Marktconsultatie. RFP Fotoautomaten. NMBS NV van publiek recht - BTW BE RPR Brussel - IBAN BE BIC GKCCBEBB

Transcriptie

1 Marktconsultatie RFP Fotoautomaten NMBS NV van publiek recht - BTW BE RPR Brussel - IBAN BE BIC GKCCBEBB

2 VOORWOORD... 3 I. VOORSTELLING VAN DE NMBS... 3 II. DOELSTELLING... 3 III. VOORWERP CONCEPT BESCHIKBARE SITES INVESTERINGEN... 6 IV. VOORWAARDEN VERGOEDING KWALITEIT VAN DE DIENSTVERLENING DUURTIJD WAARBORG... 7 V. TOEWIJZINGSPROCEDURE INDIENEN VAN HET VOORSTEL WIJZE VAN TOEKENNING VAN DE CONCESSIEOVEREENKOMST TOEGANGSRECHT SELECTIECRITERIA TOEWIJZINGSCRITERIA / 12

3 VOORWOORD Sinds enkele jaren investeert NMBS actief om de stations om te vormen tot dynamische en toegankelijke intermodale knooppunten. Op commercieel vlak bieden de grote stations ruime commerciële mogelijkheden die de directie Stations valoriseert in de vorm van domeinconcessies die worden toegewezen na een marktraadpleging. De andere stations en stopplaatsen (stations zonder loketten) hebben uiteraard niet hetzelfde profiel voor wat het aantal mogelijke concessies betreft maar kunnen zeker wel een meerwaarde vormen voor het commerciële netwerk van de buurt waar ze zijn ingeplant. De NMBS wenst een nieuw kadercontract toe te wijzen voor de uitbating van fotoautomaten (fotocabines en automaten voor foto-ontwikkeling) in verschillende stations van de NMBS. De concessies worden gedefinieerd in deze marktconsultatie en haar bijlage(n). I. VOORSTELLING VAN NMBS NMBS beschikt over één van de dichtste spoorwegnetten van Europa en telt 543 stations en stopplaatsen. Elk jaar vervoert NMBS meer dan 231 miljoen nationale en internationale reizigers. De reizigersaantallen zijn het laatste decennium met meer dan 50 % gestegen. De nieuwe rol van de stations De stations hebben de laatste jaren een sterke evolutie doorgemaakt. Men komt er niet langer gewoon om de trein te nemen. Het station is ook een aangename plek waar allerlei soorten winkels en diensten aangeboden worden. De stations zijn het middelpunt van de genetwerkte mobiliteit geworden waar verschillende vervoersmodi samenkomen. Daarnaast verbinden de nieuwe stations de verschillende wijken van de stad met elkaar. II. DOELSTELLING NMBS wil een aantal locaties in (domaniale) concessie geven met het oog op de exploitatie van een netwerk van fotoautomaten in verschillende stationsgebouwen. III. VOORWERP 1. Concept De concessie heeft als voorwerp de uitbating van fotoautomaten door middel van een kadercontract. Het betreft 2 types van automaten: fotocabines en automaten voor foto-ontwikkeling. 3 / 12

4 De kandidaat geeft een gedetailleerd overzicht van het concept en de aangeboden dienstverlening. 2. Beschikbare sites Onderstaande stations dienen verplicht te worden uitgerust met minstens één fotocabine: Aalst Aalter Antwerpen-Berchem Antwerpen-Centraal Arlon Braine l'alleud Brugge Brussel-Centraal Brussel-Luxemburg Brussel-Noord Brussel-Zuid Charleroi-Sud Deinze Denderleeuw Dendermonde Gembloux Gent-Dampoort Gent-Sint-Pieters Geraardsbergen Hasselt Herentals Huy Kortrijk La Louvière-Centre La Louvière-Sud Leuven Libramont Lichtervelde Liège-Guillemins Liège-Palais Lier Mechelen Mons Namur 4 / 12

