Energiemanagement Strukton Groep

Transcriptie

1 Energiemanagement Strukton Groep Krispijn Beek Strukton Bouw, Civiel & Worksphere 24 mei 2012 Versie Energiemanagement Strukton Groep

2 Inhoud 2 Energiemanagement Strukton Groep

3 3 Energiemanagement Strukton Groep

4 1. Introductie Dit document beschrijft het energiemanagement van de werkmaatschappijen Strukton Civiel, Strukton Bouw en Strukton Worksphere en Strukton Integrale Projecten (hierna te noemen Strukton Groep 1 ). Het energiemanagement is opgezet conform de NEN-EN uit De CO2-emissieinventaris, als onderdeel van energiemanagement, is opgezet conform de ISO uit Met de introductie van energiemanagement is geborgd dat een volledige, betrouwbare en actuele consolidatie van de energieprestaties van de (Nederlandse) activiteiten op Groepsniveau kan plaatsvinden. Hiermee kan Strukton Groep inzicht verschaffen in de totale energieprestaties van zijn bedrijfsvoering in Nederland en zijn totale CO2-emissies als gevolg daarvan. 1.1 Leeswijzer In hoofdstuk 1 wordt een algemene beschrijving gegeven van de Strukton Groep en zijn activiteiten. Specifiek wordt ingegaan op het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemingsbeleid en de plaats van klimaat en duurzaamheid daarin. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de scope waarop het energiemanagement betrekking heeft en het beleid ten aanzien van energiemanagement. In hoofdstuk 3 wordt beschreven op welke wijze de energieprestaties worden gemeten en geëvalueerd en hoe dat leidt tot periodieke aanscherping van de doelen. In hoofdstuk 4 worden de toe te passen processen, werkinstructies en hulpmiddelen beschreven. Hoofdstuk 5 gaat in op de borging van de documentatie en de toegankelijkheid van de informatie. 1 Formeel behoort Strukton Rail ook tot de Strukton Groep. Strukton Rail heeft echter een afzonderlijk CO2 prestatieladder certificaat en daarvoor een eigen energiemanagement plan opgesteld. 4 Energiemanagement Strukton Groep

5 2. Bedrijfsprofiel 2.1 Strukton Groep en Organogram Figuur 1 Organogram Strukton Groep NV Strukton biedt totaalconcepten op het gebied van infrastructuur en accommodatie met als doel dat de eindgebruiker prettig kan reizen en in een comfortabele ruimte kan verblijven: van wonen en werken tot recreëren en leren. Voortdurend zoeken naar evenwicht tussen economisch rendement en duurzaamheid hoort daarbij. Strukton is een meedenkende partner die in staat is in het hele proces van concept tot exploitatiefase een actieve rol te spelen. Dit vertaalt zich naar langlopende relaties. Zo loopt Strukton voorop in concessiegerelateerde projecten en allianties, met looptijden van 15 tot 25 jaar. Strukton bestaat uit vijf werkmaatschappijen, die samen geïntegreerde diensten verlenen: Strukton Integrale Projecten houdt zich bezig met het ontwikkelen, managen en financieren van ppsprojecten (publiek-private samenwerking) in de werkvelden huisvesting, infrastructuur, (light)rail, onderwijs en zorg. Strukton Rail ontwikkelt, installeert en onderhoudt spoorsystemen met als doel het spoor optimaal beschikbaar, betrouwbaar, veilig en meetbaar te maken. De werkvelden van deze werkmaatschappij zijn spoorinfrastructuur, spoormaterieel, informatiesystemen, data-acquisitie, datamanagement en consultancy. Strukton Civiel ontwikkelt, ontwerpt, realiseert en beheert civiele infrastructurele projecten vanaf de eerste planfase tot en met de uiteindelijke exploitatie. Met zijn deelbedrijven en specialismen levert Strukton Civiel maatwerk in iedere fase van de infraketen. Strukton Bouw & Vastgoed is actief in alle fasen van het bouwproces, van initiatief, ontwikkeling en realisatie tot en met bouwtechnisch beheer en onderhoud. Strukton Worksphere verzorgt gebouwgebonden technische installaties en facility management vanuit een life cycle-benadering voor accommodatieprojecten. Hierbij wordt de rol voor installaties en energiemanagement steeds belangrijker. 5 Energiemanagement Strukton Groep

