Bestuurlijke evaluatie 2017

Transcriptie

1 Bestuurlijke evaluatie 2017 Inleiding De evaluatie van het bestuur kent een drietal insteken, de punten uit het jaarplan (wat hebben we bereikt in 2017), de 13 aanbevelingen goed sportbestuur (NOC NSF Verwachtingen) en persoonlijke evaluatie. Met de punten uit het jaarplan en de 13 aanbevelingen verwachten we dat de items welke onze persoonlijk functioneren aantippen boven water komen. Evaluatie Jaarplan 2017 overall score 68,2% Het jaarplan heeft veel onderwerpen, welke we per onderwerp bespreken en bekijken wat het bereik is van deze doelstelling en hoe dit gerealiseerd is. Als we alle doelstellingen bekijken hebben we gemiddeld 68% gehaald van alle gestelde doelen. 1. Vacatures - Score: 50% behaald 2017 is begonnen met een tweetal belangrijke vacatures, die van penningmeester voor het dagelijks bestuur en die voor algemeen bestuurslid voor Topsport Coördinatie. In 2017 is het gelukt om een tweetal kandidaten te werven voor de functie AB Topsport, waaruit de aanstelling van Jeroen Smit is gerealiseerd. De andere kandidaat heeft kort voor de ALV zijn kandidaatstelling moeten terugtrekken i.v.m. werk gerelateerde zaken. Helaas is het vinden van een penningmeester niet gelukt, maar is er ondertussen wel een netwerkje aan vrijwilligers met financiële kennis gegenereerd waarmee de diverse zaken rondom de financiën wel onder controle zijn. Het vinden van een penningmeester blijft wel iets van essentie, om de hoeveelheid werk bij Dorothee en Carlijn te kunnen reduceren 2. Projectmatig werken score 95% gehaald In 2017 hebben we ons als doel gesteld om een sjabloon voor projecten te realiseren. Dat is gelukt, maar het sjabloon is nog niet beschikbaar gesteld via onze website. Het idee is dat het sjabloon verenigingen kan helpen om een project te starten, waarbij voors en tegens goed in kaart zijn en de doelstellingen van een project duidelijk worden gesteld. Ook dwingt het sjabloon om na te denken over de financiën van een project. Het projectsjabloon is gebruikt om de opdrachten van de staf(leden) nationale teams vast te leggen. Buiten dit sjabloon is de NeFUB ook een projectmatige aanpak gestart in de organisatie van de competitie Jeugd Midden. Waar nu gewerkt wordt met een coördinator en 2 ondersteunende projectmedewerkers en een begeleiding vanuit het NeFUB bestuur. Tegen het einde van het seizoen zal met alle betrokkenen een evaluatie over deze samenwerking worden gehouden. 3. Jaarkalender score 95% gehaald Er is een jaarkalender bestuurlijke activiteiten (zie hier), deze lijkt behoorlijk uitgebreid. Mogelijk moet Carlijn hier nog aanvullingen op doen en is het misschien nog niet compleet genoeg. In 2018 zal het bestuur en Carlijn hier nog details aan kunnen toevoegen. Ook moeten we nog bespreken of dit een publiek bestand moet worden. 4. Samenwerking FAN/NeFUB score 50% De doelstelling is dat we de samenwerking FAN NeFUB beter positioneren en uitdragen is eigenlijk niet geheel behaald. In 2017 zijn er een aantal momenten geweest waar we het als bestuur hebben

