Handboek communicatie

Transcriptie

1 Handboek communicatie Hervormde Gemeente Rijssen Auteur : Commissie communicatie Vastgesteld in AK vergadering d.d. : 23 maart 2017 Handboek communicatie i

2 Inhoudsopgave 1. ACHTERGROND INLEIDING / DOELSTELLING DOELGROEPEN COMMUNICATIESTRATEGIE ORGANISATIE (BEMENSING EN VERBANDEN) 3 2. HANDLEIDINGEN BESTAANDE COMMUNICATIEMIDDELEN NIEUWE / TOEKOMSTIGE COMMUNICATIEMIDDELEN HUISSTIJL TOELICHTING 13 Handboek communicatie ii

3 1. Achtergrond 1.1. Inleiding / doelstelling Vanuit de AK is besloten om een commissie communicatie op te richten met als doel beleid op te stellen voor de communicatie binnen de Hervormde Gemeente te Rijssen. Doelstelling is om te kijken naar doelgroepen en middelen. Hoe communiceert de kerk nu met mensen in verschillende leeftijden en hoe zouden we in de toekomst het beste kunnen en willen communiceren met de verschillende doelgroepen, door de inzet van beschikbare communicatiemiddelen. Het betreft hier een basisdocument. In het vervolg traject zal gekeken worden of de bestaande middelen nog effectief zijn en of er nieuwe middelen ingezet kunnen worden. Eén van de nieuwe middelen die de komende periode binnen de commissie communicatie zal worden uitgewerkt is de gemeente app Jozua 2.0. Uitgangspunt is dat alles wat we als kerk communiceren, als zodanig herkenbaar moet zijn, bijvoorbeeld d.m.v. een logo op basis van de huisstijl. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de beschikbare logo s en formats welke verderop in dit handboek zullen worden toegelicht 1.2. Doelgroepen Er zijn vele doelgroepen te bedenken. Vaak zal bij een communicatiewens de doelgroep er worden bij gezocht. Een aantal standaard doelgroepen is te onderscheiden: Primaire doelgroep (actief betrokken bij onze Hervormde Gemeente): Alle gemeenteleden; Kerkenraadsleden, predikanten; Kinderen (tot 12 jaar); Jongeren (12 tot 21 jaar); Jong volwassenen (21 tot 35 jaar); Volwassenen (35 tot 65 jaar); Ouderen (vanaf 65 jaar); Leiders / Vrijwilligers (clubs/commissies/verenigingen/werkgroepen etc); Kosters en organisten; Secundaire doelgroep: (randkerkelijken, niet-meelevende/passieve leden) Tertiaire doelgroep: (burgerlijke gemeente Rijssen - Holten, politieke partijen, andere kerkelijke gemeenten en organisaties, scholen en media) Handboek Communicatie 1

4 1.3. Communicatiestrategie Zoals ook hiervoor omschreven, zal de commissie communicatie in het vervolgtraject een communicatiestrategie opzetten om de communicatiemomenten en inzet van de juiste communicatiemiddelen te bepalen, zodat de gewenste doelgroep wordt bereikt. Om hier te komen, zal er gewerkt worden met een jaarplanning voor de vaste communicatiemomenten vanuit de verschillende onderdelen binnen de kerk. Per communicatiemiddel zal bepaald moeten worden wie uiteindelijk beslist of iets wel of niet gecommuniceerd mag/kan worden en of bijvoorbeeld een bepaalde flyer wel of niet opgehangen/verspreid mag worden vanuit Hervormd Rijssen. De hierna genoemde bestaande middelen zullen periodiek worden beoordeeld op hun gebruik en effectiviteit. Handboek Communicatie 2

5 1.4. Organisatie (bemensing en verbanden) Het handboek communicatie wordt beheerd vanuit de commissie communicatie. De eindverantwoordelijkheid van deze commissie ligt bij de AK. De commissie communicatie bestaat op dit moment uit de volgende leden: - Evelien Krabbe (o.a. Facebook); - Gerrit van Munster (AK); - Gert-Jan ten Brinke (CvK), voorzitter; - Jacquelien Plomp (o.a. Ons Kerkblad); - Martijn van het Goor (o.a. Huisstijl en Ontwerp); - Wim ten Hove (CvK); Dit handboek wordt verspreid onder de kerkenraden, verenigingen en overige commissies, zodat de afgesproken lijn door een ieder kan worden toegepast. Handboek Communicatie 3

