HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENSCHAPSCENTRUM

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENSCHAPSCENTRUM Het gemeenschapscentrum is culturele infrastructuur die de gemeente beheert met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit. Deze taken worden geconcretiseerd in de strategische meerjarenplanning van de gemeente. Het gemeenschapscentrum beschikt over infrastructuur op volgende locaties: Jeugd- en Gemeenschapscentrum (JGC), Kerkham 3F, 9070 Destelbergen Muziekschool, Kerkham 3D/1, 9070 Destelbergen Gemeentelijk Ontmoetingscentrum (GOC), Kerkham 2-4, 9070 Destelbergen De Berghine, Dendermondesteenweg 437, 9070 Destelbergen Gemeentelijke Basisschool Destelbergen, Dendermondesteenweg 462, 9070 Destelbergen Dienstencentrum Heusden, Heusdendorp 2, 9070 Heusden Gemeentelijke Sportbasisschool Heusden, Zandakkerlaan 14, 9070 Heusden Kollebloem, Leenstraat 18, 9070 Heusden 1. Gebruikerscategorieën Categorie 0 (gratis): Gemeentediensten, OCMW, gemeentelijke adviesorganen en commissies, Categorie 1: Destelbergense verenigingen Door de gemeentelijke adviesorganen en college van burgemeester en schepenen goedgekeurde initiatieven/projecten van individueel geëngageerden Categorie 2: Verenigingen van buiten Destelbergen Categorie 3: Commerciële organisaties met winstoogmerk Categorie scholen: Scholen van Destelbergen: Tijdens de schooluren: gratis voor activiteiten in alle gc-infrastructuur Buiten de schooluren: gratis voor activiteiten in de gc-infrastructuur die zich bevindt in de gemeentescholen categorie 1 voor activiteiten in alle andere gc-infrastructuur Scholen van buiten Destelbergen: categorie 2 Onder vereniging wordt verstaan elke feitelijke vereniging of vereniging zonder winstoogmerk (vzw). Een vereniging heeft een bestuur. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging en bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.

2 2. Prijscategorieën Jeugd- en gemeenschapscentrum (keuken inbegrepen) Fuiven, bals, hele zaal Eetactiviteiten (eetfestijn, kaas- en wijnavond, spaghetti, ) hele zaal halve zaal hele zaal hele zaal halve zaal halve zaal hele zaal hele zaal halve zaal halve zaal Cafetaria bij fuiven en eetactiviteiten 500 Keuken afzonderlijk Kollebloem (keuken inbegrepen) Berghine (keuken inbegrepen) Eetactiviteiten (eetfestijn, kaas- en wijnavond, spaghetti, ) Repetities per uur 5

3 Dienstencentrum Heusden GBS Destelbergen en GSBS Heusden Zaal Albinoni (muziekschool) Cafetaria JGC 1 0 Turnzaal scholen per uur 5 GOC 3. Algemene bepalingen 1. De aanvraag moet minimum 1 maand op voorhand worden ingediend. 2. Gebruikerscategorie 1 kan maximum 12 maanden op voorhand reserveren, gebruikerscategorieën 2 en 3 kunnen maximum 5 maanden op voorhand reserveren. 3. Alle scholen binnen Destelbergen hebben het recht op 1 gratis activiteit per schooljaar in een zaal naar keuze buiten de schooluren. 4. De beschikbaarheid van de zaal kan online nagekeken worden op de gemeentelijke website en per mail of telefonisch worden aangevraagd. 5. Verwarming, elektriciteit, water, billijke vergoeding en een bijdrage in de brandverzekering zijn in de huurprijs inbegrepen. 6. De huurder zorgt zelf voor de betaling van taksen, belastingen, auteursrechten (SABAM), vergunningen, 7. De aanvrager is huurder: doorverhuren aan en/of aanvragen voor een derde organisatie is niet toegestaan. 8. De verantwoordelijke huurder moet meerderjarig zijn. 9. De betalingsuitnodiging wordt naar de aanvrager gestuurd en bevestigt de reservatie. Met de betaling onderschrijft de huurder het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement, basisinformatie over de zalen en de prijslijst van de dranken zijn online beschikbaar op de gemeentelijke website. 10. Het volledige bedrag van de huurvergoeding wordt minstens 4 weken voor de aanvang van de activiteit gestort op het rekeningnummer zoals opgegeven in de betalingsuitnodiging. 11. Annulaties moeten minstens 1 maand voor de activiteit schriftelijk gemeld worden bij de betrokken dienst. De annulatiekosten bedragen: a. vanaf 1 maand voor de activiteit: 25% van de huurvergoeding b. minder dan 2 weken voor de activiteit: 50% van de huurvergoeding 12. De huurder beschikt over een basisassortiment glazen, borden, kopjes, bestek en schoonmaakbenodigdheden. De samenstelling van dit assortiment is opgenomen in een fiche per locatie (raadpleegbaar op de gemeentelijke website). Bij verdwijnen, verlies of beschadiging worden volgende prijzen aangerekend aan de huurder: a. glas speciale bieren 4 euro b. plat bord 3 euro