5 Nivelles Oostende Ottignies Oudenaarde Roeselare Sint-Niklaas Soignies Tournai Tubize Verviers-Central Vilvoorde Volgende stations dienen verplicht te worden uitgerust met minstens één automaat voor het ontwikkelen van foto s: Antwerpen-Centraal Bruxelles-Central Bruxelles-Nord Bruxelles-Zuid Charleroi-Sud Gent-Sint-Pieters Liège-Guillemins Mons Namur Er wordt aan de kandidaat concessionaris gevraagd om duidelijk in zijn offerte het aantal fotocabines en het aantal automaten voor foto-ontwikkeling op te geven die hij voorziet om te installeren in elk station. De kandidaat mag ook vrijblijvend andere locaties voorstellen in andere stations, andere dan de verplichte, van het netwerk van de NMBS en dit zowel voor de fotocabines als voor de automaten voor foto-ontwikkeling. In de evaluatie zal enkel rekening gehouden worden met de automaten als het technisch mogelijk is om een automaat te installeren. De eventueel bijkomende kosten voor installatie van nieuwe aansluitingen vallen ten laste van de kandidaat. De kosten voor elektriciteit en data zijn ten laste van de concessionaris. Momenteel bedraagt de maandelijkse forfait 25,00 per automaat. Dit forfait is onderworpen aan de gemiddelde kostprijs van de elektriciteit en kan dus variëren in de loop van het concessiecontract op basis van de actuele tarieven. 5 / 12

6 3. Investeringen De kandidaat voegt bij zijn offerte een overzicht toe van de voorziene investeringen die nodig zijn om de prestaties en de kwaliteit van de aangeboden diensten te garanderen. IV. VOORWAARDEN 1. Vergoeding De kandidaat dient een variabele concessievergoeding voor te stellen berekend op basis van de gerealiseerde netto omzet (in %) per jaar per type automaat, m.a.w. een percentage voor de fotocabines en een percentage voor de automaten voor het ontwikkelen van foto s. Naast de variabele vergoeding, stelt de kandidaat tevens een gewaarborgd jaarlijks minimum (exclusief 21 % btw) per type automaat voor, m.a.w. een gegarandeerd jaarlijks minimum voor de fotocabines en een gegarandeerd jaarlijks minimum voor de automaten voor het ontwikkelen van foto s. Het gewaarborgd minimum zal maandelijks gefactureerd worden in schijven van 1/12. De kandidaat dient een gedetailleerd financieel plan voor te stellen op basis waarvan NMBS de inkomsten op jaarbasis kan bepalen en hij dient haar alle mogelijkheden en waarborgen te bieden om de meegedeelde omzet te controleren. NMBS behoudt zich het recht voor de offerte van een kandidaat te weigeren als de door de kandidaat geboden controlemogelijkheden haar ontoereikend lijken. Het jaarlijks gewaarborgde minimum wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de index der consumptieprijzen (basis is de index van de maand voorafgaand aan deze waarin de offertes moeten ingediend worden). Per automaat zal er een forfait van 25,00 EUR (exclusief BTW) per maand voor het verbruik van elektriciteit gefactureerd worden bij aanvang van het contract. De vergoedingen dienen te worden betaald via domiciliëring. 2. Kwaliteit van de dienstverlening De concessionaris dient bijzondere aandacht te besteden aan een snelle en perfecte dienstverlening aan de reiziger. De concessionaris garandeert dat de automaten regelmatig gepoetst en onderhouden worden. Hiervoor voegt hij aan zijn offerte een garantiebewijs toe. De concessionaris bezorgt de NMBS de nodige garanties dat het voor hem mogelijk is om technische problemen binnen de 12 uur te verhelpen. 6 / 12

