HANDBOEK CENTRALE OUDERRAAD EN LOKALE OUDERCOMMISSIES SKIPPY (Inclusief standaard huishoudelijk reglementen)

Transcriptie

1 HANDBOEK CENTRALE OUDERRAAD EN LOKALE OUDERCOMMISSIES SKIPPY (Inclusief standaard huishoudelijk reglementen) 18 juli 2006 Versie 1.0

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING TAKEN OUDERCOMMISSIES ORGANISATIESTRUCTUUR OUDERVERTEGENWOORDIGING PLAATS OUDERVERTEGENWOORDIGING IN SKIPPY-ORGANISATIE (ORGANIGRAM) COMMUNICATIE OUDERCOMMISSIES INTERN/EXTERN BESLUITVORMING OUDERCOMMISSIES INTERN REGELS SCHRIFTELIJK ADVIES DIVERSEN... 8 WERKGROEPEN... 8 OUDERAVOND... 8 NOTULEN... 8 HET DOOR- EN RONDSTUREN VAN STUKKEN... 8 LEIDSTERS... 8 AFSCHEID LEDEN VAN DE OUDERCOMMISSIES... 8 WEBSITE EN LINKS BIJLAGEN... 9 BIJLAGE 1: COMMUNICATIE OUDERCOMMISSIES SKIPPY... 9 BIJLAGE 2: HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE LOKALE OUDERCOMMISSIE... 9 BIJLAGE 3 : HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE CENTRALE OUDERRAAD... 9 BIJLAGE 4: CADEAU EN AFSCHEIDREGELING... 9 HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

3 1 INLEIDING De oudercommissies stellen zich ten doel om de belangen van kinderen en ouders zo goed mogelijk te behartigen door invloed uit te oefenen op het beleid van Skippy. Zo worden zaken als het pedagogisch beleid, beleid inzake gezondheid, veiligheid, voeding, enz. behandeld. De oudercommissies willen bovendien een klankbord vormen voor Skippy over allerhande zaken. De oudercommissies bestaat uit locale oudercommissies die de locatie specifieke ouderbelangen behartigt en een centrale ouderraad die de Skippy-brede ouderbelangen behartigt. De oudercommissies willen op een zo open mogelijke wijze communiceren en alle belanghebbenden helder en duidelijk informeren. Dit handboek beschrijft de dagelijkse gang van zaken van de oudercommissies en de onderlinge samenwerking en informatieuitwisseling. Als bijlage 2 en 3 bij dit handboek zijn standaard huishoudelijke reglementen opgenomen voor de centrale ouderraad en de locale oudercommissies.. De locale oudercommissies kunnen dit standaard huishoudelijk reglement overnemen of een eigen versie opstellen. Het Reglement medezeggenschap ouders Stichting Kinderopvang Pijnacker verder het medezeggenschapsreglement genoemd is de officiële basis voor het handelen van de oudercommissies. 2 TAKEN OUDERCOMMISSIES De taken van de oudercommissies zijn de volgende: advies uitbrengen conform de Wet Kinderopvang art 60 lid 1; (zie het medezeggenschapsreglement voor een uitputtende opsomming van de onderwerpen). het op verzoek als adviseur deelnemen aan teamvergaderingen en directieoverleg; het op verzoek leveren van een inbreng op ouderavonden en themabijeenkomsten; het zorgdragen voor goede en heldere communicatie tussen oudercommissies en ouders; het fungeren als aanspreekpunt voor ouders en ouders zo nodig informeren over procedures zoals b.v. de klachtenprocedure; het zorgen voor een goede interne communicatie binnen de oudercommissies en de centrale ouderraad; het op verzoek deelnemen aan de sollicitatiecommissie betreffende Raad van Bestuur; het (zorgdragen voor het) organiseren van bijzondere activiteiten zoals bijvoorbeeld: o het helpen van het organiseren van een ouderavond in het voorjaar (Skippy initiatiefnemer) en het organiseren van de ouderavond in het najaar (oudercommissies initiatiefnemer); o het mede organiseren van feesten en dergelijke; het uiten van een blijk van waardering richting de leidsters. 3 ORGANISATIESTRUCTUUR OUDERVERTEGENWOORDIGING De oudercommissies bestaat uit lokale oudercommissies die de kindercentrum specifieke ouderbelangen behartigt en een centrale ouderraad die de Skippy-brede ouderbelangen behartigt. Alle ouders kunnen lid worden van de lokale oudercommissie waar hun kind of kinderen kinderopvang genieten. Ouders zijnde personeelsleden; leden van de Directie/Raad van Bestuur of Leden van de Raad van Toezicht zijn echter uitgesloten. Zie voor de verdere details het medezeggenschapsreglement. Evenzo kunnen ouders waarvan een kind kinderopvang geniet bij SKIPPY lid worden van de centrale ouderraad. Ouders zijnde personeelsleden; leden van de Directie/Raad van Bestuur of Leden van de Raad van Toezicht zijn echter uitgesloten. Zie voor de verdere details het medezeggenschapsreglement. HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

