Financieel - administratieve dienstverlening

Transcriptie

1 Financieel - administratieve dienstverlening volgens het ZEN Outsourcing model

2 Geachte lezer, Allereerst onze hartelijk dank voor uw interesse in onze dienstverlening. Vanaf heden geen zorgen meer om uw administratie of angst om hoge rekeningen voor het laten doen van uw administratie. Onze basis is een all-in concept voor de administratie tegen lage kosten en kwaliteit door kennis van zaken. Onze groeiende klantenkring profiteert al van ons concept, wellicht u in de toekomst ook. Administratiekantoor Zen is opgericht door E. van Gelderen, R. Rodenburg en A. van Gelderen. Bij de oprichting is een concept bedacht wat het mogelijk moest maken om voor onze klanten goed en goedkoop de administratie te doen. In Nederland een bijna onmogelijke opgave door de hoge lonen voor gekwalificeerd personeel. Door onze jarenlange ervaring met outsourcing voor grote ondernemingen is besloten in Thailand op te richten het Centre For Finance Outsourcing, afgekort CFFO. Deze onderneming is opgericht in Niet zoals gebruikelijk voor grote ondernemingen, maar juist voor de kleinere ondernemers en zelfstandigen al dan niet met personeel. De keuze van Thailand is gebaseerd op kennis bij potentiële medewerkers, opleidingsmogelijkheden, klantvriendelijkheid in de cultuur, flexibiliteit en zelfstandigheid. Daarnaast zijn in Thailand de infrastructuur, technische voorzieningen en bereikbaarheid goed geregeld. CFFO staat onder gezamenlijk management. Er is een exclusiviteitcontract tussen Zen en CFFO en er is bijna altijd 1 van de partners aanwezig in Thailand. In de nabije toekomst, zal dhr. E. van Gelderen zich daar permanent gaan vestigen om zo de hoge kwaliteit van onze dienstverlening te waarborgen. Alle Thaise medewerkers hebben een afgeronde administratieve opleiding, veelal op HBO niveau en hebben een 3 maanden training met één van onze partners gehad. Zo garanderen wij kwaliteit van dienstverlening. Tevens verzorgen wij ter plekke Nederlandse en Engelse lessen voor onze medewerkers en verdere opleiding tot allround administrateurs.

3 Werkwijze Onze werkwijze is zeer eenvoudig voor u, onze visie is immers dat u geen omkijken heeft naar uw administratie. De goedkoopste manier is de post digitaal doorsturen, door middel van PDF scannen. Dit garandeert de snelste verwerking en voor u zonder bijkomende kosten. Onze filosofie is om de werkwijze zo eenvoudig mogelijk te houden voor u, om zodoende ook de kosten zo laag mogelijk te houden. Wanneer u de spullen inlevert en met welke frequentie bepaald u helemaal zelf. Kleurscannen is niet nodig, zwart-wit scannen is voldoende. Er zijn klanten die na afloop van het kwartaal de stukken toesturen, er zijn ook klanten die elke week de stukken toesturen. Gewoon digitaal per mail naar onze mailbox. Wilt u niet scannen?, dan kunt u de stukken aanleveren bij 1 van onze service centra in Nederland of opsturen naar het postbusadres. Dan scannen wij de stukken aan, zodat er een digitaal archief ontstaat, eenvoudig ook voor de belastingdienst bij een eventuele controle, zodat u ook daar geen omkijken naar heeft. Na toezending van de verwerking worden de stukken in ons systeem ingevoerd, wordt de aangifte verzorgd en krijgt u van ons een kopie van de aangifte, met wat u aan BTW dient te betalen of terug te ontvangen heeft. Per kwartaal ontvangt u een kort overzicht met alle inkomsten en uitgaven en een balans. Ook het doen van de jaaraangifte inkomstenbelasting voor zelfstandige ondernemers of vennootschapsbelasting voor BV s is bij de totaalprijs inbegrepen. Heeft u zelf al een boekhoudpakket, al dan niet een online pakket, dan kunnen wij de invoer voor u verzorgen. U stuurt de gegevens door en wij doen de invoer online voor u, mist uw pakket hiertoe de mogelijkheden bied. U heeft er geen omkijken meer naar en altijd actueel inzicht in uw gegevens, maar belangrijk, u weet dat er controle op de invoer en op uw facturen plaats vindt. Facturering naar uw klanten doet u zelf. Bent u net gestart en heeft u geen factureerprogramma, helpen wij u graag daarmee. Wij hebben een handig Excel tool, waarmee u eenvoudig uw facturen kunt maken met een duidelijke instructie. Dit kunt u zonder bijkomende kosten gebruiken. Wilt u liever dat wij u facturen maken en eventueel zorg dragen voor het debiteurenbeheer. Uiteraard is dat ook mogelijk tegen een geringe meerprijs. Deze is al dan niet afhankelijk van hoe de facturen verstuurd moeten worden, digitaal of per post.

