Technisch Specialist. Neevia Document Converter Pro 6.1

Transcriptie

1 Technisch Specialist BCT postbus AH Hoensbroek Heiberg CL Amstenrade T. +31 (0) F. +31 (0) servicedesk: T. +31 (0) F. +31 (0)

2 Copyright Alle in deze handleiding aangeboden informatie (tekst, illustraties, productnamen, logo's etc.) is eigendom van BCT BV. De inhoud ervan mag niet worden (her)gebruikt, in originele of gewijzigde vorm, zonder schriftelijke toestemming van BCT BV. Wanneer u meer informatie wenst over het gebruik van en/of informatie over het verkrijgen van toestemming voor publicatie, neem dan contact op met BCT BV. Voor vragen of opmerkingen over de inhoud van deze handleiding kunt u contact op nemen met de BCT Servicedesk of uw directe contactpersoon bij BCT. Versie: 1.1.3

3 Inhoud 1 Versionering 1 2 In een notendop 2 3 Randvoorwaarden Systeemeisen Services Software CORSA Bestanden 4 4 Installatie DCOM objecten bit systemen DCPRO.EXE 7 5 Configuratie dconverter.inc Neevia configuratie Service configuratie Automatische mappen & parser configuratie Standaardconfiguratie bestand inlezen 18 Handmatige mappen & parser configuratie Mappenstructuur PDF configuratie Opties voor de parser Opties voor Word documenten 28

4 Opties voor Excel documenten Opties voor de RTF-TXT parser Microsoft Office 2007/ Configuratie van overige applicaties/services CORSA/Document Server instellen Microsoft Office en OpenOffice.org Internet Explorer 8.x Specifieke instellingen voor PDF/A Visio bestanden Ondersteunde documentformaten Documenteisen MSG- en EML-bestanden Onbekende bestandsformaten 43 Windows Winword.exe Dcconfig.exe 45 7 Updaten 46 8 Verwijderen 48 9 Foutzoeker 49

5 1. Versionering Versie Datum Informatie Eerste versie Toevoeging voor Windows bit besturingssystemen en Winword.exe Toevoeging Class ID's bij DCOM objecten Toevoeging DCOM objecten op 64-bit systemen Aanpassingen voor PDF export naar PDF versie 1.7 1

6 2. In een notendop wordt in combinatie met de CORSA/Document Server gebruikt voor de conversie van digitale documenten en/of afbeeldingen naar PDF. In deze handleiding is uitgelegd hoe een installatie van moet worden uitgevoerd. De configuratie wordt eveneens toegelicht. wordt standaard op dezelfde server als de CORSA/ Document Server geplaatst. Dit kan echter per configuratie verschillen. De applicatie kan ook op een andere server worden geplaatst om daar conversies uit te voeren. De installatie van is een optie op de CORSA/Document Server en hoeft niet aanwezig te zijn voor een juiste werking van de CORSA/Document Server. 2

7 3. Randvoorwaarden Er zijn twee verschillende soorten installaties: Een installatie van op de machine waarop de CORSA/ Document Server is geïnstalleerd Een gescheiden installatie op een tweede server (een dedicated Neevia Document Converter Pro 6.1 server) Het installatiepakket van is geen installatiepakket van BCT, maar wordt door BCT gedistribueerd. Voor de installatie en uiteindelijke configuratie van is geen licentie nodig. Echter, op elke aangemaakte PDF wordt er dan een melding getoond dat het een proefversie van betreft. Voor een juiste werking in een productieomgeving is het dus belangrijk om een licentie op te geven. 3.1 Systeemeisen De volgende minimale systeemeisen zijn nodig om te gebruiken: CPU: Intel Pentium 4 processor 2,0 Ghz of hoger (een dual-core processor of een processor met hyperthreading wordt aangeraden) Vrij geheugen: 512 MB of hoger Vrije harde schijfruimte: 410 MB of hoger Netwerk: 100 Mbit of hoger Besturingssysteem: Zie het CORSA Availability document 3.2 Services Om te gebruiken dient de Print Spooler Service van Microsoft Windows geïnstalleerd en actief te zijn én Windows Error Reporting dient uitgeschakeld te zijn. Ook dient de 'Data Execution Prevention' (DEP) ingesteld te zijn op 'Turn on DEP for essential Windows programs and services only'. 3.3 Software maakt gebruik van zogenaamde 'parsers' om documenten naar PDF te converteren. Deze 'parsers' worden bij de start van Neevia Document Converter Pro 6.1 automatisch gedetecteerd, mits deze aanwezig zijn op het systeem. Als bijvoorbeeld Microsoft Word documenten dient te converteren naar PDF, dan moet Microsoft Word (onderdeel van Microsoft Office) ook als applicatie op de server zijn geïnstalleerd. Vervolgens kan in dit geval de 'Word parser' detecteren. 3

