BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK PARLEMENT BIJZONDER BESTEK NR A/268

Transcriptie

1 BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK PARLEMENT BIJZONDER BESTEK NR A/268 OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DE LEVERING VAN SOFTWARE VOOR DE BOEKHOUDING EN INVENTARIS VOOR DE DIENSTEN VAN HET BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK PARLEMENT Aanbestedende overheid Brussels Hoofdstedelijk Parlement Gunningswijze Algemene offerte aanvraag met Belgische bekendmaking Adres voor het indienen van de offertes Eikstraat Brussel 1005 Brussel (post adres) Dag, uur en plaats voor het indienen van de offertes Wijze van prijsbepaling Leveringstermijn Ten laatste op 08/11/2011 om 10u00. Overheidsopdracht met een globale prijs Max. 30 kalenderdagen ingaande de dag na de datum van afsluiten van de opdracht of de datum van de bestelling

2 Inhoudstabel 1 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN DEEL EEN : ALGEMENE BESCHIKKINGEN DEEL TWEE : VERDUIDELIJKINGEN AANGAANDE SOMMIGE BEPALINGEN VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI DERDE DEEL : VERDUIDELIJKINGEN VAN SOMMIGE BEPALINGEN VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 26 SEPTEMBER 1996 EN ZIJN BIJLAGE TECHNISCHE BEPALINGEN INLEIDING BASISONTWERP INFRASTRUCTUUR EN TECHNISCHE VEREISTEN PRESTATIES VAN HET SYSTEEM ERGONOMIE VEILIGHEID VAN HET SYSTEEM INTEROPERABILITEIT BEHEER VEREISTEN INZAKE DE GELEVERDE TOEPASSINGEN OPLEIDING ONDERHOUD OPTIES BIJLAGEN /38

3 1 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1.1 DEEL EEN : ALGEMENE BESCHIKKINGEN AANBESTEDENDE OVERHEID De aanbestedende overheid van deze opdracht is: het Brussels Hoofdstedelijk Parlement met zetel te 1005 Brussel vertegenwoordigd door zijn secretaris-generaal, de heer Serge GOVAERT REGLEMENTERING VAN TOEPASSING OP ONDERHAVIGE OPDRACHT Deze opdracht is speciaal onderworpen aan de volgende bepalingen en voorwaarden: de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, evenals zijn latere wijzigingen; het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, evenals zijn latere wijzigingen; het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en zijn bijlage betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden van de overheidsopdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies van openbare werken, evenals hun latere wijzigingen.; VOORWERP VAN DE OPDRACHT De overheidsopdracht omvat de levering en het onderhoud van software voor (budgettaire en algemene) boekhouding en voor de inventaris voor de diensten van het Brussels Parlement BESCHRIJVING VAN DE LEVERING De levering omvat de bezorging, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een computerprogramma voor boekhouding en inventaris, conform de technische bepalingen van dit bijzonder bestek GUNNINGSWIJZE Deze opdracht wordt gegund bij algemene offerte-aanvraag met bekendmaking in België AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN Er is geen enkel afwijking van de algemene aannemingsvoorwaarden DUUR VAN DE OPDRACHT De overheidsopdracht loopt vanaf de dag na de datum van kennisgeving van de opdracht tot het einde van het onderhoudscontract. 3/38

4 Het onderhoud wordt verzekerd voor een periode van minstens tien jaar die ingaat vanaf de definitieve oplevering van de leveringen INFORMATI ESESSIE Op maandag 25/10/2011 om 9.30 uur zal er een enkele informatiesessie worden georganiseerd. De schriftelijke vragen die uiterlijk op maandag 18/10/2011 worden ingediend, zullen er beantwoord worden, alsook, voor zover mogelijk de mondelinge vragen die tijdens de sessie worden gesteld. De schriftelijke vragen moeten gestuurd worden: - Per naar het volgend adres: griffie@bruparl.irisnet.be, - Per fax naar n , - Per brief naar het adres van de aanbestedende overheid. 4/38

