1. Opening en mededelingen

Transcriptie

1 Bijeenkomst werkgroep Zaak- Documentservices Naam Bijeenkomst Zaak- en Documentservices Datum en tijd Dinsdag 17 oktober :00 13:00 Locatie Igluu, Den Haag Aanwezig: Andy Verberne (Atos) Hugo ter Doest (Dimpact) Ewald Wittrock (Exxellence) Rob Heimering (gemeente Heerhugowaard) Mark Paanakker (Gouw IT) Michiel Verhoef (KING) Roel de Bruin (Centric) Guus Creuwels (BCT) Nachet Louchahi (KING) Michiel van Turnhout (Exxellence) Ernst Jan Visser (Decos) Arjan Mazee (Roxit) Rob Koning (gemeente Heerhugowaard) Jeffrey Gortmaker (KING) Robert van Poelgeest (Metaobjects) Joeri Bekker (Maykin Media) Toon Sweegers (Pink Roccade Local Government) Agenda Opening en mededelingen Status wijzigingsverzoeken en errata op ZDS 1.2 Vernieuwing standaarden Zaakgericht werken Rondvraag 1. Opening en mededelingen Jeffrey Gortmaker stelt zich voor en geeft aan dat hij vanaf heden de komende bijeenkomsten voor de Werkgroep bijeenkomst Zaak- Documentservices voorzit. Hij concludeert dat er snel behoefte is aan nieuwe functionaliteit en daarvoor is er advies van de groep nodig. Hij legt uit dat de diverse scenario s vandaag aan de werkgroep worden voorgelegd. Graag wil hij weten welk scenario de voorkeur heeft en vraagt daarbij om een onderbouwing voor de keuze. Robert van Poelgeest is van mening dat de provider alle mapping op zich dient te nemen. Dit is tijdelijk geparkeerd en wordt, indien er nog tijd over is, tijdens de rondvraag inhoudelijk op ingegaan. 2. Status wijzigingsverzoeken en errata op ZDS 1.2 Opgeloste onderhoudsverzoeken: # Omschrijving geefzaakdocumentbewerken en optionele scope Besluittype niet verplicht in bericht voegbesluittoe_di01 terwijl wel verplicht in RGBZ 1 en Inconsistentie in Zs-DMS 1.2 WSDL service 'geefzaakdocumentbewerken' tijdvakrelatie in ontkoppelzaakdocument_di Volgorde van elementen in specificaties komt niet overeen met volgorde in bericht VoegZaakdocumentToe en MaakZaakdocument services EDC attributen gelijk trekken Deze onderhoudsverzoeken staan op en zullen meegenomen worden in de komende patch ZDS 1.2 Patch Q3 1