8 De Office pakketten die momenteel door BCT worden ondersteund zijn: Microsoft Office 2007 SP2 of hoger OpenOffice.org Voor ondersteuning van specifieke versies van deze pakketten, zie het CORSA Availability document. Voor beide pakketten dient een volledige installatie te hebben plaatsgevonden, inclusief eventuele aanwezige subcomponenten. Dit is nodig omdat sommige componenten van deze pakketten onderdelen pas installeren bij het eerste gebruik. Bij een PDF-conversie (op de server) kan dit dan een blokkade opleveren. Een uitzondering hierop is Microsoft Outlook. Microsoft Outlook hoeft niet op de server te zijn geïnstalleerd waarop draait. Ook niet als er berichten (zoals MSG en EML) geconverteerd moeten worden naar PDF. Neevia Document Converter Pro 6.1 heeft een eigen ingebouwde parser die MSG en EML bestanden converteert. Let op: als op de server Microsoft Office is geïnstalleerd, dan dient dezelfde versie of een eerdere versie te zijn geïnstalleerd op de clients. Hetzelfde geldt voor OpenOffice.org. Het is niet mogelijk om op de clients bijvoorbeeld een OpenOffice.org installatie te hebben en op de server Microsoft Office. Verder kan er maar maximaal één instantie van geïnstalleerd zijn per CORSA omgeving. Aangezien de CORSA/Document Server de wachtrij op een sequentiële manier verwerkt, hebben meerdere installaties geen meerwaarde. Immers kan er maar één document parallel worden verwerkt. Het is wel mogelijk om gescheiden van de CORSA/ Document Server te installeren, zodat een dedicated server ontstaat. 3.4 CORSA is in combinatie met CORSA te gebruiken vanaf release Let erop dat de volgende patches minimaale geïnstalleerd zijn: : CORSA DS MSI versie : CORSA DS patch versie : CORSA DS patch versie : CORSA DS patch versie : CORSA DS patch versie en hoger: initiële CORSA DS MSI versie 3.5 Bestanden Het volgende installatiebestand is nodig voor de installatie van Neevia Document Converter Pro 6.1 op de CORSA/Document Server. dcpro.exe 4

9 4. Installatie De installatie van voor de CORSA/Document Server is alleen mogelijk via een wizard. De installatie van op de CORSA/Document Server bestaat uit één installatiepakket. In voorgaande versies van Neevia Document Converter Pro waren dit drie installatiepakketten. Indien de installatie plaatsvindt op dezelfde server als waarop de CORSA/Document Server is geïnstalleerd, dient dezelfde account gebruikt te worden als waarmee CORSA/Document Server en Microsoft Office zijn geïnstalleerd. Verder geldt ook dat de account waaronder de installatie plaatsvindt, over lokale administrator rechten moet beschikken. Het wordt aangeraden om een lokale administrator te gebruiken. 4.1 DCOM objecten Om een juiste werking van te garanderen moeten er enkele beveiligingsinstellingen van Windows worden gewijzigd. Deze instellingen hebben betrekking op de DCOM objecten van zowel Microsoft Office als OpenOffice.org. Let op: Deze instellingen dienen toegepast te worden voordat Neevia Document Converter Pro 6.1 wordt geïnstalleerd, omdat de applicatie tijdens de installatie automatisch de parsers detecteert die gebruikt kunnen worden. 1. Ga naar het menu 'Start' en klik op 'Uitvoeren'. 2. Toets 'dcomcnfg' in en klik op 'Ok'. 3. Zoek en selecteer het DCOM object waarvan de beveiligingsinstellingen moeten worden aangepast. (Microsoft Excel Application, Microsoft PowerPoint-dia en Microsoft Office Word documenten, enz.). Meer informatie is hieronder terug te vinden onder 'Productnaam of Class ID' 4. Klik met de rechtermuisknop op het object en klik op 'Eigenschappen'. 5

10 5. Ga naar het tabblad 'Identiteit'. 6. Selecteer 'The launching user'. 7. Ga naar het tabblad 'Beveiliging'. 8. Selecteer hier voor alle 3 de opties 'Aanpassen'. 9. Klik voor elk van de drie opties op 'Bewerken' en voeg de gebruikersgroep 'Iedereen' toe en de gebruiker die gekoppeld is aan de DCStart service. 10.Vink alle rechten aan bij de gebruikersgroep 'Iedereen' en bij de gebruiker die is gekoppeld aan de DCStart service. 11.Pas de instelling toe en sluit de vensters af. 12.Herstart de machine. Productnaam of Class ID Als de DCOM objecten van Microsoft Office niet in de productnaam terug te vinden zijn (zoals Microsoft Office Word document), dan is het DCOM object terug te vinden op basis van de 'Class ID' (zoals { C }). De Class ID's van Microsoft Word en Microsoft Excel eindigen meestal op 046. Als de applicaties niet onder de productnaam zijn terug te vinden, dan dient de gehele lijst van Class ID's doorlopen te worden totdat de gezochte applicatie is gevonden bit systemen Op een 64-bits installatie van Windows 7 en Windows 2008 R2 kan het voorkomen dat in het venster DCOM settings de DCOM objecten van Microsoft Office (2007) niet terug zijn te vinden. Dit komt doordat standaard de 64-bits variant van Component Services opgestart wordt bij het starten van 'dcomcnfg'. Bij een 64-bits installatie van Windows zijn twee varianten van de Microsoft Management Console beschikbaar, namelijk de 32-bits en de 64-bits versie. Om de 32-bits versie te openen, kan de switch "/32" worden gebruikt. Component Services snap-in starten 1. Klik op 'Start' en vervolgens op 'Uitvoeren' 2. Voer het volgende commando in (zonder quotes): "mmc comexp.msc /32" De Component Services snap-in wordt nu in 32-bits mode geopend. De COM objecten van een 32-bits applicatie (zoals Microsoft Office 2007) worden bij de registratie geplaatst in HKCR\Wow6432\CLSID. Bij het openen van Component Services (dcomcnfg) worden de waarden uit HKCR\CLSID gelezen. Bij Windows Vista 64-bit en Windows bit worden de CLSID waarden van HKCR\Wow6432\CLSID gekopieerd naar HKCR\CLSID (ook wel COM Reflection genoemd), zodat deze ook in de Component Services beschikbaar zijn. In Windows 7 en Windows 2008 R2 is deze feature niet meer beschikbaar, waardoor het mogelijk is dat bij het openen van de Component Services 32-bits, COM objecten niet zichtbaar zijn (omdat ze niet in HKCR\CLSID zijn opgenomen). 6