5 1.2 DEEL TWEE : VERDUIDELIJKINGEN AANGAANDE SOMMIGE BEPALINGEN VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 8 JANUARI KWALITATIEVE SELECTIE Met het oog op de kwalitatieve selectie voor de beoordeling van zijn morele capaciteit (uitsluitingscriteria) moet de inschrijver de volgende documenten bij zijn offerte voegen: - Een attest van de rijksdienst voor sociale zekerheid betreffende het voorlaatste kwartaal dat aan de datum voor de indiening van de offertes voorafgaat 1 of dat afgegeven is door een overheidsinstelling die een soortgelijke functie vervult; - Een verklaring op erewoord dat hij zich niet bevindt in een van de gevallen bedoeld bij artikel 43 van het KB van 8 januari Het model van de verklaring op erewoord gaat als bijlage bij dit bijzonder bestek. De aandacht van de inschrijver wordt bevestigd op het feit dat de aanbestedende overheid voor het gunnen van de overheidsopdracht zich het recht voorbehoud om hem te verzoeken de volgende documenten te overleggen: - Een recent attest van de griffie van de bevoegde rechtbank van koophandel waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in staat van faillissement, gerechtelijk akkoord of vereffening bevindt 2 ; - Een recent uittreksel uit het strafregister; - Een recent attest van de administratie van de directe belastingen; - Een recent attest van de administratie van de BTW 3. De voornoemde documenten worden als recent beschouwd indien ze ten opzichte van de uiterste datum voor de indiening van de offertes niet ouder dan zes maanden zijn. Ingeval de aanbestedende overheid gebruik maakt van de voornoemde mogelijkheid, beschikt de inschrijver in kwestie over een maximum termijn van twaalf kalenderdagen te rekenen vanaf de datum dat hun verzoek tot hem wordt gericht, om de vereiste documenten te overleggen. Om de financiële en technische capaciteiten van de inschrijver te beoordelen, worden de volgende referenties vereist: Een bankverklaring waarvan het model als bijlage bij dit bijzonder bestek gaat; De lijst van de belangrijkste leveringen aan overheidsinstellingen in de loop van de afgelopen drie jaar op een gebied dat vergelijkbaar of evenwaardig is met deze overheidsopdracht en voor bedragen van meer dan excl. BTW; Een verklaring die de ingeschakelde technici of technische diensten vermeldt, ongeacht of ze al dan niet geïntegreerd zijn in de inschrijvende onderneming; De maatregelen om de kwaliteit van de leveringen te garanderen; In voorkomend geval deelt de inschrijver de aanbestedende overheid mee of een of meer van de gevraagde documenten gratis beschikbaar zijn langs elektronische weg. 1 te vervangen door een attest van de RSVZ indien de inschrijver geen werkgeven is. 2 niet vereist indien hij geen handelaar is 3 niet vereist indien hij geen handelaar of niet BTW-plichtig is. 5/38

6 1.2.2 PRIJSBEPALING De overheidsopdracht is een opdracht met een globale prijs. De inschrijver vermeldt in zijn offerte de specificatie van elk onderdeel van de offerte CONTROLE VAN DE PRIJZEN Op eenvoudig schriftelijk verzoek van de aanbestedende overheid moet de inschrijver, voor de gunning van de opdracht, alle indicaties bezorgen die het mogelijk maken om de voorgestelde prijzen te controleren VORM VAN DE OFFERTE De offerte wordt opgemaakt conform het bij dit bijzonder bestek gevoegde formulier. Het bestek is beschikbaar op een gegevensdrager en kan worden verkregen op eenvoudig verzoek aan de aanbestedende overheid INHOUD VAN DE OFFERTE De volgende documenten moeten in ieder geval bij de offerte worden gevoegd: - Alle documenten gevraagd in het kader van de kwalitatieve selectie;in geval van onder-aannemingen, een nota die de identiteit van de onderaannemer(s) en het uitbesteden deel van de opdracht vermeldt, alsook de curriculum vitae van de onder-aannemer(s) en de lijst van zijn/hun referenties betreffende het deel van de overheidsopdracht dat hem/hun wordt toevertrouwd; - De specificatie van de basis-offerte - De specificatie van de opties en eventuele varianten; - De documenten die eventueel worden gevraagd in de technische bepalingen van dit bijzonder bestek. Indien nodig voegt de inschrijver bij zijn offerte alle documenten en informatie die hij nuttig acht om de inhoud ervan te verduidelijken PRIJSOPGAVE Het totale bedrag van de offerte en de bijgevoegde eenheidsprijzen worden uitgedrukt in euro en voluit geschreven BESTANDDELEN VAN DE PRIJS De prijzen omvatten alle kosten en belastingen die doorgaans van toepassing zijn op de leveringen, met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde. Het toegepaste btw-tarief wordt evenwel uiterlijk vermeld in de offerte GEBRUIKTE TAAL 6/38

