Integriteitscode (incl. klokkenluidersregeling)

Transcriptie

1 WVH-nr: 3.1 Opsteller: Jeanette de Koning Proceseigenaar: Bas Molenaar Datum: februari 2009 Geautoriseerd door: MT+ Versie: 3 Datum vastgesteld: 10 februari 09 (MT+), in werking: 1 april 09 Bestemd voor: Verwijzingen: Handboek personeelsbeleid alle medewerkers van WVH Status: Definitief (besproken met medewerkers op 17 maart 2009) Waarom een integriteitscode? WVH werkt hard aan kwaliteit. Mét resultaat. In 2008 behaalde WVH met haar dienstverlening de 16 e plek op de KWH prestatie-index (van de 239 genoteerde corporaties en vestigingen). Als woningcorporatie zijn wij een maatschappelijke organisatie. Wij beseffen dan ook als geen ander dat we aan de manier waarop we opereren, eisen mogen stellen. WVH legt de lat hoog en heeft daarom een integriteitscode voor al haar medewerkers. WVH heeft een handboek voor het personeel waarin een aantal huisregels zijn opgenomen, bijvoorbeeld voor het gebruik van en internet en het aannemen van geschenken. Omdat dat alleen onvoldoende is, hebben we in 2008 met alle medewerkers van WVH stil gestaan bij de vraag wat integriteit inhoudt en wat het betekent voor het werk bij WVH. Dat hebben we gedaan aan de hand van 25 dilemma s uit het integriteitspel van Aedes. Met stickers kon iedereen de vragen over de dilemma s beantwoorden met ja (groene sticker) of nee (rode sticker). In een personeelsbijeenkomst in oktober 2008 hebben we er een aantal de revue laten passeren en hebben we erover gediscussieerd. Op nuances verschilden de meningen nog wel eens. Dat mag, zolang je er maar met elkaar over praat. De belangrijkste conclusies van de discussie waren dan ook: Bij twijfel niet inhalen en Zeg wat je doet en doe wat je zegt. De volgende stap is deze integriteitscode. Deze code vormt een leidraad voor gedrag van zowel onze organisatie als geheel als van onze individuele medewerkers. Hoe gaan we met elkaar om? Hoe gedraag je je ten opzichte van elkaar. In de code staan regels. Die regels gelden voor iedereen die bij WVH werkt. We zien actief toe op de naleving van de regels. Op het moment dat je als medewerker van WVH niet handelt volgens de code, word je erop aangesproken. De integriteitscode (inclusief de klokkenluidersregeling) wordt op de website van WVH geplaatst.

2 Als je zoekt op internet kom je onder andere de volgende omschrijvingen van integriteit tegen: Integriteit is de persoonlijke eigenschap, karaktereigenschap, van een individu die inhoudt dat de persoon eerlijk en oprecht is. De persoon is betrouwbaar, zegt wat hij doet, en doet wat hij zegt, heeft geen verborgen agenda en doet niet alsof bij het tonen van emoties. Een persoon met deze eigenschappen wordt integer genoemd. Een integer persoon zal zijn doen niet laten beïnvloeden door oneigenlijke zaken. Handhaven van algemene of professionele sociale en ethische normen en waarden, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken. Is eerlijk in het werk en het contact met anderen en hanteert daarbij zowel persoonlijk als zakelijk ethische maatstaven. onkreukbaarheid, onomkoopbaarheid, braafheid Integriteit bij WVH Integriteit is als gedrag aan de orde in de relatie tussen mensen. Als medewerker van WVH kun je relaties onderhouden met verschillende doelgroepen: Klanten (huurders en kopers) Leveranciers Samenleving (belanghebbenden / de maatschappij) Medewerkers We staan in deze code stil bij elke doelgroep. De code geldt niet alleen voor externe contacten. Hij is ook van toepassing op de relatie tussen collega s onderling. We kunnen de code niet aan elkaar opleggen. Maar we rekenen er op dat de partijen waarmee we communiceren ook integer zijn. Het belangrijkste aspect in de relatie tussen mensen is onderling vertrouwen. Vertrouwen vormt daarom de basis van onze integriteitscode. Dit is het uitgangspunt bij het handelen zoals we weergeven in deze gedragscode. Integriteitscode als leidraad voor gedrag Openheid Deze code is een leidraad voor gedrag. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het handelen binnen die leidraad. Maar hoe beoordeel je dat? Het is lang niet altijd direct duidelijk. In dat geval kun je collega s raadplegen om die helderheid wel te krijgen. Daarbij is het vooral belangrijk dat de situatie waarmee je te maken hebt transparant is voor alle partijen. Zo voorkom je dat iemand onnodig in een kwetsbare positie terechtkomt. Pagina 2 van 8

