DVE. Rapport. de andere accountant 0. uitgebracht aan. stichting Primair Onderwijs Deurne - Asten - Someren te Asten. Controle jaarrekening 2014

Transcriptie

1 Rapport uitgebracht aan stichting Primair Onderwijs Deurne - Asten - Someren te Asten Controle jaarrekening 2014 de andere accountant 0

2 DVE Onderwijs Audit Sonsbeekweg BA Arnhem T: F: n tan ts.n1 Aan de Raad van Toezicht van stichting Primair Onderwijs Deurne - Asten - Sonneren Ter attentie van de Raad van Toezicht Postbus AA Asten Datum Behandeld door Ons kenmerk Arnhem, 19 juni 2014 drs. M.P.L. Peters RA /MP/41223 Onderwerp Controle jaarrekening 2014 Uw kenmerk Geachte Raad van Toezicht, Wij hebben de in het financieel jaarverslag 2014 opgenomen jaarrekening 2014 van uw stichting gecontroleerd. In dit rapport brengen wij onze belangrijkste bevindingen onder uw aandacht. Wij hebben dit rapport als volgt ingedeeld: 1. Controleverklaring 2. Bedrijfsvoering 3. Analyse financiële positie 4. Balans 5. Exploitatieresultaat 6. Afsluiting 1. Controleverklaring 1.1. Controleverklaring De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur van de stichting. Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het onderwijscontroleprotocol OCW/EZ 2014, hetgeen betekent dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Uit hoofde van onze controletaak hebben wij de financiële gegevens zoals opgenomen in de jaarrekening en de verplichte bijlagen bij de jaarrekening gecontroleerd. De in het jaarverslag opgenomen bestuursverslag hebben wij niet gecontroleerd. DVE is de merknaam van waaruit DVE Audit (KvK nr ), DVEMK.B accountants & adviseurs B.V. (KvK nr ) en DVE Onderwijs Audit B.V. (KvK nr ) haar diensten aanbiedt. Hierop zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze voorwaarden zijn bij ons kantoor op te vragen.

3 In het kader van onze opdracht hebben wij deze gegevens alleen getoetst op tegenstrijdigheden met de in de jaarrekening opgenomen informatie. Onze oordelen welke worden opgenomen in de controleverklaring 2014 zijn als volgt: Oordeel over de getrouwheid, goedkeurend Oordeel over de rechtmatigheid, afkeurend (zie 1.4.) Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat de in bijlage 2 opgenomen controleverklaring wordt opgenomen in de bij de jaarstukken behorende "Overige gegevens". Deze jaarstukken dienen te worden uitgebracht overeenkomstig het aan ons voorgelegde definitieve concept waarvan een gewaarmerkt exemplaar is bijgevoegd. De hiervoor vermelde tekst van de controleverklaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Wij verzoeken u deze tekst van de controleverklaring zonder persoonlijke handtekening op te nemen in de openbaar te maken jaarstukken. Wij sluiten één exemplaar bij van de controleverklaring voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is ten behoeve van uw eigen archief. Tevens bevestigen wij u ermee akkoord te gaan dat het afschrift van onze controleverklaring zonder persoonlijke handtekening wordt openbaar gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door het bestuur Gehanteerde goedkeurings- en rapportagetoleranties Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft ons aanwijzingen gegeven ten aanzien van de goedkeurings- en rapportagetoleranties en ten aanzien van de rechtmatigheid. In het accountantsprotocol wordt geen nnaterialiteit meer voorgeschreven voor de getrouwheid. Vanuit OCW is een maximale materialiteit van 2% van het totaal van de baten en 5% van het balanstotaal aanvaardbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de instellingsaccountant om deze te bepalen met inachtneming van hetgeen hierover in standaarden is opgenomen. Voor het verantwoordingsjaar 2014 betekent dit voor uw entiteit het volgende: Rechtmatigheid Rechtmatigheid bestedingen als percentage van de totale bijdrage van OC&W Door OC&W aangewezen specifieke onderwerpen Getrouwheid Balans als percentage van het balanstotaal Exploitatierekening als percentage van de totale baten Goed keuringstolerantie Bedrag Rapportagetolerantie Bedrag 3% C ,1% % of 0% Nvt 0,0% C 0 5% ,1% C % C ,1% C

