VLAAMS WELZIJNSVERBOND SECTOR ONDERSTEUNING VAN PERSONEN MET EEN HANDICAP

Transcriptie

1 Sectorale ledenvergadering 10 december 2015 VLAAMS WELZIJNSVERBOND SECTOR ONDERSTEUNING VAN PERSONEN MET EEN HANDICAP SECTORAAL HUISHOUDELIJK REGLEMENT OVERLEGSTRUCTUREN INLEIDING 1. Structurering van het VLAAMS WELZIJNSVERBOND-SECTOR ONDERSTEUNING VAN PERSONEN MET EEN HANDICAP i.f.v. de besluitvorming 1. De Sectorale Ledenvergadering voor Sector ondersteuning van personen met een handicap 2. Het Sectoraal Directiecomité 3. De Commissies 4. De Coördinatiecomités 5. De Intervisiegroepen en Comités 6. Aanwezigheid van een stafmedewerker op Commissie - COC - Comité - Intervisiegroep 7. Verkiezingsprocedure Voorzitter 2. Procedures tot besluitvorming en procesbewaking 1. Transparantie in de besluitvorming 2. Procesbewaking 3. Relaties met andere instanties en organisaties 1. Relaties met andere instanties en organisaties 2. Participatie aan officiële organen 10 december

2 INLEIDING Artikel 4 van het huishoudelijk reglement van het Vlaams Welzijnsverbond bepaalt dat; de sectoren van het Vlaams Welzijnsverbond over een ruime bevoegdheid beschikken om in de geest van het huishoudelijk reglement van het Vlaams Welzijnsverbond hun visies, beleid, acties met betrekking tot diverse aangelegenheden die specifiek tot hun domein behoren, te bepalen. Zij treden in dit verband op naar buiten (naar bevoegde overheden, instanties en organisaties) onder hun eigen verantwoordelijkheid. Dit wil zeggen met de uitdrukkelijke vermelding van de betrokken sector. In dit sectoraal huishoudelijk reglement vindt u een beschrijving van de wijze waarop het overleg in de sector ondersteuning van personen met een handicap wordt gevoerd en willen wij de verschillende overlegstructuren expliciteren. Aanvullend worden onze relevante partners in kaart gebracht. Met dit document wil de sector ondersteuning van personen met een handicap van het Vlaams Welzijnsverbond zichzelf een leidraad en een toetssteen bieden voor een efficiënte en effectieve werking. Hopelijk helpt ze al onze leden wegwijs te raken in een gedifferentieerd en blijvenduitdagend sectoraal gebeuren. HOOFDSTUK 1: STRUCTURERING VAN DE VLAAMS WELZIJNSVERBONDSSECTOR ONDERSTEUNING VAN PERSONEN MET EEN HANDICAP I.F.V. DE BESLUITVORMING Vermits het Verbond een ledenorganisatie is, dient de beleidsvoering van het Verbond niet alleen gedragen te worden door zijn leden, maar ook door zijn leden mee bepaald te worden. Om de leden bij die beleidsvoorbereidende activiteiten te betrekken en een voorbereiding van de besluitvorming mogelijk te maken worden er duidelijke overlegstructuren bepaald. - Elk lid van het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap participeert aldus aan: de Algemene Vergadering van het Vlaams Welzijnsverbond; de Sectorale Ledenvergadering van het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap; het Coördinatiecomité (COC) van zijn regio; het Comité of de Comités voor de doelgroep(en) of de dienstverleningsvorm(en) die binnen de organisatiestructuur van zijn voorziening aanwezig is.(*) de Intervisiegroep(en) voor de doelgroep(en) of de dienstverleningsvorm(en) die binnen de organisatiestructuur van zijn voorziening aanwezig is.(*) (*) slechts voor bepaalde doelgroepen en dienstverleningvormen zijn er comités of intervisiegroepen georganiseerd. - Elk lid kan vanuit een specifieke deskundigheid of interesse deelnemen aan Commissies i.f.v. gerichte beleidsvoorbereiding. - Tenslotte participeert elk lid van het Verbond aan de beleidsvoering via verkozenen of gemandateerden die zetelen in: het Sectoraal Directiecomité; de Raad van Bestuur. 10 december

