PROVINCIAAL BLAD VAN ZEELAND

Transcriptie

1 Nummer 33 van 2006 PROVINCIAAL BLAD VAN ZEELAND Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2007 Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland van 12 december 2006, houdende het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2007, waarin, ter uitvoering van het door provinciale staten vastgestelde subsidiebeleid, nadere regels zijn opgenomen voor verstrekking van subsidie vanwege de provincie Zeeland. Gedeputeerde staten van Zeeland - gelezen het voorstel van de afdeling FEZ, nr. STA overwegende dat ter uitvoering van het door provinciale staten vastgestelde subsidiebeleid nadere regels dienen te worden gesteld voor het verstrekken van subsidies; - gelet op artikel 9 van de Algemene subsidieverordening Zeeland 2007; besluiten vast te stellen het navolgende Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2007 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen 1 Begripsbepalingen Artikel 1 In dit uitvoeringsbesluit wordt verstaan onder: a. prestatiebewijs: een op basis van dit besluit dan wel in de beschikking waarbij de subsidie wordt verleend als zodanig aangeduid geheel van bewijsmiddelen waarmee onweerlegbaar wordt aangetoond dat en in hoeverre het met de subsidie beoogde is bereikt. b. instelling: een rechtspersoon, een vennootschap of een eenmansbedrijf. c. accountant: een accountant, die is ingeschreven in het register als bedoeld in artikel 55 van de Wet op de Registeraccountants, of een accountant-administratieconsulent, die is ingeschreven in het register als bedoeld in artikel 36 van de Wet op de Accountant-administratieconsulenten. 2 Subsidie Artikel 2 1. Subsidie wordt slechts verleend aan instellingen. 2. Geen subsidie wordt verleend voor een activiteit die op het moment van de aanvraag reeds is gerealiseerd. 3. Een subsidieaanvraag voor een bedrag van minder dan 1000, wordt afgewezen, tenzij de aanvraag een stimuleringssubsidie betreft. 3 De aanvraag Artikel 3 1. Tenzij in dit besluit anders is bepaald, wordt een aanvraag voor een subsidie tenminste twaalf weken voor het begin van een activiteit ingediend. 2. De aanvrager maakt gebruik van de door gedeputeerde staten vastgestelde modellen. 3. Gedeputeerde staten kunnen in een individueel geval op schriftelijk, gemotiveerd verzoek van de aanvrager besluiten, dat de aanvraag voor een subsidie op een andere dan de in het eerste lid genoemde, in het besluit te bepalen termijn, mag worden ingediend.

2 Artikel 4 1. De aanvraag bevat tenminste: a. een SMART beschrijving van de activiteit, b. een uiteenzetting van de wijze waarop de activiteit bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen van de provincie Zeeland; c. de duur van de activiteit; d. het geografisch gebied waarop de activiteit betrekking heeft; e. een concrete beschrijving van het verwachte resultaat en het na te streven kwaliteitsniveau; f. een plan van aanpak; g. een begroting. 2. Gedeputeerde staten kunnen bepalen dat een instelling die voor de eerste maal subsidie aanvraagt, behalve de in het eerste lid bedoelde gegevens, de volgende op de gehele instelling betrekking hebbende stukken overlegt: a. de door het bestuur gewaarmerkte balans van het vorig boekjaar; b. de rekening met lasten en baten van het vorig boekjaar; c. een op de onder a en b genoemde jaarstukken betrekking hebbende toelichting en een verklaring opgesteld door een accountant; d. de statuten van de instelling. 3. Gedeputeerde staten kunnen aanvullende informatie opvragen die zij relevant voor de beoordeling van de aanvraag achten. Artikel 5 1. De begroting als bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder g, vermeldt: a. alle kosten en opbrengsten, die direct gerelateerd zijn aan de te subsidiëren activiteit, b. of en bij welke instanties en tot welke bedragen voorts subsidies, sponsorgelden of andere bijdragen worden aangevraagd, en welke inmiddels zijn verleend, c. tot welk bedrag men een beroep doet op de provincie Zeeland, en d. terzake van personeelskosten het aan de activiteit toe te rekenen aantal uren. 2. De in rekening te brengen BTW die kan worden teruggevorderd of op enigerlei wijze wordt terugbetaald, komt niet voor subsidiëring in aanmerking. Artikel 6 1. Overhead en personeelskosten zijn subsidiabel: a. indien deze aantoonbaar zijn toe te rekenen aan de activiteit en daartoe een door de accountant bij de instelling controleerbare urenadministratie wordt toegepast, b. tegen een uurtarief dat overeenkomt met ten hoogste één en tweetiende procent van het betreffende bruto maandsalaris, in welk uurtarief worden geacht te zijn verwerkt: vakantiegeld, bijzondere uitkeringen, werkgeverslasten, feestdagen, verlof, improductieve uren, alle kosten van of in verband met overhead, indirecte uren, opslagen en overige directe of indirecte personeelskosten, ingeval van een deeltijdbetrekking om te rekenen naar een maandsalaris bij een volledige dienstbetrekking, en c. tot een maximum van de in de begroting opgenomen 3. personeelskosten. 2. Gedeputeerde staten kunnen, in een individueel geval op schriftelijk, gemotiveerd verzoek van de aanvrager, uiterlijk bij de beslissing op de aanvraag besluiten, dat kan worden afgeweken van het in het eerste lid genoemde percentage. 4 Beslissing op de aanvraag Artikel 7 Tenzij in dit besluit anders is bepaald, beslissen gedeputeerde staten over de subsidie binnen twaalf weken na ontvangst van de aanvraag. Artikel 8 Gedeputeerde staten betrekken bij de beoordeling van de aanvraag de met de instelling in het verleden opgedane ervaringen met betrekking tot de naleving van subsidieverplichtingen. Artikel 9 Indien aanvragen dezelfde of een gelijksoortige activiteit betreffen, kunnen gedeputeerde staten samenwerking tussen de instellingen of samenvoeging van de activiteiten als voorwaarde stellen. 2

