Programma van Eisen Accountantdiensten Gemeente Maassluis

Transcriptie

1 Gemeente Maassluis Kenmerk:Raad/ Datum: 23 augustus 2004 Versie: 3

2 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING Algemene beschrijving van de opdrachtgever BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De certificerende functie Natuurlijke adviesfunctie Ondersteunende functie Specifieke punten van aandacht Apart te controleren deelverantwoordelijkheden Aanvang en looptijd van de overeenkomst GESTELDE EISEN Algemeen Controles Brede ervaring Rapportages Adviespotentieel Specifieke onderwerpen Samenstelling controleteams Controlefilosofie Continuïteit Communicatie / coördinatie OFFERTE PROCEDURE Algemeen Schriftelijke vragenronde Wijze van aanbieden van offertes Wijze van beoordelen Presentatie Gunning Overeenkomst onder opschortende voorwaarde Gestanddoeningstermijn...13 BIJLAGE 1 Overzicht deelverklaringen...14 BIJLAGE 2 Checklist inhoud offerte...15 BIJLAGE 3 Inkoopvoorwaarden Diensten Gemeente Maassluis...16 BIJLAGE 4 Standaardformulier Akkoordverklaring Inkoopvoorwaarden...21 BIJLAGE 5 Concept-overeenkomst...22 BIJLAGE 6 Standaardformulier akkoordverklaring concept-overeenkomst...29 Kenmerk: Raad/ Pagina 1

3 1 INLEIDING Voor het doel van de aanbesteding, de achtergrond en aanleiding van de aanbesteding wordt verwezen naar het préselectiedocument van de Europese aanbesteding nr. Raad/ In het kader van de aanbesteding voor de levering van Accountantsdiensten aan de Gemeente Maassluis bent u in de préselectie geselecteerd om een offerteaanvraag te ontvangen. Indien u in aanmerking wenst te komen voor verdere selectie kunt u een offerte indienen overeenkomstig de in deze offerteaanvraag aangegeven instructies. 1.1 Algemene beschrijving van de opdrachtgever Het correspondentieadres met betrekking tot deze aanbesteding is: Gemeente Maassluis t.a.v. de raadsgriffier, de heer mr. R. van der Hoek Postadres: Postbus 55, 3140 AB Maassluis Aflever-/bezoekadres: Koningshoek , 3144 BA Maassluis Telefoon: Fax: r.van.der.hoek@maassluis.nl Aard en omvang van de opdrachtgever De Gemeente Maassluis kent op 1 januari 2004 circa inwoners. De oppervlakte van de gemeente omvat ruim ha. De jaarlijkse baten en lasten van de gemeente bedragen circa 80 miljoen euro. De gemeentelijke organisatie omvat ongeveer 250 formatieplaatsen. Organisatiestructuur De Gemeente Maassluis kent op dit moment nog het zogenaamde Sectorenmodel met de sectoren Middelen, Stadsontwikkeling en Beheer, Welzijn en Algemene Zaken. Er wordt reorganisatie voorbereid waarbij per 1 november 2004 wordt overgestapt naar het Directiemodel. De gedecentraliseerde taken op het gebied van de financiële administratie met behulp van sectorcontrolers, zal worden omgevormd naar een centrale organisatie. Kenmerk: Raad/ Pagina 2

4 2 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De Gemeente Maassluis wil een overeenkomst sluiten met één accountant voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op: a. De certificerende functie: 1. Het controleren van de geconsolideerde jaarrekening van de Gemeente Maassluis met bijlagen inclusief het verslag van de Dukdalf Bedrijven en vooalsnog, in afwachting van eventuele verzelfstandiging, de jaarrekening van het openbaar primair onderwijs; 2. Het afgeven van afzonderlijke accountantsverklaringen, vereist in het kader van specifieke uitkeringen dan wel specifieke regelgeving; b. De uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie, waaronder wordt begrepen: 1. het naar aanleiding van de interim-controle jaarlijks uitbrengen van management en bestuursrapportages aan het management respectievelijk burgemeester en wethouders en de Gemeenteraad; 2. het voeren van overleg met de Auditcommissie, de raadscommissie Middelen de portefeuillehouder financiën, de burgemeester, de griffier en het directieteam; c. Ondersteuning bij controlewerkzaamheden door derden, zoals de belastingdienst, het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds, verschillende ministeries en Europese instanties. 2.1 De certificerende functie Het verrichten van de werkzaamheden is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Daarbij moet onder meer worden gedacht aan de Gemeentewet, het Besluit Begroting en Verantwoording (voorheen comptabiliteitsvoorschriften), het Besluit Leningvoorwaarden Decentrale Overheden, de Wet Gemeenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole Gemeenten en Provincies en overige documenten betrekking hebbende op de sturing en beheersing van de Gemeente, waaronder de Beheersverordening (Cfm. art. 212 Gemeentewet) en de Controleverordening (Cfm. art. 213 Gemeentewet) en de concernrichtlijnen van de Gemeente Maassluis. De Gemeentelijke Controleverordening verwijst voor de door de accountant toe te passen goedkeurings- en rapporteringstoleranties naar het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole. Vooralsnog zijn deze goedkeurings- en rapporteringstoleranties gelijk aan de bovengrenzen vermeld in het Besluit Accountantscontrole Gemeenten en Provincies (Bagp). Het hoofdbestanddeel van de werkzaamheden betreft het certificeren van de verantwoordingen van de zelfstandige administraties die, na consolidatie, samen de concernrekening (Gemeenterekening) vormen. De accountantsverklaring dient aan te geven of: 1. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; 2. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; 3. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels. Kenmerk: Raad/ Pagina 3