2 gehad over wat FAN aanbiedt, is er inhoudelijk gesproken over kansen en ontwikkelingen, maar uiteindelijk hebben onze leden weinig tot niets gezien van de realisatie. Dorothee geeft aan dat ze mist hoe we de producten en kansen die we met FAN kunnen realiseren concreet kunnen brengen aan de leden en waar we naar toe willen werken. Andere bestuursleden beamen dit. De fundamenten voor onder andere schoolsport zijn er bij FAN allang, maar wordt te weinig ingezet ten goede van (de groei van) onze sport. De uitdaging ligt hem ook in beschikbare mensen vanuit zowel de verenigingen als de FAN om de aanvragen en inzet te kunnen voorzien. Maar een van de uitdagingen hierbij is ook dat veel aanvragen de FAN niet bereiken of geen realisatie vinden omdat er geen mensen voor beschikbaar zijn. Een goed voorbeeld is de activiteit in Rotterdam, waar een groep is ontstaan welke smacht om een boarding. Helaas blijkt dat Victor te vroeg gezegd heeft het te regelen, daar er geen directe beschikbaarheid van een boarding is. Dit is een van de valkuilen van Victor zijn passie voor de sport, waardoor zaken niet tot realisatie komen en verwachtingen verkeerd gesteld worden. Daarnaast valt onder de mogelijkheden en kansen ook de oprichting van FloorballNL. Helaas heeft de oprichting niet in 2017 plaatsgevonden, maar zijn alle statuten wel in 2017 voorbereid om de oprichting te kunnen realiseren. Uit onder andere dit onderwerp komt naar voren dat we als bestuur vinden dat we duidelijker, concreter en transparanter moeten communiceren. We kunnen geen loze beloftes doen en moeten contact onderhouden met de enthousiastelingen die voor ons nieuwe leden etc kunnen opleveren. Ditzelfde geldt ook voor de vrijwilligers in de commissies en de samenwerking met Carlijn. 5. Financiële administratie score 100% gehaald De doelstelling was het onderzoeken en kiezen van een nieuw boekhoudpakket. In 2017 hebben we dit onderzoek gedaan, zijn er diverse pakketten overwogen (hier). In een vergadering hebben we de vergelijking besproken, waarmee een keuze is gemaakt. De implementatie van het gekozen pakket is gestart in Financieel beleid score 100% gehaald In 2017 is het volledige financiële beleid onder de loep genomen, In samenwerking met Carlijn is het declaratiebeleid aangescherpt, hebben we de financiële handelingen van NeFUB gestructureerd en is bereikt dat alle achterstallige rekeningen afgelost zijn. De NeFUB is nu gefocust op de financiële gezondheid van de sportbond verbeteren, zaken structureel op tijd betalen (of vragen te stellen over de rekeningen i.p.v. negeren). 7. Huisstijl score 0% behaald Het dagelijkse werk van de bestuurders en het te kort aan vrijwilligers heeft ervoor gezorgd dat dit geen voortgang heeft gehad in Het bestuur heeft in 2017 wel hierover gesproken en de uitdagingen erkend. Echter er is geen direct concrete voortgang hierover te melden. 8. Website score 10% behaald Het dagelijkse werk van de bestuurders en het te kort aan vrijwilligers heeft ervoor gezorgd dat dit geen voortgang heeft gehad in Het bestuur heeft in 2017 wel hierover gesproken en de uitdagingen erkend. Echter er is geen direct concrete voortgang hierover te melden. Het bestuur ziet kansen om deze werkzaamheden in 2018 op te pakken, zoals met een stagiair bijvoorbeeld. Helaas blijft dat het bestuur hierin een begeleidende rol zou moeten hebben, maar daar kunnen we op dit moment geen rol in uitvoeren.