6 2.3 Samenvatting Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen visie en beleid Strukton Denken in levensduur Strukton biedt totaalconcepten op het gebied van infrastructuur en accommodatie. Het zwaartepunt ligt op mobiliteit, knooppunten en doorgaande exploitatie. In onze werken staat het levensduur denken voorop. Dat wil zeggen dat we bij het ontwerp van een werk rekening houden met de levensduur van het werk: de realisatie-, de gebruiks- en de afvalfase. Niet voor niets is ons motto voor MVO: Strukton denkt vanuit levensduur, voor projecten, mens en natuur. We zijn ervan overtuigd dat dit noodzakelijk is voor de continuïteit van onze onderneming om op een concurrerende en innovatieve wijze de vraagstukken van onze klanten te kunnen blijven oplossen. Duurzaam Doen Veel van onze projecten dragen direct bij aan duurzaamheid en leveren dus maatschappelijke voordelen op. De aanleg van spoorinfrastructuur, nieuwe energiebesparende technische installaties, energiezuinige gebouwen en duurzame energievoorzieningen zorgen direct al voor een afname van de milieudruk. Bij de realisatie van de projecten, werken we voortdurend aan verbetering van de veiligheid, vermindering van de milieubelasting en inpassing in de omgeving. Door slim ontwerpen beperken we het gebruik van grond- en hulpstoffen en energie in zowel de realisatie-, gebruiks- en afvalfase. Tevens beperken we door deze werkwijze de hoeveelheid afval en emissies, niet alleen bij de realisatie maar ook bij sloopwerkzaamheden. We zetten bij voorkeur recyclebare grond- en hulpstoffen in en doen daarbij geen concessies op het gebied van kwaliteit. Mensen maken het werk Voor Strukton zijn onze medewerkers de schakel tot succes. We investeren veel in de veiligheid van onze medewerkers en in opleiding en training. Strukton is een preferent werkgever. Daartoe behoort onder andere ons Strukton Young Management Programma. Daarnaast geven we steeds meer invulling aan social return; betrekken van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt bij onze projecten. Duurzaamheid vraagt verlaging CO2-emissies en vermindering afval Als private onderneming realiseren wij ons terdege dat wij een verantwoordelijkheid hebben in het verminderen van de milieubelasting, in energiebesparing en in de reductie van de uitstoot van stoffen als CO2 en andere schadelijke stoffen. Daarom zetten we in op een verdere verlaging van de CO2- uitstoot. In 2020 willen we onze CO2-emissies (scope 1, 2 en 3) met minimaal 15% reduceren ten opzichte van 2009, gerelateerd aan de omzet. Dit doen we samen met onze ketenpartners en via ons programma s Energiebesparing in eigen huis, Energiebesparing in de ICT en Duurzame mobiliteit. Vanuit onze levenscyclusaanpak richten we ons ook op vermindering van afval, in principe is elke afvalstof namelijk weer een grondstof die elders kan worden ingezet. We gaan er in 2012 van uit dat 50% van het schone betonafval wordt hergebruikt in beton en 50% van ons bouw- en sloopafval na scheiding ook wordt hergebruikt. De komende jaren intensiveren we dit via onder meer ons programma Grondstof recycling. (MVO visie 2012) 6 Energiemanagement Strukton Groep

7 3. Beleid en scope van het energiemanagement 3.1 Scope van het energiemanagement Scope van de bedrijfsactiviteiten Het energiemanagement is in principe van toepassing op de Nederlandse activiteiten van Strukton Bouw, Strukton Civiel, Strukton Worksphere en Strukton Integrale projecten. In de jaarrapportages van de komende jaren zullen wijzigingen in de organisatiegrenzen expliciet worden opgenomen Scope van de energiebronnen Naast de specifieke organisatiegrenzen wordt de kwantificering van het energieverbruik, en de CO2- emissies als gevolg daarvan, bepaald door de energiebronnen die daarin worden meegenomen. De scope van de energiebronnen is bepaald conform de ISO Greenhouse gases Part 1: Specification with guidance at the organization level for quantification (1). De keuze voor de indirecte emissiebronnen is mede gebaseerd op de scope indeling van het GHG protocol (3). De specifieke prestatie indicatoren voor de scope van de energiebronnen worden behandeld in paragraaf 4.1. Voor de vigerende scope van de energiebronnen wordt verwezen naar het overzicht CO2-emissie inventaris Strukton Groep Referentiejaar De eerste inventarisatie van het totale energieverbruik, de CO2-emissies en compensatie van Strukton heeft plaatsgevonden over het jaar Voor de kwantificering is gebruik gemaakt van de specifieke verbruiken binnen dat jaar. Uitzondering hierop vormt het verbruik van elektriciteit, gas en warmte van aansluitingen. Aangezien de meterstanden van alle aansluitingen niet precies op 1 januari bekend zijn is een nauwkeurige inschatting gemaakt op basis van de bij de netbeheerders bekende verbruiksperiodes. Voor het energiemanagement hebben wij voor de werkmaatschappijen die vallen onder het CO2 Bewust Certificaat van Strukton Groep gekozen om te werken met het referentiejaar 2009, omdat deze aansluit bij onze CO2 doelstelling (15% CO2 reductie in 2020 ten opzichte van 2009, gerelateerd aan de omzet). Strukton Bouw, Strukton Civiel en Strukton Worksphere zijn binnen de scope van het CO2 Certificaat van Strukton Groep verantwoordelijk voor bijna 99% van de CO2 emissies. De werkzaamheden en CO2-emissiereductiemogelijkheden verschillen per werkmaatschappij, daarom is ervoor gekozen dat Strukton Bouw, Strukton Civiel en Strukton Worksphere jaarlijks een CO2-emissiereductieprogramma opstellen. In deze CO2-emissiereductieprogramma worden een CO2-emissiereductiedoel en CO2- emissiereductiemaatregelen voor het betreffende jaar geformuleerd. Hiermee bestaat er een prikkel om elk jaar daadwerkelijke reductie te bewerkstelligen. Wijzingen in de organisatiegrenzen, scope van de energiebronnen of conversiefactoren gedurende het jaar worden teruggerekend tot het referentiejaar. 3.2 Doelstellingen van het energiemanagement Het operationele energiemanagement heeft tot doel om een volledig, betrouwbaar en actueel overzicht te hebben van de energieprestaties van Strukton Groep en door beschikbaarheid van deze informatie en de inzet van middelen inzicht te verschaffen in en het realiseren van - de meest kosteneffectieve maatregelen voor de reductie van het energieverbruik conform de gestelde reductiedoelstellingen (zie paragraaf 3.4). De reikwijdte van het beleid ten aanzien van energiemanagement is beschreven in paragraaf 3.1. Minimaal 2x per jaar worden de energieprestaties gerapporteerd aan de Stuurgroep MVO (zie paragraaf 5.1) van waaruit besluitvorming plaatsvindt over de te nemen maatregelen voor de reductie van het energieverbruik. Besluitvorming dient plaats te vinden op basis van het advies van de MVO Consultant (zie paragraaf 5.1) en moet ervoor zorgen dat de gestelde reductiedoelstellingen kunnen worden gehaald. Het advies moet worden voorzien van een investeringsvoorstel waarover mede de besluitvorming betrekking moet hebben. Periodieke management reviews, interne- en externe audits 7 Energiemanagement Strukton Groep

