Contouren toezichtstrategie CEA

Transcriptie

1 Contouren toezichtstrategie CEA Amsterdam, 6 juni 2016 CONCEPT TER CONSULTATIE

2 Inhoudsopgave Missie, kernwaarden en visie van CEA. 2 Contouren van de nieuwe toezichtstrategie. 6 Slide: Theoretische opleidingen: 7-14 Uitgangspunten toezicht theoretische opleidingen. 7 Toezichtcyclus theoretische opleidingen. 8 Toezichtregime theoretische opleidingen. 9 Toezichtinstrumentarium theoretische opleidingen. 10 Toezichtcriteria theoretische opleidingen. 11 Handhavingsinstrumentarium theoretische opleidingen. 13 Overgangsperiode nieuwe toezichtstrategie theoretische opleidingen. 14 Praktijkopleidingen: Uitgangspunten toezicht praktijkopleidingen. 15 Toezichtcyclus en -instrumentarium praktijkopleidingen. 16 Handhavingsinstrumentarium praktijkopleidingen. 19 Overgangsperiode nieuwe toezichtstrategie praktijkopleidingen. 20 Bijlage: Concept Toetsprotocol CEA. 21 2

3 Missie van CEA CEA dient een publiek belang waartoe de taken en verantwoordelijkheden wettelijk zijn vastgesteld (art. 49 plus 54 in Wab): met het definiëren van eindtermen en het toezicht daarop draagt CEA bij aan kwalitatief goede accountants. Zij doet dat door helder te zijn over haar verwachtingen en toezichtkader, de opleidingen objectief te beoordelen en doortastend te zijn in het contact met hen. Zij stelt zich daarbij verbindend op naar al haar belanghebbenden. 3

4 Kernwaarden van CEA: helder, objectief, verbindend, doortastend HELDER OBJECTIEF CEA: is duidelijk in haar verwachtingen door richtlijnen, procedures, risicoanalyses en manier van oordelen te communiceren. consulteert actief om inzichten te krijgen van belanghebbenden en feiten te verzamelen. legt verantwoording af over haar aanpak, werkwijze en uitkomsten. VERBINDEND CEA: is onbevooroordeeld bij het oordelen, maken van afwegingen en besluiten. DOORTASTEND CEA: heeft oor en oog voor belanghebbenden door actieve consultatie. houdt toezicht op basis van gefundeerd vertrouwen. blijft op de hoogte van ontwikkelingen en risico s door kennisdeling, het signaleren van knelpunten en best practices. CEA: monitort actief, signaleert en handelt waar nodig op basis van risicoanalyses en bevindingen. spreekt opleidingen aan op hun verantwoordelijkheden en differentieert waar nodig in de intensiteit van haar toezicht. 4

5 Visie van CEA Deugdelijke eindtermen relevant voor beroep en maatschappij en robuust toezicht op accountantsopleidingen op basis van gefundeerd vertrouwen Eindtermen voor een accountancyopleiding omvatten die competenties waar een beginnend beroepsoefenaar over dient te beschikken. CEA streeft naar deugdelijke en relevante eindtermen door verbindend te zijn naar het veld. Door actieve consultatie met stakeholders blijft CEA geïnformeerd over de behoeften van het maatschappelijk verkeer. Dit stelt CEA in staat deze proactief te signaleren en de eindtermen waar nodig aan te passen. Robuust toezicht betekent dat CEA in haar toezicht op de opleidingen helder, objectief en doortastend is. Dit wordt bereikt door aandacht te geven aan de materiële in plaats van de formele aspecten en een efficiënte en effectieve organisatie. De basis van het toezicht is gefundeerd vertrouwen. CEA differentieert haar toezicht op basis van bewezen verantwoordelijkheid en kwaliteit van de opleiding enerzijds en geconstateerde risico s anderzijds. Zij handhaaft waar nodig. 5

6 Contouren van de nieuwe toezichtstrategie CEA: baseert haar doorlopende toezicht op gefundeerd vertrouwen en bepaalt de intensiteit van het doorlopende toezicht op basis van risicoanalyse en bevindingen uit het verleden. verstaat onder gefundeerd vertrouwen onder andere: bewezen verantwoordelijkheid (gedrag en bevindingen vanuit het verleden), adequaat kwaliteitssysteem van de opleiding, actieve informatieverstrekking door opleidingen, signaleren van risico s naar aanleiding van veranderingen en ontwikkelingen. focust haar toezicht méér op inhoud en resultaten en minder op procedures en formaliteiten. hanteert daarbij als uitgangspunt dat opleidingen de adequaatheid van de opzet en het bestaan van hun kwaliteitssysteem aantonen. hanteert parallel hieraan een getrapte handhavingssystematiek. communiceert door middel van onder andere jaarberichten aan haar belanghebbenden in algemene zin over prioriteiten voor toezicht (thema s) en haar bevindingen. 6