3 5 De verlening Artikel 10 De beschikking tot subsidieverlening vermeldt tenminste: a. dat de Algemene subsidieverordening Zeeland 2007 en dit besluit van toepassing zijn op de subsidieverstrekking, tenzij daarvan in de beschikking uitdrukkelijk is afgeweken; b. de soort subsidie; c. de SMART geformuleerde activiteit met prestatieafspraken; d. de wijze waarop de activiteit bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen van de provincie Zeeland; e. de voorwaarden waaronder de subsidie wordt verleend; f. de verplichtingen verbonden aan de subsidie; g. de maximale hoogte van de subsidie; h. de wijze waarop de subsidie wordt vastgesteld; i. de in artikel 11 van dit besluit bedoelde bescheiden alsmede de overige bescheiden die dienen te worden overgelegd voor de vaststelling van de subsidie; j. wat als prestatiebewijs zal gelden; k. op welke wijze de subsidie wordt verlaagd bij het niet of niet volledig uitvoering geven aan de prestatieafspraken; l. nakomen van de verplichtingen; m. de subsidieperiode; n. de wijze van bevoorschotting; o. de tussentijdse rapportage. Artikel De in artikel 10, onder i, bedoelde bescheiden voor subsidies tot en met ,-- omvatten ten minste: a. een inhoudelijk verslag; b. het prestatiebewijs overeenkomstig de subsidiebeschikking; c. indien vermeld in de subsidiebeschikking kopieën van bewijsstukken, zijnde kopieën van de facturen en de betalingsbewijzen van de gesubsidieerde kosten. 2. De in artikel 10, onder i, bedoelde bescheiden voor subsidies boven ,-- tot en met ,- - omvatten ten minste: a. een inhoudelijk verslag; b. het prestatiebewijs overeenkomstig de subsidiebeschikking; c. indien vermeld in de subsidiebeschikking kopieën van bewijsstukken, zoals facturen en betalingsbewijzen van de gesubsidieerde kosten, dan wel de financiële eindrapportage van de inkomsten en de kosten van de activiteit voorzien van een accountantsverklaring. 3. De in artikel 10, onder i, bedoelde bescheiden voor subsidies boven ,-- omvatten ten minste: a. een inhoudelijk verslag; b. het prestatiebewijs overeenkomstig de subsidiebeschikking; c. de financiële eindrapportage van de inkomsten en de kosten van de activiteit voorzien van een accountantsverklaring. 4. Gedeputeerde staten kunnen op schriftelijk, gemotiveerd verzoek van de aanvrager bij de subsidieverlening uit economisch-rationele overwegingen afwijken van de in het tweede lid onder c en het derde lid onder c gestelde vereisten, en bepalen dat de vaststelling kan geschieden aan de hand van een beoordelingsverklaring dan wel enkele bewijsstukken, zoals kopieën van facturen en betalingsbewijzen van de gesubsidieerde kosten. Artikel Indien voor dezelfde activiteit behalve een subsidie bij de provincie een subsidie bij het Rijk of de Europese Unie is aangevraagd en de desbetreffende voorwaarden of verplichtingen afwijken van de toepasselijke bepalingen van dit besluit, worden voor de verstrekking van de provinciale subsidie de afwijkende, door het Rijk of de Europese Unie opgelegde voorwaarden en verplichtingen, toegepast. 2. Gedeputeerde staten kunnen van het bepaalde in het vorige lid afwijken, indien de provinciale subsidie hoger is dan de rijkssubsidie of de subsidie van de Europese Unie. Artikel 13 Indien de instelling voor dezelfde activiteit subsidie ontvangt van een andere dan een in artikel 12 bedoelde subsidieverstrekker, welke subsidie hoger is dan de subsidie van de provincie Zeeland, kunnen gedeputeerde staten bepalen dat de afwijkende subsidievoorwaarden en -verplichtingen van de andere subsidieverstrekker van toepassing zijn. 3

4 Artikel 14 De instelling besteedt de subsidie niet in strijd met op haar rustende wettelijke verplichtingen. Artikel Tenzij gedeputeerde staten, gelet op de activiteit, anders bepalen, wordt in de verleningsbeschikking opgenomen dat en op welke wijze de instelling bij de gesubsidieerde activiteit vermeldt dat de activiteit mede mogelijk is gemaakt door een subsidie van de provincie Zeeland. 2. Indien niet of niet volledig is voldaan aan de in het eerste lid bedoelde verplichting, wordt bij de vaststelling van de subsidie het toegezegde subsidiebedrag ten hoogste verlaagd met vijf procent met een maximum van 5.000, Tussentijdse kennisgeving en rapportage Artikel Indien gedurende de looptijd van de subsidieperiode aanmerkelijke inhoudelijke dan wel financiële verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan ten opzichte van het verwachte resultaat, stelt de instelling gedeputeerde staten hiervan onverwijld schriftelijk in kennis. 3. Indien gedurende de looptijd van de subsidieperiode een zodanige wijziging van de statuten van de instelling wordt voorgenomen dat dit gevolgen zou kunnen hebben voor de subsidieverstrekking, stelt de instelling gedeputeerde staten hiervan onverwijld schriftelijk in kennis. 4. Gedeputeerde staten kunnen in de verleningsbeschikking bepalen dat en wanneer tussentijdse rapportage over de voortgang van de gesubsidieerde activiteit dient plaats te vinden. 5. De tussentijdse rapportage geeft tenminste inzicht in de voortgang van de realisatie van de in de verleningsbeschiking genoemde prestatieafspraken. 7 Bevoorschotting Artikel Gedeputeerde staten verlenen bij de subsidieverlening met inachtneming van de verwachte subsidieperiode en liquiditeitsbehoefte een voorschot van: a. ten hoogste vijfenzeventig procent van de maximale hoogte van de subsidie bij een subsidie tot en met ,--; 2. ten hoogste vijftig procent van de maximale hoogte van de subsidie bij een subsidie hoger dan , Bij subsidies hoger dan ,-- kunnen gedeputeerde staten op schriftelijk, gemotiveerd verzoek van de aanvrager extra voorschotten verlenen tot ten hoogste vijfenzeventig procent van de maximale hoogte van de subsidie, indien uit een tussentijdse rapportage blijkt dat de activiteit voldoende voortgang heeft. 4. Op schriftelijk, gemotiveerd verzoek van de aanvrager kunnen gedeputeerde staten afwijken van het in het eerste en tweede lid bepaalde. 8 De vaststelling Artikel De instelling doet binnen twaalf weken na afloop van de activiteit waarvoor de subsidie is verleend een verzoek tot vaststelling van de subsidie. 2. De instelling voegt bij het verzoek de in artikel 10, onder i, juncto artikel 11, bedoelde en in de verleningsbeschikking vermelde bescheiden. 3. Met kennisgeving binnen de in het eerste lid bedoelde termijn, kan de instelling, in afwijking van het bepaalde in het eerste lid, het verzoek tot vaststelling doen uiterlijk binnen twaalf weken nadat de jaarrekening van de instelling is vastgesteld, indien de besteding van de subsidie afzonderlijk in de jaarrekening is opgenomen en de verklaring van de accountant, overeenkomstig het in Bijlage A bij dit besluit opgenomen controleprotocol, mede is afgegeven voor vaststelling van de eenmalige subsidie. Artikel Tenzij in de beschikking anders is bepaald, wordt er naar evenredigheid van de werkelijk gerealiseerde prestatieafspraken vastgesteld. 2. Vaststelling geschiedt: a. voor een subsidie waarbij geen financiële bewijsstukken worden vereist, op basis van werkelijk gerealiseerde prestatieafspraken, blijkend uit het prestatiebewijs; b. voor een subsidie waarbij kopieën van facturen en betalingsbewijzen zijn vereist, op basis van de werkelijk gerealiseerde prestatieafspraken, blijkend uit het prestatiebewijs, waarbij het vast te stellen subsidiebedrag niet meer kan bedragen dan de uit bewijsstukken blijkende

