Handboek voor PhD studenten

Transcriptie

1 Handboek voor PhD studenten September 2013

2

3 Voor u ligt het promovendihandboek van het onderzoeksinstituut VUmc Cancer Center Amsterdam (CCA). Hierin is veel nuttige informatie voor (toekomstige) promovendi en hun begeleiders op overzichtelijke wijze gebundeld. Zo vindt u een beschrijving van de begeleiding en beoordeling van de promovendus, de taken van de promovendus op het gebied van onderzoek en onderwijs, en informatie over de promovendivertegenwoordiging. Tevens wordt informatie gegeven over de VUmc CCA vertrouwenspersoon. Alhoewel de promovendiperiode beperkt is in tijd wordt het één en ander beschreven vanuit de gedachte van het lifelong learning traject en de voorbereiding van de PhD-student hierop. Dit handboek wordt aangeboden door de onderwijscommissie en directie VUmc CCA. Prof. dr C.R. Leemans, voorzitter onderwijscommissie Dr E.M. Ruhé-Hoogervorst, senior beleidsmedewerker onderwijs

4

5 Inhoud Pagina 1. Inleiding 3 2. Het promotietraject in Nederland 4 3. Aanstelling en beoordelingen binnen VUmc 7 4. Takenpakket van een oio 8 5. Het verzorgen en volgen van onderwijs 8 6. Subsidies en vergoedingen 9 7. Begeleiding Vertrouwenspersoon Promovendivertegenwoordiging Contact 12 Bijlagen I - X VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 1

6 VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 2

7 1. Inleiding De onderzoekersopleiding (promotieonderzoek) heeft tot doel afgestudeerde academici (en in sommige gevallen HBO ers) tot zelfstandig wetenschappelijk onderzoekers op te leiden. Aan de onderzoekersopleiding is in Nederland in het verleden vorm gegeven met de invoering van assistentonderzoekers in opleiding (aio s) en assistent-geneeskundigen in opleiding tot klinisch onderzoeker (agiko's). In september 2003 is de term aio bij de universiteiten vervangen door promovendus. Bij de UMC s is deze benaming in 2005 weer vervangen door de term onderzoeker in opleiding (oio), en de term agiko werd arts in opleiding tot specialist en klinisch onderzoeker (aiosko). Bij VUmc Cancer Center Amsterdam zijn tal van mogelijkheden tot het uitvoeren van een promotieonderzoek. Momenteel werken meer dan 180 oio s en aiosko s aan een promotieonderzoek op gebied van kanker en/of immunologie. Veel van deze studenten hebben een vooropleiding Geneeskunde, Biomedische wetenschappen, Oncology, Biomolecular Sciences of Biologie gevolgd. VUmc CCA is het grootste onderzoeksinstituut van VUmc met betrokkenheid van meer dan 70% van de medische ziekenhuisafdelingen. Momenteel wordt aan meer dan 400 projecten gewerkt door bijna 500 medewerkers. Er wordt vooral veel onderzoek gedaan op het gebied van vroege detectie van kanker en immunologische aandoeningen. Daarnaast wordt gezocht naar nieuwe therapieën op maat en de toepassing daarvan bij de individuele patiënt. Tevens is kwaliteit van leven een heel belangrijk aandachtspunt. Het onderzoek naar verschillende vormen van kanker en immunologische afwijkingen en de behandeling hiervan is zoveel mogelijk geïntegreerd. Een belangrijk streven is alle onderzoeksbevindingen direct toe te passen bij patiënten. Op de VUmc CCA website ( is meer informatie te vinden over de onderzoeksprogramma's die momenteel bij ons instituut worden uitgevoerd. Algemene informatie voor alle oio s en aiosko s binnen VUmc is te vinden in de brochure Informatie voor oio s en aiosko s VUmc over dienstverband, opleiding en onderzoek (kwaliteitsnet van VUmc intranet). In dit handboek is informatie rondom de aanstelling, begeleiding en opleiding van een onderzoeker in opleiding opgenomen, evenals specifieke informatie over het promoveren binnen het onderzoeksinstituut VUmc CCA. In hoofdstuk 2 wordt het algemene promotietraject in Nederland in het kort beschreven. De daarop volgende hoofdstukken geven meer details over bepaalde onderdelen van het traject binnen VUmc CCA. Al deze informatie is specifiek bedoeld voor (arts) onderzoekers in opleiding en hun begeleiders. Promoveren geschiedt aan de VU. Informatie over promoveren aan de VU is te vinden op de website ( Het promotiereglement, welke op deze website en in Bijlage I terug te vinden is, beschrijft alle zaken rond de toegang tot een promotie, de gang van zaken met betrekking tot de voorbereiding van de promotie, de taken en bevoegdheden van de betrokkenen bij een promotie en een geschillenregeling. Als aanvulling op dit reglement, wordt binnen VUmc de NFU Guidelines for PhD tracks in biomedical sciences in the Netherlands gehanteerd ( en Bijlage II). In geval van tegenstrijdigheid, zal het promotiereglement van de VU voorgaan. VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 3