4 Fouten of onzekerheden die boven de goedkeuringstolerantie uitkomen hebben invloed op het getrouwe beeld en daarmee op de strekking van de accountantsverklaring. Fouten of onzekerheden die boven de rapportagetolerantie uitkomen dienen aan het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap gemeld te worden. In paragraaf 1.3 werken wij dit verder uit Geconstateerde gecorrigeerde en niet gecorrigeerde fouten Wij willen u als gebruiker van de jaarrekening inzicht geven in de kwaliteit van de cijfers die ter controle zijn aangeboden en de omvang laten zien van de in de jaarrekening 2014 geconstateerde gecorrigeerde en niet gecorrigeerde fouten. Voor de jaarrekening 2014 geeft dit het volgende beeld: De balans bevat geen geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten van meer dan C ; De staat van baten en lasten bevat geen geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten van meer dan C Rechtmatigheid Naast de controle van de jaarrekening dienen wij tevens te controleren of de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van de financiële rechtmatigheid. Hiertoe hebben wij vastgesteld dat de in de jaarstukken opgenomen lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid. Dit houdt in dat bedragen in overeenstemming zijn met de in de relevante weten regelgeving opgenomen bepalingen, zoals die in het controleprotocol OCW/EZ 2014 zijn vermeld. Daarnaast heeft het Ministerie van OCW een aantal specifieke posten terzake de rechtmatigheid benoemd. Voor 2014 zijn dit: Bestedingen van geoormerkte aanvullende rijkssubsidies; Treasurybeleid, waaronder naleving van de regeling beleggen en belenen; Afhandelingscorrespondentie voorgaande jaren; Verklaring omtrent het gedrag; Wet Normering Topinkomens; Europese aanbestedingsregels; Wachtgelden PO; Internationaal Georiënteerd Basis Onderwijs (IGBO) PO. Wet Normering Topinkomens (WNT) In 2014 heeft u een ontslagvergoeding verstrekt aan de voormalig bestuurder van C ,-. Tevens heeft u salaris doorbetaald en tegelijkertijd de bestuurder vrijgesteld van de verplichting tot het verrichten van de overeengekomen werkzaamheden. Het bedrag wat is doorbetaald in dat tijdvak wordt in het kader van de WNT aangemerkt als ontslagvergoeding. Deze vergoeding bedraagt C ,-. De totale ontslagvergoeding bedraagt derhalve ,-. Dit bedrag overschrijdt het WNT maximum ( ) met ,-. In principe dient dit bedrag te worden teruggevorderd. Controle van bovengenoemde specifieke posten heeft, behoudens de WNT melding, niet geleid tot het maken van opmerkingen.

5 2. Bedrijfsvoering 2.1. Bedrufsvoeringsmonitor Om u inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie hebben wij in onderstaande tabel de belangrijkste voor onze controle significante processen aan de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm. Wij hebben hiervoor de volgende criteria gehanteerd: Is het proces beschreven? Is de opzet van het proces toereikend? Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? Is de interne controle voldoende met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid? Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? Per proces hebben wij de kwalificatie voldoende of onvoldoende gegeven. De kwalificatie is gebaseerd op de genoemde criteria. Daar waar wij verbeterpunten zien hebben wij deze beschreven. Proces Onvoldoende Voldoende Inkopen 4.. Investeringen / Aanbestedingen 4. Betalingen 4. Personeel 4. Leerlingenadministratie 4.. Begrotingsbeheer 4. Treasury 4. Financieel afsluitproces 4. Risicobeheer 4. Geautomatiseerde gegevensverwerking 4. Beschrijving administratieve organisatie In het kader van de aan ons verstrekte opdracht hebben wij voor zover noodzakelijk aandacht besteed aan de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing. U beschikt over een beschrijving van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. Deze beschrijving voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Processen Wij hebben voor 2014 de processen als voldoende aangemerkt omdat deze in opzet toereikend zijn om tot een betrouwbare en toerekende gegevensverwerking te komen. Onderstaand geven wij voorstellen om tot verbetering van de processen te komen.