8 moeten ervoor zorgen dat de effectiviteit van het energiemanagement gewaarborgd blijft (zie paragraaf 5.5). Het commitment om de reductiedoelstellingen daadwerkelijk te halen wordt vooral geborgd doordat deze doelen zijn opgenomen in de reguliere prestatie afspraken en de monitoring van de voortgang plaatsvindt in de kwartaalrapportages. Het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van energieprestaties is de verantwoordelijkheid van Strukton Groep. Strukton Groep zal transparant omgaan met de gegevens van zijn energieprestaties en de voortgang in het realiseren van de gestelde reductiedoelstellingen. Strukton Groep erkent de eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van het bevorderen van het bewustzijn van het eigen personeel en de sector ten aanzien van duurzaamheid en de vermindering van het klimaatprobleem. Strukton Groep zal minimaal halfjaarlijks intern en extern rapporteren over zijn energieprestaties en de voortgang in het realiseren van de gestelde reductiedoelstellingen. 3.4 Reductiedoelstellingen CO2 uitstoot vanaf 2009 Strukton Groep (Bouw, Civiel, Worksphere en SIP) stelt zich tot doel om in % CO2 te reduceren ten opzichte van 2009, gerelateerd aan de geactiveerde omzet. Om dit doel te concretiseren wordt jaarlijks CO2-emissie reductiedoelstelling gerealiseerd ten opzichte van het voorgaande jaar. Om de CO2 emissiereductiedoelsteling voor 2020 te behalen is jaarlijks een reductie van 1,4% t.o.v nodig. Te verwachten valt dat CO2-emissiereductie in de eerste jaren makkelijker te bereiken is, daarom wordt de jaarlijkse CO2-emissiereductie tot 2015 hoger dan 1,4% gesteld. Afhankelijk van maatschappelijke of sectorale ontwikkelingen kan deze doelstelling worden bijgestuurd. De reductiedoelstelling van 15% geldt voor de gehele reikwijdte van het energiemanagement, bepaald door de vigerende organisatiegrenzen en scope van de energiebronnen. Gezamenlijk vormen het brandstofverbruik door leaseauto s en het elektriciteit- en gasverbruik in gebouwen verreweg het grootste aandeel in de totale CO2-emissies. Specifieke besparingsdoelstellingen op deze twee CO2- bronnen zijn dan ook de meest wezenlijke. De maatregelen om de doelstellingen te realiseren worden jaarlijks vastgesteld en opgenomen in het jaarplan. Het ambitieniveau van deze doelstellingen wordt getoetst door de MVO Consultant en er is een tweejaarlijks overleg plaats te vinden over de overall status van de reducties en de status per energiebron. De CO2-emissies, de status van de reducties en de evaluatie van de doelstellingen dient te worden gedocumenteerd en te worden besproken in de Stuurgroep MVO. Strukton Groep rapporteert halfjaarlijkse voortgang op de in dit onderhavige stuk benoemde doelen en indicatoren via halfjaarrapportages. 3.5 Indirecte energie emissies (scope 3) Begin 2010 is de dialoog met de onderaannemers en toeleveranciers aangegaan ten aanzien van het energieverbruik, en de CO2-emissies als gevolg daarvan, voortvloeiend uit producten en diensten die zij leveren aan Strukton. Als uitvloeisel daarvan hebben in 2012 rond de 75 leveranciers (van de belangrijkste onderaannemers en toeleveranciers (de zogenaamde A-leveranciers)) hun CO2 footprint aan ons overlegd. Met een aantal leveranciers worden vanaf 2011 ketenprojecten gestart om de gezamenlijk CO2 uitstoot verder terug te brengen. Strukton Groep stelt zich tot doel de CO2-reductie bij beton en glas in 2014 met 2% te hebben gereduceerd ten opzichte van het referentiejaar 2009 (gerelateerd aan het verbruik, de omzet en de bedrijfs- en marktontwikkelingen). De voortgang hiervan wordt vanaf 2012 halfjaarlijks gerapporteerd. 8 Energiemanagement Strukton Groep