4 Kwaliteit Kwaliteit is voor ons zeer belangrijk, wij dragen zorg voor onze reputatie. Wij werken volgens de richtlijnen voor controllers opgesteld door het SRAC, de AC titel wordt ook door dhr. E. van Gelderen gevoerd. Wij zijn als administratiekantoor geregistreerd bij de Kamer van Koophandel en de belastingdienst. Wij hebben een duidelijke klachtenregeling mocht er toch iets onverhoopt niet naar uw zin zijn gegaan. In het kader van Permanente Educatie scholen ons wij continue bij in samenwerking met VGM opleidingen & advies. Op diverse gebieden: administratie, fiscaal, algemene regelgeving, juridisch en marketing. Dit om u continue en actueel van goed advies te kunnen voorzien, iets wat u van ons uit naar u mag verwachten en waar u niet om hoeft te vragen. Vanuit het oogpunt van persoonlijke ontwikkeling zijn diverse van onze medewerkers tevens actief als docent voor volwassenenopleidingen in Nederland en/of Thailand op diverse niveaus van middelbaar tot masterniveau. Overeenkomst Naast transparantie is tevredenheid van onze klanten zeer belangrijk voor ons. Dat begint bij een overeenkomst die duidelijkheid biedt voor beide partijen. Geen langlopende overeenkomst, maar een overeenkomst met een opzegtermijn van het lopende kwartaal een duidelijke prijsafspraak en helder omschreven welke werkzaamheden verricht zullen worden. Een voorbeeldovereenkomst is als bijlage 2 toegevoegd. Regelmatig hebben wij contact met onze klanten om te kijken hoe we onszelf kunnen verbeteren en de dienstverlening voor u kunnen optimaliseren. Tarifering Zoals aangegeven hanteren wij een vaste prijs op basis van all-in dienstverlening. Deze prijs is afhankelijk van het aantal mutaties op jaarbasis. Zo hebben wij al een all-in pakket vanaf 400 euro. Op de laatste pagina van onze brochure treft u een tarievenoverzicht aan. Deze tarieven vindt u ook terug op onze website. (bijlage 1: tarievenoverzicht).

5 Transparantie in uw administratie dient volgens ons ook transparantie in onze rekeningen te zijn. De rekening wordt in de tweede kwartaal verstuurd en dient binnen 30 dagen betaald te zijn, voor het einde van het betreffende kwartaal. Zoals reeds aangegeven een vast bedrag per kwartaal. Startersbegeleiding Voor starters hebben wij een extra pakket samengesteld om u een goede start te garanderen. Dit pakket is eenmalig 250 euro en bestaat uit 5-7,5 uur consultancy. Wij helpen u de formulieren voor te bereiden, voor u in te vullen en bespreken met u uw plannen en ideeën. U kunt zelf de tijdstippen en invulling bepalen, uiteraard geven wij u suggesties en opbouwende kritiek. Wij ondersteunen op het gebied van de administratie, juridische zaken, fiscale zaken en uw marketingplannen. Een goede start is immers het halve werk. Duurzaamheid Duurzaam ondernemen vinden wij belangrijk evenals het opbouwen van goede langdurige relaties. Niet alleen met onze opdrachtgevers, maar ook met onze medewerkers en omgeving. Onze medewerkers in Thailand hebben een bovengemiddeld salaris, een 40 urige werkweek, verzekering en sociale voorzieningen, alsmede een bonusprogramma en opleidingsprogramma. Zaken die normaal niet gebruikelijk zijn. Ook de werkomstandigheden zijn gelijk aan de Nederlandse werkomstandigheden. Hierdoor hebben wij een groep zeer loyale medewerkers, die er alles aan gelegen is de hoogste kwaliteit voor u te garanderen. Zo snijdt het mes aan twee kanten. Door middel van sponsoring ondersteunen wij het lokale verenigingsleven en de jongeren in de samenleving.