3 Respect Respect tonen is belangrijk in alle denkbare situaties. Behandel een ander zoals je zelf graag behandeld wilt worden. Laat de ander in zijn waarde en neem je eigen verantwoordelijkheid. Dit geldt niet alleen voor je handelen, maar ook voor de manier waarop je over anderen praat. Zeker als de betrokkene er zelf niet bij is. Respect hebben voor elkaar betekent ook dat er geen sprake is van discriminatie, in welke vorm dan ook. Heb je te maken met discriminatie of ben je er getuige van? Spreek de ander hierop aan. Eerlijkheid Eerlijkheid vormt de basis om met respect te handelen en behandeld te worden. Dit is daarom voor ons een belangrijk uitgangspunt. Eerlijkheid is nauw gekoppeld aan openheid. We zijn duidelijk over de doelen die we nastreven en over de resultaten die we willen bereiken. Onze doelen en resultaten zijn begrijpelijk voor iedereen. We zijn niet alleen eerlijk over onze successen. Ook ons falen verdoezelen we niet. We zijn op alle resultaten aanspreekbaar. Privacy Bij veel interne en externe contacten wisselen we gegevens met elkaar uit. Daarnaast vergaren we kennis en informatie. Dit doen we altijd op basis van respect en vertrouwen. Het is belangrijk dat iedereen zich hiervan bewust is, zodat we dit vertrouwen niet schaden. Hoe bereiken we dit? Door op zorgvuldige wijze om te gaan met de verkregen gegevens en door de privacy van mensen te waarborgen. In specifieke situaties Voor iedere situatie waarin je te maken hebt met verschillende doelgroepen, gelden specifieke eisen voor integer gedrag. WVH en klanten Op veel terreinen hebben wij meer kennis, contacten en invloed dan onze klanten. Dat realiseren wij ons. Dit komt door ons werk en door onze positie in de samenleving. Integer handelen betekent dan ook dat je je kennis, contacten en invloed waar mogelijk gebruikt om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. We maken onder geen enkele voorwaarde misbruik van onze positie. Ook houden we geen informatie achter. WVH en leveranciers In de branche waarin wij werken is het niet ongebruikelijk dat onze leveranciers actief werken aan klantenbinding. Daar is niets mis mee, zolang dit zich uit in bijvoorbeeld informatieve bijeenkomsten, excursies of in gebruikelijke relatiegeschenken. We hanteren interne regels over wat hierbij wel en niet is toegestaan. In alle gevallen is het belangrijk dat je het gevoel hebt dat je onafhankelijk blijft in het handelen naar en beoordelen van de leverancier. Bij twijfel raadpleeg je je leidinggevende. Wij Pagina 3 van 8