11 4.2 DCPRO.EXE In onderstaande afbeeldingen wordt stap voor stap de installatie van DCPRO.EXE toegelicht. Let op: voer de installatie in Windows 2008 uit met de optie Run as administrator. Klik op 'Next' 7

12 Selecteer de optie 'I accept the agreement' en klik op 'Next' Wijzig eventueel de installatiemap en klik op 'Next' 8

13 Klik op 'Next' Deselecteer de optie 'Create a desktop icon' en klik op 'Next' 9

14 Klik op 'Install' om de installatie te starten De voortgang van de installatie wordt getoond 10

15 Vul de registratie informatie in en klik op 'Next'. Let op: Neevia 5.x serienummers werken niet in combinatie met Neevia 6.x Indien bovenstaand venster verschijnt, selecteer de optie 'Yes, restart the computer now' en klik op 'Finish'. Als het venster niet verschijnt, herstart de computer dan handmatig na de installatie 11

16 5. Configuratie Behalve de standaardinstallatie, behoort ook een stukje configuratie bij het in gebruik nemen van.in de volgende paragrafen wordt uitgelegd hoe en eventuele andere gerelateerde applicaties geconfigureerd moeten worden. 5.1 dconverter.inc Bij het gebruik van Microsoft Word moet het bestand dconverter.inc in de installatiedirectory van worden vervangen door de versie die BCT heeft geleverd. In het bestand dconverter.inc zijn aanpassingen doorgevoerd die ervoor zorgen dat bepaalde Microsoft Word documenten met een dialoog dat wacht op input van een gebruiker goed naar PDF worden omgezet. 12

17 5.2 Neevia configuratie Het is belangrijk eerst in te loggen met de user account die gekoppeld is aan de DCStart service (veelal 'bctadmin' genaamd). Vervolgens kunnen de onderstaande instellingen worden gedaan. Na het inloggen moeten alle applicaties worden gestart die gebruikt worden als parser (bijvoorbeeld Microsoft Word, Microsoft Excel, OpenOffice.org Writer, Windows Internet Explorer enz.). Deze applicaties moeten minimaal één keer gestart en afgesloten worden om er zeker van te zijn dat er geen vensters worden geopend als de applicaties worden gestart. Deze vensters kunnen namelijk een PDF-conversie verhinderen. Start (dconverter.exe of via het Start menu) en kies menu 'Settings', 'Advanced Settings' ( ). 13

18 Vul in dit venster de volgende waarden in: Item Waarde Folder specific configuration v Show DC Pro Tray Icon Indien gewenst, aanvinken. Don't Prompt for closing confirmation v Create Log file Alleen indien er problemen zijn. Klik daarna op 'log file settings' en geef de locatie van de log file aan. Debug Alleen indien er problemen zijn. Als de gekoppelde applicatie getoond moet worden tijdens de conversie, moet de optie 'Native App visible' aangevinkt worden. Dit kan van toegevoegde waarde zijn bij troubleshooting. Launch as Windows service v. Voor meer informatie, zie het hoofdstuk 'Service configuratie 15 '. Fonts lookup 'Use all system fonts' Max Conversion threads Bij het gebruik van 1 CPU core en waarbij is geïnstalleerd op dezelfde machine als waarop de CORSA/Document Server is geïnstalleerd: 3. Indien voor een dedicated Neevia server wordt gekozen (of een machine met meerdere CPU's) kan deze waarde op de standaardwaarde (zoals deze na de installatie is ingevuld) blijven staan. Parser - Microsoft Word v Parser - Microsoft Excel v Parser - Microsoft Powerpoint v Parser - Microsoft Internet Explorer v Parser - Microsoft Visio Indien Microsoft Visio is geïnstalleerd, dan moet deze optie worden aangevinkt. Voor meer informatie, zie het hoofdstuk 'Visio bestanden 40 '. Parser - AutoCAD Indien AutoCAD is geïnstalleerd, dan moet deze optie worden aangevinkt. Voor meer informatie, zie het hoofdstuk 'AutoCAD bestanden'. Parser - OpenOffice Indien OpenOffice is geïnstalleerd, dan moet deze optie worden aangevinkt. 14