3 Bepaalde zaken hebben gedurende 2017 de kop opgedaan, zoals dat we graag de datakwaliteit in ons portaal beter zien (ook gezien de verplichting en uitvraag NOC NSF). Er is wel gestart met een begin om te werken aan een verbetering datakwaliteit en dit zal in 2018 doorgaan. 9. Ontwikkelen Senioren competitie comm score 60% behaald Met ingang van het nieuwe seizoen is de seniorenheren competitie uitgebreid naar competitielagen met 8 teams. De geluiden die het bestuur hierover heeft ontvangen zijn erg positief, met name de teams die in het oude systeem altijd onderin of bovenin de divisie draaiden zijn erg blij met de wijziging omdat ze niet alles meer verliezen en meer gelijkwaardige wedstrijden spelen. In aanvulling hierop hebben we een pilot gestart om te kijken wat dames in de herencompetitie toevoegt aan de kansen voor onze Nederlandse competities. De uitkomsten hierover en de conclusies worden in 2018 getrokken. Het onderzoek naar uit- thuis- systeem heeft in 2017 geen voortgang gehad. De commissie seniorencompetitie en het bestuur hebben geen beschikbare tijd gehad om hier echt in te duiken. Dit wordt in 2018 alsnog opgepakt. 10. Scheidsrechterscommissie opleiding en ontwikkeling score 90% behaald De scheidsrechterscommissie is goed en effectief aan het werk. Met 2 trainingsdagen voor enthousiaste scheidsrechters (incl. bondsscheidsrechters), diverse evaluatie momenten over en voor scheidsrechters en een goede bereikbaarheid van de commissie zelf is deze commissie veel beter bereikbaar dan voorheen en functioneert de commissie naar goede tevredenheid van de bestuursleden. De commissie heeft bij Dorothee laten weten dat ze op zich erg tevreden zijn over het traject, maar merken dat Victor niet altijd even concreet is in zijn acties en antwoorden. Gezien Victor officieel het bestuurslid is dat zij moeten bereiken over zaken, vinden zij het vervelend dat ze het gevoel hebben meer te bereiken met Dorothee dan met Victor. 11. Jeugd overleg 100% behaald In 2017 zijn er 2 jeugd overleggen geweest, daarnaast is Margreeth actief in het onderhouden van contact met de verenigingen in de jeugdcompetities. Nieuwe wensen en ideeën vanuit de diverse verenigingen en competitiedeelnemers worden in de jeugd overleggen besproken en indien er een meerderheid voor een voorstel is, wordt het voorstel overgenomen Dit zal in 2018 doorgezet worden 12. Wedstrijdreglement Jeugd 100% behaald Het wedstrijdreglement jeugd is duidelijk en de ervaringen van de competitie worden meegenomen om het reglement verder te ontwikkelen. De lessen van NK Jeugd van 2017 zijn meegenomen en hebben geleid tot het ontwikkelen van een wedstrijdreglement NK Jeugd. 13. Programma Ontwikkeling Jeugdcoaches 25% gehaald In 2017 is het vooral gebleven bij het idee van een programma voor jeugd(ige) coaches. Margreeth en Jorg hebben samen wel veel gesproken over de mogelijkheden en het bestaande aanbod vanuit de FAN. Maar hieruit is nog geen concrete actie gekomen om dit uit te voeren. Dit heeft ook te doen met de hoeveel incidenten ontstaan en de noodzaak om inhoudelijk met competitie jeugd bezig te zijn, daar er in 2017 wat incidenten zijn geweest waar bestuurlijk sturing op nodig was om tot een resultaat te komen. De ambitie is om in 2018 meer ontwikkeling hierop te realiseren. Recent heeft Margreeth een bijeenkomst bijgewoond over positief coaching. Het idee is dat de training ervoor zorgt dat ouders, coaches etc. de jeugd positief coacht en/of aanmoedigt. Wanneer

4 iemand dit niet kan, geef je hem iets om te eten en ga ja het gesprek aan over positief coaching. Het idee is iets dat in 2018 besproken zal worden om te kijken hoe we dit in Floorball kunnen toepassen. 14. Talentontwikkeling - 80% gehaald Het onderdeel talentontwikkeling bestond bij het schrijven van het jaarplan uit de ontwikkeling en implementatie van het beleidsplan Nationale teams/ Topsport. Het document is zeker wel in ontwikkeling en is in 2017 gedeeld met de diverse teams welke straks met dit beleid moeten gaan werken. Echter is de feedback van de teams nog niet verwerkt en daarmee is de implementatie nog niet afgerond. Dit heeft diverse oorzaken: na de start van Jeroen als AB Topsport is de focus eerst gegaan naar de kennismaking van de diverse leden van stafteams en de opstart van de samenwerking. Het beleidsdocument heeft daardoor even geen voortgang gekregen. Het beleidsplan moet in 2018 echt afronding krijgen en geïmplementeerd worden. Actueel wordt wel gemerkt dat de eerste versies van dit document nu al in gebruik zijn door de teams en het bestuur in de gesprekken en het handelen. De stafteams begrijpen de insteek en zien de meerwaarde van een overkoepelende aanpak. De documentatie zal in 2018 zijn afronding krijgen. Naast dat we het beleid hebben gestart, is in 2017 gestart met het topsport talentenprogramma en het regionaal opleidingscentrum floorball in Amersfoort. Dit zijn zaken die we niet in het jaarplan hadden opgenomen, maar wel uit de acties van het bestuur en enthousiaste vrijwilligers is ontstaan.