5 Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: 1. de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en 2. onrechtmatigheden in de jaarrekening. In het kader van de single-audit gedachte dient bij de controle ook een oordeel over de juiste toepassing van de regelgeving te worden gegeven. Tevens dienen risico s voor de gemeente, gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening, gesignaleerd te worden. De te verrichten werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving dienen de planning en controlcyclus van de Gemeente Maassluis te volgen binnen de door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde tijdslimieten. De accountant rond zijn controlewerkzaamheden uiterlijk 4 weken na aanlevering van de jaarrekening af. In het kader van zijn algemene certificerende functie verzorgt de accountant in ieder geval de volgende rapportages: 1. een accountantsverklaring bij de jaarrekening; 2. een rapport van bevindingen bij de controle van de jaarrekening; 3. een managementletter voor de ambtelijke leiding en het college van burgemeester en wethouders; 4. t.b.v. de Gemeenteraad wordt een zogenaamde boardletter opgesteld waarin de belangrijkste conclusies van de accountant worden weergegeven. De hiermee verband houdende activiteiten zijn: 1. Bespreking van de controle en het controlerapport bij de jaarrekening met de concerncontroller en de wethouder Financiën; 2. Bespreking van de controle en het controlerapport met de commissie middelen ten behoeve van de advisering van de commissie aan de Gemeenteraad; 3. Indien gewenst, het bijwonen van vergaderingen van het college, raadscommissie(s) en de Gemeenteraad; 2.2 Natuurlijke adviesfunctie De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert het bestuur en ambtelijk management zowel gevraagd als ongevraagd. Deze advisering richt zich met name op de activiteiten van het management die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico s en dergelijke. Gezien het karakter van de natuurlijke adviesfunctie dient de accountant in staat te zijn om binnen 2 weken na verzoek van de Gemeente niet alleen de benodigde adviescapaciteit te leveren, maar ook binnen die gestelde termijn oplossingen aan te dragen ter verbetering van de administratieve organisatie en de informatievoorziening. De adviesfunctie voortvloeiende uit de certificerende functie dient onder het contract te vallen. Kenmerk: Raad/ Pagina 4

6 2.3 Ondersteunende functie De accountant verstrekt gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur door middel van: 1. deelname aan besprekingen van de Auditcommissie (circa 3x per jaar); 2. deelname aan een periodiek overleg met de portefeuillehouder middelen (circa 3x per jaar); 3. het geven van informatie aan en het adviseren van het college van Burgemeester en Wethouders en het directieteam; 4. Het geven van toelichting in de Raadscommissie Middelen over de jaarrekening en het verslag van bevinden. 2.4 Specifieke punten van aandacht. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 lid 4 van de Controleverordening bepaalt de Gemeenteraad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole de posten vast van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht dient te besteden. 2.5 Apart te controleren deelverantwoordelijkheden De Gemeenteraad kan op basis van de controleverordening deelverantwoordingen apart laten controleren. De Gemeenteraad van Maassluis heeft vastgesteld dat voor de duur van de te sluiten overeenkomst dient te worden uitgegaan van deelverantwoordingen voor: 1. het openbaar primair onderwijs; 2. de Dukdalfbedrijven. De aanbieder geeft in de offerte separaat aan welke meerkosten bovengenoemde deelverantwoording met zich meebrengt. 2.6 Aanvang en looptijd van de overeenkomst De overeenkomst betreft de controle van het boekjaar 2005, 2006 en 2007, met een optie tot verlengen van het contract van twee keer één jaar. Dit betekent dat de huidige accountant boekjaar 2004 afrondt met een verklaring bij de jaarrekening 2004 en de benodigde deelverklaringen over het boekjaar Volgens de planning zal de overeenkomst met ingang van het boekjaar 2005 ingaan. Materieel betekent dit dat de werkzaamheden starten in het voorjaar van Kenmerk: Raad/ Pagina 5

7 3 GESTELDE EISEN 3.1 Algemeen De Gemeente Maassluis zoekt een accountant die tevens 'sparringpartner' is, die ideeën levert over verbetering van instrumenten en daarbij oog heeft voor de organisatorische en systeemconsequenties. Dit veronderstelt dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het 'wat' en 'hoe' van modern lokaal bestuur. Het betekent voorts dat de accountant bereid moet zijn in de Gemeente Maassluis te investeren door inzet van topkwaliteit met betrekking tot expertise. De accountant dient om zijn controletaak adequaat te kunnen uitvoeren over voldoende kennis en ervaring te beschikken op voor (Nederlandse) gemeenten specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein. Er wordt uitgegaan van onderstaande criteria. De accountantsfunctie is gericht op de certificering en daarmee samenhangende advisering en ondersteuning. Voor deze functie is ruime kennis en ervaring op het gebied van wet- en regelgeving met betrekking tot de Nederlandse gemeenten noodzakelijk. Het gaat hier om het brede terrein van het Gemeentelijke beleid en beheer. De accountant dient bereid te zijn de accountantsfunctie af te stemmen op het bedrijfsconcept van de Gemeente Maassluis. Met de uitoefening van deze functie dient een bijdrage te worden geleverd aan de kwaliteitsontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. Ook de wijze waarop de accountant vorm gaat geven aan de inhoud van de uitoefening van de accountantsfunctie maakt hier onderdeel van uit. Verwacht wordt dat in de offerte wordt ingegaan op de te hanteren methoden en technieken en de wijze waarop met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie wordt gecommuniceerd. Er moet sprake zijn van een directe (ook fysieke) bereikbaarheid van de teamleiding, duidelijkheid moet bestaan over responstijden bij spoedvragen, het werken met vaste teams en aanspreekpunten. Voor zowel de certificerende als de adviesfunctie dient het accountantskantoor te beschikken over: Een open doch tevens kritische houding ten opzichte van de te controleren organisatie; Sterk ontwikkelde adviesorganisatie welke in staat is de genoemde processen met kennis en mankracht te ondersteunen; Sterk ontwikkelde kennis op het gebied van EDP-audit en advies op het gebied van ICT; Goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle actoren in het proces. 3.2 Controles De vereiste controle is een controle op hoofdlijnen en op de administratieve organisatie en interne controle, waarbij gebruik gemaakt wordt van moderne controletechnieken. Vereist wordt een interim-controle met als doel het vergroten van de efficiency en het versnellen van de eindejaarscontrole, onder meer door het creëren van mogelijkheden voor een versnelde bijsturing. 3.3 Brede ervaring Degenen die de controle uitvoeren dienen ruime ervaring te hebben met de controle van grote gemeenten en goed op de hoogte te zijn van de specifieke gemeentelijke kenmerken. In het préselectietraject heeft de aanbieder moeten aantonen, dat hij recentelijke ervaring heeft met de reguliere controle van Nederlandse gemeenten met inwoners. Alhoewel de gemeentelijke ervaring het belangrijkste is, is ervaring in andere lagen van de overheid en in het bedrijfsleven ook relevant. Kenmerk: Raad/ Pagina 6