3 Hierna wordt enkel ingegaan op de sectorspecifieke overlegstructuur. 1. DE SECTORALE LEDENVERGADERING voor de SECTOR ONDERSTEUNING VAN PERSONEN MET EEN HANDICAP De sectorale ledenvergadering is een vergadering waarop de leden van het verbond uit een betrokken sector uitgenodigd worden Opdracht Via de sectorale ledenvergadering sector ondersteuning van personen met een handicap dienen de leden gevat en betrokken te worden bij het gevoerde én te voeren beleid. Dit gebeurt door: de evaluatie van de voorbije periode of werkjaar; het bepalen, goedkeuren en bijsturen van de algemene beleidslijnen van het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap en van de doelstellingen; formuleren van opties voor de volgende periode of het komende werkjaar; bevestigen van de oprichting en continuering van commissies en comités; mandaatgeving binnen de grote beleidskaders die uitgetekend werden. Deze sectorale ledenvergadering wil tevens een jaarlijks forum aanbieden waarop beheerders, directies en directiemedewerkers elkaar kunnen ontmoeten Samenstelling Alle leden van de sector ondersteuning van personen met een handicap worden uitgenodigd op de SLV. Er worden geen sectorale ledenvergaderingen georganiseerd voor subsectoren in de sector ondersteuning van personen met een handicap Voorzitter en frequentie De Sectorvoorzitter zit de sectorale ledenvergadering voor. De sectorale ledenvergadering wordt jaarlijks samengeroepen door het sectoraal directiecomité. De agenda van de SLV wordt door het sectoraal directiecomité bepaald Wijze van beslissen De besluitvorming geschiedt, wanneer nodig, op basis van niet-gewogen stemrondes, waarbij elk aanwezig of vertegenwoordigd werkend lid 1 stem heeft, dit in tegenstelling tot de algemene vergadering van het verbond Werkingsprocedure De vergadering verloopt op basis van duidelijke nota's met: informatie over de voorbije werking en over de bereikte resultaten; 10 december

4 zonodig verslaggeving van de Commissies, COC s, Comités en Intervisiegroepen; formulering van opties voor de toekomst. Tijdens de vergadering wordt ruimte gelaten voor de leden om zelf aanvullende of nieuwe opties te formuleren en aan de aanwezige leden voor te leggen. 2. HET SECTORAAL DIRECTIECOMITE (SD) Binnen het Vlaams Welzijnsverbond beschikt het sectoraal directiecomité over de autonomie om voor haar sector visies, beleid en acties te bepalen. Bijgevolg is het SD het forum waar het beleid van de sector wordt uitgetekend binnen het mandaat dat haar sectorale ledenvergadering haar geeft. Dit betekent dat een SD beslissingen neemt o.b.v. een prioriteitenplan dat goedgekeurd is door deze sectorale ledenvergadering. Dit beleid dat gevoerd wordt met het oog op het algemeen belang van de totale sector kan dus afwijken van het belang van een bepaalde doelgroep, werkvorm of regio. De betrokken voorzitters van de commissies, COC s en de comités hebben op deze momenten een zeer belangrijke functie om de terugkoppeling naar de commissie, COC of het comité goed op te nemen. Het SD zal haar beslissingen toetsen aan de algemene standpunten zoals bepaald door de Raad van Bestuur, zoekt naar convergenties en signaleert eventuele knelpunten of contradicties aan de Raad van Bestuur. Zo zal het o.a. de standpunten naar de Raad van Bestuur formuleren inzake werkgeversmateries en intersectorale materies, die voorbereid werden in de COC s. Het SD vertegenwoordigt de sector ondersteuning van personen met een handicap van het Vlaams Welzijnsverbond. Het zal ook instaan voor de opvolging van de externe relaties. Het SD is verantwoordelijk voor een transparante communicatiestrategie van de sector naar leden en naar externe partners. 2.1 Opdracht 1. Het SD is verantwoordelijk voor het uitbesteden van beleidsthema s of conceptontwikkeling naar commissies, m.n. omschrijft het thema of concept omschrijft de modaliteiten en grenzen omschrijft het hoe en wanneer zonodig de tussentijdse terugkoppeling gebeurt naar o.a. het sectoraal directiecomité of de coördinatiecomités. Het SD beslist over het ontwikkeld concept of het ontwikkeld standpunt dat de commissie heeft uitgewerkt. 2. Het SD is verantwoordelijk voor strategisch management van de sector vertrekkend uit continue omgevingsanalyse en sectoroverschrijdend helicopterperspectief. Het is verantwoordelijk voor conceptontwikkeling omtrent diverse aspecten van zorg en begeleiding; bereidt strategische doelstellingen voor (lange-korte termijn), en legt deze voor aan de sectorale ledenvergadering. 3. Het SD is eindverantwoordelijke voor operationeel management al dan niet voorbereid en/of gedelegeerd en/of in samenspraak met betrokken commissie of coördinatiecomités. Het bevestigt welke stappen intern of extern genomen moeten worden 10 december