7 Wat betreft dienstverlening en kwaliteit dient de concessionaris in zijn offerte op onderstaande punten te beantwoorden: een stappenplan hoe men klachten van reizigers zal behandelen; over welke betalingsmiddelen de reiziger zal beschikken (cash, bancontact, kredietkaart, contactloos, ) Het is de concessionaris verboden op of in de omgeving van een automaat reclame te plaatsen zonder het voorafgaand schriftelijk akkoord van NMBS (Dienst Commercial Activities Stations B-ST.41), die hieromtrent de concessionaris voor de exploitatie van reclame op spoorwegdomein, momenteel NV Publifer zal consulteren. Laatstgenoemde kan haar akkoord afhankelijk maken van de betaling van een vergoeding. De concessionaris kan zich hier niet tegen verzetten. Hij kan uiteraard er wel van afzien om reclame te plaatsen. De concessionaris voegt bij zijn voorstel duidelijke foto s van de automa(a)t(en) toe en een gedetailleerde technische fiche. De automa(a)t(en) zullen beoordeeld worden op hun functionaliteit, betaalmogelijkheden voor de klant en kwaliteit/design. 3. Duurtijd De kaderovereenkomst wordt toegewezen voor een periode van 8 jaar, en gaat in op 1 januari De kaderovereenkomst die wordt gegund op basis van deze marktbevraging, kent geen exclusiviteitsrecht toe aan de concessiehouder. NMBS behoudt zich echter het recht voor in de loop van het contract aan de concessiehouder voor te stellen een fotoautomaat uit te baten in een station dat niet aangekondigd werd in de lijst toegevoegd bij deze procedure. De kandidaat voegt aan zijn offerte toe binnen welke termijn de installatie van de automa(a)t(en) in elk toegewezen station zal plaatsvinden met een maximum tijdspanne van drie maanden volgend op de ondertekening van het contract. 4. Waarborg Om de goede uitvoering van de verplichtingen die uit dit contract voortvloeien te garanderen, is de concessiehouder ertoe gehouden bij ondertekening van het contract het bewijs te leveren van een waarborg (bankgarantie op eerste aanvraag, of storting op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas van de FOD Financiën) ten gunste van NMBS, voor een bedrag dat gelijk is aan de helft van de waarde van de som van de twee gewaarborgde jaarlijkse minima, vermeerderd met 21 % btw. De toewijzing van het contract wordt uitgesteld tot het bewijs van waarborg is gesteld. 7 / 12

8 V. TOEWIJZINGS PROCEDURE 1. Indienen van het voorstel Indien u interesse heeft in de uitbating van deze concessie en uw kandidatuur wenst te stellen, gelieve ons dan uw voorstel, dat beantwoordt aan de bovenvermelde richtlijnen en onderstaande voorwaarden, ten laatste op 15 oktober 2018 (poststempel geldt als bewijs) per aangetekend schrijven te bezorgen. Enkel voorstellen verstuurd per aangetekende post worden in aanmerking genomen. De NMBS houdt zich het recht voor om biedingen die voldoen aan bovenvermelde voorwaarde inzake termijn maar die ons na een termijn van 5 werkdagen na de uiterste bovenvermelde antwoorddatum bereiken (datum van ontvangstbewijs geldt als bewijs), niet meer te aanvaarden indien op datum van ontvangst de procedure tot beoordeling van de offertes reeds zou aangevangen zijn. Het voorstel dient steeds ondertekend te zijn door de inschrijver of zijn gemachtigde vertegenwoordiger. Het voorstel wordt in gesloten omslag gestoken met vermelding van: - de uiterste datum van indienen van de voorstellen; - de referentie van deze concessie PHOTO Deze omslag zal in een andere enveloppe worden gestoken met de volgende vermelding: - Het woord Concessie in de linkerbovenhoek; - Het volgend adres: NMBS Dienst Commerciële activiteiten Stations B-ST.401 T.a.v. Dhr. Janno Dobbelaere Frankrijkstraat BRUSSEL Offertes per of per fax zijn niet toegestaan. Bijlagen bij het voorstel Bij uw voorstel dienen bovendien volgende documenten of attesten gevoegd te worden: De inschrijver dient het bewijs te leveren van zijn identiteit: - Voor inschrijvers die deelnemen als natuurlijke personen: een kopie van de identiteitskaart; - Voor inschrijvers die deelnemen onder de vorm van verenigingen of vennootschappen: een geconsolideerd en actueel exemplaar van de statuten, een lijst met de leden van de Raad van Bestuur, het bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenende persoon. De inschrijver dient eveneens de volgende documenten bij zijn voorstel te voegen: 8 / 12

