Orde of wanorde? è Basisregels en aanbevelingen voor de ordening van documenten bij uw instelling. Versie december 2011

Transcriptie

1 Brochures: aanbevelingen en advies 10 Orde of wanorde? è Basisregels en aanbevelingen voor de ordening van documenten bij uw instelling Versie december 2011 Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie 1

2

3 Orde of wanorde? è Basisregels en aanbevelingen voor de ordening van documenten bij uw instelling

4 INHOUDSTAFEL INLEIDING... 5 WAT IS ORDENEN?... 6 WAAROM ORDENEN? Wettelijke verplichting(en) Ordenen: een absolute noodzaak!... 7 WANNEER ORDENEN? Levensloop van een document Dynamische en semi-dynamische documenten Statische documenten Vroeg begonnen... 9 HOE ORDENEN? De ordeningsniveaus Losse documenten (of stukken) Dossiers Reeksens Archief(bestand) Hoe documenten ordenen? Hoe de documenten ordenen in reeksen? Welke ordening breng ik aan in een dossier?...14 HOE EEN ORDENINGSPLAN UITWERKEN? Definitie en belang De vereisten van een ordeningsplan Logisch Allesomvattend Soorten ordeningsplannen Volgens de functies: het functioneel ordeningsplan Volgens de organisatie: het structureel ordeningsplan Per item: het thematische of systematische ordeningsplan

5 HOE KIES IK EEN ORDENINGSPLAN? Voorkeur voor het functionele ordeningsplan Combinatie van methodes Model van een ordeningsplan HOE IDENTIFICEER IK ELK DOSSIER EN ELK DOCUMENT IN MIJN ORDENINGSPLAN? Codificatie Nummering Index ENKELE TIPS VOOR EEN GESLAAGDE ORDENING Hoe werk ik een ordeningsplan uit? Hoe voer ik binnen mijn administratie op duurzame wijze een ordeningsplan in? Moet ik het ordeningsplan retroactief toepassen? Wat met digitale documenten? De laatste stap: de fysieke opberging BIBLIOGRAFIE ADRESSENLIJST

6

7 INLEIDING In elke instelling worden personeelsleden geconfronteerd met de problematiek van ordening en archivering. Zowel ontvangen als zelf opgestelde documenten moeten zodanig geordend worden dat ze zo nodig later gemakkelijk opgezocht kunnen worden. Het ordenen van documenten (het klasseren ) wordt vaak ervaren als een vervelende klus of als bijkomstig werk. Nochtans maakt het integraal deel uit van het takenpakket van elke organisatie. Door de ordening wordt een logische en hiërarchische structuur verleend aan alle documenten (ongeacht de drager) die een instelling opmaakt of ontvangt in het kader van zijn activiteiten. Een heldere, correct toegepaste ordeningsstructuur is meebepalend voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het ordenen van documenten almaar uitstellen biedt op termijn geen oplossing. De ervaring leert dat veel werknemers een groot, soms zelfs buitensporig groot deel van hun tijd besteden aan het zoeken naar documenten. De aanwezigheid van onvolledige dossiers, van parallelle klassementen, kan een negatieve impact hebben op het arbeidsklimaat en kan leiden tot verkeerde beslissingen. Het is dan ook belangrijk voldoende aandacht te besteden aan het ordenen en aan het archiveren van documenten. Als excuus voor een gebrekkig document- en archiefbeheer wordt dikwijls verwezen naar een gebrek aan tijd, personeel en middelen. Bedenk echter dat vaak méér tijd verloren gaat door het zoeken naar slecht of niet geordende documenten: een half uurtje ordening vandaag betekent een uur tijdswinst morgen! In deze brochure vindt u een aantal basisregels en praktische raadgevingen om een eenvoudig maar efficiënt ordeningssysteem uit te werken voor een organisatie. Wij hopen u zo te kunnen helpen bij de optimalisatie van het dagelijks documentbeheer. Voor meer inlichtingen kan u het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën contacteren (zie voor de contactgegevens) of een sturen naar inspect@arch.be. We vernemen ook graag uw suggesties en opmerkingen over deze brochure! 5

8 WAT IS ORDENEN? Documenten ordenen betekent documenten op een georganiseerde en gestructureerde manier beheren, met andere woorden een bepaalde ordening aanbrengen in een geheel van elementen (bijvoorbeeld documenten) of ergens in onderbrengen (bijvoorbeeld: brieven in een dossier en de dossiers op hun beurt in een ordeningsrubriek). In de praktijk verloopt ordening in twee stappen: er wordt een ordeningsplan opgebouwd, een logische en overzichtelijke structuur; de verschillende documenten en dossiers worden in deze structuur ondergebracht. De term ordening wordt vaak verward met de term opberging! het ordenen van documenten is een intellectueel proces waarbij individuele documenten geordend worden en samenhang gecreëerd wordt tussen verschillende reeksen de opberging is een materiële ingreep waarbij documenten op geordende wijze verpakt of opgeborgen worden. Documenten kunnen slechts efficiënt worden opgeborgen als eerst een ordeningssysteem werd uitgewerkt! 6

