HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Artikel 12 Artikel 13 Artikel 14 Artikel 15 Artikel 16 Artikel 17 Artikel 18 Artikel 19 Artikel 20 Algemeenheden Leden Lidgeld Lidmaatschap Rechten en plichten van de toegetreden leden Kleding Het bestuur Verkiezing Vergaderingen Functieomschrijvingen Bevoegdheden Controle boekhouding Werkgroepen Kosten - Vergoedingen Opleiding en scholing Sancties Beloningen Vermogen Patrimonium Sponsoring Wijzigingen, schrappingen, toevoegingen Slotbepalingen Lijst van de bijlagen A B C D E F G H I Organogram Ledenregister Doelgroepen Doorstroming Uurrooster Inschrijvingsformulier Ongevallenaangifte Vergoedingen Sponsordossier Statuten vzw Visietekst Briefhoofd Huishoudelijk Reglement Blz 1

2 Artikel 1: Algemeenheden 1. De Turn- & Dansvereniging Duinrakkers Hechtel-Eksel werd opgericht op datum van 01 september 1976 als feitelijke vereniging. 2. De Turn- en Dansvereniging Duinrakkers Hechtel-Eksel, hierna vermeld als de vereniging of Duinrakkers, werd omgevormd tot een vereniging zonder winstoogmerk vzw op datum van 01 september Het huishoudelijk reglement is van toepassing in samenhang met de statuten van de vereniging (bijlage G), zoals deze zijn opgenomen in het Belgisch Staatsblad. 4. De vereniging tracht het in artikel 5 van de statuten omschreven doel te bereiken door: a. De lichamelijke ontwikkeling en het welzijn van al haar leden te bevorderen door de organisatie van een zo ruim mogelijk aanbod van diverse sportdisciplines, in het bijzonder gymnastiek en dans, en dit voor alle leeftijden, zowel op recreatief als competitief vlak binnen een kwalitatief en medisch verantwoord kader (zie ook visietekst in bijlage H). b. het organiseren van diverse nevenactiviteiten die het doel nastreven. c. het bevorderen van de deelname aan, door of namens de GymnastiekFederatie Vlaanderen (GymFed) georganiseerde wedstrijden en activiteiten. d. het stimuleren van bestuur en lesgevers tot deelname aan cursussen die bijdragen tot de kwaliteit van de trainingen (cursussen Vlaamse Trainersschool, bijscholingen, opleidingen LOS, ). 5. Het logo van de club, met de naamsvermelding en de plaats, wordt gebruikt op alle interne en externe briefwisseling en staat eveneens op de clubkleding. Bij alle correspondentie wordt gebruik gemaakt van een template briefhoofd zoals vermeld in bijlage I. Artikel 2: Leden 1. De vereniging bestaat uit 3 categorieën leden: a. De effectieve leden: zij vormen de Algemene Vergadering van de vereniging en bestaan uit i. Bestuursleden ii. Verantwoordelijke trainers per doelgroep Het organogram bevindt zich in bijlage A. 2. De toegetreden leden: zij vormen de reden van bestaan van de vereniging. Het zijn de kinderen, jongeren en volwassenen die lidgeld betalen om sport te beoefenen binnen de vereniging. Om sporttechnische en organisatorische redenen worden deze leden ingedeeld in verschillende doelgroepen, naargelang de mogelijkheden: kleuters, recreanten, volwassenen, dans, wedstrijdgroepen,. De structuur van deze indeling bevindt zich in bijlage B. De ledenlijst van de toegetreden leden bevindt zich bij de administratieve cel. a. De trainers (ook hulptrainers en gelegenheidstrainers): zij vormen de omkadering van de toegetreden leden en staan in voor kwaliteitsvolle begeleiding van de hen toegewezen toegetreden leden. b. De medewerkers: deze vrijwilligers helpen de vereniging bij de organisatie en uitvoering van nevenactiviteiten, onderhoud, herstellingen,. Artikel 3: Lidgeld 1. De effectieve leden en de trainers betalen geen inschrijvingsgeld. 2. De toegetreden leden betalen een ledenbijdrage (lidgeld) dat hen verbindt tot een aantal rechten en plichten (zie verder Artikel 5). 3. De bepaling van de ledenbijdrage per seizoen en de modaliteiten bevinden zich in bijlage C. Het clubbestuur verbindt er zich toe de ledenbijdrage per seizoen voor te stellen en te laten goedkeuren door de Algemene vergadering, minstens 14 dagen voor de start van het seizoen. 4. Korting: a.indien eenzelfde gezin (onder hetzelfde dak wonend) drie of meer leden telt in de vereniging, wordt er een korting van 15% op de totaalsom verrekend Korting: b. indien een lid eveneens actief is bij de nevenclub Jump en Joy, dan wordt een korting van 15% op het lidgeld toegekend. 5. Verschillende doelgroepen: voor een lid dat zich aansluit bij verschillende doelgroepen zal de financiële cel een korting toekennen van 15% op het lidgeld. Huishoudelijk Reglement Blz 2

