Frans de Vos Bestuur

Transcriptie

1 Onderwerp Nummer voorstel Datum voorstel Contactpersoon Contactpersoon Contactpersoon Telefoon Programmanummer en naam Continuering van het samenwerkingsverband Rekenkamercommissie West- Brabant RVB Sector/ : Griffie 07 NOV Afdeling Frans de Vos F.P.DeVos@bergenopzoom.nl Bestuur Voorstel: De "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009" vaststellen conform bijlage A bij dit voorstel. De "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2006", vastgesteld bij raadsbesluit van 29 September 2005, intrekken met ingang van 1 januari Burgemeester en wethouders opdracht verlenen tot het sluiten van het "Convenant betreffende samenwerking van rekenkamercommissies 2009" conform bijlage B bij dit voorstel. Burgemeester en wethouders opdracht verlenen tot het intrekken van het "Convenant betreffende samenwerking van rekenkamercommissies". De heer M.G. van Schadewijk en de dames A.M.M. van Breugel en E.J.M de Jong-Stabel benoemen als leden van de rekenkamer West-Brabant. De heer R.J.A. Clayden benoemen als voorzitteren de heer J. Naafs benoemen als plaatsvervangend voorzitter van de rekenkamer West-Brabant. De heer W. de Schipper benoemen als secretaris van de rekenkamer West-Brabant. Type voorstel: [g] Kaderstellend Controlerend Rest Zijn in het voorstel een of meer van de volgende aspecten van toepassing? Ja Nee Zijn doelen en/of effecten beschreven rc^ r-] Financiele consequenties rn M Inspraakverordening van toepassing Q ^ Communicatieparagraaf: Het voorstel heeft betrekking op de continuering van het samenwerkingsverband Rekenkamercommissie West-Brabant dat in 2005 is opgericht. GRIFFIE Bergen^Q^oom

2 Bergen op Zoom RVB Om de deelnemende gemeenteraden in staat te stellen een besluit te nemen over de continuering van de samenwerking is in opdracht van de presidia van de betrokken raden een evaluatie uitgevoerd. De Rekenkamer West-Brabant heeft ook een interne evaluatie gehouden om input te leveren voor de discussie over continuering en verbetermogelijkheden aan te geven. Samenvatting: In 2005 heeft een zestal gemeenten, waaronder Bergen op Zoom, besloten tot het oprichten van een gezamenlijke rekenkamerfunctie. Het voorstel betreft de continuering per 1 januari 2009 van dit samenwerkingsverband - nu met 9 gemeenten - voor een periode van vier jaar. Bi'llaQen! (Q^* aan of een Nage is bijgevoegd of ter image is gelegd; benoem en nummerdeze bijlagen) Bijlage nr. 'A. B. C. D. Omschrijving Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009 Convenant betreffende samenwerking van rekenkamercommissies 2009 Stukken betreffende de behandeling in het presidium Resultaten evaluatie rekenkamer Bijgevoegd/Ter inzage Bijgevoegd Bijgevoegd Ter inzage Ter inzage GRIFFIE Bergen op Zoom