5 en welke alternatieve uitwijkmogelijkheden' er zijn, waarna mandaat wordt gegeven voor de uitwerking van de actie. Daarbij dient het de ruimte te bepalen of onderhandelingsmarge aan te duiden voor het gegeven mandaat. Het SD staat in voor de evaluatie van het operationeel management. 4. Het SD is verantwoordelijk voor de opvolging van de actualiteit en het opportuniteitsmanagement. Bijgevolg zal het in functie hiervan en van het politiek belang haar prioriteiten bepalen Samenstelling Het SD wordt als volgt samengesteld: de rechtstreeks verkozenen voor de RvB en de Algemene Verbondsvoorzitter; de voorzitters of de gemandateerden van de Commissies; ( 1 ) de voorzitters of de gemandateerden van de Coördinatiecomités; de voorzitters of de gemandateerden van de Comités; ( 2 ) maximum 3 gecoöpteerde personen; De reden tot coöptatie is de specifieke deskundigheid of het bekleden van een mandaat in een voor de sector belangrijk overlegstructuur. De coöptatie omwille van de specifieke deskundigheid is geldig voor 1 volledig werkjaar, de coöptatie omwille van een mandaat is geldig zolang dit mandaat loopt. ambtshalve met raadgevende stem: de directeur en de sectorale stafleden van het Vlaams Welzijnsverbond De voorzitter De voorzitter van het SD (de sectorvoorzitter) is te kiezen uit de gekozen leden van het SD, met uitzondering van de gemandateerden van een commissie, comité of COC. Zie verkiezingsprocedure 7. De kandidaat die tot voorzitter verkozen wordt, moet daartoe een schriftelijk akkoord van zijn Raad van Bestuur indienen bij het Vlaams Welzijnsverbond Bureau van het sectoraal directiecomité Het Bureau is samengesteld uit de sectorvoorzitter, 2 leden van de provinciale sectorafgevaardigden die eveneens zetelen in het bureau van het Vlaams Welzijnsverbond en de sectorcoördinator. 1 2 Het kan voorkomen dat er geen kandidaat gevonden wordt die het voorzitterschap van de commissie, het comité of het coördinatiecomité kan opnemen gecombineerd met het lidmaatschap binnen het SD. In deze situaties kan het SD uitzonderlijk toestaan dat de link met het SD wordt opgenomen door een vaste gemandateerde uit de commissie, het comité of het coördinatiecomité, die niet de functie van voorzitter heeft. Het mandaat van de gemandateerde wordt gekoppeld aan het mandaat van de voorzitter. Voor deze uitzondering wordt steeds toestemming aan het SD-OPH gevraagd 10 december

6 Het heeft als opdracht, de opvolging van dringende agendapunten en neemt in urgente situaties beslissingen in het kader van opportuniteitsmanagement. Het rapporteert hierover aan het sectoraal directiecomité Werkingsprocedures, frequentie en wijze van beslissen Gezien het belang, de complexiteit én de weerslag op de totale werking binnen het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap, wordt hieraan een afzonderlijk hoofdstuk (hoofdstuk 2) besteed. 3. DE COMMISSIES In functie van een efficiënte beleidsvoering kan het SD commissies installeren om zijn besluitvorming voor te bereiden of advies te verlenen inzake te ondernemen acties. De door het SD besliste strategisch relevante thema s zijn uitgeschreven in het beleidsplan. Een commissie is een vergadering over één of meerdere bepaalde thema s. De oprichting van een nieuwe commissie wordt aan alle leden bekend gemaakt met een oproep tot deelname. Het SD heeft de bevoegdheid om de commissies te ontbinden. Zij neemt daartoe een beslissing: wanneer de opdracht is volbracht, wanneer de commissie zelf de vraag tot ontbinding stelt of wanneer het SD de ontbinding noodzakelijk acht. Ter voorbereiding van het SLV actualiseert het SD de lijst van de bestaande commissies. Deze lijst zal jaarlijks in bijlage toegevoegd worden aan het huishoudelijk reglement en aan de leden bekend gemaakt Opdracht 1. De commissie is verantwoordelijk voor een permanente omgevingsanalyse vanuit haar specifieke invalshoek. 2. De commissie ontwikkelt concepten rond thema s die gedelegeerd zijn vanuit het sectoraal directiecomité en gekaderd binnen de strategische doelstellingen van de sector. Zij werkt deze thema s uit, die nadien ter goedkeuring aan het SD worden voorgelegd. 3. Daarnaast kan zij beleidsthema s vanuit haar specifieke invalshoek formuleren en voorstellen aan het sectoraal directiecomité om deze op te nemen binnen de doelstellingen. 4. De commissie is verantwoordelijk voor operationeel management rond ontwikkelde beleidsthema s in samenspraak met het sectoraal directiecomité. 5. De commissie is in samenspraak met het sectoraal directiecomité verantwoordelijk voor de transparante communicatiestrategie van ontwikkeld beleid of concepten naar leden en/of externe partners Samenstelling Leden kunnen ten allen tijde toetreden tot een commissie. Een actieve deelname wordt verondersteld. De leden kunnen zich laten vertegenwoordigen door een leidinggevende of een expert inzake de materie of het te behandelen onderwerp. Personen die een officieel mandaat van het Vlaams Welzijnsverbond invullen, worden geacht te participeren aan een commissie die inhoudelijk aanleunt bij het mandaat dat zij vervullen. 10 december

