Jaarverslag secretaris SATURNA

Transcriptie

1 Jaarverslag secretaris SATURNA SATURNA Postbus 334, 1800 AH, Alkmaar 7 november 2018

2 Inhoudsopgave Inleiding...2 SPOT...2 Organisatie...2 Bestuur SATURNA...2 Verenigingsmanager...3 Administratieve kracht...3 Vrijwilligers...4 Technisch kader...4 Leden...4 Sportaanbod...4 Activiteiten...5 Accommodatie...6 Public Relations...6 Sponsoring...7 Diversen...7 Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 1

3 Inleiding Dit is het jaarverslag secretaris van gymnastiekvereniging SATURNA. Dit verslag geeft, samen met de jaarrekening, een beeld van hoe SATURNA zich het afgelopen seizoen ontwikkeld heeft. SPOT Sinds seizoen heeft Saturna kernwaarden die belangrijk zijn voor de identiteit van Saturna. Het afgelopen seizoen is hier een 5 e kernwaarde aan toegevoegd: respect. De kernwaarden zijn terug te vinden in de letters SPORT: S: samen. Samen is al terug te vinden in onze naam Saturna: SAmen TURNen Alkmaar. Samen sporten is de basis van onze vereniging. En naast het sporten ook samen deelnemen aan de activiteiten van Saturna. Maar ook betrokkenheid bij elkaar komt terug in deze waarde. Saturna kan zich alleen ontwikkelen (als vereniging, turner, trainer, vrijwilliger) als we met elkaar samenwerken. P: plezier. Plezier is belangrijk voor Saturna bij alles wat we doen. Plezier trekt aan, verbindt, geeft energie en betekenis aan wat we doen, met en voor elkaar. Ongeacht wie je bent of wat je rol is. Met plezier slagen we beter in wat we willen bereiken. Heb je plezier in wat je doet, dan ben je oprecht betrokken, heb je doorzettingsvermogen en ontstaan verbindingen die blijvend zijn. Door plezier te brengen in het trainen en het organiseren van activiteiten ontstaat succes en welzijn. O: ontwikkeling. Ontwikkeling is een vanzelfsprekend onderdeel van Saturna. Al onze turners en turnsters ontwikkelen zich op sportief gebied, ieder op zijn eigen niveau. Maar ook als vereniging blijven we ontwikkelen: door trainers te begeleiden en op te leiden opdat zij nog beter turnsters en turners in staat stellen zich te ontwikkelen; organisatorisch ontwikkelen we ons als een lerende organisatie en gaan we mee in de maatschappelijke ontwikkelingen. Blijven ontwikkelen is ook delen: als je je kennis deelt met anderen, dan wordt iedereen beter en blijft Saturna zich ontwikkelen. R: respect. Respect betekent voor Saturna dat je de ander in zijn waarde laat; respect voor ieders eigenheid, respect voor talenten en beperkingen, respect voor de grenzen van de ander en waar die grenzen liggen voor de ander in relatie tot jou. Respect betekent ook eerlijkheid en het uitspreken van verwachtingen. Want zonder uitgesproken verwachtingen kunnen teleurstellingen ontstaan. Respect dient er te zijn tussen en voor elkaar, gelijk onze (ere)leden, vrijwilligers, trainers, medewerkers, sponsors en (zakelijke) partners. T: trots. Trots staat voor trots zijn op onze vereniging, trainers, leden, vrijwilligers. We zijn trots op elkaar en op onszelf. Trots op wat we samen de afgelopen jaren hebben bereikt en waar we als iedere dag opnieuw creëren en met beide handen aangrijpen. Als vereniging stralen we dat uit. Organisatie In deze paragraaf wordt achtereenvolgens teruggeblikt op het bestuur, de verenigingsmanager, de administratieve kracht, de vele commissies, vrijwilligers, trainers en natuurlijk de leden. Verder is in dit jaarverslag aandacht voor het sportaanbod, de activiteiten, de accommodatie van SATURNA, de financiën, public relations, de sponsoring en wordt afgesloten met diverse andere zaken. Bestuur SATURNA Het bestuur van SATURNA bestond afgelopen seizoen uit de volgende personen: Voorzitter: Edwin Konijn Secretaris: Liesbeth Bruins Penningmeester: Algemeen bestuurslid: Jan Willem Obbink (afgetreden per 7 november 2017 Algemeen bestuurslid: Miquel Schumacher Algemeen bestuurslid: Mark Huizenga (per 10 juli 2018) Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 2