6 2. Handleidingen 2.1. Bestaande communicatiemiddelen De volgende communicatiemiddelen worden reeds toegepast binnen de gemeente: Ons Kerkblad Jeugdrubriek Website Hervormdrijssen.nl Wijkbrief (wijk 4) Intranet Flyer Facebook Hierna treft u per communicatiemiddel een omschrijving van het middel en de belangrijke contactpersonen. Handboek Communicatie 4

7 Wat Ons Kerkblad. Uitgangspunten/ doelstellingen Voor wie is het bedoeld Waaraan het moet voldoen Frequentie Informatie verstrekken m.b.t. eredienst, wijken verenigingsinfo, alle overige info m.b.t. onze kerkelijke gemeente. Alle gemeenteleden, alle leeftijden en niet-gemeenteleden (die in andere plaatsen wonen). Formaat papier: 34x24cm plano. Gevouwen is dat 17x24 cm, papiersoort: premium wit 80grs SFC, font: De bodytekst heeft Myriad Pro als lettertype. Voor de kopjes wordt FrutigerNext gebruikt. Daarnaast incidenteel andere lettertypes voor bladvulling, column e.d. Layout conform huisstijl Herv. Gem Rijssen. Kerkblad heeft 4, 8, 12, 16 of 20 pagina s. Wekelijks m.u.v. schoolvakanties. Financieel Financieel verantwoordelijk onderdeel begroting CvK. Organisatie Willen we het Hoe willen we het Contact Kopijteam (4 leden). Eindredactie (4 leden). Jazeker. Is niet meer weg te denken. Print en digitaal. Handboek Communicatie 5

8 Wat Jeugdrubriek. Uitgangspunten/ doelstellingen Voor wie is het bedoeld Waaraan het moet voldoen Frequentie Informatie verstrekken over jeugdwerkonderdelen/bereiken beoogde doelgroep. Allen die het kerkblad ontvangen of er op geabonneerd zijn, doelgroep is vooral jongeren: tienerhonk, kbc, JV, zondagsschool, clubs, stukje jeugdwerkleider. Formaat papier: 34x24cm plano. Gevouwen is dat 17x24 cm, papiersoort: fastprint diepgeel 120 grs, font: Bewust geen lay-out conform huisstijl. 20 x per jaar. Financieel Organisatie Willen we het Hoe willen we het Contact 1e contact persoon: 2e contact persoon: 3e contact persoon: Kosten 350 per keer. Totaal 7000 per jaar (20 x per jaar) Financieel verantwoordelijk: onderdeel begroting CvK. Linda Fokkert en Arjan Slagman krijgen en maken input en mailen dit aan de eindredactie. Alles wordt in principe geplaatst. Bij de columns wordt gekeken naar gevoeligheden. Hierover zijn meerdere evaluaties geweest. Ook al eens besproken om minder vaak te maken, gelet de kosten. Verder discussie over of je de doelgroep wel bereikt. Wordt het wel gezien/gelezen door de jeugd? Huidige werkwijze continueren en onderzoeken in hoeverre een ander medium, bijvoorbeeld een app, dit medium kan vervangen met als doel een beter bereik van de doelgroep. Linda Fokkert Arjan Slagman Henny Bosman Handboek Communicatie 6

9 Wat Website van Hervormde Gemeente Rijssen. Uitgangspunten/ doelstellingen Voor wie is het bedoeld Waaraan het moet voldoen Frequentie Financieel Organisatie Willen we het Hoe willen we het Contact Informatie uit de gemeente delen, daarnaast kunnen bezoekers eenvoudig kerkdiensten beluisteren of met kerk TV meekijken. Gemeenteleden maar ook voor bezoekers/belangstellende buiten de gemeente. Eenvoudige, laagdrempelige informatie voor de eigen gemeente maar ook begrijpelijk voor de bezoeker buiten de gemeente. Wekelijks nieuwsberichten, kerkdiensten en kerkblad, agenda. Overige informatie is wat statisch. Verenigingen kunnen continu hun informatie bijwerken zoals vereniging nieuws, agenda, foto s, informatie. Jaarlijkse hosting a 120,- excl. Btw. Jaarlijkse CMS Licentie a 300,- excl. Btw. Webteam plaatst de informatie. Het team is onderverdeeld in technische mensen en mensen die gaan over het redigeren van stukken. Daarnaast kunnen verenigingen/clubs zelf hun informatie plaatsen. Ja, het is een middel wat momenteel niet meer weg te denken is in de informatie verstrekking naar leden en niet-leden. Delen van informatie over onze gemeente in de meest brede zin. Zie bijlage met contactpersonen. Handboek Communicatie 7

