Taak Martin Pas en Geert Tapperwijn, MT1a

Transcriptie

1 Taak Martin Pas en Geert Tapperwijn, MT1a

2 Inhoudsopgave Inleiding pagina 3 Bestandsbeheer pagina 4 Versiebeheer pagina 5 DOS 8.3 conventie pagina 5 Conclusie pagina 6 Bronnen pagina 6 2

3 Inleiding Bij een groot project komt veel organisatie bij kijken, niet alleen het aansturen van mensen om bepaalde taken te maken die goed aansluiten bij hun kwaliteiten. Maar ook het beheren van de bestanden en de versies daarvan die ze maken. Er is niets vervelender dan een bestand te vinden die tussen allerlei andere taken staan die niets met elkaar te maken hebben. En wanneer je ze eindelijk gevonden hebt, je ze niet kunt openen want de ontwikkelaar van het betreffende computerprogramma is alweer een versie verder. In dit verslag worden een aantal oplossingen gegeven om de bovenstaande problemen uit de weg te ruimen. 3

4 Bestandsbeheer Als je met velen aan een groot project bezig bent, is het belangrijk om een goede structuur aan je mappen en bestanden te brengen, zodat het niet alleen voor jezelf duidelijk is, maar ook voor anderen. Een voorbeeld, stel iemand is verantwoordelijk voor de planning van al de taken. Dan is het handig dat je niet eerst een half uur moet zoeken in welke map die staat wil je weten wat je eigenlijk moet doen. Daarom is de noodzaak om al je bestanden te gaan structureren d.m.v een zogenaamde file tree (boomstructuur) te maken. Om het een en ander te verduidelijken is hiernaast een schoolmap te zien die gebruik maakt van zo n boomstructuur. Niet met alleen de naam van de map kan je zaken duidelijk maken, ook met symbolen als [ ], waarin je een kruisje kan zetten wanneer de betreffende taak goed is afgerond. Dit is te zien in de afbeelding hiernaast bij Taak Voorzitten en notuleren. 4

5 Versiebeheer Alhoewel de structuur van de mappen belangrijk is, is er iets anders misschien wel veel belangrijker. Namelijk de versie van het bestand waar aan gewerkt is. Omdat de meeste grote projecten niet in een paar nachten gerealiseerd worden, is het mogelijk dat wanneer jij bezig bent om een taak in een bepaald programma te verwerken, het een jaar later niet meer te openen is omdat het programma een nieuwere versie kent. Ook voor dit probleem zijn er een aantal oplossingen. Schrijf op welke versie er momenteel is van het desbetreffende programma, zodat je het jaren later nog weet. Bewaar programma s zonodig op dvd, zodat wanneer er later een nieuwere versie uitkomt, en het document is om een of andere redenen niet te openen je altijd nog de juiste versie achter de hand hebt. Tekstdocumenten altijd converteren naar een universeel programma, zoals PDF (Portable Document Format). Een laatste oplossing wanneer bovenstaande geen optie is, is het zoeken naar zogenaamde converteer programma s. Dat zijn speciale programma s die bestanden van de ene versies omzetten naar een andere. Microsoft heeft bijvoorbeeld ook een compatibiliteitspakket voor Office 2007 om bestanden naar vroegere versies te converteren. Maar hiermee moet je wel oppassen, en voor de zekerheid een back up van je bestand maken voor je alles verliest. DOS 8.3 conventie Wanneer je besturingssysteem om een of andere reden er mee op houd, en je terugvalt op MS DOS is het handig dat je rekening hebt gehouden met de afwijkende syntax die DOS aanhoud met betrekking tot bestandsnamen. Om verwarring te voorkomen wanneer het noodlot toeslaat is het goed om bestandsnamen kort maar krachtig naam gegeven te hebben volgens de 8.3 conventie. Dit wil zeggen dat de bestandsnaam maximaal 8 tekens voor de punt krijgt, en de extensie 3 letters. Wanneer de naam deze normen overschrijd wordt die afgekort met behulp van een tilde (~). Hieronder een voorbeeld. normale bestandsnaam demediatechnoloog.doc bestandsnaam met 8.3 syntax demedi~g.doc Wat je hier ziet is dat DOS de eerste 6 letters van een naam pakt, dan de tilde plaatst en ten slotte de laatste letter erachter zet, waardoor de totale bestandsnaam 8 tekens bevat. Handig om te weten, is dat DOS ook zonder extensies kan, met uitzondering van de volgende bestanden Uitvoerbare bestanden (.com of.exe) Batch bestanden (.bat) Driver bestanden (.sys.) 5

6 Conclusie Voor het terug kunnen vinden van bestanden waar jij of je collega een aantal maanden geleden aan gewerkt hebt, is het dus belangrijk een file tree te maken, om een goed overzicht te krijgen wat waar staat. Ook voor de versies is een duidelijk plan nodig, hoe iets opgeslagen wordt. Een tekstbestand bijvoorbeeld, in zowel het brondocument als PDF. En zonodig op een externe opslagplaats. De bestandsnaam zelf dient ook zorgvuldig gekozen te worden in zo min mogelijk tekens, zodat wanneer je onverhoopt terugvalt op MS DOS je altijd weet welk bestand welke inhoud heeft. Bronvermelding