5 kosten, en, tenzij in de verleningsbeschikking anders is bepaald, niet meer dan het provinciaal percentage in de werkelijk gemaakte kosten; c. voor een subsidie waarbij een financiële eindrapportage van de baten en lasten van de activiteit voorzien van een accountantsverklaring wordt geëist, op basis van de werkelijk gerealiseerde prestatieafspraken, blijkend uit het prestatiebewijs, waarbij het vast te stellen subsidiebedrag niet meer kan bedragen dan de uit financiële eindrapportage blijkende kosten, en, tenzij in de verleningsbeschikking anders is bepaald, niet meer dan het provinciaal percentage in de werkelijk gemaakte kosten. 4. Verlagingspercentages worden berekend over het verleende subsidiebedrag en zullen, evenals verlagingsbedragen, in mindering worden gebracht op het bedrag waarop de vaststelling van de subsidie ingevolge lid 2 wordt berekend. Artikel 20 Indien een accountantsverklaring verplicht is gesteld, voert de accountant de controle mede uit overeenkomstig het in Bijlage A bij dit besluit opgenomen controleprotocol. Artikel 21 Indien de instelling het verzoek tot vaststelling van de subsidie niet heeft gedaan binnen de in artikel 18 bedoelde termijn, kunnen gedeputeerde staten de subsidie ambtshalve vaststellen. Artikel De financiële administratie van een instelling wordt op een inzichtelijke wijze gevoerd. 2. De instelling is verplicht aan gedeputeerde staten of aan de door hen daartoe aangewezen ambtenaren of accountant inzage te verlenen in de administratie en alle gewenste inlichtingen te verstrekken, voor zover dit naar het oordeel van gedeputeerde staten nodig is in verband met de subsidieverlening of de subsidievaststelling. 3. In aanvulling op het in het tweede lid bepaalde kan de externe accountant van de provincie op verzoek van gedeputeerde staten bij de accountant van de gesubsidieerde instelling een accountantsreview instellen. Artikel Indien de subsidie heeft bijgedragen aan het verwerven van eigendommen of heeft geleid tot vorming van een vermogen, betaalt de instelling aan de provincie een door gedeputeerde staten te bepalen vergoeding ingeval van: a. wijziging van bestemming of vervreemding van deze eigendommen; b. ontbinding of opheffing van de instelling. 2. De instelling stelt gedeputeerde staten onverwijld schriftelijk in kennis van een voornemen tot een in het eerste lid genoemd geval. 3. Bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde van de eigendommen en van andere vermogensbestanddelen op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt. 4. De waarde van onroerende zaken wordt bepaald door een in overleg tussen gedeputeerde staten en de instelling aan te wijzen deskundige. Hoofdstuk 2 Nadere bepalingen inzake budgetsubsidies 1 Aanvraag budgetsubsidie Artikel Een aanvraag voor een budgetsubsidie wordt schriftelijk ingediend vóór 15 oktober voorafgaand aan het jaar waarin de subsidie moet ingaan. 2. In de aanvraag wordt vermeld voor welk tijdvak de subsidie wordt aangevraagd. 3. In aanvulling op het bepaalde in artikel 4 worden bij de aanvraag overgelegd: a. het prestatieaanbod voor het subsidietijdvak verbijzonderd naar activiteit met bijbehorende kosten; b. de meerjarenraming en de jaarrekening van het vorige boekjaar; c. het verslag van de verrichte werkzaamheden van de instelling over het vorige boekjaar. 4. Gedeputeerde staten kunnen in een individueel geval op schriftelijk, gemotiveerd verzoek van de aanvrager besluiten, dat de aanvraag voor een budgetsubsidie op een andere dan de in het eerste lid genoemde, in het besluit te bepalen termijn, mag worden ingediend. 5