7 Uitgangspunten toezicht theoretische opleidingen Om uitdrukking te geven aan het gefundeerd vertrouwen in opleidingen kiest CEA voortaan voor een aanwijzing voor onbeperkte duur in combinatie met doorlopend toezicht op basis van de volgende drie toezichtcategorieën: 1. normaal 2. actief 3. verscherpt CEA hanteert een regelgevend kader waarin het instrumentarium en de criteria bij het uitoefenen van haar toezicht duidelijk zijn beschreven. Voor de eerste indeling in een van de drie categorieën baseert CEA zich op bevindingen uit het verleden en risicoanalyses. CEA bepaalt aan de hand van vooraf bepaalde criteria en de uitkomsten van het toezicht of een opleiding in een andere categorie valt. Opleidingen met een aanwijzing voor onbeperkte duur kunnen niet terug vallen naar een aanwijzing voor beperkte duur. Nieuwe opleidingen ontvangen een aanwijzing voor beperkte duur van maximaal vier jaar onder actief toezicht, waarna besloten wordt of de aanwijzing kan worden omgezet naar een aanwijzing voor onbeperkte duur. Daarbij zal bepaald worden in welk toezichtcategorie de opleiding valt. CEA verbindt voorwaarden aan de aanwijzingen (waaronder als een opleiding een aantal jaar niet is gestart). CEA heeft de bevoegdheid de aanwijzing van een opleiding in te trekken indien deze niet voldoet aan de eindtermen respectievelijk aan de eisen die CEA heeft gesteld aan de aanwijzing. 7

8 Toezichtcyclus theoretische opleidingen Input CEA verwacht van opleidingen een proactieve informatieverstrekking: actieve incidentmeldingen, melding van majeure veranderingen (bijv. fusie, overname, structurele uitval van sleutelfunctionarissen) in de opleiding en het periodiek opleveren van de basisset van informatie. Deze basisset van informatie moet inzicht geven in onder andere veranderingen bij opleidingen, opvolging van bevindingen en naleving van voorwaarden van de aanwijzing. CEA kan bij individuele opleidingen aanvullende informatie opvragen waar nodig geacht en mede afhankelijk van de intensiteit van het toezicht. CEA verricht afhankelijk van actuele ontwikkelingen thema-onderzoeken onder opleidingen. Toezichtcyclus CEA stelt op basis van de input een intern jaarplan voor de uitvoering van haar toezichtactiviteiten op. CEA stelt een jaarbericht op om belanghebbenden te informeren over de prioriteiten van haar toezicht en de geplande toezichtactiviteiten. CEA stelt een minimumfrequentie vast waarop zij opleidingen bezoekt afhankelijk van diens indeling in toezichtcategorie. CEA communiceert over de bevindingen en uitkomsten van haar toezicht. 8

9 Toezichtregime theoretische opleidingen Toezichtcategorie Instrumenten Rapportage Toezicht/Handhaving Normaal (gefundeerd vertrouwen dat de opleiding de eindtermen borgt) Rapportages verkregen vanuit opleidingen (periodiek). Uitvraag vanuit CEA (periodiek). Beleidsgesprekken voor informatie-uitwisseling (lage frequentie). Observaties met aanbevelingen (adviserend ). Bevindingen met dwingende aanbevelingen. Het achterwege blijven van adequate actie n.a.v. dwingende aanbevelingen kan leiden tot het opschalen naar actief toezicht. Actief (bevindingen, maar vertrouwen dat de opleiding deze bevindingen adresseert) Rapportages verkregen vanuit opleidingen (periodiek). Uitvraag vanuit CEA (diepgaander en/of hogere frequentie). Beleidsgesprekken voor informatie-uitwisseling en coachend (hogere frequentie). Indienen verbeterplan. Dossieranalyse afhankelijk van bevindingen. Bevindingen met dwingende aanbevelingen. Aanvullende voorwaarden bij aanwijzing. Rapportage verandering toezichtcategorie naar actief. NORMOVERDRAGEND GESPREK Het achterwege blijven van adequate actie n.a.v. dwingende aanbevelingen/voorwaarden kan leiden tot het opschalen naar verscherpt toezicht. Verscherpt (significante bevindingen en twijfel of de opleiding bevindingen zelfstandig adresseert) Rapportages verkregen vanuit opleidingen (diepgaand en/of hoge frequentie). Uitvraag vanuit CEA (diepgaand en/of hoge frequentie). Normoverdragende gesprekken (hoge frequentie). Effectueren verbeterplan, aantoonbaar maken verbeteringen. Dossieranalyse afhankelijk van bevindingen. Significante bevindingen met herstelmaatregelen. Rapportage verandering toezichtcategorie naar verscherpt. Aanzegging voornemen tot intrekken aanwijzing. Intrekken aanwijzing. De instrumenten, criteria, rapportages en handhaving staan verder uitgewerkt op slides 10 t/m 13 9

