Op weg naar een geheel digitaal (bekostigings)dossier. Da Vinci College Juni 2018

Transcriptie

1 Op weg naar een geheel digitaal (bekostigings)dossier. Da Vinci College Juni 2018

2 Het digitaal dossier bestaat uit verschillende documenten Bekostigingsdocumenten Brieven en s Pedagogische documenten Examendossier (nog in de ontwikkelfase)

3 Historie Tien jaar geleden begonnen met scannen van onderwijsovereenkomsten en praktijkovereenkomsten Vanaf de komst van EduArte meer documenten gaan scannen Door interne verhuizing minder archiefruimte beschikbaar Start van andere manier van archiveren van de studentendossiers Stap voor stap afschaffen van bewaren van de papieren documenten

4 Wat wordt digitaal opgeslagen Alle bekostigingsdocumenten: Inschrijfformulier Onderwijsovereenkomst Opleidingsblad Bijlage passend onderwijs Addendum keuzedelen Praktijkovereenkomst Diploma Verblijfsdocument

5 Wat wordt digitaal opgeslagen Overige documenten Doorstroomdossier VO-MBO VOG Vooropleiding diploma/cijferlijst

6 Wat wordt digitaal opgeslagen Brieven en s Uitnodiging intake Voorwaardelijke plaatsing Uitnodiging kennismaking Informatie Start opleiding Uitschrijving met en zonder diploma

7 Wat wordt digitaal opgeslagen Pedagogische documenten in pedagogisch dossier Verklaringen dyslexie en dyscalculie Begeleidingsdocumenten Studievoortgangsdocumenten

8 Hoe worden documenten opgeslagen Door gebruik te maken van een scanprogramma Door vanuit EduArte documenten te genereren en te kiezen voor opslaan bij documenten Door te uploaden vanuit Word, Excel of Outlook in EduArte

9 Bewaartermijnen De bewaartermijnen zijn vastgesteld. In het scanprogramma kun je inrichten wanneer de documenten verwijderd moeten worden. Door de documenten in het scanprogramma te verwijderen worden deze automatisch verwijderd uit EduArte. Ook EduArte zal worden ingericht met bewaartermijnen.

10 Model Documentair structuurplan Model DSP Studentenadministratie Proces Document Wettelijk kader Proces/ Subproces Handelingsnr W Minimaal Maximaal Richtlijn Start bewaartermijn Wettelijke grondslag BSD (2006) a a r d e ri n g Studentendossier Aanmelding studenten Aanmeldingsformulier 42 V 2 Na uitschrijven instelling art en 8.1.1a WEB (inhoudelijk); art. 19 lid Vrijstellingsbesluit Wbp art en 8.1.1a WEB (inhoudelijk); Intakeverslag / intakeformulier 3 V 2 Na uitschrijven art. 19 lid Vrijstellingsbesluit Wbp Studiekeuzeadvies 2 Na uitschrijven art WEB (inhoudelijk) Kopie verblijfsdocument Na uitschrijven Wbp; Koppelingswet; art en 8.1.1a WEB (inhoudelijk); controleprotocol Kopie ID V Niet bewaren, dit mag niet in het dossier (Wbp) Kopie diploma / cijferlijst 2 Na uitschrijven art en 8.1.1a WEB (inhoudelijk); vooropleiding 42 V art. 19 lid Vrijstellingsbesluit Wbp Les- en cursusgeldwet (inhoudelijk) Verklaring derdengelden 42 V Na uitschrijven art. 4:69 Awb Uitslag (beroepen)testen V 2 Na uitschrijven art. 19 lid Vrijstellingsbesluit Wbp art. 19 lid Kopie werkgeversverklaring 42 V 2 Na uitschrijven Vrijstellingsbesluit Wbp Documenten in het kader van passend V 2 Na uitschrijven art. 19 lid Vrijstellingsbesluit Wbp onderwijs/begeleiding (dyslectieverklaring, etc.) Onderwijsovereenkomst incl. bijlage e.d. 43 V Na uitschrijven art WEB (inhoudelijk) Examendeelnemersovereenkomst 43 V Na uitschrijven art WEB (inhoudelijk) Betalingsdocumenten cursusgeld 42 V Na uitschrijven Les- en cursusgeldwet (inhoudelijk) Foto student t.b.v. i-card en andere 42 V 2 Na uitschrijven art. 19 lid Vrijstellingsbesluit Wbp registratiesystemen art. 19 lid Studievoortgang en begeleiding Mutatieformulieren V 2 Na uitschrijven Vrijstellingsbesluit Wbp Sociaal pedagogische gegevens V 2 Na uitschrijven art. 19 lid Vrijstellingsbesluit Wbp Diverse correspondentie incl. s V 2 Na uitschrijven art. 19 lid Vrijstellingsbesluit Wbp art..2.8 Beroepspraktijkovereenkomsten V Na uitschrijven WEB (inhoudelijk) Bindend studieadvies (dossier) 2 Na uitschrijven art a en art b WEB (inhoudelijk) Correspondentie over het verrichten van 2 Na uitschrijven art. 23 Leerplichtwet 1969; art. 0 V 20 arbeid door een leerling in strijd met de Vrijstellingsbesluit Wbp geldende voorschriften Verzuim- en aanwezigheidsadministratie Controlekaart en melding van langdurig 44 V Na uitschrijven art en 8.1.8a WEB (inhoudelijk) verzuim Melding van langdurig verzuim en/of 46 V Na uitschrijven art WEB (inhoudelijk) voortijdig schoolverlaten van nietleerplichtigen Correspondentie m.b.t. voorkomen van 4 V Na uitschrijven art WEB (inhoudelijk) voortijdig schoolverlaten Aanwezigheidsregistratie / 4 V Na uitschrijven art cc. en art a WEB presentieregistratie en -administratie (inhoudelijk) (urenkaarten, urenverantwoording e.d.) Correspondentie met Burgemeester en 48 V Wethouders over in- en uitschrijvingen en leerovereenkomsten Correspondentie met B en W over relatief 49 V schoolverzuim Vrijstellingsbesluit (verlenen vrijstelling van V leerplicht) Einde studie Bewijs van uitschrijving V Besluit van schorsing V 2 Besluit van verwijdering voor een opleiding 3 V Na uitschrijven art. 18 Leerplichtwet; art. 4 en 8 Leerplichtregeling (inhoudelijk) Na uitschrijven art. 21 Leerplichtwet; art. 8 Leerplichtregeling (inhoudelijk) Na uitschrijven Handeling 2 BSD (201) Na uitschrijven Onderwijsinspectie Na uitschrijven art en 8.1.1a 2 WEB (inhoudelijk); art. 19 lid Vrijstellingsbesluit Wbp Na uitschrijven Onderwijsinspectie

11 Papieren documenten Projectplan opstellen hoe om te gaan met welke documenten. Op dit moment worden een aantal papieren documenten nog bewaard. Het is lastig om zo te archiveren dat je weet wanneer je documenten vernietigd kunnen worden. De datum vernietiging is pas achteraf vast te stellen. Papieren diploma s en cijferlijsten worden bewaard. De bewaartermijn is nu vastgesteld op 0 jaar. Het mogelijk zijn van inzien van digitale documenten over zo n lange periode is nu niet te voorzien Voor het vernietigen van papieren documenten maken wij gebruik van speciale papiercontainers. Deze containers worden volgens een vastgestelde procedure opgehaald en de inhoud wordt vernietigd op een veilige manier.