Huis voor omgevingskwaliteit een ad hoc aanpak voor ruimtelijke vraagstukken. kwaliteitskamer

Transcriptie

1 Huis voor omgevingskwaliteit een ad hoc aanpak voor ruimtelijke vraagstukken kwaliteitskamer

2 Een ad hoc aanpak voor ruimtelijke vraagstukken Lokale besturen worden steeds vaker geconfronteerd met complexe ruimtelijke uitdagingen. De juiste expertise is echter niet altijd op het juiste moment ter beschikking. Het zijn net de lokale besturen die als belangrijkste vergunningverlenende overheid in Vlaanderen een grote impact hebben op de omgevingskwaliteit op het terrein. Ad hok, het Huis voor OmgevingsKwaliteit, heeft de missie om omgevingskwaliteit te verhogen. Het wil bijdragen tot de uitvoering van de ruimtelijke visie van lokale besturen door hen actief te ondersteunen. Ad hok werd opgericht door de streekintercommunales IGEMO, Haviland en Interleuven. Als verlengstuk van lokale besturen willen de streekintercommunales hun steentje bijdragen tot ruimtelijke kwaliteit in de regio. In het eerste deel wordt het Huis voor omgevingskwaliteit toegelicht en in het tweede deel wordt de werking beschreven.

3 Missie Het Huis voor omgevingskwaliteit heeft als missie het verhogen van de omgevingskwaliteit. Het wil bijdragen tot de uitvoering van de ruimtelijke visie van lokale besturen door de lokale besturen actief te ondersteunen en hen te helpen bij het creëren van een draagvlak voor een kwalitatief ruimtelijk beleid. Lokale besturen zijn immers de belangrijkste vergunningverlenende overheden in Vlaanderen en hebben dus een grote impact op de omgevingskwaliteit op terrein. In de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening (VCRO) wordt het doel van ruimtelijke ordening als volgt omschreven: De ruimtelijke ordening is gericht op een duurzame ruimtelijke ontwikkeling waarbij de ruimte beheerd wordt ten behoeve van de huidige generatie, zonder dat de behoeften van de toekomstige generaties in het gedrang gebracht worden. Daarbij worden de ruimtelijke behoeften van de verschillende maatschappelijke activiteiten gelijktijdig tegen elkaar afgewogen. Er wordt rekening gehouden met de ruimtelijke draagkracht, de gevolgen voor het leefmilieu en de culturele, economische, esthetische en sociale gevolgen. Op deze manier wordt gestreefd naar ruimtelijke kwaliteit. Het Huis voor Omgevingskwaliteit is een instrument van en voor lokale besturen om deze doelstelling te realiseren. Een middel om te werken aan een betere omgevingskwaliteit. Lokale besturen worden alsmaar vaker geconfronteerd met complexe ruimtelijke uitdagingen waarvoor niet altijd de juiste expertise op het juiste moment ter beschikking is. Juridische instrumenten, zoals stedenbouwkundige verordeningen en RUP s, zijn niet altijd voldoende om voor echte kwaliteit te zorgen. Een verordenend instrument creëert een kader, maar garandeert nog geen kwaliteit op terrein. Een kader dat (hopelijk) wel de slechtste projecten kan tegenhouden, maar dat daarom nog niet zorgt dat de beste projecten worden gerealiseerd. Dit is ook een gevolg van de eeuwige zoektocht naar een evenwicht tussen rechtszekerheid en flexibiliteit.

4 Doelstellingen ad hok adviseert Een multidisciplinaire kwaliteitskamer met externe experten adviseert het lokale bestuur in het omgaan met impactvolle publieke en private projecten Op deze wijze wil ad hok de lokale expertise verbreden. ad hok begeleidt ad hok organiseert een open oproep om lokale besturen te begeleiden bij het vinden van een inspirerende ontwerper voor een landschappelijke, stedenbouwkundige, infrastructuur- of architectuur opdracht. Zo willen we de lokale expertise versterken. ad hok inspireert Om expertise uit te wisselen, organiseert ad hok lezingen, workshops en uitstappen, die nieuwe inzichten geven om uitdagingen aan te gaan. Deze worden ook opengesteld naar alle geïnteresseerde professionals. Daarnaast organiseert ad hok ook opleidingen voor ambtenaren en schepenen. Onder begeleiding van een externe expert worden zij ondergedompeld in onderwerpen die specifiek zijn voor de publieke sector. KWALITEITSKAMER OPEN OPROEP INSPIRATIE & OPLEIDING