3 Artikel 4: Lidmaatschap 1. De aanmelding als lid gebeurt door invulling en ondertekening van een inschrijvingsformulier dat aan alle kandidaat-leden wordt bezorgd. a. Leden die het afgelopen seizoen tot de vereniging behoorden, ontvangen dit inschrijvingsformulier automatisch per post, uiterlijk 14 dagen voor de start van het seizoen. b. Nieuwe leden ontvangen een inschrijvingsformulier vanaf de eerste deelname aan een training. 2. Op het inschrijvingsformulier (zie bijlage C) dienen de volgende gegevens door het kandidaat-lid (of door de wettelijke vertegenwoordiger) te worden verstrekt en ondertekend: a. persoonsgegevens nodig voor de ledenadministratie en t.a.v. de Gymfed. b. aanduiding van de doelgroep(en) waartoe het kandidaat-lid wenst te behoren. Hierbij moet het kandidaat-lid voldoen aan de leeftijdsvoorwaarden zoals bepaald in de structuur (bijlage B) en aan de technische criteria bepaald door de trainer(s). c. aanduiding of het kandidaat-lid al dan niet akkoord is met eventuele publicatie van foto s of vermelding van uitslagen in een clubtijdschrift en op de website. d. Door ondertekening van het inschrijvingsformulier aanvaardt het kandidaat-lid de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. 3. De betaling van het lidgeld gebeurt steeds per overschrijving. Het rekeningnummer is vermeld op het inschrijvingsformulier. De betalingsmodaliteiten zijn vermeld in bijlage C. Gespreide betaling is mogelijk na overleg met de financiële cel.een kandidaat-lid wordt erkend door de vereniging zodra het verschuldigde bedrag is gestort en het inschrijvingsformulier is afgegeven aan de verantwoordelijke trainer of een bestuurslid. Het inschrijvingsformulier wordt zo spoedig als mogelijk bezorgd aan de verantwoordelijke persoon voor de ledenadministratie. 4. In geval van weigering van een kandidaat-lid wordt er in overeenstemming met Art 15 sancties gehandeld. Artikel 5: Rechten en plichten van de leden 1. Rechten a. Deelname aan de activiteiten georganiseerd t.b.v. de doelgroep(en) waartoe het lid behoort. b. Overmaken van klachten, voorstellen en initiatieven aan het bestuur die de vereniging ten goede komen. Procedure: het lid maakt het te bespreken item kenbaar aan een bestuurslid. Tijdens de eerstvolgende vergadering wordt dit behandeld. Het lid wordt van het gegeven gevolg op de hoogte gebracht door een bestuurslid, uiterlijk 2 dagen na de vergadering. c. Zich kandidaat stellen voor een bestuurders- of trainersfunctie binnen de vereniging. Procedure: het volstaat deze kandidatuur mondeling mee te delen aan een bestuurslid. Dit bestuurslid heeft de plicht de voorzitter hiervan zo spoedig als mogelijk op de hoogte te brengen. De voorzitter zal tijdens de eerstvolgende algemene vergadering de kandidatuur behandelen. De kandidaat is verkozen bij gewone meerderheid van stemmen. Het lid wordt van het gegeven gevolg op de hoogte gebracht door de voorzitter, uiterlijk 2 dagen na de vergadering. Indien verscheidene kandidaten zich aanbieden voor eenzelfde functie, kan de algemene vergadering besluiten enkel de kandidatuur te weerhouden van de kandidaat met het meeste aantal stemmen, of de organisatiestructuur aan te passen. d. Deelname aan opleidingen, activiteiten, trainingen en wedstrijden georganiseerd door de GymnastiekFederatie Vlaanderen. Procedure: volgens de richtlijnen van de activiteit en organisator e. Indienen van een ongevallenaangifte aan de verzekering die de vereniging heeft afgesloten met de GymnastiekFederatie Vlaanderen. Procedure: de formulieren bevinden zich in bijlage D. Het slachtoffer (of de wettelijke vertegenwoordiger) is verantwoordelijk voor invulling van de verklaring door de arts. De verantwoordelijke trainer werkt samen met het slachtoffer de administratie af, informeert het slachtoffer over de procedure en bezorgt het document volledig ingevuld aan de administratieve cel. Deze is verantwoordelijk voor de verzending van de documenten. Vanaf dat ogenblik zal de correspondentie rechtstreeks