B&W-Aanbiedingsformulier

Transcriptie

1 B&W.nr , d.d. 25 november 2008 B&W-Aanbiedingsformulier Onderwerp Overdracht uitvoering Leerlingenadministratie BESLUITEN Behoudens advies van de commissie 1. Behoudens advies van de OR, de thans bij de Afdeling Realisatie Team Stadskennis en Cultuur ondergebrachte uitvoering van de leerlingenadministratie, met ingang van 1 januari 2009 over te dragen aan het Regionaal Bureau Leerplicht; 2. In te stemmen met de - bij dit besluit gevoegde - Dienstverleningsovereenkomst Leerlingenadministratie; 3. Kennis te nemen van het voorgenomen besluit van de Burgemeester de manager Afdeling Realisatie te machtigen de Dienstverleningsovereenkomst Leerlingenadministratie namens de Gemeente Leiden te ondertekenen; 4. De kosten van de overdracht als onder 1 bedoeld ( 3.200,= ex btw incidenteel, i.v.m. conversie en ,= ex btw structureel, i.v.m. uitvoering) te dekken uit het budget onderhoud leerlingenadministratie / LLA4all ( ,= structureel / 3.200,= incidenteel) en voor het overige uit het budget personeelslasten; 5. Bijgaande productwijziging vast te stellen. Samenvatting Per 1 januari 2009 zal de leerlingenadministratie voor Leiden door het RBL worden uitgevoerd. Hierdoor wordt de leerplichtfunctie - zoals deze door de regionale leerplichtambtenaren wordt uitgevoerd - en de leerlingenadministratie, die voor de leerplichtambtenaren een belangrijke input biedt, worden samengebracht. Daarnaast verlost het overhevelen van deze taak de Gemeente van een vrij arbeidsintensieve uitvoerende taak; vergemakkelijkt het de werkwijze voor de (VO/MBO) onderwijsinstellingen bij het melden van in- en uitschrijvingen van leerlingen en het melden van verzuim, verbetert het de uitvoering van de RMC-functie en past het in het uitgangspunt dat de Gemeente een meer regievoerende overheid wil zijn met minder uitvoerende taken.

2 BIJLAGE 1: DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST LEERLINGENADMINISTRATIE De ondergetekenden: Het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, gevestigd te 2316 XG Leiden, Schuttersveld 9, handelend ter uitvoering van het besluit van het DB Holland Rijnland d.d. 21 juni 2007 en te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de manager Sociale agenda / Regionaal Bureau Leerplicht Holland Rijnland, A.M.W. Hogervorst, hierna te noemen Holland Rijnland, en Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Leiden, gevestigd te Leiden, Stadhuisplein 1, handelend ter uitvoering van het besluit d.d. en te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de manager Afdeling Realisatie, R. Gerritsen, hierna te noemen de gemeente. In aanmerking nemend dat: - de gemeente het voeren van de leerlingenadministratie wil overhevelen naar Holland Rijnland; - Holland Rijnland belanghebbende is van een goede leerlingenadministratie omdat Holland Rijnland in opdracht van de gemeente toeziet op de naleving van de Leerplichtwet en tevens de regionale melden coördinatiefunctie voortijdig schoolverlaten vervult. Komen overeen als volgt: 1 Definities 1.1 Dienstverlening: het voeren van de leerlingenadministratie van de gemeente. 1.2 Leerlingenadministratie: de administratie van de leerlingen die als ingezetenen in de basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente zijn ingeschreven, zoals bedoeld in de Leerplichtwet 1969, de Leerplichtregeling 1995 en de RMC- wetgeving. 2 Dienstverlening van Holland Rijnland 2.1 In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens opgenomen ingezetenen in de leeftijd van 3 tot 23 jaar. Deze persoonsgegevens behelzen NAW-gegevens, geboortedatum, plaats en land en burgerservicenummer van het kind en beide ouders, alsmede de sekse van het kind en indicatie omtrent het gezag.