5 Partners Het Huis voor omgevingskwaliteit is een samenwerking tussen de streekontwikkelingsintercommunales IGEMO, Interleuven en Haviland met als doel het verhogen van de ruimtelijke kwaliteit binnen onze werkingsgebieden. Het draagt bij tot de uitvoering van de ruimtelijke visie, ondersteunt onze lokale overheden en creëert draagvlak voor het ruimtelijk beleid. Als verlengstuk van de lokale besturen willen de streekontwikkelingsintercommunales het initiatief nemen om een bijdrage te leveren aan de ruimtelijke kwaliteit in de regio, zowel voor haar eigen projecten als (semi-)publieke en private projecten in de betrokken steden en gemeenten. De ondersteuning van de lokale besturen op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau staat hierbij centraal. Het Huis voor omgevingskwaliteit wordt aangestuurd door een coördinatiecel of COÖC waarin de drie streekontwikkelingsintercommunales of ICS zijn vertegenwoordigd. IGEMO treedt op als algemeen coördinator of COR. Bever Galmaarden Herne Affligem Liedekerke Roosdaal Gooik Ternat Lennik Pepingen Opwijk Meise Merchtem Asse Bornem Puurs-Sint-Amands Dilbeek Drogenbos Sint-Pieters-Leeuw Halle Londerzeel Wemmel Willebroek Kapelle- op-den- Bos Linkebeek Sint- Beersel Genesius- Rode Mechelen Zemst Grimbergen Kampenhout Vilvoorde Steenokkerzeel Machelen Kraainem Wezembeek- Oppem Hoeilaart Sint-Katelijne-Waver Zaventem Duffel Boortmeerbeek Kortenberg Tervuren Overijse Lier Bonheiden Bertem Putte Haacht Huldenberg Berlaar Keerbergen Herent Begijnendijk Tremelo Rotselaar Leuven Oud-Heverlee Holsbeek Bierbeek Lubbeek Aarschot Boutersem Tielt-Winge Hoegaarden Scherpenheuvel- Zichem Glabbeek Tienen Bekkevoort Diest Kortenaken Zoutleeuw Linter Landen Geetbets

6 Team Vlaams Bouwmeester De opdracht van Team Vlaams Bouwmeester bestaat erin om vanuit een langetermijnvisie, in goed overleg met de verschillende administraties en extern betrokken partijen, een architecturaal kwalitatieve leefomgeving in Vlaanderen te helpen creëren. Vanuit deze opdracht ondersteunt Team Vlaams Bouwmeester de werking van het Huis voor omgevingskwaliteit bij de begeleiding van publieke bouwheren en de sensibilisering van de markt voor initiatieven omtrent maatschappelijke uitdagingen. De Vlaams Bouwmeester ondersteunt de werking van ad hok via het meewerken aan het samenstellen van een expertenpool op Vlaams niveau, het ondersteunen van het concept open oproep light en het opnemen van de communicatie van ad hok in de eigen kanalen. De werking van ad hok krijgt dan ook steun van Team Vlaams Bouwmeester. Daarnaast meldt ad hok de contradicties en dysfuncties die op het terrein worden vastgesteld aan de Vlaams Bouwmeester en stimuleert de Vlaams Bouwmeester op Vlaams niveau het juridisch verankeren van het advies van een kwaliteitskamer. Concreet wil dit zeggen dat er tijdens een jaarlijks overleg met Team Vlaams Bouwmeester de werking van de kwaliteitscel zal worden besproken en dat er feedback wordt gegeven. Voor de experten en dossierbegeleiders zal op de 1 tot 2 jaar een workshop worden georganiseerd met Team Vlaams Bouwmeester omtrent visie en doelstellingen. Vlinter De 11 Vlaamse streekontwikkelingsintercommunales hebben zich ten aanzien van de Vlaams Bouwmeester geëngageerd om intergemeentelijke kwaliteitskamers / kwaliteitscellen op te richten. Het engagement is geconcretiseerd via Vlinter, het samenwerkingsverband tussen de 11 Vlaamse intergemeentelijke verenigingen voor streekontwikkeling en de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG). De bestaande initiatieven dienen daarbij als inspiratie. Al 10 jaar organiseren de streekontwikkelingsintercommunales Leiedal en WVI, samen met de Provincie West-Vlaanderen, de Vlaamse Landmaatschappij en het Team Vlaams Bouwmeester o.a. een kwaliteitskamer, lezingen en een open oproep onder de noemer WINVORM (West-Vlaanderen in Vorm). Ook bij de collega s van IOK is een Intergemeentelijke Kwaliteitskamer Ruimtelijke Ordening (IKRO) actief waar gemeenten een beroep op kunnen doen. Vlinter heeft een gemeenschappelijk concept opgesteld voor kwaliteitskamers / kwaliteitscellen en volgt de oprichting en de werking van de kwaliteitskamers / kwaliteitscellen op. Zij zal regelmatig een overleg organiseren tussen de intercommunales en een jaarlijks overleg / feedback moment met de Vlaams Bouwmeester. Er wordt ook centraal een overzicht bijgehouden van de lezingen en opleidingen die worden georganiseerd en de ervaring ermee. Ook worden de contradicties en/of dysfuncties in de regelgeving hier gecentraliseerd.