6 2 Verlening budgetsubsidie Artikel Gedeputeerde staten verlenen de budgetsubsidie vóór 1 januari van het eerste subsidiejaar, dan wel, in het geval bedoeld in artikel 24 lid 4, 12 weken na indiening van de aanvraag. 2. In aanvulling op artikel 10 vermeldt de beschikking ten minste: a. het maximaal per jaar te verlenen subsidiebedrag; b. het bedrag per prestatieafspraak; c. de wijze van indexering; d. in afwijking van artikel 16 lid 3, dat en wanneer een tussentijdse rapportage wordt ingezonden. 3. Na afloop van het voorlaatste subsidiejaar evalueren gedeputeerde staten de effectiviteit en efficiency van de gesubsidieerde activiteit alvorens een besluit te nemen over een volgende meerjarige subsidieperiode. 3 Jaarlijkse toezending begroting Artikel 26 Vóór 1 december voorafgaande aan een subsidiejaar zendt de instelling de dat jaar betreffende begroting aan gedeputeerde staten, tenzij zij daarover reeds beschikken. 4 Rapportage en bestuurlijk overleg Artikel 27 Bij een jaarlijks subsidiebedrag vanaf ,- vindt binnen twaalf weken na de in de beschikking genoemde rapportage bestuurlijk overleg plaats over de rapportage en de financiële jaarstukken. 5 Bevoorschotting Artikel Gedeputeerde staten verlenen op een in artikel 25, tweede lid sub a, bedoeld bedrag a. tot en met ,-- een voorschot van vijftig procent aan het begin van het eerste halfjaar en vijftig procent aan het begin van het tweede halfjaar; b. boven ,-- een voorschot van eentwaalfde deel per eerste van de maand. 2. Op schriftelijk, gemotiveerd verzoek van de aanvrager kunnen gedeputeerde staten afwijken van het in het eerste lid bepaalde. 6 Vaststelling budgetsubsidie Artikel De instelling doet binnen zes maanden na afloop van een subsidiejaar een verzoek tot vaststelling van de subsidie over die periode. 2. De instelling voegt bij het verzoek de in artikel 10, onder i, juncto artikel 11, bedoelde en de in de verleningsbeschikking overigens vermelde bescheiden, alsmede bij budgetsubsidies tot en met ,-- de jaarrekening van het vorige subsidiejaar. Artikel Binnen twaalf weken na ontvangst van de in artikel 29, tweede lid, genoemde stukken vindt vaststelling van de subsidie plaats. 2. De vaststelling geschiedt conform artikel 19, met dien verstande dat: a. er geen verrekening van de budgetsubsidie plaatsvindt op grond van de in de jaarrekening opgenomen werkelijke exploitaties; b. overschotten ten bate en tekorten ten laste van de instelling komen; c. indien er in een boekjaar een overschot ontstaat, dit overschot gereserveerd wordt voor verdere activiteiten of voorzieningen die bijdragen aan het bereiken van de afgesproken of af te spreken doelstellingen. d. ontvangen schenkingen, erfstellingen, legaten en dergelijke bij vaststelling van de subsidie buiten beschouwing blijven. 6

7 7 Reservevorming Artikel Indien het jaarlijks subsidiebedrag meer bedraagt dan vijftig procent van de jaarlijkse inkomsten van de instelling, bedraagt het totaal eigen vermogen ten hoogste vijfentwintig procent van het jaarlijks subsidiebedrag. 2. De instelling mag jaarlijks vóór bestemming exploitatieoverschotten tot ten hoogste tien procent van het jaarlijks subsidiebedrag toevoegen aan de reserves. 3. Gedeputeerde staten kunnen, voorafgaande aan het boekjaar, op een daartoe strekkend verzoek van de instelling gemotiveerd afwijken van bovenstaande bepalingen. 8 Indexering Artikel 32 De budgetsubsidie wordt jaarlijks volgens een door gedeputeerde staten bepaalde en vóór 1 februari voorafgaande aan het betreffende subsidiejaar bekendgemaakte systematiek geïndexeerd. 9 Wijziging of intrekking van subsidie gedurende de meerjarige periode Artikel Gedeputeerde staten kunnen besluiten een subsidie tijdens de duur van de meerjarige periode te verlagen of te beëindigen indien een voor de subsidie relevante rijksbijdrage wordt verlaagd of beëindigd. 2. Alvorens een besluit als bedoeld in het eerste lid te nemen voeren gedeputeerde staten overleg met het bestuur van de instelling. 3. Een besluit als bedoeld in het eerste lid treedt niet eerder in werking dan: a. twaalf weken na de datum waarop gedeputeerde staten het besluit hebben genomen, indien het besluit een verlaging van de subsidie betreft; b. zesentwintig weken na de datum waarop gedeputeerde staten het besluit hebben genomen indien het besluit een beëindiging van de subsidie betreft. Hoofdstuk 3 Nadere bepalingen inzake stimuleringssubsidies Artikel In afwijking van artikel 4 bevat de aanvraag tenminste het in artikel 4, eerste lid onder b, c, d en g genoemde. 2. Een subsidieaanvraag voor een bedrag van minder dan 500,-- wordt afgewezen. 3. Een stimuleringssubsidie wordt voorafgaande aan de activiteit verstrekt bij vaststellingsbeschikking. 4. De vaststellingbeschikking bevat tenminste: a. de wijze waarop de activiteit bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen van de provincie Zeeland; b. de hoogte van de subsidie; c. de subsidieperiode. 5. Vier weken na afronding van de activiteit zendt de instelling een kort inhoudelijk verslag aan gedeputeerde staten. Slotbepalingen Artikel Dit besluit treedt in werking met ingang van de datum waarop de Algemene subsidieverordening Zeeland 2007 in werking treedt. 2. Dit besluit wordt aangehaald als Algemeen subsidiebesluit Zeeland Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van 12 december 2006 Voorzitter, drs. W.T. van Gelder Secretaris, mr. drs. L.J.M. Verdult 7

8 BIJLAGE A als bedoeld in artikel 20 van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2007 Controleprotocol voor de accountant 1 Inleiding 1.1 Dit controleprotocol heeft betrekking op subsidies die de provincie Zeeland verstrekt aan instellingen. 1.2 Het wettelijk kader voor dit controleprotocol is: - de Algemene wet bestuursrecht; - de Algemene subsidieverordening Zeeland 2007; - het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2007; - specifieke provinciale subsidieverordeningen en subsidieregelingen; - de subsidieverleningsbeschikking met de daarin specifiek genoemde te realiseren prestatieafspraken, aanvullende subsidieverplichtingen en subsidievoorwaarden; - de overige van toepassing zijnde besluiten en correspondentie met betrekking tot de verleende subsidie. 1.3 In dit controleprotocol wordt nader uiteengezet welke algemene uitgangspunten en specifieke vereisten gelden bij de uitvoering van de controle door de accountant. De controle heeft betrekking op de jaarrekening in het algemeen en in het bijzonder op de rekening en verantwoording van gerealiseerde activiteiten waarvoor de provincie Zeeland, met toepassing van het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2007, een subsidie heeft verleend. Ook in situaties waar het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2007 niet van toepassing is, kunnen gedeputeerde staten, in de subsidieverleningsbeschikking, dit controleprotocol van toepassing verklaren. Dit controleprotocol geeft ook aan op welke wijze de uitkomsten van de controle dienen te worden gerapporteerd. 1.4 Het is mogelijk dat door de externe accountant van de provincie Zeeland, of een door de provincie Zeeland aan te wijzen ambtenaar of accountant, een review wordt uitgevoerd bij de accountant van de instelling. 2 Algemene uitgangspunten voor de controle 2.1 De controle dient te omvatten de getrouwe weergave van de ingediende jaarrekening (inclusief de eventuele bijlagen indien hierin gegevens met betrekking tot de gesubsidieerde activiteiten zijn opgenomen), alsmede de rechtmatige besteding van de ter beschikking gestelde middelen zoals hierna wordt aangegeven. Op analoge wijze vindt de controle plaats van rekening en verantwoording van een resultaatsubsidie waarbij geen jaarrekening wordt overgelegd. De controle dient zich in het bijzonder toe te spitsen op die onderdelen van de jaarrekening en/of rekening en verantwoording, die van wezenlijk belang zijn voor de vaststelling van de subsidie. Van de accountant wordt verwacht dat hij niet alleen de getrouwheid van de jaarrekening en/of rekening en verantwoording controleert, maar ook dat hij de naleving van de subsidieverplichtingen en subsidievoorwaarden toetst; dit betekent dat dient te worden nagegaan of de uitgaven, en eventuele inkomsten, mede gelet op de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting, passen binnen het kader van de geldende regelgeving zoals genoemd onder punt 1.2 en dat de provinciale verkregen middelen zijn aangewend voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt. 8