19 5.3 Service configuratie In voorgaande versies van Neevia Document Converter Pro moest de service handmatig worden geïnstalleerd. Met de komst van de nieuwe versie is dit niet meer nodig. De service wordt als onderdeel van geïnstalleerd. De service moet geconfigureerd worden in het menu Advanced Settings. Klik op 'Advanced Settings' 15

20 Selecteer de optie 'Launch as Windows service' en klik op 'configure' Vul de gebruiker in die is gekoppeld aan de DS 7 Service (inclusief wachtwoord), selecteer de optie 'Automatic' bij 'Startup type' en klik op 'OK' Als er geen lokale administrator gebruikt wordt voor de service, kan de onderstaande foutmelding verschijnen. Selecteer een andere gebruiker (bijvoorbeeld SYSTEM) om de gewenste gebruiker toch te koppelen aan de service en wijzig de gebruiker in het services.msc venster. 16

21 Het is mogelijk om de service automatisch te herstarten na een x-aantal conversies. Dit is in te stellen via 'Restart Service after... conversions'. Ook is het mogelijk om de service automatisch te herstarten als er meerdere achtereenvolgende conversiefouten optreden. Dit is in te stellen via 'Restart Service after... consecutive conversion errors'. Om de service te starten, ga naar 'Start Uitvoeren 'services.msc' en zoek 'DCStart'. Druk op de 'Start' knop om de service te starten. Om te controleren wat er gebeurt tijdens een conversie, start 'dcconfig.exe (of via het Start menu 'DCconfig'). Deze applicatie is pas beschikbaar na het inschakelen en configureren van de DCStart service. 5.4 Automatische mappen & parser configuratie Met de komst van is het mogelijk om de mappen en parser instellingen op te slaan in een.cfg bestand. BCT heeft de standaard instellingen opgeslagen in twee.cfg bestanden, te weten: nv6_standard_parser_settings.cfg In dit bestand zijn alle standaard instellingen voor de parsers opgeslagen. Dit configuratiebestand kan worden gebruikt voor alle ondersteunde Office versies. Bij gebruik van Microsoft Office 2007 of hoger wordt aangeraden om 'nv6_office_pdfexport_settings.cfg' te gebruiken. nv6_office_pdfexport_settings.cfg In dit bestand zijn alle standaard instellingen opgeslagen die ervoor zorgen dat de export naar PDF van de Microsoft Office documentformaten door Microsoft Office worden uitgevoerd. Een vereiste hiervoor is dat er minimaal Office 2007 op de server is geïnstalleerd. Alle overige parser instellingen zijn gelijk aan de instellingen die in 'nv6_standard_parser_settings.cfg' zijn gedefinieerd. In deze standaard configuratiebestanden zijn de instellingen opgeslagen die gelden voor de volgende parsers: PSPDF WORD EXCEL POWERPOINT HTML RTFTXT IMAGE/OCR OPENOFFICE 17

22 Voor de overige parsers (zoals VISIO) moeten de instellingen handmatig worden geconfigureerd. Ook moeten de applicatie instellingen (zoals beschreven in de paragrafen 'Neevia configuratie 13 ' en 'Service configuratie 15 ') handmatig worden aangepast Standaardconfiguratie bestand inlezen Om de standaard configuratiebestanden in te lezen is het noodzakelijk dat de bestanden op de server aanwezig zijn waarop is geïnstalleerd. Ga naar de folder configuratie en klik op 'Import' 18

23 Selecteer het gewenste configuratiebestand en klik op 'Open'. De instellingen zoals deze in het configuratiebestand zijn opgeslagen, worden toegepast op 'D:\bct\tds\ds72\3party\neevia\in' (en \out, \error). Let op: de standaard configuratiebestanden zijn ingesteld om gebruik te maken van de standaard mappenstructuur zoals deze door BCT wordt uitgeleverd. Indien gebruik wordt gemaakt van een andere mappenstructuur dan dient dit na het inlezen van het configuratiebestand te worden aangepast. Dit dient te gebeuren voordat er op de 'Apply' knop wordt geklikt. Daarna is het niet meer mogelijk om de invoermap aan te passen. 5.5 Handmatige mappen & parser configuratie Als er geen gebruik wordt gemaakt van de standaard configuratiebestanden, dan dient Neevia Document Converter Pro 6.1 handmatig ingesteld te worden. In de volgende paragrafen is dit verder toegelicht. Een opmerking vooraf: de time-out van de parsers dient ingesteld te worden op 360 seconden Mappenstructuur Een andere algemene instelling is de te gebruiken mappenstructuur. Hiermee wordt bedoeld welke in- en uitvoermap door wordt aangehouden. Kies het menu 'Settings Folders' om de mappenstructuur te bepalen. 19