7 De offerte wordt opgemaakt in het Nederlands of in het Frans VARIANTEN EN OPTIES De vrije varianten of suggesties zijn toegestaan conform de technische bepalingen van dit bijzonder bestek. In dat geval dient de inschrijver een offerte in voor het basisontwerp en eventueel een offerte voor één of verschillende varianten. De opdracht omvat facultatieve opties overeenkomstig de technische bepalingen van dit bijzonder bestek. In dat geval dient de inschrijver een offerte in voor het basisontwerp en eventueel een offerte voor één of verschillende opties INDIENEN VAN DE OFFERTES De offerte moet uiterlijk op 08/11/2011 om 10u00 aankomen op het adres van de aanbestedende overheid.. De offerte op papier wordt bezorgd in drie exemplaren (één origineel en twee kopies) bij brief of bij drager in een gesloten dubbele envelop met de vermeldingen: offerte, de referentie van het bijzonder bestek en de envelop niet openen, op het adres van de aanbestedende overheid OPENING VAN DE OFFERTES De offertes worden geopend op dinsdag 08/11/2011 om uur in zaal 121, Eikstraat 22 te 1000 Brussel. Regelmatigheid van de offertes De regelmatigheid van de offertes wordt onderzocht overeenkomstig de artikelen 78, 89 en volgende van het KB van 8 januari Demonstratie De inschrijvers wier offerte als regelmatig wordt beschouwd zullen verzocht worden een demonstratie te geven. Deze bestaat uit: - een uiteenzetting om de mogelijkheden van de voorgestelde oplossing uit te leggen. - een presentatie van software die voldoet aan de voorwaarden van de overheidsopdracht of van een prototype; - indien mogelijk een test in een reële situatie GUNNINGSCRITERIA De overheidsopdracht wordt gegund aan de voordeligste regelmatige offerte. De gunningscriteria van de opdracht zijn de volgende: -40% de prijs; -30% de technische kwaliteit van de leveringen; 7/38

8 -15% de opleiding en documentatie; -15% het onderhoud (curatief, adaptatief en evolutief). De formule voor de berekening van het prijscriterium is als volgt: = (prijs van de duurste offerte prijs van de onderzochte offerte) / ( prijs van de duurste offerte prijs van de goedkoopste offerte) * 40 De prijs houdt rekening met de prijzen van het onderhoud voor de opgelegde minimum duur. De technische kwaliteit wordt beoordeeld op basis van de volgende elementen: het gemak waarmee de gegevens kunnen worden overgenomen; het vermogen van de oplossing om de LDAP van het Parlement te gebruiken om enkel toegang te verlenen aan toegelaten en geïdentificeerde gebruikers; het gemak waarmee de gegevens kunnen worden uitgewisseld met de centrale database van het Parlement; de ergonomie van de oplossing, die beoordeeld zal worden tijdens de demonstratie; de bekendheid van de aangewende technologie en, voor vrije software, het reactievermogen van de ontwikkelaars; het gemak waarmee de toepassing wordt beheerd: monitoring, beheer van de toegangsrechten, optimalisering van de prestaties, back-up, heropstarten na panne; de eenvoud van de installatie en de bijwerking van de software op de cliënt pc: zware cliënt of lichte cliënt via een navigator. De opleiding zal beoordeeld worden op basis van de volgende elementen: de duur van de opleiding; de mogelijkheid om een traditionele opleiding in een leszaal te combineren met zelf leren; de documenten die tijdens en na de opleiding aan gebruikers worden verstrekt; de nabijheid van de plaats waar de opleiding zal worden gegeven. Het onderhoud zal geëvalueerd worden op basis van de volgende elementen: het voorgestelde SLA (Service Level Agreement); de termijnen voor het oplossen van problemen; de mogelijkheid voor de gebruikers om de evolutie van de oplossing van hun problemen te volgen; de voorgestelde kanalen om de problemen te melden; de transparantie van de escaladeprocedure VERBINTENISTERMIJN VAN DE INSCHRIJVERS De geldigheidsduur van de offertes wordt vastgesteld op 90 kalenderdagen vanaf de dag volgend op de dag waarop de offertes worden geopend. 8/38

9 1.3 DERDE DEEL : VERDUIDELIJKINGEN VAN SOMMIGE BEPALINGEN VAN HET KONINKLIJK BESLUIT VAN 26 SEPTEMBER 1996 EN ZIJN BIJLAGE LEIDEND AMBTENAAR De leidend ambtenaar is de heer Serge GOVAERT, Secretaris generaal van het Brussels Hoofdstedelijk Parlement. De contactpersoon voor deze opdracht is de heer Thierry BRASSINNE, verantwoordelijke van de dienst Informatica (tel 02/ informatique@parlbru.irisnet.be) TECHNISCHE SPECIFICATIES De prestaties moeten in alle opzichten conform zijn aan de plannen, documenten en voorwerpen van toepassing op de opdracht, en moeten op alle vlakken beantwoorden aan de regels van de kunst conform de technische bepalingen van het onderhavige bijzonder bestek DOCUMENTEN OPGESTELD DOOR DE AANBESTEDENDE OVERHEID De aanbestedende overheid stelt op haar adres de plannen, documenten, en voorwerpen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht overeenkomstig de technische bepalingen van dit bijzonder bestek ter beschikking van de opdrachtnemer DOOR DE OPDRACHTNEMER OP TE STELLEN DOCUMENTEN De opdrachtnemer bezorgd de aanbestedende overheid de plannen, documenten en voorwerpen die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht, overeenkomstig de technische bepalingen van dit bijzonder bestek BEDRAG VAN DE BORGTOCHT Het bedrag van de door de opdrachtnemer te stellen borgtocht wordt vastgesteld op 5% van het initiële bedrag van de opdracht. Het aldus verkregen bedrag wordt naar het hogere tiental in euro afgerond BORGTOCHTSTELLING EN BEWIJS Binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht dient de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid te bewijzen dat hij de borgtocht heeft gesteld. Het bewijs van de borgtochtstelling wordt geleverd volgens de aard van de borgtocht door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de deposito- en consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 9/38