9 - een recent uittreksel uit het strafregister (hoogstens 3 maanden oud op de uiterste datum voor de indiening van het voorstel) waaruit blijkt dat de inschrijver niet veroordeeld is tot deelneming aan een criminele organisatie, omkoping, fraude, terroristische misdrijven, witwassen van geld of financiering van terrorisme, of enig ander misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast (bewijs van goed zedelijk gedrag); - een verklaring dat hij zich niet bevindt in een toestand van faillissement, vereffening, stopzetting van activiteiten, gerechtelijke reorganisatie of elke gelijkaardige situatie; - een verklaring dat hij in regel is met zijn professionele fiscale verplichtingen volgens de wettelijke bepalingen; - een recent attest (hoogstens 3 maanden oud op de uiterste datum voor de indiening van een aanvraag om deelneming) waaruit blijkt dat hij in regel is met de betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen, volgens de wettelijke bepalingen; - M.b.t. de financiële draagkracht: o Het bewijs van zijn financiële en economische vermogen, met name een kopie van de drie meest recente balansen. - M.b.t. de technische en beroepsvaardigheid: o Een lijst met belangrijkste referenties met betrekking tot soortgelijke activiteiten van de laatste drie jaar, met beschrijving van de activiteit, desgevallend met opgave van de opdrachtgever en diens contactgegevens (telefoonnummer, adres); o Indien de inschrijver een beroep doet op onderaannemers, zal hij dat vermelden en tevens hun naam opgeven. Gelieve te noteren dat ook onderaannemers moeten voldoen aan de voorwaarden inzake toegangsrecht (zie hoofdstuk V.3). Het voorstel dient volgende elementen te bevatten: - De jaarlijkse variabele concessievergoeding per type automaat; - Het jaarlijks gewaarborgd minimum (excl. 21% BTW) per type automaat; - Een verklarende nota waaruit blijkt hoe de inschrijver de dienstverlening en kwaliteit zal garanderen; - Een omstandige omschrijving van het exploitatieconcept en aangeboden diensten; - Een overzicht van de identiteit van de personen die verantwoordelijk zijn voor bepaalde taken verbonden aan de concessie; - het financieel plan waarvan sprake in hoofdstuk IV.1; - een omstandige omschrijving van de garanties en controlemogelijkheden van de omzetcijfers waarvan sprake in hoofdstuk IV.1 - de voorziene investeringen waarvan sprake in hoofdstuk III.3 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediend voorstel Om een reeds opgestuurd of ingediend voorstel te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van het voorstel, nauwkeurig vermeld worden. Dit moet gebeuren voor de uiterste datum van het indienen van de voorstellen. In geval van intrekking van het voorstel, zal de betrokken kandidaat niet verder op de hoogte gehouden worden van het verloop van onderhavige procedure. 9 / 12

10 Verbintenistermijn De inschrijvers blijven verbonden door hun voorstel gedurende negentig dagen, te rekenen vanaf de uiterste datum van ontvangst. Voor het verstrijken van de verbintenistermijn, kan de NMBS aan de inschrijvers een vrijwillige verlenging van deze termijn vragen. 2. Wijze van toekenning van de kaderovereenkomst De geïnteresseerde inschrijvers worden uitgenodigd om onmiddellijk hun beste voorstel te formuleren, rekening houdend met de hierna vermelde toewijzingscriteria. Desgevallend behoudt de NMBS zich het recht voor de inschrijver uit te nodigen om zijn voorstel voor te stellen en te komen verduidelijken. De NMBS heeft het recht om met de inschrijvers over hun voorstel te onderhandelen. Desgevallend, na het vaststellen van een (voorlopige) rangschikking der offertes, behoudt de NMBS zich het recht voor om uitsluitend te onderhandelen met de inschrijver/inschrijvers die aanvankelijk het/de meest voordelige voorstel/len ingediend heeft/hebben. In aansluiting van de onderhandelingen, behoudt de NMBS zich het recht voor om een nieuwe offerte of een BAFO («Best and Final Offer») te vragen aan de inschrijver/inschrijvers die aanvankelijk het/de meest voordelige voorstel/len ingediend heeft/hebben. De persoonlijke ontmoetingen in het kader van de onderhandelingen zullen steeds plaats vinden in de lokalen van de NMBS. De resultaten van de onderhandelingen moeten verplicht worden bevestigd door de kandidaat binnen de 24 uur, per aan de heer Bart Buermans, Business Development & Retail Manager Het volgen van een procedure houdt geen verplichting in tot het toekennen of het afsluiten van de concessieovereenkomst. De NMBS kan zowel afzien van het toekennen of het afsluiten van de concessieovereenkomst als de procedure herbeginnen, desnoods op een andere wijze. NMBS behoudt zich het recht voor om tot een akkoord te komen over de concrete uitvoeringsmodaliteiten van de kaderovereenkomst na toewijzing van de kaderovereenkomst (voor zover er niet afgeweken wordt van de basisvoorwaarden van de marktconsultatie en van de offerte van de inschrijver). 3. Toegangsrecht Wordt in elk stadium van de toewijzingsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die: 10 / 12

