Checklist implementatie RJ 660 onderwijsinstellingen

Transcriptie

1 1 De Richtlijnen jaarverslaggeving onderwijsinstellingen 2008 nader verklaard! Checklist implementatie RJ 660 onderwijsinstellingen * De genoemde paragrafen verwijzen naar de brochure De Richtlijnen jaarverslaggeving onderwijsinstellingen 2008 nader verklaard! 1 Algemene grondslagen 1.1 Grondslag De jaarrekening 2007 wordt opgesteld volgens de OCWrichtlijn. 1.2 Waardering Als waarderingsgrondslag wordt nominale waarde en aanschafwaarde gehanteerd. 1.3 Jaarverslag Het jaarverslag wordt opgesteld in overeenstemming met de OCW-richtlijnen. 1.4 Bijlagen De bijlagen bij het (financiële) jaarverslag zijn overeenkomstig de voorschriften van OCW. 1.5 Segmentatie In de jaarrekening geeft de instelling de vereiste specificatie naar (hoofd)kostenplaatsen. Met ingang van 1 januari 2008 is de Ministeriële Regeling Jaarverslaggeving Onderwijs van toepassing. Op basis van deze Regeling is het voor onderwijsinstellingen voorgeschreven om Titel 9 Boek 2 BW en de Richtlijnen van de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ), met in het bijzonder RJ 660 Onderwijsinstellingen, als grondslag te hanteren. Nagegaan moet worden of de cijfers 2007 die ter vergelijking worden opgenomen in de jaarrekening 2008 moeten worden aangepast. Op basis van de RJ-richtlijnen is het toegestaan of zelfs voorgeschreven om andere waarderingsgrondslagen te hanteren. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het eventueel toepassen van actuele waarde voor de activa of het verplicht toepassen van de beste schatting (waaronder contante waarde) voor het waarderen van personeelsvoorzieningen. De gedetailleerde regelgeving (HO/WO) omtrent de inhoud van het jaarverslag komt te vervallen. Daarentegen zal aansluiting moeten worden gezocht met het normenkader zoals dat in RJ400 Jaarverslag, RJ640 Organisaties-zonder-winststreven en RJ 660 Onderwijsinstellingen is weergegeven. In ieder geval dient aandacht te worden gegeven aan zaken met een behoorlijke personele betekenis, onderwijsprestaties, onderwijskundige en onderwijsprogrammatische zaken, ontwikkelingen als gevolg van de interne en externe kwaliteitszorg, ontwikkelingen bij of in de relatie met verbonden partijen (waaronder samenwerkingsverbanden), over het gevoerde beleid gericht op beheersing van uitgaven inzake uitkeringen na ontslag en de afhandeling van klachten. De huidige bijlagen behoeven niet meer te worden opgesteld. De informatie in-zake verbonden partijen dient te worden gepresenteerd onder de financiële vaste activa. Een eventuele vermelding inzake de WOPT zal moeten plaatsvinden bij de toelichting op personele lasten. Van OCW eventueel ontvangen geoormerkte gelden dienen te worden gepresenteerd onder de overlopende passiva. De bijlagen komen bij invoering van de RJ-richtlijnen te vervallen. Daarentegen is segmentatie bij meerdere onderwijssectoren of bij afwijkende risicoprofielen wel voorgeschreven. Nagegaan zal moeten worden of bepaalde activiteiten een afwijkend risicoprofiel kennen ten opzichte van het reguliere onderwijs en (onderzoek)

2 2 De Richtlijnen jaarverslaggeving onderwijsinstellingen 2008 nader verklaard! 1.6 Modellering De jaarrekening wordt momenteel opgesteld op basis van de door OCW voorgeschreven modellen. 1.7 Begroting In de exploitatierekening wordt de begroting ter vergelijking opgenomen. 1.8 Kengetallen De door OCW voorgeschreven kengetallen worden opgenomen in het jaarverslag. 1.9 Terminologie De (geconsolideerde) jaarrekening bestaat uit de balans, de exploitatierekening en de toelichting op beiden Consolidatie De consolidatiekring wordt vastgesteld op basis van een juridische benadering. Dat wil zeggen op basis van meerderheid aandelen of de mogelijkheid een meerderheid van het bestuur aan te stellen c.q. te ontslaan. Met invoering van RJ 660 komen de modellen van OCW te vervallen en worden de modellen die als bijlage bij RJ 660 zijn opgenomen leidend. Het model van de jaarrekening dient in overeenstemming te worden gebracht met de modellen zoals opgenomen in RJ 660. Voorts is het noodzakelijk de toelichting op de jaarrekening eveneens in lijn te brengen met de RJ-richtlijnen (bijvoorbeeld de verloopstaten materiële vaste activa en eigen vermogen). In RJ 660 is dit uitgangspunt eveneens opgenomen, maar expliciet is aangegeven dat (belangrijke) verschillen tussen