Een evenement als de NSS 2014 is voorwaar

Transcriptie

1 34 Interview Wilma van Dijk Samenwerking is de sleutel geweest Joke Overeem EMPM is adviseur regioburgemeester en programmamanager Geweld Eenheid Midden-Nederland. Wouter Jong is adviseur Crisisbeheersing bij het Nederlands Genootschap van Burgemeesters. Beiden zijn redactielid van dit Tijdschrift. In zijn afsluitende woorden bestempelde de voorzitter van de Nuclear Security Summit, de Amerikaanse president Obama, de organisatie van de NSS als flawless. Het was een groot compliment voor de duizenden mensen die maandenlang hadden gewerkt om de veilige, ongestoorde en waardige NSS-top mogelijk te maken. Wilma van Dijk was projectdirecteur NSS binnen de NCTV en voorzitter van de interdisciplinaire Projectgroep Veiligheid NSS. Een terugblik. Een evenement als de NSS 2014 is voorwaar een uitdaging voor een projectdirecteur. Waar begin je? Het ministerie van Veiligheid & Justitie is in 2012 begonnen met het voorbereiden van de veiligheidsoperatie, toen naar aanleiding van de NSS-top in Seoul het besluit viel om de volgende top in Den Haag te organiseren. Ik was destijds directeur Bewaken en Beveiligen bij de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) en werd aangewezen als de projectdirecteur. Omdat in deze operatie een zwaar accent zou liggen op het bewaken en beveiligen van Heads of Delegations (HOD) werd er door Erik Akerboom, destijds Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid, al snel naar de directeur Bewaken en Beveiligen gekeken. Terugkijkend kan ik alleen maar zeggen dat ik het met heel veel plezier heb gedaan. Het was uniek en heel bijzonder om dit met elkaar op te brengen. Wat was de belangrijkste taak voor de projectleider? Om de omvangrijke veiligheidsoperatie voor te bereiden, die moest plaatsvinden volgens het adagium waardig, We lieten de verantwoordelijkheden bij de partners veilig, en ongestoord. Een klus waarvoor geen blauwdruk of draaiboek beschikbaar was. De eendaagse internationale Afghanistan-conferentie in 2009 kwam een beetje in de buurt. Gaandeweg zijn uiteraard ook de lessen van de troonswisseling op 30 april 2013 meegenomen. Je legt je oor te luisteren in Seoul, in Washington en neemt de ervaringen mee van de Olympische Spelen in Londen. Alles bij elkaar was dat de basis waar we mee van start zijn gegaan. Wat waren de uitdagingen voor het team? Het werd allereerst een internationale conferentie van ongekende omvang, met 58 regeringsdelegaties die in Den Haag zouden samenkomen. Naast de delegatieleden moesten wij ook rekening houden met de komst van journalisten. Twee dagen lang zou Nederland in de ban zijn van de conferentie. Voor de politie zou het de grootste inzet in de Nederlandse geschiedenis worden. Dat was een uitdaging op zich. Later werden daar nog nieuwe vraagstukken aan toegevoegd. Zo werd besloten om de conferentie te combineren met het Chinese staatsbezoek, bracht president Obama een bezoek aan het Rijksmuseum in Amsterdam en vond er met het oog op de gespannen situatie in de Oekraïne tussendoor ook nog een ingelaste vergadering van de G7 plaats. Hoe kijk je drie maanden later terug op de NSS? Met veel voldoening. Het was uniek dat Nederland dit kon organiseren. Met al die professionals hebben wij een mooi resultaat neergezet. Wij hebben met dit evenement echt een visitekaartje afgegeven. Nederland liet de wereld zien dat we prima in staat zijn om een dergelijke veiligheidsoperatie in goede banen te leiden. Was het vanzelfsprekend dat de NCTV de coördinerende rol op zich zou nemen? De NCTV is binnen de rijksoverheid de organisatie die verantwoordelijk is voor terrorismebestrijding, cyber secu-