7 Lancering 29 november 2018 Ondertekening van de engagementsverklaring Huis voor omgevingskwaliteit door dhr. Stephan Verwee, algemeen directeur Haviland, dhr. Patrick Willems, algemeen directeur Interleuven, dhr. Peter De Bruyne, algemeen directeur IGEMO en dhr. Leo Van Broeck, Vlaams Bouwmeester.

8 Kwaliteitskamer ad hok adviseert ad hok adviseert lokale besturen door middel van de organisatie van een zgn. kwaliteitskamer. Een kwaliteitskamer is een multidisciplinaire pool van experten waarop een lokaal bestuur beroep kan doen om voor een dossier een multidisciplinair, kwalitatief en geïntegreerd advies te krijgen. De kwaliteitskamer is een instrument van de lokale besturen. Het is een verlengstuk van de lokale expertise en geen op zich staand expertenpanel. Door expertise te bundelen helpen we dossiers te onderbouwen ( waarom kan iets niet ) maar ook, en vooral, proactief te adviseren ( wat zou eventueel wel kunnen ). Een constructieve samenwerking en communicatie tussen de vergunningverlenende overheid en de bouwheer /architect/ontwerper is essentieel in het streven naar kwaliteit. De kwaliteitskamer biedt de benodigde extra kennis voor de beoordeling van architecturale, stedenbouwkundige en ruimtelijke (gebiedsgerichte) projecten. Dit kan zowel gaan over een individueel aanvraagdossier, als over ruimtelijke processen zoals de opmaak van een RUP of een verordening. De kwaliteitskamer voorziet enerzijds een experten-advies dat door de gemeente als leidraad kan gebruikt worden in de goedkeurings- en vergunningsprocedure van (complexe) stedenbouwkundige omgevingsdossiers. Anderzijds kan de kwaliteitskamer ook vanaf de start van projecten ondersteuning bieden (trajectbegeleiding) bij de opmaak van projectdefinitie, het verkennen van de ruimtelijke mogelijkheden en de knelpunten van een ontwikkeling. Deze projectregie leidt tot een doordacht project, waarbij rekening gehouden wordt met verschillende vakgebieden. Expertengroep De basis van de kwaliteitskamer vormt de vakkundig gekozen expertengroep. Deze pool van praktijkkennis uit verschillende beleidsdomeinen, zoals architectuur, ruimtelijk ontwerp, milieu en erfgoed, zal bijspringen in complexe ruimtelijke vraagstukken, waarbij de expertise van het gemeentelijk niveau aangevuld dient te worden om tot een kwalitatief resultaat te komen. De selectie van deze experten wordt georganiseerd in nauwe samenwerking met Team Vlaams Bouwmeester en Vlinter. Beide organisaties bieden de streekontwikkelingsintercommunales ondersteuning in de opbouw van de verschillende kwaliteitskamers. Specifieke profielen zoals mobiliteitsexperten, sociologen, enz. worden gedeeld door al deze kwaliteitskamers. Het Team Vlaams Bouwmeester zal ook geschikte kandidaten uit eerdere selectieprocedures aanbrengen. Bovendien zoeken de intercommunales ook naar lokale experten. Deze zijn vakkundig in de regio en kennen niet alleen de lokale gevoeligheden, maar ook de opportuniteiten. Op deze manier ontstaat een team dat perfect kan inspelen op het hiaat op het gemeentelijk niveau. Eén eigenschap hebben alle experten gemeen, namelijk zij zetten hun kennis en expertise in praktijk. De Kwaliteitskamer vormt een vaste pool per sector / specialiteit om continuïteit te creëren, aangevuld met extra specifieke vakkennis uit de algemene pool, die wordt aangeduid omwille van de relevante expertise binnen het voorliggend ruimtelijk project. kwaliteitskamer

