WERKPLAN januari door: Roelof Otten. in opdracht van de ParticipatieRaad

Transcriptie

1 WERKPLAN januari 2016 door: Roelof Otten in opdracht van de ParticipatieRaad

2 Inhoud 1. Inleiding 2. Werkplan Communicatieplan 4. Begroting

3 1. Inleiding De Participatieraad is vanuit de huurders de formele overlegpartner voor Nijestee. Onder formeel overleg valt het overleg zoals dat is omschreven in de Wet op het overleg huurders verhuurder, de Overlegwet. Op 1 juli 2015 is de herziene Woningwet in werking getreden en daarmee is de positie van huurdersorganisaties nog sterker geworden. Met name bij de Prestatieafspraken die lokaal opgesteld moeten worden, hebben huurdersorganisaties een volwaardige positie in het proces, om te komen tot die afspraken. De Participatieraad is de overkoepelende huurdersorganisatie zoals dat in de wet is bedoeld en is dan met betrekking tot de Prestatieafspraken de overlegpartij namens de huurders met Nijestee en de gemeente. De Participatieraad bestaat nu 2 jaar en heeft eind 2014 die periode geëvalueerd. Uit deze evaluatie blijkt dat de Participatieraad zich een serieuze positie heeft verworden in het overleg met Nijestee en dat de invloed van de Participatieraad duidelijk zichtbaar is in het beleid en de begroting 2016 van Nijestee. Ook blijkt uit de evaluatie dat de huurders van Nijestee de Participatieraad nog niet goed kennen. Daar wordt het komende jaar dan ook volop aandacht aan besteed.. In het werkplan 2016 wordt de jaaragenda afgestemd op de cyclus van de Prestatieafspraken waarbij nadrukkelijk voldoende ruimte blijft om ook de eigen agenda te kunnen bepalen. Daarbij zal er volop ruimte moeten zijn voor de versterking van de relatie met de huurders, achterban. De wijze waarop is verder in hoofdstuk 3, Communicatieplan, uitgewerkt. Ook de aanbevelingen die voortkomen uit de evaluatie zullen worden opgenomen in het werkplan. 1.1 De aanbevelingen voortkomen uit de evaluatie 1. Verstevig de relatie met de achterban. 2. Informeer huurders meer over de Participatieraad. 3. Organiseer bijeenkomsten met bewonerscommissies. 4. Organiseer huurdersraadplegingen. 5. Om overbelasting te voorkomen dient het aantal bijeenkomsten van de Participatieraad afgeperkt te worden tot: maximaal zes reguliere Participatieraadsvergadering per jaar twee à drie themabijeenkomsten met de directie van Nijestee twee Participatiecafés per jaar, waarbij een meerderheid van de raad aanwezig is om met huurders in gesprek te gaan de Participatieraad wil tenminste twee BAG s van Nijestee per jaar bijwonen de Participatieraad sluit zoveel mogelijk aan bij bijeenkomsten die Nijestee organiseert voor huurders, zoals de BinnensteBuitenDag 6. Zorg voor een goede balans in de werkverdeling in werkgroepen en andere activiteiten. 7. Stem de jaaragenda af op de cyclus van de Prestatieafspraken en maak hierover afspraken met Nijestee. 8. Om de Participatieraad duidelijk te positioneren is het voor de hand liggend over te gaan naar een rechtspersoon. 9. Stel een rooster van aftreden op. 10. Nieuwe leden moeten huurder van Nijestee zijn. 11. Maak met Nijestee heldere afspraken en leg deze vast in een samenwerkingsovereenkomst.