10 Wat Wijkbrief Hervormde Gemeente Rijssen. Uitgangspunten/ doelstellingen Voor wie is het bedoeld Waaraan het moet voldoen Frequentie - verbeteren betrokkenheid leden - informeren leden over belangrijke zaken binnen de wijk - deling van lief en leed Voor alle leden binnen een wijk. - frequente verspreiding - opmaak conform huisstijl (herkenning) - informatie dient aan te sluiten bij beleid van de gemeente Maandelijks. Financieel Geen, wijk 4 gebruikt eigen programma. Organisatie Willen we het Hoe willen we het Contact Verantwoordelijkheid via scriba van de wijk. Kan ook bij een ander lid binnen de kerkenraad worden gelegd. Ja, op basis van behoefte binnen de wijk. Op dit moment past alleen wijk 4 de wijkbrief toe. Uniform, binnen een vaste opmaak, middels pdf document, verspreiding per , wellicht in de toekomst aanvullend via een ander medium. Scriba van de betreffende wijk. Handboek Communicatie 8

11 Wat Intranet Hervormde Gemeente Rijssen. Uitgangspunten/ doelstellingen Voor wie is het bedoeld Waaraan het moet voldoen Frequentie - verbeteren samenwerking - ondersteuning bij diverse activiteiten - minder papierwerk - delen van informatie - wens voor opslag van data op 1 plek - documenten worden opgeslagen en blijven ook bewaard - mogelijkheid tot koppeling met een archiveringssysteem - eenvoudige bediening - geen tot weinig beheer werkzaamheden - elke nacht back-up met een retentie van 10 dagen Uitrol in eerste instantie onder CvK, wijkkerkenraden en diaconie. Kan uiteindelijk binnen meerdere commissies worden ingezet. - gebruiksvriendelijk - platform onafhankelijk Zie ook bovenstaande uitgangspunten/doelstellingen. Continu, afhankelijk van gebruikers. Financieel Willen we het Hoe willen we het Geen extra kosten, maken onderdeel uit van de kosten van de website. Ja. Uniform, binnen een vaste folderstructuur. Zoveel mogelijk pdf documenten. Contact 1 e contact persoon: Wim ten Hove. 2 e contact persoon: Jeroen Heuvelman. Handboek Communicatie 9

12 Wat Uitgangspunten/ doelstellingen Voor wie is het bedoeld Waaraan het moet voldoen Frequentie Financieel Organisatie Willen we het Hoe regel ik een flyer? Flyer is een document dat gebruikt wordt om onderwerpen specifiek onder de aandacht te brengen. Wordt vaak eenmalig gebruikt of in een beperkte serie. Bereiken van de beoogde doelgroep om daarmee attentie, aandacht of actie te creëren m.b.t. een bepaald onderwerp. Vaak doelgroepgericht, bijv. t.b.v. bepaalde commissies of onderwerpen, denk aan : afsluiting winterwerk, start winterseizoen, tienerhonk, uitnodigingskaart catechisatie, etc. Formaat : vrij, bij toevoeging aan kerkblad A5 of gevouwen A4 Enkel/dubbelzijdig : voorkeur dubbelzijdig Opmaak : conform huisstijl Kwaliteit : minimaal kwaliteitsniveau Kleur zw : geen voorschriften Oplage : bij toevoeging aan kerkblad 3800 stuks Eenmalig of beperkte serie (x keer per jaar). Kosten te dragen door commissie en passend binnen jaarlijkse begroting. Verzoek indienen bij kerkblad@hervormdrijssen.nl. Ja. Werkwijze flyer (klik link). Contact 1 e contact persoon: kerkblad@hervormdrijssen.nl 2 e contact persoon: Martijn van het Goor (m.vanhetgoor@brndz.nl) Handboek Communicatie 10