24 Hier staan standaard de volgende waarden ingevuld: <installdir>\neevia\document Converter\IN bij de inputdirectory <installdir>\neevia\document Converter\OUT bij de outputdirectory <installdir>\neevia\document Converter\ERROR bij de errordirectory 20

25 Naast de standaardmappen kan gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld locaties in de CORSA mappenstructuur. Bij het toepassen van een andere mappenstructuur is het belangrijk de opties 'Folder to scan' en 'Destination folder' in te vullen. Let er ook op dat het output formaat op PDF staat. 21

26 Selecteer in het kader 'Folders to scan' de opties 'Process Subfolders', 'Delete empty subfolders' en 'Process All Files in the input folder' De velden 'Error folder' en 'Folder for original files' kunnen eventueel worden leeg gelaten. Als er geen 'Error-folder' is gedefinieerd betekent dit dat niet-geconverteerde documenten worden verwijderd uit de Neevia mappenstructuur. Is er geen 'Folder for original files' gedefinieerd, dan worden ook alle originele bestanden verwijderd uit de Neevia mappenstructuur (dus níet uit de CORSA/Document Server structuur). Er is een optie om de conversie met Neevia gepland uit te voeren, maar dit moet standaard worden uitgeschakeld. Als er toch wordt gewerkt met geplande conversie, moet dit in de CORSA Management Console worden aangegeven PDF configuratie Door in het venster 'Configuration details' (zie vorige paragraaf) te klikken op de knop 'Advanced' kunnen verdere configuratie-instellingen van de te genereren PDF worden bepaald. 22

27 Stel in dit venster het volgende in: 'Optimze PDF for': 'Printer' 'Compatibility': 'PDF 1.7' 'Auto-Rotate Pages': 'All' 'Resolution': '300' (dpi) Selecteer vervolgens het tabblad 'Compression'. 23

28 Wijzig in dit tabblad de resolutie van alle images naar 300 (dpi), zoals weergegeven in bovenstaande afbeelding Opties voor de parser In de Neevia configuratie moeten enkele instellingen worden gewijzigd zodat de configuratie correct aansluit op de configuratie van de CORSA/Document Server. Start de Neevia Document Converter Pro 6.1 Configurator. 24

29 Klik op 'Add/Edit Input Folder(s)' Dubbelklik op de gewenste map en ga naar het tabblad 'Document Parsers' 25

30 Selecteer de ' " parser en klik op 'Edit' Klik op 'Advanced Settings' 26

31 Selecteer de optie 'Merge Body / Attachment(s)', deselecteer de optie 'Place converted file(s) into a separate subfolder' en stel 'Convert Body encoding' in op 'UTF8'. Het is ook mogelijk de header mee te converteren. Selecteer hiervoor de optie 'Convert Header'. Klik op 'OK' om verder te gaan. Ga terug naar het 'Document Parsers' tabblad en selecteer de HTML parser. Klik op 'Advanced Settings' 27

32 Ga naar het tabblad 'Conversion Settings' en selecteer de opties 'Work Offline' en 'Disable onload/onunload scripts' en klik op 'OK' Deze laatste aanpassing zorgt ervoor dat wanneer er een HTML bestand (bijvoorbeeld een ) wordt geconverteerd, de browser in offline modus werkt en er geen scripts worden uitgevoerd bij het laden/sluiten van het bestand. Er wordt dus geen verbinding met internet gemaakt Opties voor Word documenten Er kunnen binnen een aantal opties worden bepaald die van toepassing zijn bij de conversie van Word-documenten naar PDF. Deze opties kunt u benaderen via menu 'Settings Document Parsers Edit Parser'. Het venster 'Document Parser' wordt getoond: Klik op 'Advanced Settings' 28

33 Selecteer de volgende opties: - Convert Word Headings to PDF Bookmarks - Convert Hyperlinks - Convert Cross-reference links - Convert Word Document Info Ga naar het tabblad 'Advanced Settings'. 29

34 Vink de opties 'Convert custom page sizes' en 'Remove Print Codes' aan. Selecteer bij 'Macros' de optie 'Disable All'. Als de revisie historie zichtbaar moet zijn in de PDF, dan moet de optie 'Hide Document Revisions' uitgeschakeld worden. Na deze instelling is de configuratie van Neevia voltooid. De configurator kan worden afgesloten. Ten slotte dient de service DCStart opnieuw gestart te worden zodat ook gebruik wordt gemaakt van de nieuwe instellingen Opties voor Excel documenten In de Excel parser dienen ook een aantal instellingen te worden gewijzigd. Volg onderstaande stappen om dit door te voeren. Open de Excel parser en klik op 'Advanced Settings' 30

35 Ga naar het tabblad 'Advanced Settings' en selecteer de optie 'Detect and convert custom page sizes'. Deselecteer vervolgens 'Enable Excel Addins' en selecteer bij 'Macros' de optie 'Disable All'. Sluit vervolgens de parser instellingen Opties voor de RTF-TXT parser In de RTFTXT parser dient één instelling te worden gewijzigd: Open de RTFTXT parser en klik op 'Advanced Settings' 31