6 Bereikbaarheid Zoals duidelijk geworden zal zijn, proberen wij zoveel mogelijk digitaal te werken. Door extra schermen etc. proberen wij zoveel mogelijk alles digitaal te verwerken en zo weinig mogelijk te printen. Vanuit kostenoverwegingen, maar ook vanuit milieuoverwegingen. Vragen verzoeken wij zoveel mogelijk per mail te stellen, u krijgt van ons binnen 48 uur altijd een reactie. Wilt u ons persoonlijk spreken is dat ook mogelijk. Wij zijn onder diverse nummers bereikbaar, zowel in Nederland als Thailand en ook via MSN of Skype is een videogesprek mogelijk. Zodat wij u altijd van een persoonlijk advies kunnen voorzien. Referenties Referenties kunnen op aanvraag vertrekt worden, een aantal van onze klanten staat u graag te woord om u te vertellen over hun ervaringen. Vragen? Wij staan open voor uw vragen, suggesties of opmerkingen. U kunt ons bereiken via de mail : info@zenadministratie.nl of bellen Dhr. E. van Gelderen +31 (0) NL / +66 (0) (Thailand) Dhr. A. van Gelderen +31 (0) NL Ons postadres: Postbus AA Utrecht

7 BIJLAGE 1 Tarievenblad Zelfstandigen zonder Personeel Omschrijving Mutaties Incl. Kwartaalbedrag Zeer klein < 500 mutaties BTW en IB aangifte, 100 euro kwartaalcijfers Klein mutaties BTW en IB aangifte, 150 euro kwartaalcijfers Middelgroot mutaties BTW en IB aangifte, 300 euro maandcijfers Groot mutaties BTW en IB aangifte, maandcijfers 500 euro Zelfstandigen met Personeel Omschrijving Mutaties Incl. Kwartaalbedrag Zeer klein < 500 mutaties BTW en IB aangifte, 150 euro kwartaalcijfers, salarisadministratie Klein mutaties BTW en IB aangifte, 200 euro kwartaalcijfers, salarisadministratie Middelgroot mutaties BTW en IB aangifte, 350 euro maandcijfers, salarisadministratie Groot mutaties BTW en IB aangifte, maandcijfers, salarisadministratie 600 euro Prijzen voor andere natuurlijke personen (VOF, Maatschap); prijzen idem zelfstandigen (al dan niet met personeel), verhoogd met 200 euro per extra vennoot of maat.

8 Besloten Vennootschap Omschrijving Mutaties Incl. Kwartaalbedrag Zeer klein < 500 mutaties BTW en IB aangifte, 200 euro kwartaalcijfers, salarisadministratie, jaarstukken op basis samenstelopdracht Klein mutaties BTW en IB aangifte, 250 euro kwartaalcijfers, salarisadministratie, jaarstukken op basis samenstelopdracht Middelgroot mutaties BTW en IB aangifte, maandcijfers, 400 euro salarisadministratie, jaarstukken op basis samenstelopdracht Groot mutaties BTW en IB aangifte, maandcijfers, salarisadministratie, jaarstukken op basis samenstelopdracht 625 euro Tevens verzorgen wij debiteurenbeheer, incassotrajecten, salarisadministraties en verenigingsadministraties. Neem contact op om te informeren naar de mogelijkheden en prijzen. Wij verzorgen tevens consultancy en juridische bijstand bij financiële zaken of geschillen. Deze uren worden op uurbasis berekend met een opgave vooraf. U ontvangt van ons een duidelijke specificatie van de bestede uren + inschatting voor vervolgtrajecten. Consultancyuren worden berekend tegen 60 euro per uur, juridische bijstand tegen 80 euro per uur. Alle genoemde tarieven zijn exclusief BTW. Voor stichtingen en particulieren is het mogelijk rechtstreeks zaken te doen met onze Thaise partner, hierdoor profiteert u van een BTW tarief van slechts 7%, dus een besparing t.o.v. het huidige tarief van 19% in Nederland met 12% en in de nabije toekomst zelfs extra besparing door de BTW verhoging.

