WHITEPAPER: DE TOEGEVOEGDE WAARDE VAN DE TD DE COMPLEXE WERELD VAN DE TECHNISCHE DIENST

Transcriptie

1 WHITEPAPER: DE TOEGEVOEGDE WAARDE VAN DE TD DE COMPLEXE WERELD VAN DE TECHNISCHE DIENST

2 INHOUDSOPGAVE De complexe wereld van de technische dienst 3 Spreek de taal van de business 5 Denken in opbrengsten, in plaats van kosten 7 Anders leren denken 9 Quick wins 11 Actie ondernemen 13 Colofon 15 De complexe wereld van de technische dienst Pagina 2 van 16

3 HOOFDSTUK 1 DE COMPLEXE WERELD VAN DE TECHNISCHE DIENST De technische dienst is misschien wel een van de meest reactieve afdelingen die je binnen bedrijven tegenkomt - afgezien van de klantenservice, wellicht. Ga maar na: er is een storing, de productie ligt stil, een monteur komt langs, de storing is verholpen en de productie kan weer draaien. 1. Ir. Tim Zaal - Emeritus Lector Maintenance Management - Hogeschool Utrecht: "Eigenlijk moet je een technoom zijn: zowel technisch als economisch onderlegd." De complexe wereld van de technische dienst Pagina 3 van 16

4 HOOFDSTUK 1 Welke bijdrage levert de technische dienst? Als de afdeling niet bezig is met het verhelpen van storingen, dan is het wel met het voorkomen ervan, door preventief onderhoud in te plannen en uit te voeren. Vraag een willekeurig hoofd van een technische dienst wat zijn grootste uitdaging is en de kans is groot dat hij antwoordt met: Het aantonen van de toegevoegde waarde van mijn afdeling. Preventie van verstoringen. Storingen oplossen. Aanpassingen doorvoeren aan de productielijn om de productiecapaciteit of de compliance te verhogen. Lerend vermogen, of het gericht verbeteren van het onderhoudsproces: in hoeverre leert de technische dienst van wat ze dagelijks tegenkomt? Vanuit het management wordt vaak druk uitgeoefend om de kosten van onderhoud zo laag mogelijk te houden. Het jaarbudget wordt bepaald aan de hand van het budget van het jaar daarvoor, vaak met een opgelegde besparing van een paar procent. Maar hoe laat je nu zien wat je als technische dienst bijdraagt, laat staan dat je een extra investering of een hoger onderhoudsniveau kunt bedingen bij het management? In deze white paper gaan we op zoek naar een antwoord op de vraag: hoe kan de technische dienst zijn toegevoegde waarde aantonen? Er wordt ingegaan op deelvragen als: hoe leer je de taal te spreken van de CFO? Hoe kun je de waarde van de technische dienst uitdrukken in opbrengsten, in plaats van kosten? En wat zijn nu maatregelen die je morgen al zou kunnen nemen? Grof gesteld zijn er drie bedrijfsdoelstellingen waar een technische dienst een bijdrage aan moet leveren. Het maximaliseren van het productievolume, het voldoen aan wet- en regelgeving (compliance), dit alles op een zo kosteneffectieve manier. De impact van deze drie doelstellingen gaat veel verder dan alleen de technische dienst. Vanuit verschillende afdelingen en lagen van de organisatie wordt invloed uitgeoefend op het productievolume, de kosten en compliance. Aan welke knoppen kan de afdeling draaien? Als hoofd technische dienst heb je de beschikking over een aantal knoppen waaraan je kunt draaien om deze doelstellingen te halen: We laten verschillende (praktijk)experts hun licht schijnen op dit onderwerp: Ir. Tim Zaal, Emeritus Lector Maintenance Management aan de Hogeschool Utrecht. Henk van der Scheun, Manager Productie Techniek bij Heineken. Huub Wijnands, CFO van Bruynzeel Storage Systems. Henrie van Laarhoven, Hoofd Technische Dienst bij Aviko. Henk van Vugt, Manager Maintenance bij Corbion. De complexe wereld van de technische dienst Pagina 4 van 16