4 4 PLAATS OUDERVERTEGENWOORDIGING IN SKIPPY-ORGANISATIE (ORGANIGRAM) In onderstaande schema is het organigram van de ouderparticipatie in Skippy aangegeven. Bestuur - Centrale Ouderraad Directeur OR Werkgroep Werkgroep Werkgroep MT Centraal Leid(st)ers Bureau Locatie A KDV Locatie B KDV Locatie C KDV + NSO Locatie D NSO Locatie Oudercommissie Locatie Oudercommissie Locatie Oudercommissie Locatie Oudercommissie Ouders Ouders Ouders Ouders Legenda: A B B wordt vertegenwoordigd door A Gezagslijn Medezeggenschapslijn IInformatie-, advies- en instemminglijn NB. De locatie specifieke werkgroepen zijn niet afgebeeld. HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

5 5 COMMUNICATIE OUDERCOMMISSIES INTERN/EXTERN In onderstaande schema zijn de verschillende communicatiekanalen (informatiestromen) rond en in de oudercommissies van Skippy aangegeven. 1 Raad van Toezicht 2 OR O u d E R s 6 6 Centrale Ouderraad a 3 Locale Ouder commissie 4 Directie/ Raad van Bestuur Vestigings manager c 6 b Locale Oudercommissie 5 Vestigings manager De nummers geven de verschillende informatiestromen vanuit de oudercommissies naar de andere organen van Skippy weer. De informatiestromen tussen die andere organen van Skippy zelf is hier niet meegenomen. De letters geven de interne informatiestromen binnen de oudercommissies weer, het uitgangspunt hierbij geldt dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie. In Communicatie oudercommissies Skippy (zie bijlage 1 van dit handboek) wordt per orgaan aangegeven wat de verschillende informatiestromen tussen de organen inhouden. HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