10 3. hetzij het depositobewijs- van de rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg geviseerd door de deposito- en consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsmaatschappij die een waarborg heeft toegestaan VERZUIM VAN BORGTOCHTSTELLING Wanneer de aannemer binnen de voornoemde termijn het bewijs niet overlegt dat de borgtocht werd gesteld, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot toepassen van een straf van 0,02% van de oorspronkelijke aannemingssom per dag. De volledige straf mag niet hoger zijn dan 2% van de oorspronkelijke aannemingssom. Wanneer de aannemer, na ingebrekestelling bij een ter post aangetekende brief, het bewijs van de borgstelling niet kan overleggen, kan de aanbestedende overheid: - hetzij overgaan tot een borgstelling van ambtswege via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen; in dat geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2% van de oorspronkelijke aannemingssom; - hetzij de maatregelen van ambtswege toepassen VRIJGAVE VAN DE BORGTOCHT Op verzoek van de opdrachtnemer wordt de helft van de borgtocht vrijgegeven bij de voorlopige oplevering en de andere helft bij de definitieve oplevering van alle leveringen ONDERAANNEMERS De gopdrachtnemer mag de in dit bijzonder bestek omschreven opdracht noch geheel noch gedeeltelijk toevertrouwen aan een onderaannemer die niet oorspronkelijk in de offerte werd vermeld, tenzij met voorafgaande en schriftelijke instemming van de aanbestedende overheid. Daartoe bezorgt de opdrachtnemer de volgende inlichtingen aan de aanbestedende overheid: - de identiteit van de onderaannemer(s); - het aanbestede deel van opdracht; - het curriculum vitae van de onderaannemer(s); - de lijst van de referenties van de onderaannemer(s) betreffende het aanbestede deel van de opdracht BETALING De factuur, die als verklaring van schuldvordering geldt, wordt binnengebracht ter attentie van de heer GOVAERT, secretaris-generaal van het Brussels Hoofdstedelijk Parlement, op het adres van de aanbestedende overheid. 10/38

11 De facturen moeten gedateerd en ondertekend zijn en vergezeld van een staat van de geleverde werken. De betaling van de uitgevoerde leveringen gebeurt binnen een termijn van vijftig kalenderdagen vanaf de datum waarop de formaliteiten van de voorlopige oplevering zijn beëindigd, op voorwaarde dat de aanbestedende overheid in het bezit is van de zorgvuldig opgemaakte factuur en van de andere eventueel vereiste documenten RECHTERLIJKE BEVOEGDHEID Alleen de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel zijn bevoegd voor het berechten van geschillen met betrekking tot de onderhavige opdracht UITVOERINGSREGELS 1 er Minimum hoeveelheden De te bestellen hoeveelheden leveringen worden vastgesteld overeenkomstig de technische bepalingen van dit bijzonder bestek. Mits betaling van de uitgevoerde en aanvaarde prestaties heeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid om op elk moment een einde te maken aan de gehele opdracht of een deel ervan door de leverancier een aangetekende brief in die zin te sturen. Indien het gaat om vaste of minimum hoeveelheden van de leveringen, heeft de leverancier in dat geval bovendien recht op een vergoeding ten belope van 5% van het deel van de opdracht dat onvoltooid blijft op de datum van kennisgeving van de opzegging. De leverancier bezorgt de aanbestedende overheid zo snel mogelijk alle noodzakelijke inlichtingen om hem in staat te stellen de vordering van de uitvoering van de opdracht te beoordelen. 2 Bestellingen De bestelling van deze opdracht is globaal. 3 Leveringstermijn De termijn voor de levering en installatie van de leveringen en de overname van de gegevens wordt vastgesteld op maximum 30 kalenderdagen die ingaan de dag na de dag van de bestelling LEVERINGEN De leveringen moeten gebeuren op het adres van de aanbestedende overheid VOORLOPIGE OPLEVERING De voorlopige oplevering heeft plaats na uitvoering van de prestaties die het voorwerp van de opdracht uitmaken, zonder het onderhoud. 11/38