5 HOOFDSTUK 2 SPREEK DE TAAL VAN DE BUSINESS De technische dienst spreekt vaak uitstekend de taal van de techniek. Maar wie het gesprek wil aangaan met een CFO, boekhouder of productiemanager, moet ook de taal van de business spreken. 2. Huub Wijnands CFO Bruynzeel Storage Systems: Kijk eens naar je eigen organisatie: hoeveel indirecte kosten heb je en hoe kun je die verminderen? Kun je bijvoorbeeld bepaalde onderhoudsklussen neerleggen bij de operators zelf, in plaats van bij de monteurs? Op die manier zou je de technische dienst al kleiner kunnen maken, als je er mensen neerzet die hoger gekwalificeerd zijn en meer van de machines weten. Spreek de taal van de business Pagina 5 van 16

6 HOOFDSTUK 2 Wie echt zijn toegevoegde waarde wil aantonen op het hoogste niveau, zal de keuzes van de technische dienst moeten laten aansluiten op de strategische doelstellingen van het bedrijf. Neem als voorbeeld de introductie van Senseo koffiepads; toen deze net werden geïntroduceerd, was het met name belangrijk om de schappen van de winkels vol te krijgen. Geld (en dus de onderhoudskosten van machines) speelde daarbij geen grote rol. Toen de pads eenmaal op de markt waren, lette Douwe Egberts vanzelfsprekend meer op de kosten en werd het productieniveau teruggeschroefd, met alle gevolgen van dien voor het onderhoudsniveau van de machines. De mate en de kosten van onderhoud kunnen dus verschillen in de levensfase van een product of een machine. Het is belangrijk om hiervan op de hoogte te zijn als hoofd van de technische dienst. achtergrond hebben, lukt het ze niet altijd om te praten of te denken in cijfers." Huub Wijnands, CFO bij Bruynzeel Storage Systems zou vooral willen adviseren om het totaaloverzicht te behouden: "Kijk eens naar je eigen organisatie: hoeveel indirecte kosten heb je en hoe kun je die verminderen? Kun je bijvoorbeeld bepaalde onderhoudsklussen neerleggen bij de operators zelf, in plaats van bij de monteurs? Op die manier zou je de technische dienst al kleiner kunnen maken, als je er mensen neerzet die hoger gekwalificeerd zijn en meer van de machines weten. Als er dan een storing is, kunnen ze zelf in actie komen. Verder creëer je op deze manier aan hogere betrokkenheid en een hoger verantwoordelijkheidsgevoel bij de operators." Ir. Tim Zaal, Emeritus Lector Maintenance Management aan de Hogeschool Utrecht: "Een van de grootste kloven tussen de technische dienst en de directie is communicatie. Technische mensen zullen zich moeten aanpassen als ze met de directie om tafel zitten. Ze moeten zelfs een soort hersenspoeling ondergaan: niet in technische taal spreken, maar in directietaal. Eigenlijk moet je een 'technoom' zijn: zowel technisch als economisch onderlegd. Je wordt geacht bedrijfseconomische sommetjes te maken; als je een investering wilt verantwoorden, zul je dus kleine business cases moeten opstellen. Dat betekent ook dat je met alternatieven moet komen." Henk van der Scheun, Manager Productie Techniek bij Heineken: "Het is natuurlijk vaak zo dat de beteren gepromoveerd worden tot hoofd technische dienst. Maar doordat ze een technische Wordt er binnen Bruynzeel gebruik gemaakt van verschillende scenario's bij het bepalen van budgetten voor onderhoud? CFO Huub Wijnands: "Het is natuurlijk redelijk ingewikkeld om te bepalen wanneer het niveau van preventief onderhoud hoog genoeg is. Misschien halen we ook wel tien procent extra productie met dezelfde onderhoudskosten. Het zou wenselijk zijn om inzicht te hebben in de kosten van storingen, om een betere afweging te kunnen maken of er preventief of reactief onderhoud gepleegd moet worden. Momenteel zijn we gestart met de analyse van de kosten van stilstand. En terugkijken naar historische data, gebeurt dat wel? "Daar is zeker ook meer uit te halen, maar onder het mom van tijdsgebrek gebeurt dat te weinig", aldus Huub Wijnands. Spreek de taal van de business Pagina 6 van 16