9 4. Monitoring van de energieprestaties 4.1 Prestatie indicatoren voor de energieprestaties In de paragrafen en is ingegaan op de organisatiegrenzen van het energiemanagement en de scope van de energiebronnen. Conform de ISO worden de energiebronnen gecategoriseerd naar directe emissies (scope 1), energie-indirecte emissies (scope 2) en overige indirecte emissies (scope 3). Het GHG protocol (3) en de CO2-prestatieladder van ProRail (5) vormen de leidraad voor de te kwantificeren emissiebronnen. De directe CO2-emissies (scope 1) van Strukton Groep betreffen de brandstofverbruiken door het leasewagenpark. Conform de eis uit de ISO worden naast de directe emissies (scope 1) in ieder geval de indirecte emissies ten gevolge van de ingekochte elektriciteit, gas en warmte apart gerapporteerd (scope 2). Het verbruik dient per energieleverancier te worden bijgehouden. Als gevolg van (5) zijn zakelijke reizen met privé auto s en zakelijke vliegreizen ook meegenomen in de scope 2 emissieberekening. Bij de rapportage van de scope 2 emissies zullen deze echter niet worden meegenomen, om internationale vergelijkingen van scope 1 en 2 emissies mogelijk te houden. In het overzicht CO2 emissie Strukton Groep zijn de geïdentificeerde emissiebronnen binnen de scope van het energiemanagement weergegeven. De volledigheid van deze lijst van bronnen wordt geborgd door het identificatieproces conform de ISO te doorlopen en de interne en externe audits van de emissie-inventaris (zie paragraaf 5.5). De keuze voor de kwantificeringsmethode per emissiebron wordt gestuurd vanuit twee factoren. In de eerste plaats is de keuze voor de kwantificeringsmethode bepaald door de beschikbare betrouwbaarste CO2-conversiefactoren. Voor ons energiemanagement worden de conversiefactoren gehanteerd volgens de lijst van SKAO (4). Daarbij worden de meest actuele conversiefactoren gehanteerd. De emissiebronnen dienen kwantitatief bekend te zijn in een van de eenheden waarvan CO2-conversiefactoren beschikbaar zijn. Wijzigingen in de conversiefactoren zijn terugvertaald naar onze cijfers van In de tweede plaats wordt de kwantificeringsmethode bepaald door de meest betrouwbare beschikbare documentatie van het verbruik (bijvoorbeeld liters brandstof dan wel reiskilometers bekend in administratie). Alleen gegevens gegenereerd vanuit de administratie maken betrouwbare kwartaalrapportages mogelijk. 4.2 CO2-conversiefactoren De CO2-emissie wordt bepaald voor het totaal van de scope van de emissiebronnen, door de gekozen methode van kwantificering toe te passen en te vermenigvuldigen met de bijbehorende emissiefactoren. De rapportage eenheid van CO2 zal altijd tonnen zijn. De belangrijkste bron van de gehanteerde CO2- conversiefactoren is het SKAO handboek. Daar waar aanvullende of afwijkende conversiegetallen worden gehanteerd, zal dat in deze paragraaf worden toegelicht en onderbouwd. 4.3 Rapportage en evaluatie van de prestatie indicatoren Ten aanzien van het aanleveren van de verbruiksgegevens is een standaard formulier ontwikkeld door de Strukton Groep. Op dit formulier vullen de werkmaatschappijen van Strukton haar geconsolideerde verbruiksgegevens in. Dit ingevulde formulier dient te zijn opgenomen bij de kwartaalrapportages van de werkmaatschappijen en te worden besproken in de directie overleggen. De aangeleverde gegevens worden geanalyseerd door de MVO consultant (zie paragraaf 5.1). Hij/zij rapporteert zijn/haar bevindingen binnen drie weken na afloop van elk kwartaal aan de Statutaire Directie. Deze rapportage bevat minimaal: - een overzicht van de CO2-emissies per scope; - een vergelijking van de CO2-emissies met dezelfde periode van het lopende referentiejaar; - een analyse van opvallende toenames/afnamen van verbruiken cq uitstoot; - een prognose voor het behalen van de reductiedoelstellingen en eventueel aanbevelingen voor preventieve of correctieve maatregelen. Met ingang van 2012 wordt in december van het voorgaande jaar, op basis van de evaluatie van het afgelopen rapportagejaar, een jaarplan voor het komende jaar opgesteld (het CO2- emissiereductieplan). Dit jaarplan vormt ook de input voor het communicatieplan. Het jaarplan bevat minimaal: 9 Energiemanagement Strukton Groep

