gezien het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d. 14 oktober 2008,

Transcriptie

1 Bijlage II, VV-voorstel 20 november 2008 VERORDENING OP DE VASTE COMMISSIES VOOR ADVIES VERENIGDE VERGADERING DELFLAND De verenigde vergadering van het hoogheemraadschap van Delfland, gelet op de Waterschapswet, gelet op het Reglement van Bestuur voor het hoogheemraadschap van Delfland, gelet op het Reglement van Orde Verenigde Vergadering Delfland (RvO VV 2009), gezien het voorstel van het college van dijkgraaf en hoogheemraden d.d. 14 oktober 2008, BESLUIT vast te stellen de navolgende verordening, regelende de bevoegdheden en samenstelling van vaste adviescommissies, ex vierde lid artikel 7 van het Reglement van Orde Verenigde Vergadering Delfland, en de orde van vergaderingen van die vaste adviescommissies, Hoofdstuk 1. Algemene Bepalingen Artikel 1. Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. Verenigde vergadering: het algemeen bestuur van Delfland als bedoeld in artikel 10 van de Waterschapswet; b. Lid/leden: leden van de verenigde vergadering; c. Delfland: het hoogheemraadschap van Delfland; d. College: het college van dijkgraaf en hoogheemraden; e. Portefeuillehouder: lid van het college van dijkgraaf en hoogheemraden die geacht wordt binnen het college primair beleidsverantwoordelijk te zijn voor het onderwerp; f. Werkgebied: beleidsterrein van één commissie of portefeuillehouder; g. Categorie: ex artikel 9 Reglement van Bestuur voor het hoogheemraadschap Delfland gekozen groep leden; h. Categorie a: ingezetenen, ex sub a eerste lid artikel 9 Reglement van Bestuur; i. Categorie b: ongebouwd, ex sub b eerste lid artikel 9 Reglement van Bestuur; j. Categorie c: natuurterreinen, ex sub c eerste lid artikel 9 Reglement van Bestuur; k. Categorie d: bedrijven, ex sub d eerste lid artikel 9 Reglement van Bestuur; l. Fractie: erkende groepering binnen de categorie a en de hieraan gelijkgestelde groeperingen; m. Voorstel: voorstel voor een besluit van de verenigde vergadering; n. Reglement van Bestuur: Reglement van Bestuur voor het hoogheemraadschap van Delfland; o. Reglement van Orde: Reglement van Orde Verenigde Vergadering Delfland (RvO VV 2009); p. Adviescommissie: commissie ex artikel 7 eerste lid Reglement van Orde; q. Agendacommissie: commissie ex artikel 6 Reglement van Orde; r. Secretaris-Directeur: de secretaris van het hoogheemraadschap, ex artikel 53 van de Waterschapswet; s. Griffier: ex artikel 3 Reglement van Orde; t. Secretaris: de secretaris van de vaste adviescommissie ex artikel 8 van deze verordening. u. Dijkgraaf: de voorzitter als bedoeld artikel 10 van de Waterschapswet. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

2 Hoofdstuk 2. Instelling, taken, samenstelling Artikel 2. Instelling vaste adviescommissies 1. Bij aanvang van haar zittingsperiode stelt de verenigde vergadering voor de duur van deze zittingsperiode een of meerdere vaste commissies voor advies in. 2. Bij het instellingsbesluit bepaalt de verenigde vergadering, met inachtneming van het bepaalde in deze verordening, het werkgebied en de naam van deze zogenoemde vaste adviescommissies. 3. Onderwerpen worden in beginsel in slechts één vaste adviescommissie behandeld. 4. Onderwerpen die het werkgebied van meerdere adviescommissies aangaan, kunnen door de dijkgraaf op advies van de agendacommissie worden doorverwezen naar meer adviescommissies. Zij worden in dat geval door de betreffende commissies afzonderlijk behandeld, tenzij de dijkgraaf behandeling in een gezamenlijke vergadering nodig acht. 5. Indien een gezamenlijke vergadering van adviescommissies wordt belegd, vervult een door het college uit zijn midden aan te wijzen lid de taak van de voorzitter van deze adviescommissie. Artikel 3. Taakstelling vaste adviescommissies 1. Een vaste adviescommissie heeft de volgende taken: a. het desgevraagd of uit eigen beweging uitbrengen van schriftelijk advies aan het college of de verenigde vergadering over voorstellen die betrekking hebben op het werkgebied waarvoor de commissie is ingesteld; b. het voeren van overleg met de portefeuillehouder van het betreffende werkgebied. 2. Een voorstel vanuit het college of de verenigde vergadering wordt in eerste aanleg voorgelegd aan de agendacommissie, die adviseert of een voorstel ter behandeling wordt voorgelegd aan een commissie, rechtstreeks op de agenda van de verenigde vergadering wordt geplaatst of eerst ter (nadere) voorbereiding aan het college wordt voorgelegd. 3. Leden die door Delfland zijn benoemd in een bestuur of vertegenwoordigend lichaam buiten het hoogheemraadschap, leggen in de commissie van het betreffende werkgebied verantwoording af over de vervulling van hun functie. 4. De commissievoorzitter en commissiesecretaris ondertekenen (advies)brieven die vanuit de commissie uitgaan. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