9 WAAROM ORDENEN? 1. Wettelijke verplichting(en) Het ordenen van archieven is voor overheidsadministraties een wettelijke verplichting. Zij moeten hun documenten krachtens art. 1, 1 van de Archiefwet van 24 juni 1955 gewijzigd door de wet van 6 mei 2009 in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren. Deze basisregel moet door alle instellingen worden nageleefd die wettelijk verplicht zijn hun archief over te brengen naar het Rijksarchief. De overbrenging van massa s ongeordende of verstoorde archieven ongeacht hun vorm of drager wordt geweigerd totdat de instelling die het archief heeft gevormd, de documenten op eigen kosten heeft beschreven en geordend. Een andere wettelijke bepaling verplicht de overheidsinstellingen om de burger inzage te verlenen in hun documenten, namelijk de wet betreffende de openbaarheid van bestuur (Wet van 11 april 1994). Hoewel de wet niets zegt over de wijze waarop de documenten bewaard moeten worden, zal het voor een administratie eenvoudiger zijn om de betrokken wetgeving te respecteren wanneer ze beschikt over uniforme ordeningsregels en -procedures. Advies of hulp nodig? Het Rijksarchief en de afdeling Toezicht en Advies helpen u graag om een ordening voor uw archief en uw documenten uit te werken. Raadpleeg de website of stuur uw vraag naar het adres inspect@arch.be 2. Ordenen: een absolute noodzaak! Het ordenen van documenten is een wettelijke verplichting, maar ook en in de eerste plaats een administratieve noodzaak, en dit laatste geldt zowel voor de overheids- als voor de privé-sector. Personeelsleden ordenen documenten niet alleen bij de afsluiting van een dossier, maar ook - en vooral - om ze te kunnen terugvinden wanneer ze deze nodig hebben. De belangrijkste voordelen van een nauwgezette ordening het waarborgen van transparantie en van de openbaarheid (zoals bepaald door de wet op de openbaarheid van het bestuur) een efficiënter informatie- en kennisbeheer (tijdswinst, kwaliteit van het werk, informatie-uitwisseling, continuïteit van de dienstverlening, archivering) beslissingen kunnen gemakkelijker genomen worden het verzekeren van de bescherming van gevoelige en geclassificeerde informatie (risicobeheer) 7

10 WANNEER ORDENEN? Merk op dat archiefordening op gelijk welk moment kan plaatsvinden, vanaf het ogenblik van het onstaan van het document tot het moment van zijn blijvende bewaring. Maar hoe vroeger een document geordend is, hoe efficiënter de documenten beheerd en bewaard kunnen worden. Voorts is het vanzelfsprekend dat een administratie haar documenten en archieven niet ordent met het oog op hun eeuwige waarde, maar uit een welbegrepen eigenbelang, om haar taken naar behoren te kunnen vervullen. De ordening die een archiefvormer heeft aangebracht in zijn dynamische en semi-dynamische documenten is van fundamenteel belang. Men spreekt over de oorspronkelijke ordening. Deze oorspronkelijke ordening moet, in de mate dat ze aanwezig en coherent is, tijdens de volledige levensloop van de documenten behouden blijven, aangezien ze de weerspiegeling is van de activiteiten (werkprocessen) van de archiefvormer. Moeten alle documenten geordend worden (zowel papier als digitaal)? Elk document moet zijn plaats krijgen binnen een dossier. Dit geldt voor alle documenten op verschillende dragers: papier, foto s, video, digitale dragers (o.a. optische of magnetische dragers). 1. Levensloop van een document LEVENSLOOP VAN EEN DOCUMENT / ARCHIEFSTUK Dynamisch Semi-dynamisch Statisch Dienst / Bureau Dienst / Bureau / Archiefruimte Archiefdienst Archief wordt gevormd en opgeborgen in een klassement of mappenstructuur Dossiers hebben nog administratieve waarde, maar worden niet meer actief gebruikt Einde administratief nut: wat bewaren, wat vernietigen? Ter beschikking stellen voor onderzoek 8

11 1.1 Dynamische en semi-dynamische documenten Dit zijn stukken die nog administratief nut en/of bewijswaarde hebben. Ze worden bij hun opmaak of ontvangst geordend om ze onmiddellijk of op middellange termijn te kunnen gebruiken. Het klassement is actief: er worden nog nieuwe stukken aan toegevoegd. 1.2 Statische documenten Documenten die geen administratief nut meer hebben worden definitief geordend. Het is in deze fase dat ze een selectie ondergaan op basis van de aanwijzingen van het Rijksarchief ; een deel zal ofwel vernietigd ofwel naar een archiefinstelling of -dienst overgebracht moeten worden. 2. Vroeg begonnen Wachten tot documenten en dossiers zich opstapelen in de kantoren... OF van bij de start ordenen 9

