WELKOMSTBROCHURE. Textiles

Transcriptie

1 WELKOMSTBROCHURE Textiles

2 Vandaag gaat een nieuwe wereld voor u open. Beste klant, Welkom bij Initial. Met Initial heeft u gekozen voor een sterke en betrouwbare servicepartner. En daar zijn we bijzonder trots op. We doen alles om u een maximale servicekwaliteit te leveren. Zoals u snel zult merken, streeft Initial naar een duurzame vertrouwensrelatie met haar klanten, gebaseerd op oplossingen die uw professionele leven eenvoudiger en aangenamer maken. Wie voor het eerst gebruikmaakt van de Initial service heeft ongetwijfeld nog een aantal vragen. Met deze documenten lichten we daarom de praktische uitvoering van onze diensten toe en geven we antwoord op vragen zoals: Hoe bestel ik kleding voor een nieuwe medewerker? Welke informatie kan ik opvragen over mijn kleding- en linnengebruik? Wat te doen bij een beschadigd kledingstuk? Kortom, heel wat zaken die voor u als Initial klant belangrijk zijn. Wij nodigen u uit om alle informatie door te nemen en deze documenten te bewaren. Deze bevatten immers een hoop nuttige informatie en afspraken, helder en bondig voor u samengevat, zodat u snel de weg vindt in de vele serviceoplossingen van Initial. Kortom, dit is uw handleiding tot een vlekkeloze samenwerking met Initial. Wij bedanken u voor uw vertrouwen en wensen u een verhelderende leeservaring. 2

3 Inhoudsopgave Introductie Pag. 2 Contactpersonen Pag. 4 Pag. 5 Servicemodel bedrijfskleding Pag. 6 De barcode Pag. 7 Aanmelden medewerker Pag Aantallen bepalen Pag Maatname Pag Personaliseren Pag Levertermijnen Pag Mutatieformulier Pag. 11 Afmelden medewerker Pag. 12 Maatruiling Pag. 13 Reparatie Pag. 14 Vervanging Pag. 15 Optie kastinleg Pag. 15 Administratie Pag PDA Pag Factuur Pag Dragerpaneel Pag Barcodelijst Pag. 19 Textiles Extranet Pag. 20 Pag. 21 Servicemodel linnengoed Pag. 22 Inzameling linnengoed Pag. 23 Voorraadbeheer Pag. 23 Facturering Pag. 24 Contactadressen Pag. 26 3

4 After Sales medewerker Contactpersoon: Telefoon: Fax: Voor vragen over Uw factuur Aanmelding personeelsleden Afmelding personeelsleden Maatruilingen Leveringen Uw contactpersonen Als dienstverlener vinden wij het belangrijk dat wij goed bereikbaar zijn, en dat u ook vaste aanspreekpunten hebt. Voor u staan de volgende contactpersonen ter beschikking: Commerciële buitendienst Contactpersoon: Telefoon: Fax: Voor vragen over Assortiment Prijzen De overeenkomst 4

5 bedrijfskleding 5

6 Servicemodel bedrijfskleding Advies model- en stofkeuze aantal stuks per persoon veiligheidsnormen Maatname Servicecyclus Confectie/ personalisatie Eerste levering Periodiek ophalen/ bezorgen (optie) Kledingkasten Onderhoud Periodiek bezorgen/ ophalen Opties Inscannen Uitscannen (optie) Luxeafwerking strijken Opstart Controle aanpassing reparatie vervanging Afwerking vouwen verpakken 6

7 De barcode Initial voorziet alle bedrijfskleding van een barcode. Dankzij deze unieke barcode weten we waar elk kledingstuk zich bevindt en krijgen uw werknemers altijd de eigen kleding terug. We houden via de barcode ook het aantal reinigingsbeurten bij, per adres, medewerk(st)er of kledingstuk. Belangrijk: kleding zonder barcode is niet traceerbaar en mag niet worden meegegeven, tenzij u toestemming hebt gekregen van de After Sales medewerker en hierover de nodige afspraken hebt gemaakt. Welke gegevens vindt u terug op de barcode in elk kledingstuk? Artikelomschrijving Klantnaam Barcodenummer Klantnummer Afleveradresnummer Z = handvouw S = standaard L = gevouwen H = hangend X = luxeafwerking Branche Naam van de drager Vaknummer Kastnummer Maat Dragernummer 7