7 HOOFDSTUK 3 DENKEN IN OPBRENGSTEN, IN PLAATS VAN KOSTEN Om de toegevoegde waarde van de technische dienst aan te tonen, is dus vaak een mentaliteitsverandering nodig. 3. Henk van der Scheun - Manager Productie Techniek - Heineken:" Het voordeel van zero-bases budgetting is dat het je dwingt om te verklaren waarom je als technische dienst überhaupt kosten gaat maken. De complexe wereld van de technische dienst Pagina 7 van 16

8 HOOFDSTUK 3 Om de toegevoegde waarde van de technische dienst aan te tonen, is dus vaak een mentaliteitsverandering nodig. Emeritus Lector Tim Zaal: "Technici gaan te vaak uit van een probleem. Maar daar moet je het niet over hebben; praat liever in oplossingen. Zeg liever: Als we dit en dit oplossen, dan levert het zoveel op." Het verschil in benadering zit hem al in de benaming, 'onderhoud', volgens Tim Zaal. "Je moet je afvragen: wat is onderhoud? Men zegt wel dat het een technische functie is, maar in wezen gaat het om het onderhouden van de assets van je bedrijf, om hele waardevolle eigendommen. Als je een boerderij laat versloffen, dan dondert de boel in elkaar. Dat geldt ook voor een machinepark: zonder onderhoud gaat de waarde onderuit, of haal je er niet uit wat er in zit. De Engelsen noemen het niet voor niets 'to maintain'. Dat betekent ook 'waarde handhaven'. 'Onderhoud' klinkt in het Nederlands een beetje als: We weten niet beter, laten we het maar zo houden." Het aantonen van de opbrengsten van technisch onderhoud is iets wat ze bij Aviko al zes jaar doen, aldus Henrie van Laarhoven, Hoofd Technische Dienst bij Aviko: "Wij praten altijd over de opbrengsten van de afdeling. Het mag best geld kosten, als je maar kunt laten zien wat dat geld opbrengt. We kunnen nu gericht laten zien wat we verbeteren, hoe dat leidt tot minder storingen en dus een hogere productiecapaciteit." Van Laarhoven maakt daarbij ook gebruik van scenario's. "Stel dat ik minder onderdelen in voorraad heb, wat doet dat met verstoringen? Dat geldt ook voor de training van onze mensen: als we daar minder in investeren, wat is het gevolg voor het aantal verstoringen? Als je dat inzichtelijk kunt maken, dan kun je de juiste gesprekken gaan voeren." Ook bij Heineken worden verschillende scenario's berekend. Henk van der Scheun, Manager Productie Techniek: "Wij gaan zelfs uit van het concept zero-based budgetting. Dat betekent dat je begint met nul: wat gebeurt er als je geen onderhoudskosten zou maken komend jaar? Van daaruit kun je verschillende scenario's uitwerken, op basis van verschillende onderhoudsniveaus. Het voordeel van deze benadering is dat het je dwingt om te verklaren waarom je als technische dienst überhaupt kosten gaat maken. Je kunt daarbij wel uitgaan van de situatie van vorig jaar, maar dat heeft niet zo veel zin. In het onderhoud kan namelijk nogal wat verschil zitten tussen verschillende jaren - bijvoorbeeld omdat je een grote revisie van je machinepark hebt gepland die het jaar daarvoor niet nodig was." Huub Wijnands, CFO bij Bruynzeel Storage Systems: "Het uitgangspunt voor het budgetteren voor machineonderhoud is dat we eerst kijken naar de voorgaande jaren. Vervolgens wordt er bepaald: zijn er zaken die extra aandacht behoeven? Als er bijvoorbeeld plannen zijn voor groot onderhoud, dan nemen we de kosten daarvan extra mee. Maar het doel is wel om de kosten voortdurend omlaag te brengen en dat is de afgelopen jaren ook gelukt." Bij de onderhoudsdienst van Bruynzeel werken zes mensen, het budget van de afdeling is euro per jaar. De beschikbaarheid van de machines is voor CFO Wijnands de belangrijkste graadmeter: "We hebben een aantal KPI's benoemd, bijvoorbeeld hoeveel uren een machine productief draait. We berekenen hoeveel procent van de tijd zo'n machine nu beschikbaar is. Vervolgens moet je realistische doelen gaan stellen. Als een machine bijvoorbeeld negentig procent van de tijd beschikbaar is, wat gaat het je dan kosten om die honderd procent te halen? Waar ligt het breekpunt waarop die investering de moeite waard is?" De complexe wereld van de technische dienst Pagina 8 van 16

