Treasurystatuut. Vastgesteld door de directeur/bestuurder d.d. 17 augustus Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen d.d.

Transcriptie

1 Vastgesteld door de directeur/bestuurder d.d. 17 augustus 2016 Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen d.d. 29 augustus 2016 Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 1

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Inleiding Status treasurystatuut en doel treasury Doel van het treasurystatuut Doel van treasury Activiteiten treasury Positie treasurystatuut Vaststelling en wijziging Distributie Interne en externe kaders Interne kaders Externe kaders Besluitvorming en Klankbordgroep treasury Cashmanagement Uitgangspunten en randvoorwaarden cashmanagement Financiële logistiek Huisbank Financieren Uitgangspunten en randvoorwaarden financieren DAEB-tak Kaders financiering niet-daeb-tak Beleggen Uitgangspunten en randvoorwaarden beleggen Collegiale financiering Renterisicomanagement Definities renterisico Uitgangspunten en randvoorwaarden rentemanagement Rente-instrumenten Treasury Administratieve Organisatie en Interne Controle Doel treasury AO/IC Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Uitgangspunten treasury AO/IC Treasuryprocessen Treasurystroomdiagrammen Documentatie Treasuryjaarplan Periodieke verantwoording Treasuryvoorstel Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 2

3 7.10 Transactieverslag Bijlage I: Afkortingen en omschrijvingen Afkortingen Omschrijvingen Bijlage II: Toelichting Ratings Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 3

4 Inleiding Doel van dit treasurystatuut is het vastleggen van het formele kader voor alle activiteiten op het gebied van treasury binnen Patrimonium woonservice en de verbonden ondernemingen (hierna Patrimonium). Alle activiteiten op het gebied van treasury staan ten diensten van de kerntaken van Patrimonium en zijn ondersteunend aan het financieel beleid zoals vastgelegd in het Reglement financieel beleid en beheer. De financiële strategie is leidend voor de hoofddoelstelling van treasury, zijnde het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezichthouden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. De belangrijkste daarvan afgeleide doelstellingen voor treasury zijn het minimaliseren van het beschikbaarheidsrisico op de korte en de lange termijn, het beheersen van de renterisico s en het reduceren van rentekosten. Treasurymanagement is een proces. Het is van belang om: Over accurate en actuele informatie over de huidige en toekomstige financiële positie te beschikken; De toekomstige liquiditeitsbehoefte of overschotten te bepalen; De financiële risico s te identificeren en te kwantificeren; De kaders/normen voor deze risico s vooraf vast te leggen in dit treasurystatuut; Bij (verwachte) overschrijding van de kaders maatregelen te treffen om deze overschrijding op te heffen; De kaders voor het treasuryproces vast te leggen in dit treasurystatuut; Actueel en accuraat inzicht in de leningen- en derivatenportefeuille te hebben, door een adequate vastlegging van deze instrumenten en een voldoende kennisniveau in de organisatie te waarborgen. De structuur van het treasurystatuut is als volgt. In hoofdstuk 1 is de status van dit treasurystatuut en het doel van treasury beschreven. In hoofdstuk 2 zijn de interne en externe kaders beschreven en vastgelegd waaraan het treasurybeleid dient te voldoen. Vervolgens worden in de hoofdstukken 3 t/m 6 de treasuryactiviteiten en de bijbehorende uitgangspunten en randvoorwaarden beschreven. In hoofdstuk 7 is de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) voor treasury beschreven. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 4

5 1. Status treasurystatuut en doel treasury 1.1 Doel van het treasurystatuut Het treasurystatuut van Patrimonium is het formele kader als het gaat om het nemen van beslissingen op het gebied van ondernemingsfinanciering, liquiditeitenbeheer, beleggen, beheersing van renterisico s en treasuryorganisatie. Het treasurystatuut legt het raamwerk vast waarbinnen de bevoegdheden op het gebied van de treasury door de directeur/bestuurder worden vastgelegd. Het treasurystatuut is van toepassing op de toegelaten instelling, haar dochterondernemingen en haar verbindingen. Het treasurystatuut geldt als uitgangspunt voor het overleg met partners in verbindingen waarin Patrimonium een minderheidsbelang heeft. Indien afzonderlijke bepalingen in dit treasurystatuut niet gelden voor de gehele organisatie maar voor DAEB-tak of niet-daeb-tak wordt dit apart aangegeven. 1.2 Doel van treasury Treasury bij Patrimonium is ingericht als cost center, nadrukkelijk wordt geen winstverantwoordelijkheid of winstdoelstelling geformuleerd voor treasury. Het primaire doel van treasury is het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezichthouden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. Hiertoe behoort toegang tot de kapitaalmarkten, beheersen van renterisico s en financieren tegen marktconforme condities. Het financiële beleid en beheer van een toegelaten instelling is dienstbaar aan het realiseren van de gewenste volkshuisvestelijke doelstellingen, en daarbij op transparante wijze gericht op de financiële continuïteit, zoals ook vastgelegd in het Reglement financieel beleid en beheer. Het is van belang een evenwicht te vinden tussen de aanvaardbaarheid van risico s in relatie tot het verwezenlijken van besparingen respectievelijk het realiseren van rendement. De aanvaardbaarheid van risico s wordt geconcretiseerd door de kaders vast te leggen in dit treasurystatuut. 1.3 Activiteiten treasury De treasuryactiviteiten worden uitgevoerd om de doelstellingen te realiseren, de activiteiten zijn te verdelen in: Cashmanagement Financieren Beleggen Risicomanagement In respectievelijk hoofdstuk 3, 4, 5 en 6 worden de uitgangspunten en randvoorwaarden voor deze activiteiten benoemd. 1.4 Positie treasurystatuut Het treasurystatuut dient als (strategische) basis en als kader voor het uitvoeren van de treasury functie. Met betrekking tot bevoegdheden en verantwoordelijkheden gelden onverminderd de statuten van de stichting. Het treasuryjaarplan, waarin tevens het mandaat van de Raad van Commissarissen aan de directeur/bestuurder voor het doen van treasury(trans)acties is opgenomen, beschrijft de treasurydoelstellingen voor de tijdsduur van een begrotingsjaar en wordt elk jaar opgesteld. Het treasuryjaarplan wordt geschreven binnen de kaders van het treasurystatuut en vastgesteld door de directeur/bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. Eventuele afwijkingen van voorgestelde transacties dienen separaat door de Raad van Commissarissen te worden goedgekeurd. Er wordt op periodieke basis (per tertaal) verantwoording afgelegd in treasuryrapportages over de voortgang en invulling van treasury(trans)acties zoals gedefinieerd in het treasuryjaarplan. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 5