8 2. Het promotietraject in Nederland Algemeen Kortweg houdt promotieonderzoek in dat er in vier jaar onderzoek gedaan wordt, en over dit onderzoek een proefschrift wordt geschreven. Het proefschrift wordt verdedigd voor een commissie van hooggeleerden. Hierna ben je gepromoveerd tot doctor. Een oio of aiosko verdiept zich in een onderzoek en krijgt de kans om cursussen te volgen, congressen te bezoeken, colleges te geven en zich verder te ontwikkelen. Er zijn verschillende manieren om promotietraject te doorlopen. Universiteiten en andere onderzoeksinstellingen kunnen promovendi volof deeltijds aanstellen. Ook worden duale trajecten aangeboden. Het is ook mogelijk om met eigen financiering promotieonderzoek te verrichten. In Nederland is het meest gebruikelijk dat promovendi in dienst treden van de universiteit of een ander onderzoeksinstituut. Zij hebben een aanstelling voor bepaalde tijd, krijgen salaris, betalen sociale premies en bouwen pensioen op. Daarnaast verkrijgen ze een arbeidsverleden, wat belangrijk is bij arbeidsongeschiktheid, werkeloosheid en pensioen. Wetenschappelijk onderzoek kan natuurlijk niet uitgevoerd worden zonder financiële middelen. De financiële middelen voor het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek worden in Nederland verstrekt door de overheid, het bedrijfsleven en andere organisaties zoals stichtingen. Er bestaan binnen de financiering van wetenschappelijk onderzoek drie verschillende geldstromen. De eerste geldstroom bestaat uit een jaarlijks bedrag dat door de overheid direct aan de verschillende universitaire centra wordt verstrekt. De universiteiten zijn vrij om dit geld naar eigen inzicht te besteden aan wetenschappelijk onderzoek. De tweede geldstroom wordt door de overheid aan instanties als KNAW en NWO verstrekt. Via deze instanties wordt dit geld, door middel van subsidies, verleend aan onderzoeksinstellingen. Daarnaast bestaat er financiering met geld dat niet door de overheid verstrekt wordt maar dat afkomstig is uit Brussel (Europa), het bedrijfsleven, maatschappelijk organisaties of private instellingen. Geld uit deze bronnen wordt geld uit de derde geldstroom genoemd. Voor de promovendus zal in de meeste gevallen bij start van het promotieonderzoek reeds gezorgd zijn voor financiering van de aanstellings- en (een gedeelte van) de onderzoekskosten. Toch is het in sommige gevallen noodzakelijk dat de promovendus een aanvraag voor een subsidie schrijft om een gedeelte van de aanstellings- of onderzoekskosten te financieren. Ook kan het als promovendus nodig zijn om aan het eind van het promotietraject een subsidie aan te vragen om na het afronden van het promotieonderzoek de wetenschappelijke carrière voort te zetten. Naast subsidies voor het uitvoeren van onderzoek in Nederland bestaan er ook subsidies voor (tijdelijk) verblijf en uitvoering van onderzoek in het buitenland, het organiseren van wetenschappelijke bijeenkomsten of het bezoeken van congressen. Structuur promotietraject De start Het promoveren verloopt altijd via een hoogleraar die je voordraagt voor een promotie aan de universiteit. Deze hoogleraar is de promotor. In sommige gevallen vervult de promotor ook de rol van de dagelijkse begeleider. Het komt ook voor dat er naast een promotor ook een aparte dagelijkse begeleider van het promotieonderzoek is. Het is van belang dat er over de begeleiding, door promotor of dagelijks begeleider, goede afspraken worden gemaakt. Het schrijven van een onderzoeksplan kan voor een goede start van het project zorgen. In een onderzoeksplan staat helder geformuleerd wat het doel is van het onderzoek, hoe het onderzoek opgezet gaat worden en op welke manier de uitkomsten gedocumenteerd worden. Een onderzoeksplan kan hierdoor meer duidelijkheid scheppen in wat je wanneer wilt gaan doen en wat wanneer verwacht mag worden. Tijdens de eerste besprekingen met de promotor of dagelijks begeleider, zal een heldere beschrijving van het gemiddelde promotieproces geschetst moeten worden. Hierin kan bijvoorbeeld duidelijk gemaakt worden dat de beginperiode gekenmerkt wordt door het zelf vinden van een weg binnen het promotieonderwerp. Hiertoe dient een Opleidings- en begeleidingsplan (OBP) vastgesteld te VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 4