2 Interview Wilma van Dijk 35 Foto s: Roel Dijkstra / Fred Libochant verantwoordelijkheden hebben waar je als samenwerkend team niet omheen kunt. Dan is regie en afstemming gewenst. Dat was de voornaamste reden om de NCTV in de positie van regisseur te brengen, die op een logische manier de partijen bijeenbracht, krachten bundelde en het geheel kon overzien. In de voorbereiding moest Van Dijk rekening worden gehouden met verantwoordelijkheden van ministers, burgemeesters, het Openbaar Ministerie, de positionering van de veiligheidsbesturen, inlichtingen- veiligheids- en hulpdiensten maar ook met de belangen van het bedrijfsleven, burgers en niet te vergeten de wensen van de delegaties en buitenlandse pers. Dit werd opgelost door onder haar voorzitterschap de Projectgroep Veiligheid NSS in te stellen waarin de belangrijkste partners zitting hadden. Dit gremium werd gevoed met voorstellen vanuit thematische expertgroepen. Verder zorgde deze projectgroep ervoor dat de ministeriële commissie NSS en de lokale driehoeken passende besluiten namen om de NSS waardig, ongestoord en veilig te laten verlopen. rity, nationale veiligheid en crisisbeheersing. In dat kader was het logisch dat de NCTV de rol van coördinator zou vervullen. Wij hebben die coördinerende rol ook steeds voor ogen gehouden. We traden niet in de bevoegdheden van anderen, namen in principe geen bevoegdheden over. Bij de voorbereiding van de NSS is zoveel mogelijk uitgegaan van de bestaande verantwoordelijkheden van de partijen zelf. We wilden geen aparte, complicerende structuren in het leven roepen als de vraagstukken in de bestaande structuren konden worden opgelost. Soms willen partijen iets specifieks, in andere gevallen is het niet zozeer een kwestie van wil of onwil, maar vooral een kwestie van bevoegdheden. Er zijn situaties dat organisaties immers hun eigen zelfstandige bevoegdheden en Hoe is deze werkvorm ontstaan en heeft het gewerkt? Vertegenwoordigers van departementen, gemeenten, OM, politie, inlichtingendiensten, KMar en andere hulpdiensten hebben, ikzelf overigens ook, veel geleerd van de troonswisseling. Die ervaringen hebben wij meegenomen in de voorbereiding van deze operatie. Door overkoepelende doelstellingen voor de organisatie als geheel vast te stellen, konden wij net als bij de troonswisseling alle organisaties dezelfde focus meegeven. Een van onze gemeenschappelijke uitgangspunten was: we laten de verantwoordelijkheden daar waar ze liggen. Oftewel: we nemen vanuit de NCTV geen verantwoordelijkheden over maar coördineren en zorgen dat we met partners - als een team - onze doelen gaan bereiken. In de Projectgroep Veiligheid zaten de gekwalificeerde projectleiders die binnen de betrokken partners voor deze klus waren aangewezen en grotendeels ook waren vrijgemaakt voor de NSS. Dat zorgde ervoor dat we korte lijnen hadden met mensen die zelf helemaal in het onderwerp thuis waren.

3 36 Interview Wilma van Dijk Mooi streven, maar hierin zit ook een groot afbreukrisico want kreeg je zo wel de juiste mensen met de passende competenties? Ik ging uit van de professionaliteit die de projectleider vanuit zijn achterban meenam, anders hou je het niet werkbaar bij de complexe structuur. Bovendien bouw je in de voorbereiding van een dergelijk evenement ook aan onderling vertrouwen en samenhang om het gemeenschappelijke doel te bereiken. De Projectgroep Veiligheid was groot gezelschap en werd steeds groter. Hoe maak je daar dan één team van? Mijn grootste voordeel was dat de betrokken partijen hun beste mensen naar voren schoven. Daarnaast hebben wij de voorbereiding in overzichtelijke fases opgeknipt en ook als zodanig in de planning weggezet. Hierdoor was voor iedereen helder wanneer er op welke issues en in welke fase besluitvorming moest plaatsvinden. Als projectgroep waren wij erg gespitst op de inhoud en wisten we wat er op welk moment geregeld moest zijn. Het succes van samenwerking staat of valt bij omgevingsbewustzijn. Ben je je bewust van de problemen waar een andere organisatie tegenaan loopt en kun je jezelf in dat probleem verplaatsen? Omgevingsbewustzijn, sensitiviteit, flexibiliteit en samenbindend leiderschap zijn wel de basisingrediënten geweest voor het vormen