3 Artikel 4. Samenstelling vaste adviescommissies 1. Een vaste adviescommissie bestaat uit zoveel leden als door de verenigde vergadering is benoemd. 2. Alle categorieën, in principe naar rato van de verdeling in de verenigde vergadering, en het college zijn in een vaste adviescommissie vertegenwoordigd. 3. De verenigde vergadering benoemt de in het eerste lid genoemde leden op voordracht van hun categorie en het college. 4. De vertegenwoordigers van de in de verenigde vergadering aanwezigen groeperingen kunnen zowel leden van de verenigde vergadering als niet-leden van de verenigde vergadering zijn. De artikel 33 en 34 van de Waterschapswet en zijn van overeenkomstige toepassing op vertegenwoordigers in de commissies. 5. De verenigde vergadering benoemt op voordracht van een categorie of fractie voor iedere vaste adviescommissie tenminste een plaatsvervangend lid die zitting in de vaste adviescommissie heeft bij verhindering of ontstentenis van een lid als bedoeld in het eerste lid. 6. Bij de voordracht van leden en plaatsvervangend leden voor de vaste adviescommissies dragen de gezamenlijke fracties van de categorie a zorg voor een evenwichtige vertegenwoordiging van alle in de verenigde vergadering aanwezige fracties in die vaste adviescommissies. 7. Bij de voordracht van leden en plaatsvervangend leden voor de vaste adviescommissies dragen de categorieën b, c en d gezamenlijk zorg voor een evenwichtige vertegenwoordiging van deze categorieën in die vaste adviescommissies. Artikel 5. Zittingsduur en vacatures 1. De voorzitter, plaatsvervangend voorzitters en leden van de adviescommissies hebben zitting gedurende hun zittingsperiode in het college respectievelijk de verenigde vergadering. 2. In een vacature wordt zo spoedig mogelijk voorzien volgends de procedure zoals omschreven in artikel 4. Artikel 6. Externe leden: Geloofsbrieven onderzoek en beëdiging 1. Indien een voorgedragen lid voor een adviescommissie geen lid is van de verenigde vergadering vindt er onderzoek van de geloofsbrieven plaats alvorens de voorzitter hem oproept om in de eerstvolgende vergadering de in de Waterschapswet voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen. 2. Het afleggen van de voorgeschreven eed of verklaring en belofte als bedoeld in het eerste lid, vindt plaats direct na het openen van de betreffende vergadering. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

4 Hoofdstuk 3. Voorzitter en secretaris en het verlenen van ambtelijke bijstand Artikel 7. Voorzitter 1. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden uit en door het college benoemd. Zij zijn beiden lid van de vaste adviescommissie. Bij gelijktijdige afwezigheid worden de collegeleden vervangen door een ander lid van het college. 2. Op voorstel van het college kan de verenigde vergadering besluiten een extern voorzitter te benoemen ex derde lid artikel 16 van het Reglement van Bestuur. Deze voorzitter is lid van de vaste adviescommissie. Op zijn lidmaatschap is eerste lid artikel 33 Waterschapswet en artikel 8 Reglement van Orde van toepassing. 3. De voorzitter heeft een raadgevende stem De voorzitter is belast met: a. het leiden van de vergadering: b. het handhaven van de orde gedurende de vergadering; c. het doen naleven van de wet- en regelgeving; d. wat de wet, het Reglement, het Reglement van Orde of deze verordening hem verder opdraagt. 2. De voorzitter verleent het woord, formuleert de conclusies waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemming mede Artikel 8. Secretaris vaste adviescommissie 1. De Secretaris-Directeur wijst in overleg met het college en de griffier voor elke commissie een secretaris en zo nodig een plaatsvervangend secretaris aan. 2. De verdere verlening van de ambtelijke bijstand geschiedt in overleg met het college en op aanwijzing van de griffier. 3. De secretaris is aanwezig in de vergadering. 4. De secretaris kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in deze verordening deelnemen. 5. De griffier draagt zorg voor voldoende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 9 van deze verordening. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