begroting en realisatie dienen te worden toegelicht. Daarnaast is opgenomen dat in het jaarverslag de (verkorte) begroting t+1 dient te worden weergegeven. Kerncijfers, kengetallen en/of meerjaren-overzichten zijn niet voorgeschreven op basis van de wet en de RJ-richtlijnen. Kengetallen worden veelal opgenomen om de gebruikers in een kort bestek kennis te laten nemen van (de ontwikkelingen in) de financiële positie en resultaten. Op basis van RJ640 en RJ 660 verandert de term exploitatierekening naar Staat van baten en lasten. De RJ-richtlijnen gaan bij het bepalen van de consolidatiekring uit van de feitelijke omstandigheden en niet (alleen) van de juridische situatie. Zo zal het aspect economisch risico eveneens moeten worden meegenomen. Om de consolidatiekring te kunnen bepalen is het noodzakelijk dat de aan de instelling verbonden partijen worden geanalyseerd op basis van de consolidatiecriteria van de RJ-richtlijnen. Het opnieuw bepalen van de consolidatiekring kan materiële effecten met zich meebrengen voor de geconsolideerde jaarrekening Geconsolideerde jaarrekening De geconsolideerde jaarrekening is momenteel een toelichting op de enkelvoudige jaarrekening. Bij toepassing van de RJ-richtlijnen kent de enkelvoudige jaarrekening dezelfde status als de geconsolideerde jaarrekening. Het betreft een formele wijziging en zal in het algemeen geen aanpassing behoeven in de presentatie van de jaarrekening Deelexploitatie In het geval van meerdere scholen (met een eigen BRINnummer) wordt per school een deelexploitatierekening opgesteld. Op basis van Titel 9 Boek 2 BW dient de jaarrekening te worden opgesteld op het niveau van de (geconsolideerde) rechtspersoon. Het opstellen van een deelexploitatierekening is hierbij niet aan de orde. Titel 9 Boek 2 BW artikel Risicobeheersings en controlesysteem Momenteel wordt in het jaarverslag niet gerapporteerd over de aanwezigheid en werking van het interne risicobeheersings- en controlesysteem aangezien dit niet is voorgeschreven. De RJ 660 beveelt aan dat onderwijsinstellingen rapporteren over de aanwezigheid en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen Universiteiten met medische faculteiten De rijksbijdrage inzake de werkplaatsfunctie en O&Ogelden worden momenteel verantwoord onder de post Inkomensoverdracht. Op basis van RJ 660 is voorgeschreven de werkplaatsfunctie te verantwoorden via het plandocument. De bestedingen inzake de werkplaatsfunctie worden zichtbaar in mindering gebracht op de Rijksbijdrage. De baten en lasten inzake O&O maken integraal onderdeel uit van de (geconsolideerde) jaarrekening. De inkomensoverdrachten worden niet meer als last gepresenteerd, maar zichtbaar in mindering gebracht op de rijksbijdragen

3 3 De Richtlijnen jaarverslaggeving onderwijsinstellingen 2008 nader verklaard! 1.15 Buitengewone baten en lasten Buitengewone baten en lasten betreffen baten en lasten die niet uit gewone uitoefening van het bedrijf voortvloeien. In de praktijk ontstaat veel discussie of baten en lasten wel of niet als buitengewoon zijn aan te merken. De RJ-richtlijnen geven aan dat nagenoeg alle baten en lasten onder gewone bedrijfsuitoefening vallen. Alleen in zeldzame situaties (zoals natuurrampen en nationalisaties) kan sprake zijn van een buitengewone post. In de modellering van de staat van baten en lasten zoals opgenomen in RJ 660 is dan ook geen rekening gehouden met de post Buitengewone baten en lasten Eventuele bijzondere posten dienen in de toelichting van een betreffende post onder de aandacht worden gebracht. 2 Immateriële vaste activa 2.1 Onderzoek en ontwikkeling Onderzoek en ontwikkelingskosten worden verantwoord via de exploitatierekening. Onderzoekskosten moeten worden verantwoord als last. Ontwikkelingskosten kunnen onder voorwaarden echter in aanmerking komen voor activering als immaterieel vast actief. Dit speelt ondermeer indien toekomstig economisch voordeel verwacht wordt De grondslag van immateriële vaste activa moet dienovereenkomstig worden aangepast. 