Leidraad voor een succesvolle migratie van Ciel Boekhouding

Transcriptie

1 Leidraad voor een succesvolle migratie van Ciel Boekhouding

2 Beste klant, In deze leidraad wordt uitgelegd hoe u uw nieuwe software installeert en gegevens uit uw vorige versie van Ciel Boekhouding overneemt. Wij danken u voor uw vertrouwen en heten u welkom als tevreden gebruiker van Ciel Commercieel Beheer. Met vriendelijke groet, Het Ciel-team.

3 Minimale systeemvereisten Voor een optimaal gebruiksgemak en goede verwerkingssnelheid hebt u het volgende nodig: Vereist Windows 7, Vista, XP (up-to-date Service Pack). Processor 500 MHz (700 MHz aanbevolen) MB RAM-geheugen MB vrije ruimte op de harde schijf voor installatie Afdrukken Laserprinter, inkjetprinter Raadplegen van het multimedia-cursuspakket Cd-rom- of dvd-rom-station Grafische kaart en beeldscherm met een minimumresolutie van (minstens kleuren of 16-bits) Windows -compatibele geluidskaart, luidsprekers Gebruiken van internetfuncties Internetverbinding Internet Explorer 6.0 (minstens) of IE 7.0 (aanbevolen), MAPI-compatibele software (Outlook aanbevolen). MiniCiel vereist Windows Vista (of hoger). De in voorliggend document vermelde product- of bedrijfsnamen, afbeeldingen, logo's of visuele voorstellingen worden uitsluitend voor identificatiedoeleinden gebruikt en kunnen gedeponeerde handelsmerken van hun respectieve eigenaars zijn.

4 Inhoud Minimale systeemvereisten...3 Inhoud... 4 Een map openen in de nieuwe versie... 5 Het nummer van uw vorige versie van Ciel Boekhouding terugvinden...5 U werkt met versie 16.x...5 U werkt met een versie lager dans versie 15.xx...6 U werkt met een versie 15.xx...6 U werkt met een netwerkversie 15.xx...6 Een map overnemen in de nieuwe versie... 7 Presentatie...7 Niet-overgenomen onderdelen...7 Controles vóór overname...7 Extra informatie vóór overname...8 Werkwijze om een map over te nemen...9 Controles na overname Vragen en antwoorden... 15

5 Een map openen in de nieuwe versie Een map openen in de nieuwe versie Om de map die u in de vorige versie gebruikte te kunnen openen, moet u enkele voorafgaande bewerkingen uitvoeren. Afhankelijk van uw vorige versie van Ciel Boekhouding moet u: ofwel uw werkmap bijwerken, ofwel uw map overnemen. Het nummer van uw vorige versie van Ciel Boekhouding terugvinden Als u de juiste procedure wilt volgen om de map te openen, moet u weten met welke versie u tot dusver hebt gewerkt. Dat doet u als volgt: 1. Open uw vorige versie van Ciel Boekhouding. 2. Kies de opdracht INFO OVER CIEL BOEKHOUDING in het menu HELP of?. Het versienummer verschijnt in het venster dat wordt geopend. De tabellen met overeenkomsten tussen versies zijn terug te vinden in punt Waar vind ik het versienummer van de boekhoudsoftware?, pagina 15. U werkt met versie 16.x U moet uw map bijwerken om die te kunnen gebruiken in de nieuwe versie van Ciel Boekhouding. 1. Kies in het menu DOSSIER de opdracht OPENEN. 2. Selecteer uw map en klik op de knop [OK]. Het onderstaande venster wordt geopend. Zolang u de map niet hebt bijgewerkt, wordt dit venster weergegeven wanneer u de software start. 1. U wordt ten zeerste aangeraden een reservekopie (back-up) van uw map te maken. Zorg daarom dat de optie Reservekopie maken alvorens bij te werken is ingeschakeld. 2. Klik op de knop [OK] om de bewerking te starten. Na het voltooien van de bewerking verschijnt een bericht dat uw map is bijgewerkt. U kunt de map nu gebruiken. 5