3 2.2 Holland Rijnland draagt zorg voor de administratie van in- en uitschrijvingen van leerlingen die door scholen en onderwijsinstellingen volgens het vigerende meldingsprotocol worden aangeleverd. Holland Rijnland neemt daartoe de in- en uitschrijvingen van scholen en instellingen als bedoeld in artikel 18 van de Leerplichtwet in ontvangst. Holland Rijnland controleert of de leerlingenlijsten van de scholen en instellingen ontvangen zijn. Holland Rijnland onderneemt actie ten opzichte van scholen en instellingen die in gebreke blijven. 2.3 Holland Rijnland controleert of alle leerplichtigen in overeenstemming met de bepalingen van de Leerplichtwet en de RMC-wetgeving als leerling op een school of als deelnemer van een onderwijsinstelling zijn ingeschreven. 2.4 Holland Rijnland controleert of een bericht van uitschrijving van de ene school of onderwijsinstelling gekoppeld is aan een bericht van inschrijving op een andere school of onderwijsinstelling en draagt zorg voor de vaststelling of er sprake is van vermoedelijk absoluut verzuim dan wel voortijdig schoolverlaten. 2.5 Holland Rijnland draagt ervoor zorg dat door de leerplichtambtenaren verleende vrijstellingen van de leerplicht worden vastgelegd in de leerlingenadministratie. 2.6 Holland Rijnland draagt conform artikel 3 lid 2 leerplichtregeling 1995 zorg voor een goede overdracht van de relevante gegevens aan de nieuwe woongemeente als hij bericht ontvangt van uitschrijving van een leerling naar een andere gemeente. 2.7 Holland Rijnland levert de gemeente naast het gebruikelijke jaarverslag en de RMCrapportage, per kwartaal een beknopte rapportage over het aantal ingeschreven leerlingen, aantallen voortijdig schoolverlaters en verzuimgegevens, alsmede een overzicht van de verschillende vormen van verzuim en het aantal behandelde dossiers. Tevens wordt een overzicht verstrekt van het aantal voortijdig schoolverlaters en het aantal herplaatsingen naar een onderwijsinstelling, waarbij deze gegevens worden uitgesplitst in autochtone en allochtone leerlingen. Tenslotte levert Holland Rijnland de door de gemeente benodigde gegevens voor de samenstelling van de Jeugdmonitor. Holland Rijnland draagt er zorg voor dat de gemeente te allen tijde de verzuimgegevens online kan raadplegen. 2.8 Holland Rijnland verplicht zich om in al zijn handelen namens de gemeente de vigerende wettelijke bepalingen na te leven en in dat kader zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens conform de vereisten, zoals deze zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens. 2.9 Als eerste contactpersoon voor communicatie over de leerlingenadministratie geldt de teamleider Leerplicht en administratie. Deze contactpersoon is bekend met de Leerplichtwet 1969, de Leerplichtregeling 1995 en de RMC-wetgeving, zodat communicatie over de administratie op een voldoende niveau kan worden gevoerd. Plaatsvervanging en/of opvolging van de contactpersoon worden zo snel mogelijk aan de gemeente doorgegeven. 3 Verplichtingen van de gemeente 3.1 De gemeente levert aan Holland Rijnland ten minste maandelijks een bestand met de persoonsgegevens volgens art. 2.1 van deze overeenkomst, van alle GBA-ingeschrevenen in de leeftijd van 3 tot 23 jaar, totdat Holland Rijnland deze gegevens via het GBA-net ontvangt. 3.2 De gemeente stelt Holland Rijnland op de hoogte van voortijdige schoolverlaters die zich melden bij de afdeling van de gemeente die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Wet Werk en Bijstand. 3.3 De gemeente brengt Holland Rijnland steeds zo snel mogelijk op de hoogte van beslissingen of gebeurtenissen die consequenties hebben voor de door Holland Rijnland beheerde administratie.