8 Om aan te geven dat de accountant over voldoende kennis en ervaring met betrekking tot voor gemeenten specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein (waaronder fiscale zaken) beschikt, is in de préselectiefase een overzicht verstrekt met daarin de gemeenten en hun omvang van het inwonertal, die door de accountant gecontroleerd worden. Ook de aanwezige expertise, binnen het kantoor belast met de controle, moet aantoonbaar aanwezig zijn om op adequate wijze verklaringen binnen de daarvoor geldende termijnen af te kunnen geven. De aanbieder dient duidelijk inzicht te geven in het kwaliteitsniveau van de functionarissen die ingezet worden bij de uitvoering van het controlewerk binnen de diverse organisatieonderdelen, blijkende uit C.V. s. Dit geldt met name voor de kwaliteit van de controleleiders, die tevens contactpersonen zijn voor de verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente Rapportages De accountant dient in de rapportages kritisch te zijn naar de organisatie toe. Hij dient de rapportages transparant op te stellen d.w.z dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in rapportages een consistente gedragslijn te volgen en tekortkomingen en risico s tijdig te signaleren en hierbij oplossingsgerichte adviezen te verstrekken. Naast standaardonderwerpen (inleiding, accountantsverklaring, ontwikkelingen, verslaglegging, balans, overige bevindingen) ook onderwerpen op te nemen die voortvloeien uit de kritische succesfactoren. Uit het rapport moet duidelijk blijken dat de accountant de sector / dienst kent. Tevens dient de accountant positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen, de rapportages van de sectoren / diensten op elkaar af te stemmen en te zorgen voor een zelfde niveau van rapporteren. 3.5 Adviespotentieel Adviespotentieel is van belang als maatstaf voor kennis en ervaring op het terrein van bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. Adviespotentieel is de maat voor de verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten waarop de accountant in zijn eigen organisatie kan terugvallen en die van belang kunnen zijn in de gemeentelijke praktijk, zoals deskundigheid op het gebied van belastingrecht, automatisering, diepte-onderzoeken naar bijvoorbeeld rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, EDP-audits, grondbeleid, enz. 3.6 Specifieke onderwerpen De accountant dient: Een vaste accountmanager per dienst aan te stellen, waarmee alles met betrekking tot de accountant besproken wordt; Zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen; Professioneel te zijn: d.w.z. kennis van zaken hebben, ervaring uitstralen, afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn, een zakelijk en open houding ten opzichte van de dienst en het concern hebben; Belangenverstrengeling te voorkomen. Bij afstoting of samenvoeging van diensten naar of met andere organisaties/ diensten die dezelfde accountant hebben, dient de mogelijkheid te bestaan de personele bezetting daarop aan te passen. Dit geldt eveneens indien concurrerende organisaties, dan wel derden waarmee de Gemeente Maassluis een bezwarenprocedure c.q. een (juridisch) geschil voert, tot de cliëntenportefeuille van de accountant behoren; Bij afstoting van taken en/of gemeentelijke diensten de contractprijs neerwaarts bij te stellen. Kenmerk: Raad/ Pagina 7

9 3.7 Samenstelling controleteams Bij samenstelling van het team is deskundigheid van de te controleren dienst vereist. Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Het team dat de tussentijdse controle uitvoert dient uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren. 3.8 Controlefilosofie Als maatstaf voor een stimulerende bijdrage aan de verdere verfijning van het planning- en controlinstrumentarium geldt de mate waarin de controle- en advieswerkzaamheden gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie, die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges maar deze risico's ook adequaat beheerst. Een en ander moet onder meer blijken uit de bereidheid van de accountant om gedurende de contractperiode zijn contractprijs neerwaarts bij te stellen naarmate het zelfcontrolerend vermogen en nieuwe ontwikkelingen (financieel informatiesysteem, uniformering administratie en mogelijke centralisatie van de financiële administratie) toenemen. 3.9 Continuïteit De factor continuïteit geeft de zekerheid aan waarmee verwacht mag worden dat de betrokken accountant de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten zal beschouwen Communicatie / coördinatie Interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) tussen controlemedewerkers is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle. Er dient uitsluitend te worden gewerkt volgens een van tevoren met de sectoren / diensten afgesproken planning. Kenmerk: Raad/ Pagina 8

10 4 OFFERTE De offerte dient minimaal de volgende elementen te bevatten: A. Algemeen de filosofie over controle op rechtmatigheid; de filosofie over partnership ; de perceptie van de 'natuurlijke adviesfunctie'; de eventuele betrokkenheid en aantoonbare ervaring bij actuele ontwikkelingen, zoals single audit en EDP-audit; ervaring met toezichthoudende organen; methoden en technieken en de wijze van communicatie met de ambtelijke en bestuurlijke organisatie; continuïteit als bedoeld onder 3.9. B. Specifiek de controlefilosofie (de controle-aanpak, de eisen/ wensen met betrekking tot interne controle en administratieve organisatie, etc.); een overzicht van de samenstelling en kwalificatie van het dienstverleningsteam voor de reguliere controle en deelverklaringen, waaruit de in dit programma opgenomen brede ervaring kan worden afgeleid; C. Prijs De uitvoering van de taak dient tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs voor alle werkzaamheden plaats te vinden. De aanbieder wordt gevraagd één prijs (per jaar voor de volgende 5 jaar, excl. BTW) te offreren, met daarbinnen onderscheid in de algemene certificerende functie (inclusief de natuurlijke adviesfunctie en de bestuurlijke ondersteuning) en de certificerende functie voor het totale pakket van deelverklaringen. Daarbij wordt tevens de prijs per deelverklaring verstrekt. Voor het overzicht van deze deelverklaringen wordt verwezen naar bijlage 1. Indien het pakket van werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaat zal de prijs bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk. Op basis hiervan stellen partijen in overleg een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. De rapporteringtolerantie is het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van bevindingen in het verslag van bevindingen. Een rapporteringtolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. Rapporteringtoleranties kunnen door de raad lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. De Gemeenteraad van Maassluis heeft vastgesteld dat de accountant, ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening van de Gemeente Maassluis dient uit te gaan van de volgende goedkeuringstoleranties: 1. ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangsbasis en 2. ten aanzien van onzekerheden in de controle 3% van de omvangsbasis begroting. Ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen hanteert de accountant een rapporteringtolerantie van 1%. De omvangsbasis is gelijk aan de bruto begroting van de Gemeente. Kenmerk: Raad/ Pagina 9