13 Wat Uitgangspunten/ doelstellingen Voor wie is het bedoeld Waaraan het moet voldoen Frequentie Financieel Facebook is een social netwerk site, waar gebruikers hun persoonlijke interesses delen met anderen. Via facebook worden activiteiten in de gemeente onder de aandacht gebracht, waar nodig in overleg met redactie Ons Kerkblad en/of het webteam. De pagina heeft een verbindend karakter; mensen worden betrokken bij kerkelijke hoogtijdagen en gebeurtenissen in de gemeente Via Facebook kan het goede nieuws van onze Heer en Heiland Jezus Christus via korte berichten, video s of foto s onder de aandacht van heel veel mensen worden gebracht. Voor gebruikers van facebook, kerkelijk en onkerkelijk. Verschillende onderdelen kunnen via de beheerders een bericht plaatsen op facebook om activiteiten onder de aandacht van de mensen te brengen. Mensen blijven op de hoogte van wat er speelt in de kerk. Facebook wordt door de Hervormde Gemeente Rijssen gebruikt als een informatie- en communicatiemiddel. Als gemeente kunnen we informatie doorgeven. We geven geen meningen en mengen ons niet in discussies via Facebook. Er is geen vaste frequentie. Gemiddeld wordt er eens per week wel iets geplaatst op facebook. Er zijn geen kosten verbonden aan een facebookpagina. Willen we het Hoe willen we het Een goed middel om heel makkelijk informatie te verspreiden. Zie bovenstaand. Contact 1 e contact persoon: Evelien Krabbe. 2 e contact persoon: Dick Sanderman. 3 e contact persoon: Arjan Slagman. 4 e contact persoon: Fenna Pas. Handboek Communicatie 11

14 2.2. Nieuwe / toekomstige communicatiemiddelen Nieuwe / toekomstige communicatiemiddelen die mogelijk ingezet kunnen worden: Mailbestand gemeenteleden (wens o.a. Jeugdcie) Twitter Youtube kanaal Instagram Linkedin SMS / Whatsapp Gemeente app Jozua 2.0 Periodiek zal beoordeeld worden of er nut of noodzaak is om bovenstaande communicatiemiddelen toe te voegen aan de lijst van reeds toegepaste communicatiemiddelen in de gemeente. Handboek Communicatie 12

15 3. Huisstijl 3.1. Toelichting Als bijlage (zie bijlage 2a en 2b) is een korte omschrijving van de huisstijl toegevoegd. De basisbestanden van de huisstijl en de flyers et cetera kunnen via de website van Hervormd Rijssen worden gedownload. Handboek Communicatie 13