4 verwachten van onze leveranciers dat zij dit uitgangspunt respecteren. Ook gaan we ervan uit dat zij onze medewerkers niet in verlegenheid brengen. Als medewerker van WVH mag je ook de diensten van onze leveranciers gebruiken voor privédoeleinden. Dit zijn immers de experts die WVH heeft geselecteerd op kwaliteit. Let er wel op dat de leverancier de werkzaamheden verricht tegen normaal geldende prijzen en meld het privé inhuren van de leverancier vooraf bij je leidinggevende. Op deze manier voorkomen we ongemakkelijke situaties en wekken we geen verwachtingen bij de leverancier. WVH en de samenleving WVH is een maatschappelijke onderneming. We gaan dan ook zorgvuldig om met ons maatschappelijk kapitaal. Met andere woorden we streven naar maatschappelijk verantwoord ondernemen. Dit betekent dat ons handelen zich niet beperkt tot traditionele werkgebieden rondom het bouwen en beheren van sociale huurwoningen. We investeren daarnaast in sociaal-maatschappelijke doelen, met name met het oog op de leefbaarheid in Hoek van Holland. Als medewerker van WVH ben je je ook privé bewust van onze maatschappelijke positie. Daar handel je dan ook naar, zowel in woord als gedrag. WVH en de medewerkers Als medewerker van WVH ben je bekend met de integriteitscode en regels. Hierop ben je ook aanspreekbaar, zowel intern als extern. Alle medewerkers zijn van elkaar afhankelijk om de gestelde bedrijfsdoelen te bereiken. Iedereen is zich daarvan bewust. Dit betekent dat we rekening houden met elkaars kwaliteiten, zowel in positieve als in negatieve zin. We gaan op basis van onderling respect met elkaar om. Hierdoor ontstaat een veilige werkomgeving, die iedereen ook zo ervaart. Dit is een belangrijke voorwaarde om plezier te kunnen hebben in je werk. Sommige medewerkers van WVH zijn niet alleen medewerker van WVH, maar ook klant. Dat levert geen onevenredige voordelen voor hen op (bijvoorbeeld financieel voordeel). Ook bij de woonruimteverdeling worden zij behandeld als gewone woningzoekende. Er is één uitzondering op deze regel: medewerkers van WVH met een vast dienstverband die buiten Hoek van Holland wonen, maar willen verhuizen naar Hoek van Holland krijgen met voorrang een woning toegewezen. Deze uitzonderingregel is in de eerste plaats een secundaire arbeidsvoorwaarde. Daarnaast is de regel in het leven geroepen vanuit milieu- en efficiëncyoverwegingen (géén of minder (vergoedingen voor) woon-werkverkeer). Medewerkers zijn zich bewust dat uitzonderingen in de woonruimteverdeling tot belangenverstrengeling kan leiden. Door open en eerlijk te zijn, worden eventuele misverstanden voorkomen. Alleen samen slaagt de code Het opstellen van deze integriteitscode alleen is niet voldoende. Het is belangrijk dat we de code met elkaar levend houden. Dat doen we door de naleving hiervan actief te bevorderen. We nodigen onze omgeving nadrukkelijk uit om ons hierbij te helpen. Pagina 4 van 8

5 Klokkenluidersregeling Om de integriteit van WVH te waarborgen en erop toe te zien dat de belangen van medewerkers en klanten optimaal worden gediend, hoort bij deze integriteitcode ook een klokkenluidersregeling. WVH moedigt medewerkers die het vermoeden hebben dat er misstanden bestaan binnen het bedrijf aan om hier melding van te maken zonder dat zij bang hoeven te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling. Het zijn meestal de medewerkers zelf die het eerst in de gaten hebben als er iets mis is binnen de onderneming. De meeste zaken zijn relatief onschuldig en kunnen betrekkelijk makkelijk via de normale kanalen opgelost worden. Als het echter om meer serieuze zaken gaat, zoals criminele handelingen, financiële misstanden, of situaties waarin personeel of derden in gevaar gebracht kunnen worden, kan het voor de medewerker moeilijk zijn om te bepalen wat hij / zij moet doen en tot wie hij / zij zich moet wenden. De procedure in deze klokkenluidersregeling stelt medewerkers in staat op een vroeg tijdstip melding te doen van vermoedens van misstanden en draagt bij aan het adequaat reageren hierop door WVH. Het draagt ook bij tot het voorkomen van misstanden. Van belang hierbij is een open cultuur, waarbij integer handelen, het uiten van kritiek en aanspreken op gedrag gestimuleerd en op prijs gesteld wordt. Artikel 1 Begrippen 1. Wat is een klokkenluider? Een klokkenluider is een werknemer die een (vermeende) misstand constateert en dat meldt bij zijn / haar werkgever, met het doel dat de werkgever iets doet om de misstand op te lossen. 2. Wie kunnen gebruik maken van de regeling? Werknemers in dienst van WVH kunnen gebruik maken van de regeling. Dit geldt ook voor medewerkers via een uitzendbureau of detacheringsbureau. 3. Wat is een misstand? Een vermoeden van misstand: een op redelijk gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot het bedrijf waar betrokkene werkzaam is en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, onder meer in verband met: Een (dreigend) strafbaar feit Een (dreigende) schending van wet- en regelgeving Een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu Een (dreiging van) bewust onjuist informeren van ondermeer publieke organen Een (dreiging van) schending van de integriteitscode van WVH Een (dreigende) verspilling van maatschappelijk geld (Een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. Pagina 5 van 8

