Korte handleiding voor de goedkeurder (personeelsfunctionaris) t.b.v. UT -flex

Transcriptie

1 Korte handleiding voor de goedkeurder (personeelsfunctionaris) t.b.v. UT -flex UT flex is een webapplicatie voor studenten en medewerkers van de Universiteit Twente. Vraag en aanbod van werk (klussen) worden via dit virtuele uitzendbureau bij elkaar gebracht. Studenten kunnen solliciteren op klussen. Het administratieve proces rond het aanstellen van student-assistenten en oproepkrachten wordt zoveel mogelijk via workflow afgewikkeld. Medwerkers en studenten kunnen zich bij UT flex aanmelden via: daarna naar informatie voor medewerkers (links) en My Campus Medewerkersportal (rechts) en vervolgens webapplicaties, of direct naar mijn Webbapplicaties (rechts) en UT-Flex (links). UT-Flex is gebouwd voor besturing van het Windowssysteem. De besturingssystemen Firefox en Linlux kunnen problemen geven. Deze handleiding is bedoeld voor de functionaris bij de faculteit of dienst die: Een flexwerker koppelt aan een klus; Een klus goed keurt. In de regel is dit een personeelsfunctionaris, maar deze taak zou ook neergelegd kunnen worden bij iemand uit de financiële hoek; 1

2 2

3 Om toegang te krijgen tot UT-flex dient de medewerker zich iedere keer te identificeren met uw medewerkersnummer en wachtwoord. 3

4 Nadat u zich heeft geïdentificeerd als UT-medewerker kunt u een klus (student-assistentschap/oproepkracht) aanmelden voor UT-flex. U dient een korte omschrijving van de werkzaamheden, de periode, het aantal begrote uren en het financiële nummer te vermelden. Vervolgens selecteert u, door wie uw aanvraag voor ondersteuning binnen uw eenheid moet worden goedgekeurd. Een deel van de naam intikken is voldoende voor een automatisch namenoverzicht. Wanneer er voor een klus een beperkt aantal uren gewerkt mag worden (budget), kunt u door de functie blokkeren dit activeren. Wanneer de namen van de studenten die de klus gaan vervullen al bekend zijn, kunt u dit evens al aangeven. De goedkeurder, veelal een p-functionaris, bepaalt op basis van de CAO de hoogte van het bruto uurloon. Ook wordt het begrote aantal uren voor het verrichten van de klus definitief vastgesteld. 4

5 Via dit scherm kunt u raadplegen welke UT studenten beschikbaar zijn om uw klus te kunnen verrichten. Indien u al een kandidaat op het oog hebt voor het verrichten van een klus en deze komt niet voor in de lijst, dan kunt u deze student tippen om zich in te schrijven via UT-flex. Door het opgeven van meerdere zoekitems kan de studentenlijst beperkt worden. Hebt u belangstelling voor een bepaalde student, dan kunt u door op de naam te klikken meer achtergrondinformatie krijgen. Het telefoonnummer van betreffende student vindt u, indien al vrijgegeven, onder informatie gegevens flexwerker. 5