12 De aanbestedende overheid stelt een proces-verbaal van voorlopige oplevering of van weigering van voorlopige oplevering op binnen 15 kalenderdagen volgend op de dag waarop alle leveringen zijn toegekomen DUUR VAN DE WAARBORG De duur van de waarborg van de leveringen wordt vastgesteld op 2 jaar vanaf de datum van voorlopige oplevering van alle leveringen. In die periode vervangt de opdrachtnemer op zijn kosten de producten met gebreken die niet conform de clausules en voorwaarden vervat in het bijzonder bestek kunnen worden gebruikt. Een nieuwe gelijkwaardig termijn is van toepassing op alle producten die ter vervanging worden geleverd DEFINITIEVE OPLEVERING De definitieve oplevering heeft plaats na afloop van de in dit bijzonder bestek vastgestelde waarborgtermijn. De definitieve oplevering is impliciet wanneer de levering niet tot klachten heeft geleid tijdens de waarborgtermijn. Wanneer de levering aanleiding geeft tot klachten tijdens de waarborgtermijn, wordt een proces-verbaal van definitieve oplevering of van weigering van definitieve oplevering opgesteld door de aanbestedende overheid binnen 15 kalenderdagen volgend op het verstrijken van de voornoemde termijn. 12/38

13 2 Technische bepalingen 2.1 INLEIDING Het Brussels Parlement wenst zijn boekhoudsoftware te vervangen om de regels in het kader van de hervormingen van de openbare comptabiliteit te volgen (ook al is er geen wettelijke verplichting terzake) en meer bepaald de voorschriften van : -de wet van 15 maart 1991 houdende hervorming van de algemene Rijkscomptabiliteit en van de provinciale comptabiliteit; -de normen SER 95 (Europees stelsel van rekeningen aangenomen in 1995); -de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de Gemeenschappen en de Gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof; -de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle; -het Koninklijk Besluit van 10 november 2009 tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de Gemeenschappen, de Gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie. De hervorming van de openbare comptabiliteit strekt ertoe de volgende boekhoudingen te integreren in een enkel geautomatiseerd boekhoudsysteem : -een budgettaire boekhouding om de begroting op te volgen; -een algemene boekhouding volgens het model van de privé-ondernemingen; -een analytische boekhouding om de kostprijs van bepaalde gepresteerde diensten te verrekenen. De drie boekhoudingen moeten onderling gelinkt zijn en een boeking in een van de boekhoudingen moet automatisch ook geboekt worden in de twee overige boekhoudingen dankzij koppelingen en correspondentietabellen tussen de verschillende rekeningstelsels. De toepassing voor het Brussels Parlement moet minstens omvatten : -een openbare budgettaire boekhouding; -een algemene boekhouding; -een module om bestelbons aan te maken (beheer van de aankopen); -een module om de inventaris van de goederen van het Parlement te beheren (beheer van de activa); -een follow-up van de klanten; -een follow-up van de leveranciers. Het parlement is niet BTW-plichtig. De toepassing voor het Parlement moet eveneens het volgende omvatten : -een oplossing voor interactie met de software voor de weddes GRH 2002; -een oplossing voor interactie met de sociale secretariaten (eventueel als optie); 13/38

14 -een oplossing voor interactie met de software voor bankbetalingen ISABEL. De toepassing voor het Brussels Parlement moet door verschillende diensten kunnen worden gebruikt, namelijk : -de dienst financiën voor de boekhouding, de begrotingen en de rekeningen (vier operatoren); -de dienst logistiek voor het beheer van de bestelbonnen (vier operatoren); -de dienst administratief beheer voor het beheer van de inventaris (vier operatoren). Elke operator beschikt over zijn eigen PC. Het aantal operatoren dat tegelijkertijd moet kunnen werken is maximum : 3 voor de boekhouding; 3 voor de bestelbons; 2 voor de inventaris. De dienst financiën moet de verrichtingen van de andere diensten kunnen valideren of wijzigen. De te leveren toepassing moet tweetalig zijn : Frans/Nederlands. De opdracht omvat : -de levering van de toepassing (+ database, maar zonder server); -de installatie en initialisatie van de toepassing; -de opleiding van de operatoren en de beheerders; -het jaarlijks onderhoud van de toepassing (curatief, evolutief en adaptief). De offerte moet een forfaitaire prijs bevatten voor de levering, plaatsing en opleiding en een forfaitaire prijs voor het jaarlijks onderhoud. De offerte moet een gedetaillleerde beschrijving geven van de functies van elke module van de toepassing, het vereiste aantal installatiedagen en het aantal opleidingsdagen voor de operatoren en de beheerders. De offerte moet de minimale vereisten van de noodzakelijke server(s) vermelden om de toepassing te laten draaien en de minimumvereisten van de cliëntpc's. Die kenmerken mogen niet afwijken van de standaarden van het Brussels Parlement. Als de voorgestelde oplossing meer dan één server vereist, moet de inschrijver de kosten van de extra servers in zijn offerte integreren. De vrije varianten, namelijk de voorstellen voor technische oplossingen die verschillen van die welke in dit bijzonder bestek worden aanbevolen maar tot hetzelfde resultaat leiden zijn toegestaan. Bovenop het basisontwerp omvat de opdracht facultatieve opties (zie hieronder). 14/38