6 Een map openen in de nieuwe versie U werkt met een versie lager dans versie 15.xx Indien u werkt met een versie lager dan versie 15.xx, moet u eerst de upgrade doen naar de versie 15.xx en vervolgens uw map overnemen. Zie Een map overnemen in de nieuwe versie, pagina 7. U vindt de versie 15.xx in de map «Archives - MM versions 15_50» van de Cd-rom. U werkt met een versie 15.xx Om uw map te kunnen openen in de nieuwe versie van Ciel Boekhouding, moet u die overnemen. Zie Een map overnemen in de nieuwe versie, pagina 7. Tijdens de installatieprocedure werden de nieuwe onderdelen van versie 2011 geconfigureerd (versie Premium of versie Evolution). U werkt met een netwerkversie 15.xx Opgelet! De netwerkversie installeert zich niet meer als vroeger individueel op iedere werkpost, maar installeert zich nu in client-server modus. De server module wordt geïnstalleerd op de server PC en het is ook op deze PC dat de werkdossiers zicch bevinden. Men installeert op de werkposten de client module. Nu heeft men direkt toegang tot de werkdossiers dankzij de server module geïnstalleerd op de server PC en niet meer via gedecentraliseerde dossiers. Om uw map te kunnen openen in de nieuwe versie van Ciel Boekhouding, moet u die overnemen. Zie Een map overnemen in de nieuwe versie, pagina 7. Indien u gedencetraliseerde dossiers heeft aangemaakt op de server en Ciel Boekhouding 15.xx niet is geïnstalleerd op de server, dan moet u het bestand SOCIETES.DBF van de werkpost kopiëren op de server PC, in de map dat de werkdossiers bevat. Tijdens de installatieprocedure werden de nieuwe onderdelen van versie 2011 geconfigureerd (versie Premium of versie Evolution). 6

7 Een map overnemen in de nieuwe versie Een map overnemen in de nieuwe versie Presentatie In dit gedeelte wordt uitgelegd hoe u oude mappen uit Ciel Boekhouding versie 15.xx of Ciel Boekhouding Evolution versie 15.xx overneemt in Ciel Boekhouding Premium 17 of Ciel Boekhouding Pro 17. Deze laatste versies bevatten geheel nieuwe software. Daarom is hier geen sprake van gewone update, maar van overname van uw bestaande (oude) mappen. In feite wordt uw oude map vrijwel volledig overgenomen in een nieuwe map van Ciel Boekhouding. Let op! Deze nieuwe versie van Ciel Boekhouding wordt naast de oude versie van Ciel Boekhouding geïnstalleerd. Er wordt met andere woorden niets uit uw vorige versie van Ciel Boekhouding verwijderd. Raadpleeg punt Niet-overgenomen onderdelen, pagina 7 hierna voor meer informatie. In deze leidraad wordt niet alleen uitgelegd hoe u uw gegevens overneemt, maar ook welke controles u moet uitvoeren vóór de overname en welke punten u zo nodig moet controleren na de overname. Uw huidige map wordt noch gewijzigd, noch bijgewerkt. De overnameprocedure wordt namelijk toegepast op een kopie van uw map. Zo nodig kunt u dus gewoon met uw oude map doorwerken in uw oude versie. Niet-overgenomen onderdelen De volgende onderdelen worden niet overgenomen uit uw oude map van Ciel Boekhouding of Ciel Boekhouding Evolution: Instelbare rapporten In de nieuwe versie van Ciel Boekhouding is een bijzonder krachtige rapportgenerator geïntegreerd. Het is echter niet mogelijk oude rapporten over te nemen. Dit neemt niet weg dat er in deze nieuwe versie heel wat voorgedefinieerde rapporten zijn bijgeleverd. Ramingsbudgetten De budgetten N en N-1 die in de ramingen zijn gedefinieerd worden niet overgenomen. In de vorige versies ging het om jaarlijkse bedragen. In de nieuwe versie worden maandelijkse bedragen gebruikt. In de vorige versie kon u één en dezelfde rekening gebruiken in meerdere ramingen. In de nieuwe versie worden die rechtstreeks ingevoerd in de rekeningrecord. Afsluitingshistoriek De afsluitingshistoriek wordt niet overgenomen. Wel kunt u die historiek nog steeds raadplegen vanuit uw vorige versie. Commentaren bij taken en herinneringen Commentaren bij taken en herinneringen worden niet overgenomen. Controles vóór overname Voordat u het overnameproces start, moet u bepaalde items controleren in uw huidige map. Zo vermijdt u dat gegevens slechts gedeeltelijk worden overgenomen. Door de nieuwe versie te installeren werd uw oude versie niet verwijderd. 7

