BDO. OMDAT MENSEN TELLEN.

Transcriptie

1 BELASTINGSAMENWERKING RIVIERENLAND Accountantsverslag 2015 BDO Audit & Assurance BDO. OMDAT MENSEN TELLEN. Pagina 1

2 VERTROUWELIJK Belastingsamenwerking Rivierenland T.a.v. dagelijks bestuur Postbus AA TIEL Groningen, 1 maart 2016 Accountantsverslag 2015 Geachte leden van het dagelijks bestuur, Hierbij bieden wij u ons accountantsverslag 2015 aan. Conform de aan ons verstrekte opdracht hebben wij de jaarrekening 2015 Belastingsamenwerking Rivierenland (hierna: BSR ) en de afrekeningen met de deelnemers gecontroleerd. In dit verslag brengen wij u onder meer de belangrijkste bevindingen en conclusies van de jaarrekeningcontrole onder de aandacht. Dit verslag is uitsluitend voor u bestemd en daarom mag deze niet zonder onze schriftelijke toestemming verder worden verspreid of voor andere doeleinden worden gebruikt. Dit verslag is op 3 maart besproken met de ambtelijke organisatie en wordt op 31 maart in het Dagelijks bestuur en op 21 april behandeld in de auditcommissie. Het opstellen en controleren van de jaarrekening en de verantwoordingen voor de deelnemers is een aanzienlijke inspanning. Een eerste controlejaar maakt dit traject extra intensief. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van BSR bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om deze rapportage nader toe te lichten. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. drs. R.H. (Rob) Bouman RA Pagina 2

3 INHOUDSOPGAVE Logische toegangsbeveiliging 1. Dashboard bevindingen controle Strekking controleverklaring 3. Belangrijkste bevindingen Overige aandachtspunten accountantscontrole Pagina 3

4 Hoofdstuk 1 DASHBOARD BALANS-CONTROLE 2015 Pagina 4

5 1. DASHBOARD ACCOUNTANTSCONTROLE Ons oordeel De jaarrekening 2015 geeft een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van zowel de baten en lasten als van de activa en passiva. Baten en lasten, alsmede balansmutaties zijn rechtmatig tot stand gekomen. Top 3 aandachtspunten voor Het verder optimaliseren van de standenregisters en de kadastrale vergelijking met WSRL ter verbetering van de interne beheersing van de integriteit van de data in Key2. 2. De Verbijzonderde Interne Controlefunctie integreren met processen en programma s. 3. Het beoordelen of de gehanteerde kostenverdeelsleutel nog een goede weergave is van de activiteiten en prestaties per programma. Productieaantallen per programma Begroting Realisatie Belangrijkste Af bevindingen Belangrijkste wijzingen 2015 Kosten per regel, aanslag en object Er zijn op programmaniveau geen onrechtmatige begrotingsoverschrijdingen. Wij kunnen instemmen met schattingen van de getroffen voorzieningen voor debiteuren en personeel in de jaarrekening. We kunnen instemmen met de gemaakte schattingen van het oninbare deel van de nog uitstaande vorderingen in de financiële jaarverantwoordingen van de individuele deelnemers. Bij het opstellen van de jaarrekening 2015 is voor het eerst een voorziening dubieuze debiteuren invorderingskosten opgenomen. Bij het opstellen van de jaarrekening 2015 is voor het eerst een bestemmingsreserve gevormd binnen het eigen vermogen van BSR. Dit deel van het eigen vermogen is gereserveerd voor investeringen in automatisering en de toekomstige vervanging van Key2. Detailcontroles belastingen ingedeeld naar belastingsoorten in plaats van deelnemers Heffen (regel) Begroting Innen Waarderen (aamslag) (object) Realisatie BAG (object) Pagina 5

6 Hoofdstuk 2 STREKKING CONTROLEVERKLARING Pagina 6

7 2. Strekking controleverklaring Goedkeurende controleverklaring Wij zijn voornemens om bij de jaarrekening 2015 van Belastingsamenwerking Rivierenland een goedkeurende controleverklaring af te geven met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid. De jaarrekening is getrouw Een goedkeurende controleverklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2015 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2015 als van de activa en passiva per 31 december 2015 in overeenstemming met de BBV. De jaarrekening is rechtmatig Een goedkeurende controleverklaring met betrekking tot rechtmatigheid betekent dat de verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in de jaarrekening 2015 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen en in overeenstemming zijn met de wet- en regelgeving zoals opgenomen in het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader. Jaarverslag verenigbaar Ingevolge artikel GW 213 vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening. Pagina 7