6 BESLUITVORMING OUDERCOMMISSIES INTERN De belangrijkste taak van de centrale ouderraad en lokale oudercommissies is het uitbrengen van adviezen. Adviezen worden voorbereid in een werkgroep. Voor kwaliteitszaken is er bijvoorbeeld een vaste centrale werkgroep: De werkgroep Kwaliteit. In de praktijk worden het volgende proces gevolgd voor Skippy brede adviezen: 1. De voorzitter van de centrale ouderraad ontvangt een adviesaanvraag 1 van Raad van Bestuur. 2. De voorzitter van de centrale ouderraad bekijkt of dit onder de werkgroep Kwaliteit valt en stuurt hem door aan die werkgroep. Zo niet dan stuurt de voorzitter een mail naar de oudercommissies met de vraag wie wil deelnemen in een werkgroep die tot doel heeft het vormen en opstellen van dat advies. 3. Nadat de werkgroep is bepaald/samengesteld gaat deze groep een advies vormen en opstellen. Leden die niet deelnemen in de werkgroep kunnen desgewenst vooraf input leveren aan de werkgroep. 4. Nadat de werkgroep het advies opgesteld heeft stuurt de werkgroep het (concept) advies naar alle individuele leden van de oudercommissies met het verzoek om in te stemmen met het advies. 5. Elk lid van de oudercommissies heeft een redelijke voorafgestelde termijn (standaard één week) de tijd om aan te geven of hij instemt met het voorstel. o Instemmen betekent dat het lid op hoofdlijnen eens is met het voorstel. Desgewenst kan het lid op onderdelen commentaar geven, met het verzoek aan de werkgroep om dit commentaar te verwerken. o Bij onthouden van instemming / weigering van het voorstel geeft het lid de redenen / argumenten die tot afkeuring van het voorstel hebben geleid. 6. De werkgroep telt of minimaal de helft van het aantal leden van de oudercommissies + 1 instemt met het voorstel. Leden die zich van een reactie onthouden worden als instemmers geteld. o o Indien de meerderheid van de leden instemt besluit de werkgroep hoe het eventuele commentaar verwerkt wordt en stelt het advies definitief vast. Dit (definitieve) advies wordt naar de voorzitter van de centrale ouderraad gestuurd met het verzoek het advies naar Skippy door te sturen. De voorzitter zal daarnaast ter informatie het advies naar de secretarissen van de lokale oudercommissies en de centrale ouderraad doorsturen. Indien geen meerderheid van de lokale oudercommissies instemt wordt het voorstel afgewezen. De werkgroep kan een nieuw voorstel indienen conform het bovenstaande. Voor een kindercentrum specifiek advies volgen we de zelfde procedure. Hierbij is dan: - de werkgroep samengesteld uit leden van die lokale oudercommissie; - het vestigingshoofd is de vrager en de contactpersoon vanuit Skippy; - de voorzitter van de lokale oudercommissie de OC contactpersoon.. 1 ) Het kan ook zijn dat er geen adviesaanvraag ontvangen wordt door de voorzitter van de centrale ouderraad, maar dat er vanuit de oudercommissies de behoefte naar voren komt om ongevraagd advies over een bepaald onderwerp te geven. HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

7 In onderstaande tabel is aangegeven welk onderwerp waar behandeld wordt. Onderwerp LOC COR Vaststelling of wijziging van het pedagogische beleid Specifiek Algemeen Vaststelling en wijziging van regelingen aangaande openingstijden en sluitingsdagen Specifiek Algemeen Beleid inzake voeding, veiligheid, gezondheid en hygiëne Specifiek Algemeen Systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van het aanbod aan kinderopvang (kwaliteitszorg) Specifiek Algemeen Vaststelling en wijziging van het medezeggenschapsreglement Gezamenlijk Vaststelling en wijziging van het klachtenreglement Gezamenlijk Gehele of gedeeltelijke opheffing, verhuizing of ingrijpende verbouwing Specifiek Algemeen Belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden Specifiek Algemeen Plaatsingsbeleid (plaatsingsprocedures, wachtlijstbeleid, vertrek) NEE JA Tarieven kinderopvang NEE JA Voordracht leden Raad van Toezicht NEE JA Specifiek wil zeggen als het een afwijkende kindercentrum specifieke aangelegenheid is. Algemeen wil zeggen dat het een Skippy brede aangelegenheid is. 7 REGELS SCHRIFTELIJK ADVIES De oudercommissies heeft tot taak de ouders te vertegenwoordigen in de meest uiteenlopende onderdelen van het beleid, en adviseert daarover gevraagd of ongevraagd aan de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Als de leiding van Skippy het niet eens is met een advies, moet zij eerst overeenstemming proberen te bereiken met de oudercommissies. Als dat niet lukt kan zij van het advies afwijken maar is het de bedoeling dat zij dit schriftelijk onderbouwt. De totstandkoming van de adviezen verloopt via de procedure beschreven in hoofdstuk 6. Vanuit de één loket gedachte worden adviesaanvragen ingediend bij en adviezen verstrekt door de voorzitter van de centrale ouderraad (c.q. lokale oudercommissie). Deze registreert de adviesaanvragen en de adviezen en bewaakt de afhandeling. Werkgroepen stellen het advies dus op maar brengen dit niet uit namens de centrale ouderraad of oudercommissies. Het uitbrengen (ondertekenen) van een algemeen advies gebeurt door de voorzitter van de centrale ouderraad namens de centrale ouderraad. Het uitbrengen (ondertekenen) van een kindercentrum specifiek advies gebeurt door de voorzitter van die lokale oudercommissie namens die lokale oudercommissie. Naast bovenstaande officiële manier van adviseren (met alles wat daarbij hoort) zal het in de praktijk veel voorkomen dat in een vroegtijdig stadium met Skippy al van gedachten wordt gewisseld. Op deze manier wordt er informeel advies gegeven en wordt indien van toepassing het officiële advies voorbereid. HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