8 Een map overnemen in de nieuwe versie Gelockte boekingen 1. U moet nagaan of in de map die u wilt overnemen «gelockte» boekingen staan. Als dat het geval is, moet u deze boekingen opnieuw in het kladboek inschrijven. Eerst moet u deze boekingen zoeken via het menu HULPPROGRAMMA'S opdracht TOOLBOX - knop Controlehulpmiddelen - knop lijst met boekingstypes. 2. Klik op de optie [Wachtend op bevestiging] en selecteer de optie Type wijzigen. 3. Selecteer de optie L in B en klik daarna op [Wijzigen]. 4. Antwoord [Ja] op de vraag Weet u zeker dat u de gegevens wilt bijwerken? 5. Sluit Ciel Toolbox. Analytische codes Alvorens uw oude map van Ciel Boekhouding over te nemen, raden wij u aan in de verdelingen van analytische codes te controleren of één en dezelfde code op meerdere niveaus aanwezig is (zoals in het onderstaande voorbeeld). Als dat het geval is, moet u deze verdelingen wijzigen. In de nieuwe versie van Ciel Boekhouding is het namelijk niet meer mogelijk één en dezelfde code aan meerdere niveaus toe te wijzen. Boekhoudtest 1. U moet een boekhoudtest uitvoeren in de map die u wilt overnemen. Daarvoor kiest u in het menu? de opdracht BRONNEN/INFORMATIE - optie Boekhoudtest. Selecteer de optie Correctie uitproberen en klik op [OK]. 2. Antwoord [Ja] op de vraag die wordt gesteld. 3. Lees aandachtig het resultaat van de boekhoudtest en breng de nodige correcties aan. 4. Voer de test opnieuw uit om zeker te zijn dat er geen fouten meer staan in de map die u wilt overnemen. Opnieuw indexeren 1. U moet de gegevens in de map die u wilt overnemen opnieuw indexeren. Dat doet u door in het menu HULPPROGRAMMA'S de opdracht OPNIEUW INDEXEREN te kiezen. Selecteer de optie Tijdelijke bestanden verwijderen en klik op [OK]. 2. Antwoord [Ja] op de vraag die wordt gesteld. Cumulatieve waarden herberekenen 1. U moet de cumulatieve waarden opnieuw berekenen in de map die u wilt overnemen. Daartoe kiest u in het menu HULPPROGRAMMA'S de opdracht HERBEREKENING - optie Herberekening van de cumuls. Selecteer de opties Boekingen in kladboek en Simulatieboekingen, en klik daarna op [OK]. Extra informatie vóór overname Alvorens de overname te starten gaan we dieper in op bepaalde extra informatie. Deze informatie heeft geen invloed op het overnameproces, maar geeft gewoon aan wat de software in bepaalde gevallen doet. 8

9 Een map overnemen in de nieuwe versie Abonnementsboekingen De boekingen die werden aangemaakt via abonnementen, van welk type dan ook, worden overgenomen in het invoermasker van de «diverse verrichtingen». Verwerkingstijd De overnameprocedure kan geruime tijd in beslag nemen. De verwerkingstijd hangt af van de mapgrootte en van de prestaties van uw computer. Bovendien kunt u deze procedure niet meer ongedaan maken. Werkwijze om een map over te nemen Hierna wordt in detail uitgelegd hoe u uw oude (bestaande) map van Ciel Boekhouding of Ciel Boekhouding Evolution overneemt. U wordt aangeraden de vorige alinea's door te nemen voordat u begint met de overname van uw oude map. Op die manier kunt u het overnameproces van uw oude map optimaal laten verlopen. Let op!! Alvorens deze overnameprocedure te starten wordt u aangeraden minstens één reservekopie (backup) van uw oude map te maken. Zorg dat de nieuwe versie van Ciel Boekhouding op uw computer is geïnstalleerd naast de oude versie voordat u deze bewerking uitvoert. Ciel Boekhouding starten 1. Start de nieuwe versie van Ciel Boekhouding of Ciel Boekhouding Pro door te dubbelklikken op de snelkoppeling die op het bureaublad werd gemaakt. Het venster om de Dossier te selecteren wordt geopend. 2. Klik op de knop [Oude versie]. 9