11 Algemene inkoopvoorwaarden De algemene inkoopvoorwaarden Diensten van de Gemeente Maassluis zijn van toepassing. Bijlage 3 bevat deze voorwaarden. Bijlage 4 is het Standaardformulier akkoordverklaring Inkoopvoorwaarden, welke u ingevuld en ondertekend als bijlage 3 bij uw offerte dient te voegen. Overigens is het indexcijfer CAO-lonen (bedrijfsklasse financiële instellingen en de zakelijke dienstverlening) van het CBS van toepassing. Kenmerk: Raad/ Pagina 10

12 5 PROCEDURE 5.1 Algemeen Het in behandeling nemen van deze offerteaanvraag houdt in dat de aanbieder met de bepalingen van deze offerteprocedure instemt. De aanbieder mag de gegevens die de opdrachtgever hem in verband met deze offerteaanvraag ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De offerte dient een geldigheidsduur te hebben van minimaal zes maanden, gelet op het gestelde in par. 5.8 en gelet op het tijdstip van besluitvorming door de Gemeenteraad. Gedurende deze periode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend. Correspondentie en ontvangen aanbiedingen zullen na afloop niet worden geretourneerd. Uitsluitend offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Aan het uitbrengen van een offerte kunnen geen rechten worden ontleend. De offerteaanvraag is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd. 5.2 Schriftelijke vragenronde De aanbieders krijgen de gelegenheid om tot uiterlijk 19 november 2004 schriftelijk vragen te stellen. Deze vragen worden binnen 14 dagen schriftelijk beantwoord met een kopie aan alle aanbieders. 5.3 Wijze van aanbieden van offertes Uitsluitend offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Door de opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de offerte. De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en in tweevoud te worden geleverd. Uw offerte dient uiterlijk op 17 december 2004 om uur uur in het bezit van de Gemeente Maassluis te zijn. Alle offertes die later worden ontvangen, worden van beoordeling uitgesloten. De complete offerte dient te worden aangeleverd op het volgende adres: Postadres: Bezorgadres: Gemeente Maassluis Gemeente Maassluis t.a.v. de raadsgriffier t.a.v. de raadsgriffier de heer mr. R. van der Hoek de heer mr. R. van der Hoek Postbus 55 Koningshoek AB MAASSLUIS 3140 AB MAASSLUIS receptie begane grond De offerte mag uitsluitend geschieden in een gesloten enveloppe waarop vermeld is: VERTROUWELIJK, Aanbesteding Accountswerkzaamheden, niet openen voor 17 december 2004 om uur. Afzender adres inclusief het adres. Kenmerk: Raad/ Pagina 11

13 Is die enveloppe te klein om uw offerte te bevatten, dan dient u uw offerte gesloten te verpakken. Ten behoeve van de adressering en de juiste afhandeling dient u de enveloppe op de verpakking te plakken. Persoonlijke overhandiging van de offerte kan uitsluitend plaatsvinden op: 17 december 2004 tot uur. Het risico van slechte of vertraagde postbezorging, files, etc. is voor rekening van de inschrijver. Met strafport bezwaarde inzendingen kunnen worden geweigerd. Per telex, telefax of ingediende offertes zullen niet worden geaccepteerd. Offertes die om welke reden dan ook niet op dit moment zijn ontvangen bij de Gemeente Maassluis zullen terzijde worden gelegd en niet in behandeling worden genomen. Na aflevering van uw offerte op voornoemde locatie wordt u de ontvangstbevestiging persoonlijk overhandigd, bij verzending van de offerte per post wordt de ontvangstbevestiging u per post toegezonden. Aangezien de enveloppe tot de sluitingsdatum ongeopend bewaard wordt, mogen er geen andere van u afkomstige stukken worden ingesloten. Gebruik om dezelfde reden de enveloppe niet voor het inwinnen van nadere inlichtingen over de aanbesteding. Opening van de offertes: Na sluiting van de termijn voor de indiening van offertes worden de enveloppen met de offertes door het inkoopprojectteam geopend waarna de beoordelingsprocedure start. Vanwege gunning op grond van de economisch meest voordelige aanbieding is de opening van de offertes derhalve niet openbaar. Zo kort mogelijk na de opening zullen alle partijen die hebben ingeschreven het proces verbaal van de opening krijgen toegezonden. 5.4 Wijze van beoordelen Kenmerkend van Europees aanbesteden is dat er niet meer over de offerte kan worden onderhandeld. Dit heeft de consequentie dat u een offerte dient uit te brengen die uw beste condities weerspiegelen. Beoordeling geschiedt aan de hand van de selectiecriteria en de gunningcriteria. Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan de opdrachtgever schriftelijk aanvullende informatie opvragen bij de aanbieder. Deze aanvullende informatie dient schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de offerte. 5.5 Presentatie De aanbieders die voldoen aan alle kwalificaties worden uitgenodigd zich te presenteren aan de selectiecommissie. Tijdens deze presentatie kunnen zij hun offerte mondeling toelichten. Deze presentaties zijn gepland voor week in de raadzaal van het stadshuis te Maassluis. De selectiecommissie beraadt zich nog over de aan de orde te stellen thema s in deze presentatie. In de uitnodiging wordt u hierover nader geïnformeerd. 5.6 Gunning De knock-out criteria zijn: - op tijd inlevering van de offerte (volledig en in tienvoud) - weergegeven in de Nederlandse taal. Kenmerk: Raad/ Pagina 12