2 Tijdens de laatste regiegroep vergadering is het besluit genomen om de harde koppeling tussen GBZ2 en RSGB 3 te laten vervallen. Hier zijn verschillende scenario s voor de doorontwikkeling van Zaak- Documentservices uit voortgekomen, deze worden voorgelegd aan de werkgroepleden. KING vraagt hierin advies aan de werkgroepleden door hun voorkeur voor een scenario uit te spreken. Tijdens het bespreken van ERR komt ter sprake dat op een aantal plaatsen in de standaard het RGBZ als (verplicht) uniek identificerend gegeven, een omschrijving gebruikt. Terwijl leveranciers in de praktijk codes gebruiken. Deze codes staan wel in StUF ZKN en de Zaak- Documentservices maar niet in het RGBZ. De leveranciers geven aan dat ze graag de codes ( natuurlijke sleutels ) ook in het RGBZ terug willen zien en dat de verplichte omschrijving optioneel wordt. Eenzelfde issue uit de praktijk is dat het veld taal bij een document verplicht is, volgens het RGBZ. Het komt echter regelmatig voor dat de taal van het document onbekend is. De vraag is dan ook dit veld gebruikt moet worden. De voorkeur van de werkgroep is om het element taal optioneel te maken. Het is volgens hen niet nodig voor de verwerking Een mogelijke oplossing is: maak het veld niet verplicht. Ook de versie van het document zou volgens de leveranciers optioneel moeten worden. Er is besloten om de discussie omtrent versie en taal op het forum te plaatsen Actie Michiel Verhoef [KING]. Deelnemers aan de werkgroep ZDS worden verzocht om daaraan deel te nemen Actie werkgroep. Hiermee geeft Jeffrey Gortmaker tot 1 november 2017 de tijd om over het onderwerp na te denken en hun mening op het forum kenbaar te maken. Voortgang implementatie 1.2 Hoe verloopt de implementatie? Welke gemeenten zijn al bezig met ZDS 1.2? Hugo ter Doest (Dimpact) geeft aan dat het op de agenda is gezet van hun Change Advisory Board om het opnieuw te bespreken, de voortgang verloopt traag; Ernst Jan visser (Decos) Decos heeft ZDS 1.2 geïmplementeerd maar merkt op dat er weinig vraag is naar deze versie, waardoor het niet heel aantrekkelijk maakt om nieuwe(re) versies snel door te voeren/ implementeren; Rob Koning (gemeente Heerhugowaard) geeft aan dat er meer ingespeeld moet worden op de vraag(behoefte) van gemeenten; Mark Paanakker (Gouw IT) geeft aan dat de beslissingen van KING de implementatie van 1.2 moeilijker hebben gemaakt. Roel de Bruin (Centric) en Arjan Mazee (Roxit) geven aan dat ze wachten op de versie 2.0 en daarom ervoor kiezen om ZDS 1.2 niet te implementeren; Er is een duidelijke meerwaarde nodig om over te stappen naar een nieuwe(re) versie; Hugo ter Doest geeft aan dat de meerwaarde met ZDS 1.2 bij het Overdragenzaak is. Dit biedt een net bericht aan om een zaak over te dragen. Dit is volgens de werkgroep niet voldoende om deze versie te implementeren. 3. Vernieuwing standaarden Zaakgericht werken De sheets van de PowerPointpresentatie van vandaag worden gedeeld en het verzoek is om deze door te nemen. Er zijn momenteel te veel nieuwe ontwikkelingen om deze in een korte tijd met de groep te delen. Wensen uit inventarisatie bij gemeenten I Michiel Verhoef geeft aan dat er een grotere behoefte is aan meer duidelijkheid m.b.t. de processen en de toepassing van ZDS. Dit laatste geeft aan hoe je een bericht stuurt en hoe je dat vervolgens (in)vult. Naar aanleiding van het gedane onderzoek is naar voren gekomen dat de uitkomsten en wensen van de verschillende gemeenten vergelijkbaar zijn. De werkgroep wijst KING erop dat de geraadpleegde gemeenten klein en middelgroot zijn. Het verzoek aan KING is ook met de grote gemeenten af te stemmen wat hun bevindingen en wensen zijn. 2

3 Michiel doorloopt de opsomming bij Wensen uit inventarisatie bij gemeenten en legt deze nader uit. Hieronder een aantal punten waar langer bij stil is gestaan. Er ontstaat een discussie over het punt: omgaan met dynamische metadata : Dit heeft betrekking op een nieuwe manier om aanvullende elementen mee te geven aan een bericht. Hoe krijg je op een nette en gestructureerde manier berichten uitgewisseld; Er ontstaat tevens een discussie over het punt: omgaan met correcties Dit is een wens die uitgesproken is door gemeenten. Dit wordt nader uitgezocht Actie Michiel Verhoef [KING] Ondersteuning van samengestelde documenten: Over samengestelde documenten (SDC) wordt op verschillende manieren gedacht. Onduidelijk is hoe deze vraag ooit bedoeld is Actie Michiel Verhoef [KING] Zaak aanmaken zonder BSN: meerdere scenario s zijn hierbij mogelijk. Hier wordt nader naar gekeken Actie Michiel Verhoef [KING] Arjan Mazee (ROXIT) heeft de wens document bewerken middels een URL. Hij geeft aan dat afhankelijk vanuit het DMS en autorisatie bepaalt of je het document wel/ niet kan bewerken. Dit wordt uitgezocht en bij de volgende vergadering teruggekoppeld Actie Michiel Verhoef [KING]; Wensen vanuit architectuur worden door Jeffrey Gortmaker toegelicht: Meer samenhang en aansluiting bij GEMMA2 is een wens vanuit gemeenten en architectuur; De standaard (ZDS2) is op zijn vroegst in de zomer van 2018 gereed. Mogelijk wordt de standaard opgedeeld in een aantal kleinere (deel) standaarden. Aanpalende standaarden als de Regie- Zaakservices (RZS) en Documentcreatieservices (DCR) kunnen dan ook in de zaakgerichte standaarden worden opgenomen. Zaak Documentservices gebaseerd op RGBZ 2 Vanuit gemeenten zijn er twee wensen: 1. Het aansluiten op E-Depot en TMLO. Om dit in de toekomst mogelijk te maken moeten de zaakgegevens nu al zodanig opgeslagen worden dat een TMLO bericht correct gevuld kan worden. Gemeente Heerhugowaard heeft hier om gevraagd. 2. Ondersteuning van het volledige RGBZ2 en ImZTC2.2. Met name gemeente Haarlem vraagt hier om. Om dit door te voeren zijn er verschillende scenario s die door Michiel en Jeffrey worden toegelicht. Figuur 1: De mogelijke scenario s zoals gepresenteerd 3