36 Wijzig de '.TXT file encoding' instelling naar 'UTF8' Sluit vervolgens de parser instellingen Microsoft Office 2007/2010 Als Microsoft Office 2007 of 2010 op de server is geïnstalleerd, dan kan in Neevia Document Converter Pro 6.1 worden ingesteld dat Office de conversie naar PDF overneemt. Als gebruik wordt gemaakt van bovengenoemde Office pakketten, dan wordt u geadviseerd om deze optie in te schakelen. Dit zorgt in de meeste gevallen voor een snellere conversie en biedt betere resultaten. Om Office de PDF conversie te laten uitvoeren moet een instelling in de parsers van Word, Excel en Powerpoint gewijzigd worden. Open de WORD parser en klik op 'Advanced Settings' 32

37 Selecteer de optie 'Use MS Word 2007/2010 native PDF export (faster conversion)' en klik op 'OK' Deze instelling dient ook in de EXCEL en POWERPOINT parser te worden ingeschakeld. Open de EXCEL parser en klik op 'Advanced Settings' 33

38 Selecteer de optie 'Use MS Excel 2007/2010 native PDF export (faster conversion)' en klik op 'OK' Open de Powerpoint parser en klik op 'Advanced Settings' 34

39 Selecteer de optie 'Use MS Powerpoint 2007/2010 native PDF export (faster conversion)' en klik op 'OK' 5.6 Configuratie van overige applicaties/services Naast configuratie-instellingen in moeten ook instellingen in andere, gerelateerde applicaties en services worden toegepast. Deze instellingen worden in de volgende paragrafen toegelicht CORSA/Document Server instellen De instellingen in de CORSA/Document Server moeten worden bepaald zoals weergegeven in onderstaande afbeelding. Houd hierbij rekening met eventuele verschillen in maplocaties (zie paragraaf Neevia configuratie - Mappenstructuur 19 ). Stel de 'Poller timeout' in op 750 seconden 35

40 5.6.2 Microsoft Office en OpenOffice.org Voordat de configuratie van Neevia verder kan worden getest moeten er nog enkele stappen worden uitgevoerd. Log in onder de user account die gekoppeld is aan de DCStart service (veelal 'bctadmin' genaamd). Start vervolgens alle Microsoft Office en OpenOffice.org applicaties één voor één op. Sluit of beantwoord hier alle eventuele vragen en vensters. Sluit daarna ook weer elke applicatie af. Schakel zowel in Microsoft Office als in OpenOffice.org de 'auto repair' optie uit of zorg er voor dat de applicatie met deze optie ingeschakeld geen vensters toont. Wijzig de DCOM beveiliging van de Office en OpenOffice parsers.(zie paragraaf 'DCOM objecten' 5 ). Zorg ervoor dat zowel CORSADMS.DOT als CORSA.XLA geplaatst zijn op de server waarop Neevia is geïnstalleerd. Zie de installatiehandleiding CORSA Connector 7.2 voor de juiste locaties. Plaats de samenvoeg registersleutels (SQLSecurityCheck) voor de gebruikte Microsoft Office versie. Zie voor meer informatie de installatiehandleiding CORSA Connector 7.2. Zet de Macro-beveiliging van Microsoft Word en Excel op 'Laag'. Schakel deelname aan een 'Customer Experience Improvement Program' uit. Let op: Op dit moment worden 64-bits varianten van Microsoft Office niet ondersteund Internet Explorer 8.x Als gebruik wordt gemaakt van Internet Explorer 8.x, dient de 'Restore Last Session' functie uitgeschakeld te worden. maakt gebruik van Internet Explorer om HTML bestanden te converteren naar PDF. Indien de functie Restore Last Session is ingeschakeld, kan bij het openen van Internet Explorer een dialoog worden getoond. Als tijdens de conversie een dialoog verschijnt, zal het document niet worden geconverteerd. Open de Registry Editor en voer onderstaande stap uit om deze functie uit te schakelen. 36

41 Wijzig de waarde van de volgende register sleutel naar 1: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Internet Explorer\Recovery\NoReopenLastSession Maak deze sleutel aan als deze nog niet bestaat: New DWORD (32-bit) NoReopenLastSession. Geef deze sleutel de waarde 1. Sluit de Registry Editor en start Internet Explorer opnieuw om de wijziging toe te passen Specifieke instellingen voor PDF/A Met kunnen PDF/A documenten gemaakt worden in de PDF/A-1b standaard. Hiervoor moeten enkele instellingen gewijzigd worden. Start de hoofdapplicatie op: 37

42 Klik in de menubalk op de optie "Configure Folders". toont het volgende venster: 38

43 U heeft hier eerder al de mappen ingesteld waarin moet scannen naar documenten. Dubbelklik hier op de map waarvan de documenten omgezet moeten worden naar PDF/A. toont het volgende venster: 39