7 3.3. Voorzitter De verkiezing van de voorzitter verloopt volgens de verkiezingsprocedure beschreven in hoofdstuk 7. De voorzitter of de gemandateerde van de commissie participeert aan het SD Frequentie en wijze van beslissen De leden en de voorzitter van de commissie bepalen zelf welke vergaderfrequentie zij nodig en realiseerbaar achten. De commissie streeft ernaar al haar beslissingen in consensus te nemen Werkingsprocedures Voor hun werking dienen de commissies beroep te doen op het Vlaams Welzijnsverbondsecretariaat, nl. voor het versturen van de agenda, uitnodigingen, verslagen, documenten, enz. De verslaggeving van de vergadering dient door de leden zelf te gebeuren. Logistieke ondersteuning door het Vlaams Welzijnsverbond-secretariaat bij het opzetten van beperkte onderzoeksprojecten/studiedagen dient vooraf aan het Sectoraal Directiecomité voorgelegd te worden. Een commissie kan acties naar buiten uit of externe initiatieven ondernemen mits voorafgaande goedkeuring van het SD i.f.v. coördinatie en coherentie van de Verbondswerking. Met "externe initiatieven" wordt o.m. bedoeld: organiseren van studiedagen, contacten met andere organisaties, publiceren of verkondigen van standpunten, gesprekken met bevoegde overheden of officiële instanties. 4. DE COÖRDINATIECOMITES (COC's) De Coördinatiecomités zijn alle voorzieningen en diensten, van een bepaalde sector en aangesloten bij het Verbond, per provincie georganiseerd Opdracht De COC's hebben de uitdrukkelijke opdracht om de leden te informeren en de relevante agendapunten binnen de RvB, de SLV, het SD en de commissies te bespreken. Daarnaast is het essentieel dat de COC-voorzitter en de provinciaal afgevaardigde de bekommernissen bij de leden opvangt en overbrengt naar het SD en de RvB. Een goede wisselwerking is cruciaal. De COC s hebben hierbij een driedubbele opdracht: a) naar het regionaal niveau: 1. overleg plegen over en inspelen op specifieke regionale aangelegenheden van hun sector (concrete invulling van programmatie, provinciale subsidies, regionale afspraken, onderzoek,...), incluis de eventuele publieke bekendmaking ervan. Via de coördinatiecomités kunnen de leden over de werking en evoluties in de R.O.G. s of overlegplatforms reflecteren en indien nodig tot gezamenlijke strategiebepaling komen. 10 december

8 2. hun vertegenwoordiging in de regionale instanties regelen, en desgevallend optreden t.a.v. overheden en instanties in hun regio. 3. het contact, de samenwerking en de goede verstandhouding tussen de voorzieningen en organisaties van hun regio, alsook met de COC van de andere sectoren, bevorderen. 4. Regionale werkcellen tijdelijk of permanent oprichten en coördineren. b) naar het sectoraal niveau: 1. op eigen initiatief of op verzoek van het SD of een commissie beraadslagen over materies die onder de bevoegdheid van het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap ressorteren, zodat de afgevaardigden van de COC's, met het resultaat van deze beraadslagingen rekening kunnen houden in de adviezen en beslissingen die door het SD of de commissie moeten genomen worden. 2. initiatieven nemen of opdrachten vervullen m.b.t. hun regio inzake onderzoek en studie van algemene sectorale problemen, alsmede inzake de eventuele publieke bekendmaking ervan (dit laatste in overleg met het SD). c) naar het intersectoraal niveau: 1. op eigen initiatief of op verzoek van de Raad van Bestuur, beraadslagen over materies die onder de bevoegdheid van de RvB ressorteren, zodat de afgevaardigden van de COC's in de RvB met het resultaat van deze beraadslaging rekening kunnen houden in de beslissingen die door de RvB moeten genomen worden. 2. initiatieven nemen of opdrachten vervullen inzake onderzoek en studie van sectoroverschrijdende problemen waarmee de voorzieningen in de regio geconfronteerd zijn, alsmede inzake de eventuele bekendmaking ervan, dit laatste na overleg met de RvB Samenstelling Tot de vergaderingen van de Coördinatiecomités worden alle beheerders, directieleden en leidinggevend personeel (cfr. wettelijke bepalingen i.v.m. sociale verkiezingen) van de voorzieningen in de betrokken regio uitgenodigd Voorzitter De voorzitter is te kiezen uit de leden van de vergadering volgens de procedure in het huishoudelijk reglement van het desbetreffende coördinatiecomité of via de verkiezingsprocedure beschreven in dit document. De COC-voorzitters brengen het Verbond op de hoogte van de procedure die gevolgd wordt. De ambtstermijn bedraagt 4 jaar en het mandaat is beperkt tot 2 aaneensluitende termijnen. Alleen de deelnemers die een leidinggevende functie hebben binnen hun organisatie, komen in aanmerking voor het voorzitterschap. De voorzitter of de gemandateerde van de COC participeert aan het SD Frequentie en wijze van beslissen De leden en de voorzitter van het Coördinatiecomité bepalen zelf welke vergaderfrequentie zij nodig achten. Het Coördinatiecomité streeft ernaar al haar beslissingen in consensus te nemen Werkingsprocedures 10 december