4 Het afgelopen jaar is het voltallige bestuur om de 6 à 7 weken bij elkaar geweest. Daarnaast vergaderde het dagelijks bestuur regelmatig om de dagelijkse gang van zaken en projecten op verschillende gebieden uit te werken en te monitoren. Tijdens de najaarsvergadering namen we afscheid van algemeen bestuurslid Jan Willem Obbink. De laatste maanden van het seizoen waren bestuurlijk een rollercoaster. Tijdens de voorjaarsvergadering heeft het voltallige bestuur besloten haar taken per einde van het seizoen neer te leggen als gevolg van de beladen en grimmige sfeer die wederom tijdens de ALV heerste. Het bestuur voelde te weinig vertrouwen voor het uitvoeren van haar taken. Hierop zijn verenigingsmanager, trainers, vrijwilligers en (ouders van) leden opgestaan om aan te geven achter het bestuur en achter een verandering van atmosfeer te staan. Er zijn gesprekken gevoerd tussen trainers, vrijwilligers en ouders. Dit heeft geresulteerd in het bijeenroepen van een Bijzondere Algemene Ledenvergadering waarin door trainers en vrijwilligers werd aangegeven hoe trots zij zijn op Saturna en op haar bestuur. Tevens werd een plan van aanpak gepresenteerd hoe een aantal zaken anders kunnen worden aangepakt. Na deze steunbetuigingen en de oproep tot positiviteit blijft het bestuur aan en zal het komende seizoen worden gebruikt om met elkaar hier stappen in te gaan maken. Bestuur en verenigingsmanager Verenigingsmanager Sanne van der Laan is onze verenigingsmanager voor 18 uur per week. Als verenigingsmanager is zij Onderstaand volgt een globaal overzicht van de taken die zij uitvoert: Aanspreekpunt voor en communicatie naar o Leden en potentiële leden; o Trainers, commissies en het bestuur; o Externe partijen, zoals de KNGU, de gemeente Alkmaar, AlkmaarSport NV en SportKader. Het afgelopen seizoen heeft het bestuur en de verengingsmanager structureel overleg gehad met AlkmaarSport over onze accommodaties, hebben we een goede band opgebouwd met SportKader voor de contracten van medewerkers in het kader van goed werkgeverschap en is er een overleg geweest met een delegatie van de gemeente Alkmaar. Overig o Ondersteuning commissies; o Eerste aanspreekpunt voor administratieve kracht; o Onderzoeken en opzetten van nieuw lesaanbod, workshops en evenementen; o Diverse werkzaamheden op P&O gebied; o Coördineren interne en externe opleidingen, zoals jurycursussen, trainersopleidingen, EHBO en bijscholingen voor het Opleidingscentrum van de KNGU; o Toevoegen en aanpassen van gegevens in het systeem van de ledenadministratie; o Voeren van trainer gesprekken en overleggen; o Werkzaamheden website, nieuwsbrief en facebook; o Promotiewerkzaamheden vereniging; o Opzetten en coördineren van nieuwe initiatieven en inspelen op ontwikkelingen. Administratieve kracht Harrie de Goede is onze administratieve kracht. Onderstaand volgt een globaal overzicht van de taken die hij uitvoert: Credit-taken zoals inboeken, klaarzetten factuurrun en betaalbestanden; Debet-taken zoals innen van de contributie van recreatie en selectie en het innen overige inkomsten; Debiteurenbeheer. Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 3