9 KERNVERDICHTING DORPSKERNVERNIEUWING LANDMARK KERNUITBREIDING ONROEREND ERFGOED DRAAGVLAK

10 Procesverloop De gemeente heeft een dossier / project waarover ze graag een advies wil inwinnen bij de kwaliteitskamer en neemt contact op met het lokaal aanspreekpunt of LAP (= aanspreekpunt binnen elke IC). Daarop zitten het LAP en de gemeente samen om de concrete adviesvraag in kaart te brengen. O.a.: wat is de status van het dossier, in welke fase zit het dossier (verkenning, ruimtelijk onderzoek, architecturaal ontwerp,..), welke voorgeschiedenis heeft het dossier, wat is de visie van de gemeente op het dossier, en zijn er specifiek vragen? Samen met de gemeente bekijkt het LAP op welke wijze een advies best kan worden gegeven, welke experten aanwezig moeten zijn en in welke mate de bouwheer / architect / ontwerper betrokken wordt. Verschillende adviesformules zijn mogelijk: éénmalig advies: in het kader van bv. een ingediend ontwerp, een lopend dossier of ter voorbereiding van een vergunningsprocedure wenst de gemeente een advies te bekomen van de kwaliteitskamer. Op basis van het advies van de kwaliteitskamer kan de gemeente het dossier voort behandelen. adviestraject: in het kader van een dossier wordt een trajectbegeleiding opgestart, waarbij de kwaliteitskamer 2 of meerdere adviezen zal uitbrengen over hetzelfde dossier. Op basis van de adviezen kan de bouwheer / architect / ontwerper het project voort uittekenen en kan het dossier evolueren. Het dossier wordt door het LAP geagendeerd op de eerstvolgende bijeenkomst van de kwaliteitskamer. Om kort op de bal te kunnen spelen, wordt voor een volledig jaar een periodiek vergadermoment voor de kwaliteitskamer vastgelegd. Uitgangspunt hiervoor is een halve dag per maand. Door deze vaste dag te reserveren, maken we het engagement dat we van de experts verwachten ook duidelijk. De vergaderagenda kan worden uitgebreid indien het aantal dossiers toeneemt. De vergaderingen vinden plaats in het betreffende gemeentehuis als er slechts één dossier geagendeerd is of op een centrale locatie als er meerdere dossiers voorliggen (een centraal gelegen gemeentehuis of bij een ICS). Uiterlijk 2 weken voor de voorziene bijeenkomst wordt de agenda definitief vastgelegd door de COÖC. Zijn er geen dossiers, dan wordt de vergadering geannuleerd. De experts ontvangen dan geen vergoeding. Minstens 1 week voorafgaand aan de vergadering bezorgt het LAP een digitaal dossier aan de leden van de kwaliteitskamer (bv. via Dropbox. be). Dit digitaal dossier wordt opgemaakt en aangeleverd door de gemeente (in PDF) aan het LAP en omvat (1) een fiche met basisinformatie en contextgegevens, zoals de voorgeschiedenis, screening van de planologische en juridische context, overzicht van dossierstukken, en (2) de dossierstukken zelf. Van de experts wordt verwacht dat ze het dossier op voorhand doornemen. U heeft een dossier... Overleg met LAP (lokaal aanspreekpunt) Dossier agenderen Digitaal dossier Kwaliteitskamer Advies kwaliteitskamer

11 De kwaliteitskamer bestaat minstens uit: 2 externe experten uit de expertenpool, aangeduid door het LAP eventueel aangevuld met max. 1 lokaal expert, aangeduid door het lokaal bestuur 2 vertegenwoordigers van het lokaal bestuur bv. bevoegde schepen en omgevingsambtenaar 1 secretaris met name het LAP of een andere medewerker van de betreffende IC De bijeenkomst start met een toelichting van het dossier door het lokaal bestuur (circa 30 minuten). De gemeente kan er ook voor kiezen om de bouwheer / architect / ontwerper uit te nodigen om het dossier toe te lichten. Na een eventuele vragenronde wordt het dossier inhoudelijk besproken en beoordeeld (circa 1u30). Na de bespreking van het dossier wordt een concreet advies geformuleerd door de kwaliteitskamer. De bouwheer / architect /ontwerper is in principe niet betrokken bij de inhoudelijke bespreking van het dossier. Alhoewel het aan te raden is om in een adviestraject de bouwheer / architect / ontwerper actief te betrekken. Indien wenselijk kan altijd een gedeelte van de vergadering besloten blijven. Wat is de finaliteit van het advies? Het advies moet een integraal en geïntegreerd advies zijn dat voldoende concreet en duidelijk is, zodat zowel bouwheer / architect / ontwerper als het lokaal bestuur hierop voort kunnen werken. Niet alleen wat goed is en wat niet goed is, maar ook, en vooral, waarom (het goed of niet goed is) én constructief meegeven welke alternatieven er zijn. Het advies moet de gemeente voldoende in handen geven om het gesprek met de aanvrager onderbouwd aan te gaan en het dossier voort in positieve en kwalitatieve zin te laten evolueren. Na de vergadering maakt de secretaris (het LAP of een andere medewerker van de betreffende IC) een uitgebreid advies op, waarbij zowel de bespreking als de conclusies worden weergegeven. Het advies wordt via mail teruggekoppeld met de leden van de kwaliteitskamer en uiterlijk 1 week na de bijeenkomst gefinaliseerd. Een advies aanvragen en bekomen binnen de doorlooptijd van een lopende vergunningsprocedure lijkt weinig realistisch. Als het dossier bij de kwaliteitskamer al eerder is besproken i.k.v. van een adviestraject, kan eventueel een verkorte termijn (min. 3 weken) worden gehanteerd om alsnog binnen de proceduretermijn een vergunningsaanvraag te adviseren. U heeft een dossier... Overleg met LAP (lokaal aanspreekpunt) Dossier agenderen Digitaal dossier Kwaliteitskamer Advies kwaliteitskamer 1 à 2 wk 1 wk 1 wk 1 wk 1 wk