9 Voor hun werking, nl. voor het versturen van de agenda, de uitnodigingen en verslagen, documenten, enz. kunnen de COC voorzitters onkosten inbrengen (binnen de grenzen van een vooraf bepaald budget) bij het Vlaams Welzijnsverbond. Zij kunnen hiervoor ook samenwerken met de diocesane secretariaten van Caritas. Elke COC kan permanente of tijdelijke werkcellen laten functioneren rond specifieke personeelsgroepen, disciplines, thema's of studieonderwerpen. Deze werkcellen dienen zelf volledig voor hun werking in te staan. Vragen tot logistieke ondersteuning door het Vlaams Welzijnsverbond-secretariaat bij het opzetten van beperkte onderzoeksprojecten/studiedagen dienen vooraf aan het Sectoraal Directiecomité voorgelegd te worden. Een COC kan acties naar buiten uit of externe initiatieven ondernemen voor zover het gaat om acties op regionaal vlak. Acties die regio-overschrijdend of Vlaams zijn, moeten de voorafgaande goedkeuring van het SD hebben, i.f.v. coördinatie en coherentie van de Verbondswerking. Met externe initiatieven wordt o.m. bedoeld: organiseren van studiedagen, contacten met andere organisaties, publiceren of verkondigen van standpunten, gesprekken met bevoegde overheden of officiële instanties. 5. DE INTERVISIEGROEPEN EN COMITÉS In een intervisiegroep worden de leden van het Vlaams Welzijnsverbond per dienstverleningsvorm of per doelgroep in overleg samengebracht. Een comité is een intervisiegroep waarbij het expliciete belang van de beleidsvoorbereidende betrokkenheid van deze vergadering werd aangetoond én aldus erkend door het SD en de SLV. Om deze opdracht waar te maken zal de voorzitter of de gemandateerde van een comité actief participeren aan het SD. Het SD en de SLV kunnen beslissen om thema s toe te wijzen aan een comité. Niet voor elke dienstverleningsvorm of doelgroep is er een intervisiegroep of een comité werkzaam. Ter voorbereiding van de SLV actualiseert het SD de lijst van de bestaande intervisiegroepen en comités. Deze lijst zal jaarlijks in bijlage toegevoegd worden aan het huishoudelijk reglement en aan de leden bekend gemaakt Opdracht De intervisiegroepen of comités buigen zich enkel over materies die rechtstreeks verband houden met de doelgroep of de werkvorm. Het overleg omtrent deze materies geschiedt op initiatief van de leden zelf. Het comité zal daarbovenop haar verantwoordelijkheid nemen i.f.v. de eventueel toegewezen thema s door het SD. a) wederzijdse ondersteuning op het vlak van de interne en inhoudelijke organisatie van de hulpverlening, begeleiding of bijstand, o.m. via: overleg inzake werkmodellen en werkmethodes; overleg inzake werksoortelijk gebonden reglementeringen; studie(namid)dag voor de leden 10 december

10 b) beleidsondersteunend of voorbereidend werk i.f.v. de eigen werkvorm(en) en/of doelgroep(en), o.m. via: onderzoek en studiewerk op basis van ingezameld cijfermateriaal; adviezen of voorstellen tot aanpassing van reglementeringen; concipiëren en uitwerken van studiedagen of vormingsinitiatieven naar ruimer publiek; c) standpuntvoorbereidend en besluitvormend advies i.f.v. het sectoraal beleid van het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap omtrent aspecten die hun werkvorm of doelgroep aanbelangen; 5.2. Samenstelling Tot de vergaderingen van de intervisiegroepen en comités worden de beheerders, de directieleden en het leidinggevend personeel (cfr. wettelijke bepalingen i.v.m. sociale verkiezingen) van de voorzieningen uitgenodigd. Zij kunnen een ander personeelslid van de voorziening mandateren om aan dit overleg deel te nemen Voorzitter De verkiezing van de voorzitter verloopt volgens de verkiezingsprocedure beschreven in hoofdstuk 7. De voorzitter of de gemandateerde van het comité participeert aan het SD Frequentie en wijze van beslissen De leden en de voorzitter bepalen zelf welke vergaderfrequentie zij wensen aan te houden. De vergadering streeft ernaar al haar beslissingen in consensus te nemen Werkingsprocedures Voor hun werking dienen de intervisiegroepen en comités beroep te doen op het Vlaams Welzijnsverbond-secretariaat, nl. voor het opmaken van de agenda en het versturen van uitnodigingen en verslagen, documenten, enz. De verslaggeving van de vergadering dient door de leden zelf te gebeuren. Logistieke ondersteuning door het Vlaams Welzijnsverbond-secretariaat bij het opzetten van beperkte onderzoeksprojecten/studiedagen dient vooraf aan het Sectoraal Directiecomité voorgelegd te worden. Elke intervisiegroep of comité kan permanente of tijdelijke werkcellen laten functioneren rond specifieke personeelsgroepen, disciplines, thema s of onderzoeksopdrachten. Deze werkcellen dienen zelf volledig voor hun werking in te staan. Het staat elke intervisiegroep of comité vrij om de comitévergadering in kader van een bepaalde themabespreking open te stellen voor niet aangesloten voorzieningen. Dit geldt ook voor de door hen georganiseerde werkcellen. Een intervisiegroep of comité kan acties naar buiten uit of externe initiatieven ondernemen mits voorafgaande goedkeuring van het SD i.f.v. coördinatie en coherentie van de Verbondswerking. Met "externe initiatieven" wordt o.m. bedoeld: organiseren van studiedagen, contacten met andere organisaties, publiceren of verkondigen van 10 december