8 2. Strekking controleverklaring Goedkeurings- en rapporteringstoleranties zijn conform het controleprotocol Er resteren geen ongecorrigeerde controleverschillen Goedkeuringstoleranties jaarrekening De door ons gehanteerde materialiteit bij de planning en uitvoering van onze controle was , zoals ook opgenomen in het controleprotocol. Dit betekent dat het bij onze controle mogelijk is dat fouten die lager zijn dan het voorgenoemde bedrag niet worden aangepast. Deze goedkeuringstoleranties zijn gelijk aan de rapporteringstoleranties. Echter, u heeft vrijwillig ook kleinere aangetroffen onjuistheden gecorrigeerd en tevens niet afdoende toegelichte onderbouwingen in de definitieve jaarrekening aangepast. Er resteren daarmee geen ongecorrigeerde controleverschillen naar aanleiding van onze controle. Goedkeuringstoleranties Fouten 1% van de bruto-lasten Onzekerheden 3% van de bruto-lasten Pagina 8

9 Hoofdstuk 3 BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN Pagina 9

10 3. Belangrijkste bevindingen 2015 ACTIVA Aandacht gevraagd voor nota Waardering en afschrijving 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk gaan wij in op de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze controle. Hierbij besteden wij onder meer aandacht aan de belastingopbrengsten, de waardering van voorzieningen en de rechtmatige totstandkoming van de transacties. Tot slot rapporteren wij onze belangrijkste bevindingen ten aanzien van vigerende wet- en regelgeving. 3.2 Materiele vaste activa BSR heeft in het boekjaar 2015 voor circa geïnvesteerd. Dit betreft voornamelijk verbeteringen en aanpassingen aan Key2Belastingen, de applicatie die wordt gebruikt voor het primaire proces van BSR. De investeringen hebben tot doel de applicatie te verbeteren en het opleggen van aanslagen efficiënter te maken. In de huidige afschrijvingssystematiek van BSR wordt de levensduur van de activa geschat op 5 jaar en worden er geen kapitaallasten toegerekend. Wij kunnen ons vinden in de inschatting. Wel adviseren wij u om de nota Waardering en afschrijving te actualiseren. Deze nota komt uit 2008 en is niet meer volledig in overeenstemming met de huidige situatie, omdat de uitgangspunten niet (meer) van toepassing zijn of niet meer worden nageleefd. De voor de jaarrekening 2015 gehanteerde grondslagen voor waardering en afschrijving voldoen aan het BBV en zijn door ons akkoord bevonden. Voorziening invorderingskosten adequaat bepaald 3.3 Overige vorderingen Met ingang van boekjaar 2015 heeft er een presentatiewijziging plaatsgevonden ten opzichte van de belastingdebiteuren. Aangezien het risico en economisch voordeel bij de deelnemers ligt zijn deze niet langer opgenomen in de balans van BSR. Hiermee geeft de jaarrekening een beter inzicht in de vorderingen en schuldpositie van BSR. Ter vergelijking zijn ook de cijfers 2014 aangepast aan deze presentatie. Deze wijziging heeft geen financiële effecten voor het resultaat en vermogen van BSR. 3.4 Overlopende activa Voorziening invorderingskosten In het boekjaar 2015 is voor het eerst een voorziening dubieuze debiteuren voor de invorderingskosten opgenomen in de jaarrekening van Dit doordat er in het afgelopen boekjaar regelmatig afboekingen hebben plaatsgevonden op de invorderingskosten. BSR heeft zich ten doel gesteld de uitstaande vorderingen invorderingskosten in 2016 verder bij te werken en oude boekjaren definitief af te sluiten. In het boekjaar 2016 worden de jaren afgesloten. Op basis van de daadwerkelijke jaarlijkse afboekingen, zal BSR in de toekomst de inschatting en berekeningsmethode van de voorziening dubieuze debiteuren invorderingskosten jaarlijks herbeoordelen. Wij kunnen ons vinden in de huidige berekening als beste schatting Pagina 10