3 Bergen op Zoom RVB Datum raadsvergadering Nummer Onderwerp : 27 november 2008 : RVB : Continuering van het samenwerkingsverband Rekenkamercommissie West- Brabant Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. De "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009" vaststellen conform bijlage A bij dit voorstel. De "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2006", vastgesteld bij raadsbesluit van 29 September 2005, intrekken met ingang van 1 januari Burgemeester en wethouders opdracht verlenen tot het sluiten van het "Convenant betreffende samenwerking van rekenkamercommissies 2009" conform bijlage B bij dit voorstel. Burgemeester en wethouders opdracht verlenen tot het intrekken van het "Convenant betreffende samenwerking van rekenkamercommissies". 3. De heer M.G. van Schadewijk en de dames A.M.M. van Breugel en E.J.M de Jong-Stabel benoemen als leden van de rekenkamer West-Brabant. De heer R.J.A. Clayden benoemen als voorzitteren de heer J. Naafs benoemen als plaatsvervangend voorzitter van de rekenkamer West-Brabant. De heer W. de Schipper benoemen als secretaris van de rekenkamer West-Brabant. Inleiding De gemeenten Bergen op Zoom, Geertruidenberg, Halderberge, Oosterhout, Roosendaal en Zundert hebben in 2005 besloten tot de oprichting van een gezamenlijke rekenkamerfunctie (zie raadsbesluit GRIF/05/12 d.d. 29 September 2005 inzake Samenwerking rekenkamercommissies). Later hebben de gemeenten Rucphen (2006) en Moerdijk (2007) zich aangesloten. De gemeente Etten-Leur heeft te kennen gegeven te willen participeren in het samenwerkingsverband per 1 januari Het samenwerkingsverband is vooralsnog aangegaan voor een periode van drie jaar en eindigt op 31 december Om de gemeenteraden in staat te stellen een besluit te nemen over de continuering van de samenwerking is in opdracht van de presidia van de betrokken gemeenten een evaluatie uitgevoerd. De rekenkamer heeft ook een interne evaluatie gehouden om input te leveren voor de discussie over continering en verbetermogelijkheden aan te geven. Op basis van de afzonderlijke input van de aangesloten gemeenteraden en colleges is een positief beeld ontstaan overde rekenkamer West-Brabant. Uitgesproken is dat de samenwerking aan de beoogde effectiviteit, efficiency en professionaliteit voldoet: de meerwaarde van samenwerking is een feit gebleken. r GRIFFIE BergerijOp Zj m

4 ^3, RVB Gemeente fj Bergen op Zoom Raadsvoorstel Ook over het model, te weten een commissie met onafhankelijke leden, was men tevreden. Verder is geconstateerd dat de rapportages van de Rekenkamer West-Brabant voldoen aan de in het Reglement van Orde genoemde kwaliteitseisen. In juni 2008 hebben de presidia zich vervolgens uitgesproken voor continuering van het samenwerkingsverband rekenkamercommissie West-Brabant. Het proces bevindt zich nu in een afrondende fase. Het aangepaste convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies en de aangepaste verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009 worden ter besluitvorming nu aangeboden aan alle 9 deelnemende gemeenten. Uitwerking voorstel 1. Keuzes De eerste keuze die is gemaakt, is om het samenwerkingsverband aan te gaan voor een periode van 4 jaar in plaats van 3 jaar. Voor het aangaan van een nieuw samenwerkingsverband zal er een evaluatie plaatsvinden. A. Het convenant betreffende samenwerking van rekenkamercommissies Op hoofdlijnen is het convenant en de daarin opgenomen systematiek hetzelfde gebleven. Aanpassingen treft u aan op de volgende punten: - artikel 2 lid 1: omvang rekenkamercommissie Gekozen is voor een collegiaal samengestelde rekenkamercommissie van minimaal vijf en maximaal acht externe leden. Voorheen waren dat er drie met vervangende leden. Het quorum van de rekenkamercommissie wordt met de uitbreiding ten opzichte van de periode zo goed als zeker gesteld. Toevoegen van een vertegenwoordiger van de rekenkamer aan de selectiecommissie en het laten vervallen van de aanwezigheid van een burgemeester. - artikel 9 lid 2; Het budget wordt met ingang van 1 januari 2009 jaarlijks verhoogd met de inflatiecorrectie op basis van de commerciele dienstverleningsindex. - artikel 9 lid 3 en 4: reserveren bedrag Omdat vooraf niet precies duidelijk is hoe groot de kosten van een onderzoek of een quick-scan zullen zijn, wordt in dit convenant een beperkte reserve van maximaal 10% van het jaarbudget van de gezamenlijke rekenkamercommissie geintroduceerd. Door het introduceren van deze reserve kunnen kleine fluctuaties binnen het budget van de gezamenlijke rekenkamercommissies zelf worden opgevangen zonder dat de gemeenten worden geconfronteerd met overschrijding van het budget. - artikel 9, lid 5 inzake budgetbeheer en budgethouderschap is toegevoegd Het budgetbeheer is gelegen in de handen van de griffier van Roosendaal en het budgethouderschap is in handen van de gezamenlijke rekenkamercommissie. GRIFFIE Bergen opzoom