verlopen tussen het slachtoffer en de GymFed. Uiteraard blijven bestuur en trainers bekommerd om een correcte afhandeling van het ongeval. f. Het aantekenen van beroep tegen maatregelen en/of besluiten. Procedure: het lid motiveert schriftelijk t.a.v. de voorzitter van de vereniging zijn/haar bezwaar tegen een bepaalde beslissing. De voorzitter zal hierop uiterlijk 14 dagen na ontvangst van de klacht de Algemene Vergadering samenroepen om hierover een standpunt in te nemen bij 2/3 meerderheid van stemmen. De beslissing wordt door de voorzitter of de voorzitter a.i. kenbaar gemaakt, uiterlijk 2 dagen na de beslissing. Huishoudelijk Reglement Blz 3

4 2. Plichten a. Het bestuur informeren bij wijziging van persoonsgegevens (adres, tf nr, ) Procedure: het volstaat de trainer of een bestuurslid de nieuwe gegevens te bezorgen. Deze zal deze informatie zo spoedig als mogelijk bezorgen aan de administratieve cel. b. Tijdige betaling van het lidgeld, zoals vermeld op het inschrijvingsformulier Procedure: Na verstrijken van de betalingstermijn, zal eerst de trainer de betrokkene informeren. Indien er geen gevolg wordt gegeven na 14 dagen, zal de secretaris een schriftelijke aanmaning sturen met een bijkomende betalingstermijn van 14 dagen. Dit gebeurt zonder aanmaningskosten. Indien de betaling dan nog uitblijft, zal het lid zijn/haar rechten verliezen en aldus niet meer kunnen deelnemen aan de activiteiten. c. Melding bij vroegtijdige beëindiging van het lidmaatschap. Procedure: indien een lid door omstandigheden het lidmaatschap vroegtijdig beëindigt, zal het bestuur zich beraden over een mogelijke terugbetaling. Ieder voorkomend geval wordt individueel behandeld en de beslissing wordt genomen bij eenvoudige meerderheid van stemmen. d. Aanvaarding van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. e. Zorg voor het gebruikte materiaal. Procedure: bij moedwillige beschadiging van materiaal door een lid, zal deze aansprakelijk worden gesteld voor de kosten. Bij weigering zal het bestuur overleggen en een standpunt innemen. In voorkomend geval is het mogelijk dat er gehandeld wordt in overeenstemming met artikel 15 Sancties. Artikel 6: Kleding 1. De leden moeten op de activiteiten verschijnen in aangepaste en reglementaire kledij. Deze wordt bepaald door de trainer. Algemeen kan worden gesteld: i. Een turnpak is geen verplichting, doch aangewezen bij alle gymnastiekactiviteiten. Indien beschikbaar zal het lid maximaal gebruik maken van clubkledij, voorzien van het logo. ii. Tijdens wedstrijden is het dragen van een reglementair turnpak verplicht, conform de richtlijnen van de wedstrijdorganisator. iii. Tijdens de dansactiviteiten wordt sportieve kledij gedragen met aangepast schoeisel. iv. Trainers geven ook hier het voorbeeld aan hun leden en zullen eveneens verschijnen in een aangepaste sportkledij om de sporttrainingen te leiden. Indien beschikbaar zal de trainer maximaal gebruik maken van clubkledij, voorzien van het logo. v. Lange haren zijn samengebonden. Zowel gymnast als trainer dragen tijdens trainingen en wedstrijden geen juwelen die hinderlijk of gevaarlijk kunnen zijn. vi. De vereniging is niet verantwoordelijk voor diefstal of verlies van persoonlijk materiaal of kledij. Waardevolle voorwerpen worden niet in de kleedkamer achtergelaten, noch aan de trainer afgegeven voor bewaring. 2. De commerciële cel van het bestuur zal ten gepaste tijde initiatieven ondernemen om clubkleding aan te kopen (trainingen, turnpakjes, sporttassen, ). Uniformiteit moet worden nagestreefd voor een zo groot mogelijk aantal leden van de vereniging. Artikel 7: Het bestuur 1. De Raad van Bestuur bestaat uit de personen die de statuten van de vzw hebben ondertekend. 2. Omwille van de omvang van de verenigingswerking, zullen zij zich laten bijstaan door bijkomende bestuursleden. Het organogram van de vereniging bevindt zich in bijlage A. Artikel 8: Verkiezing 1. De Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur en de bestuursleden die de Raad van Bestuur bijstaan in de uitvoering van hun opdrachten, worden verkozen voor een termijn van 3 jaar. Elkeen die deel uitmaakt van de algemene vergadering dient minimum 18 jaar te zijn. 2. De verkiezing gebeurt bij eenvoudige meerderheid van stemmen. 3. Voor een kandidaat aan één van voornoemde organen, volstaat het een bestuurslid hiervan te informeren. De te volgen procedure staat vermeld in Artikel 5 1c van dit huishoudelijk reglement. Huishoudelijk Reglement Blz 4