5 Artikel 9. Ambtelijke ondersteuning 1. Een lid dat informatie of advies wenst, kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de griffier of een door hem aan te wijzen ambtenaar. 2. Ambtelijke bijstand moet worden gevraagd aan de griffier. De griffier draagt zorg voor de verlening van bijstand; hij kan - met goedkeuring van de Secretaris-Directeur - een of meer ambtenaren aanwijzen die de gevraagde bijstand verlenen. 3. Ambtelijke bijstand wordt verleend tenzij: a. het lid niet aannemelijk kan maken dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de verenigde vergadering; b. de taakuitoefening van de betreffende functionarissen hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd en de bijstand tot niet geringe, meer aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht. 4. Wanneer de griffier van mening is dat zich een geval voordoet waarin geen ambtelijke bijstand kan of behoort te worden verleend, legt hij het verzoek voor aan het college en doet hij daarvan mededeling aan de aanvrager. Het college beslist zo spoedig mogelijk. 5. Wanneer een lid niet of geheel niet tevreden is over de verschafte informatie, advies of bijstand, kan hij de zaak, indien het betreft door of namens de griffier of Secretaris- Directeur verleende informatie, advies of bijstand, voorleggen aan het college. 6. Indien het betreft informatie of advies verleend door een ander, kan het lid zich tot de griffier of Secretaris-Directeur wenden, die de zaak vervolgens met die ander bespreekt; mocht dit overleg voor het lid geen bevredigend resultaat hebben, dan legt de Secretaris- Directeur de zaak voor aan het college. Artikel 10. Informeren portefeuillehouder De secretaris of de aangewezen ambtenaren geven van de door hen mondeling of schriftelijk verstrekte informatie, advies of bijstand kennis aan de betreffende portefeuillehouder in het college indien zulks in het belang is van een goede bestuursvoering. Artikel 11. Geen geheimhoudingsverplichting Bij het aanvragen van informatie, advies of bijstand mag degene die deze hulp verleent niet tot geheimhouding verplicht worden. Artikel 12. Andere hulp Voor zover er behoefte bestaat aan andere hulp dan die welke valt onder de definitie van de begrippen informatie, advies en bijstand, beslist de verenigde vergadering. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

6 Hoofdstuk 4. De vergaderingen Paragraaf 1. Houden van vergaderingen Artikel 13. Vergaderfrequentie 1. De vergadering van de vaste adviescommissies zijn ten minste twee weken vóór een vergadering van de verenigde vergadering. En voorts zo dikwijls als de voorzitter of de agendacommissie het nodig acht, dan wel ten minste drie van het aantal zitting hebbende leden het schriftelijk met opgave van redenen verzoekt. 2. Indien drie van het aantal zitting hebbende leden om een vergadering verzoekt, wordt deze gehouden binnen drie weken nadat dit verzoek is ontvangen. De voorzitter is bevoegd in bijzondere gevallen met opgave van redenen van deze termijn van drie weken af te wijken. 3. Vergaderdata worden jaarlijks vastgelegd in een schema dat uiterlijk in november van het jaar daarvoor door het college in overleg met de agendacommissie aan de verenigde vergadering wordt aangeboden. De vergaderingen worden in de regel gehouden in het Gemeenlandshuis te Delft. 4. De voorzitter bepaalt datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in de agendacommissie. Artikel 14. Agenda en Oproep 1. De secretaris zorgt, namens de voorzitter, dat de leden ten minste twee weken vóór een vergadering spoedeisende vergaderingen uitgezonderd een schriftelijke oproep onder vermelding van de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering ontvangen. 2. Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt de agendacommissie de conceptagenda van de vergadering vast. 3. Bij de uitnodiging wordt de agenda gevoegd met bijbehorende stukken. De agenda vermeldt, in de voorgestelde behandelvolgorde, de onderwerpen die in de vergadering behandeld zullen worden. In de agenda wordt tevens vermeld welke stukken voor de leden ter inzage worden gelegd. 4. De voorzitter kan na het verzenden van de oproepingsbrief zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde stukken worden zo spoedig mogelijk aan de leden gezonden of voor hen ter inzage gelegd. 5. Bij aanvang van de vergadering stelt de adviescommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de adviescommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren. 6. Wanneer de adviescommissie een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan zij besluiten terugzending naar het college om nadere inlichtingen of advies. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