4 2. Werkplan 2016 In dit werkplan staan onze doelen, activiteiten en werkwijze voor In hoofdstuk 3, het communicatieplan, beschrijven we welke acties en middelen we inzetten om huurders te bereiken. 2.1 Doelgroep De doelgroep voor de Participatieraad zijn de huurders van Nijestee. Dit is een grote en diverse groep mensen: jong/oud, hulpbehoevend/zelfredzaam, samen/alleen, autochtoon/allochtoon. Daarnaast zijn we benieuwd naar de mening van voormalige huurders en woningzoekenden. Met voormalige huurders worden bewoners bedoeld die een woning hebben gekocht en deel uitmaken van een VvE waaraan ook Nijestee deelneemt. Zonder de huurders kunnen we geen bijdrage leveren aan een huurdersvriendelijk beleid. 2.2 Doelen Huurders kennen ons als een onafhankelijk adviesorgaan dat namens de huurders Nijestee adviseert. We laten huurders weten dat de Participatieraad bestaat, wie er in zitten, wat wij doen en hoe we te vinden zijn. Met gedegen en door de huurders gedragen adviezen oefenen we onze invloed op het beleid van Nijestee uit. We nodigen huurders actief uit om een bijdrage leveren aan onze taak door mee te praten en advies te geven. Huurders kunnen bij ons terecht met zaken die gaan over wonen en de omgeving De Participatieraad en de huurders, de achterban De huurders staan bij de Participatieraad centraal. Voor huurders moet duidelijk zijn waarvoor wij als Participatieraad staan en waarvoor huurders bij ons terecht kunnen. Dat is nu nog niet het geval omdat de meeste huurders niet weten dat de Participatieraad bestaat. In 2015 hebben we met toenemend succes een drietal participatie cafés georganiseerd. Het is een uitstekend middel gebleken om met huurders in gesprek te gaan. In 2016 zal die lijn worden doorgezet. Daarnaast zullen we meer activiteiten ontwikkelen waarbij we met huurders in gesprek kunnen gaan. Huurders kunnen in elk geval bij ons terecht voor:: Zaken die op buurt- en beleidsniveau van Nijestee voor huurders van belang zijn; Verzoek om een participatiecafé met Nijestee in de buurt te organiseren; Dat we naast de participatie cafés, bewonerscommissies en de huurdersvereniging Kostverloren uitnodigen voor informatieve bijeenkomsten en om met ons en met elkaar in gesprek te gaan. Voor het peilen van de meningen zullen we huurdersraadplegingen organiseren Een idee of vraag voor een BAG, dus een adviesvraag over het beleid en dienstverlening van Nijestee. Tips en advies over hoe zaken beter door Nijestee kunnen worden aangepakt; Ideeën over betere communicatie met Nijestee. Interviews met vertrekkende huurders over de reden van verhuizing Huurderspanel 2.4 Participatieraad en BAG s De Participatieraad ziet de BAG s duidelijk als een instrument voor Nijestee om met huurders in gesprek te gaan en om advies te vragen. De Participatieraad zal zelf geen BAG s organiseren, maar is wel betrokken zijn bij de discussie in de BAG. De rol die de Participatieraad voor zich zelf ziet is kennisnemen van het advies, kan een aanvullend advies