6 o Personeel Ten aanzien van het personele proces adviseren wij u met name aandacht te besteden aan: o De controle van de juiste verwerking van de premiepercentages. Deze controle verricht u wel, echter niet voor ons verifieerbaar; o U heeft het administratiekantoor een machtiging gegeven voor het verrichten van de betalingen van de salarissen. De salarissen worden door het administratiekantoor aan de bank aangeboden op een afgesproken tijdstip ongeacht of deze goedgekeurd zijn door de stichting. Een controle op de juistheid van de betalingen wordt niet verifieerbaar uitgevoerd. Geautomatiseerde gegevensverwerking Ingevolge artikel 2:393 lid 4 BW dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in het kader van de jaarrekeningcontrole. Wij hebben hierin voor de van ons van belang zijnde aspecten geen tekortkomingen in geconstateerd. Conclusie Wij concluderen dat de processen voldoen aan de voor onze controle van belang zijnde vereisten. Ter verdere verbetering van de administratieve organisatie adviseren wij u invulling te geven aan onze voorstellen. 3. Analyse financiële positie 3.1. Algemeen Om inzicht te krijgen in de financiële positie van uw stichting is het van belang inzicht te hebben in het vermogensbeheer en budgetbeheer van uw vereniging. De wijze waarop wij deze kengetallen berekenen sluit aan op de door de commissie Don' gehanteerde richtlijnen en de wijze waarop OCW onderwijsinstellingen beoordeeld. Van belang is om te weten dat het vermogen van een onderwijsinstelling een aantal functies heeft. Deze zijn hieronder in het kort uiteengezet: De financieringsfunctie. Dit percentage geeft de omvang aan van het vermogen die moeten worden aangehouden om de materiële vaste activa (niet zijnde gebouwen en terreinen) te zijner tijd te kunnen vervangen. De transactiefunctie. Dit percentage geeft de omvang van het vermogen aan die moeten worden aangehouden om de kortlopende schulden te kunnen blijven voldoen. De bufferfunctie. Dit percentage geeft inzicht in de capaciteit om onvoorziene tegenvallers in de exploitatie op te kunnen vangen. Met name dit laatste percentage is van belang voor de houdbaarheid van de financiën op langer termijn. 1 De commissie Don heeft onderzoek uitgevoerd naar het vermogensbeheer van onderwijsinstellingen en daarover gerapporteerd aan de ministers van Onderwijs, Cultuur-&