4 De ZDS2 standaard wordt gebaseerd op de GEMMA2 referentie architectuur en daarbij wordt uitgegaan van andere referentiecomponenten. De referentiecomponenten in de ZDS standaard zijn nog uit de oude, inmiddels achterhaalde uit degemma1 referentiearchitectuur. Hierom vindt de werkgroep dat een snelle doorvoering hiervan niet raadzaam is. Mogelijke scenario s doorontwikkeling Jeffrey Gortmaker licht de sheet met de diverse scenario s toe. Scenario 1: ZDS 1.2 alleen patches uitbrengen en de aansluiting op RGBZ 2 (met daarin ook TMLO/selectielijst metadata ondersteuning) Omdat hiermee ook het onderliggende informatiemodel wordt toegepast. De helft van de groep verwacht echter dat scenario 2 in de praktijk gebruikt zal worden, omdat hierbij sneller de aansluiting om TMLO en de selectielijsten gerealiseerd kan worden. Er wordt aangegeven dat bij scenario 2 het uitwisselen van gegevens flexibeler blijft. Dit omdat wanneer de extraelementen niet aangeleverd of verwerkt kunnen worden, wordt in dit geval de rest van het bericht wel verwerkt. Een bijkomend nadeel hierbij is dat in deze gevallen de gegevens alsnog overboord vallen bij aansluiten op een E-Depot. Michiel Verhoef geeft aan dat de regiegroep de opdracht heeft gegeven om de procesarchitectuur in februari 2018 klaar te hebben. De werkgroep is echter bang dat de doorlooptijd voor het maken en implementeren van ZDS 2 te lang is. Roel de Bruin (Centric) geeft aan dat er momenteel geen aansluiting is bij de Zaaktype catalogus. Hij kiest daarom voor scenario 5. Hij vindt dat we niet langer kunnen wachten totdat alle beschrijvingen er zijn. Ernst Jan Visser (Decos) is voor scenario 2 omdat Decos al ZDS 1.2 heeft geïmplementeerd en het opnemen van de extraelementen slechts een kleine aanpassing betekent. Hugo ter Doest (Dimpact) geeft als aandachtspunt mee dat je bij TMLO (te weten: scenario 2) ook rekening dient te houden met de vernietiging van documenten. Rob Heimering (gemeente Heerhugowaard) geeft aan dat het belangrijk is dat de klantvraag geharmoniseerd dient te worden. 4. Rondvraag Er wordt gevraagd hoe de werkgroep nu verder gaat. Samenvattend: het verzoek aan alle aanwezigen om uiterlijk 1 november 2017 de input met KING op het forum te delen. Zie in de actielijst onderaan het document. De PowerPoint presentatie die vandaag is getoond, wordt door Michiel Verhoef aangevuld en hierna rondgestuurd Michiel Verhoef [KING] KING gaat op zoek naar hoe zij meer gemeenten bij dit overleg kunnen betrekken Michiel Verhoef [KING] Volgend overleg Donderdag, 14 december 2017 is het eerstvolgende overleg. De groep heeft de locatie Utrecht als wens. De zaal voor dit overleg wordt gereserveerd. De uitnodiging en de locatie volgen zeer binnenkort Nachet Louchahi [KING] Medio februari 2018 wordt een nieuwe werkgroep belegd. De datum voor dit overleg wordt nog ingepland. De uitnodiging hiervoor volgt zeer binnenkort Actie Nachet Louchahi 4

5 Actiepuntenlijst Actiepunten Nr. Actiepunt Wie Planning De discussie omtrent versie en taal op het forum te plaatsen Deelnemen aan de discussie omtrent Deelnemers aan de Voor versie en taal op het forum werkgroep ZDS Het punt: omgaan met correcties wordt nader uitgezocht Voor het punt Ondersteuning van samengestelde documenten behoeft meer duidelijkheid. Dit wordt nagevraagd Het punt zaak zonder BSN zijn meerdere scenario s mogelijk. Hier wordt nader naar gekeken Er wordt uitgezocht of het mogelijk is om document te bewerken middels een URL. De uitkomst wordt bij het volgende overleg teruggekoppeld De PowerPoint presentatie aanpassen en beschikbaar stellen Ervoor zorgen dat meer gemeenten deel nemen aan de werkgroep DCS DCR Ruimte voor de werkgroep DCS DCR op 14 december 2017 reserveren Datum en locatie voor overleg medio februari vaststellen en communiceren naar de werkgroep DCS DCR Nachet (KING) Nachet (KING) 5