7 Artikel 15. Openbare kennisgeving en ter inzage legging 1. De vergadering wordt ter openbare kennis gebracht door aankondiging in een dag-, nieuws-, huis-aan-huisblad en door plaatsing op de website van Delfland. 2. De openbare kennisgeving vermeldt: a. de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering; b. de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, kan inzien; c. de mogelijkheid tot het uitoefenen van het inspreekrecht ex artikel 20 van deze verordening. 3. In afwijking van het bepaalde in het tweede lid onder b, blijven stukken, omtrent de inhoud waarvan ingevolge artikel 37, eerste dan wel tweede lid, van de Wet geheimhouding is opgelegd, onder berusting van de griffier, die de leden inzage verleent. Paragraaf 2. Orde der vergadering Artikel 16. Zitplaatsen De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor personen die voor de vergadering uitgenodigd zijn. Artikel 17. Presentielijst 1. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid van de adviescommissie onmiddellijk de presentielijst. 2. De presentielijst blijft gedurende de vergadering bij de secretaris beschikbaar ter tekening door tijdens de vergadering binnengekomen leden. 3. Bij vertrek uit de vergadering wordt het tijdstip van vertrek opgenomen op de presentielijst. 4. Aan het einde van elke vergadering wordt de presentielijst door de secretaris en de voorzitter getekend. 5. Zonder voorafgaande tekening van de presentielijst kan geen lid in de vergadering het woord voeren of aan een stemming deelnemen. Artikel 18. Mededeling van verhindering Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen geeft hiervan voor aanvang van de vergadering, kennis aan de secretaris. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

8 Artikel 19. Opening vergadering; Quorum 1. De voorzitter opent de vergadering op de vastgestelde aanvangstijd, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden blijkens de presentielijst aanwezig is. 2. Wanneer een half uur na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de afwezigen leden, datum, aanvangstijd en plaats van de volgende vergadering. 3. Deze volgende vergadering vindt plaats ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproepingsbrief. 4. a. Op de vergadering bedoeld in het derde lid, is het eerste lid van dit artikel niet van toepassing; b. in deze vergadering kunnen alleen onderwerpen worden behandeld die op de agenda stonden van de vergadering bedoeld in het eerste lid van dit artikel; c. de beperking genoemd onder het vierde lid sub b geldt echter niet indien op deze vergadering het vereiste aantal leden als bedoeld in het eerste van dit artikel aanwezig is. Artikel 20. Inspreekrecht 1. Onmiddellijk na de opening van de vergadering kunnen niet-leden het woord voeren over op de agenda vermelde onderwerpen of over een door henzelf aangekondigd onderwerp dat middels een orde voorstel bij de vaststelling van de agenda is geagendeerd voor deze vergadering. 2. Het woord kan niet gevoerd worden: a. Over een besluit van het hoogheemraadschap waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan; b. Over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; c. Indien er een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. 3. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste zestien uur voor aanvang van de vergadering bij de secretaris. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. 4. De totaal beschikbare spreektijd bedraagt 30 minuten. Zij die zich als spreker hebben gemeld, krijgen van de voorzitter in volgorde van aanmelding gedurende maximaal 5 minuten het woord. Indien zich meer dan zes sprekers hebben gemeld, wordt de totaal beschikbare spreektijd evenredig over de sprekers verdeeld. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. 5. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de adviescommissie toestaan aan de spreker verhelderende vragen te stellen. 6. De voorzitter of een lid kan een voorstel doen voor behandeling van de inbreng van de spreker. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

9 Artikel 21. Notulen 1. De notulen vermelden: a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren, en de insprekers; b. de zaken die aan de orde zijn geweest; c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene; d. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich met een genomen besluit niet hebben verenigd dan wel die zich overeenkomstig artikel 38a van de Wet van stemming hebben onthouden; e. de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, moties en (sub)amendementen. 2. De voorzitter en de leden hebben het recht een voorstel tot verandering van de notulen aan de adviescommissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. De ontwerpnotulen van de openbare vergadering worden hiertoe binnen twee weken na de vergadering aan de leden toegezonden. 3. De leden kunnen maximaal vier weken na hun vergadering, doch uiterlijk de dag voor verzending van de agenda en voorstellen voor hun volgende vergadering, voorstellen tot wijziging op de ontwerpnotulen insturen, die a. als ze van technische aard zijn door de voorzitter worden verwerkt; b. als ze van inhoudelijke aard zijn door de voorzitter aan de orde zullen worden gesteld bij de volgende vergadering. 4. In de eerstvolgende openbare vergadering worden de notulen van de vorige openbare vergadering vastgesteld. 5. De vastgestelde notulen worden door de secretaris en de voorzitter ondertekend. Artikel 22. Ingekomen stukken en mededelingen 1. Bij de adviescommissie ingekomen stukken, waaronder de schriftelijke mededelingen van het college aan de verenigde vergadering, worden vergezeld van een voorstel tot afdoening, op een lijst geplaatst. 2. Na vaststelling van de notulen stelt de adviescommissie op voorstel van het college of de agendacommissie de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast. Artikel 23. Spreekregels, handhaven vergaderorde 1. Geen lid voert het woord dan na het van de voorzitter te hebben verkregen. De voorzitter verleent het woord in het algemeen in de volgorde, waarin het is gevraagd. 2. Van de in het voorgaande lid bedoelde volgorde wordt afgeweken, wanneer een lid het woord vraagt over een persoonlijk feit of om een voorstel van orde voor te stellen. 3. Een spreker mag in zijn rede niet worden gestoord, tenzij de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren. Interrupties zijn toegestaan, tenzij de voorzitter beslist, dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties zal afronden. 4. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