9 BIJLAGE 2 Voorbeeldovereenkomst Ondergetekenden : Administratiekantoor Zen Planetenbaan AK Maarssen Vertegenwoordigd door E. van Gelderen, Partner Hierna te noemen leverancier En.. Zelfstandig ondernemer, hierna te noemen afnemer Zijn het volgende overeengekomen: 1) Leverancier voert voor afnemer zijn/haar financiële administratie. Leverancier zal de financiële transacties verwerken in de administratie, die zich bevindt op de locatie van leverancier en zorgdragen voor archivering van de stukken. 2) De transacties zullen worden verwerkt op kwartaal of maandbasis. Facturering aan de klanten van afnemer is niet inbegrepen, afnemer levert kopieën van de facturen aan. Debiteurenbeheer is niet inbegrepen. 3) De afnemer is verantwoordelijk voor tijdige aanlevering van de gegevens (1 e week na de laatste dag van het kwartaal of de maand). Indien de gegevens te laat worden ingeleverd, kan er vertraging ontstaan in de verwerking. Indien de gegevens pas in de derde of vierde week na de laatste dag van het kwartaal worden ingeleverd, zullen de extra kosten die gemaakt moeten worden i.v.m. tijdige verwerking voor de BTW aangifte in rekening worden gebracht. Deze kosten zijn 50 euro. Indien door te late inlevering van gegevens door afnemer er een boete door de belastingdienst wordt opgelegd wegens een te late aangifte, zijn de kosten hiervan voor rekening van afnemer. Bij maandaanlevering is er in het geval van kwartaalaangifte voor de eerste 2 maanden van ieder kwartaal geen inlevertermijn.

10 4) Leverancier zal zorg dragen voor een tijdige btw aangifte naar de fiscus, onder voorbehoud van tijdige aanlevering van gegevens. Afnemer dienst hiertoe de inlogcode en wachtwoord voor de site van de belastingdienst ter beschikking te stellen. Leverancier zal zowel per mail als wel per sms tijdig de gegevens voor de betaling aan de fiscus doorgeven aan afnemer. Afnemer is verantwoordelijk voor de tijdige betaling van BTW. Boetes door te late betaling komen voor rekening van afnemer. 5) Afnemer levert per voorkeur de stukken digitaal aan bij leverancier via het afgesproken adres. Het aanleveren van originelen is mogelijk via het postbusadres. Leverancier zorgt voor een correcte archivering van de stukken. 6) Het doen van de jaaraangifte InkomstenBelasting (IB) van de afnemer is inbegrepen bij de vast afgesproken prijs tot een maximum van 4 uur. Eventuele meeruren als gevolg van extra correspondentie, bezwaar of beroep worden doorberekend ad 50,00 euro per uur. 7) Leverancier zal per maand de balans en verlies en winstrekening naar afnemer versturen, plus (indien noodzakelijk) een toelichting daarop. Deze wordt binnen 3 weken na aanlevering van de stukken toegestuurd. 8) Overige werkzaamheden, dan wel advieswerkzaamheden zullen in en na overleg door leverancier met afnemer berekend worden tegen het tarief van 50,00 per uur. 9) De overeenkomst gaat in met het eerste kwartaal van De afgesproken kwartaalsom van xx,xx euro zal met ingang van april in rekening worden gebracht. 10) Beide partijen houden een opzegtermijn van 1 kwartaal in acht. Bij beëindiging van de overeenkomst zullen het volledige dossier, alsmede de database van de afnemer worden overgedragen aan de afnemer, echter exclusief de boekhoudkundige software zelf. 11) De vaste prijs per kwartaal is xx,xx euro. Hiertoe zal de factuur in de tweede maand van het kwartaal worden toegezonden. Na betaling van de factuur wordt overgegaan tot de werkzaamheden. De factuur dient binnen 30 dagen voldaan te zijn. Kosten die gepaard gaan met eventuele incasso van de factuur komen voor rekening van afnemer. Indien blijkt dat het aantal mutaties significant uitkomt boven het aantal van 1000 mutaties op jaarbasis, zullen partijen in overleg gaan om de prijs aan te passen. 12) Alle bovengenoemde tarieven zijn exclusief BTW.

11 In gevallen waarin deze overeenkomst niet voorziet zal aansluiting worden gezocht bij het Nederlandse Recht. Aldus in tweevoud overeengekomen door partijen te Maarsen op 1 januari Namens Administratiekantoor Zen Namens E. van Gelderen Kantoorleider / Partner Eigenaar