9 worden, welke jaarlijks besproken moet worden binnen het team van begeleiders en promovendus. Onderzoek uitvoeren, onderwijs volgen/geven en publicaties schrijven Een heel belangrijke fase in het promotietraject is uiteraard het uitvoeren van onderzoek, en het beschrijven van de onderzoeksresultaten. Het schrijven dwingt ertoe problemen helder te structureren en brengt lacunes in resultaten naar boven. Het tweede en derde jaar moeten benut worden om een deel van de resultaten vast te leggen in één of twee concepthoofdstukken van het proefschrift. De promotor krijgt op deze wijze een goed beeld van de schrijfkwaliteiten van de promovendus en kan desnoods ruim op tijd extra sturing geven. Door de promovendus tot schrijven aan te zetten, wordt tevens voorkomen dat er zich in de schrijffase problemen voordoen of dat er onverwacht nog belangrijke vragen naar boven komen die voor de promotie beantwoord dienen te worden. Aan het einde van het derde jaar moet een zeer duidelijk beeld bestaan bij zowel promovendus als promotor over de status van het onderzoek. Dit moet geuit worden in een gedetailleerde planning over de laatste onderzoeksperiode. Op dit moment moet bepaald worden of de promotie binnen het gestelde jaar afgerond kan worden of dat enige uitloop nodig is. Dit heeft als voordeel dat de promovendus precies weet wat er nog dient te gebeuren en binnen welk tijdsbestek. Het promotietraject kent een opleidingsdeel dat gevuld moet worden met het volgen van cursussen. Doorgaans wordt een onderscheid gemaakt tussen vakspecifieke cursussen gericht op kennisverwerving met betrekking tot de inhoud van je onderzoek en vakgebied en algemene cursussen die gericht zijn op het verwerven van transferable skills (bijvoorbeeld taalcursussen, presentatie- en schrijftechnieken, etc.). Maak met je promotor bij aanvang van het promotietraject afspraken over welke cursussen je gaat volgen en laat dit opnemen in het OBP. Het is mogelijk om een promotieonderzoek gedeeltelijk of geheel in het buitenland uit te voeren. Het wonen en werken in het buitenland wordt vaak gezien als een meerwaarde en vergroot de latere (wetenschappelijke) carrièrekansen. Onderzoek doen in het buitenland heeft een aantal voordelen voor de promovendus maar ook voor de wetenschap in het algemeen. Voor de promovendus draagt het bij aan het leren van technieken die niet uitgevoerd worden in Nederland en het uitbreiden van het netwerk. Voor de wetenschap in het algemeen kan het uitwisselen van kennis en technieken bijdragen aan een versnelling van wetenschappelijke ontwikkeling. Indien er voor wordt gekozen om het totale promotieonderzoek in het buitenland uit te voeren kan men ofwel contact leggen met een Nederlandse instantie die contact heeft met een buitenlandse instelling ofwel direct contact zoeken met een instelling. Indien er voor wordt gekozen een gedeelte van het promotieonderzoek in het buitenland uit te voeren zal het waarschijnlijker zijn dat er al contacten in het buitenland zijn gelegd door de instelling waar de promovendus is aangesteld. Toch is het natuurlijk ook in dit geval mogelijk om zelf contact op te nemen met een instelling waar een gedeelte van het promotieonderzoek uitgevoerd kan worden. Naast het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek zijn ook praktische aspecten van belang zoals het vinden van financiering van het verblijf en onderzoek in het buitenland en het vinden van huisvesting. Afronding Wanneer de bovenstaande stappen nauwkeurig genomen zijn, zal de afrondende periode duidelijk gedefinieerd zijn en waarschijnlijk bestaan uit het aan elkaar knopen van losse einden en het schrijven van het proefschrift. In deze fase dient de planning nauwlettend in de gaten gehouden te worden tijdens overleg tussen promovendus en promotor. Uiteraard is het doel fase 3 te beëindigen met de verdediging van het proefschrift. De universiteit waar je promoveert geeft in het promotiereglement uitleg over de eisen waaraan het proefschrift moet voldoen. Je dient echter zelf het proefschrift te maken. Drukkerijen gespecialiseerde in proefschriften drukken kunnen je advies geven over offset- en digitaal drukken, de offerte, de planning, de vormgeving, gebruik van kleur, soorten papier en bindmethoden. Na de promotie Het is belangrijk om tijdens de promotiefase aandacht te besteden aan de periode na de promotie en de mogelijkheden van de promovendus binnen en buiten de wetenschap. Niet iedere promovendus kan en wil niet aan het einde van zijn/haar promotietraject in de wetenschap verder gaan. VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 5