5 Bergen op Zoom 1101 RVB B. De verordeninq gemeentelijke rekenkamercommissie Op hoofdlijnen is de verordening betreffende de gemeentelijke rekenkamercommissie hetzelfde gebleven. Aanpassingen treft u aan op de volgende punten: - artikel 15 inzake het verzoeken tot het verrichten van onderzoek is ten opzichte van de oude versie ingekort. De raad is het enige orgaan dat de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek kan doen tot het instellen van een onderzoek. - Toegevoegd artikel 16: beslotenheid van de vergadering. 2. Evaluatie Het convenant geldt voor de periode van 1 januari 2009 tot en met 31 december De in het convenant geregelde samenwerking en het functioneren van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt uiterlijk 1 juli 2012 geevalueerd, waama de samenwerking eventueel op 1 januari 2013 op basis van een vervolgconvenant kan worden gecontinueerd, dan wel kan worden uitgebreid of beeindigd. Consequenties van het voorstel Aan het voorstel zijn geen financiele consequenties verbonden. Een ontwerpbesluit treft u hierbij ter vaststelling aan. De voorzitter van de raad van de gemeente Bergen op Zoom, Drs. J.M.M. Polman GRIFFiE Bergen op Zpom ' W

6 Gemeente jj Bergen op Zoom RVB De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van de voorzitter van de raad d.d. 7 november 2008, nr. RVB ; gelet op artikel 81 oa van de Gemeentewet; BESLUIT: 1. De "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009" vaststellen conform bijlage A bij dit voorstel. De "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2006", vastgesteld bij raadsbesluit van 29 September 2005, intrekken met ingang van 1 januari Burgemeester en wethouders opdracht verlenen tot het sluiten van het "Convenant betreffende samenwerking van rekenkamercommissies 2009" conform bijlage B bij dit voorstel. Burgemeester en wethouders opdracht verlenen tot het intrekken van het "Convenant betreffende samenwerking van rekenkamercommissies". 3. De heer M.G. van Schadewijk en de dames A.M.M. van Breugel en E.J.M de Jong-Stabel benoemen als leden van de rekenkamer West-Brabant. De heer R.J.A. Clayden benoemen als voorzitter en de heer J. Naafs benoemen als plaatsvervangend voorzitter van de rekenkamer West-Brabant. De heer W. de Schipper benoemen als secretaris van de rekenkamer West-Brabant. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2 7 NOV De griffier, De voorzitter, F.P. de Vos GRiFFIE Bergen opjzoom

7 BIJLAGE A behorende bij raadsvoorstel RVB De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van de voorzitter van de raad d.d. 7 november 2008 gelet op artikel 81oa van de Gemeentewet; BESLUIT: Vast te stellen de volgende: Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. raad: de raad van de gemeente Bergen op Zoom; b. rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Bergen op Zoom; c. voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie van de gemeente Bergen op Zoom; d. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom; e. gemeente: de gemeente Bergen op Zoom;. Artikel 2 Rekenkamercommissie Ter uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81oa, eerste lid, van de Gemeentewet, is er een gemeentelijke rekenkamercommissie. Atikel 3 Taak van de rekenkamercommissie 1. De rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur alsmede van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. 2. Een door de rekenkamercommissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Artikel 4 Samenstelling van de rekenkamercommissie 1. De rekenkamercommissie bestaat uit minimaal vijf en maximaal acht externe leden die door de raad worden benoemd. Benoeming vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december De raad benoemt uit de leden de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. Benoeming vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en de werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de secretaris. 4. Voorafgaand aan eventuele tussentijdse benoemingen als bedoeld in het eerste en tweede lid, pleegt de raad overleg met de rekenkamercommissie. Artikel 5 Ontslag Een lid van de rekenkamercommissie wordt door de raad ontslagen: a. op eigen verzoek; b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap; GRIFFIE BergenjDpJtoom?n op Zc i