7 Met name de bufferfunctie is van belang voor uw financiële positie. Om deze te kunnen bepalen moeten we eerst de financieringsfunctie en transactiefunctie van uw stichting bepalen. In de bijlage hebben wij deze berekend en geven daar ons oordeel over in paragraaf 3.2 en 3.3. Ten slotte besteden we in paragraaf 3.4 aandacht aan het formatiebeheer. Het formatiebeheer geeft op hoofdlijnen inzicht in de doelmatigheid van inzet van middelen. De bekostiging is zo ingericht dat 80% beschikbaar is voor personele uitgaven en 20% voor materiële uitgaven. Afwijkingen hierin kunnen aanleiding geven voor een nadere analyse. Hetzelfde geldt voor het aantal leerlingen per formatieplaats. Indien een stichting aan de onderkant of bovenkant van de norm zit, kan dit aanleiding zijn voor nader onderzoek. Het kan immers effect hebben op de behaalde resultaten zowel in kwalitatieve als kwantitatieve zin Vermogensbeheer Uit de kengetallen inzake het vermogensbeheer blijkt dat uw stichting aan de bovenkant van de grenswaarden scoort en is daarmee goed te noemen. De solvabiliteit bedraagt 77% en zit ruim boven de ondergrens van 20%. De kapitalisatiefactor bedraagt in % en ligt boven de signaleringswaarde. De financiële buffer is in % of te wel 3,4 miljoen. Door de verwachte verliezen van de komende jaren zal de financiële buffer afnemen naar 9% in 2019 of te wel 2,1 miljoen. Dit kan nog steeds als toereikend worden gezien. U zit daarmee boven de door het Rijk gestelde norm van 5%. Om een goed oordeel te kunnen geven over de financiële buffer moet tevens inzicht bestaan in de risico's. Ten aanzien van de risico's merken wij het volgende op: Op het personele vlak voldoet uw stichting aan de landelijke normen van 80%. In 2014 bedraagt de personele last 82% van de totale baten. Uit de meerjarenbegroting blijkt dat dit percentage de komende jaren vrij constant blijft op 81% tot 82%. Dit is een gebruikelijke norm. Met de verwachte daling van de formatie voor de komende jaren kan vooralsnog de krimp van het aantal leerlingen opgevangen worden. Ook de verhouding tussen de directie, het OP en het 00P kan als gebruikelijk worden beschouwd, waarbij u nog ligt kunt bijsturen op de verhouding tussen OP en 00P. Gebruikelijk is 12% voor 00P, bij uw stichting is dit 11%. Het aantal leerlingen bedraagt per 1 oktober Dit is een afname ten opzichte van 2013 met 236 leerlingen. In een verschenen onderzoek van OCW blijkt dat het aantal leerlingen binnen uw verzorgingsgebied in de periode tussen de 0% en de 25% zal gaan afnemen. Vooralsnog gaat u ervan uit dat het aantal leerlingen tot en met 2018 zal gaan afnemen met 15% of te wel tot leerlingen. Wij achten uw leerling prognose vooralsnog reëel. Wel adviseren wij u de prognoses van de jaren 2015 en 2018 specifiek te onderzoeken. De prognose van de instroom 2015 lijkt laag te zijn gezien de ontwikkeling in de overige jaren. De prognose van de instroom 2018 lijkt daarentegen aan de hoge kant te zijn gezien de ontwikkeling in voorgaande jaren. Zie onze bijlage. Daarnaast adviseren wij u de verwachte instroom van de leerlingaantallen voor minimaal vijf jaar te blijven prognosticeren. Mede gezien de verwachte krimp. Het tijdig hierop kunnen inspelen is van essentieel belang.