10 - De verbruiksgegevens en bijbehorende jaaremissies CO2 voor het lopende referentiejaar en het rapportagejaar per scope; - Een evaluatie van de bereikte CO2-reductie ten opzichte van de doelstelling(en); - Een gedetailleerde analyse van het elektriciteit- en gasverbruik, van het brandstofverbruik van het leasewagenpark en van de reiskilometers van de NS businesscard; - De benodigde acties van specifieke bedrijfsonderdelen/medewerkers om reducties in verbruiken te realiseren in het komende jaar (preventieve maatregelen); - Een evaluatie van het energiemanagementsysteem (als beschreven in onderhavig document) vindt plaats door onder andere de bevindingen die voortkomen uit de interne en externe audits. - Strukton werkt met een externe energieconsultant voor de inkoop van gas- elektriciteit. Deze levert ook de rapportage van het elektriciteit- en gasverbruik aan. Voor Strukton Groep is het nu al mogelijk om deze gegevens te benchmarken ten aanzien van verbruiken per fte en per bruto vloeroppervlak. In 2011 heeft Strukton Worksphere Active Energy Management ingevoerd in haar panden om het energieverbruik beter te monitoren en om besparingsmogelijkheden te kunnen inventariseren. Op termijn wordt dit ook bij de gebouwen van Strukton Bouw en Strukton Civiel ingevoerd. Bij nieuwe (bouw)aansluitingen worden slimme meters geplaatst, zodat het energieverbruik direct na sluiting van een periode uitleesbaar is. - De brandstofverbruiken de lease auto s met gele en grijze kentekens van Strukton Groep worden uitgelezen uit het systeem van de leverancier van de brandstofpassen. De NS levert de rapportage van het gebruik van de NS Businesscard. De rapportage is vanaf 2012 zo ingericht dat toewijzing aan Strukton Groep expliciet mogelijk is. 4.4 Preventieve en correctieve maatregelen Op basis van de in de vorige paragraaf beschreven rapportages en evaluaties, dienen preventieve dan wel correctieve maatregelen te worden getroffen. Op basis van de aangeleverde verbruiksgegevens per kwartaal dient de MVO consultant (zie paragraaf 5.1) een eindejaarsprognose af te geven ten aanzien van het energieverbruik, de CO2-emissies en de te behalen reductiedoelstelling. Bij opvallend energieverbruik (volgend uit de kwartaalopgaven van Strukton Groep of bijvoorbeeld uit de benchmarkrapportages van de externe enerieconsultant) dient de Consultant MVO een advies tot nader onderzoek neer te leggen bij de stuurgroep MVO. De resultaten van het nader onderzoek moeten inzicht geven in de correctieve maatregel(en) die eventueel genomen moeten worden om de reductiedoelstellingen te halen. Naast correctieve maatregelen als gevolg van de aangeleverde verbruiksgegevens, bevat het CO2- emissiereductieplan een lijst met besparingsmogelijkheden. Het CO2-emissiereductieplan geeft aan welke besparingsmaatregelen het komende jaar zullen worden uitgevoerd om de reductiedoelstelling te halen. De lijst met besparingsmogelijkheden dient elk jaar te worden geactualiseerd. Voor elke besparingsmaatregel dient een verantwoordelijke te worden aangewezen. Deze verantwoordelijke(n) dienen minimaal per kwartaal de voortgang te rapporteren aan de MVO Consultant. Elke verantwoordelijke zal een Plan van Aanpak opstellen voor het realiseren van de maatregel waarin minimaal de benodigde middelen en het beoogde tijdspad in zijn opgenomen. 4.5 Sectorbijdrage CO2-reductie Naast de preventieve en correctieve maatregelen om de eigen reductiedoelstellingen te realiseren, kan Strukton Groep ook CO2-emissies reduceren door deel te nemen aan een sectorinitiatief of door zelf (mede) een sector initiatief op te starten. Deze initiatieven zullen idealiter een reductie van de scope 3 emissies van Strukton Groep tot gevolg hebben. Deelname aan of opstarten van CO2- besparingsinitiatieven dient te worden gemeld aan de Consultant MVO. 10 Energiemanagement Strukton Groep