12 HOE ORDENEN? Ordenen moet methodisch en nauwgezet gebeuren. Improvisatie is hier niet aan de orde! De ordeningsprincipes en methodes gelden zowel voor dynamische, semi-dynamische als statische archieven. De onderstaande aanbevelingen zijn van toepassing op de ordening van dynamisch en semi-dynamisch archief, aangezien de archiefvormer in die fasen de verantwoordelijkheid draagt. Een digitaal documentbeheersysteem (DMS): dé oplossing of een illusie? Digitale documentbeheersystemen worden soms beschouwd als een mirakeloplossing voor alle ordeningsproblemen. In feite gelden voor het beheer van digitale archieven dezelfde regels en principes als voor papieren documenten; alleen de technologie die daarbij wordt aangewend is verschillend. Een DMS is zeker geen wondermiddel. De ingebruikname van een DMS kan echter wel de aanleiding zijn om na te denken over de gebruikte methodes en om ordeningsprocedures op punt te stellen die zowel voor papieren als voor digitale documenten (of voor documenten op gelijk welke andere drager) kunnen worden gebruikt. 1. De ordeningsniveaus 1.1. Losse documenten (of stukken) 1.2. Documenten worden doorgaans gegroepeerd in een dossier Elk dossier handelt over een zaak, een administratieve procedure of een thema (bijvoorbeeld een individueel personeelsdossier, het dossier van een gerechtelijk proces, enz.) Reeksen bestaan uit: documenten die bij elkaar zijn samengebracht omdat ze dezelfde formele kenmerken delen of van dezelfde aard zijn (bijvoorbeeld dienstnota s, verslagen van stafvergaderingen, registers, enz.). dossiers die bij elkaar zijn samengebracht op basis van hun aard of van de zaken, procedures, thema s die ze behandelen (bijvoorbeeld reeksen met individuele personeelsdossiers; reeksen met dossiers aangaande procedures voor de correctionele rechtbank) 1.4. Het geheel van reeksen gevormd door een dienst of instelling is een archief(bestand) 10

13 Papier Type drager Digitaal Losse documenten/ Files Dossiers/ Folders Reeks Archief(bestand) Alle archiefreeksen (zowel op papier als digitaal) 11

14 2. Hoe documenten ordenen? De ordening is gebaseerd op Voorbeelden Voordelen Nadelen de formele kenmerken / de aard van het document Documenten gegroepeerd in reeksen: - inkomende en uitgaande briefwiseling - jaarverslagen - dienstnota s - omzendbrieven - rekeningen - minuten van gerechtelijke uitspraken (ingebonden) - verslagen van vergaderingen - registers Bij een correcte ordening kan het document snel worden teruggevonden Het is moeilijk het verloop van de zaak opnieuw te reconstrueren, aangezien de documenten verspreid bewaard worden (de context waarin ze werden gevormd, is verloren gegaan) een zaak / een administratieve procedure Documenten gegroepeerd in dossiers: - beheersdossier - subsidiedossier - dossier inzake de bouw van een monument - dossier inzake een gerechtelijk proces - faillissementsdossier - dossier inzake de verkoop van een perceel Het bundelen van documenten over een zelfde aangelegenheid in één dossier vergemakkelijkt de afhandeling van de zaak, evenals het opzoeken van een specifiek document (in het kader van die zaak) Het formaat en de aard van sommige dragers vereisen andere bewaaromstandigheden dan deze die gelden voor papier (fotografische glasplaten, films, magneetbanden, enz.). Er moet dan een verwijzing worden voorzien van het dossier naar de documenten die afzonderlijk worden bewaard. een onderwerp / een thema Documenten gegroepeerd in dossiers: - personeelsdossiers - medische dossiers - dossiers over rechtspraak - dossiers met referentiedocumentatie Ordening per onderwerp (persoon, plaats, gebeurtenis) Niet alle documenten werden noodzakelijkerwijs gevormd of ontvangen in het kader van de afhandeling van één enkele zaak. 12