5 Vrijwilligers SATURNA kan niet bestaan zonder vrijwilligers. Naast de vrijwilligerstaken in het bestuur heeft Saturna een activiteitencommissie die de verschillende activiteiten die verderop in dit verslag worden genoemd coördineert of organiseert. De ledenadministratie zorgt voor een actueel ledenbestand en samen met de penningmeester en de administratieve kracht voor het innen van de contributie. Er zijn vaste vrijwilligers die zich bezig houden met de sponsoring en public relations binnen Saturna, met vragen ten aanzien van onze accommodaties en met het ondersteunen van de verschillende selectiegroepen. Daarnaast worden er door leden en ouders nog vele hand- en spandiensten verricht. De vereniging beoogt een continue verbetering van onder andere professionaliteit, positiviteit, deskundigheid en vernieuwing waardoor er meer betrokkenheid komt bij de vereniging. De activiteitencommissie en de verenigingsmanager hebben gedurende het seizoen steeds voldoende vrijwilligers weten te mobiliseren. Maar het aantal vrijwilligers blijft één van de kwetsbare punten binnen onze vereniging. Daarom is in november een belactie georganiseerd wat heeft geresulteerd in 40 nieuwe vrijwilligers die ons gaan helpen met raken die variëren van een paar uur per seizoen tot grotere klussen. Technisch kader SATURNA heeft goede trainers en hulptrainers die zich inzetten voor de (turn)sport. De leiding wordt betaald volgens de staffel van de KNGU. Deze is opgebouwd uit leeftijd, aantal jaren ervaring en de licenties die in het bezit zijn. In de voorjaarsvergadering 2017 is besloten dat trainers die meer per jaar aangeboden. Hiermee voldoet Saturna aan de regels van de belastingdienst. Door de stijging van de loonkosten die dit tot gevolg heeft, kan Saturna dit niet in één keer doorvoeren en zal voor het introduceren een periode van 5 jaar worden uitgetrokken. Opleiden en de kwaliteit van onze trainers vindt het bestuur belangrijk. Daarom wordt leiding gestimuleerd om opleidingen te volgen. Dit jaar is daarom een technische training voor alle leiding georganiseerd. Boyd, Charlotte, Lara, Lianne en Sophie hebben hun niveau 2 diploma voor assistenttrainer turnen gehaald. Leden Bij de start van seizoen zijn we met 664 leden gestart (na opzeggingen, maar nog voor de nieuwe inschrijvingen). In de loop van het seizoen groeide dit ledenaantal gestaag naar 888 leden. Aan het einde van het seizoen liep het aantal leden, net als andere jaren, weer terug door de opzeggingen die altijd aan het einde van het seizoen worden gedaan. We starten dit nieuwe seizoen met ongeveer het zelfde aantal leden als de start van vorig seizoen. Sportaanbod SATURNA biedt een breed scala van bewegingsvormen. De trainingsgroepen zijn zo opgebouwd dat alle leden van SATURNA op eigen niveau kunnen bewegen en zich kunnen ontwikkelen. Het afgelopen jaar is goed gekeken waar er vraag was naar extra lessen en deze zijn bij de start van het nieuwe seizoen of gedurende het seizoen opgestart. SATURNA bood vanaf de start van het seizoen de volgende bewegingsvormen aan: Ouder- & kindgym, Turnen voor kinderen, dames en heren, Recreatie Plus, Gymfit, Selectieturnen, Freerunning en Demogroep. Saturna Beweegdiploma. In februari en juni hebben kinderen geturnd voor dit diploma. Daarnaast worden er door Saturna workshops gegeven voor onder andere kinderdagverblijf Rollebol en diverse basisscholen. Ten slotte is vermeldenswaardig dat de selectiegroepen wederom een zeer goed seizoen hebben gedraaid. Er zijn vele medailles gewonnen met zelfs Nederlandse kampioenen bij de heren (meerkamp en verschillende toestellen). Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 4