6 1.5 Vaststelling en wijziging Het treasurystatuut wordt vastgesteld door de directeur/bestuurder en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. Het treasurystatuut heeft de status van een bestuursbesluit. Na vaststelling van het treasurystatuut vervalt het voorgaande treasurystatuut. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd na een besluit daartoe door de directeur/bestuurder en na goedkeuring door de Raad van Commissarissen. Het treasurystatuut wordt minimaal eenmaal per drie jaar geëvalueerd, indien nodig aangepast en vervolgens vastgesteld door de directeur/bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen. Als een verandering of uitbreiding van de externe kaders plaatsvindt, die een verzwaring 1 betekent ten opzichte van de bestaande situatie en waardoor strijdigheid met het huidige treasurystatuut ontstaat, zal het huidige treasurystatuut daaraan ondergeschikt zijn. Deze situatie blijft bestaan totdat het treasurystatuut aangepast is. De directeur/bestuurder zal zo spoedig mogelijk voorstellen om deze strijdigheid op te heffen. Als een verandering of uitbreiding van externe kaders plaatsvindt, die een verlichting 2 betekent ten opzichte van de bestaande situatie, blijft het treasurystatuut onveranderd geldig. 1.6 Distributie Het treasurystatuut is bestemd voor intern gebruik door functionarissen van Patrimonium. Voor verspreiding van het treasurystatuut buiten Patrimonium dan wel het openbaar maken is toestemming nodig van de directeur/bestuurder. 1 Voorbeeld van een verzwaring: als de dekkingsratio van WSW, zonder dat er sprake is van een verandering van de definitie, verlaagd wordt van 50% naar 40%; 2 Voorbeeld van een verlichting: als de dekkingsratio van WSW, zonder dat er sprake is van een verandering van de definitie, verhoogd wordt van 50% naar 60%. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 6

7 2 Interne en externe kaders Bij de uitvoering van de treasuryactiviteiten worden de onderstaande interne en externe kaders gehanteerd en gerespecteerd. 2.1 Interne kaders Met betrekking tot bevoegdheden en verantwoordelijkheden inzake de treasuryactiviteiten gelden de vigerende statuten van de stichting en de governancecode; Patrimonium conformeert zich aan de kaders en uitgangspunten zoals in het Reglement financieel beleid en beheer zijn vastgelegd; Voor de treasurytaken en de financiële transacties die hieruit voortkomen is een goede en transparante taak- en functiescheiding noodzakelijk. Dit geldt voornamelijk voor de taken autoriseren, uitvoeren, controleren en registreren. Taken en bevoegdheden zijn formeel gedefinieerd en toegewezen in de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). Dit is vastgelegd in voorliggend treasurystatuut; De jaarlijkse (trans)acties worden beschreven in het treasuryjaarplan; Periodiek wordt gerapporteerd over de financiële positie; Per transactie wordt een transactievoorstel opgesteld; Per transactie wordt een transactierapportage opgesteld; De externe treasury adviseur dient voor de gereguleerde advisering over een correcte AFMvergunning te beschikken; Intermediairs dienen over een correcte AFM-vergunning te beschikken; De vergoedingenstructuur van adviseurs en intermediairs dient voorafgaande aan de advisering/ondersteuning bekend te zijn en vooraf door de directeur/bestuurder te worden goedgekeurd; Uitsluitend de extern treasury adviseur of intermediair ontvangt van Patrimonium een vergoeding. 2.2 Externe kaders Patrimonium is een toegelaten instelling in de betekenis van de Woningwet; Patrimonium conformeert zich aan de geldende wet- en regelgeving zoals gesteld in de Woningwet, het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting en de Ministeriële Regeling (en) toegelaten instellingen volkshuisvesting; Patrimonium is deelnemer van het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) en maakt voor (her)financiering van DAEB activiteiten actief gebruik van borgstelling door WSW. Patrimonium zal voldoen aan de richtlijnen en eisen van WSW; De Autoriteit woningcorporaties (Aw) is, op grond van de Woningwet, de financiële toezichthouder op de woningcorporaties. Patrimonium voldoet aan de richtlijnen en eisen gesteld door de Aw; Patrimonium stelt een jaarrekening en een jaarverslag op en conformeert zich aan de geldende richtlijnen voor de jaarverslaggeving. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 7

8 2.3 Besluitvorming en Klankbordgroep treasury De wijze van besluitvorming inzake treasury(trans)acties wordt vastgelegd in de AO/IC beschrijving. Deze is gebaseerd op de statuten van de stichting en dit treasurystatuut. De besluitvorming inzake treasury(trans)acties vindt onder verantwoordelijkheid van de directeur/bestuurder plaats. Treasury(trans)acties worden beschreven in het treasuryjaarplan. Het treasuryjaarplan wordt vastgesteld door de directeur/bestuurder en goedgekeurd door de Raad van Commissarissen; waarmee een jaarmandaat is verkregen. Indien van het treasuryjaarplan/ jaarmandaat wordt afgeweken, worden in het geval van (trans)acties deze vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen. In de Klankbordgroep treasury (KGT) vindt beraadslaging inzake treasuryontwikkelingen en mogelijke transacties plaats. De KGT bestaat uit: de directeur/bestuurder, manager Financiën & Control en een extern lid. Daarnaast worden treasuryrapportages geagendeerd voor de KGT. De KGT vergadert minimaal één keer per tertaal. Het verslag van de KGT wordt ter kennisgeving verstrekt aan de Raad van Commissarissen. Mede op basis van de beraadslaging in de KGT adviseert de manager Financiën & Control de directeur/bestuurder over het treasuryjaarplan, transactievoorstellen en wijzigingen van het treasurystatuut. Een transactievoorstel dat binnen het jaarmandaat valt wordt voorgelegd ter goedkeuring aan de directeur/bestuurder. Indien het transactievoorstel afwijkt van het advies van de manager Financiën & Control wordt dit vermeld in het transactievoorstel. Een transactievoorstel dat buiten het jaarmandaat valt wordt vooraf voorgelegd ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 8

