomen financiële overzichten. Financieel en materieelbeheer Het aantal fouten in de inkoop is in 2018, ten opzichte van voorgaand jaar, wederom afgenomen. De door de IND genomen maatregelen in met name de operationele inkoop blijken daarmee hun effect te hebben. Echter, de rechtmatigheidsproblemen omtrent externe inhuur blijken, alhoewel van een andere orde, hardnekkig te zijn. Deze rechtmatigheidsproblemen worden veroorzaakt door onrechtmatig gebruik van perceel 4 van de raamovereenkomst ICT-dienstverlening. De inhuur van tolken zijn ook in 2018 onrechtmatig, daar deze nog niet voldoet aan de in 2016 aangepaste aanbestedingsregels. Personeelsproces Het personeelsproces blijft een aandachtspunt. Wij constateren dat in de uitvoering procedures nog niet goed worden nageleefd op het vlak van de waarnemingstoelage en de toepassing van artikel 8 en 22a van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren (BBRA). Verantwoordingsproces Het balansdossier is van voldoende kwaliteit. Wel willen wij opmerken dat, ten aanzien van de posten immateriële- en materiële vaste activa en omzet overige, essentiële documenten ontbraken ter onderbouwing van de gepresenteerde cijfers. Totstandkoming informatie over beleid en managementparagraaf Het totstandkomingsproces van de doelmatigheidsindicatoren is reconstrueerbaar. Ook de totstandkoming van de managementparagraaf is reconstrueerbaar. De totstandkoming van beide verlopen conform de eerde door ons beoordeelde processen. Pagina 7 van 15

8 de IND opgenomen financiële overzichten. onderzoek, alsmede de controleverklaring omtrent de in de jaarrekening 2018 van en Naturalisatiedienst (IND). Het rapport bevat de belangrijkste uitkomsten van ons Voor u ligt het auditrapport 2018 over de jaarrekeningcontrole van de Immigratie Doel en doelgroepen 2 Inleiding Palina 8 van 15 (www. rijksoverheid.nl). rapporten die de ADR heeft uitgebracht en plaatst dit overzicht op de website van de Rijksoverheid 419 mln. ( mln.). Dit geeft een indruk van de financiële omvang van 1 De minister van Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van de het object van onze controle. De in 2018 gerealiseerde lasten bedroegen 394 mln. (2017: 384 mln.) en baten Object van controle bedoeld in de Comptabiliteitswet Het rapport is als volgt ingedeeld: bedrijfsvoering (hoofdstuk 5). de controle van de financiële overzichten (hoofdstuk 3); het onderzoek naar de totstandkoming van de informatie over het beleid en de het onderzoek naar het financieel en materieelbeheer (hoofdstuk 4); Dit rapport bevat de uitkomsten van de uitvoering van de wettelijke taak, zoals Wettelijke taak ministerraad heeft op 19 februari 2016 een beleidslijn vastgesteld voor het openbaar Justitie en Veiligheid dit auditrapport op of na verantwoordingsdag, 15 mei 2019, plaatsen op de website van de Rijksoverheid ( 1 voor de opdrachtgevers met wie wij een opdracht zijn overeengekomen. De maken van rapporten van de ADR. Op grond van deze beleidslijn zal de minister van De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Onze rapporten zijn primair bestemd Openbaarmaking Algemene Rekenkamer (AR). Directie Financieel-Economische Zaken (DFEZ) van het ministerie van Justitie en (HIND). Daarnaast wordt het rapport op verzoek verstrekt aan de directeur-generaal Het rapport is opgesteld voor de Hoofddirecteur Immigratie- en Naturalisatiedienst Migratie (DGM), het Audit Committee (AC) van de IND en de directeur van de Veiligheid (JenV). Ook kan het rapport op verzoek worden verstrekt aan de Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturatsatiedienst

9 Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst 3 Financiële overzichten: goedkeurende controleverklaring Inleiding Als onderdeel van onze wettelijke taak controleren wij of de in de jaarrekening opgenomen financiële overzichten een getrouw beeld geven van de uitkomsten van cle begrotingsuitvoering. Daarnaast controleren wij of de financiële overzichten zijn opgesteld in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften, zoals die zijn vastgelegd in de Comptabiliteitswet 2016, de Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften 2019 (RBV 2019) en de Regeling agentschappen. In onze controleverklaring, die wij u separaat hebben doen toekomen, zijn de door ons gecontroleerde financiële overzichten nader gespecificeerd. Wij dienen te voldoen aan de voor ons geldende beroepsvoorschriften en onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. Het materieel belang is bepalend voor de strekking van het oordeel in de controleverklaring. De materialiteit voor de jaarrekening bedraagt 2% van de totale baten. Op basis van de jaarrekening 2018 van de IND betekent dit dat een totaalbedrag aan fouten en onzekerheden in de jaarrekening van ongeveer 8,4 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. Voorts hebben wij onderzocht of de informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering (de niet-financiële informatie), voor zover wij dat kunnen beoordelen, niet strijdig is met de in de jaarrekening opgenomen financiële overzichten. In de volgende hoofdstukken gaan wij in op de belangrijkste bevindingen van de controle. 3.1 Goedkeurende controleverklaring Wij hebben een goedkeurende controleverklaring afgegeven bij de jaarrekening 2018 van de IND. Onze controleverklaring heeft betrekking op de financiële overzichten die deel uitmaken van de jaarrekening Pagina 9 van 15

10 en materieelbeheer van het ministerie van Financiën. ingericht. Deze eisen zijn verder uitgewerkt en samengevat in de Baseline financieel processen van financieel en materieelbeheer voldoen aan de normen uit de comptabele weten regelgeving. Op het hoogste niveau geldt dat het financieel en controleerbaarheid en dat het beheer overigens zo doelmatig mogelijk wordt materieelbeheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid, ordelijkheid, Als onderdeel van onze wettelijke taak onderzoeken wij of de geselecteerde Inleiding 4 Financieel en materieelbeheer Pagina 10 van 15 voorgaand jaar willen we twee onderwerpen benoemen, die het leeuwendeel van de 0,14 mln. aan getrouwheidsfouten. Alhoewel dit een verlaging is ten opzichte van onverminderd gelden. Dit leidde tot 6,4 mln. aan onrechtmatigheden. Deze problematiek zal ook zijn doorwerking hebben in 2019, daar de eerste aanbesteding onrechtmatigheden veroorzaken. met betrekking tot het (in 2017 geconstateerde) onrechtmatig verlengen van overeenkomsten met externe inhuur, nieuwe onrechtmatigheden hebben plaatsgevonden. Door direct af te roepen op perceel 4 van de raamovereenkomst Aanbestedingswet) niet mogelijk mag zijn dat een aanbestedende dienst één en onderschrijven wij. ICT-dienstverlening zijn andere mogelijke leveranciers van de raamovereenkomst onafhankelijk ingewonnen standpunt, dat stelt dat het (op grond van de dezelfde overheidsopdracht of deel daarvan in meer dan 1 perceel plaatst, niet in de gelegenheid gesteld te bieden op de afroep van de IND. Het juridisch We hebben ook moeten constateren dat in de nasleep van de getroffen maatregelen, van de tolken gepland is voor medio Dit jaar bleef de rechtmatigheidsproblematiek omtrent het inhuren van tolken Voor het jaar 2018 telt het inkoopproces 13 mln. aan onrechtmatigheden en er zorg voor te dragen dat alle inkoop via de inkoopafdeling ISD gaat. Deze verbetering onderschrijft het belang van de faciliterende en controlerende rol van de Inkoop Service Desk (ISD) in het inkoopproces. Zo is de kwaliteit van de Wij adviseren de IND de rol van de ISD in het inkoopproces op peil te houden en verheugt ons. De in voorgaande jaren getroffen maatregelen hebben ertoe geleid dat het aantal onrechtmatigheden en getrouwheidsfouten in het inkoopproces zijn spendanalyse verbeterd. afgenomen. De IND heeft in 2018 de verbetering in het inkoopproces weten door te zetten. Dat 4.1 Inkoopproces gevoerde financieel en materieelbeheer. In dit hoofdstuk behandelen wij de uitkomsten van ons onderzoek naar het legesproces; verantwoordingsproces. inkoopproces; personeelsproces; processen in kaart gebracht. Op basis van het belang van de processen en de in die processen onderkende risico s hebben wij de volgende processen voor een nader onderzoek in 2018 geselecteerd: materieelbeheer hebben wij allereerst de bedrijfsrisico s en alle daaraan gekoppelde Ten behoeve van het selecteren van de te onderzoeken processen van financieel en Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst

11 Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst Wij willen hierbij opmerken dat ons niet is gebleken dat er afspraken zijn gemaakt tussen de IND en het bestuursdepartement, die de gehanteerde werkwijze van de IND goedkeuren. Wij hebben de omvang van de onrechtmatigheden met betrekking tot deze problematiek gekwantificeerd op 4,4 mln. Het afroepen vanuit perceel 2 van de raamovereenkomst ICT-dienstverlening is te billikken, daar in dit perceel wel concurrentstelling plaatsvindt. De samenwerking met de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) was constructief. Dat betekent dat wij de uitkomsten van hun controlewerkzaamheden op de materiële uitgaven overnemen. 4.2 Personeelsbeheer Bij de IND vormen de personele uitgaven met een bedrag van circa 265 mln. de grootste kostenpost in de jaarrekening. De IND heeft voldoende kaders als basis voor ordelijk en controleerbaar personeelsbeheer. Wij constateren dat de opzet van de kaders aan de eisen voldoen. Tegelijkertijd hebben wij geconstateerd dat op een tweetal onderwerpen de procedures onvoldoende worden nageleefd en dat dit in een aantal gevallen ook leidt tot financiële tekortkomingen. Wij hebben hierbij de volgende controlebevindingen: Het onjuist toepassen van de regelgeving omtrent de waarnemingstoelage; De onjuiste toepassing van de Artikelen 8 en 22a van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren (BBRA). De initiële grondslag inzake het toekennen van een toeslag op grond van Artikel 8 van het BBRA ontbreekt (uitstekend functioneren) in een aantal gevallen in het dossier en/of de toeslag wordt niet jaarlijks voor Artikel 8 en voor wat betreft Artikel 22a periodiek onderbouwd. Wij adviseren de IND te sturen op de naleving van de kaders inzake het personeelsbeheer en hierop tijdig te controleren en te corrigeren. 4.3 Legesproces Wij kunnen steunen op de controlewerkzaamheden van de VIC ten aanzien van de leges. Aandachtpunt hierbij is dat de diepgang van deze controle, door middel van een marginale zichtbare toetsing op de aanvaardbaarheid van de gekozen productcode, moet worden vastgelegd. Daarnaast is het van belang dat VIC in samenspraak met SUA een standpunt op basis van weten regelgeving inneemt, alvorens het primaire proces in te schakelen voor hoor- en wederhoor. Uit de door de VIC uitgevoerde steekproef op de juistheid van de ontvangen leges en onze reperformance daarop is één onrechtmatigheid gebleken. Het betreft een niet opzettelijke afwijking die als een incident moet worden aangemerkt. Extrapolatie van deze fout heeft geleid tot een meest waarschijnlijke fout van 0,6 mln. Als onderdeel van onze werkzaamheden wij onderzoek gedaan naar de algemene IT beheersmaatregelen (GITC) van INDIGO. Op basis van deze werkzaamheden komen wij tot de conclusie dat de GITC met betrekking tot INDIGO niet op orde is. Impact van deze bevinding is dat wij niet kunnen steunen op de application controls van INDIGO. Wij hebben het rapport Rapportage Immigratie- en Naturalisatiedienst; Analyse naar kwetsbaarheden van het beslisproces (inclusief leges-inningsproces) kennisgenomen. Wij kunnen concluderen dat de uitkomsten van dit rapport aansluiten bij onze bevindingen omtrent de GITC van INDIGO. Pagina 11 van 15