6 Artikel 2 Interne procedure (melding aan leidinggevende of directeurbestuurder) 1. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 3.2, meldt betrokkene een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende. Indien betrokkene melding aan de leidinggevende niet wenselijk acht, meldt hij bij de directeurbestuurder. Melding aan de directeurbestuurder kan ook plaatsvinden naast de melding aan de leidinggevende. 2. De leidinggevende of de directeurbestuurder legt de melding met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door betrokkene, die daarvan een afschrift ontvangt. Wanneer de directeurbestuurder nog niet op de hoogte gebracht is, draagt de leidinggevende er zorg voor dat de directeurbestuurder onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding is ontvangen én dat de directeur een afschrift van de vastlegging ontvangt. 3. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart door de degene die de melding heeft ontvangen. 4. De directeurbestuurder stuurt binnen een week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de betrokkene die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. 5. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de directeurbestuurder wordt geen informatie verschaft aan derden. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook zal de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit gewaarborgd is. 6. Binnen een periode van zes weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de directeurbestuurder schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn van maximaal vier weken voor behandeling. Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid. Pagina 6 van 8

7 Artikel 3 Melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen 1. De werknemer kan een vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen indien: Hij het niet eens is met het standpunt of de verlengingstermijn voor behandeling zoals bedoeld in artikel 2; Het vermoeden een misstand bij de directeur betreft of; Sprake is van een uitzondering als bedoeld in het volgende lid. 2. Een uitzonderingsgrond doet zich voor indien sprake is van: Acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; Een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; Een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand en die misstand niet is weggenomen; Een wettelijke plicht tot direct extern melden. 3. De voorzitter van de Raad van Commissarissen legt de melding met de datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door betrokkene, die daarvan een afschrift ontvangt. 4. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. 5. De voorzitter van de Raad van Commissarissen stuurt binnen een week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan betrokkene die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. 6. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de Raad van Commissarissen wordt geen informatie verschaft aan derden. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en zal de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer gewaarborgd is. Pagina 7 van 8

8 7. Binnen een periode van zes weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn van maximaal vier weken voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid. Artikel 4 Rechtsbescherming 1. De werknemer die met in achtneming van deze regeling te goeder trouw een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan. Represailles voor de melder worden niet geaccepteerd en zullen leiden tot passende maatregelen. 2. Degene die belast is met het onderzoek naar de melding krijgt hiervoor alle medewerking en inzage in alle stukken die hij daarvoor nodig acht. Ook mag hij indien hij dat noodzakelijk acht, externe deskundigen aantrekken. Dit in overleg met de directeurbestuurder / de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Artikel 5 Anoniem melden Anoniem melden is ook mogelijk, op voorwaarde dat sprake is van een concrete beschuldiging gebaseerd op controleerbare feiten. Tot slot De regeling is besproken in het Managementteam, met de medewerkers en na goedkeuring door het bestuur met de Raad van Commissarissen. De regeling is in werking getreden op 1 april 2009 Pagina 8 van 8