6 Activiteiten Naast de bovenstaande reguliere lessen biedt SATURNA ook leuke, educatieve en sportieve activiteiten aan. De volgende activiteiten hebben het afgelopen jaar op de agenda gestaan: De Kick-off, een evenement voor trainers en vaste vrijwilligers. Dit seizoen hebben we met de kickoff een gezellige avond in de Créperiebar gehad. De vriendjes- en vriendinnetjesweek werd weer in september georganiseerd. Op het Beweegplein in oktober hebben veel kinderen genoten van de verschillende onderdelen van de turnsport. Het sinterklaasfeest voor de leeftijd 4- sdisco met thema voor de leeftijd 9-14 jaar. En in veel recreatielessen werd aan Pietengym gedaan. In december stond de Saturna Kersborrel op het programma. Met onze trainersgroep en vaste vrijwilligers zijn we wezen bowlen. Het werd een supergezellige en fanatieke avond waarbij Ellen Schumacher werd gekroond tot de eerste Bowlingkampioene van Saturna. De springwedstrijd voor de recreatie waar werd getoond wat de turn(st)ers hadden geleerd op de trampoline, kast en lange mat. In februari werd de ouderweek georganiseerd. Vele ouders kwamen mee naar de les van hun zoon of dochter om mee te sporten. Het kleuterfestijn, een middag waar onze jongste leden kunnen laten zien wat ze afgelopen seizoen hebben geleerd. Op vijf verschillende onderdelen werden de talenten vertoond om zo alle stickers te verzamelen voor het stickerdiploma. Iedereen heeft enorm zijn best gedaan en het diploma daarom dubbel en dwars verdiend. De onderlinge wedstrijden voor de recreatie in mei met mooie demonstratie van de demonstratiegroep. De onderlinge wedstrijden voor de voorbereidingsgroepen van de damesselectie waarbij de turnsters alvast wat konden wennen aan het meedoen aan wedstrijden. Voor alle leden die in een gymzaal turnen is een extra les ingeroosterd om een keer te kunnen turnen in de turnhal van de Meent Bauerfeind. Gedurende het jaar zijn er diverse talentendagen georganiseerd om nieuwe turntalenten te scouten voor de dames- en herenselectie. Daarnaast heeft Saturna meegedaan aan diverse sportinstuiven die door AlkmaarSport gedurende het hele jaar werden georganiseerd. En het hoogtepunt dit seizoen was toch echt de viering van ons 5-jarige lustrum. Dit is op 7 juli groots gevierd in De Meent Bauerfeind: 1400 bezoekers, 1000 ijsjes, 1200 bekertjes limonade, 850 FIFA spelen m.m.v. Aristote Ndunu van AZ, klimmen in de toren, presentaties van Hans van Zetten, een stormbaan, laser gamen, verschillende springkussens, een walkaround magician Chris Tyler, een panna court, een rodeostier en vooral veel blije gezichten. We zijn trots. Tijdens de zomervakantie kon er ook worden geturnd in de turnhal in de Meent Bauerfeind. Voor diverse leeftijden werden er lessen georganiseerd. Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 5

7 Sfeerimpressie van een aantal activiteiten Accommodatie De gymzalen waar SATURNA gebruik van maakt zijn over heel Alkmaar verdeeld. Er wordt vooral Daarnaast trainen de selectiegroepen, de free runners en verschillende recreatiegroepen in de turnhal in sportcomplex de Meent Bauerfeind. Aan het begin van het seizoen hebben we officieel de handtekening gezet onder een langdurige samenwerking met AlkmaarSport voor onze diverse sportlocaties in Alkmaar, waaronder natuurlijk de turnhal in de Meent. Hierdoor kan Saturna de breedtesport in de gehele gemeente blijven aanbieden en kunnen talenten zich verder ontwikkelen in de Meent. Public Relations Zowel interne als externe communicatie is belangrijk. Voor beide vormen is de website, en daaraan gekoppeld de facebookpagina, heel belangrijk. Het afgelopen jaar is het aantal -ik- van onze facebookpagina gestegen van 715 tot 846 volgers. Web7, de web omgeving voor ledenadministratie is het afgelopen seizoen verder ontwikkeld. Naast de mogelijkheid om digitaal in te schrijven heeft elk lid nu een digitaal account en worden de facturen sinds dit seizoen digitaal verstuurd. Er zijn het afgelopen jaar 6 nieuwsbrieven via naar de leden gestuurd. Gedurende het seizoen zijn 00 flyers verspreid in Alkmaar om de aandacht op onze vereniging te vestigen en stonden er artikelen van Saturna in de regionale krant. Artikel in Alkmaarse Courant Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 6