4 c. diep bord 3 euro d. dessertbord 3 euro e. flessenopener 3 euro f. kurkentrekker 3 euro g. koffiekop 2 euro h. ondertas 2 euro i. vork 1 euro j. lepel 1 euro k. mes 1 euro l. koffielepel 1 euro m. wijnglas 1 euro n. frisdrankglas 1 euro o. glas pilsbier 1 euro p. borstel, aftrekker 5 euro q. dweil 1 euro r. vuilblik, borsteltje 2 euro 13. In principe wordt voor aanvang van de activiteit een plaatsbeschrijving en beginstock opgemaakt. Deze documenten worden voor akkoord ondertekend door de afgevaardigde van het gemeentebestuur en de huurder. Indien de huurder niet aanwezig is, ondanks de onderlinge afspraak van samenkomst, wordt de gebruiker verondersteld akkoord te gaan met de plaatsbeschrijving en beginstock zoals ze zijn opgesteld door de afgevaardigde. 14. De eindcontrole op eventuele schade en netheid en de opmaak van de eindstock gebeuren in aanwezigheid van de gebruiker. De plaatsbeschrijving en eindstock worden voor akkoord ondertekend door de afgevaardigde van het gemeentebestuur en de huurder. Indien de huurder niet aanwezig is, ondanks de onderlinge afspraak van samenkomst, wordt de huurder verondersteld akkoord te gaan met de plaatsbeschrijving en eindstock zoals ze zijn opgesteld door de afgevaardigde. 15. De huurder is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan de gehuurde roerende en onroerende goederen, zowel door hemzelf, zijn aangestelde, als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteiten. Hij is ook verantwoordelijk voor schade aan derden. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid moet worden afgesloten. De huurder heeft de mogelijkheid om, tegen betaling, gebruik te maken van de polis burgerlijke aansprakelijkheid, aangeboden door het gemeentebestuur. 16. De huurder is verplicht om bij een activiteit in het JGC of de Berghine de dranken af te nemen bij de door de gemeente aangestelde drankenleverancier. Huurders die eigen wijn of aperitief wensen mee te brengen, betalen een kurkrecht van 2 euro per fles (fairtrade-wijnen zijn vrijgesteld van dit kurkrecht). 17. Dranken die niet in de vaste stock zijn opgenomen, maar waarover de huurder wel wil beschikken, moeten door de huurder in volledige hoeveelheid verplicht afgenomen worden bij de vaste drankleverancier. 18. Het verbruik van de drank wordt na de activiteit gefactureerd aan de huurder. 19. Bij gebruik halve dag worden de zalen onmiddellijk opgeruimd en schoongemaakt, bij een gebeurt dit uiterlijk tegen 8.00 uur de dag volgend op de aanvang van de activiteit. Het schoonmaken en opruimen van de gehuurde zaal houdt in: a. reinigen, afdrogen en geordend op de voorziene plaatsen terugzetten van alle gebruikte materialen (glazen, kopjes, borden, ) b. tafels en stoelen reinigen en ordelijk terugplaatsen op de daartoe voorziene karren c. togen, spoelbakken en aanrechten afruimen en afwassen d. de gebruikte zalen vegen en indien nodig dweilen (*) e. het sanitair reinigen, inclusief vuilnisbakjes (*) f. de omgeving rondom het gebouw opruimen g. het vuil gesorteerd achterlaten in de aanwezige afvalcontainers (wanneer de capaciteit van de containers onvoldoende blijkt, kan de huurder ofwel de rest zelf meenemen ofwel gebruikmaken van bijkomende betalende gemeentelijke afvalrecipiënten) (*) Bij fuiven en eetactiviteiten uitgebreid worden door de huurder alle vloeren dweilklaar gemaakt; een externe firma reinigt alle vloeren, de uitschuifbare wanden, deuren en het sanitair. De kosten hiervoor zijn inbegrepen in de huurprijs.. Indien een extra schoonmaakbeurt nodig is, zal steeds de effectieve kostprijs van deze schoonmaak worden doorgerekend aan de huurder. 21. Indien er schade wordt vastgesteld aan het ter beschikking gestelde materiaal en de infrastructuur, zullen de kosten hiervoor ten laste worden gelegd aan de huurder. 22. De dienstwegen naar het JGC en de Kollebloem mogen enkel worden gebruikt voor leveringen. Deze gebruiken als parking of standplaats voor bv. een eetkraam is niet toegelaten. 23. Activiteiten die ingaan tegen de goede zeden of met een racistische of discriminerende inslag zijn verboden. De organisatie van trouw- en familiefeesten zijn niet toegelaten. 24. Het is verboden lokalen, ramen, deuren, muren, panelen of vloeren te benagelen of te beplakken, hechtingsmaterialen aan te brengen of te beschilderen.

5 25. Het is verplicht om de regels voor brandveiligheid te respecteren. 26. De noodverlichting van de in gebruik genomen lokalen mag nooit uitgeschakeld worden. De nooddeuren en de brandbestrijdingsmiddelen moeten altijd vrijgehouden worden en dicht zijn. Enkel bij noodgevallen mogen ze geopend worden. 27. Met oog op de brandveiligheid is het verboden te frituren en is het gebruik van gasflessen om te koken niet toegestaan in de gemeentelijke gebouwen. 28. De maximum capaciteit van de zalen moet gerespecteerd worden. 29. De maximale geluidsniveaus in het gebouw moeten beperkt blijven tot de toegelaten waarden voor muziek in openbare en private inrichtingen (tussen de 85dBA en 95dBA, afhankelijk van de activiteit).. Er mag geen geldelijke tussenkomst voor exploitatie van het sanitair gevraagd worden. 31. Het gemeentebestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen, diefstal, schade aan het materiaal van de huurder, 32. Bij het niet naleven van dit huishoudelijk reglement zal de huurder het gebruik van de zaal (tijdelijk) ontzegd worden of zullen bijkomende voorwaarden opgelegd worden. Betwistingen worden voorgelegd aan en beslecht door het college van burgemeester en schepenen. 33. Elke betwisting betreffende de interpretatie of de toepassing van het huishoudelijk reglement dat niet minnelijk kan geregeld worden, zal door de bevoegde rechtbank van het arrondissement Oost-Vlaanderen worden beslecht.