9 HOOFDSTUK 4 ANDERS LEREN DENKEN Als technische dienst kun je pas echt de juiste beslissingen nemen, als je beschikt over het juiste inzicht. Van nature heeft deze afdeling nogal een reactief karakter. 4. Henk van Vugt - Manager Maintenance - Corbion Purac: "Wij zijn aan het onderzoeken wat voor onderhoudswerk we nou doen, en of we van preventief naar predictief en uiteindelijk naar proactief onderhoud toe kunnen. Anders leren denken Pagina 9 van 16

10 HOOFDSTUK 4 Als technische dienst kun je pas echt de juiste beslissingen nemen, als je beschikt over het juiste inzicht. Van nature heeft deze afdeling nogal een reactief karakter. Dat is niet vreemd, wat het zit nu eenmaal in de aard van het werk: er is een storing, er komt een monteur om deze te verhelpen, en als dat is gebeurd dan heeft hij of zij het werk goed gedaan. Maar misschien was deze verstoring wel helemaal niet nodig geweest als eerder was gesignaleerd dat dit machineonderdeel bijzonder storingsgevoelig was en er een structurele oplossing voor was gezocht. Het gedrag van medewerkers speelt hierbij een grote rol: een monteur die al voor de derde keer in korte tijd een storing oplost, moet zich afvragen wat deze storing eigenlijk veroorzaakt en hoe deze oorzaak kan worden aangepakt. Een monteur die alleen van het ene incident naar het andere rent, heeft daar minder tijd of ruimte voor. Het is juist die extra tijd die nodig is om met een helikopterblik te kijken naar wat er eigenlijk gebeurt en wat er zou moeten gebeuren. Een goede onderhoudsdienst kijkt dan ook naar hoe het machinepark juist kan worden verbeterd, aldus Tim Zaal: "Naast het op peil houden van de machines, is het een van de kerntaken van de technische dienst om de productielijn zo maximaal mogelijk te belasten tegen zo laag mogelijke inspanningen. Denk daarom na hoe je het uitval, afval en productieverlies kunt minimaliseren. Er zijn bedrijven die veertig procent van hun productie afkeuren en die dat heel normaal vinden." Henrie van Laarhoven van Aviko heeft hiervoor een aantal KPI's benoemd: "We streven ernaar de tijd tussen de storingen zo lang mogelijk maken, reparaties moeten zo snel mogelijk worden uitgevoerd, tegen zo laag mogelijke kosten. Om onszelf continu te verbeteren, houden we voortdurend in de gaten welke machine het meest verstoort. Doordat we ons altijd richten op de top twee, drie bottlenecks, zorgen we ervoor dat onze tijd zo effectief mogelijk wordt besteed." Henk van Vugt, Manager Maintenance bij Corbion (een producent van melkzuurtoepassingen) werkt sinds 2005 aan het optimaliseren van het onderhoudsconcept: "We zijn gaan onderzoeken wat voor onderhoudswerk we nou doen, en of we van preventief naar predictief en uiteindelijk proactief onderhoud toe kunnen? Stel, je hebt een bepaalde pomp in de productielijn die op een gegeven moment toe is aan preventief onderhoud. Maar wie zegt dat dit onderhoud op dat moment ook echt nodig is? Door regelmatig inspecties te houden, proberen we te voorspellen wanneer onderhoud daadwerkelijk nodig is. Dat kan zijn door het inspecteren van de olie op metaaldeeltjes, maar het kan ook door een visuele inspectie zijn. Voor onze drukvaten hebben we zo bijvoorbeeld de keuringstermijn kunnen oprekken van vier naar zeven jaar. Dat scheelt veel in de kosten, omdat de vaten echt uit productie moeten worden gehaald." Hoewel compliance de belangrijkste KPI is bij Corbion, streeft Van Vugt met deze manier van werken naar een halvering van de onderhoudskosten: "De winst zit hem vooral in de beschikbaarheid van de productiemiddelen. Door onze manier van werken kunnen we beter voorspellen wanneer onderhoud nodig is en dit inplannen op het moment dat de productie niet hoeft te worden stilgelegd." Anders leren denken Pagina 10 van 16