11 5. Operationeel beheer 5.1 Operationele verantwoordelijkheid In 2011 is er door Strukton een Projectleider MVO aangesteld. Een van de primaire taken van de Projectleider MVO is de rapportage over voortgang en behaalde prestaties van MVO aan de Stuurgroep MVO van Strukton Groep. Dit door kennisneming van relevante beleidsvoorstellen, businessplannen en interne rapportages. Specifiek voor het gebied van energiemanagement wordt de MVO Projectleider ondersteund door een MVO Consultant. Samen zorgen zij voor de borging van het energiemanagement als vastgelegd in onderhavig document, specifiek voor de geconsolideerde kwartaalrapportages richting de Statutaire Directie, de initiatie en realisatie van de verbetermaatregelen en voorstellen voor (aanpassing van) het energiebeleid. Daarnaast is er een Stuurgroep MVO benoemd waarin de afgevaardigden van de directie van de werkmaatschappijen zitting hebben. De Stuurgroep is op directieniveau verantwoordelijk voor de CO2 Prestatieladder. 5.2 Borging van energiemanagement De Consultant MVO is verantwoordelijk voor het opzetten, in stand houden en verbeteren van het energiemanagement binnen Strukton Groep. Door het jaarlijks houden van managementreviews, interne en externe audits dient te zijn geborgd dat het energiemanagement voldoet aan de eisen van de ISO en de NEN-EN De borging van het energiemanagement betreft specifiek: De volledigheid, betrouwbaarheid, actualiteit, eenduidigheid en terugvindbaarheid van de aangeleverde energieverbruikgegevens; Bewaking en verbetering van de scope van het energiemanagement, zijnde de organisatiegrenzen, scope van de energiebronnen en CO2-conversiefactoren; De analyse van de energieverbruikgegevens en het initiëren en borgen van relevante en kosteneffectieve maatregelen om de energie-efficiënte te verbeteren (zie paragraaf 4.3 en 4.4); Het initiëren van kwartaalrapportages, managementreviews, interne audits en externe audits (zie paragraaf 5.5 en 5.6); Het doen van beleidsvoorstellen ten aanzien van (de verbetering van) energiemanagement aan de Stuurgroep MVO. In deze paragraaf wordt specifiek ingegaan op ad. 1 en ad. 2. Een essentiële vereiste van een goed werkend energiemanagementsysteem is een robuust systeem van data verzameling. Het verzamelen van energieverbruikgegevens vindt plaats bij de aangewezen verantwoordelijken binnen de Strukton Groep. Om eenduidigheid te borgen dient het geconsolideerde energieverbruik te worden aangeleverd op het vastgestelde sjabloon. De eenheden op het sjabloon zijn leidend voor de dataverzameling. Door middel van interne en externe audits wordt de volledigheid, betrouwbaarheid, actualiteit, eenduidigheid en terugvindbaarheid van de aangeleverde energieverbruikgegevens minimaal jaarlijks getoetst. Vanuit eventuele bevindingen van de audits dienen verbeteringen in de dataverzameling ingezet te worden dan wel blijkt de noodzaak van gerichte trainingen van de direct betrokkenen. Wijzigingen in de organisatiegrenzen dan wel de scope van de energiebronnen dienen tijdig te worden gecommuniceerd met de direct betrokkenen van de energieverbruikinventarisatie. Door middel van versiebeheer op de gebruikte sjablonen en documenten dienen wijzigingen in de scope van energiemanagement expliciet te worden vastgelegd. 5.3 Bewustwording, training en competenties personeel Het is de verantwoordelijkheid van de Consultant MVO om de noodzaak van gerichte communicatie of trainingen te constateren en dit te rapporteren aan de Stuurgroep MVO. De noodzaak hiertoe kan voortkomen uit: - het communicatieplan van een correctieve of preventieve maatregel; - de periodieke monitoring van de energieprestaties; - bevindingen van interne of externe audits; - wijzigingen in het energiemanagementsysteem; - wijzigingen in het beleid of de doelstellingen. Met name dient geborgd te worden dat direct betrokkenen bij de dataverzameling en de medewerkers die invloed (kunnen) uitoefenen op de grootste energieverbruikstromen goed geïnformeerd zijn en 11 Energiemanagement Strukton Groep