3 Materiële vaste activa 3.1 Egalisatierekening Voor investeringssubsidies is voorgeschreven een egalisatierekening te hanteren. De RJ-richtlijnen schrijven voor een investeringsubsidie zichtbaar in mindering te brengen op de materiële vaste activa of te presenteren als vooruitontvangen investeringssubsidies OZB- en verzekerde waarde Op basis van de OCW-richtlijnen wordt momenteel de WOZ- en verzekerde waarde van de gebouwen in de jaarrekening gepresenteerd. Dit voorschrift komt met de invoering van de RJ-richtlijnen te vervallen. Wel is het van belang dat belangrijke afwijkingen tussen boekwaarde en actuele waarde worden toegelicht. Tenzij meer betrouwbare informatie omtrent de actuele waarde van gebouwen aanwezig is, wordt bij belangrijke afwijkingen tussen boekwaarde en actuele waarde geadviseerd de WOZen verzekerde waarde te blijven presenteren Boeken In de jaarrekening wordt aangegeven dat boeken niet worden geactiveerd en dat deze ten laste worden gebracht van de exploitatierekening. Dit expliciete verbod om te activeren komt te vervallen. Daarentegen is activering op basis van de RJ-richtlijnen niet waarschijnlijk. Er moet immers sprake zijn van toekomstig economisch voordeel met een duurzaam karakter. Nagegaan dient te worden of kosten inzake boeken voor activering in aanmerking komen Afschrijvingsmethode De materiële vaste activa wordt afgeschreven op basis van de lineaire methode. De RJ-richtlijnen staan naast de lineaire methode ook andere afschrijvingsmethoden toe. Kern is dat die afschrijvingsmethode moet worden gekozen die het beste bij het verwachte gebruikspatroon past Het verdient aanbeveling na te gaan of activa aanwezig zijn die een andere afschrijvingsmethode behoeven. 3.5 Afschrijvingspercentages In de bijlage van de jaarre ke ning worden de door OCW voorge schre ven afschrijvings percentages gehanteerd. OCW zal met invoering van de RJ geen afschrijvingspercentages meer voorschrijven waarmee additionele verloopstaat materiële vaste activa t.b.v. OCW kan komen te vervallen. N.v.t.

4 4 De Richtlijnen jaarverslaggeving onderwijsinstellingen 2008 nader verklaard! 3.6 Componentenmethode Bij het bepalen van de afschrijvings-periode wordt onderscheid gemaakt tussen investeringen van vóór en vanaf De termijnen vanaf 2000 zijn gebaseerd op de OCW-richtlijnen. Hetgeen een weergave is van de componentenmethode. Zowel in de toelichting op de materiële vaste activa als in bijlagen wordt de verloopstaat materiële vaste activa in relatie tot gebouwen en terreinen gepresenteerd. De RJ-richtlijnen bevelen aan om de componentenmethode toe te passen. Dit is echter geen voorschrift. Daarentegen is het wel voorgeschreven dat één methode dient te worden gekozen. Het huidige onderscheid tussen investeringen van vóór en vanaf 2000 is derhalve niet meer mogelijk. Een keuze dient te worden gemaakt tussen het activeren van afzonderlijk samenstellende onderdelen (componentenmethode) of het activeren als één geheel waarbij gebruik kan worden gemaakt van een voorziening groot onderhoud Buiten gebruik gestelde activa Op basis van de OCW grondslagen dienen buiten gebruik gestelde activa te worden gewaardeerd tegen historische kostprijs. De RJ-richtlijnen geven eveneens de mogelijkheid om buiten gebruik gestelde activa te waarderen tegen hogere opbrengstwaarde. Desalniettemin wordt geadviseerd om buiten gebruik gestelde activa te blijven waarderen tegen historische kostprijs (of lagere opbrengstwaarde) Activeringsgrens De activeringsgrens is gebaseerd op de OCW-grens van EUR De RJ-richtlijnen geven geen voorgeschreven activeringsgrens. Wel wordt verlangd dat stelselmatig met de activeringsgrens wordt omgegaan. Waarbij eveneens rekening dient te worden gehouden met de geldende materialiteitsgrenzen van de onderwijsinstelling Financiële vaste activa 4.1 Verbonden partijen In overeenstemming met de OCW-richtlijnen wordt inzage gegeven in de verbonden partijen. Ook de RJ-richtlijnen verlangen dat inzage wordt verstrekt in de verbonden partijen. Het omvangscriterium om te bepalen ten aanzien van welke verbonden partijen dit dient te geschieden ligt bij de RJ-richtlijnen echter ruimer dan bij de OCW-richtlijnen. In het geval de balanstelling van de verbonden partij geringer is dan 5% van het enkelvoudige balanstotaal van de instelling mag vermelding achterwege blijven. Daarbij geldt wel dat het totaal van verbonden partijen waarover geen informatie wordt verstrekt niet groter mag zijn dan 15% van het enkelvoudige balanstotaal van de instelling Geadviseerd wordt de omvang van de verbonden partijen te analyseren en na te gaan of het verstrekken van additionele informatie over de verbonden partijen nog verplicht is. 4.2 Transacties met verbonden partijen De OCW-richtlijnen geven geen