10 Toezichtinstrumentarium theoretische opleidingen Rapportages verkregen vanuit opleidingen: Van opleidingen wordt een proactieve houding naar CEA verwacht. Dit komt tot uitdrukking in actieve incidentmeldingen, melding van majeure veranderingen (zoals fusie, overname, structurele uitval van sleutelfunctionarissen) in de opleiding en het jaarlijks opleveren van een basisset van informatie. Uitvraag CEA: CEA vraagt periodiek informatie uit bij opleidingen met normaal toezicht. Voor opleidingen met actief of verscherpt toezicht is de uitvraag diepgaander en/of frequenter. Beleidsgesprekken: CEA voert beleidsgesprekken met de opleidingen om informatie te verkrijgen over het functioneren van een opleiding en bepaalt daarbij of zij het gesprek wil voeren met de leiding van de opleiding en/of met docenten en/of studenten. Indienen verbeterplan: CEA verzoekt opleidingen een verbeterplan in te dienen ten aanzien van geconstateerde bevindingen. CEA verricht dossieranalyses op studentendossiers waarbij in het bijzonder de naleving van instroom- en uitstroomeisen wordt beoordeeld. Normoverdragend gesprek: CEA geeft de opleiding mondeling uitleg over het niet voldoen aan de voorwaarden van de aanwijzing respectievelijk eisen die CEA heeft gesteld. Het normoverdragend gesprek wordt schriftelijk vastgelegd. De opleiding wordt gevraagd aan te geven hoe hij aan die voorwaarden respectievelijk eisen gaat voldoen en hoe hij in de toekomst voorkomt dat die voorwaarden respectievelijk eisen worden overtreden. CEA voert thema-onderzoeken uit bij meerdere of alle opleidingen om risico s en/of ontwikkelingen te identificeren en waar nodig onder de aandacht te brengen. 10

11 Toezichtcriteria theoretische opleidingen (1/2) Welke criteria hanteert CEA om te bepalen in welke categorie van toezicht een opleiding komt? Competente leiding (coördinator, directie, bestuur) van de opleiding. Continuïteit van de opleiding gewaarborgd. Stabiele organisatie. De opleiding voldoet aan de meldplicht. Voldoende kwaliteit docenten. Voldoende kwantiteit docenten. Curriculum voldoet aan eindtermen. Niveau en kwaliteit van toetsing eindtermen gewaarborgd. De opleiding voldoet aan instroom- en uitstroomeisen. Beslisregels 1. Opleidingen dienen aan al deze criteria te voldoen om in de categorie normaal toezicht te blijven. 2. In het geval een opleiding aan één criterium niet voldoet, valt de opleiding per definitie in de categorie actief toezicht. De focus van het actieve toezicht zal dan op dit criterium zijn. 3. In het geval een opleiding op het criterium competente leiding niet voldoet, valt de opleiding per definitie in de categorie verscherpt toezicht. Ook als aan meerdere andere criteria niet wordt voldaan kan de opleiding in de categorie verscherpt toezicht worden geplaatst. 11