8 8 DIVERSEN Werkgroepen De volgende centrale werkgroepen zijn vast: Kwaliteit: Brengt adviezen uit over pedagogisch beleid; voedingsbeleid; veiligheid; hygiëne. Bewaakt systematisch de kwaliteit van het Skippy aanbod; Doen op eigen initiatief verbeter voorstellen in de vorm van ongevraagd advies die door de centrale ouderraad onder de aandacht van de directie worden gebracht. Overleggen hiertoe zo nodig op verzoek van Skippy met de kwaliteitsmedewerkers van Skippy. Communicatie Voert centraal de PR activiteiten voor de lokale oudercommissies en de centrale ouderraad uit volgens een in onderling overleg vastgesteld communicatieplan. Redigeert de gemeenschappelijke website Werkt mee aan de centrale nieuwsbrieven Ouderavond Er worden per jaar in principe 2 ouderavonden gehouden. De standaard verdeling is dat Skippy bij de ene ouderavond het initiatief neemt (in principe de ouderavond in het voorjaar) en dat per kindercentrum de lokale oudercommissies het initiatief nemen bij de andere ouderavond (in principe de ouderavond in het najaar). Zie ook de bijlage 6 Het regelen van een ouderavond. Notulen De notulen van de vergaderingen worden, door de secretaris, eerst in concept naar de aanwezigen van de vergadering gestuurd. Deze kunnen binnen een week opmerkingen over de notulen terug sturen. Na deze week maakt de secretaris de notulen (waarin de opmerkingen zijn verwerkt) definitief en stuurt opnieuw naar de genodigden van de vergadering. In bijlage 1 Communicatie oudercommissies Skippy staat vermeld wie dit zijn. Het door- en rondsturen van stukken De secretarissen zijn in principe de buffers van de stukken die rondgestuurd moeten worden. In bijlage 1 Communicatie oudercommissies Skippy, staat vermeld wat waarheen gestuurd moet worden. Deze stukken moeten, wat de oudercommissies aangaat, naar de desbetreffende secretaris(sen) gestuurd worden. Deze verzamelen de (niet urgente) stukken en sturen deze stukken (bij voorkeur) met de agenda van hun volgende vergadering mee. Leidsters Vanuit de oudercommissies wordt speciale aandacht gegeven aan de speciale gebeurtenissen lmet betrekking tot leidsters. Deze regeling is uitgewerkt in bijlage 4. Afscheid leden van de oudercommissies Als dank voor het participeren in de oudercommissies is het een gebruik om een bosje bloemen, een fles wijn o.i.d. te geven. De betreffende regeling is uitgewerkt in bijlage 4. Website en links De oudercommissies en centrale ouderraad samen beschikken over een website. Iemand van (of via) de oudercommissies beheert deze centrale website. De content voor de website zal door (of via) de secretarissen van de oudercommissies en de centrale ouderraad aangeleverd moeten worden, b.v. ook de Uit de vergadering (dit zijn samenvattingen van de notulen). Onze website! Skippy; Stichting Kinderopvang Pijnacker BOinK is een belangenvereniging voor ouders in de kinderopvang HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