10 De concurrentie om een aanstelling aan de universiteit na de promotie is groot. Er zijn maar weinig promovendi die direct een vaste aanstelling aan de universiteit aangeboden krijgen. De meest logische stap is te solliciteren naar een postdoc-functie. Dit is een tijdelijke functie van 2-4 jaar, toegespitst op een specifiek onderzoeksonderwerp. Naast het solliciteren naar een postdoc-functie is het mogelijk een subsidieaanvraag te schrijven, en zo een eigen aanstelling te creëren. Voor zojuist gepromoveerden zijn de meest gangbare subsidies de Rubicon, om ervaring op te doen in een ander (buitenlands) instituut, en de VENI, waarbij de kandidaat zelf een voorstel doet voor postdoc-onderzoek. Ook voor het toegezegd krijgen van een subsidie is de concurrentie in het algemeen erg groot. Naast het vergroten van de kansen op een plek binnen de academie kan een promovendus zich tijdens zijn promotiefase ook voorbereiden op een eventuele carrière buiten de wetenschap. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld beleidsfuncties bij de overheid en management en consultancy functies in het bedrijfsleven. Een belangrijk aspect voor een goede doorstroming van promovendi naar het bedrijfsleven is een brede opleiding. Naast onderzoeksgericht onderwijs, is het van belang ook cursussen op gebied van zogenaamde transferable skills te volgen. Dat de meeste promovendi goed terechtkomen blijkt uit het feit dat van de 60 duizend gepromoveerden die Nederland in de periode 2007/2010 rijk was, meer dan 80 procent een baan op wetenschappelijk niveau heeft. Onder niet-gepromoveerde academici is dit iets meer dan de helft. Daarnaast is er onder gepromoveerden een hogere arbeidsparticipatie en werken gepromoveerden vaker voltijds dan niet-gepromoveerden (bron: VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 6

11 3. Aanstelling en beoordelingen In het document In dienst treden: OIO - regeling VUmc (kwaliteitsnet van VUmc intranet, en Bijlage III) is alle relevante informatie over het promotietraject bij VUmc terug te vinden. Het opleidings- en begeleidingsplan Oio s en aiosko s zijn over het algemeen aangesteld bij één van de VUmc medische afdelingen. Nieuwe oio s dienen bij indiensttreding een Opleidings- en begeleidingsplan (OBP) in (zie kwaliteitsnet van VUmc intranet, en Bijlage IV). Deze overeenkomst wordt opgesteld door de directe begeleider samen met de aan te stellen oio. In dit plan worden naast een aantal algemene zaken, zoals een toelichting op het doel van de aanstelling en de algemene omschrijving van de taken van de oio, enkele specifieke aspecten vastgelegd. Omschreven wordt waar de oio werkzaam zal zijn, onder wiens begeleiding en voor welke periode. Ook worden afspraken gemaakt over de jaarlijkse voortgangsrapportage. Daarnaast wordt een plan opgesteld betreffende het cursorische gedeelte van de opleiding die de oio zal volgen (zie hoofdstuk 5 van dit handboek). Soms is voor zowel de aan te stellen oio als de begeleider niet eenvoudig om al bij aanvang van de aanstelling een definitief overzicht te geven van het te volgen onderwijs. Men kan dan volstaan met een voorlopig overzicht, waarin in ieder geval de verplichte cursussen worden vermeld en de overige cursussen die zeker gevolgd zullen gaan worden. Het definitieve cursusoverzicht wordt vervolgens opgesteld tijdens het eerste beoordelingsgesprek na 9 maanden (zie onder). Het OBP dient ingeleverd te worden bij P&O met een kopie naar bureau VUmc CCA, samen met een door Commissie Wetenschappelijk Onderzoek (CWO) goedgekeurd PhD project proposal (zie intranet/afdelingen/instituut/vumccca/research/procedures1/ en Bijlage V). Voor de ondertekening van onderwijscommissie kan het OBP gestuurd worden naar VUmc CCA (PK 7Z182). Voor klinische onderzoekers in opleiding aiosko s is het Opleidings- en begeleidingsplan for clinical researchers opgesteld ( en Bijlage VI). Ingevulde formulieren graag sturen naar bureau VUmc CCA. Via het toesturen van (een kopie van) het OBP naar bureau VUmc CCA, wordt een oio of aiosko automatisch lid van ons onderzoeksinstituut en -indien oncologisch onderzoek wordt uitgevoerd- van de Onderzoekschool Oncologie Amsterdam (OOA). Dit houdt in dat de oio s en aiosko s via de nieuwsbrief op de hoogte worden gehouden van komende congressen en cursussen, informatie over subsidies, mededelingen vanuit VUmc CCA en vanuit de promovendivertegenwoordiging ProPhD. Daarnaast zijn een groot aantal (interne) cursussen en workshops gratis toegankelijk voor aangemelde oio s en aiosko s. Beoordelings- en jaargesprekken Na negen maanden en na drie jaar vindt een beoordelingsgesprek met de promotor plaats. Doel van de beoordeling na negen maanden is na te gaan of de voortgang en de kwaliteit van de werkzaamheden zodanig zijn dat een promotie binnen de resterende termijn van het dienstverband redelijkerwijs te verwachten is. Aan het einde van het derde jaar van de opleiding wordt een beoordeling opgemaakt. Deze beoordeling is erop gericht voor het laatste jaar van het dienstverband een traject uit te zetten, betreffende de afronding van het onderzoek en de beoogde dissertatie. Het verslag van het beoordelingsgesprek (zie deel 1 van het formulier) welke ook terug te vinden is op kwaliteitsnet en Bijlage VII dient ondertekend te worden door degene die op grond van de regeling de beoordeling vast mag stellen. Bij VUmc CCA is dit de voorzitter van de onderwijscommissie. Voor de ondertekening dient het formulier toegestuurd te worden naar bureau VUmc CCA (PK7Z182). Naast bovengenoemde beoordelingsgesprekken, wordt elk jaar een jaargesprek gehouden door de begeleider en/of promotor (Bijlage VII en kwaliteitsnet van VUmc intranet; deel 2 van het formulier). De promovendus en promotor ondertekenen het verslag. Een verslag van het gesprek wordt naar de voorzitter van de onderwijscommissie van VUmc CCA (PK7Z182) en P&O service gestuurd. VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 7