8 Aanmelden medewerker 1. Aantallen bepalen MA DI WO DO VR Wanneer u kleding aanvraagt voor een nieuwe medewerker, dient u voor elk type kledingstuk afzonderlijk het vereiste aantal te bepalen. Hoeveel broeken, werkhemden, T-shirts, sweaters, uw medewerker nodig heeft, is afhankelijk van het aantal verschoningen per week. Wanneer uw medewerker éénmaal per week van kleding wisselt, is een inzet van minimaal 3 kledingstukken van elk item noodzakelijk. Twee stuks bij aanvang en een derde voor de verschoning. De aantallen kunnen verschillend zijn per type kledingstuk, bvb. 3 broeken, 5 werkhemden, 7 T-shirts Een voorbeeld: Bij inlevering van kledingstuk A bij Initial ontvangt uw bedrijf kledingstuk C daarvoor in de plaats. Intussen maakt uw medewerker gebruik van kledingstuk B. Wanneer kledingstuk B wordt ingeleverd, maakt uw medewerker gebruik van kledingstuk C en levert Initial kledingstuk A weer netjes gewassen af. Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6 KLEDINGSTUK A DRAGEN SERVICE KLEDINGSTUK B DRAGEN KLEDINGSTUK C DRAGEN KLEDINGSTUK A DRAGEN KLEDINGSTUK B DRAGEN KLEDINGSTUK C DRAGEN MA DI WO DO VR SERVICE KLEDINGSTUK A OPHALEN & WASSEN KLEDINGSTUK C LEVEREN MA DI WO DO VR SERVICE KLEDINGSTUK B OPHALEN & WASSEN KLEDINGSTUK A LEVEREN Initial bepaalt het aantal stuks van elk artikel als volgt: 1 verschoning = 3 stuks 2 verschoningen = 5 stuks 3 verschoningen = 7 stuks 4 verschoningen = 9 stuks 5 verschoningen = 11 stuks 6 verschoningen = 13 stuks MA DI WO DO VR SERVICE KLEDINGSTUK C OPHALEN & WASSEN KLEDINGSTUK B LEVEREN MA DI WO DO VR SERVICE KLEDINGSTUK A OPHALEN & WASSEN KLEDINGSTUK C LEVEREN Eenvoudig gesteld komt dit neer op volgende formule: # kledingstukken = (aantal verschoningen per week x 2) + 1 MA DI WO DO VR SERVICE KLEDINGSTUK B OPHALEN & WASSEN KLEDINGSTUK A LEVEREN Hoeveel verschoningen er per week dienen te gebeuren, hangt af van de gebruiks intensiteit, de aard van de werkzaamheden en het type werkomgeving. 8

9 2. Maatname Bij opstart De maatname gebeurt door onze Service Adviseurs met behulp van een voorgewassen passet. Bij nieuwe medewerkers Voor een snelle maatname bij nieuwe medewerkers kunt u gebruik maken van de Initial kleding van andere medewerkers. U geeft hierbij de gewenste maat door. Als de mouw- of beenlengte aangepast moet worden, kunt u dit samen met uw maat doorgeven. Indien dit onmogelijk is, kan hiervoor ook een beroep gedaan worden op onze Service Adviseur. De beenlengte meet u langs de buitenkant van het been, vanaf het hoogste punt van het bekken tot tegen de grond (zonder schoenen) of zool. Voor de mouwlengte meet u de gestrekte arm vanaf het schouderpunt tot over de polsknobbel. Op basis van de maatnames worden vervolgens de kledingstukken besteld. 9

10 3. Personaliseren Ook kunnen wij voor u de kleding voorzien van emblemen (bijvoorbeeld met uw bedrijfslogo, een naamstrook, functie-emblemen zoals heftruck, EHBO, brandweer e.d.). Voor andere aanpassingen verzoeken wij u contact op te nemen met de After Sales afdeling. 4. Levertermijnen De volgende levertermijnen zijn van toepassing, na maatname: Standaard kleding Nieuwe kleding: 2 weken Vervanging: 2 weken Niet-standaard kleding Nieuwe kleding: 8-10 weken Vervanging: 8-10 weken Embleem veiligheidsnormen Belangrijk: kleding die buiten de standaardmaat valt of kleding met een afwijkende mouw- of beenlengte, geldt als niet-standaard kleding. Indien u meer dan 50 stuks per artikel aanvraagt, kan de levertermijn variëren. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze After Sales afdeling. 10