9 9 BIJLAGEN BIJLAGE 1: Communicatie oudercommissies Skippy BIJLAGE 2: Huishoudelijk reglement van de Lokale oudercommissie BIJLAGE 3: Huishoudelijk reglement van de Centrale ouderraad BIJLAGE 4: Cadeau en afscheidregeling HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

10 BIJLAGE 1 COMMUNICATIE OUDERCOMMISSIES SKIPPY Communicatieschema In onderstaande schema zijn de verschillende communicatiekanalen (informatiestromen) rond en in de oudercommissies en centrale ouderraad van Skippy aangegeven. 1 Raad van Toezicht 2 OR O u d E R s 6 6 Centrale Ouderraad a 3 Locale Ouder commissie 4 Directie/ Raad van Bestuur Vestigings manager c 6 b Locale Oudercommissie 5 Vestigings manager De nummers geven de verschillende informatiestromen vanuit de oudercommissies en centrale ouderraad naar de andere organen van Skippy weer. De informatiestromen tussen die andere organen van Skippy zelf is hier niet meegenomen. De letters geven de interne informatiestromen binnen de oudergeleding weer. HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

11 Informatiestromen van en naar de verschillende organen Centrale ouderraad Notulen centrale ouderraad Naar Raad van Bestuur 3 Naar Raad van Toezicht 1 Naar OR 2 Naar oudercommissies a + b Notulen bestuur Naar centrale ouderraad 1 Notulen OR Naar centrale ouderraad 2 Notulen oudercommissies Naar centrale ouderraad a + b Adviesaanvragen van directeur Naar centrale ouderraad 3 Via verzoek tot vorming werkgroep naar oudercommissies a + b Advies (via werkgroep) van centrale ouderraad Naar Raad van Bestuur 3 Naar Raad van Toezicht 1 Jaarverslagen, beleidsplan, begroting Naar centrale ouderraad 3 van directeur Naar oudercommissies (via centrale ouderraad) a + b Informatie behorend tot informatie plicht Naar centrale ouderraad 3 van directeur Naar oudercommissies (via centrale ouderraad) a + b Oudercommissies Notulen centrale ouderraad Naar oudercommissies a of b Notulen oudercommissies Naar centrale ouderraad a of b Naar andere oudercommissies c Naar vestigingshoofd 4 of 5 Adviesaanvragen van vestigingshoofd Naar oudercommissie Jaarverslagen, beleidsplan, begroting Naar oudercommissies (via centrale ouderraad) a of b van directeur Informatie behorend tot informatie plicht Naar oudercommissies (via centrale ouderraad) a of b van directeur Bestuur Notulen bestuur Naar centrale ouderraad 1 Notulen centrale ouderraad Naar Raad van Toezicht 1 Advies van centrale ouderraad Naar Raad van Toezicht 1 OR Notulen OR Naar centrale ouderraad 2 Notulen centrale ouderraad Naar OR 2 Directeur Notulen centrale ouderraad Naar Raad van Bestuur 3 Adviesaanvragen van directeur Naar centrale ouderraad 3 Advies van centrale ouderraad Naar Raad van Bestuur 3 Jaarverslagen, beleidsplan, begroting Naar centrale ouderraad 3 van directeur Informatie behorend tot informatie plicht Naar centrale ouderraad 3 van directeur Vestigingshoofd Notulen oudercommissies Naar vestigingshoofd 4 of 5 Ouders Uit de vergadering centrale ouderraad Naar ouders 6 en oudercommissies Nieuwsbrief 6 Website 6 Publikatieborden 6 Contactouders 6 Ouderavonden 6 Enquête 6 HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