11 HOOFDSTUK 5 QUICK WINS Er zijn verschillende manieren om anders te kijken naar de toegevoegde waarde van de technische dienst. Hoe kun je daar vandaag nog aan beginnen? 5. Henrie van Laarhoven - Hoofd Technische Dienst - Aviko Rixona: "Directies willen graag resultaten zien: leg die dus klip en klaar voor ze neer, op basis van feiten. Quick wins Pagina 11 van 16

12 HOOFDSTUK 5 Er zijn dus verschillende manieren om anders te kijken naar de toegevoegde waarde van de technische dienst. Maar hoe kun je daar vandaag nog aan beginnen? 1. Verbeter je transparantie: maak inzichtelijk waar je als technische dienst geld aan uitgeeft. Dat geldt zowel voor preventief als correctief onderhoud. Zorg ervoor dat je antwoord hebt op vragen als: welke machine is het duurst om te onderhouden? Welke machine stoort het meest (en welk onderdeel)? Welke machine produceert het meeste afval? Op die manier kun je erachter komen welke productielijnen risicovol zijn en wat de grootste bottlenecks zijn in de productie. 2. Denk in opbrengsten: als je de waarde van je afdeling uitdrukt in kosten, dan word je ook zo beoordeeld. Maar de technische dienst schept juist waarde voor het bedrijf, door de waarde van belangrijke eigendommen op peil te houden. 3. Werk scenario's uit: bij het aanvragen van budgetten is het belangrijk om het management keuzemogelijkheden te bieden. Werk daarom verschillende scenario's uit: wat zijn de kosten en het verwachte productievolume bij onderhoudsniveaus X, Y en Z? 4. Breng de risico s in kaart: wat zijn de risico's waarmee de technische dienst dagelijks mee te maken heeft? Welke risico's accepteer je en welke niet? Hoe anticipeer je hierop? 5. Kijk vooruit: door goed overzicht te houden in de staat van onderhoud van machines, is het mogelijk om onderhoud slimmer in te plannen. Dat vereist inspectie op regelmatige basis, maar kan verrassingen voorkomen. niet totdat de informatie naar je toekomt, maar ga zelf in gesprek met de financiële afdeling. Ik zorg ervoor dat ik regelmatig met hen samenzit, zodat we elkaar goed op de hoogte kunnen houden van hoe de actuele stand van zaken is." Henrie van Laarhoven, Hoofd Technische Dienst van Aviko: "Mijn advies is om dit rustig op te bouwen. Directies willen graag resultaten zien: leg die dus klip en klaar voor ze neer, op basis van feiten. Als je dat volhoudt, krijg je uiteindelijk echt wel dat vertrouwen." Henk van Vugt, Manager Maintenance bij Corbion: "Ga met het managementteam om tafel zitten om te bepalen welke apparatuur écht belangrijk is. Het kan niet zo zijn dat je tienduizend assets hebt en alles even belangrijk is. Pas als je daarin keuzes durft te maken, kun je bepalen wat je optimale onderhoudsstrategie is." Van Vugt is zelf begonnen als onderhoudsmonteur, maar hij is zelf vrijwel nooit meer direct betrokken bij storingen: "Natuurlijk laat ik regelmatig mijn gezicht zien om te ondersteunen, maar ik houd me toch vooral bezig met het continu verbeteren van onze processen, met de helikopterview. Wij hebben een asset health overzicht, waarin ik op hoofdlijnen kan bijhouden wat de status is van al onze objecten: dit wordt aangegeven met groene, oranje en rode stoplichten. Daardoor kan ik sturen op hoofdlijnen." Wat de toekomst gaat brengen? Kan de visuele inspectie worden vervangen door sensoren? "Ja, dat verwacht ik zeker", aldus Van Vugt. "Die ontwikkeling gaat enorm snel; tien jaar geleden betaalde je voor een trillingsapparaat nog de hoofdprijs, nu heb je er al een voor een paar honderd euro. Ik verwacht dat hetzelfde geldt voor sensoren die de onderhoudsstatus van je machines monitoren: veel handmatige inspectie wordt hierdoor vervangen." Henk van der Scheun, Manager Productie Techniek, Heineken: "Als je betrokken wilt worden in het besluitvormingsproces, dan moet je het toch ook zelf een beetje opzoeken. Wacht daarom Quick wins Pagina 12 van 16