5 aan Nijestee voorleggen en ziet toe of de toezeggingen naar aanleiding van het advies door Nijestee worden uitgevoerd. Ook kunnen adviezen leiden tot nieuwe actiepunten voor de Participatieraad. Verder blijven wij zoeken naar andere vormen om met huurders in gesprek gaan. In het komende jaar willen we gaan experimenteren met huurdersraadpleging. 2.5 Participatieraad en Nijestee De Participatieraad wil de opgebouwde relatie met Nijestee verder uitbouwen en verstevigen. De discussies in de themabijeenkomsten zijn het afgelopen jaar vruchtbaar en constructief gebleken. Zo is er meer begrip ontstaan over de keuzes die Nijestee maakt. Maar we hechten wel waarde aan onze onafhankelijke positie en die moet ook in de samenwerking nadrukkelijk tot uiting komen. Ook voor de achterban moet helder zijn waarvoor de Participatieraad staat als onafhankelijke huurdersorganisatie. Over de samenwerking met Nijestee willen we goede afspraken maken en vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst. 2.6 Participatieraad en de RvC van Nijestee De Participatieraad heeft jaarlijks overleg met de RvC. Uitwisseling van ideeën en ven beide meer zicht op elkaars werkwijze en standpunten. De RvC-leden die op voordracht van de Participatieraad zijn benoemd, worden regelmatig uitgenodigd voor bijeenkomst waarin wij met huurders in gesprek gaan. 2.7 Participatieraad en externe partijen De Participatieraad wordt regelmatig gevraagd om bij te dragen aan lokale bijeenkomsten. Dit willen we in 2016 voortzetten. Daarnaast willen we in gesprek gaan met huurdersorganisaties van de andere corporaties in de stad. Zeker ook omdat deze organisatie een lokale samenwerking gaan organiseren om zo een sterkere rol te kunnen spelen bij het maken van prestatieafspraken. We willen dan ook actief bijdragen aan die lokale samenwerking als het gaat om het lokaal volkshuisvestingsbeleid, het kader Prestatieafspraken, het Bod en de Prestatieafspraken. 2.8 Werkwijze Participatieraad De ParticipatieRaad is een zelfstandige en onafhankelijke raad en zet zich in voor huurders van Nijestee. De leden zitten op persoonlijke titel in de Participatieraad, dus zonder last of ruggenspraak; De Participatieraad verantwoordt zich in publicaties, participatiecafés en bijvoorbeeld op de Binnenste Buiten Dag; Alle leden zijn gelijk en hebben evenveel recht van spreken; Begin 2016 zal de Participatieraad overgaan in een rechtspersoon. De daaraan verbonden functies worden uit de raad gekozen. Over de rol en status van de bestuursleden zal de vergadering zich nader uitspreken. Na het oprichten van een rechtspersoon zal een huishoudelijk reglement wordt opgesteld waarin ook een rooster van afstreden wordt opgenomen. Voor nieuwe leden geldt als voorwaarde dat zij huurder zijn van Nijestee. Voor de zittende leden is die voorwaarde niet van toepassing. Van elk lid wordt een wezenlijke bijdrage gevraagd in werkgroepen die thema s en activiteiten voorbereiden. De werkgroepen zullen in 2016 bestaan uit oude en nieuwe leden. Indien nodig kunnen de werkgroepen een beroep dan op de overige leden. De Participatieraad beslist in een plenaire vergadering over de resultaten van de werkgroepen. Discussie- en besluitvormingsstukken worden 2 weken vooraf aan de leden toegezonden. Deze worden in conceptvorm aan de leden voorgelegd, voorzien van

6 overwegingen die bij de discussie in de werkgroep een rol hebben gespeeld. In de vergadering moet voldoende ruimte zijn om hierover met elkaar in discussie te gaan. Nijestee faciliteert de Participatieraad volledig en ontlast de Participatieraad van organisatie en financiering. De Participatieraad heeft voor 2016 een begroting opgesteld met de kosten die de raad in het komende jaar denkt te maken op basis van dit werkplan, de geplande activiteiten zoals die zijn vastgelegd in de jaarplanning. Ook kunnen leden het deelnemen aan kennisbijeenkomsten bij Nijestee declareren. De ParticipatieRaad wordt ondersteund door de coördinator participatie van Nijestee in de vorm van ambtelijke secretaris en technisch voorzitter van de bijeenkomst; De deelnemers ontvangen een vrijwilligersvergoeding van Nijestee voor de reguliere en themagerichte bijeenkomsten van de Participatieraad breed. Voor werkgroepen worden geen vergoedingen uitgekeerd. Eventuele kosten die worden gemaakt, worden door Nijestee betaald. 2.9 Jaarplan en de acties De Participatieraad heeft voor 2016 veel thema s en actiepunten op haar bordje liggen. Voortdurend zal kritisch naar de agenda en jaarplanning gekeken worden. Daarbij wordt aangegeven wat beslist moet en waaraan verder prioriteit wordt gegeven. De belangrijkste speerpunten in 2016 zijn: Jaarverslag over 2015 Samenwerking met Nijestee vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst Het opzetten van een rechtspersoon, waarbij het faciliteren door Nijestee en de verantwoordelijkheden binnen het bestuur nadrukkelijk de aandacht vraagt. Huurders voortdurend blijven informeren over wat de Participatieraad is en doet en wat dat voor huurders betekent. Ontwikkelen van activiteiten waarmee we nog meer huurders in gesprek gaan. Meer zicht krijgen op wat huurders willen. De adviezen van de BAG s dragen daaraan bij. Uit de recente adviezen klinkt nadrukkelijk de roep om meer maatwerk. Overleg met en invloed op het beleid van Nijestee op het gebied van de begroting, het Bod en de Prestatieafspraken. Nadrukkelijk bijdragen aan het lokaal overleg als gaat om de uitgangspunten van beleid in het kader Prestatieafspraken. De beschikbaarheid van voldoende woningen voor de doelgroep zal in het voorjaar de nodige aandacht vragen. In de duurzaamheidsdiscussie lopen de ambities van bestuurders en huurdersorganisaties nog al uiteen. Daarom zal duurzaamheid in 2016, maar ook voor de wat langere termijn een belangrijk thema zijn en blijven. Eind 2016 zal het jaar opnieuw worden geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie kan het werkplan voor 2017 worden opgesteld. Begin 2017 zal een jaarverslag over 2016 worden opgesteld.