10 4.a. Indien een lid zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het onderwerp in behandeling, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien het desbetreffende lid hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dat plaatsvindt, over het onderwerp het woord ontzeggen. b. Onder "beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen" worden in ieder geval begrepen het doen van uitlatingen of uitingen, in welke vorm dan ook, met racistisch, seksistisch of anderszins discriminatoir karakter. c. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord de vergadering sluiten. d. De voorzitter kan voorstellen om een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergaderingen te ontzeggen. Voor de eerste maal voor de vergadering waarin het besluit wordt genomen en bij herhaling voor een bepaalde tijd, doch niet langer dan voor drie achtereenvolgende vergaderingen. Over dit voorstel wordt niet beraadslaagd. Bij aanvaarding van het voorstel moet het lid de vergadering onmiddellijk verlaten. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. 5. De voorzitter kan het woord verlenen aan de secretaris of aan andere ambtenaren. 6. De leden spreken vanaf hun plaats en richten zich tot de voorzitter. 7. Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de leden vanaf een andere plaats spreken. 8. Indien een spreker bij de behandeling van een voorstel ter verduidelijking van zijn woorden van hulpmiddelen gebruik wenst te maken, behoeft hij daartoe toestemming van de voorzitter. 9. De agendacommissie kan bij de conceptagenda het instellen van spreektijd voorstellen. 10. Bij aanvang van de beraadslaging over het betreffende agendapunt, kan een lid of de voorzitter een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de overige aanwezigen. 11. Indien de adviescommissie een spreektijd instelt, verdeelt de voorzitter de tijd naar billijkheid. Nadat de gestelde tijd is verstreken, beëindigt de spreker zijn rede, zodra de voorzitter hem daartoe uitnodigt. Artikel 24. Spreektermijnen 1. De beraadslaging geschiedt als regel in twee, echter indien de adviescommissie dit wenst, in drie termijnen. 2. Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. 3. Het bepaalde in het tweede lid is niet van toepassing op: a. de hoogheemraad die in het bijzonder is belast met het betreffende onderwerp; b. de rapporteur van een commissie; c. het lid dat een (sub)amendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, voor wat betreft dat amendement, die motie of dat voorstel. 4. Elke termijn is afgesloten nadat het college, of het lid, geen deel uitmakende van het college dat zijn voorstel verdedigt, de sprekers heeft beantwoord. 5. Na sluiting van de beraadslaging wordt zo nodig over het aan de orde gestelde onderwerp gestemd. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

11 Artikel 25. Beraadslaging; schorsing 1. De adviescommissie kan op voorstel van de voorzitter of een lid beslissen over een of meer onderdelen van een ontwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. 2. Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan de adviescommissie besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. 3. Wanneer de voorzitter van oordeel is, dat een voorstel voldoende is besproken, sluit hij de beraadslaging, tenzij de adviescommissie voortzetting wenst. 4. De voorzitter vat de door de vergadering te nemen beslissing samen aan het eind van de beraadslaging. Artikel 26. Stemverklaring Na het sluiten van de beraadslaging en voordat tot stemming wordt overgegaan, heeft ieder lid het recht zijn uit te brengen stem kort te motiveren. Artikel 27. Beslissing Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt, na een stemming over eventuele amendementen, de stemming plaats over het voorstel, zoals het dan luidt, in zijn geheel, tenzij geen stemming wordt gevraagd. Paragraaf 3. Procedures bij stemmingen Artikel 28. Stemmen algemeen 1. De voorzitter vraagt, of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen. 2. In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening in de notulen vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich ex artikel 38a van de Waterschapswet stemming dienen te onthouden. 3. Geen van de leden onthoudt zich van stemming, anders dan in de gevallen van artikel 38a van de Wet. De reden van onthouding wordt in de notulen aangetekend. 4. Indien door een of meerdere leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter daarvan mededeling; de stemming geschiedt bij handopsteken. 5. In afwijking van het derde lid, vindt er hoofdelijke stemming plaats indien een lid daarom vraagt. Bij hoofdelijke stemming worden de volgende regels in acht genomen: a. De voorzitter of de secretaris roept de leden bij naam op hun stem uit te brengen. b. De stemming begint bij het lid met het volgnummer van de presentielijst dat daartoe bij loting is aangewezen. Indien het getrokken nummer een lid betreft, dat of niet aanwezig is, of niet bevoegd is om aan de stemming deel te nemen, vangt de stemming aan bij het stembevoegde lid dat op de presentielijst volgt op het eerst bedoelde lid. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