5 13 aanbevelingen Goed Sportbestuur In termen van De 13 aanbevelingen voor Goed Sportbestuur heeft het Bondsbestuur gekozen voor het beleidsvormende en voorwaardenscheppende bestuursmodel; kort gezegd: het bestuur moet kunnen besturen. 1. Eenheid Het bestuur zorgt voor eenheid binnen de organisatie door eenheid in beleid, organisatie en structuur. Het bestuur straalt dit uit en leeft dit na. Het zorgt hiermee voor maximale transparantie en voorspelbaarheid van de organisatie. Overal is het bestuur tevreden over de uitvoering van het bestuur in dit onderwerp. Een goed voorbeeld is het tijdig opleveren van de documentatie, zichtbaarheid genereren van bestuursleden zelf in de competitie(s), maar ook in de communicatievormen en bereikbaarheid. Onderdeel van dit onderwerp is de noodzaak voor een door de ALV aanvaard en goedgekeurd meerjarenbeleidsplan en een verantwoorde en gemotiveerde begroting. Dit is sinds 2017 zeker van toepassing, en het bestuur werkt elk jaar aan meer duidelijkheid en begrijpelijkheid in en van de documentatie voor haar leden. 2. Topsportstatuut De organisatie stelt vanwege onder meer de grote (financiële) en specifieke belangen en complexiteit van de topsport een topsportstatuut op. Het beleid dat NeFUB wilt hanteren met betrekking tot topsport is in ontwikkeling. De evaluatie van de eerste versie heeft in 2017 plaatsgevonden met de stafteams van de Nationale teams. Feedback hiervan moet nog worden verwerkt in een nieuwe variant. Duidelijke voortgang ten opzichte van In het beleidsstuk is aandacht voor de verdeling van bevoegdheden, evenals de rechten en plichten van de topsporter(s). 3. Financieel statuut Het bestuur zorgt dat zij een goed financieel beleid en een passende administratieve organisatie voert, vastgelegd in een financieel statuut. De NeFUB hanteert een jaarlijkse planning- en control cyclus, financiële planning gebeurd in het najaar voor het aankomende kalenderjaar en de financiële controles vinden plaats in de eerste helft van het nieuwe kalenderjaar over het voorgaande kalenderjaar. Daarnaast maakt de NeFUB een begroting, balans en jaarrekening op. Berekeningen rondom financiële wijzigingen met gevolgen voor de leden van de NeFUB worden transparant met de leden gedeeld en zijn door middel van duidelijke taal toegelicht. Jaarlijks controleert een kascontrole commissie de uitgaven en het financieel handelen van het NeFUB bestuur. In 2017 is ook de financiële aansprakelijkheid van de leden onder controle gekomen, daar we in 2017 het verzekeringspakket van NeFUB hebben uitgebreid om zo ook de NT s en haar leden beter te verzekeren.