15 3. Hoe de documenten ordenen in reeksen? De ordening is Voorbeelden Voordelen Nadelen chronologisch - ingekomen briefwisseling - facturen - verslagen van vergaderingen Het is de eenvoudigste methode, maar men moet het eens zijn over de datum die wordt weerhouden: datum van opmaak, van ontvangst of van registratie? Datum van opening van het dossier of van het afsluiten van de zaak? Men kan ook opteren voor de datum van de betrokken gebeurtenis. Deze ordeningsmethode is niet voor alle reeksen geschikt en ook niet om nadien documenten of dossiers op te zoeken waarvan men de datum niet kent Chronologische reeksen vereisen toegangsinstrumenten (indices, repertoria, overzichten, enz.) die toelaten te zoeken op andere criteria (naam, onderwerp, ). alfabetisch - personeelsdossiers - dossiers inzake leveranciers / klanten - dossiers over een bepaalde zaak (op plaatsnaam, persoonsnaam, trefwoord of onderwerp) Men vindt de documenten of dossiers rechtstreeks terug op naam (een toegang is overbodig). - de gebruikte terminologie is zeer belangrijk: de gekozen term bepaalt de ordening (de opmaak van een thesaurus wordt dan ook aanbevolen) - vaak complexer (indien een document of dossier over meerdere zaken gaat, moet het onder verschillende trefwoorden worden geordend, en moet een systeem van verwijzingen worden voorzien) - er moet ruimte voorzien worden tussen de dossiers zolang deze niet afgesloten zijn. De dossiers groeien tijdens de administratieve procedure immers verder aan. numeriek (per nummer) - Dossiers van het Parket van de Procureur des Konings (volgnummer dat aan elke zaak wordt toegekend wanneer ze op het parket toekomt) - Personeelsdossiers (rijksregisternummer) Gemakkelijk op punt te stellen Men moet één of meerdere zoekinstrumenten opstellen, met verwijzingen van de nummers naar de onderwerpen, en met verwijzingen van de onderwerpen naar de nummers. systematisch of methodisch - Een ordeningsmethode op basis van een specifiek ordeningssysteem: samenstelling van de begrotingsartikels, NDC (nationale decimale classificatie) - Dit systeem wordt afgeraden want niet in overeenstemming met de logica van de administratieve afhandeling van de dossiers; - De ordeningsrubrieken moeten mee evolueren met de procedures en bevoegdheden van de dienst. Wanneer de rubrieken aangepast worden, loopt men het risico geconfronteerd te worden met twee klassementen: het oude en het nieuwe. 13

16 4. Welke ordening breng ik aan in een dossier? Verschillende documenten verzamelen in een dossier volstaat niet; ze moeten ook geordend worden. In een dossier over een bepaalde zaak worden de documenten over het algemeen chronologisch geordend. Maar van dit principe kan ook afgeweken worden: zo zal men bewijsstukken bij de documenten laten waarop ze betrekking hebben, ongeacht de datum ervan. Indien een dossier te omvangrijk en ingewikkeld wordt, kunnen subdossiers gecreëerd worden. Elk subdossier moet een benaming krijgen. Met het oog op de interne ordening van het dossier kunnen eventueel subnummers worden toegekend aan de documenten (of aan de subdossiers). Methode, daar komt het op aan! Kies voor de interne ordening van de reeksen de meest aangewezen methode en blijf deze volgen. Hoe maak je deze keuze? 1. De ordeningsmethode moet aangepast zijn aan de werkmethodes van de dienst (deze zijn niet noodzakelijk overal dezelfde) 2. Vertrek altijd vanuit het standpunt van iemand die op zoek is naar informatie. Hoe verricht ik een opzoeking? Hoe kan ik de informatie het gemakkelijkst terugvinden? 3. Hou rekening met eventuele selectierichtlijnen voor de statische archieven. Indien bepaalde documenten in een dossier na zekere tijd vernietigd mogen worden, is het bijvoorbeeld beter ze chronologisch te ordenen in plaats van alfabetisch. Het is gemakkelijker om een volledig jaar te elimineren dan documenten één voor één uit een alfabetisch klassement te moeten halen. 4. Het is niet voldoende documenten en dossiers te groeperen in reeksen. Er moet een samenhang gecreëerd worden tussen de verschillende reeksen. Deze samenhang noemen we het klassement of ordeningsplan. 14

17 HOE EEN ORDENINGSPLAN UITWERKEN? 1. Definitie en belang Een ordeningsplan is een vooraf vastgelegd logisch schema dat als leidraad dient voor de ordening van de documenten in de kantoren (de dynamische archieven ). Het ordeningsplan wil alle onderdelen van een organisatie (of van een dienst) en alle personeelsleden een logische structuur aanreiken om de in het kader van hun werkzaamheden opgemaakt of ontvangen documenten, te ordenen. Het plan maakt het mogelijk de ordening van de documenten te systematiseren en uniformeren, en om elk dossier een unieke en definitieve plaats te geven. Anderzijds is het ordeningsplan een zoekinstrument dat de ordening en opzoeking van informatie in alle fasen van de levensloop van de documenten vergemakkelijkt (zie punt 1). Wanneer het plan goed uitgedacht is, dan wordt de ordening geen bijkomende last, maar een integraal onderdeel van het werk. Dankzij een ordeningsplan weet elk personeelslid waar de behandelde stukken en dossiers moeten belanden en waar deze zonder moeite teruggevonden kunnen worden. Iedereen hanteert ook dezelfde ordeningsprincipes. 2. De vereisten van een ordeningsplan Een ordeningsplan is een werkinstrument. Om efficiënt te zijn moet het voldoen aan een aantal vereisten, namelijk: - aangepast zijn aan de dossiers en logisch opgebouwd zijn - exhaustief zijn 15