9 De eisen die hiervoor gelden zijn verwoord in punt Naast de financiële verantwoording is een inhoudelijke verantwoording, bestaande uit een inhoudelijk verslag en een prestatiebewijs (art 11 Asb), nodig voor de vaststelling van de subsidie. De accountant dient in het bijzonder, naast zijn verklaring over de financiële verantwoording, te verklaren dat de door de instelling opgestelde inhoudelijke verantwoording over de mate van realisatie van de prestatieafspraken, zoals opgenomen in de subsidieverleningsbeschikking, betrouwbaar is. Dit dient expliciet uit de accountantsverklaring te blijken. 3 Specifieke vereisten 3.1 Bij de uitvoering van de controle dient te worden vastgesteld dat: - de rekening en verantwoording overeenkomstig de indeling van de bij de subsidieaanvraag ingediende begroting is opgesteld; - de lasten/uitgaven volgens de jaarrekeningen en/of rekening en verantwoording daadwerkelijk zijn besteed in het kader van de specifieke bestemming van de verleende subsidie; - de baten/inkomsten (bijvoorbeeld creditfacturen, opbrengsten, entreegelden, etc.) alsook de bijdragen, subsidies, giften, nog te verwachten bedragen, etc. die aan de gesubsidieerde activiteit toebehoren volledig in de rekening en verantwoording zijn verwerkt; - bij de verantwoording van een gesubsidieerde activiteit in de jaarrekening onder de subsidiabele lasten geen bedragen zijn opgenomen die op grond van de regelgeving aangegeven bij punt 1.2 niet of slechts ten dele subsidiabel zijn; in dat geval dient hiervan in de accountantsverklaring expliciet melding te worden gemaakt; - in de rekening en verantwoording alleen lasten/uitgaven zijn opgenomen, die als zodanig ook blijken uit de ingediende begroting en niet in strijd zijn met de subsidieverleningsbeschikking en de geldende regelgeving (zoals genoemd onder punt 1.2); - de eigen personeelskosten (zie art. 6 van het Asb) op de juiste wijze zijn bepaald; - geen verrekenbare en compensabele B.T.W. als lasten/kosten zijn opgevoerd, tenzij in de subsidieverleningsbeschikking anders is bepaald; - de in de subsidieverleningsbeschikking genoemde subsidieverplichtingen (zoals bv. aanbesteding, PR-bepaling, etc.) zijn nagekomen. 3.2 De accountant dient de verantwoording te controleren met een betrouwbaarheid van 95%. Ten aanzien van de materialiteit geldt voor resultaatsubsidies een norm van 1% van de werkelijke lasten. Voor budgetsubsidies, waarbij rekening en verantwoording via de jaarrekening geschiedt, geldt de norm zoals die gebruikelijk is in de branche. Daarnaast geldt ten aanzien van de onder 3.1 opgenomen specifieke aandachtspunten een rapporteringtolerantie van 1% voor alle bij de controle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden, voor zover deze van invloed zijn op de van de provincie Zeeland te ontvangen subsidie. 4 Rapportering 4.1 De rekening en verantwoording kan, afhankelijk van de aard van de subsidie en of er sprake is van meerdere subsidies, als volgt plaatsvinden: - in een (afzonderlijke) rekening en verantwoording voor de resultaatsubsidie (conform artikel 11, derde lid van het Asb); - in de jaarrekening voor de resultaatsubsidie (conform artikel 17, derde lid van het Asb); - in de jaarrekening voor de budgetsubsidie (conform artikel 28 van het Asb); - in de jaarrekening voor de budgetsubsidie en aanvullende resultaatsubsidies (conform artikel 17, derde lid van het Asb); 9

10 4.2. Modellen van goedkeurende accountantsverklaringen, behorende bij de rekening en verantwoording, ten behoeve van door de provincie Zeeland verleende subsidies zijn hierna opgenomen. 10

11 a. Model van een goedkeurende accountantsverklaring voor de verantwoording van de resultaatsubsidie Opdracht: Wij hebben bijgevoegde en door ons gewaarmerkte rekening en verantwoording van de resultaatsubsidie over <omschrijving project> van <van stichting, vereniging, enz.> gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de <stichting, vereniging, enz.>. De verantwoording, met deze accountantsverklaring, is bestemd voor de vaststelling van de resultaatsubsidie door de provincie Zeeland, zoals deze voor<omschrijving van de resultaatsubsidie> op <datum(data), met kenmerk van brief(brieven)> is (zijn) verleend Werkzaamheden: Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de rekening en verantwoording geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de rekening en verantwoording. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de rekening en verantwoording zijn toegepast en van belangrijke schattingen die het bestuur van de <stichting, vereniging, enz.> daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de rekening en verantwoording. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel: Wij zijn van oordeel dat de rekening en verantwoording van de resultaatsubsidie een getrouw beeld geeft en is opgesteld met inachtneming van hetgeen is vermeld in het Controleprotocol behorende bij het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Op grond van ons onderzoek verklaren wij dat er over de door de instelling opgestelde inhoudelijke verantwoording een redelijke mate van zekerheid bestaat ten aanzien van de realisatie van de in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen prestatieafspraken en verder is voldaan aan de gestelde algemene en bijzondere voorwaarden [behoudens hierna vermelde bevindingen of de verwijzing hiernaar]*) (plaats) (datum)... (ondertekening) (naam accountant) (functie)... (register en inschrijvingsnummer) *) Indien van toepassing 11