13 HOOFDSTUK 6 ACTIE ONDERNEMEN Bij Numac zijn we uiteraard erg benieuwd naar uw ervaringen; zijn deze uitdagingen herkenbaar, of juist niet? 6. Frank Snijders - CEO - Numac Groep: "Ik nodig u van harte uit om met ons de dialoog aan te gaan. Dat kan op individuele basis, of meld u aan bij onze regionale Ingenieus in Onderhoud netwerkbijeenkomsten, waarin u met asset owners, op basis van een door uzelf aangedragen thema, van gedachten kunt wisselen en ideeën op kunt doen. Actie ondernemen Pagina 13 van 16

14 HOOFDSTUK 6 Bij Numac Technical Services zijn we uiteraard erg benieuwd naar uw ervaringen. Zijn deze uitdagingen herkenbaar, of juist niet? Heeft u wellicht andere adviezen die nog niet zijn genoemd? We horen graag uw mening. De denkers en doeners van Numac helpen hun relaties dagelijks om hun bijdrage aan de doelstellingen te leveren. Heeft u ook interesse om verder te praten over dit onderwerp? Meld u dan aan bij een van de tien lokale 'Ingenieus in Onderhoud' netwerkbijeenkomsten. Samen met regionale asset owners wordt hier vier keer per jaar gediscussieerd en ideeën uitgewisseld over actuele thema s die ook bij u spelen; want u als deelnemer bepaalt namelijk de gespreksthema s. Uitgangspunt is dat de netwerkevenementen roulerend op verschillende productielocaties van de deelnemers worden gehouden - tevens een mooi moment voor een kijkje in de keuken bij de buren. Meer weten? Neem contact op met onze contactpersonen in uw eigen regio. Kijk op voor de dichtstbijzijnde vestiging of neem contact op met ons hoofdkantoor via Actie ondernemen Pagina 14 van 16

15 Disclaimer De in deze publicatie neergelegde opvattingen zijn gebaseerd op door Numac Technical Services betrouwbaar geachte gegevens en informatie, die op zorgvuldige wijze zijn verwerkt. Noch Numac Technical Services, noch functionarissen van Numac Technical Services kunnen aansprakelijk worden gesteld voor in deze publicatie eventueel aanwezige onjuistheden. De weergegeven opvattingen houden niet meer in dan onze eigen visie en kunnen zonder nadere aankondiging worden gewijzigd. Numac, juni 2014 Deze publicatie is alleen bedoeld voor eigen gebruik. Het gebruik van tekstdelen en/of cijfers is toegestaan mits de bron duidelijk wordt vermeld. Verveelvoudiging en/of openbaarmaking van deze publicatie is niet toegestaan, behalve indien hiervoor schriftelijke toestemming is verkregen van Numac Technical Services. Teksten zijn afgesloten op 13 juni Dit is een uitgave van Numac Technical Services B.V. Auteur Marketing Services Numac Groep Fotografie Numac Groep Commercieel contact Numac Technical Services B.V. Bezoekadres: Keizersveld AP Venray Telefoon: het hoofdstuk DE COMPLEXE WERELD VAN DE TECHN DIENST Pagina 15 van 16

16 T / E. info@numac.nl