14 De gunningcriteria in aflopende volgorde van belangrijkheid: de mate waarin voldaan wordt aan de eisen in deze offerteaanvraag; (40%) prijsstelling;(30%) de mate waarin de inschrijver akkoord gaat met de inkoopvoorwaarden en het conceptcontract; (15%) de te geven presentatie; (10%) de algemene indruk van de offerte. (5%) De onder meer uit raadsleden, concerncontroller en griffie bestaande selectiecommissie (Auditcommissie) adviseert de Gemeenteraad rechtstreeks over de door de Gemeenteraad aan te stellen accountant. 5.7 Overeenkomst onder opschortende voorwaarde Nadat de beslissing is genomen aan welke aanbieder de opdracht voorlopig zal het gunningsvoorstel in de Gemeenteraad behandeld worden. Er zal een overeenkomst worden gesloten onder de opschortende voorwaarde, dat er binnen een periode van 15 dagen na dagtekening van deze voorlopige gunningsbrief geen civiel of arbitraal kort geding is aangespannen tegen de gunningsbeslissing. Voor het geval binnen voornoemde termijn van 15 dagen een civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen, wordt de overeenkomst tevens aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de uitspraak in civiel of arbitraal kort geding inhoudt dat de gunning niet onrechtmatig is. Gelijktijdig met het bekendmaken van de gunningsbeslissing aan degene met wie de overeenkomst gesloten wordt, zullen de afgewezen aanbieders van die beslissing in kennis worden gesteld. Zij ontvangen daarover een korte brief met motivering voor de reden van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen offerte en de naam van de begunstigde. Door iedere belanghebbende kan voorts nadere informatie worden ingewonnen bij de opdrachtgever. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningsbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 15 dagen een civiel of arbitraal kort geding aangespannen. In het belang van een snelle en goede voortgang wordt iedere belanghebbende dringend verzocht om de opdrachtgever tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, bij voorkeur door het opsturen van de kopie-dagvaarding. 5.8 Gestanddoeningstermijn In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningsbeslissing civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen, dient de aanbieder de offerte in ieder geval gestand te doen tot na afloop van de hiervoor genoemde termijn van 15 dagen. Voorts dient hij voor het geval er civiel of arbitraal kort geding wordt aangespannen de offerte in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak in kort geding. Vanzelfsprekend zal van de overeenkomst pas gebruik gemaakt worden nadat door beide partijen de overeenkomst rechtsgeldig is ondertekend. Kenmerk: Raad/ Pagina 13

15 BIJLAGE 1 Overzicht deelverklaringen Structurele deelverklaringen In totaalprijs Uitvoeringsregeling Wet educatie en beroepsonderwijs (Rijksbijdrage educatie) Wet Gemeentelijk onderwijsachterstandenbeleid (Goa 1 en 2) Wet ondersteuning onderwijs aan zieke leerlingen Wet regeling schoolbegeleiding Tijdelijke Regeling specifieke uitkering jeugdgezondheidszorg (Rsu) Wet, Werk, Bijstand WWB (inclusief Rechtmatigheidsonderzoek) Zelfstandigen bijstandsbesluit BBZ Ioaw Ioaz Regeling Kinderopvang en BSO alleenstaande ouders Bijdrageregeling inburgering Oudkomers Tijdelijke stim. regeling bevordering activerring en uitstroom Abw etc. Vangnetregeling Huursubsidie Wet inburgering nieuwkomers (WIN) VVTV Vinexbijdrage Stadsregio Incidentele deelverklaringen Vooraf offreren Tijdelijke stimuleringsgregeling Hoogwaardige Handhaving Stimuleringsregeling Breedtesport (2007/2008) TSV Tijdelijke stimuleringsregeling Vrijwilligerswerk Oalt (Onderwijs in Allochtone Levende Talen) WiW Subsidieaanvragen provincie (bijv. bodemsaneringen) Subsidieaanvragen Stadsregio Kenmerk: Raad/ Pagina 14

16 BIJLAGE 2 Checklist inhoud offerte De offerte dient te worden opgebouwd conform onderstaande structuur. De ingevulde en ondertekende checklist dient, op de in hoofdstuk 5 vermelde wijze, aan de Offerte te worden toegevoegd. In de kolom Referentie offerteaanvraag wordt verwezen naar de plaats in de offerteaanvraag, waar een bepaalde vraag is gesteld of om een verklaring/ bewijsstuk is gevraagd. In de kolom Omschrijving is een korte beschrijving van deze vraag, c.q. gewenste verklaring/ bewijsstuk opgenomen. In de kolom Voor antwoord dient Inschrijver aan te geven achter welke tabbladen in de offerte het antwoord wordt gegeven. Eventuele aanvullingen kunnen worden toegevoegd. Voor de beantwoording van de vragen dient u de volgorde van het Programma van Eisen aan te houden. Referentie offerteaanvraag Omschrijving vraag/gevraagde Voldoet? Hoofdstuk 5 Offerte volledig en in tweevoud ja/nee Hoofdstuk 5 Offerte uiterlijk 17 december 2004 ja/nee om uur binen. Hoofdstuk 5 Offerte in het Nederlands ja/nee Hoofdstuk 4A Algemene informatie ja/nee Hoofdstuk 4B Specifieke informatie ja/nee Hoofdstuk 4C Prijsinformatie ja/nee Referentie offerteaanvraag Omschrijving vraag/gevraagde Voor antwoord zie bijlage Aanbiedingsbrief 1 Bijlage 2 Checklist inhoud offerte 2 Bijlage 4 Akkoordverklaring 3 inkoopvoorwaarden Bijlage 6 Akkoordverklaring 4 conceptovereenkomst Hoofstuk 4A Algemene informatie 5 Hoofdstuk 4B Specifieke informatie 6 Hoofdstuk 4C Prijsinformatie 7 Door leverancier gewenste aanvullende informatie 8 Kenmerk: Raad/ Pagina 15