10 Een map overnemen in de nieuwe versie U krijgt de lijst met oude mappen te zien in een soortgelijk venster als hierna wordt afgebeeld. 1. Selecteer de map die u wilt overnemen (bijv. C:\Ciel\Wboekh\mijn dossier). 2. Klik op de knop [OK] om te bevestigen. Gebruiker kiezen De map wordt standaard beheerd door de gebruiker MANAGER. 1. Als in uw oude map meerdere gebruikers zijn gedefinieerd, selecteert u hun naam. 2. Klik op de knop [OK]. Wachtwoord invoeren Als uw oude map werd beveiligd door een wachtwoord, wordt het onderstaande venster weergegeven. 10

11 Een map overnemen in de nieuwe versie 1. Voer uw wachtwoord in. U kunt slechts drie pogingen uitvoeren. 2. Klik op de knop [OK] om te bevestigen. De software voert bepaalde controles uit alvorens de oude map over te nemen. Controles Zorg dat de oude versie van de map gesloten is voordat u de overnameprocedure start. Is de oude map nog geopend, dan wordt u daarop gewezen door het hieronder afgebeelde bericht. Controle oude versie Ciel Boekhouding of Ciel Boekhouding Evolution Voordat u de overname van uw oude map van Ciel Boekhouding start, kunnen er zich twee gevallen voordoen afhankelijk van uw oude versie: Als uw map gemaakt is in een versie lager dan Ciel Boekhouding 15.xx In dit geval verschijnt het hieronder afgebeelde bericht met de melding dat het niet mogelijk is de oude map over te nemen. U kunt een map uit een oudere versie dan 15.xx niet rechtstreeks overnemen. Eerst moet u de map overnemen in versie (bijgeleverd op de cd-rom in de map «MM version 15_50»). Pas daarna kunt u die map in een recentere versie overnemen. In dit geval neemt u het best contact op met onze technische adviseurs. 11

12 Een map overnemen in de nieuwe versie Als uw map gemaakt is in versie 15.xx van Ciel Boekhouding In dit geval is geen upgrade nodig en kunt u de oude map rechtstreeks overnemen. Overnameproces Zodra u de map hebt geselecteerd, wordt de gegevensovername gestart. De verwerkingsvoortgang wordt weergegeven in een venster. Hoe lang het duurt om uw oude map over te nemen hangt af van de prestaties van uw computer en van de mapgrootte. U mag dit overnameproces in geen geval afbreken. Als de verwerking voltooid is, verschijnt het onderstaande bericht. Verslag van de gegevensovername Na voltooiing van het overnameproces wordt een nieuw venster weergegeven dat hieronder wordt afgebeeld. 12

13 Een map overnemen in de nieuwe versie In dit venster ziet u niet alleen detailinfo over de gegevens die uit uw oude map zijn overgenomen, maar ook de niet-overgenomen onderdelen. Het kan immers zijn dat de gegevens in uw oude map onvolledig of onjuist zijn. In dit verslag vindt u dus zowel algemene opmerkingen als foutmeldingen. Let op!! U moet de overnameprocedure opnieuw uitvoeren voor elke map die u wilt overnemen. Hier volgt een overzicht van de informatie die u in dit verslag terugvindt: Notitie Deze informatie verwijst naar gegevens die juist zijn overgenomen of die na overname gewijzigd werden. Waarschuwing Deze informatie verwijst naar overnames die werden uitgevoerd, maar met bepaalde instellingen die onvolledig zijn of waarvan bepaalde items al in het nieuwe bestand bestaan. Fout Deze informatie verwijst naar de belangrijkste fouten. Deze fouten hebben tot gevolg dat bepaalde gegevens niet worden overgenomen. Voor elke opmerking vindt u in de kolom Commentaar nadere uitleg over de notitie, waarschuwing of fout. U kunt dit verslag afdrukken door te klikken op het pictogram Printer rechtsboven in het venster. Let op! Als een fout wordt vastgesteld, is het van belang dat u de oorzaak opspoort en de nodige correcties aanbrengt in de oude versie van de boekhoudsoftware. Daarna kunt u de overnamebewerking opnieuw starten. U mag het venster met het verslag sluiten. U gaat dan naar de map die u met de nieuwe versie van Ciel Boekhouding hebt overgenomen. Dit verslag wordt automatisch als tekstbestand opgeslagen op het bureaublad. Zo kunt u dit verslag op elk ogenblik raadplegen om uw nieuwe map te controleren of te wijzigen. Controles na overname Het overnameproces van uw oude map is nu voltooid. Hierna leggen we in detail uit welke controles u mogelijk dient uit te voeren op uw nieuwe map. Coherentie van de boekhoudmap U kunt een saldibalans van de oude versie en een saldibalans na overname afdrukken om na te gaan of die identiek zijn. Als dat niet het geval is, moet u de oorzaak van het probleem opsporen en de de nodige correcties aanbrengen in de oude versie van de boekhoudsoftware. Daarna moet u de overnamebewerking opnieuw starten. Accelerators van het type «Kas» Accelerators van het type «Kas» worden niet overgenomen. Als in de vroegere versie een dergelijke accelerator bestond, moet u die opnieuw definiëren met het type «Cashflow» na het overnemen van de map (menu DOSSIER - OPTIES, opdracht VOORKEUREN en de voorkeur Accelerators kiezen in de groep Boekhouding). 13