12 EXPERTENPOOL Samenstelling expertenpool ad hok lanceert, in samenwerking met Team Vlaams Bouwmeester, een oproep voor experten die deel willen uitmaken van de pool. Zowel de ICS en als Team Vlaams Bouwmeester verspreiden de oproep via hun kanalen (o.a. website, nieuwsbrief, social media). Per specialisatie worden minimaal 2 experten aangeduid. Dit kan uitgebreid worden indien het aantal dossiers, alsook de verwachte tijdsinvestering, toeneemt. In de expertenpool worden minstens volgende specialisaties voorzien: architect landschapsarchitect stedenbouw / ruimtelijke planning mobiliteit duurzaamheid (o.a. gebouw, water, energie, ) onroerend erfgoed juridisch financieel De experten moeten aan volgende voorwaarden voldoen: expert in zijn 1 of meerdere specialisaties in de praktijk staan of ruime ervaring hebben met de praktijk voeling hebben met de streek / regio is een meerwaarde opbouwend werken / mee nadenken / constructief advies geven communicatief geen belangenvermenging Ook van de lokale expert wordt verwacht dat hij/ zij aan deze voorwaarden voldoet. Afhankelijk van het dossier en de aanwezige expertise kan een beroep worden gedaan op de expertise binnen de streekontwikkelingsintercommunales.

13 Open oproep ad hok begeleidt ad hok begeleidt publieke en semipublieke opdrachtgevers om via een open oproep een ontwerper te vinden voor een landschappelijke, stedenbouwkundige, infrastructuur- of architectuuropdracht. De werkwijze van de open oproep van Team Vlaams Bouwmeester is alom gekend. De focus daar ligt op toonaangevende projecten in Vlaanderen, onze focus ligt op toonaangevende projecten in de regio. een perfect vervolgtraject op het adviestraject van de kwaliteitskamer. Volgens hetzelfde principe als bij de expertenvraag bij de kwaliteitskamer wordt de jury samengesteld volgens de noodzakelijke expertise, overeenkomstig het voorliggend project. Om ruimtelijke kwaliteit te verzekeren, is vooraanstaande architectuur / ontwerp een noodzaak. ad hok helpt om de juiste architect / ontwerper bij het juiste project te brengen door deze zoektocht te coördineren. Door middel van een onafhankelijke jury wordt het portfolio van een ontwerper geanalyseerd in functie van het betreffende project. Zo begeleiden we onze besturen in het zoeken naar een kwalitatief project door het begeleiden van het lokaal bestuur in het organiseren van een specifieke aanbestedingsopdracht. De voornoemde externe experten voor de kwaliteitskamer kunnen een prominente rol spelen in de jury voor deze selectie. De oproep vormt ook open oproep

14 PUBLIEKE INFRASTRUCTUUR KERKEN DORPSKERN- VERNIEUWING PLEINEN PARKEN GROEN

15 Procesverloop De onderstaande werkwijze is gebaseerd op deze van Team Vlaams Bouwmeester en WinVorm. Het lokale bestuur sluiten een samenwerkingsprotocol met ad hok af over alle afspraken, die cruciaal zijn voor het welslagen van de open oproep. Dit betreft o.a. het ambitieniveau van de opdracht, het budget en de beschikbare middelen, de timing van de procedure en de voorziene vergoedingen voor de ontwerpers. Hiermee verleent de opdrachtgever aan ad hok het mandaat om het project op te nemen in de publicatie van de Open Oproep. De projectregisseur, aangesteld door het lokale bestuur, stelt samen met ad hok een projectdossier samen dat alle stukken bevat die de ontwerpers nodig hebben om een voorstel uit te werken, met name het bestek, de projectdefinitie en een aantal praktische randvoorwaarden. De projectdefinitie is een cruciaal onderdeel van het projectdossier en vormt gedurende het hele proces het referentiekader voor elke beslissing. Hierin expliciteert de opdrachtgever immers zijn ambities en verwachtingen. De opdracht wordt door ad hok gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen via e-notification overeenkomstig de wetgeving overheidsopdrachten. Zowel de ICS en als Team Vlaams Bouwmeester verspreiden de oproep ook via hun kanalen (o.a. website, nieuwsbrief, social media). Het projectdossier en de nodige informatie wordt ad hok online ter beschikking gesteld van de kandidaat-ontwerpers. Architecten, stedenbouwkundigen en ontwerpteams kunnen zich op een eenvoudige wijze kandidaat stellen voor één of meerdere projecten van de gepubliceerde lijst. Hun offerte moet een goed beeld geven van de visie en de aanpak waarvoor zij staan, evenals van de kwaliteit van hun realisaties. De kandidaten worden gescreend op basis van de wettelijke uitsluitingscriteria en de volgende selectiecriteria: algemene ontwerpmatige deskundigheid m.b.t. de projectopdracht vakbekwaamheid relevante ervaring Na afloop van de periode van kandidatuurstelling maakt ad hok per project de lijst bekend van de geldige kandidaturen die aan de minimumeisen voldoen. Opgenomen zijn op de lijst betekent geen garantie voor een opdracht, maar een kans om uitgenodigd te worden om een voorstel in te dienen voor het project. In overleg met de opdrachtgever selecteert ad hok (minstens) drie kandidaten uit de lijst. Deze worden vervolgens uitgenodigd om een projectvoorstel in te dienen. U heeft een project... Projectdossier samenstellen Publicatie Samenwerkingsprotocol Kandidatuurstelling Selectie kandidaten (min. 3)