5 Artikel 9: Vergaderingen 1. Bestuursvergadering a. Het bestuur van de vereniging streeft naar een vergaderfrequentie van 1x per maand. Het staat de voorzitter vrij meer vergaderingen te beleggen, naargelang de noodzaak. b. De voorzitter waakt erover dat de vergadering gestructureerd verloopt, met een duidelijke agenda. c. Beslissingen zijn slechts mogelijk bij eenvoudige meerderheid van stemmen. Een bestuurslid mag ten hoogste over één volmacht beschikken van een ander bestuurslid. In principe gebeuren de stemmingen mondeling en openbaar, tenzij een bestuurslid dit anders (schriftelijk of geheim) wenst. d. De administratieve cel is verantwoordelijk voor de correcte en volledige verslaggeving van de vergadering, waarin alle genomen beslissingen zijn hernomen. 2. Vergadering Sportieve Cel a. De sportieve cel van de vereniging streeft naar een vergaderfrequentie van 1x per maand. Het staat de technisch coördinator vrij meer vergaderingen te beleggen, naar gelang de noodzaak. b. De technisch coördinator waakt erover dat de vergadering gestructureerd verloopt, met een duidelijke agenda. c. De agenda en kalender van deze vergaderingen dienen afgesteld op deze van de bestuursvergaderingen, zodat er een uitwisseling van informatie plaatsvindt tijdens beide vergaderingen. d. De technisch coördinator is verantwoordelijk voor de verslaggeving. Een exemplaar hiervan zal overgemaakt worden aan het bestuur en de trainers. 3. Algemene Vergadering a. Deze vergadering is het hoogste orgaan van de vereniging en zal zoals wettelijk bepaald tenminste 1x per jaar vergaderen. Het staat de voorzitter vrij meer vergaderingen te beleggen, naargelang de noodzaak. b. Beslissingen worden genomen conform de regelgeving in de statuten (Artikel 16). c. De administratieve cel is verantwoordelijk voor de correcte en volledige verslaggeving van de vergadering, waarin alle genomen beslissingen zijn hernomen. Artikel 10: Functieomschrijvingen Bevoegdheden 1. Voorzitter a. Leiding van de vereniging b. Leiding van de bestuurs- en algemene vergaderingen c. Vertegenwoordiging van de vereniging bij officiële gelegenheden d. Vertegenwoordiging van de vereniging naar gemeentelijke autoriteiten e. Vertegenwoordiging van de vereniging naar andere verenigingen f. Bespreking uurregeling sporthal met de andere verenigingen o.l.v. de sportraad 2. Ondervoorzitter a. Vervangen van de voorzitter indien dit noodzakelijk blijkt b. De voorzitter bijstaan in zijn taken 3. Administratieve cel a. Opstellen van de uitnodigingen voor de bestuurs- en algemene vergaderingen, samen met de agenda b. Opstellen van uitnodigingen voor activiteiten van de vereniging, eventueel i.s.m. een andere cel of werkgroep c. Opstellen van de algemene briefwisseling naar de leden d. Opstellen en klasseren van de notulen van de vergaderingen e. Opstellen van de fiscale attesten en de formulieren voor tussenkomst van de mutualiteiten f. Beheren van de ledenadministratie, conform de richtlijnen van de GymFed g. Bijhouden van de statuten, het ledenregister en alle andere administratieve documenten m.b.t. de rechtsgeldigheid van de Duinrakkers vzw h. Opstellen van de activiteitenkalender, in samenwerking met de sportieve cel i. Centraliseren en registreren van de in- en uitgaande post j. Tijdens iedere algemene vergadering, het verduidelijken van de verwezenlijkingen in de club k. Verwerking van de ongevallenaangiften Huishoudelijk Reglement Blz 5