17 BIJLAGE 3 Inkoopvoorwaarden Diensten Gemeente Maassluis 1 ALGEMEEN 1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten met betrekking tot de levering van diensten aan de Gemeente Maassluis (hierna te noemen koper) door de dienstverlener (hierna te noemen verkoper). 1.2 De toepasselijkheid van eventuele verkoop- of andere voorwaarden van de verkoper wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen. 1.3 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig indien en in zoverre deze door de koper schriftelijk zijn aanvaard. 1.4 Indien de verkoper derden inschakelt bij de uitvoering van een overeenkomst, zoals een onderaannemer, toeleverancier, e.d. zal verkoper van deze derden bedingen dat zij eveneens aan deze voorwaarden zullen zijn gebonden onder uitsluiting van voorwaarden van (deze) derden. 1.5 Indien en voor zover van belang gelden in aanvulling op deze voorwaarden de bijzondere voorwaarden van de Wet Ketenaansprakelijkheid en de Verleggingsregeling belasting toegevoegde waarde (BTW). 1.6 Indien enige bepaling van deze voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van deze voorwaarden volledig van kracht blijven. 2 TOTSTANDKOMING 2.1 Alle schriftelijke aanbiedingen van de verkoper zijn onherroepelijk. 2.2 Op een schriftelijke of mondelinge aanvraag van de koper volgt een onherroepelijk schriftelijk aanbod van de verkoper, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. 2.3 De overeenkomst komt niet tot stand dan nadat en zoals de koper haar schriftelijk heeft vastgelegd. 2.4 Indien bij de uitvoering van de overeenkomst gebruik gemaakt wordt van door de koper ter beschikking gestelde of door haar goedgekeurde tekeningen, modellen, specificaties, instructies, keuringsvoorschriften en dergelijke, maken deze deel uit van de overeenkomst. 3 PRIJS 3.1 Het overeengekomen honorarium is exclusief omzetbelasting (BTW). De overeengekomen prijs is vast voor de duur van de overeenkomst en luidt in Euro's. 3.2 In het honorarium zijn alle kosten begrepen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen is. 4 LEVERING 4.1 Op verzoek van de koper is de verkoper gehouden de koper een uitvoeringsplanning te doen toekomen en/of medewerking te geven aan een voortgangscontrole. 4.2 Indien de verkoper op enigerlei wijze vervroegd wenst na te komen, is dit slechts mogelijk indien schriftelijke toestemming door de koper is gegeven. Indien vervroegd wordt nagekomen, zal betaling echter plaatsvinden conform de oorspronkelijke overeengekomen betalingstermijn(en). 5 UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST 5.1 Verkoper zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren en op grond van de op dat moment bekende stand der wetenschap. 5.2 De koper draagt er zorg voor dat alle hem beschikbare gegevens, waarvan verkoper aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de koper redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan verkoper worden verstrekt, tenzij deze verstrekking in strijd zou komen met de dan geldende privacy-wetgeving. Kenmerk: Raad/ Pagina 16

18 6 BETALING 6.1 De betaling zal geschieden binnen dertig dagen nadat de koper de facturen heeft ontvangen, onverminderd het bepaalde in artikel Verkoper zal de door koper te betalen bedragen factureren en de factuur aan koper in tweevoud toezenden onder vermelding van in ieder geval de factuurdatum, het nummer van de opdracht en het factuuradres. Overigens zal de verkoper volgens de aanwijzingen van de koper handelen. 6.3 Kredietbeperkingstoeslagen van de verkoper worden door de koper niet aanvaard. 6.4 Betaling door de koper houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in. 7 UITBESTEDING AAN DERDEN 7.1 Het is de verkoper verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de koper de uitvoering van een overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen of uit te besteden. 7.2 De koper heeft het recht aan deze toestemming voorwaarden te verbinden. 7.3 De verkoper blijft volledig verantwoordelijk en aansprakelijk met betrekking tot door derden in verband met kopers opdracht te verrichte werk en vrijwaart de koper tegen elke aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid. 8 RISICO- EN EIGENDOMSOVERGANG 8.1 Indien door de koper in het kader van de opdracht deelbetalingen worden verricht vooruitlopende op de gehele nakoming door verkoper verschaft de verkoper de koper de eigendom van elk afzonderlijk geleverde zaak, op het moment dat dit in het bedrijf van de verkoper aanwezig is. 9 GEHEIMHOUDING 9.1 Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. Het is de verkoper verboden bedoelde informatie aan te wenden voor eigen gebruik of gebruik door derden. 10 CONTACTEN MET DE PERS 10.1 De verkoper conformeert zich aan de werkwijze van de koper ten aanzien van het informeren van de pers. Dit houdt in dat de verkoper geen informatie mag verstrekken aan de pers die verband houdt met de aan de verkoper verleende opdracht door de koper, zonder medeweten en schriftelijke toestemming van de koper. Wanneer de pers de verkoper benadert, dient de verkoper voor beantwoording allereerst contact op te nemen met de Gemeentelijke woordvoerder. Vervolgens maakt de verkoper met hem/haar afspraken over verdere afhandeling van het verzoek van de pers. De Gemeentelijk woordvoerder is organisatorisch ondergebracht bij de afdeling Kabinet c.a. onderdeel Communicatie. Mocht de verkoper de woordvoerder of zijn achtervang niet kunnen bereiken dan dient de verkoper het verzoek te bespreken met de contactpersoon van de betrokken dienst. 11 HULPMIDDELEN 11.1 De koper draagt zelf zorg voor de nodige hulpmaterialen en gereedschappen, werkkleding en veiligheidsmiddelen daaronder begrepen, mits niet anders overeengekomen Door de koper ter beschikking gestelde dan wel voor rekening van de koper door de verkoper aangeschafte of vervaardigde materialen, tekeningen, modellen, instructies, specificaties en overige hulpmiddelen blijven eigendom van de koper c.q. worden eigendom van de koper op het moment van aanschaf of vervaardiging. Kenmerk: Raad/ Pagina 17