44 Kies bij de optie Output Format voor PDF/A en klik op de knop Apply. Sluit de applicatie geheel af en herstart eventueel de Windows Service DCStart Visio bestanden Visio bestanden kunnen worden geconverteerd met Neevia. Hiervoor moeten enkele instellingen gewijzigd worden. Met behulp van onderstaande stappen kan Visio gekoppeld worden aan Neevia. 1. Installeer Visio en kies voor een volledige Visio installatie. 2. Start na de installatie Visio op en activeer de Visio licentie. Zorg ervoor dat er tijdens het starten van Visio geen vensters openen, zoals de Help assistent van Visio. 3. Start Neevia op en ga in menu "Settings" naar "Advanced...". Het volgende venster wordt getoond. 40

45 4. Vink het vakje "Visio" aan. 5. Klik op "OK". 6. Herstart de Neevia service "DCStart". 7. Voeg in de CORSA Management Console de extensie '.VSD' toe zodat CORSA/Document Server met de Visio bestanden kan omgaan. 8. Selecteer in veld "Native Application" de optie "MS Word". 9. Vink ten slotte de optie "ARC" aan. 41

46 5.7 Ondersteunde documentformaten BCT ondersteunt voor conversie naar PDF niet alle documentformaten. In het CORSA 7.2 Availability document is aangegeven welke documentformaten worden ondersteund Documenteisen De documenten die geconverteerd moeten worden naar PDF moeten aan enkele eisen voldoen: Het document moet foutloos te openen zijn op de server (geen applicatie meldingen) Het document moet zonder dialogen geopend kunnen worden op de server Macro's, huisstijlapplicaties mogen geen dialogen tonen op de server Er mogen geen wachtwoorden aanwezig zijn in het document Koppelingen naar andere documenten mogen niet vragen of ze bijgewerkt moeten worden Als 'altijd bijwerken' is ingeschakeld moeten de documenten met dezelfde paden als op de client ook op de server benaderbaar zijn. Document marges mogen niet te ver verschoven zijn. Als documenten niet aan deze eisen voldoen is het mogelijk dat deze niet (correct) naar PDF worden geconverteerd MSG- en EML-bestanden Met is het mogelijk om.msg- en.eml-bestanden te converteren naar PDF. Deze kunnen ook in CORSA worden opgeslagen. Voor deze integratie dient aan een aantal randvoorwaarden te worden voldaan: 42

47 DSSVMSG parameter in CORSA op JA (alleen als de client Microsoft Outlook is). Deze parameter zorgt ervoor dat wordt opgeslagen als.msg..msg en.eml formaat aan de formaattabel in CORSA Management Console toevoegen met native application MSWORD en optie 'ARC' ingeschakeld (naar wens eventueel ook 'FTI' en 'TMB'). Indien een.msg bestand een bijlage bevat dan dient deze apart te worden opgeslagen zodat deze geconverteerd naar PDF kan worden. Deze vraag kan men in CORSA krijgen door het op 'Ja' zetten van de parameter SAVATTA. Met de parameter DSTPATT kan een standaard stuksoort voor registratie van bijlagen worden ingesteld. Microsoft Outlook is niet nodig op de server waar Neevia draait. Neevia heeft een ingebouwde parser. De ondersteuning voor.msg- en.eml-bestanden is beperkt: enkel platte tekst wordt juist geconverteerd. Het kan voorkomen dat bij de conversie van MSG bestanden tekst niet goed wordt geconverteerd, bijvoorbeeld door het gebruik van de letters: ë é ü ö enz. Dit is op te lossen door enkele wijzigingen in de Internet Explorer: 1. Start de Internet Explorer. 2. Ga naar menu 'Extra Internetopties' en kies de tabkaart 'Algemeen' 3. Klik op de knop 'Talen', venster Taalvoorkeur wordt getoond 4. Klik op de knop 'Toevoegen...', venster Taal toevoegen wordt getoond 5. Selecteer de Nederlands taal en klik op OK 6. Zorg er met de knop 'Omhoog' voor dat deze taal als eerste in de lijst staat 7. Klik op OK en sluit de vensters 8. Ga nu naar de Internet Explorer Parser in en selecteer 'Use static printer pool' 9. Controleer of the Body Encoding van de parser ingesteld is op UTF-8 (zie het hoofdstuk 'Opties voor de parser' 24 ). Belangrijk bij het aanbieden van berichten aan DS is dat bestanden, die als bijlage aan een bericht zijn toegevoegd, worden geconverteerd met Neevia. Een PDF image dat als bijlage aan een bericht is toegevoegd wordt dus niet aan ABBYY Finereader Engine aangeboden voor OCR conversie. Dit is alleen mogelijk als er tijdens het opslaan van een bericht aangegeven wordt dat de bijlagen als bijlagen moeten worden opgeslagen in CORSA (of de methode zoals deze beschreven is in het hoofdstuk Bijlagen converteren) Onbekende bestandsformaten Bij het inlezen van bijvoorbeeld MSG bestanden wordt de geëxtraheerd. Dit betekent dat de geconverteerd wordt naar PDF, maar dit betekent ook dat de bijlagen van deze geplaatst worden in de Input directory. De bestanden worden dan aangeboden aan Neevia om geconverteerd te worden. Om deze bestanden dan ook mee te converteren moet er één optie ingeschakeld worden. Deze optie is te vinden onder Settings Advanced. 43