6 6

7 7

8 De personeelsfunctionaris (goedkeurder) is geautoriseerd om via een speciale UT-Flexapplicatie klussen goed te keuren en studenten aan klussen te koppelen. Aan de looptijd van een klus is geen maximum verbonden. Echter een student kan maximaal voor 12 maanden ineens aan een klus gekoppeld worden. Tevens kan de personeelsfunctionaris de hoogte van het bruto loon vaststellen en of er een maximum aantal uren door de student gedeclareerd mogen worden. In dit geval dient het veld controle uren overschrijven blokkering vermeld te worden. Ook kan er aangegeven worden of de student naast het bruto loon een toelage mag ontvangen. Ook deze toelage dient per uur te worden vastgesteld. De toelage kan ook worden uitgedrukt in de vorm van een percentage. Alle gedeclareerde uren van betreffende klus worden inclusief toelage uitbetaald. Blokkeringen van uren en toelagen dienen voor het goedkeuren van de klus vermeld te zijn. Bij inschaling van flexwerkers die als student-assistent een klus krijgen, geeft UT-Flex een advies/richtlijn voor de hoogte van het salaris. Dit advies is afgeleid van het reeds behaalde aantal studiepunten/ec (European Credits. Voor een studiejaar is gelijk aan 60 EC. Een student met 200 E.C. mag ingeschaald worden als 4 e jaars.. De exacte informatie vindt u onder de button studiegegevens. Wanneer studenten als oproepkracht binnen UT-Flex aangesteld worden met een jeugdschaal is het handig om de einddatum rekening te houden met de geboortemaand. Na deze maand kan vrij eenvoudig een hoger inschaling geregeld worden. In UT-Flex is het mogelijk om ook per student een maximaal aantal uren te registreren. Naderhand toevoegen van blokkeringen verwerkt het systeem niet. De geactiveerde blokkering kan later wel verwijderd worden. De personeelfunctionaris heeft eveneens de mogelijkheid om de klusgegevens van de site te halen. Dit kan zijn omdat bekend is wie de klus gaat vervullen of de werkzaamheden gewijzigd of vervallen zijn. Alle ingevoerde gegevens worden opgeslagen t.b.v. de dienst PA&O (UT-flex). Vervolgens krijgt de student automatisch een bericht met gegevens over de klus, de periode en bruto uurloon. Deze bevestiging van de klus, als officieel onderdeel van de akte van aanstelling, wordt dagelijks gearchiveerd in Docuware. Wanneer er geen eerdere klussen zijn geweest dan zal in een eveneens om een aantal persoonlijke documenten gevraagd worden. Verder dient hij of zij de gegevens voor de voor de salarisadministratie via het scherm gegevens salarisadministratie aan te vullen. Bevestigingsmail bij eerste koppeling in UT-Flex Subject: Werkzaamheden bij de Universiteit Twente Beste Michel Zoontjes Hierbij bevestigen we dat je werkzaamheden mag verrichten voor de activiteit "Testen van oracle forms applicaties" (klusnr: ) in de periode van t/m Voor deze klus word je aangesteld als oproepkracht, je salaris bedraagt EUR per uur. Dagelijks kun je als oproepkracht de gewerkte uren registreren in de module urenverantwoording van UT-Flex. Aan het eind van de maand kun je eenmalig alle gewerkte uren ter goedkeuring aanbieden bij: J.B.H. Westerik De goedgekeurde uren worden vervolgens voor uitbetaling doorgestuurd naar de salarisadministratie. Op dit moment ontbreken een aantal gegevens om het dienstverband bij de salarisadministratie te registreren. Dit zijn het sofi-nummer, een kopie van een identiteitsbewijs (voor- en achterkant) of paspoort en het bank- of Postbanknummer. Als je de gegevens nog niet hebt aangeleverd kun je ze via de module "Gegevens salarisadministratie" van UT-Flex aanbieden. Het kopie identiteitsbewijs (voor- en achterkant) of paspoort moet je naar de PA&O Service Desk (Spiegel 517, Toestel 8011) sturen. Zonder deze gegevens kunnen de door jouw gewerkte uren niet door de salarisadminstratie worden uitbetaald. Met vriendelijke groet, PAO-Service Desk 8

9 9

10 Via het scherm klussen kan de personeelsfunctionaris (goedkeurder) achterhalen welke studenten er een dienstverband hebben om een bepaalde klus uit te voeren. De personeelsfunctionaris (goedkeurder) kan een totaalbeeld krijgen van de beschikbare UT flexwerker via de knop list. Door de personeelsfunctionaris (goedkeurder) kan met deze functie de student selecteren die de medewerker heeft voorgesteld. Door op de OK knop te klikken worden een aantal velden direct gevuld. 10