12 b. Model van een goedkeurende accountantsverklaring voor de verantwoording van de resultaatsubsidies in de jaarrekening Opdracht: Wij hebben bijgevoegde en door ons gewaarmerkte jaarrekening, waarin de volledige verantwoording(en) van de resultaatsubsidies zijn opgenomen, over het jaar <jaartal> van <van stichting, vereniging, enz.> gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de <stichting, vereniging, enz.>. De jaarrekening, met deze accountantsverklaring, is bestemd voor de vaststelling van de resultaatsubsidie(s) door de provincie Zeeland, zoals deze voor <omschrijving van de resultaatsubsidie(s)> op <datum(data), met kenmerk van brief(brieven)> is (zijn) verleend. Werkzaamheden: Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de rekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die het bestuur van de <stichting, vereniging, enz.> daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel: Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op <datum eindbalans> en van het resultaat over <jaartal>, alsmede van de specifieke verantwoording (met een gedetailleerde opstelling van de lasten en baten) met betrekking tot de resultaatsubsidies. De jaarrekening is opgesteld: a. in overeenstemming met de in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en voldoet aan de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 B.W./ BBV; b. met inachtneming van hetgeen is vermeld in het Controleprotocol behorende bij het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Op grond van ons onderzoek verklaren wij dat er over de door de instelling opgestelde inhoudelijke verantwoording een redelijke mate van zekerheid bestaat ten aanzien van de realisatie van de in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen prestatieafspraken en verder is voldaan aan de gestelde algemene en bijzondere voorwaarden [behoudens hierna vermelde bevindingen of de verwijzing hiernaar]*) (plaats) (datum)... (ondertekening) (naam accountant) (functie)... (register en inschrijvingsnummer) *) Indien van toepassing 12

13 c. Model van een goedkeurende accountantsverklaring voor verantwoording van de sudgetsubsidie in de jaarrekening Opdracht: Wij hebben bijgevoegde en door ons gewaarmerkte jaarrekening, waarin de volledige verantwoording van de budgetsubsidie is opgenomen, over het jaar <jaartal> van <naam van stichting, vereniging, enz.> gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de <stichting, vereniging, enz.>. De jaarrekening, met deze accountantsverklaring, is bestemd voor de vaststelling van de budgetsubsidie door de provincie Zeeland, zoals deze op <datum(data), met kenmerk van brief(brieven)> is verleend. Werkzaamheden: Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die het bestuur van de <stichting, vereniging, enz.> daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel: Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op <datum eindbalans> en van het resultaat over <jaartal>. De jaarrekening is opgesteld: c. in overeenstemming met de in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en voldoet aan de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 B.W./ BBV; d. met inachtneming van hetgeen is vermeld in het Controleprotocol behorende bij het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Op grond van ons onderzoek verklaren wij dat er over de door de instelling opgestelde inhoudelijke verantwoording een redelijke mate van zekerheid bestaat ten aanzien van de realisatie van de in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen prestatieafspraken en verder is voldaan aan de gestelde algemene en bijzondere voorwaarden [behoudens hierna vermelde bevindingen of de verwijzing hiernaar]*) (plaats) (datum)... (ondertekening) (naam accountant) (functie)... (register en inschrijvingsnummer) *) Indien van toepassing 13

14 d. Model van een goedkeurende accountantsverklaring voor de verantwoording van de budgetsubsidie en de aanvullende resultaatsubsidies in de jaarrekening Opdracht: Wij hebben bijgevoegde en door ons gewaarmerkte jaarrekening, waarin de volledige verantwoordingen van de budgetsubsidie en de aanvullende resultaatsubsidies zijn opgenomen, over het jaar <jaartal> van <van stichting, vereniging, enz.> gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het bestuur van de <stichting, vereniging, enz.>. De jaarrekening, met deze accountantsverklaring, is bestemd voor de vaststelling van de subsidies door de provincie Zeeland, zoals deze als budgetsubsidie op <datum(data), met kenmerk van brief(brieven)> en voor de resultaatsubsidies <omschrijving van de resultaatsubsidies > op <datum(data), met kenmerk van brief(brieven)> zijn verleend. Werkzaamheden: Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die het bestuur van de <stichting, vereniging, enz.> daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel: Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op <datum eindbalans> en van het resultaat over <jaartal>, alsmede van de specifieke verantwoording (met een gedetailleerde opstelling van de lasten en baten) met betrekking tot de aanvullende resultaatsubsidies. De jaarrekening is opgesteld: a. in overeenstemming met de in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en voldoet aan de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 B.W./ BBV; b. met inachtneming van hetgeen is vermeld in het Controleprotocol behorende bij het Algemeen subsidiebesluit Zeeland Op grond van ons onderzoek verklaren wij dat er over de door de instelling opgestelde inhoudelijke verantwoording een redelijke mate van zekerheid bestaat ten aanzien van de realisatie van de in de subsidieverleningsbeschikking opgenomen prestatieafspraken en verder is voldaan aan de gestelde algemene en bijzondere voorwaarden [behoudens hierna vermelde bevindingen of de verwijzing hiernaar]*) (plaats) (datum)... (ondertekening) (naam accountant) (functie)... (register en inschrijvingsnummer) *) Indien van toepassing 14