12 over de juiste competenties beschikken in het kader van het energiemanagementsysteem. Voor het informeren van de interne (en externe) stakeholders wordt jaarlijks een communicatieplan opgesteld. Het is de verantwoordelijkheid van Corporate Communications en de afdeling Communicatie van Strukton Groep om de doelen uit het communicatieplan te realiseren. De afdeling Communicatie van de werkmaatschappijen Strukton Bouw, Strukton Civiel en Strukton Groep stellen op basis van het communicatieplan van Strukton Groep een eigen communicatieplan op. 5.4 Documentbeheer en workflow Documentbeheer ten behoeve van energiemanagement vindt plaats bij Strukton Groep. Door middel van het sjabloon kwartaalrapportage energieverbruiken levert de werkmaatschappij de geconsolideerde energieverbruiken aan bij de MVO Consultant. Deze aangeleverde gegevens vormen de basis voor de consolidatie en analyse op Strukton Groep niveau. Deze gegevens worden vastgelegd in onderhavig document energiemanagement, de geconsolideerde kwartaalrapportages, in de jaarrapporten en in de auditverslagen en bewaart als vergaderstukken van de stuurgroep MVO. Al deze documenten zijn onderhevig aan versiebeheer. De documentatie van de onderbouwing van de kwartaalrapportages energieverbruiken worden bewaard volgens de eigen procedures van de bronadministraties. Als bijlage bij de emissie-inventaris is een vigerend overzicht opgenomen van de verantwoordelijke personen voor de aantoonbaarheid en terugvindbaarheid van de onderbouwende energieverbruiksgegevens. Bij interne en externe audits zijn deze personen verantwoordelijk voor het kunnen overleggen van alle relevante informatie ten behoeve van energiemanagement. Ten aanzien van verbeteracties binnen energiemanagement, waaronder bijvoorbeeld onderzoeken naar aanvullende energieverbruiken en bijbehorende emissies, zal de documentatie door de verantwoordelijke worden geborgd. 5.5 Interne audits en management review Minimaal jaarlijks dienen interne audits te worden gehouden. De Consultant MVO heeft de verantwoordelijkheid om tijdig interne audits te initiëren. Het doorvoeren van wijzigingen in de scope van het energiemanagement dienen te worden getoetst door een interne audit alvorens te worden bekrachtigd door een externe audit. De interne audit dient te worden uitgevoerd door een erkende energieauditor dan wel een erkende auditor met inhoudelijke ondersteuning van een energiemanagement adviseur. De interne audit dient elke 3 jaar de volledige scope van het energiemanagementsysteem af te dekken en in tussenliggende periodes gericht te zijn op vooraf specifiek aangegeven onderdelen, bijvoorbeeld daar waar uitbreidingen of wijzigingen in het systeem zijn doorgevoerd, belangrijk energieverbruik plaatshebben of eerder gebreken zijn geconstateerd. De interne audit dient de volgende zaken vast te stellen: - Of de emissie-inventaris kan worden geverifieerd met tenminste een beperkte mate van zekerheid; - Of de emissie-inventaris voldoet aan de eisen van de vigerende ISO ; - Of het energiemanagementsysteem voldoet aan de eisen van de vigerende NENEN16001 en operationeel is geborgd conform onderhavig document; - Aan welk niveau van de CO2 prestatieladder van SKAO het operationele energiemanagementsysteem (dan wel specifieke delen ervan) voldoet. De auditplanning, de bevindingen tijdens de audit en de conclusies van de audit dienen te worden gedocumenteerd door middel van een auditverslag. Het auditverslag dient te worden besproken met de Consultant MVO. Het auditverslag samen met het voorstel voor het jaarplan energiemanagement, met daarin beschreven de geplande correctieve dan wel preventieve maatregelen, dienen als input voor de jaarlijkse managementreview. De managementreview vindt plaats door de Stuurgroep MVO. In dat overleg dient te worden vastgesteld: - welke preventieve of correctieve CO2-emissiereductiemaatregelen dienen te worden doorgevoerd inclusief akkoord op de daarvoor benodigde middelen, - of er aanpassingen in het energiebeleid of de reductiedoelstellingen dienen te worden doorgevoerd, - of er aanpassingen in het energiemanagementsysteem dienen te worden doorgevoerd. Naast de jaarlijkse managementreviews dient de Consultant MVO per kwartaal de stuurgroep MVO te rapporteren over: - de status van het geconsolideerde energieverbruik en bijbehorende emissies, - de voortgang ten opzichte van de reductiedoelstellingen, 12 Energiemanagement Strukton Groep

13 - de status van de correctieve en preventieve maatregelen (o.a. uit eerdere audits en/of managementreviews), - aanbevelingen voor eventuele verbeteringen, - wijzigingen in wetgeving of andere relevante eisen. 5.6 Externe audits Minimaal jaarlijks dienen externe audits te worden gehouden ten aanzien van het energiemanagement als beschreven in onderhavig document door een daartoe bevoegde organisatie. De Consultant MVO heeft de verantwoordelijkheid om tijdig externe audits te initiëren. Wijzigingen in de grenzen van het energiemanagementsysteem (organisatiegrenzen, scope van de energiebronnen en/of CO2- conversiefactoren) zijn pas van kracht na toetsing door een externe audit. De externe audit van de emissie inventaris dient apart en door een andere auditor te worden uitgevoerd dan de audit van het energiemanagementsysteem en de toetsing van de CO2 Prestatieladder van SKAO. De externe audits dienen de volgende zaken vast te stellen: - Of de emissie-inventaris kan worden geverifieerd met tenminste een beperkte mate van zekerheid; - Of de emissie-inventaris voldoet aan de eisen van de vigerende ISO ; - Of het energiemanagementsysteem voldoet aan de eisen van de vigerende NENEN16001 en operationeel is geborgd conform onderhavig document; - Aan welk niveau van de CO2 prestatieladder van Prorail het operationele energiemanagementsysteem (dan wel specifieke delen ervan) voldoet. 13 Energiemanagement Strukton Groep