15 2.2 BASISONTWERP FUNCTIONELE VEREISTEN (ANALYSE VAN DE BEHOEFTEN) BUDGETTAIRE BOEKHOUDING De budgettaire boekhouding wordt geregeld door de grote principes van de openbare financiën : - wettelijkheid (de begroting wordt goedgekeurd door het Parlement); - annualiteit (de begroting wordt goedgekeurd voor de periode van een jaar); - eenheid (de begroting is een enkel document); - universaliteit (alle ontvangsten en uitgaven staan in de begroting); - specialiteit (alle ontvangsten en alle uitgaven hebben een precies bedrag bestemd voor hun specifieke ontvangst of uitgave); De begroting bestaat uit een ontvangstenbegroting en een uitgavenbegroting. De ontvangsten bestaan uit de raming van de vastgestelde rechten ten gunste van het parlement tijdens het begrotingsjaar. De uitgaven bestaan in een raming van de vastleggingen en vereffeningen die het parlement in de loop van het begrotingsjaar heeft gerealiseerd. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december. De goedkeuring van de ontvangstenbegroting is tegelijk een vaststelling van de vastgestelde rechten en een toelating om de ontvangsten te innen. De goedkeuring van de uitgavenbegroting is tegelijkertijd een vaststelling van de vastleggingen en vereffeningen en een toestemming om uitgaven te doen. Indien de begroting om eender welke reden niet wordt goedgekeurd voor 31 december, worden er voorlopige kredieten goedgekeurd. Er bestaat een controle op de vastleggingen en de vereffeningen. Bij dringende, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden kan er toestemming worden verleend om bedragen vast te leggen, te vereffenen en te betalen boven het maximum van de kredieten of bij gebreke aan kredieten. De begroting is gestructureerd volgens een budgettair boekhoudplan. Hetbudgettair boekhoudplan omvat minstens : -de klassen van de begrotingsrekeningen bestemd voor de boeking van de ontvangsten en de uitgaven volgens hun economische classificatie; -de klasse van de budgettaire rekeningen. Het bij het K.B. van 10 november 2009 vastgesteld boekhoudplan kan als model worden genomen en eventueel worden aangepast. 15/38

16 Het boekhoudplan dat wordt opgesteld met een rekenblad OpenOffice Calc zou geïmporteerd moeten kunnen worden in de boekhoudkundige toepassing (eventueel als optie). De begrotingen (ontvangsten en uitgaven) die opgesteld worden met een rekenblad OpenOffice Calc zouden geïmporteerd moeten kunnen worden in de boekhoudkundige toepassing (eventueel als optie). De gegevens van de begroting moeten geëxporteerd kunnen worden in een formaat dat compatibel is met OpenOffice Calc. Alle boekhoudkundige verrichtingen (ontvangst of uitgave) worden onverwijld, getrouw en volledig ingeschreven volgens de datum en op basis van een stavingsstuk. In de budgettaire boekhouding wordt elke ontvangst of uitgave volledig opgenomen tijdens het boekjaar waarin ze wordt vastgesteld of vastgelegd. De comptabilisering van de vastgestelde rechten inzake ontvangsten en uitgaven is onderworpen aan vier cumulatieve en verplichte voorwaarden : - een exact bedrag; - een geïdentificeerde debiteur of schuldeiser; - een bestaande verplichting; - een stavingsstuk. Bijgevolg moet de boeking van de vastleggingen van uitgaven gebeuren op het moment dat de bestelbon, de bestelbrief of de bestelfax wordt opgesteld. De toepassing moet het mogelijk maken om de bestelbons die naar de leveranciers worden gestuurd aan te maken en te volgen (zie hieronder). De uitvoeringscyclus van de ontvangsten maakt het voorwerp uit van : - een vaststelling; - een invorderingsorder; - een inning. De uitvoeringscyclus van de uitgaven maakt het voorwerp uit van : - een vastlegging; - een vereffening; - een betalingsorder; - een betaling. Elke boeking in de budgettaire boekhouding moet automatisch leiden tot een boeking in de algemene boekhouding (in de dagboeken en in de rekeningen) en in de analytische boekhouding (indien deze laatste wordt toegepast). Tijdens het boekjaar moet de toepassing het mogelijk maken om de boekhouding maandelijks af te sluiten. 16/38