11 5. Mutatieformulier Het aanmelden van een nieuwe medewerker gebeurt als volgt: Initial verstrekt het mutatieformulier. U vult het formulier in en stuurt dit per of fax naar onze afdeling After Sales. Naam van de nieuwe medewerker Gewenste nummer waaronder de nieuwe medewerker moet worden geregistreerd. Dit kan bijv. het personeelsnummer van de medewerker zijn of een door Initial toegewezen nummer. Vul de gewenste kleding in Voorbeeld mutatieformulier Kast- en vaknummer waar kleding in moet worden gelegd (indien van toepassing) U kunt de afdeling aangeven waar de medewerker werkzaam is (indien van toepassing) Aantal stuks dat de medewerker nodig heeft Gewenste maat In te vullen indien de kleding aangepast moet worden o.b.v. de maatname (zie pag. 9 voor een correcte maatname) 11

12 Afmelden medewerker Wat moet ik doen wanneer een medewerker uit dienst treedt? U kunt een drager afmelden via het mutatieformulier of via . De facturering stopt per de 1 ste van de volgende maand. Indien de kleding niet binnen 6 weken wordt terugbezorgd, ontvangt u een herinneringsbrief met een overzicht van de nog in te leveren stuks. Wanneer u de kleding na 2 weken nog niet heeft terugbezorgd, zal Initial de restwaarde aanrekenen. Indien u gebruik maakt van de Initial kasten zal onze chauffeur de kleding zelf uit de kasten halen. Naam van de af te melden medewerker Vul hier het nummer van de drager in Voorbeeld mutatieformulier Kast- en vaknummer van de af te melden medewerker (indien van toepassing) Vul de kleding in die moet worden afgemeld Aantal stuks kleding dat moet worden afgemeld Maat van de af te melden kleding 12

13 Maatruiling Wat moet ik doen wanneer een werknemer een andere maat wenst? Geef de nieuwe maat door op het mutatieformulier en stuur dit per of fax naar onze afdeling After Sales. Bij de levering van de kleding, dient de oude kleding te worden meegegeven met de chauffeur (meegeven met de vuile was). Indien u gebruik maakt van de Initial kasten zal onze chauffeur de kleding zelf uit de kasten halen. Voor de levering van de kleding gelden dezelfde voorwaarden als bij een aanmelding. De oude kleding wordt nooit ingehouden voordat de bestelde kleding is geleverd. Barcodenummer van de te ruilen kleding Vul hier het nummer van de drager in Voorbeeld mutatieformulier Geef aan welke ruiling u wenst 13

14 Reparatie Zijn uw kledingstukken aan reparatie toe? De werkwijze bij reparaties is als volgt: Als u een kledingstuk inlevert om te laten wassen, wordt het kledingstuk gecontroleerd. Indien een reparatie naar onze mening nodig is, wordt die automatisch door ons uitgevoerd. U kunt ook zelf reparaties doorgeven aan onze afdeling After Sales via of via het mutatieformulier. Geef de naam van de drager en het barcodenummer door. Vermeld welke reparatie moet uitgevoerd worden. Indien het kledingstuk niet meer te repareren is, wordt het automatisch vervangen door een ander exemplaar. Dit kledingstuk zal zo snel mogelijk worden geleverd via onze chauffeur. Barcodenummer van de te repareren kleding Vul hier het nummer van de drager in Voorbeeld mutatieformulier Geef aan welke reparatie u wenst 14