12 BIJLAGE 2 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE LOKALE OUDERCOMMISSIE Begripsomschrijving Voor een begripsomschrijving wordt verwezen naar de omschrijving in het reglement van de oudercommissie. 1 Benoemen van oudercommissieleden in functie De vergadering wijst uit haar midden een voorzitter en secretaris aan. De vergadering besluit hierover eenstemmig. In één persoon kan, ten hoogste voor een periode van drie maanden, meer dan één functie verenigd zijn. Benoeming geschiedt voor een periode van twee jaar. Na het verstrijken is herbenoeming mogelijk, indien de betreffende persoon zich hiervoor kandidaat stelt. Een zittingsperiode eindigt op de eerste vergadering voor de zomervakantie. Voorafgaand hieraan hebben zo nodig verkiezingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergadering worden de nieuwe leden benoemd. Tussentijds kunnen nieuwe leden, door een meerderheid van stemmen van de zittende leden, worden benoemd. 2 Taken voorzitter, secretaris en penningmeester a) De voorzitter leidt de vergadering en draagt zorg voor een vlotte uitvoering van taken. b) De voorzitter treedt in eerste instantie op als vertegenwoordiger van de Lokale oudercommissie richting de Centrale ouderraad, de vestigingsmanager, de Directie/Raad van Bestuur en/of Raad van Toezicht. c) De voorzitter overlegt regelmatig met de vestigingsmanager over de voortgang van de dagelijkse activiteiten. d) De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda op en zorgt voor verspreiding per brief/ aan de leden ten minste 2 werkdagen voor aanvang van de vergadering. e) De secretaris stelt de notulen op en verspreidt deze onder de leden. De secretaris draagt zorg voor verspreiding van de goedgekeurde notulen aan de centrale ouderraad en het vestigingshoofd. En van een verkorte versie via de website aan de ouders van het kindercentrum. f) De secretaris beheert het notulenboek, de inkomende en uitgaande post en het adressenbestand van de leden. g) De penningmeester van de centrale ouderraad beheert de middelen waarover de lokale oudercommissie beschikking heeft. 3 Vergaderfrequentie a) De vergadering wordt minimaal 4 maal per jaar bijeengeroepen door de secretaris. Ten minste drie vergaderingen vinden plaats in (gedeeltelijke) aanwezigheid van de vestigingsmanager of zoveel vaker als onderling overeengekomen is. Indien twee leden een vergadering noodzakelijk achten, kunnen zij de secretaris opdracht geven om een extra vergadering bijeen te roepen. Het initiatief tot het bijeenroepen van een vergadering kan ook uitgaan van de vestigingsmanager. In de laatstbedoelde situaties zal de vergadering zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken, plaatsvinden. b) Berichten van verhindering worden vroegtijdig meegedeeld aan de secretaris. HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

13 c) Van een vergadering wordt een schriftelijk verslag opgemaakt. 4 Contacten met ouders a) Skippy stelt nieuwe ouders op de hoogte van het bestaan van de lokale oudercommissie en de centrale ouderraad. b) Een lijst met de namen van de leden, waarop vermeld de wijze waarop men met hen contact kan worden gezocht, is duidelijk zichtbaar opgehangen op een centrale plaats in het kindercentrum. c) Alle ouders worden door middel van een aankondiging op het prikbord minimaal zeven dagen vooraf op de hoogte gebracht van de vergadering van de oudercommissie. Bijvoorbeeld middels een jaar vergaderschema. d) De goedgekeurde notulen zijn voor iedereen op aanvraag verkrijgbaar. Een samenvatting wordt via de centrale website toegankelijk gemaakt. e) Eenmaal per jaar brengt de oudercommissie tijdens een ouderavond verslag uit over haar activiteiten; f) Na toestemming van de betrokken ouders krijgt de oudercommissie de ( ) zogewenst de adressen van de bestaande en nieuwe ouders. 5 Toegang tot de vergadering a) Iedere ouder heeft, mits van tevoren aangemeld bij de voorzitter van de oudercommissie, als toehoorder toegang tot de vergaderingen. Hij kan inspreken na toestemming van de voorzitter. b) Het overleg van de voorzitter met de vestigingsmanager is niet openbaar. 6 Stemprocedures a) Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen (Wk art 59 lid 4), daarbij dient de helft plus één van het aantal leden aanwezig te zijn. b) Over kwesties die het voortbestaan van de oudercommissie zelf of haar functioneren betreffen kan de vergadering alleen besluiten indien het op de agenda is opgevoerd. Het gaat hierbij met name om: - ontslag van één van de leden. In deze situatie is de vergadering niet openbaar; - wijziging van het reglement van de oudercommissie; - wijziging van het huishoudelijk reglement; c) Een lid van de oudercommissie kan een ander schriftelijk machtigen voor hem of haar een stem uit te brengen. Een lid kan in een vergadering voor ten hoogste twee leden als gemachtigde optreden. d) Stemmingen geschieden mondeling. De voorzitter kan bepalen dat schriftelijk wordt gestemd. e) Een blanco stem of onthouding wordt geacht niet te zijn uitgebracht. f) Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. Akkoord namens de lokale oudercommissie van het kindercentrum: Getekend: Datum: 18 september 2006 Voorzitter oudercommissie: HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