11 11

12 Wijziging uurloon: Het kan voorkomen dat een student voor bepaalde werkzaamheden een hoger uurloon mag hebben binnen een reeds begonnen klusperiode. Het is decentraal wijzigen van het uurloon niet mogelijk om dit te wijzigen, tenzij het om een nieuwe koppeling gaat. Voor de correcte verwerking kunt u een mailtje sturen naar de Salarisadministratie t.a.v. Stephanie Hesse. Wijzigingen van het uurloon gebeuren met voorkeur per 1 e van de volgende maand, zodat de eventuele nabetalingsperiode zo beperkt mogelijk is. De huidige klus wordt per betreffende datum afgesloten en per dezelfde datum met het nieuwe uurloon gekoppeld. De nabetaling wordt verwerkt zo gauw de uren binnen de periode goedgekeurd zijn. 12

13 Wijziging goedkeurder: In het systeem kan vrij eenvoudig de goedkeurder van de bepaalde klus gewijzigd worden. Dit kan door het UP-nummer van de oude goedkeurder te verwijderen en de nieuwe toe te voegen en opslaan. Wel dient vooraf even nagegaan te worden of de oude goedkeurder al zijn goedkeuringsverzoeken verwerkt heeft. In Staffware is het niet mogelijk om de automatisch mailtjes door te sturen. In Oracle Workflow dient de beheerder alle oude mailtjes handmatig aan de nieuwe goedkeurder toe te kennen. I Wijziging OFI-nummer: Het is mogelijk om het OFI-nummer in UT-Flex aan te passen. Dit kan door in het scherm van betreffende klus het OFInummer aan te passen. De gekoppelde studenten volgen automatisch, en er volgt automatische wijziging in het Oraclesysteem. Belangrijk is dat deze rubriek geen historie kent. Een OFI- wijziging op de 9 e van de maand wordt gelijk meengenomen in de uitbetaling van de uren betreffende salarismaand. 13

14 UT-flex dient te beschikken over het bank- of girorekeningnummer, het sofi-nummer, een ondertekende model loonheffingskorting en een kopie van een geldig identificatiebewijs van de student. De student ontvangt van dit dienstverband een formele schriftelijke bevestiging, dit is zijn akte van aanstelling. De student wordt aangesteld als student-assistent en/of oproepkracht conform de CAO Nederlandse Universiteiten. De student krijgt een 0-uren aanstelling. Gewerkte uren moeten altijd achteraf gedeclareerd worden. De overige arbeidsvoorwaarden zijn vastgelegd in de bepalingen van algemene aard. Deze bepalingen zijn via de site te raadplegen. 14

15 Vervolgens kunnen de gewerkte uren door de student via dit scherm dagelijks worden bijgehouden. Verricht hij /zij meerdere klussen bij de UT bijvoorbeeld als student-assistent of als oproepkracht dan dient hij de gewerkte uren per klus te registreren. 15

16 Aan het eind van de maand ontvangt u, als medewerker, een met een overzicht van de gewerkte uren en een verzoek deze goed te keuren. Indien u akkoord gaat op de uren opgave, dan kunt u dit aangeven. Vervolgens worden de uren via UT-flex (workflow) aangeboden bij de salarisadministratie om uit te betalen. Indien u niet akkoord gaat dan kunt u dit de student laten weten. Deze kan zijn opgave dan corrigeren. Uren die u voor de 10 e van de maand heeft goedgekeurd, worden diezelfde maand rond de 25 e uitbetaald. Heeft u de uren goedgekeurd vóór de 10 e en de student heeft op de 25 e zijn geld niet ontvangen, neem dan contact op met de salarisadministratie toestel

17 Het goedkeuren van de uren: Het goedkeuren van de uren gaat via link naar de Staffware-applicatie: Om toegang te krijgen tot de webbapplicatie dient u zich iedere keer te identificeren met uw medewerkersnummer en wachtwoord. 17