19 11.3 De verkoper is verplicht de in het vorige lid bedoelde hulpmiddelen te merken als herkenbaar eigendom van de koper, deze in goede staat te houden en voor zijn risico te nemen, zolang de verkoper ten aanzien van die hulpmiddelen als houder optreedt Verandering aan bedoelde hulpmiddelen evenals het aanwenden van deze hulpmiddelen voor of in verband met enig ander doel dan de levering aan de koper, is slechts toegestaan na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de koper. Goedkeuring laat de garantieverplichtingen van de verkoper evenwel onverlet. 12 KWALITEIT, GARANTIE EN KEURING 12.1 De verkoper garandeert dat alle geleverde prestaties en toebehoren voldoen aan de algemeen geldende specificaties, voorts dat zij met goed vakmanschap verricht worden, van goede kwaliteit zijn en voldoen aan de door de koper gestelde normen en specificaties en die in Nederland geldende wetten of andere van overheidswege gegeven voorschriften, zoals die o.a. met betrekking tot de gezondheid, milieuhygiënische- en elektromagnetische storingen in acht worden genomen De verkoper zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende zichtbare en verborgen gebreken, die zich aan de verrichte prestaties voordoen na op- of aflevering of voltooiing, binnen de door de koper bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel, vervanging of aanvulling, tenzij blijkt dat deze gebreken het gevolg zijn van een onoordeelkundig gebruik door koper Afhankelijk van de verrichte prestaties dient na op- of aflevering een garantietermijn overeengekomen te worden tussen de koper en de verkoper van tenminste 12 maanden Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van de verkoper, zoals opgenomen in artikel De koper is te allen tijde gerechtigd tot keuring van de zaken. De keuring kan plaatsvinden zowel voorafgaand aan de nakoming als tijdens of na de nakoming Bij afkeuring na de nakoming wordt de nakoming geacht niet te hebben plaatsgevonden en blijft het risico en eigendom bij de verkoper Bij afkeuring zijn alle daardoor veroorzaakte kosten voor rekening van de verkoper en heeft de koper het recht om, onverminderd al haar overige rechten, waaronder opschorting van betaling, de verkoper alsnog in de gelegenheid te stellen om voor behoorlijke nakoming te zorgen. 13 INTELLECTUELE EIGENDOM 13.1 De verkoper garandeert dat de gekochte diensten, zaken en toebehoren vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen, zoals bijvoorbeeld octrooirechten, merkrechten, modelrechten, auteursrechten of andere rechten van derden De verkoper vrijwaart de koper tegen alle aanspraken van derden, die verband kunnen houden met enige schending van de verkoper van het in lid 1 gestelde en zal de koper alle schade vergoeden, die daarvan het gevolg is Ten aanzien van de door de koper verstrekte tekeningen, ramingen, schema's, ontwerpen en dergelijke behoudt de koper zich het eigendoms- en auteursrecht voor. Deze mogen zonder de uitdrukkelijke toestemming van koper noch geheel noch gedeeltelijk worden gekopieerd en of aan derden worden getoond of ter hand gesteld, of door de verkoper worden gebruikt ter vervaardiging van goederen of uitvoering van werken waarop deze betrekking heeft. 14 CESSIE-VERBOD EN VERREKENING 14.1 Het is de verkoper behoudens schriftelijke toestemming van de koper verboden om zijn vorderingen over te dragen aan derden Koper is steeds bevoegd, al hetgeen koper schuldig is aan de verkoper, te verrekenen met hetgeen de verkoper of de aan de verkoper gelieerde vennootschappen, al dan niet opeisbaar, onder voorwaarde of tijdsbepaling aan de koper schuldig is/zijn. De verkoper is tot enige verrekening slechts bevoegd na schriftelijke toestemming van de koper. 15 WIJZIGINGEN Kenmerk: Raad/ Pagina 18

20 15.1 De koper is op redelijke gronden gerec htigd te verlangen dat de ordergrootte en/of de hoedanigheid van de te leveren prestaties word(t)(en) gewijzigd. De koper is gerechtigd modificaties aan te brengen in tekeningen, modellen, instructies, specificaties en dergelijke met betrekking tot de te leveren prestaties Indien een wijziging, naar het oordeel van de verkoper, gevolgen heeft voor de overeengekomen prijs en/of de dienstverlening zal de verkoper, alvorens aan die wijziging gevolg te geven, de koper hieromtrent zo spoedig mogelijk, doch ten hoogste binnen 8 dagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging schriftelijk informeren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of de dienstverlening naar het oordeel van de koper onredelijk zijn ten opzichte van de aard en de omvang van de verlangde wijziging heeft de koper het recht de overeenkomst te ontbinden, tenzij dit gelet op de omstandigheden onredelijk zou zijn De verkoper mag geen wijzigingen aanbrengen of uitvoeren zonder schriftelijke order of schriftelijke toestemming van de koper. 16 AANSPRAKELIJKHEID 16.1 De verkoper, die toerekenbaar tekort komt in de nakoming van zijn verplichting(en), is tegenover de koper, alsmede zijn personeel, door de koper ingeschakelde hulppersonen en vennootschappen, aansprakelijk voor vergoeding van alle geleden en/of te lijden schade De verkoper vrijwaart de koper tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade op grond van aansprakelijkheid als bedoeld in het vorige lid. 17 VEILIGHEID EN MILIEU 17.1 De verkoper en zijn werknemers of door hem ingeschakelde derden zijn gehouden van overheidswege vastgestelde veiligheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen en zich overigens te voegen naar de ter plaatse waar het werk wordt uitgevoerd geldende reglementen, instructies en aanwijzingen met betrekking tot veiligheid, milieu en controle. 18 PLANNING 18.1 De verkoper is verplicht zich te voegen naar de werktijden en de planningen - en eventuele tijdig aangegeven wijzigingen daarin - van de koper en dient zijn werkzaamheden zo in te richten dat verstoring van werkzaamheden bij de koper niet plaats vindt. 19 ONTBINDING 19.1 Buiten hetgeen elders is bepaald, gelden de voorwaarden gesteld in dit artikel Indien de verkoper een verplichting uit hoofde van een overeenkomst of van andere daaruit voortvloeiende overeenkomsten niet, niet tijdig of niet naar behoren nakomt, alsmede in geval van faillissement of surseance van betaling en in geval van stillegging, liquidatie of overname of enige daarmee vergelijkbare toestand van de onderneming van de verkoper, is verkoper, voor zover nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is, van rechtswege in verzuim. De koper heeft in deze gevallen het recht de overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst eenzijdig geheel of gedeeltelijk te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de verkoper en/of betalingsverplichtingen op te schorten en/of uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk voor rekening van de verkoper aan derden op te dragen zonder dat de koper tot enige schadevergoeding gehouden is, onverminderd eventuele aan de koper verder toekomende rechten daaronder begrepen het recht op volledige vergoeding van schade en kosten De termijn die in de overeenkomst is genoemd, dient te worden gezien als een voldoeningstermijn in de zin van artikel 6:83 BW, tenzij nadrukkelijk anders wordt vermeld Onverminderd alle andere rechten kan de koper een overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst, indien door de verkoper of een van zijn van ondergeschikten of vertegenwoordigers enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon, die behoort tot het personeel van de koper of aan een van zijn vertegenwoordigers. Kenmerk: Raad/ Pagina 19