11 3. Belangrijkste bevindingen 2015 PASSIVA PASSIVA 3.5 Eigen vermogen Op 11 december 2013 heeft het Algemeen bestuur besloten vanaf 2015 jaarlijks te storten in de reserve Vervangen belastingapplicatie. Deze bestemmingsreserve mag worden aangewend voor uitgaven voor de bestaande belastingapplicatie voor toekomstige aanpassingen van wet- en regelgeving, aanvullende functionaliteit en nieuwe versies. De maximale omvang van de reserve is bepaald op Voor het eerst is in 2015 een reserve gevormd binnen BSR. De mutatie is gelijk aan het resultaat volgens de jaarrekening. Voorziening doorontwikkeling Voorziening personeel adequaat bepaald 3.6 Voorzieningen Voor een aantal voormalige personeelsleden is een voorziening gevormd voor kosten salaris, pensioenen en uitvoering. Als gevolg van verlenging van de pensioengerechtigde leeftijd naar 67,5 jaar alsmede een outplacement traject heeft er per jaareinde een niet-begrote en extra dotatie plaats gevonden. Wij hebben vast gesteld dat deze effecten pas per jaareinde bekend werden en inzichtelijk waren en kunnen ons vinden in de huidige berekening als beste schatting. 3.7 Betalingen onderweg Per jaareinde was zowel een uitgaande betaalbatch crediteuren ad als een betaalbatch restituties belastingen ad nog in verwerking. Tijdens onze controle is gebleken dat deze betaalbatches vanuit Key2 gegenereerd en geëxporteerd zijn, maar dat een specificatie of een rapport ontbreekt. Hoewel we voldoende onderbouwing hebben gekregen voor de verplichting, bevelen we u aan dergelijk balansposten maandelijks te analyseren voor interne controle. Pagina 11

12 3. Belangrijkste bevindingen 2015 PASSIVA BATEN & LASTEN Voorziening doorontwikkeling 3.8 Bijdragen deelnemers De bijdragen van de deelnemers bestaat uit een een verdeling van de kosten per deelnemer en per programma. De productie in aantallen heffingsregels in 2015 was circa stuks hoger dan het begrote aantal van Daarnaast zijn ook de totale kosten hoger dan begroot, maar omdat de kosten verdeeld worden over het hogere aantal werkelijke aanslagen resulteert dit per saldo in een circa 0,01 lager tarief van ongeveer 1,22 per aanslagregel Het werkelijke tarief per aanslag is lager dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat de kosten voor het innen lager waren dan begroot. Daarnaast zijn de overige opbrengsten (voornamelijk invorderingskosten) hoger dan begroot, wat indirect een positief effect heeft op de kostenverdeling. Ten slotte is de productie circa aanslagen hoger dan het begrote aantal van , wat resulteert in een circa 0,70 lager tarief van 1,50 per aanslag. De begrote productie waarderen van objecten ter uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (wet WOZ) en het beheer en uitvoering van vastgoedinformatie, uitvoeren van de Wet basisregistraties Adressen en Gebouwen (wet BAG) is nagenoeg gelijk aan de werkelijke productie. De kosten voor het waarderen WOZ zijn echter gestegen, wat resulteert in een circa 0,45 hoger tarief van 22,30 per object. Bij waarderen BAG dalen de kosten zowel in totalen als per object licht en dit resulteert in een tarief van 5,76 per object. Kosten begroot Kosten werkelijk Productie begroot Productie Werkelijk Kosten Per product begroot Kosten Per product werkelijk Heffen ,23 1,22 Innen ,20 1,50 Waarderen ,86 22,31 BAG ,87 5,76 Pagina 12

13 3. Belangrijkste bevindingen Lasten De overige bedrijfskosten worden verdeeld over de deelnemers en de programma s op basis van een vaste verdeelsleutel die onderdeel uit maakt van de vastgestelde begroting. Hierbij wordt gekeken welke medewerkers van welke afdeling voor hoeveel procent kunnen worden toegerekend aan de verschillende programma s. Wij hebben geconstateerd dat deze verdeelsleutel in vergelijking met 2014 op consistente wijze is toegepast. VIC inrichten naar belastingsoorten Optimaliseren integriteit data 3.10 Belastingen Separaat hebben wij controles uitgevoerd op de financiële jaarverantwoordingen aan de deelnemers. Wij hebben detailcontroles op de tarieven, grondslagen en rechtmatigheid van de opgelegde en nog op te leggen belastingen ingedeeld naar belastingsoorten. Wij hebben vernomen dat u voor 2016 de Verbijzonderde Interne Controlefunctie op deze werkwijze wil aansluiten en verder wil laten integreren met de programma s, door per afdeling deeltaken toe te wijzen aan medewerkers. Hiervoor is het noodzakelijk dat de queries op Key2Belastingen verbeterd worden en de kadastrale vergelijking met de waterkaart van Waterschap Rivierenland periodiek wordt getoetst ter verbetering van de interne beheersing van de integriteit van de data in Key2Belastingen. U heeft reeds een verbeterproject ingezet onder de naam Herstel en Borging. Pagina 13