7 2 Communicatieplan In het werkplan staan de huurders centraal. De communicatie zal dan ook sterker en nadrukkelijk gericht zijn op het bereiken van de huurders. In het communicatieplan zijn de acties en de middelen die daaraan bijdragen nader uitgewerkt. Deze uitwerking en uitvoering wordt in hoofdzaak gedaan door de werkgroep Communicatie. Omdat de nadruk nu meer komt te liggen op het bereiken van huurders, wordt er meer van de werkgroep gevraagd. De werkgroep kan, indien nodig of als zij dat wensen, andere Participatieraadsleden bij activiteiten betrekken. 3.1 De werkgroep communicatie De werkgroep voor 2016 dan ook uitgebreid moeten worden tot tenminste 4 leden. De werkgroep komt maandelijks bij elkaar om ontwikkelingen te volgen en tijdig op zaken te kunnen inspelen. De werkgroep heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid, maar legt ten alle tijden verantwoording af aan de Participatieraad. Belangrijke zaken worden wel eerst de Participatieraad voorgelegd, voordat met de uitvoering wordt gestart en acties in gang worden gezet. Voor het overige houdt de werkgroep de Participatieraad op de hoogte en betrekt de overige leden vroegtijdig bij activiteiten op het moment dat dat is gewenst. 2.3 Discussie Om huurders beter te bereiken dan tot nu toe het geval is, zal de boodschap helder en simpel moeten zijn. Allereerst is de naam van de Participatieraad niet aansprekend. Veel huurders, maar ook niet huurders, struikelen over de naam. Daarom is steeds vaker een mogelijke naamsverandering hoorbaar en een discussie over de gerechtvaardigd. Zeker nu wordt overgegaan naar een rechtspersoon is het slim om die discussie nu te voeren. 3.3 Acties en middelen Bij de acties en middelen voort geborduurd de activiteiten die in 2015 in gang zijn gezet en aangevuld met actie die aansluiten bij de ambities die in het werkplan zijn benoemd. 1. Website De website van de Participatieraad zal beter worden beheerd gaan worden en het nieuws zal voortdurend geactualiseerd worden. Belangrijke informatie die op de site te vinden is; samenstelling van de raad met een groepsfoto nieuws en successen van de raad standpunten van de raad uitgebrachte adviezen activiteitenkalender 2. Nijestee Nieuwsbrief en Nij Maandelijks brengt Nijestee een Nieuwsbrief en een Nij uit. Dat zijn belangrijke middelen om huurders te informeren over wat Nijestee doet. Daarvan kunnen we simpel gebruik maken en zorgen dat er elke keer informatie over de Participatieraad in wordt vermeld. 3. Participatie cafés De cafés zijn een belangrijk middel voor de Participatieraad om met huurders in gesprek te gaan. Daarom is het ven belang dat de Participatieraad goed is vertegenwoordigd. Tenminste 6 leden moeten hierbij aanwezig zijn en met huurders in gesprek kunnen gaan. De werkgroep zorgt voor de voorbereiding en organisatie. In 2016 willen we twee cafés organiseren. Ook de wijkcoördinatoren en de vakmannen van Nijestee worden bij de voorbereiding betrokken vanwege hun kennis van de wijk. 4. Jaarlijkse huurdersvergadering In de Overlegwet is bepaald dat de huurdersorganisatie tenminste één keer per jaar een vergadering uitschrijft voor de huurders, waarin zij verantwoording aflegt van haar