11 standpunten, gesprekken met bevoegde overheden of officiële instanties. Voor intervisiegroepen betekent dit dat zij hun initiatief aan het SD moeten voorleggen via de COC-voorzitter of rechtstreeks hun verzoek richten aan de sectorcoördinator of voorzitter. 6. AANWEZIGHEID VAN EEN STAFMEDEWERKER OP COC, COMMISSIE, COMITÉ OF INTERVISIEGROEPVERGADERINGEN Op de COC vergadering is een medewerker van het Vlaams Welzijnsverbond aanwezig. De functie van deze medewerker op deze vergaderingen bestaat niet enkel in het geven van informatie heet van de naald. Minstens even belangrijk is het luisteren naar de problemen en standpunten van de leden. De verkozen leden in de beleidsorganen van het Vlaams Welzijnsverbond behouden echter een belangrijke verantwoordelijkheid in het vertegenwoordigen van het Vlaams Welzijnsverbond naar de andere leden en in het verwoorden van de evoluties die zich voordoen. Stafmedewerkers participeren aan commissies. De comités en intervisiegroepen hebben een vaste contactpersoon bij de stafmedewerkers. Het comité Centra voor ambulante revalidatie wordt systematisch ondersteund door een stafmedewerker. 7. VERKIEZINGSPROCEDURE VAN DE VOORZITTER EN GEMANDATEERDE De voorzitter en eventueel een gemandateerde is te kiezen uit de leden van de vergadering. Alleen de deelnemers die een leidinggevende functie hebben binnen hun organisatie, komen in aanmerking. De ambtstermijn van de voorzitter en de gemandateerde bedraagt 4 jaar en het mandaat is beperkt tot 2 aaneensluitende termijnen. De leden worden tijdig verwittigd dat een voorzittersverkiezing zal plaatsvinden. Zij die zich kandidaat willen stellen, dienen een geschreven kandidatuur in bij het Vlaams Welzijnsverbond, ten laatste 10 dagen voor de volgende vergadering. Op de volgende vergadering wordt uit de ingekomen kandidaten een nieuwe voorzitter gekozen. De stemming verloopt geheim. Elke aanwezige heeft 1 stem. Een kandidaat die 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen haalt, is verkozen tot voorzitter. Indien in de eerste stemronde geen enkele kandidaat 2/3 van de stemmen behaalt, is een tweede stemronde nodig waaraan de 2 kandidaten met de meeste stemmen deelnemen. De kandidaat die in de tweede stemronde de meeste stemmen krijgt, is verkozen. Indien geen kandidaturen zijn binnengekomen wordt een open stemronde georganiseerd. De leden wordt gevraagd om op een stembrief 2 namen te vermelden van personen die zij geschikt achten om voorzitter te worden. Aan de personen die meer dan 1/3 van de stemmen behalen, wordt gevraagd om dit verzoek ernstig te willen onderzoeken en de functie op te nemen. Indien een gemandateerde dient verkozen te worden wordt een open stemronde georganiseerd, zoals hierboven beschreven wordt. De kandidaat die tot voorzitter of gemandateerde verkozen wordt, wordt verondersteld dit mandaat te aanvaarden met akkoord van de Raad van Bestuur van zijn voorziening. 10 december