8 In 2014 heeft u 18% van de baten besteed aan materiële uitgaven. Dit percentage ligt in lijn met de landelijke norm van 20%. Voor 2015 en volgende jaren verwacht u een percentage van 20%.. Het voorzieningen niveau is vooralsnog van een toereikend niveau om de voorzienbare kosten van personeel te bekostigen. Voor het onderhoud heeft u geen voorziening gevormd, maar dit wordt of geactiveerd of uit de lopende begroting bekostigd. De effecten van de overdracht van het buitenonderhoud in 2015 heeft u in 2014 in beeld gebracht middels een meerjaren onderhoudsplan. In de jaren 2015 tot en met 2019 levert het onderhoud nog een positieve bijdrage aan de begroting, doordat de baten de lasten overstijgen. Vanaf 2020 wordt verwacht dat de lasten hoger zullen zijn dan de baten. Hierdoor zal de druk op de begroting de komende jaren verder toenemen. Wij adviseren u hierop tijdig in te spelen door een strategisch huisvestingsplan te ontwikkelen waarin u de huisvestingsbehoefte voor de komende 10 jaar beschrijft. Met name door de verwachte krimp van het aantal leerlingen zal de behoefte aan gebouwen verminderen. Dit kan er mogelijk toe leiden dat gebouwen aan de gemeente teruggegeven kunnen worden dan wel op een andere wijze ingezet moeten gaan worden. Momenteel is, door een extern bureau, gestart met het opstellen van het strategisch huisvestingsplan. U verwacht voor 2015 en volgende jaren, jaarlijks een negatief resultaat te behalen. Gezien de omvang van uw financiële buffer kunt u deze verliezen dragen en voorzien wij hierin vooralsnog geen risico's. De extra investeringen in het onderwijs zien wij als een logische keuze. Te hoge buffers kunnen leiden tot een aanwijzing vanuit de Inspectie. Wel adviseren wij u de komende jaren de noodzakelijke ombuigingen door te voeren om vanaf 2020 tot een sluitende begroting te komen. Deze ombuigingen zullen zowel uit de personele lasten als de materiële lasten moeten komen. Een belangrijke factor daarbij is het strategisch huisvestingsplan en het ombuigen van de verwachte lasten daarin Budgetbeheer De liquiditeit voldoet op balansdatum aan de gestelde normen en bedraagt 2,0. Dit houdt in dat u voldoende middelen heeft om de korte termijn verplichtingen te kunnen voldoen. Gezien uw meerjarenbegroting verwachten wij voor 2014 en volgende jaren geen liquiditeitstekorten. Wel zal de liquiditeit afnemen naar 1,3 in Dit kan nog steeds als voldoende worden beschouwd. De rentabiliteit bedraagt 0% en voldoet daarmee aan de gestelde eisen. De verwachting is dat de rentabiliteit jaarlijst tot en met 2019 negatief zal blijven. Dit is gezien uw financiële positie acceptabel Formatiebeheer De verhouding personele lasten ten opzichte van de baten ligt op 82% en ligt daarmee iets boven de gestelde norm van 80%. Dit kan echter nog steeds als voldoende worden beschouwd. Uit de begroting 2015 en volgende jaren blijkt dat de verhouding rond de 81% - 82% blijft schommelen. Deze waarde voldoet aan de normcijfers.

9 Het aantal leerlingen per fte bedraagt voor ,1. Dit ligt onder het gemiddelde van een stichting van uw omvang. Het gemiddelde van vergelijkbare instellingen is 16,1. Prodas Retentie Aantal leerlingen per fte 14,5 15,0 15,5 16,0 16, Vergelijk met referentie instellingen Om te zien hoe Prodas zich verhoudt ten opzichte van andere instellingen hebben wij de kengetallen van een 10-tal instellingen van vergelijkbare grootte vergeleken met die van Prodas. Op een aantal punten scoort Prodas beter dan het gemiddelde van de referentie instellingen. Budgetbeheer De liquiditeitspositie van de referentie instellingen (1,7) is 0,3% lager dan die van Prodas (2,0). De rentabiliteit van de referentie instelling bedraagt 0,5% terwijl Prodas een rentabiliteit heeft van 0%. Liquiditeit Rentabiliteit 511 Prodas Referentie 00 0,5 1,0 1,5 20 2,5 Vermogensbeheer De personele lasten in verhouding tot de baten bedragen bij de referentie instellingen 81% en bij Prodas 82%. De kapitalisatiefactor bedraagt bij de referentie instellingen 41% en bij Prodas 46%. De solvabiliteit bedraagt bij de referentie instellingen 67% en bij Prodas 78%.

10 Personele lasten -baten Kapitalisatie actor Solvabiliteit Prodas E Retentie 0% 20% 40% 60% 80% 100% 3.6. Conclusie Kijkend naar de doelstelling van de stichting en de omvang van uw financiële buffer (13% of te wel 3,2 miljoen voordelig), achten wij deze als toereikend om de mogelijke niet geïdentificeerde risico's af te kunnen dekken. De keuze die u maakt om de komende jaren extra te investeren in het onderwijs zien wij als een logische- en verantwoorde keuze. De ontwikkeling van de formatie loopt in verhouding met de ontwikkeling van het aantal leerlingen. Ook verhouden de personele lasten zich goed met de baten. Vooralsnog voorzien wij hierin geen risico. Wel adviseren wij u de komende jaren de noodzakelijke ombuigingen door te voeren om vanaf 2020 tot een sluitende begroting te komen. Deze ombuigingen zullen zowel uit het personele lasten als de materiële lasten moeten komen. Een belangrijke factor daarbij is het strategisch huisvestingsplan en het ombuigen van de verwachte lasten daarin. 4. Balans De balans per 31 december 2014 sluit met een totaal van Het totale eigen vermogen per die datum bedraagt Voor het overige geeft de balans geen aanleiding tot het maken van opmerkingen. 5. Exploitatieresultaat Het exploitatieresultaat bedraagt over nadelig (2013: voordelig). Vooruitlopend op het bestuursbesluit is het resultaat ten laste gebracht van de algemene reserve. Voor een nadere analyse van het resultaat verwijzen wij u naar het bestuursverslag.