8 activiteiten in het verstreken jaar, haar plannen voor het komende jaar bespreekt en vaststelt. Deze vergadering zal worden uitgeschreven in de maanden januari februari van BinnensteBuitenDag De BinnensteBuitendag is een jaarlijkse terugkerend evenement waarin Nijestee verantwoording aflegt over het verstreken jaar en de plannen voor het komende jaar voorlegt aan huurders en stakeholders. De Participatieraad is nauw betrokken bij de voorbereiding en legt dan ook verantwoording af over het verstreken jaar en de plannen voor het komende jaar. 6. Aanhaken bij activiteiten We zullen een paar keer per jaar aansluiten bij activiteiten die door Nijestee en andere organisatie worden georganiseerd, waarbij de verwachting is dat huurders van Nijestee hierbij aanwezig zullen zijn. 7. Nieuwe flyer over de Participatieraad We willen een nieuwe flyer uitbrengen waaruit duidelijk blijkt wie we zijn en wat we doen. Dat moet een leuke toegankelijke folder zijn, waarin duidelijk de resultaten worden benoemd. 8. Alle huurders benaderen en informeren over de Participatieraad Met het nieuwe voorlichtingsmateriaal willen we alle huurders van Nijestee benaderen en laten weten dat we er zijn. 9. Digitale nieuwsbrief Met regelmaat willen we een digitale nieuwsbrief versturen. Huurders en andere geïnteresseerden kunnen zich hierop abonneren. 10. Persberichten Bij bijzondere momenten, acties en adviezen die zich goed lenen voor publiciteit zullen we persberichten versturen. 11. Sociale media In navolging van de site zullen we meer gebruik gaan maken van sociale media. Via facebook kunnen we nog meer met huurders in gesprek over standpunten en activiteiten die we organiseren en de meningen van huurders peilen. Via twitter kunnen meer laten zien wat we doen en hebben bereikt. 12. Huurderspanel Om de meningen van huurders regelmatig te kunnen peilen, kan een huurderspanel wellicht een aardig middel zijn. Dat willen we in 2016 onderzoeken en eventueel gaan starten 13. Overig

9 3 Begroting Nijestee faciliteert de Participatieraad in materiele en immateriële zin volledig. Dat betreft de ondersteuning en begeleiding door de coördinator participatie, gebruik van vergaderruimte, het beschikbaar stellen van relevante informatie, documenten, deskundigheidsbevordering, abonnementen en dergelijke. Ook de activiteiten die door de Participatieraad worden georganiseerd, worden door Nijestee gefinancierd. Voor 2016 wordt die lijn doorgezet. De financiële zorg ligt in z n geheel bij Nijestee en wordt beheerd door de coördinator participatie. Daarmee ontlast Nijestee de Participatieraad. Wel dient de Participatieraad jaarlijks een werkplan/activiteitenplan en een begroting in op basis van de hetgeen in de Overlegwet is vastgelegd. Hiermee is voor alle partijen duidelijk wat de Participatieraad en welke kosten daarmee zijn gemoeid. In het begin van het komende kalenderjaar wordt hierover in een jaarverslag verantwoording afgelegd. Een voorlopige begroting voor 2016 is als bijlage bijgevoegd.

10

11 Voorlopige begroting Participatieraad 2016 Participatieraadsvergaderingen - vergoedingen 10 * 95,00 * ,00 - vergaderruimte 10 * 175, ,00 - koffie 10 * 6,00 * ,00 - notulist 10 * 450, ,00 Werkgroepvergaderingen - vergaderruimte 30 * 175, ,00 - koffie 100 * 6,00 600,00 Participatiecafe incl flyers - flyers 2 * 600, ,00 - catering 2 * 700, ,00 - presentjes 2 * 100,00 200,00 Hiuurdersraadpleging - uitnodiging 1.000,00 - zaalhuur 1.500,00 Website - aanpassen 2.000,00 - serviceplan 12 * 12,50 150,00 Communicatiemiddelen - promotiemateriaal 2.000,00 - communicatiemiddelen 1.500,00 - visitekaartjes 11 25,00 275,00 Deskundigheidsbevordering - abonnementen 12 * 76,10 913,20 - brochures 500,00 - scholing en studiedagen 500,00 Overige organisatiekosten - etentje 600,00 - externen 1.000,00 Ondersteuning en begeleiding coord , , , , , , , ,00 - Totaal: ,20

12