18 2.1. Logisch Een ordening moet logisch en hiërarchisch worden opgebouwd. Alle documenten en archiefstukken worden volgens een logisch schema verdeeld over een aantal grote onderverdelingen en rubrieken. Een ordeningsplan is gestructureerd volgens hiërarchische niveaus. Hoe? 1. Het geheel moet logisch worden opgedeeld in rubrieken en subrubrieken, met een hiërarchische ordening van algemeen naar bijzonder; de structuur vertrekt van de grote onderverdelingen, de meer algemene rubrieken, om uit te komen bij de meer specifieke rubrieken en uiteindelijk het laagste niveau, waar de documenten kunnen worden ondergebracht. 2. De criteria van de indeling moeten bepaald worden. Er moet m.a.w. een gemeenschappelijke kenmerk gedefinieerd worden dat zal toelaten om het geheel op te delen in rubrieken. Op elk niveau moet dezelfde logica worden gerespecteerd. Op verschillende niveaus kunnen verschillende criteria worden gebruikt. Men kan bijvoorbeeld kiezen voor grote categorieën op basis van de opdrachten van een instelling, en vervolgens voor rubrieken gebaseerd op de behandelde materies (dossiers inzake aanwerving in het voorbeeld) of zelfs op de verschillende soorten documenten (briefwisseling IN/OUT in het voorbeeld) Allesomvattend Een ordeningsplan moet alle taken van een administratie of een dienst, en alle types documenten die er opgesteld of ontvangen worden omvatten, ongeacht hun vorm of drager (conventioneel of digitaal). 16

19 3. Soorten ordeningsplannen Er zijn meerdere types ordeningsplannen, al naargelang van het ordeningscriterium dat wordt gebruikt in de hoofdstructuur: - volgens de functies of taken van een organisatie (personeelsbeheer, financieel beheer, logistiek beheer enz.) ; - volgens de structuur van de organisatie (directie, onderdirectie, dienst, enz.) ; - volgens item Volgens de functies: het functioneel ordeningsplan Het functioneel ordeningsplan is gebaseerd op de activiteitsdomeinen en functies (taken) van een organisatie. Alle documenten die voortvloeien uit een bepaalde taak of activiteit worden geordend in dezelfde onderverdeling. 1. Opdracht 1.1. Functie Activiteit of taak Voorbeeld : 1. Personeelsbeheer 1.1. Aanwerving en bevordering Aanwervingsprocedure - lijsten - reeks dossiers Voordeel : - de functionele ordening weerspiegelt de context waarin de documenten werden opgemaakt en gebruikt; de documenten worden in hun operationele of administratieve context gesitueerd, op de plaats die ze logischerwijze innemen in de procedures et werkzaamheden. Met het functionele ordeningsplan begrijpt men perfect waarom en hoe een document werd opgemaakt en gebruikt. - het functioneel ordeningsplan staat los van het organogram van de organisatie. Wijzigingen of herschikkingen in het organogram hebben dus geen invloed op het ordeningsplan; functies zijn immers over het algemeen stabieler dan administratieve structuren. - de keuze voor een functioneel ordeningsplan kadert volledig binnen het digitaal document beheer (Records management). Nadeel - Het funtioneel ordeningsplan is redelijk ingewikkeld uit te werken. - Het kan abstract lijken voor de gebruikers. 17

20 3.2. Volgens de organisatie: het structureel ordeningsplan Dit ordeningsplan is gebaseerd op de bestaande administratieve indeling van de organisatie. De onderverdelingen in het plan volgen het organogram van de instelling: afdelingen, diensten, bureaus en andere organisatorische entiteiten. Alle documenten opgesteld door een zelfde dienst of entiteit (directie, secretariaat enz.) worden ondergebracht in dezelfde onderafdeling van het ordeningsplan. Organisme 1. Afdeling Dienst A Bureau X Voordeel : - dit type plan weerspiegelt het organogram van de organisatie en is dus voor alle medewerkers erg herkenbaar en makkelijk toepasbaar. Deze methode is geschikt voor organisaties met een stabiele, ongewijzigde structuur; de realiteit is echter vaak heel wat complexer. Nadeel : - administratieve structuren zijn vaak onstabiel en organogrammen worden dikwijls gewijzigd: diensten worden geschrapt, bevoegdheden herverdeeld, nieuwe diensten worden opgericht. Bij elke wijziging in het organogram moet het ordeningsplan dus worden aangepast. - waar ordent men een transversaal dossier dat door meerdere diensten wordt behandeld? 3.3. Per item: het thematische of systematische ordeningsplan Men kan zich voorstellen dat een organisatie haar archieven ordent per item, per behandelde materie en zelfs per thema. Op die manier wordt een overzicht gegeven van alle materies die de instelling behandelt. Alle dossiers die over een zelfde onderwerp handelen, zouden dus in dezelfde rubriek worden ondergebracht. Voorbeeld : 1. Tewerkstelling 1.1. Contracten Statutairen ( ) Voordeel: Dit model is vaak gebruikt voor het klasseren van documentatie. Nadeel: - de ordening van de documenten houdt geen rekening met de administratieve context waarbinnen ze ontstaan; - een zelfde document of dossier kan over twee verschillende thema s handelen; - de keuze van de thema s is vaak subjectief: interpretatie dringt zich dan op en verschillende conclusies zijn dus mogelijk. 18