voorschrift voor het verstrekken van informatie omtrent transacties met verbonden partijen. De RJ-richtlijnen schrijven voor dat transacties met verbonden partijen dienen te worden toegelicht (zoals omschrijving, aard verbondenheid, omvang, omvang nog niet verrekende transacties, prijsbeleid). Voor transacties tussen verbonden partijen binnen de conso-lidatiekring geldt echter een vrijstelling Effecten De instelling waardeert effecten tegen historische aanschafwaarde. De instelling geeft voorts het vereiste inzicht in categorieën van effecten zoals aandelen en obligaties. Op basis van de RJ-richtlijnen dient waardering van effecten, afhankelijk van de aard en categorie van effecten, plaats te vinden tegen kostprijs, geamortiseerde kostprijs of reële waarde. De huidige grondslag van waarderen en presenteren dient te worden aangepast aan de RJ-richtlijnen Samenstelling bestuur en directie In de jaarrekening wordt geen inzage verstrekt in de samenstelling van het bestuur en de directie van verbonden partijen. Op basis van RJ-richtlijnen dient, rekening houdende met materialiteits-grenzen zoals vermeld in paragraaf 4.1, de samenstelling van bestuur en directie te worden weergegeven van de in de groep opgenomen rechtspersonen

5 5 De Richtlijnen jaarverslaggeving onderwijsinstellingen 2008 nader verklaard! 5 Voorraden 5.1 Onderhanden werk Het saldo (vooruitontvangen termijnen minus onderhanden werk) van de projecten wordt door de instelling als voorraad of kortlopende schuld verantwoord. Op basis van de RJ-richtlijnen zijn de projecten van onderwijsinstellingen niet te kenmerken als onderhanden werk. Hiervan is immers slechts sprake bij constructie van een actief. Op projecten vooruitontvangen termijnen dienen als schuld te worden verantwoord en gemaakte en declarabele kosten dienen te worden verantwoord als projectdebiteuren of nog te factureren kosten tot en met Kenmerkend is dat de opbrengst op een project dient te worden genomen voor een bedrag gelijk aan de kosten indien zeker is dat deze kosten declarabel zijn. Een eventueel positief resultaat dient bij voorkeur te worden genomen op basis van de percentage of completion methode (poc) of indien dit niet mogelijk is op basis van de completed contract methode (cc). Een eventuele voorziening onderhanden werk zal moeten worden gepresenteerd als voorziening verlieslatende contracten onder de voorzieningen. 6 Eigen vermogen 6.1 Presentatie Het eigen vermogen bestaat uit kapitaal, algemene reserve en overige reserves. 6.2 Publiek / Privaat De huidige weergave van het eigen vermogen maakt (m.u.v. PO) geen onderscheid tussen privaat en publiek vermogen. Deze verdeling van het eigen vermogen is momenteel niet in overeenstemming met het te hanteren model op basis van RJ640 en 660. Zo dient een duidelijk onderscheid gemaakt te worden tussen algemene reserve, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen. Bij bestemmingsfondsen is sprake van eigen vermogen dat een bestemmings-verplichting heeft dat is opgelegd door derden. Bij bestemmingsreserves is sprake van een bestemming op basis van een besluit door het bestuur. RJ 660 bevat de aanbeveling om het eigen vermogen te splitsen in private en publieke gelden. Voor zover het eigen vermogen niet is aangemerkt als privaat vermogen zal worden verondersteld dat het publiek vermogen betreft Voorzieningen 7.1 Grondslag Voorzieningen worden op de balans opgenomen voor op de balansdatum bestaande verplichtingen, verliezen en risico s waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar redelijkerwijs is te schatten. Op basis van de RJ-richtlijnen zijn de volgende drie basis criteria bepalend voor het mogen vormen en in stand houden van een voorziening: 1. de rechtspersoon heeft een verplichting (in rechte afdwingbaar of feitelijk); 2. het is waarschijnlijk dat voor de afwikkeling van die verplichting een uitstroom van middelen noodzakelijk is; en 3. een betrouwbare schatting kan worden gemaakt van de omvang van de verplichting. Voor het treffen of in stand houden van een reorganisatievoorziening zijn aanvullende criteria geformuleerd in RJ252 Voorzieningen. Het treffen van een voorziening voor voorgenomen reorganisaties is daarbij niet mogelijk Het wordt noodzakelijk geacht om op basis van deze nieuwe criteria de voorzieningen te analyseren en indien noodzakelijk niet toegestane voorzieningen te laten vrijvallen.