12 4. Takenpakket van een oio Zoals in het document functietypering Onderzoeker in Opleiding (zie kwaliteitsnet en bijlage VIII) beschreven staat, is het doel van de functie: het uitvoeren van onderzoek gericht op het afronden van een promotie, teneinde een bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van wetenschappelijke kennis en inzichten in de onderzoekslijn van de afdeling. Dit in combinatie met het verrichten van onderwijsactiviteiten. Het grootste deel van de werktijd van de oio (ongeveer 65%) wordt besteed aan het verrichten van onderzoek, wat wordt afgerond met een proefschrift. Het verzorgen en volgen van onderwijs omvat ongeveer 35% van de werktijd van de oio. Zie ook hoofdstuk 5 voor meer informatie. De arbeidsvoorwaarden voor oio s en aiosko zijn vastgelegd in de CAO UMC ( De CAO omschrijft onder andere het takenpakket welke bestaat uit het verrichten van onderzoek, het volgen en het verzorgen van onderwijs. 5. Het verzorgen en volgen van onderwijs Het verzorgen en volgen van onderwijs omvat ongeveer 35% van de werktijd van de oio. Het verzorgen van onderwijs kan behoren tot de taken van de oio. De hoeveelheid en de aard is afhankelijk van de afdeling waarmee de oio een arbeidsovereenkomst heeft. De omvang (maximaal 10% van de werktijd) en aard van het te geven onderwijs is opgenomen in het opleidings- en begeleidingsplan (OBP). Het geven van onderwijs is een taak die niet onderschat moet worden. Het onderwijscentrum van de VU organiseert voor dit doel diverse cursussen op het gebied van onderwijs, zoals een basiscursus voor docenten, een cursus college geven en een cursus gericht op het geven van onderwijs in kleine onderwijsgroepen ( In het OBP dient ook het te volgen onderwijsprogramma opgenomen te worden (zie hoofdstuk 3). De onderzoekersopleiding bestaat uit: 1. persoonlijke (dagelijkse) begeleiding door een ervaren onderzoeker (begeleider) 2. onderwijsactiviteiten binnen de onderzoeksgroep (afdeling/onderzoeksinstituut) zoals werkbesprekingen, journalclubs etc. 3. voorbereiding en deelname aan congressen, symposia e.d. 4. cursorisch onderwijs: - algemene onderzoeksvaardigheden/kennis - wetenschapsgebiedspecifieke vaardigheden/kennis. Gemiddeld zal hieraan 25 procent van de werktijd worden besteed, gespreid over de periode van het dienstverband. Hiervan dient tenminste de helft aan cursorisch onderwijs te worden besteed. Dit staat voor ongeveer 6 maanden = ECTS. Het verplichte onderwijsprogramma voor oio s binnen VUmc CCA staat beschreven op de VUmc CCA inter- en intranetsite onder het kopje het opleidingsprogramma voor PhD studenten (zie ook Bijlage IX). Het programma bestaat uit zowel algemene vaardigheden als ook specialistische cursussen op gebied van de oncologie en/of immunologie. Bij VUmc CCA aangemelde oio s werkzaam op gebied van kanker zijn automatisch aangesloten bij de Onderzoekschool Oncologie Amsterdam (OOA, zie Deze onderzoekschool biedt in samenwerking met NKI en AMC een hoogwaardig cursusprogramma aan, toegespitst op de nieuwste ontwikkelingen binnen het kankeronderzoek. Voor oio s werkzaam op gebied van de immunologie worden ook gespecialiseerde cursussen aangeboden, zoals de Advanced Immunologie cursus, georganiseerd door de Amsterdam- Leiden Institute for Immunologie (ALIFI). Een vrijstelling voor een verplichte cursus kan worden gegeven als de oio kan aantonen dat in de vooropleiding onderwijs is gevolgd op het betreffende terrein. VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 8