16 De geselecteerde ontwerpteams krijgen alle nodige informatie over de opdracht aangereikt tijdens de briefing georganiseerd door de opdrachtgever. Een programma van eisen beschrijft de harde gegevens, de ruimtebehoefte en de functionele eisen waaraan het project moet voldoen. De opdrachtgever stelt tevens het maximum projectbudget inclusief studiekosten vast waaraan de ontwerpers zich dienen te houden, alsook de toegelaten honorariumvork. De projectdefinitie is bepalend voor de toetsing van de beoordelingscriteria door de jury voor elk specifiek project uit de open oproep. Voor elk project wordt een jury van minimum 5 personen samengesteld. Deze juryleden beschikken over de nodige kennis en ervaring die relevant is voor het beoordelen van de ontwerpen. Als er in het bestek bijzondere beroepskwalificaties worden gevraagd van de deelnemers, bestaat de jury minimaal uit 2 deskundigen met dezelfde of evenwaardige beroepskwalificaties. De jury wordt altijd voorgezeten door een vertegenwoordiger van de kwaliteitskamer. De jury is samengesteld uit: de voorzitter, drie of vier vertegenwoordigers van de opdrachtgever en één extern deskundige in functie van het project (max. 6 stemgerechtigde leden). Deze jury kan aangevuld worden met een aantal adviserende leden die niet stemgerechtigd zijn. ad hok treedt op als secretaris van de jury. De (minstens) drie geselecteerde kandidaten worden door de opdrachtgever uitgenodigd om een projectvoorstel in te dienen. De uitnodigingsbrief of het projectdossier vermeldt de datum van de gezamenlijke briefings, de uiterste indieningsdatum, de beoordelingscriteria, de samenstelling van de jury, de voorziene vergoedingen (een eventuele differentiatie van de vergoeding wordt vooraf door de jury bepaald), aantal en vorm van de in te dienen documenten en de datum en wijze van presenteren, evenals de gunningscriteria (deze laatste kunnen evenwel later nog - afhankelijk van het projectdossier - aangepast worden in het kader van de onderhandeling). ad hok legt de ontvangen projectvoorstellen voor aan de jury. De jury beoordeelt de voorstellen volgens de beoordelingscriteria vermeld in de projectdefinitie (bv. de kwaliteit van de concepten visievorming en het ontwerpend onderzoek in het licht van de ambities en verwachtingen van de opdrachtgever zoals ze geformuleerd zijn in het bestek - en dit in een ruim maatschappelijk kader, de aandacht voor een globale aanpak van duurzaamheid, de raming van de projectkost). De jury maakt een beoordeling van de voorstellen op. Zij kan, indien nodig en via de opdrachtgever, schriftelijk en op anonieme wijze vragen stellen aan de kandidaten. Daarnaast kan zij, met het oog op een goede ondersteuning van de opdrachtgever in de volgende fase, ook vragen om verduidelijking suggereren aan de opdrachtgever. De jury komt tot haar finale beoordeling en kiest één of meerdere laureaten, die ze voordraagt aan de opdrachtgever. Het juryverslag bevat de essentie van de beraadslagingen en de motivering van haar keuze. Er wordt een rangschikking van de ontwerpen opgesteld in functie van de toetsing aan de beoordelingscriteria. De gunning gebeurt via de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. Alle laureaten nemen deel aan de onderhandelingsprocedure. De opdrachtgever wordt bijgestaan door de juryleden. Briefing kandidaten Projectvoorstel indienen Jury Voordracht laureaten door jury Aanstelling ontwerper door opdrachtgever Contractsluiting door opdrachtgever