6 6 De Richtlijnen jaarverslaggeving onderwijsinstellingen 2008 nader verklaard! 7.2 Presentatie Voorzieningen worden onder-scheiden in de categorieën - t<1 jaar, - 1 jaar< t < 5 jaar en - t>5 jaar. 7.3 Waardering Op basis van de OCW-richtlijnen wordt nominale waarde als waarderingsgrondslag voor voorzieningen gehanteerd. Onderscheid dient te worden gemaakt tussen kort- en langlopende voorzieningen. Het tot nu gehanteerde onderscheid voldoet daaraan, maar mag dus één detailniveau minder zijn. De waardering van voorzieningen op basis van de RJ-richtlijnen kan afwijkend zijn van de OCWrichtlijnen. Zo is het bijvoorbeeld voor personeels-voorzieningen voorgeschreven om de beste schatting (waaronder contante waarde) als grondslag te hanteren.nagegaan zal moeten worden of de waarderingsgrondslag van de voorzieningen moet worden aangepast Langlopende schulden 8.1 Presentatie Het kortlopende deel van de langlopende schulden wordt onder de kortlopende schulden gepresenteerd. De huidige verwerkingswijze is in overeenstemming met de RJ-richtlijnen. Indien gewenst is het echter ook toegestaan dit te verantwoorden onder langlopende schulden en het kortlopende deel toe te lichten Baten en lasten 9.1 Presentatie De exploitatierekening is ingericht overeenkomstig de OCW-modellen. De staat van baten en lasten dient te worden ingericht overeenkomstig model B zoals opgenomen in RJ Geoormerkte gelden De geoormerkte gelden worden momenteel verantwoord in bijlage D2. Bijlage D2 is vervangen door model G van RJ 660 en dient te worden opgenomen onder de toelichting van de overlopende passiva Giften in natura Giften in natura worden momenteel niet verwerkt in de jaarrekening. Vanuit de OCW-richtlijnen is hier ook geen voorschrift voor. Op basis van RJ 660 wordt het voorgeschreven om giften in natura te waarderen tegen reële waarde alsmede als bate te verantwoorden. De grondslagen in de jaarrekening dienen hiervoor te worden aangepast Personeelsbezetting In de jaarrekening wordt in overeenstem ming met de OCWrichtlijn onderscheid gemaakt tussen het soort personeel. De wet schrijft voor dat inzicht dient te worden verstrekt in de personeelsbezetting naar inrichting van de organisatie. Titel 9 Boek 2 BW artikel Pensoenlasten en sociale lasten Op basis van de OCW-richtlijnen behoeft geen onderscheid te worden gemaakt tussen pensioenlasten en sociale lasten. De RJ-richtlijnen schrijven voor dat onderscheid moet worden gemaakt tussen de pensioenlasten en sociale lasten Stelsel- en schattings-wijzigingen 10.1 Stelselwijzigingen De OCW-richtlijnen bevatten geen tot beperkte voorschriften hoe om te gaan met stelselwijzigingen. Overigens impliceerde dit reeds dat de RJ-richtlijnen dienden te worden toegepast. Op basis van de RJ-richtlijnen dient een wijziging van de grondslagen met terugwerkende kracht plaats te vinden als rechtstreekse vermogensmutatie. Het doorvoeren van een stelselwijziging vereist een specifieke toelichting Schattingswijzigingen De OCW-richtlijnen bevatten geen tot beperkte voorschriften hoe om te gaan met schattingswijzigingen. Overigens impliceerde dit reeds dat de RJ-richtlijnen dienden te worden toegepast. Op basis van de RJ-richtlijnen dient een herziening van een eerdere schatting te worden verwerkt via de staat van baten en lasten. Correcties mogen niet met terugwerkende kracht plaatsvinden. Het doorvoeren van een schattingswijziging vereist een specifieke toelichting. 145