6 4. Besturingsmodel Het bestuur stelt duidelijk vast op welke manier de organisatie bestuurd wordt. Het heroverweegt en actualiseert met regelmaat het gehanteerde besturingsmodel. De NeFUB wordt bestuurd door het Dagelijks bestuur, hierin zijn voorzitter, secretaris en penningmeester onderdeel. Daarnaast wordt het algemeen bestuur vervult met portfolio s rondom Media, FAN, Topsport en Jeugd. 5. Bestuursfuncties Bij de uitoefening van een bestuursfunctie is het belangrijk dat de juiste persoon op de juiste plaats zit, er voldoende vernieuwing is, de wijze van voordragen en benoemen transparant is en het organisatiegeheugen goed is gewaarborgd. De NeFUB heeft een duidelijke procedure in zaken, maar in de uitvoering overlappen veel taken en profielen elkaar. In 2018 zal het NeFUB bestuur zich richten op het beter handhaven van de takenpakketten. We zijn nog steeds zoekend naar een penningmeester, waarvoor al een tijd een functieprofiel vaststaat. Het functieprofiel staat ook op een landelijke vrijwilligersbank, waar helaas op deze rol geen reacties zijn gekomen. Het bestuur stelt leden aan voor een termijn van 3 jaar. De enige uitzondering hierop is de initiële aanstelling van Victor daar zowel hij als Dorothee tegelijk zijn aangesteld. Om het collectief organisatiegeheugen te bewaken is vorig jaar in de evaluatie besloten dat de eerste termijn van Victor 2 jaar is, zodat het DB niet gelijktijdig aftreedt. Dit heeft tot direct gevolg dat Victor aanstaande ALV herkiesbaar is. Victor heeft op dit moment veel spelen en kan nu nog geen antwoord geven of hij zich officieel herkiesbaar stelt. 6. Gedragscode bestuur Het bestuur stelt een gedragscode vast waaraan bestuursleden zich in hun handelen (moeten) houden en legt deze ter goedkeuring of in ieder geval ter kennisneming voor aan de ALV. Bestuursleden moeten zich houden aan alle reglementen van de NeFUB. Daarmee zijn de onkostenregelingen, declaratieregelingen en andere regelingen van toepassing. Bestuursleden hebben daarnaast in 2017 allemaal een VOG aangevraagd en ontvangen. Nieuwe bestuursleden zullen gevraagd worden om ook een VOG aan te vragen en dienen zich ook aan de bestaande regelingen te houden. 7. Bestuurdersaansprakelijkheid Het bestuur bespreekt de noodzaak of wenselijkheid om zich voor bestuurdersaansprakelijkheid te verzekeren en legt zijn oordeel gemotiveerd aan de ALV voor. De bestaande bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is overgesloten naar een verzekering bij Meeus. De verzekering op zich is vele malen goedkoper dan dat de oude verzekering was, zonder veel afbreuk te doen aan de dekking van de verzekering. Het geld dat vanuit deze besparingen is vrijgevallen is geïnvesteerd in verzekeringen voor de leden, werknemer en vrijwilligers van NeFUB. 8. Transparantie Het bestuur vergadert volgens een jaarlijks vastgesteld schema en is transparant over de agenda en bestuursbesluiten die de ALV aangaan. Slechts in gemotiveerde uitzonderingsgevallen kunnen er klemmende redenen van privacy of discretie zijn om niet volledig transparant te zijn.