16 Bijlage 1 Communicatie handboek Hervormd Rijssen Overzicht onderdelen, beheerders en contactpersonen website Hervormd Rijssen Webteam: Naam: Contact: Kerkrentmeester Gert-Jan ten Brinke gertjantenbrinke@gmail.com Beheerder Jacquelien Plomp janmplomp@solcon.nl Webmaster Jeroen Heuvelman jeroenheuvelman@outlook.com Beheerder Jose Mensink josemensink@gmail.com Ontwerp Martijn van het Goor m.vanhetgoor@brndz.nl Kerkrentmeester Wim ten Hove wthove@solcon.nl Onderdelen: Beheer door: Contact: Activiteiten agenda beheerders website diversen Kerkdiensten Jose Mensink josemensink@gmail.com Kerkblad Jose Mensink josemensink@gmail.com Collectebonnen Kerkelijkbureau kerkelijkbureau@hervormdrijssen.nl Zaalagenda Kerkelijkbureau kerkelijkbureau@hervormdrijssen.nl Contact webteam webteam@hervormdrijssen.nl Vragenformulier webteam webteam@hervormdrijssen.nl Kerkomroep webteam webteam@hervormdrijssen.nl Preekroosters Jose Mensink josemensink@gmail.com Oppasrooster webteam webteam@hervormdrijssen.nl Wat wij geloven webteam webteam@hervormdrijssen.nl Over Hervormd Rijssen Hervormd Rijssen webteam webteam@hervormdrijssen.nl Historie Jannes vd Willige j.vandewillige@live.nl Bestuur en Organisatie Algemene Kerkenraad Wouter Weenink ak@hervormdrijssen.nl College van Kerkrentmeesters Gerard Rutterkamp kerkrentmeesters@hervormdrijssen.nl Kosters en organisten Mevr. Vd Vlist? Webteam webteam webteam@hervormdrijssen.nl Vrijwilligerscoordinatie?? De zes wijken Wijk 1 dhr G.J. Tijhof wijk1@hervormdrijssen.nl Wijk 2 dhr H.D. de Wilde wijk2@hervormdrijssen.nl Wijk 3 dhr J.G. Voortman wijk3@hervormdrijssen.nl Wijk 4 dhr. E. Dommerholt wijk4@hervormdrijssen.nl Wijk 5 dhr. J.W. Vos wijk5@hervormdrijssen.nl Wijk 6 dhr. L. Markvoort wijk6@hervormdrijssen.nl Ouderenpastoraat ntb?@hervormdrijssen.nl Diaconaat Jeroen Heuvelman diaconie@hervormdrijssen.nl Kerkelijk bureau Alda Nijkamp en Dinie Baan kerkelijkbureau@hervormdrijssen.nl Jeugdwerk Kinder Bijbel Club 4-8 jaar G. ten Bolscher gtbolscher@ziggo.nl Jeugdpastoraat ntb ntb Clubs 7-15 jaar Erik Tijhof Tienerhonk jaar Jongerenwerkers jongerenwerkerhgjb@hervormdrijssen.nl Jeugdvereniging 15+ Jan van den Dijk janvandendijk@gmail.com Try out 14+ ntb info.tryoutrijssen@gmail.com

17 Jongerenwerkers Linda Fokkert Arjan Slagman ZAW de Hoeksteen ntb ntb Vorming & Toerusting Catechisatie Marieke Dumont-Baan Anders begaafden Roelof Mensink Theologische Vorming Gemeenteleden Ria Harbers MarriageCourse Derk en Wilma Vosgezang Orientatiebijbelkring Mevr. R. Keizer Zending & Evangelisatie Youth Alpha Jurgen Dannenberg Zendingscommissie Felix Eggerink Vakantie Bijbel Week Anke Kreijkes Dabar Rijssen Commissie Dabar Vrouwen Koffie Ochtenden Gea Voortman Familie Bak - Thailand Mark Bak info@bakinthailand.nl Alpha Cursus Jan Ligtenberg janligtenberg@filternet.nl Verenigingen Vrouwenvereniging Hulda Margreet Manenschijn h.manenschijn@concepts.nl Vrouwenkring Eliséba Dinie Eertink dinie_eertink@hotmail.com Vrouwenvereniging Esther Wilma Mensink fam.jwmensink@solcon.nl Vrouwenkring Ruth Mineke ter Stal hterstal@hotmail.com Mannenvereniging Bewaar het Pand Henk Seppenwoolde h.seppenwoolde@gmail.com Studiekring Nathanaël Studiekring Nathanaël nathanael@hervormdrijssen.nl Jonge vrouwenkring Sifra Joanne Harbers arjanenjoanneharbers@hotmail.com Koren Hervormd Kerkkoor Derk-Jan Beunk website@hervormdkerkkoor.nl Gospelkoor Eternal Joy Willem Mensink eternaljoyrijssen@gmail.com Koor en Concert Commissie Jolanda van Beek jolanda.vbeek@filternet.nl Meditatie van de week webteam webteam@hervormdrijssen.nl Aanvullend pastoraat mevr. Dinie vd Riet vanderietgh@gmail.com Gebouwen Schildkerk webteam webteam@hervormdrijssen.nl Sion webteam webteam@hervormdrijssen.nl De Hoeksteen webteam webteam@hervormdrijssen.nl De Ark webteam webteam@hervormdrijssen.nl Elsen webteam webteam@hervormdrijssen.nl Veelgestelde vragen webteam webteam@hervormdrijssen.nl Kerkpleinmarkt commissie kerkpleinmarkt via vragenformulier ANBI Wim ten Hove wthove@solcon.nl Actie Kerkbalans kerkrentmeesters kerkrentmeesters@hervormdrijssen.nl Versie:

18 HUISSTIJL HERVORMDE GEMEENTE RIJSSEN Korte omschrijving van de ontstane huisstijl van Hervormde Gemeente Rijssen. Er is geen bewust ontwikkelde huisstijl. De afgelopen jaren is er wel een soort stijl ontstaan die ik in dit document kort zal beschrijven. LOGO / BEELDMERK De kerk voert als logo het kerkelijk zegel. Sigillum Ecclesiae De Rijssen - Jes. 11:1 LETTERTYPE GEBRUIK Het lettertype wat gebruikt wordt op de website is Ubuntu en Exo. Vervolgens zijn we deze lettertypes ook verder gaan doorvoeren in overige communicatiemiddelen. Broodtekst - Ubuntu Ubuntu light Ubuntu light italic Ubuntu regular Ubuntu italic Ubuntu bold Ubuntu bold italic Titels - Exo Exo regular Exo italic Exo bold Exo bold italic Exo black Exo black italic VORMENTAAL De ontstane vormentaal bestaat uit diverse hoekvormen zoals ook op de website is te zien. Deze hoekvormen worden speels weergegeven en staan meestal transparant over een

19 foto. Hiervoor is geen bepaalde richtlijn opgesteld. Hieronder enkele voorbeelden: DOE JIJ MEE? KERK IN BALANS? tekst. We zingen graag en dat ze zich hier thuis voelen. Ook kennen we het veel. De catechese vindt Het zijn immers hele speciale zaterdagavondwerk, met tweewekelijks plaats en de sfeer parels in Gods hand. een recreatief programma en in de 2 groepen is ontspannen. de club op maat met zingen, We hebben voor hen in onze een bijbelverhaal en creatieve Kleinschaligheid, eenvoudige gemeente diverse vormen van verwerking. begrijpelijke taal en geduld UI de kerk totaal 72,- per jaar! Eenvoudig betalen via automatische incasso! Niet te vergeten de gaan glinsteren met hun andere thuis of op de woonlocaties, aangepaste catechese; we leren gaven. Mooi toch? kennen we de Ichtuscatechese, daar elke keer een mooie tekst Meer mag natuurlijk ook! Ma g de ke rk er? tusse Beheer & administratie Instandhouding gebouwen Pastoraat 58% N n? TI DENK JE BIJ AL JE UITGAVEN OOK AAN DE KERK?! 25% 17% AA Dat is 6,- per maand en dus voor zorgen ervoor dat deze parels bijbelkringen, bij de deelnemers WAAR GAAT UW GELD NAARTOE?! TG SHOPPE club- en catechesewerk. Naast STEUN JOUW KERK MET 1,50 PER WEEK! MO betrekking op de geleerde beperking. Het is heel belangrijk E verteld wordt, heeft natuurlijk groep mee te komen. N uit de Bijbel. Het verhaal dat lastig vinden om in een grotere naasten met een verstandelijke L BIE vooral voor jongeren, die het zorg en aandacht voor onze AN In onze gemeente hebben we VA K PARELS DIE GLIMMEN! Woordverkondiging Ouderenpastoraat Aangepaste catechisatie Jongerenwerk 11:00 UUR TOT 16:00 UUR 76e jaargang no.31 - vrijdag 9 oktober 2009 OPEN HUIS SION UITNODIGING Officieële uitgave van de Hervormde Gemeente te Rijssen 8 NOVEMBER 2014

20 KLEURGEBRUIK De kleuren die worden gebruikt bestaand uit grijswaarden, wit, oranje en eventueel kleuren uit het PKN logo. FOTOGRAFIE Voor de website zijn er foto s gemaakt door Studio 81, Henk van der Stouw. Deze foto s zijn allemaal in lijn met elkaar. Mensen staan erop centraal. Eerst werden de foto zwart/wit gebruikt, de laatste tijd worden de foto s ook in kleur gebruikt

21 A4 flyer 74 mm A5 flyer HERVORMDE GEMEENTE RIJSSEN 24 mm HERVORMDE GEMEENTE RIJSSEN A6 flyer Subtiele verwijzing naar Hervormde Gemeente Rijssen op promotiemateriaal Afmeting: 74 mm breed x 24 mm hoog HERVORMDE GEMEENTE RIJSSEN HERVORMDE GEMEENTE RIJSSEN