van dit coördinerende team. Niet dat je niet vasthoudend mag zijn, maar je moet altijd oog hebben voor de belangen van anderen en samen tot een oplossing zien te komen. Gaandeweg merk je dan dat er meerdere wegen zijn die naar Rome leiden. De partners kwamen uit verschillende disciplines. Gaf dat geen problemen? Zeker in de startfase bleken wij elkaar niet altijd even goed te begrijpen. Ik herinner mij dat de politie op een gegeven moment over traploos opschalen sprak. Ik had op dat moment geen idee wat daarmee bedoeld werd. Dan is het prettig als er in de groep voldoende vertrouwen is om de vraag te kunnen stellen: wat bedoelen we met dit vakjargon? Maar ook op andere onderdelen zie je soms een wereld van verschil. De focus van de bestuurlijke partijen is een hele andere is dan die van de meer operationeel ingestelde partijen. Iedere schakel is daarin even belangrijk, omdat iedereen zijn eigen rol had te vervullen. Zo speelden de burgemeesters van de verschillende gemeenten een belangrijke rol, omdat zij voor de NSS-organisatie het lokale boegbeeld waren. Wij schoven aan in de lokale driehoeken met de desbetreffende burgemeesters en spraken daar ook over. Zij waren uiteindelijk degenen die in Den Haag, Rotterdam, Amsterdam, Noordwijk, Noordwijkerhout en Haarlemmermeer in gesprek gingen met bewoners en ondernemers. In onze optiek zijn zij van wezenlijk belang geweest om ook lokaal het draagvlak te krijgen. Terugblikkend zie je dat er veel waardering is geweest voor de NSS, ook onder de lokale bevolking. Die heeft te maken gehad met overlast, maar het was ook wel iets bijzonders wat er die twee dagen allemaal gebeurde. Wat was tijdens de NSS het belangrijkste veiligheidsvraagstuk? Het was de moeilijkste opdracht om de veiligheid voor de delegaties te realiseren, zonder deze te kunnen garanderen. Tegelijkertijd moest dat gebeuren zonder de maatschappelijke continuïteit al te zeer te verstoren. Dit vroeg veel van de organisatie en flexibiliteit in conceptueel denken. Niets is fijner dan alles vier dagen helemaal af te sluiten, maar dat is onwenselijk met het oog op de maatschappelijke continuiteit. We hebben daar intensief contact over gehad met allerlei stakeholders buiten de overheid, van Schiphol tot VNO- NCW, van het World Forum zelf tot de hotels. Samen hebben we steeds naar oplossingen gezocht om zoveel mogelijk aan ieders wensen en belangen tegemoet te kunnen komen. Voor het Statenkwartier in Den Haag had de NSS de grootste impact. De burgemeester van Den Haag heeft een prominente rol vervuld door in een vroegtijdig stadium contact te leggen met de omwonenden van het congrescentrum. Voor mij is het de bevestiging dat je een nationaal evenement niet zonder de betrokken burgemeester en de betrokken gemeente moet willen organiseren. Burgemeester Van Aartsen heeft zijn rol uitstekend opgepakt en kreeg daar terecht veel waardering voor. Communicatie speelde ook op andere fronten een belangrijke rol, bijvoorbeeld over de bereikbaarheid van de Randstad tijdens de NSS. Door de verwachtingen aan de voorkant goed te managen, namen verkeersdeelnemers hun maatregelen en bleef het tijdens de NSS-dagen nog rustiger op de

4 Interview Wilma van Dijk 37 wegen in de Randstad dan vooraf door Rijkswaterstaat was voorspeld. Achteraf constateer ik wel dat het thema Cybersecurity pas laat op de agenda van de Projectgroep Veiligheid verscheen. Omdat het geen prominent thema was, bleef ook de relatie Cybersecurity en NSS lange tijd onderbelicht. Pas laat in het traject is het thema alsnog meegenomen in de preparatie, de uitwerking van scenario s en de bestuurlijke sleutelbesluiten. Een cruciaal onderdeel van deze operatie was het bewaken en beveiligen van de delegaties. In hoeverre heeft dat geleid tot botsingen van onze eigen werkwijze met de referentiekaders van de buitenlandse gasten? Deze vraag wordt het meest gesteld in relatie tot de Amerikanen. Maar wij hebben de VS net zo behandeld als alle