12 Toezichtcriteria theoretische opleidingen (2/2) Criteria Normaal Actief Verscherpt Competente leiding (coördinatie, directie, bestuur) van de opleiding (tone at the top, competentie, stijl, integriteit, in control) Dit specifieke criterium niet gehaald dan per definitie verscherpt toezicht Continuïteit van de opleiding gewaarborgd (continuïteit, financiën op orde) Stabiele organisatie (personele wisselingen, openstaande vacatures, ziekteverzuim, overname/fusie, reorganisatie, negatieve publiciteit, persoonsafhankelijk) Eén van de criteria niet gehaald dan actief toezicht. Meer dan één van de criteria niet gehaald dan verscherpt toezicht. De opleiding voldoet aan de meldplicht (systematisch niet voldoende) Voldoende kwaliteit docenten (praktijk/theorie, ervaren/noviet/permanente educatie, evaluaties, medewerkerstevredenheid) Voldoende kwantiteit docenten (voldoende specialisatie, capaciteit, per kernvak minimaal één docent) Curriculum voldoet aan eindtermen (voldoet niet aan eindtermen: term, vak en opleiding) Niveau en kwaliteit van toetsing gewaarborgd (onterecht slagen/zakken) De opleiding voldoet aan instroom- en uitstroomeisen (onterechte toelating, vastlegging niet voldaan aan eisen) 12

13 Handhavingsinstrumentarium theoretische opleidingen Het handhavingsinstrumentarium kent de volgende stappen: 1. CEA stelt voorwaarden aan de aanwijzing. 2. CEA voert een normoverdragend gesprek met de opleiding. 3. CEA doet een aanzegging tot intrekken van de aanwijzing. 4. CEA trekt de aanwijzing in. Toezicht gaat op een gegeven moment over in (formele) handhaving. In geval van handhaving hoeven niet noodzakelijkerwijs alle stappen van het handhavingsinstrumentarium doorlopen te worden. 13

14 Overgangsperiode invoering nieuwe toezichtstrategie theoretische opleidingen Bestaande en nieuwe aanwijzingen worden in een overgangsperiode lopend tot en met 31 december 2018 omgezet naar een aanwijzing met onbeperkte duur. CEA start hiervoor geen nieuwe aanwijzingsronde. Gedurende de overgangsperiode kunnen bestaande aanwijzingen worden verlengd. Na die periode hanteert CEA alleen aanwijzingen voor onbeperkte duur voor alle bestaande opleidingen. Voor de huidige opleidingen bestaan enkel gedurende de overgangsperiode aanwijzingen van beperkte duur en van onbeperkte duur naast elkaar. Uitzondering hierop betreft de aanwijzingen van beperkte duur van nieuwe opleidingen. Die zullen ook na de overgangsperiode kunnen optreden. Nieuwe opleidingen krijgen in beginsel een aanwijzingstermijn van vier jaar. 14

15 Uitgangspunten toezicht praktijkopleidingen Het gezamenlijk belang van CEA en RPO is om de kwaliteit van de praktijkopleidingen te waarborgen met een duidelijke afbakening van de rollen. CEA houdt meta-toezicht op de praktijkopleidingen via de uitvoering van en toezicht op de praktijkopleidingen door RPO. Actieve informatievoorziening door RPO waarborgt het toezicht op basis van gefundeerd vertrouwen. Het is van belang dat CEA goede stuurinformatie ontvangt over de verantwoording van RPO. CEA sluit haar toezichtcyclus aan op de PDCA-cyclus van RPO. CEA kan indien daartoe aanleiding bestaat handhaven door middel van het geven van een aanwijzing. 15

16 Toezichtcyclus en instrumentarium praktijkopleidingen (1/3) Input 1. RPO levert P&C cyclus, risicoanalyse voor de praktijkopleidingen en veranderingen in organisatie RPO, praktijkopleidingen of regelgeving aan. 2. CEA verwacht gedurende de PDCA-cyclus van RPO proactieve informatieverstrekking: actieve incidentmeldingen en melding van (majeure) veranderingen bij RPO. 3. RPO levert periodiek een basisset van informatie op ter verantwoording. 4. Verder kan CEA aanvullende vragen stellen afhankelijk van actuele ontwikkelingen, veranderingen in de praktijkopleidingen of het optreden van risico s. Toezichtcyclus CEA beoordeelt de input van de planfase (zie punt 1 hierboven) en stelt op basis daarvan haar toezichtplan voor het jaar op. Dit wordt met RPO besproken in een bestuurlijk overleg. CEA monitort de voortgang/uitvoering van RPO s plan op basis van overleggen op bureau-niveau. CEA beoordeelt de verantwoording van RPO en communiceert over de bevindingen en CEA s uitkomsten van de toezichtactiviteiten tijdens een bestuurlijk overleg. 16