13 6. Subsidies en vergoedingen Voor de promovendus zal in de meeste gevallen bij start van het promotieonderzoek reeds gezorgd zijn voor financiering van de aanstellings- en (een gedeelte van) de onderzoekskosten. Toch is het in sommige gevallen noodzakelijk dat de promovendus een aanvraag voor een subsidie schrijft om een gedeelte van de aanstellings- of onderzoekskosten te financieren. Een overzicht van de meest gangbare subsidiegevers VUmc CCA, zijn terug te vinden op de VUmc CCA intranetsite ( Vanuit VUmc CCA worden ook een aantal grants beschikbaar gesteld, zoals de instituutspromovendi posities en de CCA grant. Daarnaast zijn vanuit VU verschillende subsidies beschikbaar. Meer informatie is te vinden op de website ( VUmc CCA biedt een gespecialiseerd onderwijsprogramma voor oio s aan (zie hoofdstuk 5), bestaande uit cursussen op gebied van algemene vaardigheden als ook op gebied van de oncologie en immunologie. Er is een centraal budget voor deze cursussen, en hierdoor grotendeels gratis voor de deelnemers. Daarnaast vergoedt VUmc CCA een aantal externe cursussen en bezoek aan conferenties of een laboratorium. Voor meer informatie over de procedure en voorwaarden: zie internet of Bijlage X). Voor elke inschrijving van een cursus dient de oio overleg te plegen met zijn projectleider over de financiering van de cursus. Het meest overzichtelijk is om het hele opleidingstraject van de promovendus meteen in het begin van de aanstelling vast te leggen, samen met een begroting van de verwachte kosten. De projectleider kan dan nagaan of er voldoende budget op het project is. Verder heeft iedere werknemer van het VUmc een persoonlijk budget tot zijn beschikking. Dit budget kan in principe aangewend worden voor uitgaven ten behoeve van eigen ontwikkeling. Zie intranet/p&o service voor meer informatie. Aan de promotie zelf hangt uiteraard ook een kostenplaatje. Sinds dit jaar zijn de kosten voor promotie aftrekbaar voor de belastingen als scholingskosten. Ook de kosten rond de promotieplechtigheid zijn aftrekbaar, zoals de huur van gelegenheidskleding en de kosten van de receptie. Verder kan worden geprobeerd om bij fondsen of het bedrijfsleven subsidies te krijgen, bijvoorbeeld in ruil voor het noemen van de bedrijfsnaam en het toesturen van een aantal exemplaren van het proefschrift. VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 9

14 7. Begeleiding De begeleiding van de oio wordt geregeld en vastgelegd in het opleidings- en begeleidingsplan (OBP). De begeleiding wordt verzorgd door de promotor, al dan niet samen met één of meer gepromoveerde medewerkers/projectleiders. Het begeleiden van een oio is een verantwoordelijke taak die zeker niet onderschat moet worden. Talloze cursussen zijn beschikbaar om de begeleidingscapaciteiten te verbeteren (bijvoorbeeld bij de Amstelacademie VUmc of het VU opleidingscentrum). Daarnaast is een belangrijke taak weggelegd voor de promotor binnen het project. De promotor is veelal een ervaren begeleider, die als coach kan dienen voor jongere begeleiders. Volgens de regels van het VU en ook VUmc heeft elke begeleider een jaargesprek met zijn/haar leidinggevende. Dit gesprek is een goed moment om de kwaliteiten als begeleider te bespreken. Het succes van een project hangt voor een deel van de oio zelf af. De oio kan zelf een aantal acties ondernemen om ervoor te zorgen dat het promotietraject in goede banen wordt geleid. Een aantal tips zijn: - Maak van te voren afspraken met de dagelijks begeleider en de promotor over wie verantwoordelijk is voor welke facetten van het onderzoek, hoe vaak de voortgang zal worden besproken, hoe zal worden omgegaan met (buitenlands) congresbezoek. Bij tegenstrijdige adviezen van verschillende begeleiders, is het aan te bevelen om overleg met betreffende begeleiders te plannen om gezamenlijk consensus te bereiken. - Maak duidelijke afspraken over auteurschap bij publicatie. - Zorg voor een vaste, terugkerende afspraak. Hierdoor voorkom je problemen waarvoor de begeleider geen tijd heeft, en verplicht je jezelf regelmatig kritisch te kijken naar je vorderingen. Bij afspraken en werkoverleg is het verstandig om notulen of een verslag te maken. - Problemen die lang duren, of problemen die het project nadelig beïnvloeden moeten besproken worden met begeleider en/of promotor. Indien dit niet leidt tot het vinden van een oplossing van het probleem, wordt aangeraden contact op te nemen met de VUmc CCA vertrouwenspersoon (zie hoofdstuk 8). - Waarborg de continuïteit van het project, bijvoorbeeld door een goede en reële planning te maken en terug te koppelen met begeleiders voor commentaar. - Maak gebruik van de beoordelingsgesprekken en de jaargesprekken om eventuele (begeleiding)problemen (nogmaals) te bespreken. - Zorg dat je naast je dagelijks begeleider een aantal personen om je heen hebt waarmee je regelmatig je problemen of frustraties kunt delen. Meestal zullen dit je kamergenoten of medepromovendi zijn. VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 10