6 4. Financiële cel a. De boekhouding van de vereniging, beheer van alle inkomsten en uitgaven, conform de wettelijke bepalingen betreffende vzw s. b. Beknopt financieel overzicht tijdens iedere bestuursvergadering c. Opstellen en opvolgen van de begroting d. Onderhouden van de nodige contacten met de financiële instelling e. Controle van de ledenbijdragen en informatie aan de verantwoordelijke voor het ledenbestand f. Tijdig verrichten van alle betalingen g. Inventaris van het patrimonium van de vereniging (materiaal, kledij, ) 5. Commerciële cel a. Tot stand brengen en in stand houden van een goede relatie met de sponsors b. Voorstellen en uitwerken van initiatieven die een financiële meerwaarde kunnen betekenen voor de vereniging (truffelverkoop, kiennamiddag, eetfestijn ) c. Voorstellen en uitwerken van initiatieven m.b.t. clubkledij (T-shirts, trainingen, turnpakjes, sporttassen, ), die de uniformiteit en de clubgeest bevorderen d. Inventariseren van de clubkleding en verwerken van de opbrengsten in samenwerking met de financiële cel e. Opstellen en uitgeven van een ledenblad aan alle clubleden, sponsors,. Gegevens en artikels voor het ledenblad kunnen worden aangereikt door alle leden van de vereniging. f. Onderhoud van de website. Gegevens en artikels voor de website kunnen worden aangereikt door alle leden van de vereniging g. Verzorgen van publiciteit voor de vereniging (infoborden, tijdschriften, contacten pers, uitgave wedstrijdresultaten, ) h. Inrichten en bijhouden van het infobord in de sporthal, eventueel in samenwerking met de sportieve cel 6. Infrastructuurcel a. Inventariseren en actualiseren van het bestaande patrimonium van de Duinrakkers vzw, in samenwerking met de financiële cel b. Onderhoud van het bestaande patrimonium door uitvoering van kleine herstellingen of door prijsopgaven aan te vragen bij mogelijke herstellers c. Zorg voor de berging van het materiaal in het magazijn van de sporthal in samenwerking met de zaalverantwoordelijke d. Steekproefcontrole op het gebruik van het materiaal door andere verenigingen (zie ook Artikel 17) e. Beheer van materiaal dat toebehoort aan de vereniging (doeken, verkleedkledij, ) 7. Sportieve cel a. Contacten onderhouden met het bestuur van de vereniging door deel te nemen aan de maandelijkse bestuursvergadering en de gerieven van de trainersgroep ter sprake te brengen b. Opstellen van de activiteitenkalender i.s.m. de administratieve cel c. Inschrijven van de wedstrijdgymnasten voor hun wedstrijden i.s.m. de administratieve cel d. Inschrijven van de juryleden voor hun wedstrijden i.s.m. de administratieve cel e. Evaluatie van alle gymnasten die behoren tot precompetitie- of competitiegroepen f. Selectie van gymnasten die kunnen overgaan naar een precompetitie- of competitiegroep g. Informatie van de ouders van de gymnasten omtrent de doelstellingen van de vereniging h. Het tijdig aanvragen van wedstrijdlicenties voor de gymnasten i.s.m. de administratieve cel 8. Leden a. Ondersteunen en aanvullen van de cel waartoe zij behoren b. Taken overnemen of uitvoeren ten voordele van de cel waartoe ze behoren 9. Algemeen : bij gebrek aan één van de vooropgestelde cellen wordt een verdeling van taken beschreven. De verdeling van de taken voor het betreffende seizoen zullen een bijlage uitmaken van het huishoudelijk reglement. Artikel 11: Controle boekhouding 1. Het bestuur zal jaarlijks, bij afsluiting van het boekhoudjaar (= 31 december), de boekhouding controleren. De penningmeester zal ter voorbereiding hiervan de situatie toelichten tijdens de bestuursvergadering. Het bestuur zal de boekhouding kritisch doornemen. Indien geen onregelmatigheden worden vastgesteld, zal het bestuur de penningmeester ontlasten van iedere individuele verantwoordelijkheid en het vertrouwen schenken voor een nieuw boekhoudjaar. Bij onregelmatigheden en/of onduidelijkheden zal de penningmeester de nodige correcties aanbrengen, zodat de vereniging beschikt over een correcte boekhouding en financieel beleid. Huishoudelijk Reglement Blz 6

7 2. De penningmeester zal tijdens iedere bestuursvergadering een financieel overzicht geven van de verrichtingen (zie Art 10 4). Artikel 12: Werkgroepen 1. Het bestuur kan ter gelegenheid van activiteiten (turnfeest, kienen, kerstwandeling, truffelverkoop, wedstrijden, sportkamp, ) een werkgroep oprichten. 2. Bevoegdheden: de bevoegdheden van een werkgroep worden bepaald door het bestuur tijdens een bestuursvergadering. 3. Samenstelling: de samenstelling van een werkgroep is afhankelijk van de activiteit en zal eveneens worden bepaald tijdens een bestuursvergadering. In elk geval zal er steeds minstens 1 bestuurslid zetelen in iedere werkgroep. 