9 3 Cashmanagement Cashmanagement betreft het geheel van acties om de liquiditeitspositie nu en in de toekomst te bewaken, te inventariseren, de geldstromen van de onderneming te beheren en de transacties die worden verricht om er voor te zorgen dat Patrimonium aan zowel de korte als de lange termijn betaalverplichtingen kan voldoen. Daarbij wordt de korte termijn liquiditeitsbehoefte gefinancierd binnen de daarvoor beschikbare (krediet)faciliteiten en worden de (tijdelijke) overtollige liquiditeiten belegd binnen de kaders zoals vastgelegd in dit treasurystatuut. Het bewaken van het werkkapitaal maakt deel uit van het takenpakket van de treasury. Hieronder valt onder andere het afstemmen van betalingsvoorwaarden en het bewaken van in en uitgaande kasstromen. 3.1 Uitgangspunten en randvoorwaarden cashmanagement De onderstaande uitgangspunten en randvoorwaarden gelden met betrekking tot cashmanagement: Het verenigen (reconciliëren) van de gerealiseerde kasstromen met de liquiditeitsprognose vindt minimaal één maal per week plaats; Op weekbasis wordt een liquiditeitenrapportage opgesteld waaruit de huidige positie blijkt en de realisaties worden vergeleken met de prognoses op korte termijn (<1 jaar). Samen met de liquiditeitsprognose vormt dit de basis voor cashmanagement; Voor het aantrekken van (korte termijn) financiering het kader van cashmanagement gelden de randvoorwaarden zoals gedefinieerd in hoofdstuk 4 (Financieren) van dit treasurystatuut; Voor het uitzetten van liquide middelen in het kader van cashmanagement gelden de randvoorwaarden zoals gedefinieerd in hoofdstuk 5 (Beleggen); Een saldo- en rente compensabel stelsel is toegestaan; Saldoregulatie vindt plaats binnen het saldo- en rente compensabel stelsel; Financieren van werkkapitaal middels de rekening courant faciliteit is toegestaan. 3.2 Financiële logistiek Een voorwaarde voor het effectief en efficiënt kunnen vervullen van de treasuryfunctie en in bijzonder cashmanagement is een goede financiële logistiek. De financiële logistiek heeft betrekking op: Een betrouwbare liquiditeitenplanning De structuur en het gebruik van betaalrekeningen bij banken De organisatie van het betalingsverkeer over deze rekeningen Het gebruik van betaalinstrumenten Informatievoorziening over het betalingsverkeer Adequate kredietfaciliteiten Contant geld Doelstellingen met betrekking tot de financiële logistiek zijn: Minimalisatie van de totale kosten van het betalingsverkeer Goede informatievoorziening Financiële continuïteit 3.3 Huisbank Voor haar betalingsverkeer en eventueel rekening-courant faciliteit heeft Patrimonium een huisbank; De huisbank dient gevestigd te zijn in Nederland en vallend onder het toezicht van De Nederlandsche Bank en Autoriteit Financiële Markten (AFM); De huisbank moet voldoen aan de minimale kredietwaardigheid van A/A2 (lange termijn rating) toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus (Standard & Poor s Ratings Services, Moody s Investors Service, of Fitch Ratings; De bankrelatie met de huisbank en de rentecondities waaronder de rekening-courant faciliteit wordt aangehouden, alsmede de gehanteerde transactie- en overige tarieven, worden tenminste één keer per drie jaar beoordeeld op marktconformiteit. Tevens vindt één keer per drie jaar in de Klankbordgroep treasury een evaluatie plaats van de dienstverlening door de huisbank. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 9

10 4 Financieren Dit hoofdstuk beschrijft de kaders en richtlijnen die gelden bij het invullen van de financieringsbehoefte van Patrimonium ongeacht de aard van de activiteiten, de herkomst van de financiering en de eventuele borgstelling of garantstelling door derden (zoals WSW). 4.1 Uitgangspunten en randvoorwaarden financieren DAEB-tak Patrimonium is voor het uitoefenen van de kerntaken structureel afhankelijk van langjarige kapitaalmarktleningen. Binnen dit treasurystatuut geldt dat alleen daeb-activiteiten met WSW borging gefinancierd mogen worden. Voor het financieren van niet-daeb activiteiten kan geen beroep worden gedaan op de WSW borging. Voor deze activiteiten zal op alternatieve wijze financiering aangetrokken worden. Bij het aantrekken van WSW geborgde leningen gelden onderstaande uitgangspunten. Alle aan te trekken leningen moeten genoteerd zijn in euro; Financieringen worden te allen tijde aangetrokken op basis van een actuele meerjarige liquiditeitsprognose. De looptijd van de financiering moet daarbij passend zijn bij de te financieren activa; Het opnemen van leningen met als doel beleggen is niet toegestaan (near-banking); Ten aanzien van geborgde financiering zijn de randvoorwaarden van WSW van toepassing; Het aangaan van transacties en het afnemen van bancaire diensten geschiedt tegen marktconforme voorwaarden. Hiervoor zullen offertes in concurrentie worden aangevraagd bij minimaal twee marktpartijen; DAEB-activiteiten worden gefinancierd met borging van het WSW; Gestructureerde leningen waarvan de afzonderlijke onderdelen/bouwstenen zijn uitgesloten in dit treasurystatuut zijn niet toegestaan; Onderstaand zijn de typen geldleningen opgenomen welke zijn toegestaan: o Onderhandse geldleningen (annuïtaire, fixe en lineaire geldleningen) o Roll-over leningen (inclusief lening variabele hoofdsom) o Rekening courant o Kasgeld lening Maximaal 7,5% van de materiële vaste activa tegen bedrijfswaarde o.b.v. de meest recente jaarrekening mag worden gefinancierd door middel van rentetypisch kortlopend bankkrediet (kasgeld c.q. rekening courant), welke niet door WSW is geborgd; Er wordt gestreefd naar een evenwichtige opbouw van portefeuille van leningen (in combinatie met eventuele beleggingen) door (onder andere) spreiding van vervaldata rente en aflossing, renteherzienings- en vervroegde aflossingsmomenten, zie hoofdstuk 6; Mogelijkheden tot vervroegde aflossing van leningen worden slechts geëffectueerd als de herfinanciering is zeker gesteld en is opgenomen in het treasuryjaarplan, dan wel is goedgekeurd middels een uitzonderingsvoorstel; Ten einde voldoende flexibiliteit te behouden en ter voorkoming van illiquiditeit zullen voldoende ruime kredietfaciliteiten aangehouden worden om aan de kortstondige liquiditeitsbehoeften en kortlopende verplichtingen (korter dan 2 jaar) en het WSW-obligo te kunnen blijven voldoen. Tevens kan flexibiliteit worden verkregen door aantrekken van variabel rentende financiering (zoals roll-over leningen met variabele hoofdsom); Patrimonium heeft geen rentevisie bij het aangaan van financiering; Financiering wordt aangetrokken bij de volgende instellingen: Nederlandse overheden, Nederlandse banken (tenminste single B-rating, afgegeven door tenminste twee ratingbureaus Moody s, Standard and Poor s en Fitch), banken uit andere lidstaten die vallen onder de Wet op het financieel toezicht (tenminste single B-rating, afgegeven door tenminste twee ratingbureaus) en professionele beleggers als bedoeld in die wet (pensioenfondsen en verzekeraars), conform BTiV artikel 13; De minimale vereiste kredietbeoordeling bij geldgevers geldt voor nieuw aan te trekken financieringen en niet voor bestaande financieringsafspraken met banken; De omvang van de financiering (totale portefeuille) is gemaximeerd op 50% van de WOZ-waarde van de verhuureenheden; Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 10