4 3.4 De gemeente stelt een contactpersoon aan voor communicatie over de leerlingenadministratie die het primaire aanspreekpunt van de gemeente vormt voor Holland Rijnland. 3.5 Indien de gemeente vraagt om additionele rapportages in aanvulling op de in artikel 2.7 genoemde rapportages, brengt Holland Rijnland - voor zover het samenstellen van bedoelde rapportages werkzaamheden van enige omvang impliceert - de kostprijs van deze werkzaamheden in rekening bij de gemeente. 3.6 De gemeente draagt ervoor zorg dat leerling-gegevens die de gemeente ter kennis worden gebracht ten behoeve van de leerlingenadministratie worden doorgegeven aan Holland Rijnland. 4 Aansprakelijkheid 4.1 Aansprakelijkheid voor schade wordt tussen partijen slechts dan aangenomen, wanneer aantoonbaar is dat deze schade is ontstaan door opzet of grove schuld van een van de partijen of een persoon voor wie zij op grond van de wet aansprakelijk zijn. 4.2 Partijen zijn over en weer in geen geval aansprakelijk voor tekortkomingen in de nakoming van deze overeenkomst die als gevolg van de wet of in het maatschappelijke verkeer geldende opvattingen als overmacht worden aangemerkt. Daarbij geldt in ieder geval als overmacht stroomstoring, storing van de verbinding met het internet, storingen in de telecommunicatie-infrastructuur en haperingen in toelevering door algehele werkstaking bij Holland Rijnland of de leverancier of externe beheerder van de applicatie. 4.3 Holland Rijnland kan slechts aansprakelijk worden gesteld voor een schadebedrag dat niet hoger is dan het bij de gemeente in rekening gebrachte factuurbedrag voor één kalenderjaar. 5 Vergoeding 5.1 Voor het beheer van de leerlingenadministratie zoals genoemd onder 2, wordt de gemeente door Holland Rijnland een bedrag van ,-- per kalenderjaar in rekening gebracht (bedrag op basis prijspeil 2008). Dit bedrag is opgebouwd uit een vaste voet van 3.895,--, evenals een variabele voet van 1,91 per op 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar in de gemeente gevestigde leerling, in de leeftijd van 5 tot en met 17 jaar volgens opgave van het Centraal Bureau voor de Statistiek. 5.2 Holland Rijnland heeft het recht dit bedrag vanaf 1 januari 2009 jaarlijks te indexeren volgens de CBS-prijsindex voor CAO-lonen per maand. De genoemde bedragen zijn excl. BTW. 6 Betaling 6.1 Facturen worden door het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland verzonden aan het bij Holland Rijnland bekende factuuradres van de gemeente, onder vermelding van een administratienummer als identificatie van de overeenkomst. De kosten zullen jaarlijks in 2 termijnen worden gefactureerd, 50% te betalen per 1 januari en 50% per 1 juli. 6.2 De gemeente zal de genoemde vergoeding na ontvangst van de factuur binnen dertig werkdagen vanaf de dagtekening van de factuur overmaken op het op de factuur vermelde rekeningnummer van Holland Rijnland. Bij uitblijven van betaling binnen de gestelde termijn is de gemeente zonder ingebrekestelling in verzuim en de wettelijke rente ex artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek verschuldigd.

5 7 Wijzigingen van de overeenkomst 7.1 Partijen kunnen gedurende de looptijd van deze overeenkomst wijzigingen daarin aanbrengen. Deze wijzigingen gelden pas als ze op schrift zijn gebracht en door beide partijen voor akkoord zijn ondertekend. Zij worden alsdan aan deze overeenkomst gehecht. 7.2 Indien een of meer van de bepalingen in deze overeenkomst nietig blijkt te zijn, dan zullen partijen zich inspannen de desbetreffende bepaling(en) aan te passen teneinde doel en aard van deze overeenkomst in stand te houden. 8 Duur en ontbinding 8.1 Deze overeenkomst loopt van 1 januari 2009 tot en met 31 december De overeenkomst wordt telkens stilzwijgend met één jaar verlengd, tenzij één of beide partijen deze overeenkomst wenst, onderscheidenlijk wensen, te ontbinden of op te zeggen. 8.2 In afwijking van het hierboven bepaalde eindigt de overeenkomst bij opheffing, het aanvragen van surseance van betaling of faillissement van een van de partijen. 8.3 Een partij kan deze overeenkomst zonder gerechtelijke tussenkomst ontbinden als de wederpartij in gebreke blijft en de ernst van de tekortkoming ontbinding rechtvaardigt. De partij stelt de wederpartij van zijn voornemen daartoe schriftelijk in kennis en geeft haar de gelegenheid deze tekortkoming binnen een redelijke termijn op te heffen. 8.4 Opzegging dient schriftelijk te geschieden met een opzegtermijn van ten minste zes maanden. 8.5 Deze overeenkomst vervangt eventuele voorgaande overeenkomsten tussen partijen met betrekking tot de leerlingenadministratie. 8.6 Bij de eventuele beëindiging van de leerplichttaak bij Holland Rijnland draagt het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland ervoor zorg dat de leerlingenadministratie van de gemeente in goede orde wordt overgedragen aan de gemeente. 9 Toepasselijk recht en forumkeuze 9.1 Op deze overeenkomst en de daaruit voortvloeiende geschillen is het Nederlandse recht van toepassing. 9.2 Geschillen over de uitleg en de uitvoering van deze overeenkomst worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement 's-gravenhage. Aldus overeengekomen en ondertekend in tweevoud op te Leiden op te Leiden namens de gemeente, namens het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland,

6 R. Gerritsen, A.M.W. Hogervorst, manager afdeling Realisatie Gemeente Leiden. manager Sociale agenda & Regionaal Bureau Leerplicht Holland Rijnland.

7 BIJLAGE 2: MACHTIGING De Burgemeester van Leiden, gelet op het bepaalde in artikel 171, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet, machtigt hierbij R. Gerritsen, manager Afdeling Realisatie om namens hem de Dienstverleningsovereenkomst Leerlingenadministratie te ondertekenen. Leiden, drs. H.J.J. Lenferink Burgemeester van Leiden