15 Toelichting bij het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2007 Algemeen De vaststelling door provinciale staten van de Algemene subsidieverordening Zeeland (Asv 2007), waarmee ook op het terrein van subsidieverstrekking het dualisme gestalte krijgt, brengt onder meer met zich mee dat gedeputeerde staten regels moeten vaststellen om hun bevoegdheid, het verstrekken van subsidies, goed te kunnen uitvoeren. Dit heeft geleid tot het Algemeen subsidiebesluit Zeeland 2007 (Asb), een besluit dat overigens niet alleen de subsidieverstrekking door de provincie Zeeland in het algemeen regelt, maar tevens specifieke beleidsafhankelijke criteria ten behoeve van de subsidieverstrekking vastlegt. Publieksvriendelijk Provinciale staten hebben gedeputeerde staten verzocht het nieuwe subsidiebeleid publieksvriendelijk en transparant in te richten. Daarom hebben wij onderzocht hoe de nieuwe subsidieregelgeving hanteerbaar voor de eigen organisatie en, belangrijker nog, publieksvriendelijk en transparant voor subsidieaanvragers kon worden gemaakt. De bevindingen waren namelijk dat de Algemene subsidieverordening Zeeland 2002 (Asv 2002) erg omvangrijk was, veel moeilijk leesbare bepalingen bevatte en, door de diverse wijzigingen en aanvullingen in de loop der tijd, qua structuur minder logisch van opzet was geworden. Het makkelijker leesbaar maken van regelgeving is niet eenvoudig: makkelijk leesbare teksten zijn wel publieksvriendelijk, maar meestal juridisch zwak. Daarom hebben wij er voor gekozen om naast dit besluit tevens een subsidiewijzer in te voeren. De subsidiewijzer beschrijft op een duidelijke en begrijpelijke wijze het subsidiebeleid. De subsidiewijzer is het document waarmee in beginsel wordt gecommuniceerd naar de gesubsidieerde instelling en de subsidieaanvrager. Per saldo is het subsidiebesluit het stuk dat alle regels juridisch vastlegt. Uit het onderzoek bleek ook dat het voeren van een resultaatgericht subsidiebeleid leidt tot een publieksvriendelijker en transparanter subsidiëring. Resultaatgericht Gedeputeerde staten hebben van provinciale staten de opdracht gekregen het resultaatgericht subsidiëren inhoud te geven. Bij resultaatgericht subsidiëren vormen de provinciale doelstellingen het uitgangspunt en zullen, meer dan in het verleden, de met de subsidie te bereiken resultaten centraal staan. Dit vereist een denkomslag voor zowel de provincie als de gesubsidieerde instelling. Uiteindelijk zal blijken dat het resultaatgericht subsidiëren duidelijker en makkelijker is, omdat er wordt gesubsidieerd in de activiteiten die worden uitgevoerd. Subsidievormen Provinciale staten hebben als subsidiekader in de Asv 2007 een drietal subsidievormen vastgesteld die gedeputeerde staten kunnen verstrekken, te weten: 1. de resultaatsubsidie; 2. de budgetsubsidie (een bijzondere vorm van de resultaatsubsidie); 3. de stimuleringssubsidie. Deze subsidies hebben wij zo publieksvriendelijk mogelijk ingericht. Resultaatsubsidie De resultaatsubsidie is een subsidie voor SMART geformuleerde activiteiten waaraan bij de verlening prestatieafspraken worden gekoppeld. Het hoofddoel van deze subsidie is het subsidiëren in de activiteiten die de instelling wil uitvoeren met de provinciale subsidiegelden. Resultaatgericht subsidiëren houdt in dat er bij de subsidievaststelling ook in eerste instantie wordt gekeken naar het al dan niet realiseren van deze activiteiten. De subsidie zal in de meeste gevallen worden verleend voor een bepaald bedrag per activiteit, hetgeen inhoudt dat de het maximum subsidiebedrag wordt bereikt indien alle activiteiten worden uitgevoerd. Budgetsubsidie De budgetsubsidie is een bijzondere vorm van een resultaatsubsidie waarbij er voor verschillende jaren achter elkaar subsidie wordt verstrekt aan een instelling, omdat de provincie vindt dat de instelling voor meerdere jaren met haar activiteiten kan bijdragen aan de realisering van provinciale beleidsdoelstellingen. De subsidie kan worden verleend voor maximaal de looptijd van de desbetreffende beleidsnota. In het verleden werd met de budgetsubsidie veelal de instandhouding van de instelling op zich gesubsidieerd. Essentieel in de nieuwe situatie is dat er bij de budgetsubsidie op prestaties wordt gesubsidieerd waarop ook wordt afgerekend. 15

16 Stimuleringssubsidie De stimuleringssubsidie is een subsidie voor kleinere activiteiten die niet SMART geformuleerd kunnen worden, oftewel waaraan geen prestatie kan worden gekoppeld. Er is er voor gekozen om de voorwaarden van de stimuleringssubsidie zoveel mogelijk gelijk te stellen met de voorwaarden die werden gesteld aan de oude lumpsumsubsidie uit de Asv Dat houdt in dat de subsidie wordt vastgesteld bij de subsidieverlening, waardoor het subsidiebedrag na afloop van de activiteit niet zal wijzigen. De aanvrager behoeft slechts 4 weken na afloop van de activiteit een kort inhoudelijk verslag in te dienen. Deregulering In het verleden is door de provincie een dereguleringsproject opgezet ten einde het aantal regels en administratieve last te verminderen. Deregulering was voor provinciale staten een belangrijk uitgangspunt voor het nieuwe subsidiebeleid. Hieronder worden de dereguleringsaspecten puntsgewijs toegelicht: - In de Asv 2002 waren er 8 tot 10 verschillende soorten subsidies en werden er bij specifieke beleidscriteria nog enkele vormen onderscheiden. Kortom: de situatie was erg verwarrend voor de instelling: uit een enquête is gebleken dat veel instellingen niet wisten welke subsidie zij kregen. Door in het gehele provinciale subsidiebeleid nu drie soorten subsidievormen te hanteren (zowel in het Asb als in bijzondere beleidscriteria), weet iedereen welke subsidie en welke bijbehorende regels van toepassing zijn. De last van het zoeken naar de juiste regelgeving is daarmee sterk verminderd; - Voor de aanvraag van subsidies komt een algemeen aanvraagformulier; in het verleden was dit er niet en moest de instelling zelf opzoeken wat zij moest indienen ten behoeve van de aanvraag; - De introductie van een subsidiewijzer moet het aanvragen en verantwoorden van een subsidie voor instellingen vergemakkelijken; - Voorts is voor veel instellingen de administratieve last verminderd door matiging van de eisen voor rekening en verantwoording; omdat er met subsidiegelden publieke middelen worden besteed is dit voor hogere subsidies echter in mindere mate van toepassing. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Het prestatiebewijs dient als bewijs dat "het resultaat" van de gesubsidieerde activiteit is behaald. Het is een gemakkelijk hanteerbaar bewijs dat bij uitvoering van de activiteit vaak al benodigd is. Het prestatiebewijs kan zijn een foto, een filmopname, een factuur, het op te leveren rapport, een kaartje van het concert, etc. Bij de subsidieverlening wordt in de beschikking vermeld wat in het concrete geval als prestatiebewijs wordt vereist. Voor wat betreft de definiëring van het begrip "instelling" kan het volgende worden opgemerkt. Naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen vallen reeds onder het begrip rechtspersonen. Toch is vervolgens het begrip vennootschap als zodanig in de definitie van het begrip instelling opgenomen, omdat bijvoorbeeld de commanditaire vennootschap en vennootschap onder firma geen rechtspersoon zijn; ook met het oog op de inwerkingtreding van de Wet personenvennootschappen is deze definiëring dienstig. Artikel 2 In het eerste lid wordt bepaald dat enkel instellingen als gedefinieerd in artikel 1 een subsidie kunnen ontvangen. In het algemeen komen natuurlijke personen dus niet in aanmerking voor een subsidie. Overigens worden er in het bijzondere hoofdstuk van het Asb nog enkele specifieke subsidies voorzien die wel aan natuurlijke personen kunnen worden verstrekt, zoals bijvoorbeeld een zgn. draaipremie voor molens. Het tweede lid bepaalt dat geen subsidie wordt verleend indien de te subsidiëren activiteit reeds is gerealiseerd (bv. als een concert reeds is uitgevoerd, of een boek of rapport reeds is gedrukt). Het derde lid bepaalt, met het oog op de behandelingskosten van subsidieaanvragen, dat een aanvraag voor een bedrag onder 1000,- wordt afgewezen. Voor stimuleringssubsidies geldt, op grond van artikel 33 lid 2, het lagere bedrag van 500,-. Artikel 5 Op grond van het eerste lid dient de gesubsidieerde instelling de inkomsten en uitgaven in de begroting zo nauwkeurig mogelijk in kaart te brengen. Uit de inkomsten moet nadrukkelijk blijken bij welke andere instanties of afdelingen van de Provincie Zeeland een subsidieaanvraag is gedaan. Deze gegevens worden namelijk meegenomen in de afweging om al dan niet subsidie te verlenen of om de hoogte van de subsidie te bepalen. In het geval twee of meer aanvragen die dezelfde activiteit betreffen, maar meer beleidsterreinen raken, bij de provincie worden ingediend, zullen de aanvragen intern worden afgestemd en zo mogelijk worden gevoegd, zodat de gevraagde subsidies dan tezamen in één beschikking kunnen worden verleend. 16