11 De vergoeding aan externe adviseurs/ geldmakelaars/ tussenpersonen dient transparant en marktconform te zijn en voorafgaande aan een transactie en inschakeling van deze partij bekend te zijn bij Patrimonium. 4.2 Kaders financiering niet-daeb-tak Bij het aantrekken van niet-wsw geborgde, commerciële financiering voor niet-daeb-activiteiten gelden in aanvulling op de in paragraaf 4.1 genoemden kaders de volgende aanvullende kaders: Er wordt gestreefd naar concurrentiewerking door het aanvragen van minimaal twee (concurrerende) offertes. De beschikbaarheid van meerdere offertes is echter in het besluitvormingstraject afhankelijk van de marktsituatie en de beschikbaarheid van (commerciële) financiering. Indien van dit uitgangspunt wordt afgeweken dan wordt hiervan in het transactieverslag melding gemaakt vanuit het principe: pas toe of leg uit; Aan elke financiering van niet-daeb-activiteiten dient een business case ten grondslag te liggen, die de financiële haalbaarheid inzichtelijk maakt; Bij het aantrekken van niet-wsw geborgde financiering kan Patrimonium genoodzaakt zijn zekerheden te verstrekken aan de financier. Bij het verstrekken van zekerheden dient voldoende flexibiliteit behouden te blijven; Indien zekerheden worden vergeven, dient een adequate zekerhedenadministratie te worden gevoerd; Interne financiering en/of startlening dient een marktconforme rente (10-jaars Nederlandse staatsrente plus een wettelijke opslag) te hebben en dient tenminste per 5 jaar afgelost te worden verhoudingsgewijs overeenkomstig de aflossing op de geborgde leningportefeuille door de DAEB-tak. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 11

12 5 Beleggen Het waarborgen van de financiële continuïteit is de hoofddoelstelling van treasury. Daarnaast is een belangrijk streven binnen het treasurybeleid om overliquiditeit te voorkomen. Het aantrekken en afstoten van beleggingen dient daarbij uitsluitend te zijn gericht op het beperken van risico s van het financiële beleid en beheer en op de financiële continuïteit. Waarbij het uitgangspunt is dat structurele overliquiditeit aangewend wordt voor interne financiering (aflossing of afkoop van bestaande leningen, financiering van investeringen). Het langdurig onttrekken van beschikbare middelen aan de liquiditeit met als doel het behalen van extra rendement, is niet toegestaan. 5.1 Uitgangspunten en randvoorwaarden beleggen Patrimonium hanteert t.a.v. beleggingen de uitgangspunten welke voldoen aan de richtlijnen zoals vastgelegd in het Besluit Toegelaten instelling Volkshuisvesting (BTiV) en de Regeling Toegelaten instelling Volkshuisvesting (RTiV). Daarnaast heeft Patrimonium aanvullende bepalingen in haar treasurystatuut opgenomen met betrekking tot beleggen, waarin tevens een aantal wettelijke bepalingen strikter zijn geformuleerd. Wettelijke bepalingen Het lenen van gelden met het doel deze uit te zetten bij dezelfde of een andere partij ( near banking ) niet is toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub d; Patrimonium en de verbonden ondernemingen hanteren geen rentevisie voor beleggingen. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub a; Het aantrekken en afstoten van beleggingen uitsluitend geschiedt om de risico's van het financiële beleid en beheer te beperken. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub b; In dit treasurystatuut zijn bepalingen opgenomen rond beleid en uitvoering ten aanzien van het beleggen. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub a; In dit treasurystatuut zijn mogelijke soorten beleggingen en omvang daarvan opgenomen. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub b; In dit treasurystatuut zijn bepalingen opgenomen rond mogelijke looptijden van beleggingen. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub c; In dit treasurystatuut zijn bepalingen opgenomen (voor Patrimonium en de verbonden ondernemingen) rond de gelden die in aanmerking komen voor beleggingen (alleen tijdelijk overtollige middelen). Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub d; Patrimonium en de verbonden ondernemingen doen slechts beleggingen bij financiële ondernemingen die zijn gevestigd in een lidstaat met een AA-rating (door tenminste twee van de drie ratingburo's). Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub e. 1 ; Patrimonium en de verbonden ondernemingen doen slechts beleggingen bij financiële ondernemingen, die voor zichzelf en voor de door hen uitgegeven waardepapieren beschikken over minimaal een A-rating (door tenminste twee van de drie ratingburo's). Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub e. 2 ; Patrimonium de verbonden ondernemingen slechts beleggingen doen met een hoofdsomgarantie op de einddatum. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub f; Patrimonium en de verbonden ondernemingen doen slechts beleggingen in euro s. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub g; Patrimonium en de verbonden ondernemingen doen geen beleggingen in aandelen en achtergesteld papier. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub h; Patrimonium en de verbonden ondernemingen doen geen beleggingen met een looptijd > 5 jaar. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub i. Onder de overige bepalingen wordt deze wettelijke bepaling door Patrimonium strikter genomen; De middelen die zijn gemoeid met de beleggingen, gedurende de looptijd van de belegging, zijn niet nodig om te voldoen aan lopende financiële verplichtingen (zoals blijkend uit de kasstroomprognose). Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub j; De beleggingen worden zoveel mogelijk aangehouden tot de bij aanvang van de belegging vastgestelde looptijd. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub k; Patrimonium en de verbonden ondernemingen gaan geen beleggingsovereenkomsten met toezichtbelemmerende clausules aan. Conform RTiV artikel 41 lid 1 sub l. Aanvullende bepalingen Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 12