17 Minstens één keer per jaar moet er een begrotingscontrole plaatshebben. De gegevens van de toepassing moeten geëxporteerd kunnen worden naar een rekenblad OpenOffice Calc. De begrotingscontrole kan leiden tot een begrotingsaanpassing. De gegevens van de begrotingsaanpassing moeten geëxporteerd kunnen worden naar een rekenblad OpenOffice Calc en na eventuele wijzigingen opnieuw geïmporteerd kunnen worden in de toepassing (eventueel als optie). Tijdens het boekjaar moet de toepassing rapporten kunnen genereren, waaronder tenminste: - de lijst van de bestelbonnen per statuut; - de lijst van de verbintenissen per statuut; - de lijst van de facturen per statuut. Op het einde van het boekjaar moet de budgettaire boekhouding minstens de volgende documenten genereren: - het grootboek van de begrotingsrekeningen; - het dagboek van de begrotingsverrichtingen ; - de uitvoeringsrekeningen van de begroting; - de beheersrekening (evolutie van de in kassa en thesaurie) ; - de rekeningswijziging van het patrimonium. De toepassing moet vergelijkingen tussen het begrotingsresultaat en het beheersresultaat mogelijk maken. De toepassing moet het mogelijk maken om begrotingsjaren onderling te vergelijken en alarm te slaan wanneer een bepaalde percentage van de begroting is bereikt. De toepassing zou het eveneens mogelijk moeten maken om een gecumuleerd begrotingsresultaat te verkrijgen (door de vorige resultaten in het systeem in te voegen) (eventueel als optie). ALGEMENE BOEKHOUDING De algemene boekhouding wordt geregeld door de gebruikelijke regels van de dubbele boekhouding. De algemene boekhouding wordt bijgehouden op basis van een genormaliseerd boekhoudplan. Het boekhoudplan omvat tenminste: - de klassen van de balansrekeningen en de kosten- en opbrengsten rekeningen bestemd voor de registratie van de verrichtingen van algemene boekhouding; - de klasse van de orde rekeningen. 17/38

18 Het boekhoudplan vastgesteld bij de KB van 10 november 2009 kan als model worden genomen, dat eventueel moet aangepast worden. Alle boekhoudkundige verrichtingen (investeringen, opbrengsten of kosten volgens aard) worden onverwijld, getrouw en volledig, volgens datum en aan de hand van stavingsstuk ingeschreven. Elke boeking wordt twee maal geregistreerd, een eerste maal in de boeken en een tweede maal in de rekeningen. In de algemene boekhouding wordt elk product of last opgenomen in het dienstjaar gedurende hetwelk die uitgevoerd worden naar rato van de gebruikperiode. De investeringen worden overigens geactiveerd en afgelost. De toepassing moet voorzien in de opvolging van de klanten en de leveranciers. De toepassing moet het onder andere mogelijk maken om schuldverklaringen (facturen) uit te geven en herinneringen te sturen naar de klanten, alsook lijsten van onbetaalde facturen. De toepassing moet het mogelijk maken elektronische facturen te importeren in het formaat van de markt en moet zorgen voor een link naar de pdf-facturen. De toepassing moet gedeeltelijke betalingen en betalingen op basis van de facturen mogelijk maken. De toepassing moet voorzien in het beheer van de vaste activa en moet de aanmaak van inventarisfiches mogelijk maken die gerecupereerd en aangevuld kunnen worden in een inventarisprogramma (zie hieronder). In de loop van het dienstjaar moeten maandelijkse afsluitingen van de boekhouding mogelijk zijn. In de loop van het dienstjaar moet de toepassing ook balansen van de algemene rekeningen, de rekeningen van derden en de overzichten met de anciënniteit van de uitstaande schulden kunnen voorleggen. In de loop van het dienstjaar moet de toepassing rapporten kunnen produceren, en tenminste : - lijsten met zoekcriteria. Op het einde van het dienstjaar moet de algemene boekhouding tenminste het volgende kunnen produceren : - het groot rekeningenboek; - de dagelijkse boekingen; - de balans; - de resultaatrekening. De toepassing moet vergelijkingen mogelijk maken tussen het boekhoudkundig resultaat en het begrotingsresultaat. 18/38