4. Verslaggeving: na iedere samenkomst van een werkgroep (te bepalen door de voorzitter van de werkgroep) zal er een verslag worden opgesteld dat uiterlijk 2 dagen na de vergadering wordt overgemaakt aan het bestuur ter informatie. 5. Middelen: indien de werkgroep wenst te beschikken over werkingsmiddelen (financieel, materieel, ), zal hiervoor een aanvraag worden gericht aan het bestuur. Het bestuur zal uiterlijk op de volgende bestuursvergadering een standpunt innemen betreffende de aanvraag en de middelen al dan niet ter beschikking stellen. Artikel 13: Kosten - Vergoedingen 1. Kosten a. Alle leden van de vereniging kunnen de terugbetaling van gemaakte kosten verkrijgen indien aan volgende voorwaarden wordt voldaan: i. De gemaakte kost moet toegestaan zijn door het bestuur ii. Het lid moet het bewijsstuk (factuur, kasticket, ) afgeven aan de penningmeester b. De penningmeester zal instaan voor de terugbetaling en de verrichting in de boekhouding inbrengen. 2. Vergoedingen a. Het bestuur kan in principe geen vergoeding vragen voor persoonlijke kosten. Bij iedere aanvraag zal het bestuur de opportuniteit bepalen en een beslissing nemen met een gewone meerderheid van stemmen. b. Lesgevers kunnen een onkostenvergoeding ontvangen. Forfaitaire onkostenvergoedingen worden toegekend volgens de bepalingen in bijlage E. Artikel 14: Opleiding en scholing van (kandidaat-)trainers en (kandidaat-)bestuursleden 1. De vereniging streeft ernaar lesgevers in plaats te stellen die beschikken over de nodige sporttechnische diploma s en/of over ervaring in de materies die het doel van de vereniging nastreeft (zie Art 1 4 en statuten Duinrakkers vzw Art 5). 2. Het bestuur verbindt er zich toe het inschrijvingsgeld voor iedere cursus, opleiding, training en bijscholing te betalen voor de kandidaat voor zover deze relevant is voor de vereniging. Het bestuur beslist hierover met een 2/3 meerderheid van stemmen. Hij/Zij die wenst deel te nemen aan dergelijke opleiding, zal het bestuur hiervan tijdig op de hoogte brengen. De cursist zal initieel de cursus zelf betalen en zal het inschrijvingsgeld terug ontvangen na de beëindiging van de cursus. De cursist moet na de cursus de deelname bewijzen, niet het resultaat (geslaagd of niet geslaagd) ervan. Indien de cursist niet deelneemt en hiervoor geen reden kan voorleggen die aanvaard wordt door het bestuur, dan zal de cursist het inschrijvingsgeld aan de club terugbetalen. Indien de cursist kortelings na het beëindigen van een scholing de club verlaat, kan het bestuur bepalen om alsnog het inschrijvingsgeld te recupereren. Hiervoor volstaat een eenvoudige meerderheid van stemmen. 3. In het kader van de doelstelling kwalitatief en medisch verantwoord kader (statuten vzw Art 5), zal iedere lesgever de nodige inspanningen leveren om zich te vormen en bij te scholen, zonder echter de lesgever te verplichten. Huishoudelijk Reglement Blz 7

8 Artikel 15: Sancties 1. Het bestuur en de trainers zijn bevoegd sancties te treffen tegenover de leden van de vereniging. 2. Bevoegdheden bestuur: indien het lid de belangen en/of de goede naam van de vereniging schaadt (laakbare feiten, wangedrag, ), is het bestuur bevoegd dit lid hierop te wijzen. De sanctie die hierover wordt uitgesproken is uitsluitend een bevoegdheid van het bestuur, evenals de aard van de sanctie. De zwaarst mogelijke sanctie, uitsluiting uit de club, gebeurt bij stemming met minstens 2/3 van de stemmen. In dit geval kan een bestuurslid niet beschikken over een volmacht. 3. Bevoegdheden trainers: indien een lid het goede verloop van trainingen in het gedrang brengt of onvoldoende motivatie aan de dag legt bij de sportbeoefening, kan de trainer dit lid hiervoor sanctioneren. De aard van de sanctie (uitsluiting van 1 of meerdere trainingen, alternatieve training, ) is een bevoegdheid van de sportieve cel van de vereniging, die zich hierover moet uitspreken met 2/3 meerderheid van de stemmen. De zwaarst mogelijke sanctie, uitsluiting uit de club, is enkel mogelijk mits een bijkomende stemming met 2/3 meerderheid van het bestuur. Het bestuur zal de verantwoordelijke trainer(s), evenals het lid, hieromtrent uitvoerig horen. 4. Indien er sancties moeten worden genomen t.a.v. een bestuurslid of trainer, gebeurt dit volgens dezelfde procedure zoals beschreven in 2 van dit artikel. 