17 Mocht na de verlening blijken dat niet is vermeld dat er meerdere subsidieaanvragen zijn gedaan (zowel binnen de provincie, als bij meerdere subsidiënten) dan kan intrekking of een lagere vaststelling volgen (artikel 4:46 Algemene wet bestuursrecht, Awb). Het bepaalde in het tweede lid is overgenomen uit de Asv Hiermee wordt voorkomen dat subsidie wordt verstrekt voor BTW die instellingen terugvorderen bij de belastingdienst of voor gemeenten bij het BTW-compensatiefonds. Artikel 6 Bij incidentele resultaatsubsidies gaat de provincie Zeeland ervan uit dat de exploitatiekosten van de instelling reeds zijn afgedekt met andere gelden. Derhalve worden alleen de extra personeelskosten vergoed. De provincie Zeeland hanteert hiervoor een standaardtarief van maximaal 1,2% van het betreffende bruto maandsalaris bij een volledige dienstbetrekking. Artikel 8 Het verlenen van een subsidie is gebaseerd op wederzijds vertrouwen, namelijk dat het geld rechtmatig wordt besteed en dat de (administratieve) verplichtingen bij de subsidie worden nagekomen. Subsidiegelden zijn publieke middelen en moeten derhalve ook zorgvuldig en doeltreffend worden ingezet. Daarom nemen gedeputeerde staten bij een nieuwe subsidieaanvraag altijd de opgedane ervaringen uit het verleden van de instelling mee bij de beoordeling van de aanvraag. Indien gedeputeerde staten slechte ervaringen met de instelling hebben, dan kunnen zij beslissen om geen subsidie te verlenen, of om een eindrapportage te vragen die meer zekerheid biedt. Artikel 10 Artikel 10 vermeldt welke elementen de subsidiebeschikking tenminste moet bevatten. Met het vermelden van de essentiële onderdelen van de subsidie in de beschikking, wordt duidelijkheid gegeven over relevante subsidieverplichtingen. Zo kan ook worden voorkomen dat achteraf, bij de afrekening, problemen ontstaan. Het vereiste sub f verdient nog enige toelichting, omdat duidelijk moet zijn wat verplichtingen zijn of zouden kunnen zijn op het moment van het slaan van de beschikking. De artikelen 4:37 tot en met 4:41 Awb regelen de subsidieverplichtingen. Er wordt onderscheid gemaakt in globaal 3 soorten van verplichtingen. De eerste categorie behelst de verplichtingen zoals verwoord in onder andere artikel 10, namelijk de aard en omvang van de activiteiten, de rekening en verantwoording. Naast deze categorie bestaan er twee aanvullende categorieën, namelijk de doelgebonden en de nietdoelgebonden verplichtingen. Artikel 14 en 15 zijn voorbeelden van niet-doelgebonden verplichtingen. Om dergelijke verplichtingen te kunnen stellen, is een wettelijke grondslag vereist; deze is nu gecreëerd in het Asb. Andere nietdoelgebonden verplichtingen kunnen dus niet worden toegevoegd bij beschikking. De reeds in artikel 14 en 15 voorziene verplichtingen dienen in de beschikking niet te worden herhaald. Doelgebonden verplichtingen, die dus naar hun aard verbonden zijn aan de subsidie in kwestie, kunnen worden voorzien bij beschikking. Op deze verplichtingen ziet artikel 10 sub f. Derhalve kunnen, afhankelijk van de specifieke kwesties die aan de orde zijn bij een te subsidiëren activiteit, verplichtingen worden gesteld die alleen voor die situatie van toepassing zijn. Bedrag (in euro's) Richtlijn Evt. uitbreiding Enkel inhoudelijk verslag en prestatiebewijs Een kopie van facturen en bankafschriften en een prestatiebewijs > Enkel inhoudelijk verslag en prestatiebewijs 1) kopie van facturen en bankafschriften en een prestatiebewijs 2) financieel verslag met accountantsverklaring > Een inhoudelijk verslag, een prestatiebewijs en een financieel verslag met accountantsverklaring 17