14 Een map overnemen in de nieuwe versie Gebruikersnaam en wachtwoord Als u meerdere gebruikers in uw oude boekhoudmap hebt ingesteld, moet u bij het openen van de map in de nieuwe versie de Gebruikersnaam en het Wachtwoord controleren. Controleer de gebruikersnaam en het wachtwoord en voer die zo nodig in. 14

15 Vragen en antwoorden Vragen en antwoorden Moet ik een back-up van mijn oude map maken voordat ik de gegevensovername start? Ja. Het verdient aanbeveling een back-up (reservekopie) van uw map te maken voordat u deze bewerking uitvoert. Dat doet u door de opdracht BACK-UP te kiezen in het menu HULPPROGRAMMA'S van de oude versie van Ciel Boekhouding. U wordt ten zeerste aangeraden deze reservekopie te bewaren. Waar vind ik het versienummer van de boekhoudsoftware? 1. U kunt het versienummer terugvinden door uw oude map te openen. 2. Kies de opdracht INFO OVER CIEL BOEKHOUDING in het menu HELP of?. Het versienummer verschijnt in het venster dat wordt geopend. Tabel met overeenkomsten Ciel Boekhouding Versienummer Millesime Tabel met overeenkomsten Ciel Boekhouding Evolution / Pro Versienummer Millesime Welke stappen moet ik uitvoeren om de gegevens uit mijn oude map over te nemen? Nieuwe softwareversie installeren De nieuwe versie van Ciel Boekhouding of Ciel Boekhouding Evolution moet op uw computer geïnstalleerd zijn. Vóór de gegevensovername Bepaalde onderdelen van uw huidige map controleren: verdeling van analytische codes controle van gelockte boekingen Reservekopie (back-up) maken van uw oude map. 15

16 Vragen en antwoorden Gegevensovername Ciel Boekhouding starten Oude map selecteren Zo nodig het wachtwoord invoeren Zo nodig een upgrade uitvoeren van uw oude map Gegevensovername en verwerkingsverslag Na de gegevensovername Bepaalde items controleren (accelerators van het type «Kas»). Welke onderdelen worden niet uit mijn oude map overgenomen? De volgende onderdelen worden niet overgenomen: instelbare rapporten budgetten en ramingen commentaren bij taken en herinneringen accelerators van het type «Kas» afsluitingshistoriek Bij het begin van de overnameprocedure verschijnt een bericht dat mijn software te oud is om bijgewerkt te worden. Wat moet ik doen? Afhankelijk van de softwareversie waarmee u werkt, kan het zijn dat u de oude map niet kunt overnemen. Controleer of uw map overgenomen kan worden door de bovenvermelde tabel te raadplegen in het punt «Waar vind ik het versienummer van de boekhoudsoftware?». Als uw versie niet in deze tabel staat, neemt u het best contact op met onze technische adviseurs op het nummer Wat moet ik doen bij een stroomstoring/-uitval tijdens de gegevensovername? 1. Start een gegevensherstel (restore) in de oude versie van Ciel Boekhouding (menu HULPPROGRAMMA'S opdracht RESTORE). 2. Indexeer de gegevens opnieuw in de oude versie van Ciel Boekhouding door de opdracht OPNIEUW INDEXEREN te kiezen in het menu HULPPROGRAMMA'S. 3. Kies in het menu? de opdracht BRONNEN/INFORMATIE - HERSTELLEN om de gegevens te herstellen. Het venster Gegevens herstellen wordt geopend. Selecteer de opties Correctie uitproberen en Detail van gewijzigde of gewiste records en klik daarna op [OK]. 4. Vervolgens voert u de gegevensovername opnieuw uit. 16