21 HOE KIES IK EEN ORDENINGSPLAN? 1. Voorkeur voor het functionele ordeningsplan Over het algemeen verkiezen archivarissen het functioneel ordeningsplan. Aangezien archief bestaat uit documenten die door een organisatie worden gevormd bij de uitoefening van haar functies en activiteiten, lijkt dit type ordeningsplan het meest aangewezen. De internationale normen voor records management beogen ordeningssystemen gebaseerd op de administratieve procedures. Voor archief wordt een zuiver thematische ordening ten zeerste afgeraden. De thematische ordening is geschikt voor collecties van boeken of documentatie, maar niet voor archiefbestanden. 2. Combinatie van methodes In één ordeningsplan kunnen verschillende ordeningstypes (functioneel, organisatorisch, thematisch) worden gecombineerd op voorwaarde dat op eenzelfde niveau geen verschillende indelingscriteria worden gebruikt. In de praktijk wordt meestal gekozen voor: - een ordening volgens de activiteitsdomeinen en de functies of volgens de organieke structuur van de organisatie op het hoogste niveau (hoofdstructuur met de grote onderverdelingen); - een verdeling per functie of per onderwerp op het volgende niveau (het niveau van de rubrieken). 19

22 3. Model van een ordeningsplan Algemene structuur van een functioneel ordeningsplan Een ordeningsplan volgens functies/taken geeft de interne beheersfuncties en de meer specifieke (operationele) functies van een organisatie weer. Om een ordeningsplan op te stellen, dienen de verschillende functies die de instelling uitoefent opgelijst te worden. Vervolgens worden ze op een logische manier geordend, namelijk: - eerst alle functies van intern beheer, d.w.z. de ondersteunende taken (personeelsbeheer, financieel beheer, ICT, ) ; - vervolgens alle specifieke of operationele functies, dit zijn de taken specifiek voor uw organisatie (bijvoorbeeld: BTW-controle voor een BTW-kantoor). De grote onderverdelingen stemmen dus overeen met functies (belangrijkste opdrachten, hoofdtaken, specifieke activiteiten, ). Binnen deze rubrieken worden de documenten chronologisch, alfabetisch, numeriek, geordend. Op elk niveau moet het ordeningsplan dezelfde logica volgen. Schema van een functioneel ordeningsplan I. Functie/domein 1 A. Taak A 1. Subtaak a B. Taak B C. Taak C II. Functie/domein 2 A. Taak D B. Taak E III. Functie/domein 3 A. Taak F B. Taak G Tips voor het definiëren van de onderverdelingen (rubrieken): - werk steeds van algemeen naar bijzonder, met aandacht voor het onderlinge verband tussen de verschillende onderverdelingen; - vermijd categorieën zoals varia of andere waar al te vaak documenten in belanden die men elders niet kwijt kan; - zorg ervoor dat de onderverdelingen elkaar uitsluiten en dat er geen overlappingen zijn. Indien er twijfel mogelijk is, moeten verwijzingen worden ingebouwd naar de andere betrokken onderverdelingen; - voorzie voldoende ruime categorieën, zodat alle gelijkaardige dossiers en documenten er in opgenomen kunnen worden (gebruik m.a.w. geen titels die verwijzen naar een eenmalige gebeurtenis). 20

23 Concreet voorbeeld: A. Functies van intern beheer: A.1. Personeelsbeheer A.1.1. Aanwerving A.1.2. Loopbaan (contractueel, statutair) A.1.3. Bevordering A.2. Financieel beheer A.3. Informaticabeheer A.4. Juridisch management B. Specifieke/operationele functies (voorbeeld van een financiële administratie) B.1. Beheer van de BTW-controle B.1.1. Inkomsten B.2. Beheer van de registraties B.3. Beheer van de domeinen (voorbeeld van een museum) B.1. Beheer van de collecties B.1.1. Antieke kunst B.2. Organistie van tentoonstellingen B.3. Wetenschappelijk onderzoek 21

24 HOE IDENTIFICEER IK ELK DOSSIER EN ELK DOCUMENT IN MIJN ORDENINGSPLAN? 1. Codificatie Bij een ordeningsplan hoort een codificatiesysteem. Elke onderverdeling van het ordeningsplan en elke rubriek krijgen bij voorkeur een unieke code. Codes bieden het voordeel dat de ordeningsniveaus en de volgorde van de categorieën duidelijk aangeven worden en de documenten gemakkelijker identificeerbaar en traceerbaar zijn. Er zijn meerdere codificatiesystemen, elk met zijn voor- en nadelen. - alfabetisch (bijvoorbeeld F voor financiën); - numeriek : opeenvolgende numerieke (van 1 tot oneindig) of significante codes ( ) of een decimaal numeriek systeem; - alfanumeriek (I.A.1, II.B.2 enz.) Er zijn open en gesloten systemen. Zo is een alfabetisch systeem beperkt tot 26 letters. Om nieuwe codes te kunnen toevoegen is het raadzaam te opteren voor een open codificatiesysteem. 2. Nummering Een ordeningsplan heeft ook een nummering. De dossiers en documenten in elke onderverdeling van het ordeningsplan krijgen een nummer. De nummering legt een link tussen de ordening en de beschrijving van de dossiers en de documenten. Een voorbeeld.de boekhouder van een financiële dienst bijvoorbeeld, is belast met de betaling van binnenkomende facturen. In het ordeningsplan van de dienst stemt I overeen met financieel beheer, A met de taak boekhouding, en 1 met de subtaak betalingen. De inkomende facturen zullen een nummer krijgen en geklasseerd worden per jaar en per nummer. Voorbeeld: I.A.1_2010_facture0001 I.A.1_2010_facture0009 [codificatie]+[nummering] Basiskenmerken van een degelijk ordeningsplan Een goed ordeningsplan moet tegelijk eenvoudig, stabiel en flexibel zijn. Het moet steeds mogelijk zijn om er nieuwe functies, dossiers en documenten in op te nemen! 22