14 3. Belangrijkste bevindingen 2015 WETTEN & REGELGEVING Er wordt voldaan aan de WNT inclusief de toelichtingsvereisten Op programmaniveau geen begrotingsoverschrijdingen 3.11 Wet Normering Bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Op grond van de WNT dient BSR in haar jaarrekening de bezoldiging van haar topfunctionarissen te vermelden. Ook is de toegestane bezoldiging gemaximeerd. Op basis van de WNT wordt de directeur van BSR aangemerkt als topfunctionaris. In de jaarrekening van BSR voldoet de toelichting omtrent de WNT aan de daaraan te stellen vereisten. Er is geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen voor de maximale bezoldiging Begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium worden door het Algemeen Bestuur zelf nader ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de goedgekeurde begroting en begrotingswijzigingen en budgetbeheer. Het systeem van budgetbeheer en bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het Algemeen Bestuur, opdat het Algemeen Bestuur hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota van de commissie BBV (voorheen het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten). Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegenomen in ons oordeel. Essentieel is dat het Algemeen Bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijding die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het Algemeen Bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door ons niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven. Daarnaast moeten wij in het verslag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen, waarvan het Algemeen Bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde te stellen. Binnen de programma s zijn voor het jaar 2015 geen begrotingsoverschrijdingen gerealiseerd Naleving inkoop- en aanbestedingsbeleid Bij BSR is sprake van enkele aanbestedingen per jaar, veelal in samenwerking met Waterschap Rivierenland. Via deze aanbestedingen worden met name kostenreducties bereikt. Het risico op niet voldoen aan wet- en regelgeving rondom het aanbestedingstraject is beperkt. Uit de uitgevoerde (interne) controle op werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat de interne procedures ten aanzien van het inkoopproces, specifiek aanbestedingen, voldoende zijn nageleefd. Pagina 14

15 Hoofdstuk 4 OVERIGE AANDACHTPUNTEN ACCOUNTANTSCONTROLE Pagina 15

16 4. Overige aandachtpunten accountantscontrole Opdracht en reikwijdte Opdracht Het Algemeen Bestuur heeft ons opdracht gegeven voor de controle van de jaarrekening 2015 van BSR. Tevens hebben wij de verenigbaarheid van de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening vastgesteld. Voor iedere controle gelden inherente beperkingen, die uiteen zijn gezet in de opdrachtbevestiging (d.d. 21 september 2015). Voor een uitleg van de opdracht en reikwijdte verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. Wij zijn onafhankelijk Geen verschil van inzicht Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat wij hebben voldaan aan deze eisen. Dit geldt ook voor de (nieuwe) Nederlandse regelgeving inzake onafhankelijkheid. Per 1 januari 2014 geldt de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De belangrijkste wijzigingen uit de ViO betreffen: Het (her)overwegen van het verstrekken van aanvullende diensten naast de controleopdracht. Nadere toetsing van ontvangen of verstrekte geschenken en uitingen van gastvrijheid van 100 of hoger. Verbod op sponsoring van een cliënt ten behoeve van naamsbekendheid. Een gelijke behandeling van (de beoordeling van) onafhankelijkheidsaspecten voor zowel controleopdrachten als andere assurancediensten. Verschillen van inzicht met het dagelijks bestuur Er bestaan geen verschillen van inzicht met het Algemeen Bestuur over de waarderingsgrondslagen, de financiële administratie, de verslaggeving of de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. De schattingen van het Dagelijks Bestuur zijn aanvaardbaar Schattingen De opstelling van de jaarrekening vereist dat het Algemeen Bestuur oordelen vormt en schattingen en veronderstellingen maakt die van invloed zijn op de toepassing van grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen, en van baten en lasten. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. De schattingen en onderliggende veronderstellingen zijn in het kader van onze controleopdracht op aanvaardbaarheid beoordeeld. Wij hebben geen andere bevindingen dan opgenomen in dit verslag van bevindingen. Pagina 16

17 4. Overige aandachtpunten accountantscontrole Wij hebben geen aanwijzingen voor materiële fraudes Bevindingen automatisering opgenomen in de managementletter De jaarrekening is opgesteld op basis van continuïteit Fraude Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning en uitvoering van de werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen BSR. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Betrouwbaarheid geautomatiseerde gegevensverwerking Ingevolge artikel 2:393, lid 4 BW, dient de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. De werkzaamheden ten aanzien van de automatisering zijn al ten tijde van de interim-controle verricht en aan de directie en audit commissie middels onze managementletter gerapporteerd. Continuïteit De waarderingen in de jaarrekening zijn gebaseerd op de veronderstelling dat BSR als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. Als de omstandigheden zodanig zijn dat duurzame voortzetting onmogelijk is, dan kan niet van dit continuïteitsbeginsel worden uitgegaan. In dat geval worden de activa en passiva tegen liquidatiewaarde opgenomen. De inschatting of een duurzame voortzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het dagelijks bestuur ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar. Pagina 17