12 afgrenzing toegepast. Kosten van voorgaande boekjaren zijn verantwoord als omzet Ten aanzien van de post omzet overige is voor een tweetal projecten geen juiste aanbevelingen (op volgorde van urgentie en quick wins ) te implementeren, ten behoeve van de juist- en volledigheid van de legesopbrengsten en het voorkomen Wij adviseren de IND op basis van het kwetsbaarhedenonderzoek de van onrechtmatigheden in het primaire proces. Wij adviseren de IND om een verslaggevingskader op te stellen met daarin de zelf ontwikkelde systemen. hierboven genoemde uitgangspunten alsmede de werkwijze van het activeren van Verslaggevingskader IVA activeren van de uitgaven ten behoeve van zelf ontwikkelde systemen slechts (besparingen) worden behaald; uitgaven als immaterieel actief in de jaarrekening. De RJ schrijft voor dat het daadwerkelijk in productie wordt genomen; toegestaan als: De Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ) stelt strikte eisen aan het activeren van Wij adviseren de IND de omzet te alloceren aan de juiste boekjaren. enkele materiële posten in het dossier documenten moesten worden opgevraagd om onderbouwingen van de post omzet overige (w.o. voortgangsrapportages en een goede onderbouwing te krijgen van de gepresenteerde jaarcijfers. Zo zijn de beschikkingen) en van de door IND uitgevoerde deelwaarnemingen immateriële- en afgrenzing toegepast. Kosten van voorgaande boekjaren zijn verantwoord als omzet Het balansdossier is van voldoende kwaliteit. Tegelijkertijd merken wij op dat voor Ten aanzien van de post omzet overige is voor een tweetal projecten geen juiste Balansdossier materiële vaste activa (w.o. facturen en contracten) niet opgenomen in het balansdossier. maanden van 2018 niet geboekt. Dit heeft geleid tot een onzekerheid van 0,2 mln. (vaktechnisch) overleg plaatsgevonden tussen het team Accounting en de ADR. Wij hebben de samenwerking gedurende het verantwoordingsproces met de IND als Samen werking constructief ervaren. Het opvragen van documenten, die al dan niet om moverende redenen ontbraken in het balansdossier, en de beantwoording van vragen (via het team Accounting) heeft tijdig plaatsgevonden. Daarnaast heeft er frequent 4.4 Verantwoordingsproces Wij adviseren de IND de omzet te alloceren aan de juiste boekjaren. mln. maanden van 2018 niet geboekt. Dit heeft geleid tot een onzekerheid van 0,16 Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst in Daarnaast is een deel van de omzet van de laatste tweeëneenhalve in Daarnaast is een deel van de omzet van de laatste tweeëneenhalve duidelijk is dat de ontwikkeling tot een actief gaat leiden en dat ook met het actief ook daadwerkelijk toekomstige economische voordelen de uitgaven betrouwbaar zijn vast te stellen. Pagina 12 van 15

13 Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst RBV De RBV 2019 schrijven voor aan welke eisen de financiële verantwoording van de IND moet voldoen. Dit jaar is wederom geen opvolging gegeven aan de vereiste, uitsplitsing inzake de schulden c.q. vorderingen, zoals vastgelegd in de RBV Na ampele discussie tussen de IND, DFEZ en ons is deze uitsplitsing in de finale verkorte jaarrekening doorgevoerd. Pagina 13 van 15

14 zijn verder uitgewerkt in de Regeling Rijksbegrotingsvoorschriften wil zeggen op ordelijke en controleerbare) wijze tot stand is gekomen. Deze normen gericht op de totstandkoming van informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering voldoen aan de normen uit de comptabele weten regelgeving. Als onderdeel van onze wettelijke taak onderzoeken wij of geselecteerde processen Inleiding 5 Totstandkoming informatie over beleid en bedrijfsvoering Daartoe onderzoeken wij of deze niet-financiële informatie op een deugdelijke (dat het proces te zijn ingebed. Het totstandkomingsproces van de managementparagraaf is conform het proces van vorig jaar. Daarmee lijken de eerder geïmplementeerde verbeteringen structureel in 5.2 Totstandkoming managementparagraaf reconstrueerbaar verzoeken de verantwoordingsrelatie relatie tussen de IND en het reconstrueerbaar. Wij hebben daarnaast ten aanzien van het Aantal naturalisatie bestuursdepartement onderzocht. Dit proces kent de nodige waarborgen. De totstandkoming van de beleidsinformatie in de jaarrekening 2019 van de IND is 5.1. Totstandkoming beleidsinformatie deugdelijk Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturalisatiedienst Pagina 14 van 15

15 Auditrapport 2018 Immigratie- en Naturatsatiedienst 6 Ondertekening Den Haag, 3 april 2019 W/G Senior Auditor Pagina 15 van 15

16