12 HOOFDSTUK 2: PROCEDURES TOT BESLUITVORMING EN PROCESBEWAKING Vooraf : In functie van een heldere besluitvorming, die ook voor de leden doorzichtig moet zijn, is het nodig om bij elke te ondernemen actie of elke standpuntbepaling volgende vragen vooraf duidelijk te beantwoorden: Met welke entiteiten of groepen zijn wij verbonden of dienen wij i.f.v. deze concrete actie rekening te houden? Met welke andere groepen of instanties moeten wij: - gezamenlijke standpunten behouden? - standpunten via onderhandeling bijsturen? Ook naar de leden van het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap dient dit eveneens telkens verduidelijkt te worden om hen toe te laten het proces van besluitvorming of bijsturing op te volgen. 1. TRANSPARANTIE IN DE BESLUITVORMING Meer nog dan de besluitvorming dient het besluitvormingsproces voor alle leden duidelijk en doorzichtig te zijn. Dit kan bereikt worden via onderstaande elementen hetzij principieel of ad hoc te expliciteren Bevoegdheidsafbakening tussen de overlegstructuren In voorgaand hoofdstuk werden de opdrachten en bevoegdheden van de onderscheiden overlegstructuren omschreven. Dergelijke principiële omschrijvingen kunnen overlappingen of dubbel werk grotendeels uitsluiten maar niet volledig voorkomen of vermijden. Het is de verantwoordelijkheid van het SD en de betrokken voorzitters om deze afgrenzingen te bewaken en waar nodig bij te sturen. Eventuele permanente of ad hoc aanpassingen aan de bevoegdheden of opdrachtsomschrijvingen dienen telkens duidelijk aan de leden gemeld te worden Duidelijkheid omtrent het Doel of het Opzet Alvorens over te gaan tot de behandeling van een onderwerp (standpuntbepalingen - bespreking van een basistekst - planning van een actie) moet de bedoeling ervan duidelijk bepaald worden. Daarbij moet eveneens nagegaan worden of het een thema is: voor intern overleg en/of sensibilisering van de leden; voor onderhandeling met kabinet, administratie, vakbonden,... ; in functie van een standpuntbepaling of definitieve houding waarvan het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap niet kan afwijken; Tijdens de afhandeling van dat punt en zeker erna dient het bereikte resultaat aan de geformuleerde doelstelling of het beoogde doel getoetst te worden. 10 december

13 1.3. Het besluitvormingsproces of verloop van acties De leden dienen omtrent ondernomen acties of genomen beslissingen duidelijk geïnformeerd te worden over de onderscheiden stappen van het proces of de actie. Het moet telkens voor de betrokken leden duidelijk zijn: welke instantie van het Vlaams Welzijnsverbond of het Vlaams Welzijnsverbondsector ondersteuning van personen met een handicap bevoegd is omtrent die materie en hoe het besluit tot stand is gekomen; welk standpunt het Vlaams Welzijnsverbond inneemt en om welke redenen; met welke andere instanties hierover overleg dient gepleegd te worden en in welke mate dit een bijsturing van het Vlaams Welzijnsverbond-standpunt noodzakelijk maakt of niet; of een "ontwerp-besluit" of "voorlopig resultaat" ter informatie of ter consultatie aan de leden voorgelegd wordt; wat het "onderhandelings-" of "overlegresultaat" is; wat het "resultaat" van de ondernomen actie is; 1.4. Wijze van beslissen Het SD streeft ernaar al haar beslissingen in consensus te nemen. Alle standpunten die naar buiten toe worden ingenomen, moeten goedgekeurd zijn door het SD. Een commissie, COC, comité of intervisiegroep kan enkel bij hoogdringendheid en na overleg met de directeur en de sectorale stafmedewerker van het Vlaams Welzijnsverbond een standpunt naar buiten brengen dat nog niet besproken is op het SD. De ingenomen standpunten worden in een ontwerpbrief door de betrokken commissie, COC, comité of intervisiegroep overgemaakt aan de staf van het Vlaams Welzijnsverbond. De definitieve brief wordt aan de bedoelde kabinetten verstuurd onder hoofding van het Verbond en ondertekend door de algemeen voorzitter en de algemeen directeur. De definitieve brief aan het VAPH wordt ondertekend door de sectorcoördinator of een staflid en de directeur Mandaatgeving en delegatie Bij materies, die voorwerp uitmaken voor verdere onderhandelingen of die in samenwerking met anderen moeten uitgewerkt worden, dient een duidelijk mandaat gegeven te worden aan de persoon of personen, die met de afwerking gelast worden. Dergelijke mandaatgeving dient met klare afspraken de grenzen vast te leggen waarbinnen wel of niet kan afgeweken worden van de oorspronkelijke idee. Zij dient eveneens een strategie te omvatten om het gestelde doel te bereiken Coördineren en activeren van de Commissies en Coördinatiecomités Aan de genoemde commissies en comités wordt ruime autonomie toegekend. In functie van een coherente werking en visie-ontwikkeling binnen de sector kan het SD opdrachten doorspelen aan bepaalde commissies en comités i.f.v. de voorbereiding van te nemen beleidsopties of in te nemen standpunten. Het SD of de RvB kan via deze overlegstructuren thema's of onderwerpen ter sprake brengen om de leden van het Vlaams Welzijnsverbond nadrukkelijker te vatten of uit te nodigen tot participatie aan de besluitvorming. 10 december