17 De laureaten kunnen in eerste instantie hun voorstel presenteren aan de opdrachtgever. Daarbij kunnen door de opdrachtgever vragen worden gesteld. De leden van de jury zijn aanwezig bij de presentaties om de continuïteit van de beoordeling te bewaken. De laureaten kunnen desgevallend ook formeel uitgenodigd worden om, op basis van de opmerkingen en vragen van de opdrachtgever, een uiteindelijke offerte in te dienen. In de uitnodiging daartoe zal de opdrachtgever de termijn, de modaliteiten, vaststellen. In deze finale gunningsfase is ad HoK niet meer betrokken. Na de gunning maakt het gekozen ontwerpteam in overleg met de opdrachtgever een definitief ontwerp op. Dat ontwerp kan nog sterk evolueren ten opzichte van het oorspronkelijk gepresenteerde voorstel. De opdrachtgever kan de ontwerpopdracht afsluiten met de laureaat die op grond van de gunningscriteria als de beste keuze wordt aangeduid. De opdrachtgever kan de ontwerpopdracht afsluiten met de laureaat die op grond van de gunningscriteria als de beste keuze wordt aangeduid. In het contract wordt het honorariumpercentage toegepast op de door de ontwerper geraamde projectkost, die het door de opdrachtgever opgegeven maximale projectbudget niet mag overschrijden. De onderhandelingen mogen geen aanleiding geven tot de toekenning van een hoger honorarium dan datgene dat door de ontwerper zelf werd gevraagd in de offerte. Hetzelfde percentage wordt toegepast op de eventuele onvoorziene extra prestaties na de gunning van de opdracht, op voorwaarde dat deze onvoorziene extra prestaties het gevolg zijn van een extra vraag van de opdrachtgever of van onvoorziene omstandigheden.

18 Inspiratie & opleiding ad hok inspireert ad hok organiseert inspiratiesessies voor zowel ambtenaren en mandatarissen van lokale overheden als van andere overheden, maar ook voor alle geïnteresseerde professionals. Een inspiratiesessie kan zijn: een lezing, debatavond, een workshop, een uitstap,. over actuele omgevingsthema s. Door bestaande voorbeeldprojecten voor te stellen wil ad hok de realiteit achter complexe planproces blootleggen. De inspiratiesessies koppelen innovatie aan de mogelijkheid tot uitvoering. Deze ondersteuning geeft de kans eigen projecten te vergelijken met bestaande voorbeelden. Ook de ervaring van collega s leidt tot nieuwe inzichten. ad hok wil mensen samenbrengen en laten dromen. We willen ruimte geven om over een onderwerp na te babbelen / te discussiëren, gedachten uit te wisselen, ideeën te vormen én ook te netwerken.. het ultieme doel is mensen met een idee laten terugkeren! Door het organiseren van inspiratiesessies belicht ad hok ook uiteenlopende onderwerpen, maar wel specifiek binnen een lokale context. Op deze manier wordt het bestuurlijk en ambtelijk niveau geïnspireerd tot goede ruimtelijke kwaliteit en hoe deze te ondersteunen. De inspiratiesessies willen inzetten op diverse thema s waarin de aanwezigen gedurende een halve dag ondergedompeld worden. Specifiek wordt ingezet op visievorming, de praktische aanpak in vergunnings- en planprocessen en participatie met inwoners. ad hok organiseert opleidingen ad hok organiseert specifieke opleidingen voor mandatarissen en ambtenaren van onze lokale besturen, waarbij we de onderwerpen altijd benaderen vanuit de specifieke invalshoek van een lokale besturen. De focus ligt op thema s en onderwerpen die belangrijk zijn voor onze lokale besturen en waarvoor er geen - of onvoldoende specifiek - aanbod is op de private opleidingsmarkt. ad hok realiseert aldus een supplementair aanbod. In essentie is dit een samenaankoop, waarbij ad hok organiseert en faciliteert. Met dit initiatief wil ad hok haar lokale besturen helpen om op een efficiënte wijze kennis te vergroten en expertise uit te wisselen. IGEMO, Interleuven en Haviland hebben hiermee al ervaring. In 2017 bijvoorbeeld is er een gezamenlijk opleidingsaanbod naar lokale besturen gerealiseerd in het kader van de invoering van de omgevingsvergunning en het omgevingsloket. Het succes van deze opleidingen is het bewijs dat er aan dergelijke initiatieven nood is en dat de meerwaarde groot is. inspireren