48 De optie die hier ingeschakeld moet worden is 'Process All Files in the input folder'. Alle bestanden worden zo geconverteerd. Er wordt door Neevia gecontroleerd of de bestanden geconverteerd kunnen worden. Is dit niet het geval dan worden de bestanden verplaatst naar de Error folder. 44

49 6. Windows 2008 In dit hoofdstuk worden enkele zaken die specifiek van toepassing zijn op Windows 2008 toegelicht. 6.1 Winword.exe In enkele gevallen is gebleken dat het winword.exe proces na installatie van Neevia Document Converter Pro % CPU gebruikt. Dit komt door een aanpassing die is uitgevoerd in het Windows 2008 besturingssysteem. Voer bij gebruik van Windows 2008 de volgende stappen uit voor de gebruiker waarmee de DCStart service wordt uitgevoerd. 1. Ga naar de volgende map: %WINDIR%\System32\Config\Systemprofile\Desktop Als deze mappen niet bestaan, maak deze dan aan. Op een 64-bit besturingssysteem moet deze map ook op de volgende locatie aangemaakt worden: %WINDIR% \SysWOW64\Config\Systeemprofile\Desktop. 2. Klik met de rechtermuisknop op de map 'Desktop' en kies 'Eigenschappen Properties' 3. Stel volledige rechten in op deze map voor alle gebruikers 4. Herstart de machine 6.2 Dcconfig.exe Om dcconfig.exe (t.b.v. de configuratie van ) naar behoren te kunnen gebruiken is het aan te bevelen om deze als Administrator te starten. 45

50 7. Updaten Indien reeds op het systeem is geïnstalleerd, dienen de onderstaande bestanden gekopieerd te worden. Zo kunnen alle instellingen teruggezet worden als de bestanden per ongeluk overschreven of verwijderd zijn. Na het updaten kan het zijn dat de licentie van Neevia opnieuw moet worden ingevoerd. De map 'configs' dconverter.ini dconverter.inc Het is ook mogelijk om vanuit alleen de 'folder settings' te exporteren. Selecteer hiervoor de juiste folder en dubbelklik hierop. Klik op de knop 'Export' om de instellingen te exporteren en selecteer een locatie voor het.cfg bestand Deïnstalleer vervolgens Neevia (voor meer informatie zie het hoofdstuk 'Verwijderen'). Herstart vervolgens de machine en voer dan de nieuwe installatie pas uit. Voor meer informatie over de installatieprocedure, zie het hoofdstuk 'Installatie' van deze handleiding. 46

51 Voor een upgrade van Neevia Document Converter 5.x naar versie 6.x, is het noodzakelijk om ImagePack, de Neevia service en Neevia zelf te deïnstalleren en alle eventueel achtergebleven bestanden in de installatiemap handmatig te verwijderen. Daarna kan de installatie en configuratie van plaatsvinden, zoals al in eerdere hoofdstukken is beschreven. 47

52 8. Verwijderen Volg onderstaande procedure om van het systeem te verwijderen: 1. Ga naar het 'Configuratie Scherm' en klik vervolgens op 'Software'. 2. Klik in het scherm dat nu getoond wordt op 'Document Converter Pro v6.1' en vervolgens op 'Verwijderen'. 3. Volg de instructies op het scherm om de installatie te verwijderen. 48

53 9. Foutzoeker Het kan voorkomen dat documenten niet worden geconverteerd door Neevia Document Converter Pro 6.1. Controleer de onderstaande punten om de oorzaak hiervan te achterhalen. Zie paragraaf 'Documenteisen 42 '. Controleer of het document printcodes bevat (via ALT + F9 in Microsoft Word) en verwijder deze indien aanwezig. Controleer of de Print Spooler service is ingeschakeld. Controleer of de DS 7 Service is gestart. Controleer of de Neevia service (DCStart) is gestart. Controleer of het te converteren bestand opgenomen is in de CORSA Management Console formatentabel. Controleer of het bestand gekoppeld is aan het juiste conversietype. Test vanuit de CORSA Management Console of het bestand met de optie Test kan worden geconverteerd. Als het een TIF bestand is, controleer dan of het bestand niet opgenomen is bij de OCR functie. Wordt de OCR functie namelijk gebruikt, dan wordt het TIF bestand omgezet met ABBYY. Controleer in de CORSA Management Console of de conversie van bestanden niet gepland staat. In dat geval bestaat de mogelijkheid dat de conversie nog niet is gestart. Controleer of Windows Error Reporting is uitgeschakeld en DEP ingesteld is op 'Turn on DEP for essential Windows programs and services only'. Indien de native PDF export functie van Microsoft Office is ingeschakeld, schakel deze dan tijdelijk uit en controleer dan of het document wordt geconverteerd. Daarnaast is het natuurlijk zinvol om de randvoorwaarden, systeemeisen en de configuratie te controleren conform deze installatiehandleiding. 49