15 Vervanging Hoe verloopt de vervanging van kleding? De vervanging van kledingstukken gebeurt volledig automatisch. Een kledingstuk wordt uit de roulatie genomen wanneer het versleten is, of wanneer het onherstelbaar beschadigd is of al te vaak gerepareerd. Deze procedure verloopt op basis van interne vastgelegde normen. Een stuk geldt als onherstelbaar wanneer de reparatie langer duurt dan 10 minuten. Bij een vroegtijdige vervanging wordt de restwaarde gefactureerd rekening houdend met de leeftijd van de kleding. Kastinleg Initial biedt u als optie kasten aan waarin onze chauffeur de schone kleding kan opbergen. Indien u een bezoek wenst van onze Service Adviseur kunt u hiervoor contact opnemen met de afdeling After Sales. Onze Service Adviseur dient u graag van advies. Bij klanten die kiezen voor de extra kastenservice voert de adviseur van Initial een jaarlijkse kastcontrole uit. Op basis van deze kastcontrole wordt de dienstverlening geoptimaliseerd. 2-vaks kast voor vuil linnen 4-vaks kast voor schone kleding 8-vaks kast voor schone kleding 15

16 Administratie Met het oog op een maximale transparantie en om u zo goed mogelijk te informeren, biedt Initial u diverse documenten aan. Dankzij de barcode in de kleding kan onze afdeling After Sales u bovendien tal van handige rapporten digitaal ter beschikking stellen, met gedetailleerde informatie over het kledinggebruik binnen uw bedrijf. 1. PDA De PDA en digitale leverbon: innovatief en gebruiksvriendelijk. De voordelen voor uw business: Snelle en veilige gegevensoverdracht. Automatische verwerking van de geleverde dienst na elke werkdag via het docking station van het apparaat. Verbeterde dienstverlening dankzij hogere transparantie. Elektronisch afleverbewijs verkrijgbaar met details van de geleverde dienst en, op verzoek, de digitaal geplaatste handtekening. Deze informatie vindt u op uw afleverbon: Adres afleverlocatie Naam verantwoordelijke afleverlocatie Digitaal geplaatste handtekening (op verzoek) Klantnummer Datum en uur van de dienstverlening 16

17 2. Factuur Hieronder vindt u een voorbeeldfactuur en een korte uitleg over de manier waarop uw factuur is opgebouwd. Klantnummer Binnen het systeem wordt u een klantnummer toegekend. Dit klantnummer is hetzelfde als uw financieel nummer. Het nummer dat vermeld staat naast kostenplaats verwijst naar uw leveradres. Financieel nummer Het financieel nummer is bestemd voor opvolging binnen onze boekhoudafdeling. Huur werkkleding Op de factuur vindt u niet alleen het aantal kledingstukken dat u in omloop hebt, maar ook de omschrijving van de modellen en de eenheidsprijs. Initial Sales & Service vestiging Uw coördinaten Leveringsadres Artikelcode Voorbeeld factuur Factuurnummer Geeft de maand weer waarin de forfaitaire huur wordt berekend Prijs voor de totale artikelgroep voor de hele periode Prijs per stuk, per week Totaal aantal stuks per maand (aantal stuks in omloop x aantal weken) 17

18 3. Dragerpaneel Het dragerpaneel biedt een overzicht van alle medewerkers die Initial kleding dragen. Dit dragerpaneel is op aanvraag verkrijgbaar via onze After Sales medewerker en bevat de volgende informatie: Kast- en vaknummer Afdeling Dragernummer: dit kan het personeelsnummer zijn of een door Initial toegewezen nummer Naam van de drager Artikelnummer en artikelomschrijving Maat Service eenheid Aantal stuks in roulatie Op basis van het dragerpaneel wordt het huurgedeelte van de factuur berekend. Het is dus belangrijk deze lijst regelmatig te controleren. Voorbeeld printversie dragerpaneel Dragerpaneel eveneens digitaal beschikbaar. 18

19 4. Barcodelijst De barcodelijst is een gedetailleerde versie van het dragerpaneel met voor iedere drager een overzicht van elk stuk per artikel en is op aanvraag verkrijgbaar. Onze Service Adviseur kan indien gewenst langskomen om de lijst te bespreken. Hieraan zijn geen extra kosten verbonden. Voorbeeld printversie barcodelijst Barcodelijst eveneens digitaal beschikbaar. 19