19 Procesverloop Bij aanvang van een nieuw kalenderjaar legt ad hok het aanbod aan inspiratiesessies / opleidingen voor het komende jaar vast. Het streefdoel is het organiseren van 3 inspiratiesessies en 3 opleidingssessies per jaar. Voor elke sessie wordt een trekker (IC) aangeduid. ad hok informeert de lokale besturen over de inspiratiesessies / het opleidingsaanbod. Elke IC maakt via de eigen kanalen het aanbod kenbaar naar de lokale besturen (o.a. website, sociale media). De COR mailt alle contacten in het centraal adressenbestand rechtstreeks. De communicatie wordt inhoudelijk voorbereid door de COR. Inschrijven voor een inspiratiesessie / opleiding kan digitaal, de COR centraliseert alle inschrijvingen. Een inschrijving wordt pas definitief na betaling. Men krijgt hiervoor automatisch een betalingsverzoek van de COR via mail. De COR bezorgt aan elke deelnemer tijdig een mail met de nodige praktische informatie van de inspiratiesessie / opleidingssessie. Deelnemers kunnen hun gegevens ook laten opnemen in een centraal adressenbestand, zo worden ze rechtstreeks op de hoogte gehouden van alle initiatieven. Het centraal adressenbestand wordt beheerd cfr. de GDPR-richtlijn. De trekker staat in voor de inhoudelijke voorbereiding (o.a. vastleggen spreker(s) / lesgever(s), programma uitwerken, locatie vastleggen). Er wordt gestreefd naar een optimale samenwerking met lokale besturen, andere overheden of partners om kosten van locatie en catering te beperken. De praktisch organisatie van de inspiratiesessie / opleiding op locatie gebeurt door de trekker (o.a. klaarzetten locatie, ontvangst mensen, uitdelen van badges, ). Alle documenten en presentaties worden digitaal ter beschikking gesteld. De praktische voorbereiding van elke inspiratiesessie / opleiding gebeurt centraal door de COR (o.a. adressen beheren, uitnodigingen opmaken en versturen, inschrijvingen beheren, betaling inschrijving opvolgen, klaarmaken badges ). Jaarkalender Communicatie Inschrijven online Inspiratiesessie/ opleiding

20 Kostprijs Kwaliteitskamer - kostprijs Externe expert: 350/ halve dag Zelfde vergoeding als Team Vlaams Bouwmeester Voorbereiding / overleg kwaliteitskamer / redigeren advies / verplaatsing 1 advies = 1 dag => 700 euro excl. BTW Verslaggever: o.b.v. uurloontarief Intercommunale Voorbereiding / samenstellen dossier / overleg kwaliteitskamer / schrijven advies / redigeren advies / verplaatsing Raming kostprijs 1 x advies 2 externe exp euro excl. BTW Trajectbegeleiding (3 x adviezen) 2 externe exp euro excl. BTW Open oproep Op basis van werkelijk gepresteerde uren en uurloonkost Vastgelegd in samenwerkingsprotocol Inspiratiesessie Geraamd op 80 euro per persoon excl. BTW (halve dag) Opleiding Geraamd op 120 euro per persoon excl. BTW (indicatieve prijs)

21 Kwaliteitskamer - financiering Scenario 1 De gemeente bepaalt ad hoc welke projecten/ dossiers aan de kwaliteitskamer worden voorgelegd. De gemeente draagt de kosten voor de adviesvraag Scenario 2 De gemeente legt op voorhand vast voor welk type projecten een advies van de kwaliteitskamer vereist is. Dit wordt verankerd in een belastingsreglement, waarbij wordt bepaald voor welk type project welke belasting van toepassing is. De kostprijs wordt op deze wijze (al dan niet deels) gedragen voor de initiatiefnemer zelf. Scenario 3 De gemeente legt op voorhand vast voor welk type projecten een advies van de kwaliteitskamer vereist is. De werking wordt gefinancierd via een omgevingsfonds, dat gevoed wordt door bijdragen uit een belasting op bouwprojecten. De kostprijs wordt op deze wijze gedeeld door de groep van initiatiefnemers in de gemeente. Scenario 4 Voorstel = drietrapsaanpak waarbij financiering afhankelijk is van de manier waarop het advies wordt gevraagd: Stap 1: projecten waarvoor altijd een advies vereist is Gemeente maakt een belastingsreglement op Kostprijs wordt integraal betaald door initiatiefnemer Stap 2 : projecten waarvoor de gemeente een advies wenst Project valt niet onder het belastingsreglement & gemeente wil alsnog advies Effectieve kostprijs wordt betaald door de gemeente Stap 3 : projecten waarvoor initiatiefnemer advies wenst Project valt niet onder het belastingsreglement & initiatiefnemer wil alsnog advies Initiatiefnemer richt zich naar lokaal bestuur Kostprijs wordt gedragen door initiatiefnemer via retributiereglement Wenst een initiatiefnemer zelf een advies van de kwaliteitskamer te bekomen, kan hierover een overeenkomst getroffen worden tussen het lokaal bestuur en de initiatiefnemer om de kosten te laten dragen door de initiatiefnemer. Hiervoor kan een retributiereglement worden opgemaakt.

22 Meer info Contact ad hok is een samenwerking tussen de streekintercommunales Haviland, Interleuven en IGEMO en wordt ondersteund door Team Vlaams Bouwmeester. Elke intercommunale heeft een eigen aanspreekpunt. www. interleuven.be/adhok IGEMO: Werner Van Hoof Interleuven: Martijn Gillaerts Haviland: Joris Thijs