14 BIJLAGE 3 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE CENTRALE OUDERRAAD Begripsomschrijving Voor een begripsomschrijving wordt verwezen naar de omschrijving in het Reglement medezeggenschap ouders Stichting Kinderopvang Pijnacker. 1 Benoemen van leden van de Centrale ouderraad in functie De vergadering wijst uit haar midden een voorzitter, secretaris en penningmeester aan. De vergadering besluit hierover eenstemmig. In één persoon kan, ten hoogste voor een periode van drie maanden, meer dan één functie verenigd zijn. Benoeming geschiedt voor een periode van twee jaar. Na het verstrijken is herbenoeming mogelijk, indien de betreffende persoon zich hiervoor kandidaat stelt. Een zittingsperiode eindigt op de eerste vergadering voor de zomervakantie. Voorafgaand hieraan hebben zo nodig verkiezingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergadering worden de nieuwe leden benoemd. Tussentijds kunnen nieuwe leden, door een meerderheid van stemmen van de zittende leden, worden benoemd. 2 Taken voorzitter, secretaris en penningmeester a) De voorzitter leidt de vergadering en draagt zorg voor een vlotte uitvoering van taken; b) De voorzitter vertegenwoordigt de Centrale ouderraad in de omgang met andere organen van de kinderopvangorganisatie en in de omgang met derden; c) De voorzitter ziet toe op naleving van het reglement van de Centrale ouderraad; d) De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de agenda op en zorgt voor verspreiding per brief/ aan de leden ten minste 2 werkdagen voor aanvang van de vergadering; e) De secretaris stelt de notulen op en verspreidt deze onder de leden. De secretaris draagt zorg voor verspreiding van de notulen aan de oudercommissies van de kindercentra, de Ondernemingsraad, de Directie/Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Verder levert de secretaris een samenvatting van de notulen voor verspreiding via de website f) De secretaris beheert het notulenboek, de inkomende en uitgaande post en het adressenbestand van de leden. In geval van overleg in aanwezigheid van de Directie/Raad van Bestuur, wordt het schrijven en het verspreiden van de notulen verzorgd door het secretariaat van de kinderopvangorganisatie; g) De penningmeester beheert de middelen waarover de Centrale ouderraad en de lokale oudercommissies de beschikking heeft; h) De voorzitter of de secretaris vertegenwoordigt de Centrale ouderraad. Zij voeren separaat of gezamenlijk het overleg met Directie/Raad van Bestuur en ondertekenen de schriftelijke adviezen van de Centrale ouderraad. 3 Vergaderfrequentie a) De vergadering wordt minimaal zesmaal per jaar bijeengeroepen door de secretaris. Ten minste drie vergaderingen vinden plaats in (gedeeltelijke) aanwezigheid van de Directie/Raad van Bestuur of zoveel vaker als onderling HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