21 19.5 Alle vorderingen, die de koper in deze gevallen op de verkoper mocht hebben of verkrijgen, zijn terstond en ten volle opeisbaar Ingeval de koper of de verkoper door overmacht langer dan dertig dagen verhinderd is een overeenkomst na te komen kan zowel de koper als de verkoper door middel van een schriftelijke verklaring de overeenkomst ontbinden tegen vergoeding van de pro-rata prijs voor de reeds geleverde prestaties. 20 GEBREKEN; KLACHTTERMIJNEN 20.1 Klachten over de verrichte werkzaamheden zullen door de koper schriftelijk worden gemeld aan verkoper. Indien een klacht schriftelijk geuit is, zal verkoper de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de koper aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient door de koper schriftelijk kenbaar te worden gemaakt Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zal verkoper slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN 21.1 Alle geschillen die tussen koper en verkoper bestaan zullen uitsluitend worden berecht door de bevoegde rechter te Rotterdam, tenzij de koper aan een overigens bevoegde rechter de voorkeur geeft De overeenkomst is onderworpen aan Nederlands recht De toepasselijkheid van de "United Nations Convention on contracts for the international sale of goods" (het "Weens Koopverdrag") is uitgesloten. Kenmerk: Raad/ Pagina 20

22 BIJLAGE 4 Standaardformulier Akkoordverklaring Inkoopvoorwaarden Ondergetekende verklaart in zijn hoedanigheid van Functie: dat hij/zij akkoord gaat met de Inkoopvoorwaarden Diensten van de Gemeente Maassluis Hij/zij niet akkoord gaat met Punten: Tekstvoorstel (voeg eventueel pagina s toe) Naam Inschrijver: Handtekening: Datum: Kenmerk: Raad/ Pagina 21

23 BIJLAGE 5 Concept-overeenkomst Overeenkomst tussen de gemeente Maassluis en X tot het verrichten van de algemene accountantscontrole ten behoeve van de Gemeente Maassluis voor de periode 2005 t/m 2007 Kenmerk: Raad/ Pagina 22

24 OVEREENKOMST TOT HET VERRICHTEN VAN DE ALGEMENE ACCOUNTANTSCONTROLE VAN DE GEMEENTE MAASSLUIS De ondergetekenden: De gemeente Maassluis, ten deze ingevolge de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door., handelende ter uitvoering van het gunningsbesluit van de Gemeenteraad d.d. xx xxxx 2005, hierna te noemen Opdrachtgever en X, gevestigd te X, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door x, hierna te noemen Opdrachtnemer. Overwegende: dat na Aanbesteding Raad/ volgens de Opdrachtnemer is uitgenodigd een offerte uit te brengen met betrekking tot de accountantscontrole van de gemeentelijke administraties en daaruit voortvloeiende jaarrekening vanaf 2005 van de Opdrachtgever; dat Opdrachtgever bij brief d.d.. een offerte ten behoeve van de accountantscontrole van Opdrachtgever heeft uitgebracht op basis van het Programma van Eisen, vastgesteld door de Gemeenteraad op ; dat het Programma van Eisen d.d... en de offerte van Opdrachtnemer inzake accountantscontrole van Opdrachtgever d.d..., onderdeel uitmaken van deze overeenkomst en als bijlagen 1 en 2 aan deze overeenkomst zijn toegevoegd; dat de Gemeenteraad van de Opdrachtgever in zijn vergadering d.d... het besluit heeft genomen de uit te voeren accountantscontrole met ingang van het boekjaar 2005 te gunnen aan Opdrachtnemer volgens de voorwaarden zoals hierna zijn omschreven; dat Opdrachtnemer deze opdracht heeft aanvaard; dat partijen de voorwaarden, waaronder de opdrachten worden uitgevoerd, contractueel wensen vast te leggen in de onderhavige overeenkomst. komen het volgende overeen: INHOUDSOPGAVE ARTIKEL 1 ALGEMENE VOORWAARDEN ARTIKEL 2 OPDRACHT ARTIKEL 3 OVERIGE AANGELEGENHEDEN IN HET KADER VAN DE ACCOUNTANTSCONTROLE ARTIKEL 4 DUUR VAN DE OVEREENKOMST ARTIKEL 5 HONORARIUM EN BETALING ARTIKEL 6 INTELLECTUELE EIGENDOM EN GEBRUIK VAN PRODUCTEN EN GEGEVENS ARTIKEL 7 UITVOERING VAN DE OPDRACHT ARTIKEL 9 OPSCHORTENDE VOORWAARDE EN ONTBINDING ARTIKEL 10 BIJLAGEN ALS ONDERDEEL VAN DE OVEREENKOMST Kenmerk: Raad/ Pagina 23