8 Sponsoring Er is meegedaan met de Grote Clubactie en Saturna neemt deel aan ontvangt een bijdrage als er online iets wordt gekocht via de link op onze website. Saturna heeft een hoofdsponsor, Hypnose Instituut Nederland, een gouden sponsor, Arcadia Schoonmaak. Daarnaast hebben we een aantal bedrijfsvrienden, goede vrienden en vrienden. En de organisatie van de halve finale NK dames en het lustrumfeest werd ondersteund door diverse sponsoren. Diversen Saturna is erkend leerbedrijf van het SBB (Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven). De beste lotenverkopers van de Grote Clubactie. waaronder Lien Bieman en Johan Gortemöller als dank voor hun inzet voor de lokale samenleving. is gemaakt voor Bauerfeind, de sponsor van de Meent Bauerfeind. De film zal worden gebruikt voor promotiedoeleinden over topsport in De Meent Bauerfeind. Verschillende sporten waaronder het turnen zijn vastgelegd. In samenwerking met de KNGU heeft Saturna dit seizoen 3 wedstrijden georganiseerd. Een competitiewedstrijd damesturnen voor de 4e, 5e en 6e divisie, de jokercup voor het herenturnen en eind april de halve finales NK damesturnen voor de 1e en 3e divisie. Met zeer veel enthousiaste reacties van juryleden, trainers, turn(st)ers, hun supporters en de KNGU kunnen we terugkijken op meer dan geslaagde wedstrijdweekenden. Saturna heeft meegedaan aan een pilot van de KNGU om meer duidelijkheid te krijgen waardoor kinderen plezier in turnen krijgen en Het team dat heeft meegewerkt aan de film 'Be prepared' houden. Er werd bij deze pilot uitgegaan van turn overschrijdend aanbod. Met de uitslagen van deze pilot gaan we dit seizoen aan de gang om onze lesmethodiek te herijken. Saturna heeft in het voorjaar bezoek gehad van de KNGU en Gympower. Er werden verschillende lessen bezocht en er werd gesproken met trainers, turnsters, ouders en vrijwilligers. Casper en Henriëtte gaven aan het een leuk bezoek te hebben gevonden en een positief beeld te hebben gekregen van Saturna. "Ik snap dat jullie trots zijn op de vereniging!" Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): er is hard gewerkt om Saturna te laten voldoen aan de AVG. Er zijn verschillende documenten opgesteld en we hebben een AVG-verklaring ontvangen van Stichting AVG voor Verenigingen dat Saturna het AVG-programma heeft doorlopen. De komende maanden worden de punten op de i gezet. Een team van Saturna kwam in actie tegen kanker door mee te doen aan de avondrun Kankerbestrijding. Ons erelid Lien Bieman was dit seizoen 75 jaar lid van Alkmaarse turnverenigingen. Eerst van turnvereniging Turnlust. Na het ontstaan van Saturna bleef ze turnen en zich inzetten voor de vereniging. Sporters van 42 Alkmaarse sporten en sportverenigingen werden in het voorjaar door de Alkmaarse fotograaf Robert van der Eng op de foto gezet. Ook leden van Saturna zijn op de gevoelige plaat Jaarverslag secretaris SATURNA , Alkmaar Pagina 7