12 c. Ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, is verplicht zijn stem uit te brengen. d. De leden brengen hun stem uit door het woord voor of tegen uit te spreken, zonder enige toevoeging. e. Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering. 6. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming direct mee, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit. 7. Tenzij de vergadering voltallig is, wordt bij staking van stemmen over zaken het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend. 8. Indien de stemmen staken in een voltallige vergadering of voor de tweede maal over hetzelfde voorstel, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen. 9. Onder een voltallige vergadering wordt voor de toepassing van dit artikel verstaan een vergadering, waarin alle zitting hebbende leden aanwezig zijn. Artikel 29. Stemmen over amendementen en moties 1. Indien een amendement op een voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd. 2. Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over dat subamendement gestemd en vervolgens over het amendement zoals dat na die stemming luidt. 3. Indien twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat het meest verstrekkende amendement of subamendement het eerste in stemming wordt gebracht. 4. Indien aangaande een voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over de motie gestemd en vervolgens over het voorstel. Artikel 30. Stemmen over personen 1. Voor stemmingen over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen benoemt de voorzitter drie leden tot stembureau. 2. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De adviescommissie kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op een briefje. 3. Het stembriefje vermeldt de naam van de persoon die de voorkeur van het lid heeft en dient gesloten en niet ondertekend te zijn. 4. Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

13 5. Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in 38c van de Waterschapswet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan: a. een blanco ingevuld stembriefje; b. een ondertekend stembriefje; c. een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft; d. een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen; e. een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt. 6. De inhoud van elk stembriefje wordt door een van de leden van het stembureau duidelijk verstaanbaar voorgelezen, door een ander nagezien en door de derde opgetekend. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de adviescommissie, op voorstel van de voorzitter. 7. Een van de leden van het stembureau meldt de uitslag van de stemming aan de voorzitter. De voorzitter maakt de uitslag van de stemming bekend. 8. Onder de zorg van de secretaris worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd. Artikel 31. Herstemming over personen 1. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan. 2. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatsvinden. 3. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist direct het lot. Artikel 32. Beslissing door het lot 1. Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven. 2. Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud. 3. Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

14 Hoofdstuk 5. Besloten Vergadering Artikel 33. Algemeen 1. Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voorzover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. 2. Leden van de verenigde vergadering, en bestuursassistenten van het college mogen tijdens besloten vergaderingen als toehoorder aanwezig zijn. 3. De adviescommissie kan toestaan dat anderen een besloten vergadering bijwonen. Zij zijn verplicht geheimhouding te bewaren over hetgeen tijdens de vergadering aan de orde komt. Artikel 34. Geheimhouding 1. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de adviescommissie of overeenkomstig de Waterschapswet omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De adviescommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. 2. Indien de adviescommissie op grond van het gestelde in artikel 37, vierde lid van de Waterschapswet, voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. Artikel 35. Notulen besloten vergadering 1. De notulen van een besloten vergadering worden afzonderlijk van die van de openbare vergadering gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. 2. De notulen van een besloten vergadering waarin omtrent het behandelde geheimhouding is opgelegd, worden voorafgaande aan de eerstvolgende openbare vergadering op een te onderscheiden wijze aan de leden toegestuurd. 3. Deze notulen worden zo spoedig mogelijk in een openbare vergadering vastgesteld als na raadpleging van de vergadering blijkt, dat geen van de leden opmerkingen heeft. 4. Wanneer de voorzitter blijkt, dat er wel opmerkingen worden gemaakt, dan worden de notulen na de openbare vergadering onverwijld in een besloten vergadering vastgesteld. 5. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en secretaris ondertekend. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

15 Hoofdstuk 6. Toehoorders en pers Artikel 36. Toehoorders en pers 1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. 2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. 3. Wanneer overeenkomstig het bepaalde in artikel 35 van de Waterschapswet de deuren worden gesloten, dienen andere aanwezigen dan personen die vallen onder artikel 33 van deze Verordening de vergadering te verlaten. Artikel 37. Geluid- en beeldregistratie Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Artikel 38. Verbod gebruik mobiele telefoons In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan. Artikel 39. Handhaven orde publieke tribune 1. Indien de voorzitter dit nodig oordeelt, kan hij de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen ter handhaving van de orde op de publieke tribune. 2. De voorzitter is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