25 3. Index Een index met de behandelde onderwerpen kan het gebruiksgemak van een ordeningsplan vergroten. Om een document zijn logische plaats in het ordeningsplan te geven (om er m.a.w. een code aan toe te kennen) bestaan twee mogelijkheden: - men kan de hiërarchie van grote klassen en subklassen doorlopen op zoek naar de geschikte rubriek; - men kan gebruik maken van een index die voor een aantal onderwerpen een klasse of subklasse suggereert. Opgelet: het betreft hier een index met onderwerpen die verwijst naar de rubrieken van het ordeningsplan. Dit mag niet verward worden met een index die naar de documenten zelf verwijst. 23

26 ENKELE TIPS VOOR EEN GESLAAGDE ORDENING Elke administratie kiest zelf hoe ze de ordening van haar documenten aanpakt, maar welk systeem er ook wordt gekozen, een ordeningsplan is altijd onontbeerlijk. 1. Hoe werk ik een ordeningsplan uit? Het ordeningsplan moet worden uitgewerkt door de administratie zelf, bij voorkeur in samenwerking met het Rijksarchief. 1 Ga na wat er reeds bestaat. Om een ordeningsplan uit te werken, kunnen bestaande plannen van de eigen instelling of van gelijkaardige organisaties als inspiratiebron dienen. 2 Let wel: een ordeningsplan opmaken is maatwerk. Het plan moet beantwoorden aan de specifieke noden van de organisatie waarvoor het wordt ontworpen en van de persoonsleden die het zullen moeten gebruiken. Het is dus gevaarlijk een kant-en-klaar plan zonder meer te kopiëren. 3 Analyseer vooraf de organisatie van de diensten, de functies, taken en activiteiten en bestudeer de workflow. Lijst alle activiteiten op en breng ze onder in een boomstructuur. 4 Ga na welke soorten documenten er worden gevormd bij de uitoefening van de verschillende taken en functies. 5 Betrek het personeel bij de uitwerking van het plan: het gebruik van een ordeningsplan veronderstelt een zekere mentaliteitswijziging en vergt enige inzet. Opmerking: Idealiter wordt een plan uitgewerkt dat toepasbaar is in de hele organisatie, maar er kan ook gestart worden met de opmaak van ordeningsplannen per dienst. 24

27 2. Hoe voer ik binnen mijn administratie op duurzame wijze een ordeningsplan in? - Test het systeem: probeer het systeem uit alvorens het te valideren en op grote schaal in te voeren. Het ordeningsplan kan bijvoorbeeld bij wijze van experiment door één dienst worden uitgetest. - Zorg ervoor dat het ordeningssysteem een officieel karakter krijgt. Zorg er m.a.w. voor dat het door het management wordt gevalideerd en deel uitmaakt van het kennisbeheer binnen de organisatie. De toepassing van een ordeningsplan zal immers volharding en discipline van al de gebruikers vergen. - Zorg voor een gebruikersgids, een vademecum of voor geheugensteuntjes die de ordeningsprincipes helder uiteenzetten. Vooral het codificatiesysteem moet klaar en duidelijk worden uitgelegd. - Voorzie opleiding van het personeel over de achterliggende ideeën, de principes, de algemene structuur en de praktische werking van het plan. Alle personeelsleden moeten zich betrokken voelen bij het project. - Voorzie een proefperiode (van enkele maanden) alvorens de definitieve versie van het plan in te voeren. Het is beter voldoende tijd te nemen om een nauwkeurig en operationeel plan uit te werken, in plaats van vlug van start te gaan met een plan dat snel achterhaald en onbruikbaar wordt. - Leg een datum vast waarop het plan van toepassing wordt. Vanaf dat moment moeten alle inkomende en uitgaande documenten van de dienst volgens het plan geordend worden (en van codes voorzien worden). De grootste uitdaging is wellicht niet de opmaak van het ordeningsplan, maar wel de invoering bij een organisatie of dienst. Dit impliceert immers dat de individuele gewoontes en handelswijzen ingrijpend veranderen. Als de personeelsleden de noodzaak van het systeem niet inzien of niet overtuigd zijn van het nut en de voordelen ervan, zullen ze weinig gemotiveerd zijn om het toe te passen. De menselijke factor speelt dus een essentiële rol. 25