andere landen. Dat is goed verlopen. Om de verwachtingen goed te managen hebben wij in de voorbereiding van de conferentie wel zogenoemde advance party-bijeenkomsten georganiseerd. Daarin werd met de betrokken landen het programma doorgenomen en werd teruggekoppeld hoe wij de wensen van de NSS-deelnemers zouden doorvertalen naar een werkend concept. Wij hebben de VS net zo behandeld als de andere landen Dat bleek goed te werken. Wij namen hen mee in ons veiligheidsdenken en kregen daarmee vooraf hun vertrouwen in de veiligheidsoperatie. Soms leidde het tot onderhandelingen, waarbij wij soms water bij de wijn moesten doen en het soms de betrokken partijen waren die inschikten. Maar uiteindelijk zijn wij er altijd in goed overleg uitgekomen. Informatie-uitwisseling was een belangrijk onderdeel van de gehele veiligheidsoperatie. Voor het eerst is gewerkt met het All Source Information Cell (ASIC). Welke lessen zijn daarmee opgedaan? Informatie was een belangrijk onderdeel van de NSS. De wens om een gedeeld informatiebeeld van de situatie te creëren bestond al vóór de NSS. De vraag was vooral hoe je een dergelijk beeld maakt dat recht doet aan de verantwoordelijkheden van de verschillende veiligheidspartners. Het ASIC vervulde hierin een spilfunctie. We kregen een gezamenlijk beeld dat voor alle stakeholders, van Rijkswaterstaat tot NS, van ICCB tot burgemeesters, bruikbaar was. Het was geen 10, maar het verdient zeker wel een 7. Ik verwacht dat de evaluatie de aanbeveling doet om op dit ingeslagen pad door te gaan. Want het werkte goed om met al die verschillende partijen de informatie op een efficiënte manier te delen. Voor de politie was dit de eerste grote operatie onder de vlag van de nationale politie. Was dat merkbaar? Het is zogezegd niet onopgemerkt gebleven. Maar dan ten positieve. Al vrij snel waren er vanuit de nationale politie twee projectleiders beschikbaar, die vroeg in het traject hebben meegedacht over de meest verstandige manier waarop het A4-traject kon worden overgeheveld naar het nationaal dossier. Dat gaf bestuurlijke rust en duidelijkheid, zowel lokaal als nationaal. De nationale politie heeft op die cruciale onderdelen haar rol goed opgepakt. Intern heeft de politie er goed aan gedaan te investeren in de werking van een nationaal Staf grootschalig Bijzonder Optreden (NSGBO) in relatie tot de SGBO s binnen de regionale eenheden. Ik verwacht dat de NSS-aanpak een voorbode is geweest voor de manier waarop wij in de toekomst dit soort evenementen gaan managen. Vereist de rol van Nationaal Commandant NSGBO een specifiek profiel? Als ik mij tot de NSS beperk dan concludeer ik dat een Nationaal Commandant geacht wordt om veel begrip voor de bestuurlijke Haagse context te hebben. Dat is een vereiste, maar ook een specifieke tak van sport. In een tweewekelijks overleg zaten we als NCTV met de minister, een lid van de korpsleiding en de NC s van de NSGBO bij elkaar om de voortgang te bespreken. In die situaties komen verschillende belangen en standpunten op tafel. Dat geheel moet je kunnen lezen, begrijpen en kunnen doorvertalen naar de politieorganisatie. Dat is niet iedereen gegeven. Tegelijkertijd moet ikzelf ook de situatie van de politie kunnen lezen en in relatie brengen met wat bestuurlijk en politiek gezien belangrijk was. Daar zit een bepaalde wisselwerking in. Zij moeten het kunnen uitleggen binnen de politieorganisatie, maar ik moet op mijn beurt genoeg sensitiviteit hebben om te weten wanneer er geen rek meer in de operatie zit. Tijdens de operatie hebben wij elkaar goed kunnen vinden. Dat geldt ook voor het contact met de Koninklijke Marechaussee. Ook daar hielden wij als richtsnoer aan dat we elke maatregel moesten kunnen uitleggen aan de politieagent op straat. Daar wordt immers het echte werk gedaan. Daar worden de effecten van de genomen besluiten gevoeld. Dan is het belangrijk dan men daar ook begrijpt welke schakel men in het grotere plaatje speelt.