13 Beleggingen worden uitgezet binnen de kaders van het Reglement financieel beleid en beheer van Patrimonium; Alvorens beleggingen worden aangegaan wordt een beleggingsvoorstel opgesteld en goedgekeurd door de directeur/ bestuurder; Het beleggingsvoorstel maakt inzichtelijk hoe de belegging bijdraagt aan de financiële continuïteit en hoe risico s worden beperkt; Beleggingen mogen geen langere looptijd hebben dan de beschikbaarheid van middelen, of een looptijd langer dan 1 jaar; Beleggingen mogen uitsluitend plaatsvinden in de volgende beleggingscategorieën: o Afkoop van bestaande leningen; o Onderhandse leningen bij collega corporaties; o Deposito's; o Rekening-courant/ Spaarrekeningen. Bij beleggen bestaat er een direct verband tussen risico en rendement. Risicomijdend beleggen staat voorop. Het behalen van rendement op overtollige middelen is derhalve van ondergeschikt belang; In beginsel worden beschikbare middelen intern aangewend. Indien dat niet direct mogelijk is, worden middelen zodanig belegd dat ze vrijkomen op het moment dat zich naar verwachting een financieringsbehoefte voordoet. Belegging vinden daarmee alleen plaats met overtollige liquide middelen; Indien de rating van een tegenpartij, dan wel de lidstaat waarin deze gevestigd is, verlaagd wordt ( downgrading ), tot een niveau lager dan de minimale kredietwaardigheid, zal onderzocht worden of de huidige positie beëindigd kan worden. Binnen vier weken na de downgrading zal een voorstel ter goedkeuring aan de directeur/bestuurder voorgelegd worden, over het eventuele beëindigen van de betreffende positie. In dit voorstel dient een berekening opgenomen te worden van de kosten van het beëindigen van de positie afgezet tegen de kosten en risico s van alternatieven. De directeur/bestuurder legt dit voorstel ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen; Beleggingen bedragen maximaal 10 miljoen per tegenpartij (dit geldt voor het totaal van kortlopende en langlopende beleggingen), tenzij in het door de Raad van Commissarissen goedgekeurde treasuryjaarplan wordt afgeweken van voorgenoemde limiet; Het verstrekken van middelen aan dochtermaatschappijen wordt niet gezien als beleggen deze dienen echter wel te passen binnen de kaders van het WSW en Aw evenals de wettelijke kaders; Het verstrekken van WSW geborgde financiering aan dochtermaatschappijen is niet toegestaan; Beleggingen dienen in het jaarverslag of in het overzicht met gegevens, op een transparante, complete en inzichtelijke wijze te worden verantwoord. Waaronder: o Het beleid en de uitvoering ten aanzien van het beleggen; o De soorten en omvang van de beleggingen; o De looptijden van de beleggingen. 5.2 Collegiale financiering Het beschikbaar stellen van middelen ten behoeve van de werkzaamheden van andere toegelaten instellingen (ook wel collegiale financiering genoemd) valt buiten de definitie van beleggen. In dit treasurystatuut wordt vooralsnog afgezien van de mogelijkheid van collegiale financiering. Collegiale financiering is derhalve pas mogelijk na toestemming van de Raad van Commissarissen op basis van een gemotiveerd voorstel van de directeur/bestuurder. In dit voorstel wordt onder andere aangegeven onder welke voorwaarden en zekerheden de collegiale financiering wordt verstrekt. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 13

14 Hierbij gelden in ieder geval de volgende drie voorwaarden: Collegiale financiering is alleen toegestaan als de ruimte binnen het borgingsplafond van de tegenpartij (toegelaten instelling) groter is dan de omvang van de collegiale financiering. Aan dit borgingsplafond kunnen op dit moment overigens in het kader van collegiale financiering (korter dan 2 jaar) geen rechten worden ontleend; De geleende som zal door de tegenpartij gebruikt worden voor volkshuisvestelijke activiteiten of investeringen binnen het kader van Woningwet. Deze toezegging wordt opgenomen in de schuldbekentenis; In het treasury jaarplan wordt jaarlijks aangegeven óf en binnen welke additionele kaders collegiale financiering zal worden toegestaan in het komende kalenderjaar. Het voorstel moet passen binnen de kaders van het treasuryjaarplan. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 14

15 6 Renterisicomanagement Renterisico wordt gedefinieerd als de mogelijkheid dat toekomstig het resultaat en/of de vermogensverhoudingen nadelig worden beïnvloed als gevolg van renteontwikkelingen. Renterisicomanagement kan worden omschreven als het geheel aan maatregelen en activiteiten om renterisico te beheersen. 6.1 Definities renterisico Patrimonium hanteert twee definities voor het renterisico. De eerste definitie betreft het renterisico van de portefeuilles van leningen, beleggingen en rentederivaten. De tweede definitie betreft het (bedrijfseconomische) renterisico van de totale exploitatie. Het renterisico volgens de eerste definitie is de som van: Het bedrag aan aflossingen van leningen in een jaar gesaldeerd met nieuwe geborgde leningen; De restant hoofdsom van langlopende leningen die in een jaar een renteherziening of spreadherziening ondergaat; Het rekening courant saldo op de bank. Het (bedrijfseconomisch) renterisico volgens de tweede definitie is de som van: Het saldo van alle inkomende en uitgaande exploitatiekasstromen in een jaar, inclusief de gecommitteerde (des)investeringskasstromen en financieringskasstromen van leningen en beleggingen; De restant hoofdsom van langlopende leningen die in een jaar een renteherziening of spreadherziening ondergaat voor zover niet afgedekt door rentederivaten; Het rekening courant saldo op de bank. 6.2 Uitgangspunten en randvoorwaarden rentemanagement Patrimonium hanteert de geldende externe norm van WSW voor het aantrekken van nieuwe financiering, renteherzieningen en spreadherzieningen; Om het renterisico te beheersen zijn normen vastgesteld met betrekking tot het renterisico uit de leningen- en beleggingsportefeuille en het bedrijfseconomisch renterisico. Het renterisico mag jaarlijks maximaal 15% van de leningenportefeuille per ultimo voorgaand jaar bedragen. De bandbreedte ten aanzien van het bedrijfseconomisch renterisico bedraagt 15% van de materieel vaste activa basis op basis van de bedrijfseconomische waarde; Bij overschrijding van de renterisiconorm worden binnen de kaders van het treasurystatuut maatregelen getroffen zodat het renterisico voldoet aan de normen. 6.3 Rente-instrumenten Het gebruik van rente-instrumenten (rentederivaten) wordt uitsluitend toegestaan om renterisico s te beperken. Voor het gebruik van rentederivaten gelden de volgende uitgangspunten welke voldoen aan de richtlijnen zoals vastgelegd in het Besluit Toegelaten Instelling Volkshuisvesting (BTiV) en de Regeling Toegelaten Instelling Volkshuisvesting (RTiV). Daarnaast heeft Patrimonium aanvullende bepalingen in haar treasurystatuut opgenomen met betrekking tot rente-instrumenten, waarin tevens een aantal wettelijke bepalingen strikter zijn geformuleerd. Wettelijke bepalingen Patrimonium en de verbonden ondernemingen hanteren geen rentevisie voor derivaten. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub a; Het aantrekken en afstoten van derivaten uitsluitend geschiedt om de risico's van het financiële beleid en beheer te beperken. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub b; Het vervreemden van derivaten, anders dan met het doel om derivaatposities te sluiten, is niet toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 1 sub c; Toezichtbelemmerende bepalingen zijn niet toegestaan. Conform BTiV artikel 106 lid 2; Patrimonium en de verbonden ondernemingen trekken geen andere financiële derivaten aan dan rentecaps of payer swaps: o ter hedging van variabele leningen die voor of tegelijk met het tijdstip van aantrekken van dat derivaat zijn aangetrokken, Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 15