19 De boekhouding wordt thans beheerd in het NCC-programma van de firma Adéhis. De gegevens voor de toepassing voor de initialisering moeten gerecupereerd worden en in de nieuwe module verwerkt worden. BESTELBONNEN (BEHEER VAN DE AANKOPEN) Het Parlement is onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. Iedere aankoop moet aan de concurrentie onderworpen worden (tenminste drie prijsoffertes) en verlopen volgens een aantal regels rekening houdend met de bedragen in kwestie zoals gedefinieerd in de uitgavenprocedure van het Parlement. Na een principebeslissing van het Bureau van het Parlement of de secretaris-generaal, stelt de logistieke dienst, cel economaat (drie gelijktijdige operatoren maximum) een bestelbon op die vervolgens een goedkeuringsprocedure moet volgen (workflow in optie) alvorens naar de leverancier verstuurd te worden. Ongeacht de bestelwijze moet een vastlegging gebeuren in het boekhoudkundig systeem op voorhand of uiterlijk op de dag zelf van de kennisgeving van de bestelling aan de leverancier. De bestelbonnen en/of contracten moeten het voorwerp uitmaken van een afstemming op de corresponderende facturen. De toepassing moet lijsten kunnen produceren die gesorteerd worden naargelang verschillende criteria om de opvolging van de bestelbonnen mogelijk te maken (voorbeeld : de lijst met de openstaande bestelbonnen). Thans worden de bestelbonnen in een tekstverwerkingsprogramma gecreëerd. Na ondertekening worden die gescand en in pdf bewaard in een gedeeld dossier. De toepassing moet voorzien in een link naar de bestelbonnen die in pdf formaat gescand zijn. Het model voor de bestelbon die in het Parlement gebruikt wordt en de begeleidende minuuut worden als bijlage bij dit document gevoegd. INVENTARIS (BEHEER VAN DE VASTE ACTIVA) Het reglement van het Parlement bepaalt dat het Parlement een inventaris van zijn goederen moet bijhouden. De toepassing moet automatisch een fiche kunnen creëren per aangekocht goed op basis van de afstemming tussen de bestelbon en de factuur. Die fiche moet gerecupereerd kunnen worden door de dienst administratief beheer (twee gelijktijdige operatoren maximum) die erop toeziet dat ieder goed een etiket krijgt (barcode) en onverwijld het goed in de inventaris van het Parlement opneemt. Thans wordt de inventaris beheerd met de toepassing IMMO 3000 van de firma Log De gegevens van de toepassing moeten gerecupereerd worden en in de nieuwe module verwerkt worden. 19/38

20 De toepassing moet zoveel mogelijk de etiketten hergebruiken (12.000), alsook de etikettenprinter en de scanner die voorhanden zijn. Indien dat niet mogelijk is, moet in de offerte het noodzakelijke materieel en de noodzakelijke software opgenomen worden. Het merk en het model van de scanner zijn : SYMBOL organiser MC 50 - model SQ 10. Het merk en het model van de etikettenprinter zijn : TSC model TTP245. De inventarisfiche moet tenminste het volgende vermelden : - oorsprong van het goed (aankoop, leasing, huur, gift, lening,...); - de eigendom van het goed (parlement, museum, andere instellingen, politieke fracties, particulieren,...); - de bestemming van het goed; - het nummer van de bestelbon; - de datum van aankoop van het goed; - het nummer van de factuur; - de datum van de factuur; - de waarde van het goed (incl. btw); - de leverancier van het goed; - de categorieën en subcategorieën van het goed; - de kenmerken van het goed (merk, model, serienummer, ); - de termijn voor de garantie; - het eventuele onderhoudscontract; - de datum van de eerste verwerking; - de datum van de laatste controle; - het statuut van de goederen (onder andere in dienst, in reserve, al dan niet gedeclasseerd + motief,...); - de plaats van het goed; - de opmerkingen. De toepassing moet het mogelijk maken om lijsten te produceren gesorteerd volgens verschillende criteria met name (niet limitatieve lijst) : - lijst van goederen die eigendom zijn van het Parlement met waarde (voor de verzekeringen); - lijst van de goederen die eigendom zijn van derden die het Parlement beheert (voor de diefstallen); - lijst van de goederen die in een lokaal aanwezig zijn (lijst in het Frans en in het Nederlands of tweetalig); - lijst van de gedeclasseerde goederen; - lijst van de goederen die aan derden uitgeleend zijn; - lijst van de goederen die per jaar uit de inventaris gehaald zijn. De toepassing moet lokalen kunnen toevoegen die in het begin niet gerepertorieerd waren. De toepassing moet de aanwezigheid of afwezigheid van een goed na de laatste controle kunnen bepalen. 20/38