5. Financiële sancties: inschrijvingsgelden voor activiteiten (wedstrijd, bijscholing, speciale training, ) door de vereniging betaald, kunnen worden teruggevorderd van het lid indien kan worden aangetoond dat het lid nalatig was of niet tijdig heeft gewaarschuwd. Er kan in geen enkel geval een financiële sanctie volgen n.a.v. mindere prestaties of niet ingeloste verwachtingen. Principe van wedstrijddeelname: gymnasten behorend tot voorbereidende wedstrijdgroepen of wedstrijdgroepen worden geacht deel te nemen aan wedstrijden georganiseerd door de GymFed. Het is de taak van de verantwoordelijke trainer om deze gymnasten en hun ouders hierop te wijzen bij de start van het seizoen. De sportieve cel zal voor eind september een activiteitenkalender opstellen en deze bezorgen aan ieder lid behorend tot één van deze doelgroepen. Indien een gymnast door omstandigheden niet kan deelnemen, zal dit ten minste 14 dagen op voorhand worden gemeld aan de verantwoordelijke trainer. Indien de termijn minder dan 14 dagen bedraagt, kan een doktersattest dienen als rechtvaardiging. Is dit niet het geval, kan het bestuur beslissen zowel het inschrijvingsgeld als de opgelegde geldboete door de GymFed te laten betalen door het lid. Deze beslissing gebeurt bij eenvoudige meerderheid van stemmen. 6. Bij niet betaling van het lidgeld volgt er, na een mondelinge herinnering, een schriftelijke aanmaning. De uiterste betalingsdatum, na mondelinge en schriftelijke herinnering, is eind oktober. Indien hieraan geen gevolg wordt gegeven, wordt het lid beschouwd als niet aangesloten bij de vereniging. Artikel 16: Beloningen 1. Leden die op een uitzonderlijke wijze bijdragen tot het verwezenlijken van de doelstellingen van de vereniging, kunnen worden beloond. 2. Elk lid kan een ander lid voorstellen voor een beloning. Het is de bevoegdheid van het bestuur de opportuniteit hiervan te beoordelen. Het weerhouden van een beloning is geldig bij 2/3 meerderheid van de stemmen. 3. De aard van de beloning is een bevoegdheid van het bestuur, die hierover stemt met een 2/3 meerderheid. De beloning kan gaan van een schouderklopje, een vermelding op een gelegenheid, een aandenken of een attentie, maar mag in geen geval een financiële beloning zijn. 4. Erelid: a. Een erelid kan enkel een persoon zijn die geen effectief of toegetreden lid meer is van de vereniging (exvoorzitter, ex-gymnast, ex-bestuurslid, ). b. Iedereen kan iemand voorstellen als erelid van de vereniging. Hiervoor volstaat het een bestuurslid in te lichten, die dit zal aanhalen tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering. c. Het is de bevoegdheid van het bestuur de opportuniteit hiervan te beoordelen. Het weerhouden van een erelid is slechts geldig bij unanieme goedkeuring door het bestuur. Het is niet mogelijk over een volmacht te beschikken. d. Waarde voor het erelid: i. Uitnodigingen voor alle activiteiten die de club organiseert en betrokkenheid bij de representatieve aangelegenheden (prijsuitreikingen, recepties, ) ii. Inzage in alle documenten van de vereniging iii. Mogelijkheid tot aanwezigheid op alle vergaderingen van de vereniging iv. Vermelding van de verdiensten in de vereniging bij gelegenheden (wedstrijden, turnfeest, ) Huishoudelijk Reglement Blz 8

9 Artikel 17: Patrimonium 1. De vereniging bezit een patrimonium, dat voornamelijk bestaat uit gymnastiekmateriaal, maar ook kledij, doeken, enz 2. De inventaris hiervan is ter beschikking van de cel infrastructuur. Deze cel is verantwoordelijk voor het bijwerken en up to date houden van deze documentatie. 3. De financiële cel is verantwoordelijk voor de afschrijvingsinventaris van het patrimonium. Samen met de cel infrastructuur staat zij in voor een correct beheer ervan. 4. Ieder lid kan ten allen tijde inzage krijgen in deze documentatie. Hiervoor volstaat het een bestuurslid op de hoogte te brengen, die de nodige actie zal ondernemen om dit vlot te laten verlopen. 