16 o welke payer swaps geen langere looptijd hebben dan 10 kalenderjaren, o waarvan het kalenderjaar waarin zij worden aangetrokken het eerste is, o of basisrenteleningen indien zij uitsluitend tot doel hebben om daarin derivaten in te laten doorzakken om te kunnen voldoen aan de buffereis of het sluiten/unwinden van contracten met toezichtbelemmerende bepalingen. Conform BTiV artikel 107 lid 1 sub a en b; Patrimonium en de verbonden ondernemingen trekken uitsluitend financiële derivaten aan, als de financiële instelling bij wie ze aankoopt haar heeft aangemerkt als een niet-professionele belegger. Conform BTiV artikel 107 lid 2 sub a; Patrimonium en de verbonden ondernemingen trekken uitsluitend financiële derivaten aan, nadat zij met de instelling van welke zij die derivaten aantrekt een Raamovereenkomst interest rate swaps (bijlage 6 bij de regeling) en een zogenaamd "ISDA Master Agreement" (zie ook onderdeel B van bijlage 7: "Schedule to 2002 Master Agreement") heeft afgesloten. Conform BTiV artikel 107 lid 2 sub b en c; Patrimonium en de verbonden ondernemingen trekken uitsluitend financiële derivaten aan die in euro s luiden. Conform BTiV artikel 107 lid 2 sub d; De bank, waarbij een dochtermaatschappij financiële derivaten afsluit of middelen uitzet, voldoet aan de eisen, genoemd in BTiV artikel 13, eerste lid. Conform BTiV artikel 107 lid 3. Rentederivaten mogen derhalve uitsluitend worden aangetrokken bij financiële instellingen met minimaal een single A rating of een daarmee vergelijkbare rating, afgegeven door ten minste twee van de drie ratingbureaus Moody s, Standard and Poor s en Fitch; Patrimonium en verbonden ondernemingen die financiële derivaten gebruiken houden voldoende liquiditeitsbuffer aan om een daling van 2% van de vaste rente in de markt te kunnen opvangen. Conform BTiV artikel 108 lid 1 sub a; Patrimonium en verbonden ondernemingen melden terstond aan de Aw als de liquiditeitbuffer geen 2% rentedaling kan opvangen aan de Aw en na overleg met de Aw stelt zij maatregelen vast. Conform BTiV artikel 108 lid 1 sub b; Patrimonium en verbonden ondernemingen trekken indien de liquiditeitbuffer geringer wordt om 1% rentedaling op te vangen, geen payer swaps aan. Conform BTiV artikel 108 lid 1 sub c. Aanvullende bepalingen Indien rentederivaten worden uitgezet geschiedt dit uitsluitend binnen de kaders van het Reglement financieel beleid en beheer van Patrimonium; Rentederivaten mogen uitsluitend worden ingezet bij het uitvoeren van het rentemanagement ter vermindering van renterisico s. Het aantrekken en afstoten van financiële derivaten dient uitsluitend te zijn gericht op het beperken van risico s van het financiële beleid en beheer. Rentederivaten mogen uitsluitend worden ingezet in combinatie met een lening, zodanig dat derivaten eenvoudig kunnen worden meegenomen bij de bepaling van het renterisico; Speculatief handelen in rentederivaten, zoals door middel van het aangaan van open posities, waarbij geen sprake is van een feitelijke of voorziene financieringsbehoefte of renterisico, is niet toegestaan; Indien de rating van een tegenpartij, dan wel de lidstaat waarin deze gevestigd is, verlaagd wordt ( downgrading ), tot een niveau lager dan de minimale kredietwaardigheid, zal onderzocht worden of de huidige positie beëindigd wordt. Binnen vier weken na de downgrading zal een voorstel ter goedkeuring aan de directeur/bestuurder voorgelegd worden, over het eventuele beëindigen van de betreffende positie. In dit voorstel dient een berekening opgenomen te worden van de kosten van het beëindigen van de positie afgezet tegen de kosten en risico s van alternatieven. De bestuurder legt dit voorstel ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen; Het afsluiten van (nieuwe) derivatencontracten met een Credit Support Annex of andere vorm van zekerheidstelling is niet toegestaan; In de voorstellen tot het aantrekken van rentederivaten dient onder andere het type rentederivaat gemotiveerd te worden en de vergelijking met standaardinstrumenten, d.w.z. leningen. Daarnaast dient er een stress-analyse te worden opgenomen in het voorstel, waarbij de impact van de transactie op de liquiditeitspositie bij meerdere rentescenario s inzichtelijk wordt gemaakt; Het afsluiten van rentederivaten is pas mogelijk na goedkeuring door de Raad van Commissarissen van Patrimonium; Gestructureerde derivaten waarvan de afzonderlijke onderdelen/bouwstenen zijn uitgesloten in dit treasurystatuut zijn niet toegestaan; Break clauses zijn niet toegestaan; Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 16

17 Besluiten voor het afsluiten van rentederivaten worden genomen door afweging van op basis van aan minimaal twee marktpartijen opgevraagde concurrerende offertes verkregen alternatieven. Indien van dit uitgangspunt wordt afgeweken dan wordt hiervan in het transactieverslag melding gemaakt vanuit het principe: pas toe of leg uit. In het treasuryjaarplan dient de derivatenpositie te worden opgenomen, in de periodiek rapportage dient de marktwaarde van de derivatenportefeuille te worden opgenomen, evenals het liquiditeitsrisico en de eventueel aanwezige liquiditeitsbuffer. Er moet sprake zijn van een adequate administratie voor rentederivaten; De vergoeding aan externe adviseurs/ geldmakelaars/ tussenpersonen dient transparant en marktconform te zijn en voorafgaande aan een transactie en inschakeling van deze partij bekend te zijn bij Patrimonium. In bijlage II zijn deze instrumenten verder toegelicht. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 17