11 6. Afsluiting Wij vertrouwen erop u met onze rapportage van dienst te zijn geweest. Hoogachtend, DVE Onderwijs Audit 0

12 Bijlage Kengetallen Kengetal 2014* 2013* 2012* 2011* 2010* Grenswaarde*" Norm inspectie Vermogensbeheer Solvabiliteit 78% 81% 77% 75% 73% 20% - 100% <30% Kapitalisatiefactor 46% 43% 39% 39% 40% 0% - 35% nvt Financieringsfunctie 22% 18% 17% 18% 17% 0% - 21% nvt Transactiefunctie 11% 9% 9% 10% 11% 0% - 9% nvt Financiële buffer 13% 16% 12% 10% 12% 0% - 5% nvt Financiële buffer in x < 0 Budgetbeheer Liquiditeit 2,0 2,6 1,9 1,6 1,6 0,5 1,5 < 1% Rentabiliteit 0,0% 4,8% 0,2% -1,1% -2,8% 0% - 5% <0% Formatiebeheer Personele lasten / Baten 82% 79% 83% 84% 85% 80% > 90% Materiële lasten! Baten 18% 16% 17% 17% 18% 20% nvt Aantal leerlingen"*** nvt nvt Aantal leerlingen per fte 15,1 14,4 14,5 14,5 14, nvt *Jaarrekening 2014 en 2011 stichting Prodas ** Bron: commissie Don *** Normen inspectie voor het onderwijs ****Leerlingen T-1 in verband met bekostiging

13 Kengetallen Kengetal 2019* 2018* 2017* 2016* 2015* Grenswaarde"* Vermogensbeheer Norm Inspectie*** Solvabiliteit 81% 81% 82% 82% 82% 20% - 100% Kapitalisatiefactor 41% 41% 41% 40% 40% 0% - 35% nvt Financieringsfunctie 23% 23% 23% 23% 23% 0% - 21% nvt Transactiefunctie 8% 8% 8% 8% 7% 0% - 9% nvt Financiële buffer 9% 10% 10% 10% 10% 0% _ 5% nvt Financiële buffer in x < 0 Budgetbeheer Liquiditeit 1,3 1,5 1,4 1,5 1,5 0,5 1,5 < 1% Rentabiliteit -1,3% -0,3% -0,9% -1,2% -3,6% 0% - 5% <0% Formatiebeheer Personele lasten / Baten 82% 81% 81% 82% 82% 80% > 90% Materiële lasten! Baten 20% 19% 20% 20% 21% 20% nvt Aantal leerlingen nvt nvt Aantal leerlingen per fte 15,7 15,6 15,6 15,5 14, nvt *Jaarrekening 2014 stichting Prodas ** Bron: commissie Don *** Normen inspectie voor het onderwijs ****Leerlingen T-1 in verband met bekostiging Ontwikkeling leerlingaantallen Jaar 4 jaar 5 jaar 6 jaar 7 jaar 8 jaar 9 jaar 10 jaar 11 jaar 12 jaar 13 jaar 14 jaar 15 jaar 16 jaar 17 jaar TOTAAL 2009 P, 611 ' 635' 661' 692' ' 127' ' ' ' ' ' O r ir 4161