20 Textiles Extranet Uw online informatiebron voor een perfecte service. Het Textiles Extranet is een veilige, gebruiksvriendelijke en kosteloze onlinedienst waarmee u onze service kunt volgen. U kunt uw accountgegevens inkijken en beheren, onze onderhoudsbezoeken en bevoorrading raadplegen, rapporten opvragen, In het uitgebreide klantenportaal kunt u zelf wijzigingen aanbrengen. In een handomdraai voegt u zo nieuwe dragers toe met de gewenste artikelen, maat, hoeveelheid enzovoort. Verder kunt u ook het aantal stuks van een bepaald artikel aanpassen. Via het venster Orderstatus controleert u uw invoer en de verwerkingsstatus. Elke nacht worden uw gegevens opgehaald en wordt de nieuwe status bijgewerkt. Noem het gerust een digitale uitbreiding van onze complete dienstverlening waarmee we u een maximale transparantie en informatie-uitwisseling willen bieden. Wenst u meer informatie, neem dan gerust contact op via

21 linnengoed 21

22 Servicemodel linnengoed Eerste levering linnen Wekelijks ophalen van vuil linnengoed Telling Sortering Terugbezorgen Was Uniforme afwerking Afvoer van onherstelbaar of optisch niet schoon linnen Controle 22

23 Inzameling linnengoed Voor de inzameling van het linnengoed gelden er bij Initial specifieke regels: Stop het linnen in de rode Initial zakken. Voeg het linnen nooit samen met uw kleding. Voorraadbeheer Voor uw linnen kunt u, evenals voor uw kleding, kiezen voor een all-in of een gesplitste huurprijs. Uw roulatievoorraad wordt berekend door uw weekverbruik aan linnen te vermenigvuldigen met 2. Wie bijvoorbeeld 8 stuks nodig heeft, krijgt er 16 geleverd. Indien u een hogere roulatievoorraad zou wensen moet dit contractueel vastgelegd worden. 23

24 Facturering Het linnen wordt gefactureerd op basis van een abonnement of een gesplitste prijsovereenkomst, zoals bij de facturering van kleding. Initial Sales & Service vestiging Uw coördinaten Leveringsadres Artikelcode Voorbeeld factuur Factuurnummer Geeft de maand weer waarin de huur wordt berekend Totale prijs/artikel Prijs voor de totale artikelgroep voor de hele periode Prijs per stuk, per week Totaal aantal stuks per week 24

25 Initial: Een frisse aanpak voor een gezonde werkomgeving Initial biedt een totaalservice voor bedrijfs- en veiligheidskleding, sanitaire hygiëne, schoonloopmatten, hotel- en restaurantlinnen en disposables. Wij combineren de modernste technologie, de wensen van onze klanten en die van de markt met respect voor mens en milieu. Bovendien voldoet onze totaalservice aan strikte kwaliteits- en veiligheidseisen. Dankzij onze ondersteuning kan uw bedrijf zich 100% concentreren op zijn kernactiviteiten. Zo voelen mensen zich beter op het werk en presteren ze ook beter. Uw voordelen Geen investeringen nodig Totaaloplossing bij één leverancier Compleet producten- en dienstenaanbod Betrouwbare en constante kwaliteit Goede regionale spreiding Partnership met professionele service op maat, persoonlijke opvolging en proactief advies Respect voor mens, milieu en maatschappij Meer weten? Hebt u nog vragen, neem dan gerust contact op via

26 Contact met ons opnemen? Wenst u meer informatie over onze producten en diensten? Kijk dan eens op of neem contact op met een Initial vestiging in uw buurt. Initial bv Scharenburg BB Amsterdam initial.info.amsterdam@rentokil-initial.com Initial bv Huifakkerstraat PN Breda initial.info.breda@rentokil-initial.com Initial bv Groothandelsweg EH Delft initial.info.delft@rentokil-initial.com Initial bv Zweedsestraat BG Deventer initial.info.deventer@rentokil-initial.com Initial bv Hoppenkuil DD Eindhoven initial.info.eindhoven@rentokil-initial.com Initial bv Tijnjedijk BT Leeuwarden initial.info.leeuwarden@rentokil-initial.com Initial bv Biezenwade NW Nieuwegein initial.info.nieuwegein@rentokil-initial.com NL WBKLBR01 06/14 Verantwoordelijke uitgever: Arjan Gundlach, Westeinde 50, NL-2275 AE Voorburg