18 7 Treasury Administratieve Organisatie en Interne Controle In dit hoofdstuk worden de taken en bevoegdheden van de betrokken functionarissen en gremia beschreven. Het gaat met name om de uitvoering van de treasury (trans)acties en de wijze waarop de besluiten voor de uitgevoerde treasury (trans)acties tot stand komen. Daarnaast worden in dit hoofdstuk de kaders inzake informatievoorzieningen en verantwoording beschreven en de documentatie hiervan. 7.1 Doel treasury AO/IC Voor de treasury taken en de financiële transacties die voortkomen uit de treasury activiteiten is een goede en transparante taak- en functiescheiding noodzakelijk. Dit geldt voornamelijk voor taken als autoriseren, uitvoeren, controleren en registreren. Zoals opgenomen in dit treasurystatuut zijn de taken en bevoegdheden formeel gedefinieerd en toegewezen in de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). De formele kaders waarbinnen de treasury uitgevoerd dient te worden, zijn vastgelegd in dit treasurystatuut. 7.2 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden In deze paragraaf worden de belangrijkste taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden beschreven van de functionarissen die een rol spelen in het treasury-proces. Maximale en transparante, taak- en functiescheiding staan hierbij voorop. Het gaat met name om de uitvoering van de treasury (trans)acties. De wijze waarop de besluiten voor de uitgevoerde treasury (trans)acties tot stand komen wordt beschreven in de volgende paragraaf ( Documentatie en informatie treasury ). De treasury activiteiten vallen onder de afdeling Financiën & Control. Toezicht op de naleving van regelgeving en procesafspraken vindt middels audits achteraf plaats door een onafhankelijke Controller, welke geen rol heeft binnen de treasury processen. Raad van Commissarissen 1. geeft goedkeuring aan het treasurystatuut en de eventuele wijzigingen daarin; 2. geeft goedkeuring aan het jaarlijks op te stellen treasuryjaarplan, eventuele tussentijdse wijzigingen hierin en eventuele uitzonderingsvoorstellen; 3. geeft mandaat om (trans)acties te verrichten conform het treasuryjaarplan; 4. houdt toezicht op het treasury-beleid en laat zich periodiek informeren over het gevoerde treasury-beleid en de doelstellingen in het treasuryjaarplan, afgezet tegen de resultaten van geeffectueerde transacties en maatregelen; 5. de Auditcommissie adviseert de Raad van Commissarissen omtrent haar taak en bereidt de besluitvorming van de Raad van Commissarissen voor. Het betreft hierbij toezicht op de naleving van het treasurybeleid en op de significante financiële risico s op het gebied van treasury. De voorbereiding van de besluitvorming betreft het treasurystatuut, treasuryjaarplan en treasury-beleid. Directeur/bestuurder 1. stelt het treasurystatuut en eventuele wijzigingen hierin vast; 2. stelt het treasuryjaarplan vast; 3. legt transactievoorstellen die buiten het bereik van het treasurystatuut of treasuryjaarplan vallen, na vaststelling ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen; 4. stelt de werkwijze (processen en procedures) van de treasury vast; 5. tekent de overeenkomsten van leningen/beleggingen/derivaten en overige contracten met financiële tegenpartijen; 6. laat zich periodiek door de Manager Financiën & Control informeren over de treasury activiteiten; 7. beoordeelt (mede) de effectiviteit van treasury-activiteiten en treasury(trans)acties; 8. accordeert transactievoorstellen (binnen de kaders van het treasuryjaarplan en treasurystatuut); 9. houdt toezicht op de naleving van besluiten en richtlijnen, waaronder de AO/IC door medewerkers binnen het treasury-proces; 10. legt minimaal drie keer per jaar verantwoording af over treasury-activiteiten en de belangrijkste risico s middels een door het bestuur opgestelde rapportage aan de Raad van Commissarissen. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 18

19 Manager Financiën & Control 1. adviseert de directeur/bestuurder inzake treasury in de volle breedte; 2. werkt, indien nodig, voorstellen uit tot wijziging van het treasurystatuut; 3. stelt treasury jaarplan op; 4. houdt het overzicht over het beschikbare borgingsplafond bij WSW; 5. toetst de transactievoorstellen aan de hand van het treasurystatuut, treasuryjaarplan en de begroting; 6. controleert de verantwoordingsrapportages en transactieverslagen zoals opgesteld door de Teamleider Financiële administratie; 7. toetst contracten en overeenkomsten (o.a. leningen/beleggingen/derivaten/ betalingsverkeer) op juistheid en volledigheid; 8. controleert de naleving van genomen besluiten en gemaakte afspraken; 9. vertegenwoordigt Patrimonium bij banken en de sectorinstituten WSW en Aw; 10. legt ieder tertaal verantwoording af over de uitvoering het treasury-beleid aan de Directeur/ bestuurder; 11. brengt direct een voorstel in bij de Directeur-Bestuurder, indien de rating van de tegenpartij van een uitzetting/belegging, een rente-instrument of de huisbank wordt verlaagd tot een niveau lager dan in het Treasurystatuut staat opgenomen; 12. is voorzitter van de Klankbordgroep treasury (KGT). Teamleider Financiële administratie 1. bereidt transactievoorstellen voor; 2. verantwoordt de treasury transacties in de administratie; 3. ziet toe op de juiste verantwoording van resultaten in de verslaglegging; 4. bereidt de vergaderingen van de Klankbordgroep treasury (KGT) voor en notuleert de vergaderingen; 5. rapporteert over geconstateerde afwijkingen inzake de contractuele verplichtingen en de feitelijke betalingen aan de Manager Financiën & Control.; 6. stelt minimaal éénmaal per tertaal het renterisicoprofiel van de leningen- en beleggingsportefeuille op; 7. legt verantwoording af aan de manager Financiën & Control. Medewerker treasury 1. bewaakt de liquiditeitspositie en de verplichtingen welke Patrimonium dient na te komen. 2. is verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige vastlegging van de leningen, beleggingen en rente-instrumenten in de administratie; 3. draagt zorg voor nakoming van de verplichtingen tegenover geldgevers/tegenpartijen; 4. rapporteert over geconstateerde afwijkingen inzake de contractuele verplichtingen en de feitelijke betalingen aan de Teamleider Financiële administratie; 5. stelt minimaal eenmaal per tertaal de liquiditeitsprognose op; 6. legt verantwoording af aan de teamleider Financiële administratie. Controller 1. de control-functie is opgenomen in een onafhankelijke organisatie eenheid; 2. geeft gevraagd of ongevraagd advies aan de directeur/bestuurder en/of RvC omtrent de in het kader van het financiële beleid en beheer te nemen maatregelen; 3. toetst middels interne audits of transacties voldoen aan interne en externe normen; 4. toetst middels interne audits de naleving van genomen besluiten en gemaakte afspraken (formele controle); 5. beoordeelt de effectiviteit van treasury-activiteiten en transacties (materiële controle); 6. ziet toe op de juiste vastlegging van treasury-transacties (intra- en extracomptabel); 7. ziet toe op de juiste verantwoording van treasury-resultaten in de verslaglegging; 8. rapporteert over ontwikkelingen in het tegenpartij- en liquiditeitsrisico dat de corporatie loopt op haar financiële contracten; 9. controleert in het proces van het opstellen / wijzigen van beleidsdocumenten de beleidsdocumenten (waaronder: treasuryjaarplan, treasurystatuut); 10. rapporteert (onafhankelijk) over geconstateerde afwijkingen aan de directeur/bestuurder; 11. toetst jaarlijks de opzet, het bestaan, de werking en naleving van de AO/IC. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 19