11 - in staat van faillissement verkeert of aangifte van faillissement heeft gedaan, in staat van vereffening verkeert of voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; - veroordeeld is voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; - bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan; - niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale zekerheidsbijdragen of van zijn belastingen; - zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen met betrekking tot onderhavige uitsluitingscriteria of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. 4. Selectiecriteria NMBS neemt enkel de offertes in aanmerking van de inschrijvers: - die over voldoende financiële draagkracht beschikken om de concessie te beheren die het voorwerp uitmaakt van deze marktraadpleging; - die over voldoende professionele competenties beschikken: o De exploitatie van het nagestreefde concept in eigen beheer of voor derden maakt deel uit van de core business van de inschrijver. - die beantwoorden aan de vereisten van het productenaanbod zoals uiteengezet in Hoofdstuk III Toewijzingscriteria NMBS zal de concessie op gemotiveerde wijze toewijzen aan de geselecteerde inschrijver die de regelmatige offerte heeft ingediend die het best aansluit op de hierna vermelde criteria. 1. De voorgestelde concessievergoeding: 50% o De jaarlijkse variabele vergoeding per type automaat waarvan: 50% Procentuele variabele op het netto jaarlijks omzetcijfer van de fotocabines 70% Procentuele variabele vergoeding op het netto jaarlijks omzetcijfer van de automaten voor het ontwikkelen van foto s 30% De kandidaat die de beste variabele vergoeding voorstelt, zal het maximum van de punten krijgen; de volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3). De variabele vergoeding zal maandelijks gefactureerd worden. 11 / 12

12 o Jaarlijks gewaarborgd minimum per type automaat waarvan: 50% Jaarlijks gewaarborgd minimum voor de fotocabines 70% Jaarlijks gewaarborgd minimum voor automaten voor het ontwikkelen van foto s 30% De kandidaat die per type automaat het beste jaarlijks gewaarborgd minimum voorstelt, zal het maximum van de punten krijgen; de volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3). 2. Voorgestelde dienstverlening en kwaliteit : 40% o Het totaal aantal fotoautomaten 15% o Het totaal aantal automaten voor het ontwikkelen van foto s 15% o Interventietijd voor een automaat ingeval van panne of storing 15% o De functionaliteiten van de fotocabines 10% o Kwaliteit van het design van de fotocabines 10% o De functionaliteiten van de automaten voor het ontwikkelen van foto s 10% o Kwaliteit van het design van de automaten voor het ontwikkelen van foto s 10% o De geaccepteerde betaalmiddelen 15% De kandidaat die de beste score haalt, krijgt voor elk criteria het maximum van de punten (het hoogst aantal voor de eerste twee criteria; de kortste interventietijd; de meeste functionaliteiten, hoogste kwaliteit; het grootst aantal betaalmogelijkheden voor de klant); de volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3). 3. Het aantal bijkomende stations (andere dan deze in de lijst) waar een fotocabine en/of automaat voor het ontwikkelen van foto s wordt geplaatst 10% Hoe meer stations worden weerhouden voor het plaatsen van een automaat (zonder onderscheid tussen een fotocabine of een automaat voor het ontwikkelen van foto s en in zoverre de installatie technisch toegelaten wordt), hoe hoger de score die de kandidaat krijgt. De volgenden zullen proportioneel gescoord worden (regel van 3) Indien u vragen heeft over deze marktconsultatie kan u per contact opnemen met cedric.graffart@b-rail.be of bart.buermans@b-rail.be. Gelieve uw vragen ten laatste 10 werkdagen voor het afsluiten van de marktconsultatie door te mailen. -getekend- Bart BUERMANS Business Development & Retail Manager 12 / 12