5. Gebruik van materiaal: het materiaal behorend tot de vereniging wordt in principe uitsluitend gebruikt door de Duinrakkers. Indien andere verenigingen of personen hiervan gebruik wensen te maken, moet dit worden aangevraagd aan het bestuur, dat hierover zal stemmen. Een eenvoudige meerderheid van stemmen is nodig om een gunstig gevolg te kunnen geven aan de aanvraag. Het staat de voorzitter vrij hiervoor mondeling, per mail of op eerder welke wijze de stem van een bestuurslid te kennen. Hiervoor is er geen bestuursvergadering noodzakelijk. De voorzitter zal de aanvrager zo spoedig als mogelijk inlichten over het gegeven gevolg. Het is de taak van de voorzitter om de gemeentelijke sportverantwoordelijken schriftelijk op de hoogte te brengen van deze werkwijze, zodat zowel de gebruikers van de infrastructuur evenals de zaalverantwoordelijken, hiervan op de hoogte zijn. 6. Gebruik patrimonium gemeente Hechtel Eksel : Merendeel van de trainingen vinden plaats in de gemeentelijke sporthal. De leden van de Duinrakkers zullen het materiaal en de infrastructuur van de gemeentelijke diensten en/of naburige clubs, behandelen als ware het eigen patrimonium. Ingeval er alsnog een beschadiging plaatsvindt, zal de betrokken trainer of bij ontstentenis de betrokken gymnast een bestuurslid inlichten. Dit kan best gebeuren via de website van het bestuur : bestuur.duinrakkers@gmail.com Artikel 18: Sponsoring 1. Een sponsor is een onderneming of particulier die middelen (financieel, materieel, of op andere wijze) ter beschikking stelt van de vereniging. De sponsor doet dit in de eerste plaats uit waardering en erkenning van de doelen die de vereniging stelt, maar uiteraard ook om zelf op een of andere wijze herkenbaar te worden voor de leden van de vereniging. 2. De commerciële cel is verantwoordelijk voor het aanbrengen en onderhouden van sponsors. 3. De commerciële cel zal in samenwerking met de financiële cel de nodige formaliteiten afhandelen t.v.v. onze sponsors. 4. In bijlage F bevinden zich de formaliteiten en criteria die gelden voor de sponsors (sponsordossier). Artikel 19: Wijzigingen, schrappingen, toevoegingen 1. Dit huishoudelijk reglement wordt in principe slechts eenmaal per seizoen aangepast. 2. Een wijziging, schrapping of toevoeging is een bevoegdheid van de Raad van Bestuur. Zij zal deze melden tijdens de algemene vergadering. 3. De voorgestelde aanpassingen worden gemeld door de administratieve cel, die instaat voor dit agendapunt tijdens de algemene vergadering. 4. Ieder lid kan een voorstel tot aanpassing indienen. Hiervoor volstaat het dit te melden aan een bestuurslid, die dit zal doorgeven aan de administratieve cel. 5. De wijzigingen treden in werking vanaf de start van het volgende seizoen. 6. De administratieve cel zal voor de start van ieder seizoen een nieuwe uitgifte bezorgen aan bestuur en trainers, waarbij de wijzigingen / schrappingen / toevoegingen t.o.v. de vorige uitgave duidelijk gemarkeerd zijn. Artikel 20: Slotbepalingen 1. Ieder lid wordt geacht zich te houden aan de bepalingen van dit reglement. 2. Ieder lid kan dit huishoudelijk reglement, evenals de statuten van de vereniging, ten allen tijde consulteren. Hiervoor volstaat het een bestuurslid of trainer op de hoogte te brengen, die de nodige actie zal ondernemen. Er zal een exemplaar van het huishoudelijk reglement ter inzage zijn in de turnhal. Indien een lid dit wenst, kan dit reglement, evenals de statuten, per mail aan hem/haar worden overgemaakt. Huishoudelijk Reglement Blz 9

10 3. In gevallen waarin dit reglement noch de statuten voorzien, of waar een artikel vatbaar is voor interpretatie of misvatting, zal het bestuur - bij 2/3 van de stemmen - in eer en geweten beslissen over de te nemen maatregelen. Opgemaakt te Hechtel-Eksel, juni 2011 Goedgekeurd door de Raad van Bestuur Kennisname door de Algemene Vergadering Voornaam & Naam Functie(s) Handtekening Christa Milliau Kristel Gielen Voorzitter Administratieve cel (verantwoordelijke) Financiële cel (verantwoordelijke) Sportieve Cel (lid) Marianne Vanwontergem Commerciële cel (verantwoordelijke) Joline Winters Sportieve cel (doelgroepverantwoordelijke) Stefanie Scrayen Kim Brees Lut Mennes Sportieve cel (doelgroepverantwoordelijke) Sportieve cel (doelgroepverantwoordelijke) Sportieve cel (doelgroepverantwoordelijke) Elke Kwanten Sportieve cel (doelgroepverantwoordelijke) Gerlinde Ragé Sportieve cel (doelgroepverantwoordelijke) Huishoudelijk Reglement Blz 10