28 3. Moet ik het ordeningsplan retroactief toepassen? Een ordeningsplan dient om de documenten die worden gevormd de dynamische archieven te ordenen. Het mag niet gebruikt worden om documenten die werden ontvangen of opgemaakt vóór de datum van de inwerkingtreding van het ordeningsplan, te reorganiseren. Kan men het desondanks toch niet a posteriori toepassen? Documenten retroactief in een ordeningssysteem integreren is een tijdrovend en vervelend werk. Bovendien is het zo dat wanneer de initiële ordeningsstructuur wordt gewijzigd, de administratieve context van vorming en behandeling van de documenten verloren gaat. Oude dossiers, de wijze waarop zaken werden behandeld en het verband tussen de documenten over een zelfde administratieve procedure kunnen dan misschien niet meer worden opgespoord. Mag men bijvoorbeeld te allen prijze een decimaal ordeningssysteem willen toepassen op een vroeger archiefbestand? Neen, indien de archiefvormer deze methode destijds niet heeft toegepast, zou een herordening per item in strijd zijn met het structuurbeginsel (een archief heeft steeds een bepaalde structuur, bepaald door de archiefvormer en deze moet gerespecteerd worden). 26

29 4. Wat met digitale documenten? Iedere ambtenaar behandelt vandaag, naast papieren dossiers, ook digitale documenten en dossiers. Eén enkel ordeningsplan zorgt voor de nodige homogeniteit. Ook al bestaan er voor het beheer van digitale archieven specifieke toegangs- en zoekmethoden, toch is het belangrijk om een globale aanpak uit te werken en voor digitale bestanden dezelfde ordeningslogica te volgen als voor papieren archief. De behandeling van de meeste zaken levert immers doorgaans zowel papieren als digitale documenten op. Indien voor beide eenzelfde ordeningsplan wordt gehanteerd, is het eenvoudiger om de zaak als een geheel te beheren en om verbanden te leggen tussen de documenten. In een digitale omgeving geeft de Verkenner, (type Windows Explorer) het ordeningsplan weer. Het volstaat in deze verkenner dezelfde hiërarchische structuur aan te brengen als in het ordeningsplan. De mappen (hoofdmappen, submappen, documenten) moeten dezelfde namen krijgen als de grote onderverdelingen en de rubrieken in het ordeningsplan. Ordenen bestaat er in dat de informatie (de documenten) in de juiste submap worden opgeslagen. Opmerking over de digitale documentbeheersystemen (DMS) Documentbeheersystemen maken gebruik van matrices in plaats van een boomstructuur met mappen; aan de hand van zoekrobotten worden documenten die aan welbepaalde criteria voldoen, opgespoord. Met deze methode ziet men de (boom)structuur niet meer. Er is geen duidelijke logica meer, geen globaal overzicht van de documenten beheerd door een instelling. Indexering - vaak gebruikt om informatie te inventariseren zonder voorafgaande ordening - kan geen orde scheppen in initiële wanorde! 27

30 5. De laatste stap: de fysieke opberging Na de intellectuele ordening, volgt de materiële opberging. Een correcte ordening kan in het gedrang komen door een slechte materiële opberging. Het ogenblik waarop de dossiers worden afgesloten en de kantoren verlaten om in archiefdozen opgeborgen te worden, is een delicaat moment voor het voortbestaan van de ordening. Archieven verhuizen al te vaak in grote, ongeordende massa s naar kelders en zolders. Indien hun overbrenging niet goed georganiseerd verloopt, bestaat het risico dat ze lukraak worden gestockeerd. De fysieke plaatsing moet de intellectuele ordening niet noodzakelijk volledig volgen, maar het moet wel mogelijk zijn om de ordening terug te vinden. Er zijn meerdere methodes om archief op te bergen. Welke methode er ook gekozen wordt, ze moet de ordening respecteren. De intellectuele samenhang en de materiële mogelijkheden moeten met mekaar verzoend worden - Methodische rangschikking: het ordeningsplan wordt in het archieflokaal ruimtelijk overgenomen. Elke reeks krijgt een plaats en er wordt voor gezorgd dat de plaats van de documenten zoveel mogelijk overeenstemt met de logica van het ordeningsplan. Nadeel van deze methode is dat er veel ruimte verloren gaat (er moet ruimte voorzien worden voor de aangroei van het archief) en reeksen die alsmaar blijven aangroeien, moeten dikwijls worden verzet (zeer arbeidsintensief). - Continue berging: het archief wordt in de volgorde van aankomst in de rekken geplaatst (op volgnummer). Bij continue berging is de interne logica niet meer waarneembaar; zoeken is slechts mogelijk door gebruik te maken van een register of een bestand. - Ten slotte is er nog een gecombineerd systeem: het archief wordt opgeborgen in opeenvolgende blokken (bijvoorbeeld per jaar), maar binnen ieder blok wordt de orde van het plan bewaard. 28