7 Het algemeen bestuur vergadert tweewekelijks over diverse onderwerpen. Vanaf 2018 zal dit een overleg worden met een maandelijkse frequentie. Richtlijn is de eerste dinsdag van de nieuwe maand te vergaderen via Skype, en de 3 e dinsdag van de maand is er dan algemeen bestuur overleg. Documentatie van de vergaderingen is op aanvraag beschikbaar, mogelijk kan een notulen worden geanonimiseerd alvorens delen. 9. Aftreden bestuursleden Het bestuur bevordert dat bestuursleden tussentijds aftreden bij: a) frequente afwezigheid waar ze door medebestuursleden (of toezichthouders) op zijn aangesproken; b) onvoldoende functioneren; c) structurele onenigheid van inzichten; d) onverenigbaarheid van belangen; e) indien dit anderszins door het bestuur geboden wordt geacht. In 2017 is dit niet van toepassing geweest. 10. Agenda bestuur Het bestuur overlegt en besluit tenminste eenmaal per jaar over: a) het algemene beleid en de strategie, de hieraan verbonden (financiële) risico s en de financiële stand van zaken. Hieronder vallen ook de begroting en jaarrekening; b) de eigen werkwijze en taakverdeling, het eigen en individuele functioneren; c) de relatie met de directie. Het algemeen functioneren van NeFUB wordt in de maandelijkse vergaderingen besproken, in 2017 was dit zelfs nog tweewekelijks. De begroting en jaarrekening zijn onderwerpen welke niet elke keer ter sprake komen, maar worden wel met regelmaat meegenomen in de besprekingen. Inhoudelijk wordt het in aanloop van de ALV s veelal besproken. Een keer per jaar wordt het functioneren van NeFUB besproken over de samenwerking etc. Indien noodzakelijk worden incidenten eerder besproken. 11. Directiestatuut Het bestuur stelt op basis van het vastgestelde besturingsmodel een helder directieprofiel vast en legt de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de directie duidelijk vast in een directiestatuut. De positie van de directeur wordt in de statuten verankerd. NeFUB heeft geen directie deze aanbeveling is niet van toepassing op NeFUB 12. Controletaak ALV Het bestuur zorgt ervoor dat de ALV haar controletaak naar behoren kan uitvoeren. De NeFUB bestuursleden dragen zorg dat de ALV documentatie tijdig beschikbaar is en dat de ALV leden waar nodig additionele documenten kunnen bekijken. Bestaande documentatie is ook terug te vinden op de NeFUB website. Alleen Jeroen heeft zitting in de NeFUB en is nog bestuurder bij de HFC Heroes. Dit is op dit moment bekend en de afspraak is dat dit niet langer dan een jaar na aanstelling van toepassing is, daarnaast is duidelijk vastgesteld dat Jeroen op de ALV geen vertegenwoordiger kan zijn van de HFC Heroes. Jeroen moet dus in de komende periode wel een keuze maken tussen zijn bestuurdersrol in NeFUB en zijn bestuurdersrol in HFC Heroes.

8 13. Statuten en reglementen Het bestuur zorgt ervoor dat de organisatie in ieder geval naast de statuten de volgende reglementen heeft: een tuchtreglement, een dopingreglement, een regeling tegen seksuele intimidatie, een regeling tegen discriminatie/racisme en een regeling voor klachten. De NeFUB heeft in 2017 de diverse reglementen aangescherpt en de reglementen kracht bijgezet door een statutaire wijziging van NeFUB aan te initiëren waarmee het Instituut Sport Recht zeggenschap krijgt bij voorvallen binnen NeFUB. De diverse reglementen zijn in 2017 opnieuw gepubliceerd op de website van NeFUB. Aandachtspunten Onderling: We moeten onderling taken beter verdelen; hou je aan je portfolio, draag over naar de portfolio beheerder waar nodig. Minder in de details vergaderen, de commissies in hun kracht laten om te zorgen dat ze zaken regelen o We willen graag werken aan beleid en toekomst, maar moeten niet verloren gaan in de details van het brandjes blussen. Zeker niet in de bestuurlijke vergaderingen. Bestuursleden moeten meer letten op wat ze beloven, je kunt beter wat voorzichter zijn bij uitspraken en dan toezeggen dan iets toezeggen en dan weer moeten afzeggen. Wanneer je iets beloofd te doen, moet je het doen of verzorgen dat het gedaan wordt. (Acties uit vergaderingen ook uitvoeren) Duidelijk aangeven wanneer je er (nu) geen tijd voor hebt Elkaar aanspreken waar nodig op verantwoordelijkheid, in plaats van oplossen voor elkaar (Tenzij onderling afgestemd)