14 6. Overzicht Verantwoordelijkheden CO2 prestatieladder. Verantwoordelijkheden CO2 prestatieladder Stuurgroep MVO Hoofd bedrijfsbureau Strukton Bouw Directeur Strukton Civiel Directeur financien Strukton Worksphere MVO Consultant Werkgroep CO2 prestatieladder Strukton Bouw Werkgroep CO2 prestatieladder Strukton Civiel Werkgroep CO2 prestatieladder Strukton Worksphere De Stuurgroep MVO is eindverantwoordelijk voor de CO2 prestatieladder. Lid van deze stuurgroep zijn de (gedelegeerde) voorzitters van de directies van de werkmaatschappijen Strukton Bouw, Strukton Civiel en Strukton Worksphere, hoofd bedrijfsbureau Strukton Bouw, directeur financiën Strukton Worksphere en de projectleider MVO (secretaris). Vervolgens is op werkmaatschappij de verantwoordelijkheid voor de CO2 prestatieladder vastgelegd bij Hoofd bedrijfsniveau van Strukton Bouw, Directeur van Strukton Civiel, Directeur Financiën van Strukton Worksphere. Op tactische en operationeel niveau is de MVO Consultant verantwoordelijk voor de CO2 prestatieladder. De MVO Consultant is werkzaam binnen de afdeling MVO en wordt functioneel aangestuurd door de MVO projectleider. De MVO Consultant wordt in zijn werk ondersteund door diverse werkgroepen uit de werkmaatschappijen. 14 Energiemanagement Strukton Groep

15 7. Planning In 2012 wordt toegewerkt naar een betere aansluiting tussen de CO2 prestatieladder en de business en financiële cyclus van Strukton. In concreto betekent dit het volgende: - na afsluiting van elke periode worden binnen twee weken de emissiegegevens verwerkt en gerapporteerd aan de MVO consultant. Deze rapporteert binnen twee weken aan de verantwoordelijke directie; - de CO2 communicatieplan en het CO2 reductierapportage voor 2013 verschijnen eind 2012, indien nodig met een update van het energiemanagement- en kwaliteitsmanagementplan. - interne en externe rapportage van de CO2 gegevens gebeurd binnen een maand na de afronding van de betreffende periode; - de managementreview CO2 prestatieladder verschijnt in het najaar. In 2013 loopt de rapportagecyclus van de CO2 Prestatieladder voor alle werkmaatschappijen gelijk met financiele cyclus. De planning is dat in 2014 de CO2 gegevens in het financiële jaarverslag worden opgenomen. Verder worden in een aantal zaken verder door ontwikkeld: - er zal een MVO dashboard worden ontwikkeld, waarin op verschillende niveau s CO2 emissies kunnen worden geregistreerd en gerapporteerd (op projectniveau, afdelingniveau, deelbedrijfniveau, clusterniveau en werkmaatschappijniveau). - daar aan verbonden wordt de algemene CO2 reductie doelstelling doorvertaald in de KPI op de verschillende niveau s, Daardoor wordt de verantwoordelijk voor CO2 reductie expliciet in het bedrijf doorvertaald naar de werkvloer toe. - er wordt een jaarprogramma voor de CO2 prestatieladder gemaakt. De betreffende procedure s zijn momenteel al vastgelegd in ons kwaliteitszorgsysteem, daaraan zal nu een jaarplanning worden gekoppeld. - De verantwoordelijkheden voor de CO2 prestatielader worden meer over de werkmaatschappijen verdeeld, zodat het draagvlak nog groter wordt. 15 Energiemanagement Strukton Groep

16 Bronvermelding (1) ISO :2006 Greenhouse gases - Part 1: Specification with guidance at the organization level for quantification and reporting of greenhouse gas emissions and removals (ISO :2006,IDT). (2) NEN-EN 16001:2009 (en) Energy management systems Requirements with guidance for use. (3) The Greenhouse Gas Protocol. A Corporate Accounting and Reporting Standard. Revised edition. World Resources Institute andworld Business Council for Sustainable Development, March (4) Handboek CO2 Prestatieladder 2.0, SKAO versie juni 2011, (5) Samen zorgen voor minder CO2. Prorail, t/m wijzigingsblad 02, 29 september (6) Energiemanagementplan Strukton Groep, (7) Energiemanagementplan Strukton Worksphere, Energiemanagement Strukton Groep