15 8. Vertrouwenspersoon Het komt soms voor dat tijdens het promotieonderzoek een werk-gerelateerd probleem/ geschil met een begeleider en/of promotor ontstaat. De makkelijkste manier is natuurlijk om deze zo snel mogelijk bespreekbaar te maken en binnen de begeleidingsgroep op te lossen (zie ook hoofdstuk 7 van het handboek voor PhD studenten). Het is dan raadzaam om problemen en communicatie met begeleiders te documenteren. Dit is belangrijk om later beslissingen ook voor anderen inzichtelijk te maken indien dit noodzakelijk mocht blijken. Indien de problemen onoverkomelijk geworden zijn, dan is binnen VUmc CCA een procedure om te helpen zoeken naar een oplossing. Om de juiste hulp te bieden, wordt het volgende onderscheid in het type probleem/ geschil gemaakt: 1. Voortgang project 2. Begeleiding 3. Faciliteiten 4. Werkdruk 5. Onderwijs 6. Contract 7. Ziekte of zwangerschap 8. Ongewenste omgangsvormen 9. Andere problemen/geschillen In geval van geschillen op gebied van de voortgang van een project, de begeleiding, faciliteiten en werkdruk (punt 1 4) kan de PhD student contact opnemen met onze vertrouwenspersoon professor Bernard Uitdehaag (onafhankelijk persoon buiten VUmc CCA). Professor Uitdehaag is te bereiken via bmj.uitdehaag@vumc.nl. In geval van psychische problemen, door bijvoorbeeld een te hoge werkdruk, kan de vertrouwenspersoon doorverwijzen naar een psycholoog met ervaring op dit gebied. Problemen op het gebied van onderwijs (punt 5) verlopen via de voorzitter van de onderwijscommissie (professor René Leemans; bereikbaar via chr.leemans@vumc.nl. Bij problemen op gebied van contract, ziekte en ongewenste omgangsvormen (punt 6-8) kan contact opgenomen met P&O adviseur Brigitte Bakker (brigitte.bakker@vumc.nl). Uiteraard wordt het probleem/geschil vertrouwelijk behandeld. Afhankelijk van de aard van het probleem/ geschil, vinden de gesprekken plaats in aan- of juist afwezigheid van de begeleider/(co)promotor. Uiteraard wordt er van uitgegaan dat de promotor eindverantwoordelijk is voor de begeleiding van een PhD student. Voordat de PhD student contact opneemt met één van bovengenoemde personen, mag hij/zij uiteraard altijd eerst advies vragen bij de VUmc CCA contactpersoon voor PhD studenten (Esther Ruhe, e.ruhe@vumc.nl). 9. Promovendivertegenwoordiging In 2010 is een vertegenwoordiging van promovendi binnen VUmc CCA opgericht (ProPhD). ProPhD behartigt de belangen van de promovendi binnen VUmc CCA en bespreekt allerlei zaken zoals het onderwijsprogramma, communicatie, en ontwikkeling Graduate Schools met directie VUmc CCA. Het overleg is voor en door promovendi opgericht en stelt zich ten doel de belangen van de promovendi te behartigen. De promovendivertegenwoordiging is te bereiken via prophd@vumc.nl. Binnen VU is het overleg ProVU ( Naast belangenbehartiging binnen VU en VUmc worden interessante evenementen voor jonge onderzoekers georganiseerd. VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 11

16 10. Contact Voor vragen, opmerkingen of het opvragen van meer informatie over het promotietraject, kan contact opgenomen worden met: Dr. Esther Ruhé VUmc Cancer Center Amsterdam (CCA) De Boelelaan 1117, PK 7 Z HV Amsterdam Tel: e.ruhe@vumc.nl VUmc CCA Handboek voor PhD studenten 12