5 38 Interview Wilma van Dijk Wat leren wij als veiligheidspartners van deze NSS-ervaring? Dit najaar komt de evaluatie van de NSS uit. Ik kan daar niet op vooruitlopen, maar ik heb zelf drie aandachtspunten die ik als projectleider uit het project heb meegenomen. De aandacht voor cybersecurity, het belang van tegenspraak en het werken met bestuurlijke sleutelbesluiten: Ten aanzien van cybersecurity: de traditionele neiging is om alleen naar de fysieke veiligheid, openbare orde en de beveiliging te kijken. Het bewustzijn ten aanzien van cybersecurity moet verstevigd worden. Het zijn lessen die ik ook zeker zal meenemen in mijn nieuwe rol van directeur Cybersecurity bij de NCTV. Binnen de politie en de NCTV zijn er veel mensen heel goed mee bezig, maar als je in breedte mensen wilt bereiken, moeten wij dat nog nadrukkelijker op de agenda zetten. Als ik het heb over tegenspraak: lerend van de Troonswisseling is bij de start van de Projectgroep Veiligheid gewerkt met het concept van tegendenken. Het kost even tijd om zo iemand het vertrouwen van de groep te laten krijgen zodat er ruimte ontstaat om een spiegel voor te houden. Maar het principe werkte uiteindelijk heel goed. Het zijn vaak de simpele vragen van de tegendenker als weten we nu wie hier verantwoordelijk voor is? die de kwetsbaarheden en de risico s in de organisatie bloot leggen. Ten slotte: werk vanuit de uitgewerkte scenario s en bestuurlijke sleutelbesluiten. Op basis van het programma zijn what if -scenario s uitgewerkt en beschreven. Vervolgens zijn aan de hand van deze scenario s operationele maatregelen en bestuurlijke sleutelbesluiten uitgewerkt. Drie aandachtspunten: cybersecurity, tegenspraak en bestuurlijke sleutelbesluiten Ook daarin hebben we geleerd van de Troonswisseling, door de voorbereidingsfase te gebruiken om te oefenen en te trainen. Ook bij de NSS heeft dat zijn vruchten afgeworpen. Tijdens de NSS hebben diverse issues gespeeld waarbij we konden terugvallen op scenario s. We waren getraind om te kunnen handelen. Vanuit vakmanschap werd adequaat en passend opgetreden en konden we zaken die klein waren ook klein houden. Denk hierbij aan een zieke diplomaat of de aanhouding van een veelpleger op station Den Haag die ten onrechte in verband werd gebracht met de NSS. Tot slot, wat is het woord waarmee je de veiligheidsoperatie NSS zou kunnen vangen? Het kernwoord is samenwerking. Dat is de sleutel geweest. En daarmee past het op heel veel meer. Ik zou degene die het volgende nationaal evenement mag coördineren dit ook mee willen geven. Zet in op samenwerking gericht op een gemeenschappelijk doel, want daar lag ook voor ons, de projectgroep Veiligheid, de basis die effectief en doortastend werken voor ons allemaal mogelijk maakte. Daarnaast is mijn advies om de vrijheid te nemen om de beste mensen om je heen te organiseren. Redeneer vanuit samenbindend leiderschap, maak gebruik van de sensitiviteit om de ander te kunnen begrijpen en zorg dat je verbindt aan het team. De inhoud komt wel. Houd oog voor het bijzondere. Blijf scherp op de vraag waardoor het toch nog echt kan misgaan. En regel momenten van reflectie en tegenspraak. En kijk kritisch naar de voorbereidingstijd. Wij hebben twee jaar voorbereidingstijd gehad. Achteraf bezien is dat wel erg lang geweest. Het had zeker korter gekund. De drie maanden van de abdicatie waren erg kort, maar dit was aan de lange kant. Het organiseren van de Afghanistan-conferentie lukte tenslotte ook in een paar maanden. Er moet wel een beetje druk op de ketel staan om tot snelle resultaten te komen. Maar het is uiteindelijk het resultaat dat telt. Toen de nieuwe ambassadeur van de Verenigde Staten recent kennis kwam maken met onze minister van Veiligheid en Justitie, kreeg deze nogmaals de complimenten van zowel de president als de minister van Buitenlandse Zaken voor de uitzonderlijk goede organisatie van de veiligheid tijdens de NSS. Dat zie ik als een compliment voor alle professionals die op hun manier een steentje hebben bijgedragen aan een veilige conferentie. Flawless, zoals president Obama het zei. «