17 Toezichtcyclus en instrumentarium praktijkopleidingen (2/3) RPO PDCAcyclus Informatievoorziening door RPO Activiteiten CEA Rapportage Plan Q1 en Q2 P&C Cyclus (inclusief opvolging van bevindingen, aanbevelingen of aanwijzingen van CEA) Risicoanalyse van RPO Verandering in organisatie RPO, praktijkopleiding of regelgeving Incidentmelding Deskresearch Bureau-overleg (1x) Op basis van deskresearch en bevindingen: Bestuurlijk overleg CEA & RPO Toezichtplan CEA Do Q2 Q4 Follow up P&C cyclus (verantwoording) Incidentmelding Bureau-overleg (2x) Check/Act Q1 (t+1) Basisset van informatie Uitvraag: aanvullende vragen CEA m.b.t. thema s of n.a.v. veranderingen of incidenten Incidentmelding Deskresearch Bureau-overleg (1x) Op basis van deskresearch en bevindingen: Bestuurlijk overleg CEA & RPO* Schriftelijke rapportage met bevindingen, aanbevelingen of aanwijzingen naar RPO Verantwoording CEA (jaarverslag) Aanvullend een evaluatie in klein comité. 17

18 Toezichtscyclus en -instrumentarium praktijkopleidingen (3/3) Om de kwaliteit van CEA s meta-toezicht te waarborgen is goede informatie over de uitvoering van en toezicht op de praktijkopleiding van groot belang. CEA verwacht de volgende informatie met betrekking tot de basisset en incidenten zoals opgenomen in de toezichtcyclus: Basisset van informatie bestaat onder andere uit: Uitkomsten zelfevaluaties en visitaties stagebureaus. Uitkomsten toezicht examens. Uitkomsten evaluatie RPO toezichthouder(s). Notulen RPO vergaderingen. Stuur/verantwoordingsinformatie (beschikbaar). RPO Jaarverslag. Uitvraag Aanvullende vragen van CEA o.b.v. risicoanalyse, veranderingen en/of incidenten bij RPO. Incidenten: CEA wenst over incidenten direct geïnformeerd te worden door RPO. Incidenten zijn o.a.: Breuk in RPO-bestuur. Vertrouwensbreuk tussen RPO en diens bureau of tussen RPO en NBA. Discontinuïteit in ICT omgeving of verlies van informatie / database. Ernstige verstoringen van het proces. 18

19 Handhavingsinstrumentarium praktijkopleidingen Het handhavingsinstrumentarium kent de volgende stappen: 1. CEA voert een normoverdragend gesprek met de RPO. 2. CEA geeft RPO een aanwijzing en maakt deze publiek*. 3. CEA meldt het eventueel niet opvolgen van een aanwijzing bij Minister van Financiën en maakt gebruik van haar bevoegdheid om informatie rechtstreeks bij stagebureaus, trainees, praktijkbegeleiders, beoordelaars en examinatoren op te vragen*. Toezicht kan op een gegeven moment overgaan in (formele) handhaving. In geval van handhaving hoeven niet noodzakelijkerwijs alle stappen van het handhavingsinstrumentarium doorlopen te worden. *Conform paragraaf 7 in het huidige toezichtkader CEA praktijkopleiding. CEA maakt aanwijzingsbesluiten op grond van artikel 8 Wob openbaar. 19

20 Overgangsperiode invoering nieuwe toezichtstrategie praktijkopleidingen Met ingang van RPO s PDCA-cyclus voor 2017 implementeert CEA haar nieuwe toezichtstrategie. In afstemming met RPO wordt gekeken of voor CEA s toezicht over 2016 elementen uit de nieuwe toezichtstrategie alvast kunnen worden ingevoerd. 20

21 Bijlage 1. Concept Toetsprotocol CEA Voor het concept-toetsprotocol verwijzen wij u naar de meegezonden bijlage. Naast de contouren van de nieuwe toezichtstrategie is tevens een concept van het toetsprotocol bijgevoegd. In hoofdstuk 6 van het rapport Eindtermen Accountantsopleidingen 2016 staat een voorstel voor de wijze van toetsing van de nieuwe eindtermen. De CEA heeft dit advies eveneens overgenomen. Aangezien het waarborgen van niveau en kwaliteit van toetsing van de eindtermen een criterium is in het (nieuwe) toezicht van CEA legt CEA tevens het concept-toetsprotocol ter consultatie aan u voor. Dit maakt helder wat CEA op dit criterium van de opleidingen verwacht. 21