17 PROMOTIEREGLEMENT Titel I Algemene bepalingen Artikel 1 Het reglement verstaat onder: Universiteit: de Vrije Universiteit te Amsterdam Statuut VU: Statuut, houdende regelen voor de Vrije Universiteit vastgesteld door het Bestuur van de Vereniging voor christelijk hoger onderwijs, wetenschappelijk onderzoek en patiëntenzorg ingevolge artikel 9.76, tweede lid, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek Wet: de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek Faculteit: de faculteit waarbinnen de promotie aanhangig wordt gemaakt Promovendus: degene die toegang heeft tot de promotie dan wel aan wie deze toegang is verleend Promotor: de als zodanig door het College van Decanen aangewezen hoogleraar Copromotor: de als zodanig door het College van Decanen aangewezen hoogleraar of doctor die de promotor bijstand verleent bij de begeleiding van de promovendus Promotiecommissie: de in artikel 13 bedoelde commissie Leescommissie: de in artikel 12 bedoelde commissie Doctoraal examen: het afsluitend examen, verbonden aan een opleiding met een studielast van ten minste 240 studiepunten dan wel, wat opleidingen betreft met een studielast van meer dan 240

18 studiepunten, een examen waarmee een deel van de opleiding dat ten minste 240 studiepunten bedraagt, wordt afgesloten Proefschrift: de wetenschappelijke verhandeling in boek- of artikelenvorm die voldoet aan de in dit reglement gestelde eisen Promotie: de openbare verdediging van het proefschrift en de toekenning van de graad Doctor.

19 Artikel 2 1. Aan de universiteit kan de graad Doctor worden verworven op de grond van de promotie. 2. De toekenning van de graad Doctor geschiedt door het College van Decanen. 3. De promotie vindt plaats ten overstaan van een promotiecommissie. Artikel 3 Waar in dit reglement wordt gesproken over promotor en/of copromotor, dient in die gevallen dat er meer personen als zodanig zijn aangewezen, te worden gelezen promotoren en/of copromotoren. Artikel 4 Ingeval de in dit reglement genoemde functies door een vrouw worden vervuld, dienen de daarop betrekking hebbende mannelijke aanduidingen en woorden in de vrouwelijke vorm te worden gelezen. Artikel 5 Met betrekking tot het besprokene in niet openbare bijeenkomsten die in het reglement worden genoemd, is geheimhouding verplicht.

20 Titel II De promovendus Artikel 6 1. Toegang tot de promotie heeft ieder die: a. op grond van artikel 7.10a, eerste, tweede en derde lid van de wet de graad Master heeft verkregen of met goed gevolg het doctoraal examen, dan wel het daarmee overeenkomende examen van een andere Nederlandse instelling voor hoger onderwijs heeft afgelegd; b. als proeve van bekwaamheid tot het zelfstandig beoefenen van de wetenschap een proefschrift heeft geschreven; c. heeft voldaan aan de overige in dit reglement gestelde eisen. 2. In bijzondere gevallen kan het College van Decanen personen die voldoen aan het eerste lid onder b en c maar niet voldoen aan dat lid onder a, toegang tot de promotie verlenen. Artikel 7 1. Hij die een proefschrift voorbereidt, dient in een vroeg stadium door tussenkomst van de beoogde promotor en de voorzitter van de promotiecommissie van de faculteit waarin de beoogde promotor is benoemd, een schriftelijk verzoek in bij het College van Decanen tot toegang tot de promotie casu quo tot aanwijzing van de promotor. 2. De promovendus doet het in het eerste lid vermelde verzoek op een bij het bureau van de faculteit verkrijgbaar formulier onder toevoeging van een gewaarmerkte kopie van het getuigschrift van het in artikel 6 genoemd examen. 3. Het formulier vermeldt de naam en het adres van de promovendus, de aard van het examen, het onderwerp van het proefschrift, alsmede de naam, het adres en de leeropdracht van de door de promovendus gewenste promotor. 4. Het formulier wordt mede ondertekend door de voorgestelde promotor en ingediend bij de voorzitter van de promotiecommissie van de faculteit waarin de promotor is benoemd. 5. De voorzitter van de promotiecommissie vermeldt, na overleg met de voorgestelde promotor, de naam van de eventueel voorgestelde copromotor en de verantwoordelijke promotiecommissie op het formulier en zendt dit, voorzien van zijn handtekening, aan het College van Decanen. 6. Ingeval de voorzitter van de promotiecommissie nog niet in staat is de naam van de eventuele copromotor te vermelden, volstaat hij met vermelding van de naam van de promotor en die van de verantwoordelijke promotiecommissie op het formulier en zendt dit, voorzien van zijn handtekening aan het College van Decanen, zonodig later gevolgd door een aanvullend voorstel voor de aanwijzing van de eventuele copromotor. 7. Indien een andere promotiecommissie wordt voorgesteld dan die van de faculteit waarbinnen de promotor is benoemd, treedt de in het vierde lid genoemde voorzitter in overleg met de voorzitter van de voorgestelde promotiecommissie ter zake van de eventueel voor te stellen copromotor.