16 Hoofdstuk 7. Slotbepalingen Artikel 40. Tekenen van stukken 1. Alle van de commissie uitgaande stukken worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend. 2. Oproepen voor een vergadering en brieven die uitsluitend informatieve informatie bevatten worden uitsluitend getekend door de secretaris. Artikel 41. Uitleg verordening In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel over de toepassing van de verordening beslist de voorzitter. Artikel 42. Inwerkingtreding en publicatie Deze verordening treedt in werking op 8 januari 2009, onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van Orde voor de verenigde vergadering De tekst van de verordening zal worden opgenomen in het Algemeen Management Handboek en op de lijst van regelingen van het hoogheemraadschap op de website. Artikel 43. Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Vaste Adviescommissies Delfland. Aldus besloten in de openbare vergadering van de verenigde vergadering van het hoogheemraadschap van Delfland op 20 november De verenigde vergadering voornoemd, De secretaris, de voorzitter, Mevr. A. Boomsma mr. M.A.P. van Haersma Buma Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

17 TOELICHTING OP DE VERORDENING VASTE ADVIESCOMMISSIES DELFLAND Artikelsgewijze toelichting 2. Instelling commissie TOELICHTING: Artikel 16 van het Reglement van Bestuur voor het hoogheemraadschap van Delfland schrijft voor dat het Reglement van Orde Verenigde Vergadering de instelling van commissies regelt. Voor de vaste adviescommissies is dit gedaan met het eerste lid artikel 7 van het Reglement van Orde Taak; Afleggen van verantwoording vervullen functie als vertegenwoordiger TOELICHTING: Het in de commissie afleggen van verantwoording gebeurt niet alleen door VVleden. Ook een middels artikel 43 van het Reglement van Orde aan hen gelijkgestelde vertegenwoordiger in een algemeen bestuur of openbaar lichaam valt onder dit artikel. 4. Samenstelling TOELICHTING: Het Reglement van Bestuur voor het hoogheemraadschap van Delfland geeft per categorie de volgende rato VV-leden: 21 (a): 4 (b): 1 (c): 4 (d). De uitkomst van de verkiezingen is bepalend voor het aantal fracties binnen categorie a. Het is aan de categorieën om een voordracht voor de benoeming van de leden van de commissies (exclusief de collegeleden) te doen. Het aantal leden van de commissies is dan ook niet vastgelegd. Bij benoeming van de commissieleden - bij aanvang van de nieuwe zittingsperiode - is de keuze aan de verenigde vergadering of ze de mogelijkheid daadwerkelijk creëert en niet VV-leden benoemt als bijvoorbeeld plaatsvervangend commissielid. 4.4 en 6 niet-vv-leden TOELICHTING: In sommige gemeenten bestaan burgerraadsleden. Deze leden kunnen namens de gekozen partij deelnemen aan de commissievergaderingen. De Waterschapswet is gewijzigd. En met dit artikel houdt Delfland de mogelijkheid open ook dit fenomeen bij een waterschap te introduceren. Als hiervan gebruik zou worden gemaakt moet beoordeeld worden of deze commissieleden ook op ander gebied gelijk zijn gesteld met VV-leden (rechtspositioneel) Extern voorzitter TOELICHTING: Voor een extern voorzitter gelden dezelfde regels met betrekking tot de comptabiliteit (eerste lid artikel 33 Waterschapswet) en de geloofsbrieven en eed (artikel 8 Reglement van Orde VV) als voor normale VV-leden. 8 en 9. Secretaris en ambtelijke ondersteuning TOELICHTING: Anders dan bij het Reglement van Orde is hier de ambtelijke ondersteuning uitgebreid beschreven. Dit heeft te maken met de onderscheidende rollen en taken van functionarissen: Secretaris-Directeur; griffier van de VV en secretaris van een adviescommissie. Het is onjuist om uit het ontbreken van een regeling voor de ambtelijke ondersteuning in het Reglement van Orde de conclusie te trekken dat VV-leden geen aanspraak kunnen maken op ondersteuning. In dit verband zou een alternatieve benaming voor de functie van griffier zoals beschreven in het Reglement van Orde VV de vaste ambtelijke raadssecretaris kunnen zijn. 10. Informeren portefeuillehouder TOELICHTING: Deze informatieplicht geldt ook voor de griffier en Secretaris-Directeur. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