20 Klankbordgroep treasury De Klankbordgroep treasury (KGT) heeft een brede oriënterende taak. De KGT kent de volgende leden: directeur-bestuurder, manager Financiën & Control en een extern lid. De rol van voorzitter van de KGT wordt vervuld door de manager Financiën & Control. De teamleider Financiele administratie bereidt de vergaderingen voor en treedt op als notulist. De KGT heeft een voorbereidende rol bij het opstellen van bepaalde documentatie en informatie op het gebied van treasury, zoals het treasurystatuut en het treasuryjaarplan. De KGT vergadert zo vaak als nodig, minimaal 3 keer per jaar. Tijdens de bijeenkomsten van de KGT worden in ieder geval de (eventuele) wijzigingen in de liquiditeitsprognose op zowel korte (1 jaar vooruit) als lange termijn (minimaal 5 jaar vooruit), de financieringsprognoses op lange termijn, de rentemarkt en de (eventuele) transactievoorstellen besproken. Van elke bijeenkomst wordt een verslag gemaakt, welke ter informatie wordt verstrekt aan de Raad van Commissarissen. Budgethouders 1. het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun afdelingen aanleveren aan afdeling Financiën & Control over toekomstige uitgaven en ontvangsten; 2. het zorgdragen voor het tijdig aandragen van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan afdeling Financiën & Control; 3. het fiatteren van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten waarvan zij in de begroting als budgethouder zijn aangewezen. Accountant Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren van de feitelijke naleving van het Treasurystatuut. Hierin wordt ten minste het bestaan, de opzet en de werking van het administratieve en het organisatorische treasury-proces getoetst. De bevindingen worden vastgelegd in de managementletter. 7.3 Uitgangspunten treasury AO/IC De treasury AO/IC is gebaseerd op een drietal uitgangspunten ten behoeve van het interne risicobeheersings- en controlesysteem. Het betreft: 1) het vier-ogen principe, 2) het scheiden van bevoegdheden en 3) het drie dijken model. Deze drie uitgangspunten van interne risicobeheersing en controle dienen te allen tijde gewaarborgd te zijn binnen Patrimonium. Vier-ogen principe Het vier-ogen principe gaat ervanuit dat tenminste twee functionarissen naar een transactie hebben gekeken dan wel betrokken waren bij het nemen van een besluit. Dit is door Patrimonium georganiseerd in de vorm van een twee handtekeningensysteem (elektronisch/ papier) zodat de toepassing van dit principe achteraf traceerbaar en dus controleerbaar is. Scheiden van bevoegdheden Het scheiden van bevoegdheden heeft betrekking op de (functionele) autorisaties/ bevoegdheden die een persoon heeft binnen een proces. Patrimonium heeft de autorisaties/ bevoegdheden dusdanig ingericht dat het niet mogelijk is dat één functionaris een transactie van start tot einde kan uitvoeren. Patrimonium hanteert onder meer de volgende functiescheiding: uitvoeren, autoriseren, vastleggen en controleren. Drie dijken model Patrimonium hanteert drie dijken die samen zorgen voor de beheersing van de bedrijfsprocessen van Patrimonium. Elke dijk heeft haar eigen verantwoordelijkheden. De drie dijken zijn: 1e linie: Directeur/bestuurder, management en (onafhankelijke) Controller 2e linie: Raad van Commissarissen 3e linie: Externe accountant. Daarnaast is er het reguliere toezicht vanuit het WSW en de Autoriteit woningcorporaties. De bovengenoemde uitgangspunten zijn toegepast bij het inrichten van de treasuryprocessen. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 20

21 7.4 Treasuryprocessen Algemeen Treasury handelingen zijn ondersteunend aan het financiële beleid van Patrimonium. Het financieel beleid is gericht op het waarborgen van de financiële continuïteit. Dit is vastgelegd in het Reglement financieel beleid en beheer. De belangrijkste daarvan afgeleide doelstellingen voor treasury zijn het beheersen van renterisico s, het minimaliseren van rentekosten en het beperken van het beschikbaarheidsrisico op de korte en lange termijn. Treasuryprocessen Patrimonium Onderdeel van AO/IC zijn de treasuryprocessen. De processen geven onder andere invulling en uitvoering aan de volgende treasury-taken. Financieren Beleggen Renterisicomanagement Liquiditeitenbeheer Onderstaand figuur geeft schematisch weer op welke wijze treasury processen samenhangen. In het Reglement financieel beleid en beheer wordt verwezen naar deze treasuryprocessen. De deelprocessen Liquiditeitspositie en prognose en Renterisicomanagement zijn continue processen waar periodiek aandacht aan wordt besteed. Mogelijk ontstaat er naar aanleiding van deze processen een vervolgactie waarna de afzonderlijke deelprocessen van de procesboom doorlopen worden. Bij geen vervolgactie worden de deelprocessen Liquiditeitspositie prognose en Renterisicomanagement periodiek herhaald totdat er een vervolgactie ontstaat. De oranje pijl staat voor transactieproces, startend met de operationele activiteiten en eindigend met de administratie/ verslaggeving (accounting). De blokken geven de organisatorische activiteiten/ randvoorwaarden weer, welke van belang zijn bij het afhandelen van transacties. De treasurykaders en het mandaat spelen geen actieve rol bij het transactieproces, maar creëren het compliance/ governance raamwerk voor een correcte uitvoering van het transactieproces. De treasuryprocessen worden door de functionarissen van Patrimonium uitgevoerd. Daarbij behoudt Patrimonium de mogelijkheid om zich daarbij te laten ondersteunen door de externe treasury adviseur. De externe treasury adviseur heeft daarbij geen mandaat namens Patrimonium. De Controller toetst periodiek middels audits de naleving van deze processen. De genoemde treasuryprocessen worden in de volgende paragraaf per onderdeel/proces nader toegelicht middels een stroomdiagram. Patrimonium woonservice 17 augustus 2016 Pagina 21