14 1.7. Informatie aan de leden Het is een permanente bekommernis van het SD en de centrale diensten van het Vlaams Welzijnsverbond om de leden zo degelijk en efficiënt mogelijk te informeren over "wat er in Brussel gebeurt" op Verbonds- of Sectoraal niveau. a) doorheen het jaar Informatie omtrent de Commissiewerking en definitief afgehandelde punten van het SD, waarbij de afgewerkte documenten aan de leden worden doorgespeeld. Informatie omtrent de gevolggeving van de overheid of anderen op de standpunten van het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap. Informatie omtrent het verloop van de onderhandelingen met derden. Deze informatie wordt hetzij schriftelijk (informatief of website) hetzij via de COC's of Comités (elk volgens eigen bevoegdheid) meegedeeld. De informatieverstrekking via de COC's of Comités biedt bovendien de mogelijkheid tot: adviesinwinning of consultatie van de basis; het inwinnen van "gestoffeerde" reacties van de leden; b) evaluatie van de jaarwerking Naar aanleiding van de jaarlijkse sectorale ledenvergadering wordt alle belangrijke en nuttige informatie ter beschikking gesteld van de leden Schriftelijke consultatie van de leden Voor belangrijke materies kan het SD beslissen tot een schriftelijke consultatie van de leden omtrent: documentatie of cijfermateriaal ter stoffering van beleidsopties of standpuntvoorbereidingen; standpuntbepaling ter voorbereiding van definitieve besluitvorming Frequentie Het SD vergadert maandelijks, met uitzondering van de maanden juli en augustus. De leden van het SD leveren een inspanning om de vergaderingen volledig mee te maken. De vertegenwoordigers in het Raadgevend Comité van het VAPH en van de Raad van Bestuur van het Vlaams Welzijnsverbond engageren zich bij hun kandidaatstelling om dit waar te maken. 2. PROCESBEWAKING Bij de behandeling van onderwerpen of thema s dient telkens duidelijk bepaald te worden of het hier om een actie op korte of lange termijn gaat. Op basis daarvan worden prioriteiten en termijnen voor afhandeling vastgelegd. 10 december

15 Ter voorkoming van een beleid dat enkel inspeelt op lopende actualiteit, is het noodzakelijk rond belangrijke of steeds weerkerende thema's duidelijke lange termijn strategieën te bepalen. Visieontwikkeling is m.a.w. een belangrijk aandachtspunt in de werking van het Vlaams Welzijnsverbond. Dit moet mede tot uiting komen in de prioriteitennota. Dit voorkomt dat men de realiteit achterna holt of een sterk disparaat en stuurloos beleid voert. Tegelijkertijd vormen deze lange termijn opties een duidelijk kader voor ad hoc besprekingen of acties op korte termijn. Het is voor elke overlegstructuur van het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap noodzakelijk om de eigen werkzaamheden t.a.v. de korte en lange termijn opties te evalueren en waar nodig bij te sturen. HOOFDSTUK 3: RELATIES MET ANDERE INSTANTIES EN ORGANISATIES Om haar doelstellingen en opdrachten waar te maken kiest het Vlaams Welzijnsverbondsector ondersteuning van personen met een handicap om vaste of ad hoc samenwerkingsverbanden met andere organisaties of partners. 1. RELATIES MET ANDERE INSTANTIES EN ORGANISATIES Ten einde de doelstellingen van het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap optimaal te realiseren of gemeenschappelijke belangen te behartigen kan het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap in overleg gaan of samenwerken met andere organisaties of structuren binnen de sector ondersteuning van personen met een handicap; Het criterium om tot een samenwerking over te gaan is telkens dubbel: verhoogt het de dienstverlening aan de leden of kan de samenwerking bijdragen tot het beter realiseren van een gesteld doel; behoudt het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap hierbij zijn eigen identiteit; 2. PARTICIPATIE AAN OFFICIËLE ORGANEN Als organisatie die de meerderheid van de voorzieningen in de sector ondersteuning van personen met een handicap vertegenwoordigt wil het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap intens participeren aan officiële advies- en beleidsorganen. Het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap stelt dan ook aan de bevoegde overheden meerdere kandidaten voor om te zetelen in die organen. Zo bekleedt het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap op dit ogenblik o.a. één of meerdere mandaten in permanente werkgroepen, in de Permanente Cel, in het bureau en in het Raadgevend Comité van het VAPH, in de gemengde stuurgroep Integrale Jeugdhulpverlening, in de Raad van Bestuur van het Verwijzersplatform. Het Vlaams Welzijnsverbond is lid van de Algemene Vergadering van de EASPD (European Association of Service Providers for People with Disabilities.) 10 december

16 2 effectieve mandaten voor het Raadgevend Comité worden ingevuld door de sectorvoorzitter en de sectorcoördinator. De overige effectieve en plaatsvervangende mandaten worden verkozen onder de leden van het SD. Elk mandaat dat door een lid in een extern overlegorgaan wordt opgenomen namens het Vlaams Welzijnsverbond-sector ondersteuning van personen met een handicap, wordt voorgelegd aan en goedgekeurd door het SD. Voor extern overleg dat gekoppeld is aan het thema van een commissie/comité krijgen de voorzitter van de commissie/ het comité en de stafleden voorrang indien zij een mandaat willen opnemen. 10 december