18 Wanneer u van meerdere studenten de uren goedkeurt, staan ze in uw Staffwarelink onder elkaar gerangschikt op datum binnenkomst. De datum die vermeld wordt is de deadlinedatum waarop er een herinneringsmail verstuurd zal worden naar de goedkeurder. Dit is 7 werkdagen na het aanbieden van de uren door de flexer zelf. U kunt een regel aanklikken voor het inzien van de urenregistratie van betreffende student. 18

19 Het kan verschillen hoe uitgebreid de urenregistratie door de student is ingevuld, afhankelijk van de decentrale afspraken. Standaard staat de applicatie op goedgekeurd ja Doorsturen: Wanneer u de urenregistratie voor u accoord is, kunt u op de button doorsturen klikken. De uren worden direct weggeschreven naar het eerstvolgende betaalbestand van UT-Flex. De gegevens zijn dan niet meer beschikbaar in de Staffwarelink. Wel krijgen de student en u als goedkeurder een automatische bevestigingsmail uit het systeem. Wanneer u niet accoord gaat de uren, kunt u de button ja in nee ( klik op vinkje) wijzigen. Er komt dan een regel beschikbaar waarin u voor de student een reden van afkeuring mee kunt geven. In de automatisch verstuurde retourmail naar de student is deze info zichtbaar en kunnen de uren gecorrigeerd worden. Wel dienen de uren opnieuw weer te worden aangeboden via de bekende route ter goedkeuring. 19

20 Bewaren: Wanneer u later de informatie wilt inzien, om bijvoorbeeld eerst navraag te doen, klikt u op de button bewaren en verlaat u de link. De informatie blijft beschikbaar totdat u bij de betreffende student de uren goedof afgekeurd zijn. 1. Urenscherm goedkeurder (Staffware) 20

21 Zijn er meer uren dan maximaal toegestaan geschreven dan komt er een melding die is nu gestimuleerd. Wordt er afgekeurd dan kan er een reden meegegeven worden, die weer in de mail (2) wordt getoond. Opvolger Staffware: het Oracle Workflowsysteem De werkwijze bij de opvolger van Staffware, Oracle Workflow is niet veel anders. Een belangrijk verschil is dat u als goedkeurder uw mail kunt doorsturen naar een collega ter goedkeuring. Dit was in het oude systeem niet mogelijk. Verder is de historie van de klus en de gekoppelde flexers beschikbaar. U kunt de historie op verschillende manieren raadplegen, namelijk per klus en per flexwerker. Wanneer u op de betreffende naam klikt, komt de onderliggende informatie (urenstaat) beschikbaar. Uren die slechts ingevoerd zijn en buiten de 3-maandentermijn vallen worden in de historie niet meegenomen. 21

22 22

23 23

24 1. Mail naar student (goedkeuring), cc naar goedkeurder Opvolger van Staffware, Oracle Workflow Beschikbaar van ongeveer 15 januari 2008 Subject: Goedkeuring (gedeelte) declaratie ingediende uren Beste S.H.M. Hesse Goedkeuringsnummer: De aantal gewerkte uren 13.0 van de klus Kantine Spiegel ( ) in de periode zijn goedgekeurd. Voor vragen kunt u contact opnemen met de Service Desk van de dienst PAO (tst Spiegel 517). 2. Mail naar student (afkeuring) Subject: Afkeuring declaratie ingediende uren Beste S.H.M. Hesse Goedkeuringsnummer: De door u gedeclareerde uren van de klus Kantine Spiegel ( ) in de periode zijn niet goedgekeurd door uw leidinggevende om de volgende reden: uren zijn niet in overeenstemming met werkelijk gewerkte uren in september 2007 Om het salaris tijdig te kunnen verwerken, verzoek ik u contact op nemen met uw leidinggevende. Voor vragen kunt u contact opnemen met de Service Desk van de dienst PAO (tst Spiegel 517). 24

25 Voor specifieke informatie klikken op naam flexwerker. 25

26 26

27 Overzicht uit UT-Flex t.b.v. voortgang klussen: 27