18 Hoofdstuk 4. De vergaderingen TOELICHTING: De regels in dit hoofdstuk zijn vrijwel identiek aan die in het Reglement van Orde Verenigde Vergadering. 13. Vergaderfrequentie TOELICHTING: Er is een duidelijke koppeling tussen de vergadercycli van de verschillende bestuursorganen, waaronder het college dat belast is met de voorbereiding van de VV-vergaderingen. Op voorstel van de agendacommissie zal de vaste adviescommissie twee weken vóór een VV-vergadering bijeenkomen. Voorts vergadert zij zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden van de adviescommissie dit nodig oordelen. 21 en 35. Notulen TOELICHTING: De definitie in het woordenboek Van Dale van notulen is een kort schriftelijk verslag van de vergadering. Voor commissievergadering kan volstaan worden met een besluitenlijst met aantekeningen. Hoofdstuk 5. Besloten vergadering TOELICHTING: Ook het opheffen van de geheimhoudingsplicht is hiermee summier geregeld. 42. (interne) Publicatie TOELICHTING: Voor bestuursleden en belangstellenden is de verordening te vinden op de website van Delfland. Delfland kent diverse procedures, reglementen en verordeningen die de gang van zaken binnen het Hoogheemraadschap regelen. Zij gelden voor heel Delfland en zijn onontbeerlijk voor een goed functioneren van de organisatie. Het geheel van deze interne procedures, reglementen en verordeningen is gebundeld in het Algemeen Management Handboek (AMH). Ook externe procedures, reglementen en verordeningen maken deel uit van het Algemeen Management Handboek. Het AMH is een leidraad voor alle medewerkers en wordt gepubliceerd op intranet. Dit betekent dat in principe elke PC-gebruiker die gekoppeld is aan het interne netwerk van Delfland, toegang heeft tot het Algemeen Management Handboek. Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)

19 INHOUDSOPGAVE Verordening VAC Delfland Hoofdstuk 1. Algemene Bepalingen... 1 Artikel 1. Begripsomschrijvingen... 1 Hoofdstuk 2. Instelling, taken, samenstelling... 2 Artikel 2. Instelling vaste adviescommissies... 2 Artikel 3. Taakstelling vaste adviescommissies... 2 Artikel 4. Samenstelling vaste adviescommissies... 3 Artikel 5. Zittingsduur en vacatures... 3 Artikel 6. Externe leden: Geloofsbrieven onderzoek en beëdiging... 3 Hoofdstuk 3. Voorzitter en secretaris en het verlenen van ambtelijke bijstand... 4 Artikel 7. Voorzitter... 4 Artikel 8. Secretaris vaste adviescommissie... 4 Artikel 9. Ambtelijke ondersteuning... 5 Artikel 10. Informeren portefeuillehouder... 5 Artikel 11. Geen geheimhoudingsverplichting... 5 Artikel 12. Andere hulp... 5 Hoofdstuk 4. De vergaderingen... 6 Paragraaf 1. Houden van vergaderingen Artikel 13. Vergaderfrequentie... 6 Artikel 14. Agenda en Oproep... 6 Artikel 15. Openbare kennisgeving en ter inzage legging... 7 Paragraaf 2 Orde der vergaderingen Artikel 16. Zitplaatsen... 7 Artikel 17. Presentielijst... 7 Artikel 18. Mededeling van verhindering... 7 Artikel 19. Opening vergadering; Quorum... 8 Artikel 20. Inspreekrecht... 8 Artikel 21. Notulen... 9 Artikel 22. Ingekomen stukken en mededelingen... 9 Artikel 23. Spreekregels, handhaven vergaderorde... 9 Artikel 24. Spreektermijnen Artikel 25. Beraadslaging; schorsing Artikel 26. Stemverklaring Artikel 27. Beslissing Paragraaf 3 Procedures bij stemmen Artikel 28. Stemmen algemeen Artikel 29. Stemmen over amendementen en moties Artikel 30. Stemmen over personen Artikel 31. Herstemming over personen Artikel 32. Beslissing door het lot Hoofdstuk 5. Besloten Vergadering Artikel 33. Algemeen Artikel 34. Geheimhouding Artikel 35. Notulen besloten vergadering Hoofdstuk 6. Toehoorders en pers Artikel 36. Toehoorders en pers Artikel 37. Geluid- en beeldregistratie Artikel 38. Verbod gebruik mobiele telefoons Artikel 39. Handhaven orde publieke tribune Hoofdstuk 7. Slotbepalingen Artikel 40. Tekenen van stukken Artikel 41. Uitleg verordening Artikel 42. Inwerkingtreding en publicatie Artikel 43. Citeertitel TOELICHTING...17 Ontwerpversie voor VV 20 november van 18 (Verordening VAC, 17 oktober 2008)