15 overeengekomen is. Indien twee leden een vergadering noodzakelijk achten, kunnen zij de secretaris opdracht geven om een extra vergadering bijeen te roepen. Het initiatief tot het bijeenroepen van een vergadering kan ook uitgaan van Directie/Raad van Bestuur. In de laatstbedoelde situaties zal de vergadering zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken, plaatsvinden; b) Berichten van verhindering worden vroegtijdig meegedeeld aan de secretaris; 4 Contacten met ouders a) Alle ouders worden door middel van een aankondiging op de centrale website vooraf op de hoogte gebracht van het vergaderingschema van de Centrale ouderraad; b) De goedgekeurde notulen zijn voor iedere ouder op aanvraag verkrijgbaar. Een samenvatting wordt via de centrale website toegankelijk gemaakt. c) Het staat de Centrale ouderraad vrij om ook andere mededelingen onder de aandacht van de ouders te brengen via het prikbord van ieder kindercentrum. 5 Toegang tot de vergadering a) Iedere ouder heeft, mits van tevoren aangemeld bij de voorzitter van de Centrale ouderraad, als toehoorder toegang tot de vergaderingen. Hij kan inspreken na toestemming van de voorzitter; b) Het overleg van de voorzitter en/of de secretaris met Raad van Bestuur is niet openbaar; 6 Stemprocedures a) Besluitvorming vindt plaats bij meerderheid van stemmen (Wk art 59 lid 4), daarbij dient de helft plus één van het aantal leden aanwezig te zijn. b) Over kwesties die het voortbestaan van de Centrale ouderraad zelf of haar functioneren betreffen kan de vergadering alleen besluiten indien het op de agenda is opgevoerd. Het gaat hierbij met name om: - ontslag van één van de leden. In deze situatie is de vergadering niet openbaar; - wijziging van het reglement van de Centrale ouderraad; - wijziging van het huishoudelijk reglement; c) Een lid van de Centrale ouderraad kan een ander schriftelijk machtigen voor hem of haar een stem uit te brengen. Een lid kan in een vergadering voor ten hoogste twee leden als gemachtigde optreden. d) Stemmingen geschieden mondeling. De voorzitter kan bepalen dat schriftelijk wordt gestemd. e) Een blanco stem of onthouding wordt geacht niet te zijn uitgebracht. f) Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. Akkoord namens de centrale ouderraad. Getekend: Datum: 18 september 2006 Voorzitter centrale ouderraad: HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16

16 BIJLAGE 4 CADEAU EN AFSCHEIDREGELING Leidsters: Huwelijk: 10 euro 12 ½, 25, 40 jaar getrouwd: kaart 25 of 40 jaar in dienst: bloemen twv 10 euro excl bezorg kosten en een kaart Geboorte: 10 euro Overlijden: bloemen twv 10 euro excl bezorg kosten en een kaart langdurig ziek ( minimaal 1 maand ziek): bloemen twv 10 euro excl bezorg kosten en een kaart Afscheid: Permanent: Cadeau twv 10 euro of boeket twv 10 euro excl. bezorgkosten Intern: kaart OC/GBR leden: Huwelijk: 10 euro 12 ½, 25, 40 jaar getrouwd: kaart Geboorte: 10 euro Overlijden: bloemen twv 10 euro excl bezorg kosten en een kaart Langdurig ziek ( minimaal 1 maand ziek): bloemen twv 10 euro excl bezorg kosten en een kaart Afscheid: Permanent: I. lid heeft 2 jaar of meer in OC deelgenomen: cadeau twv 10 euro of boeket twv 10 euro excl. bezorgkosten II. Korter dan 2 jaar lid: lekkers bij de koffie/thee bij de laatste vergadering. OC naar OC: lekkers bij de koffie/thee bij laatste vergadering Als een GBR lid stopt met zijn/haar werkzaamheden is het Directie/Raad van Bestuurdie afscheid neemt van deze persoon in de vorm van een borrel. Advies is om bij de ingang van de nieuwe structuur het handboek opnieuw te bekijken en aan te passen. Ouders: Overlijden van een ouder van een kind of overlijden van een kind die gebruikt maakt van Skippy ( evt broertje/zusje): bloemen t.w.v. 10 euro excl. bezorg kosten en een kaart. HANDBOEK OUDERCOMMISSIES SKIPPY van 16