8 c. indien hij bij onherroepelijk geworden rechteriijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; d. indien hij bij onherroepelijk geworden rechteriijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld; e. indien hij naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen. 2. Een lid van de rekenkamercommissie kan door de raad worden ontslagen bij gebleken ongeschiktheid, indien hij door ziekte of gebreken langdurig (langer dan 13 weken) of blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen of indien hij verboden handelingen als bedoeld in artikel 9 van deze verordening heeft verricht. Artikel 6 Non-activiteit 1. De raad stelt een lid van de rekenkamercommissie op non-activiteit indien: a. hij zich in voorlopige hechtenis bevindt; b. hij bij een nog niet onherroepelijk geworden rechteriijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; c. hij onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld ingevolge een nog niet onherroepelijk geworden rechteriijke uitspraak. 2. De raad kan een lid van de rekenkamercommissie op non-activiteit stellen, indien tegen hem een gerechtelijk onderzoek ter zake van een misdrijf wordt ingesteld of indien er een ander ernstig vermoeden is van het bestaan van feiten en omstandigheden die tot ontslag, anders dan op de gronden vermeld in artikel 5, eerste lid, onder a. en tweede lid, zouden kunnen leiden. 3. De raad beeindigt de non-activiteit zodra de grand voor de maatregel is vervallen, met dien verstande dat in een geval als bedoeld in het tweede lid de non-activiteit in ieder geval eindigt na zes maanden. In dat geval kan de raad de maatregel telkens voor ten hoogste drie maanden verlengen. Artikel 7 Openbaar maken nevenfuncties Voor de leden van de rekenkamercommissie is artikel 12 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Artikel 8 Eed Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van de rekenkamercommissie in handen van de voorzitter van de raad de eed (verklaring en belofte) als opgenomen in artikel 81 g van de Gemeentewet af, met dien verstande, dat voor "rekenkamer" wordt gelezen "rekenkamercommissie". Artikel 9 Verboden handelingen Voor de leden van de rekenkamercommissie is artikel 15, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet, van overeenkomstige toepassing. Artikel 10 Reglement van orde De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisname aan de raad. Artikel 11 Secretaris 1. De secretaris van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten en in overleg met de gezamenlijke rekenkamercommissie benoemd 2. De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde. 3. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht. 2_ GRIFFIE Bergen op Zoom j

9 Artikel 12 Ondersteuning rekenkamercommissie 1. De raad stelt, na overleg met de rekenkamercommissie, de rekenkamercommissie de nodige middelen ter beschikking vooreen goede uitoefening van haar werkzaamheden. 2. De rekenkamercommissie is bevoegd om binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 3. Ten laste van het in tweede lid genoemde budget worden in ieder geval gebracht de kosten van: a. de vergoedingen aan de leden van de rekenkamercommissie; b. de secretaris, de onderzoeker(s) en het secretariaat; c. de eventueel door de rekenkamercommissie ingeschakelde deskundigen; d. eventuele overige uitgaven die de rekenkamercommissie nodig acht voor de uitoefening van haar taken. 4. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. Artikel 13 Vergoeding leden rekenkamercommissie 1. De voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie ontvangen een vergoeding van respectievelijk 155,- en 135,- voor het bijwonen van een vergadering van de rekenkamercommissie. Deze bedragen worden jaarlijks gei'ndexeerd met het percentage dat in tabel IV bij het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden wordt gehanteerd. 2. Aan de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie wordt een vergoeding in de reis- en verblijfkosten toegekend: a. voor reizen met eigen vervoermiddel: een vergoeding van de in redelijkheid noodzakelijk gemaakte reiskosten overeenkomstig de bedragen in artikel 2 van de Reisregeling binnenland b. voor reizen met openbaar vervoer: de werkelijk gemaakte kosten c. voor verblijfkosten: de noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies. Artikel 14 Onderzoeksopdracht en bevoegdheden 1. De rekenkamercommissie presenteert tenminste jaarlijks voor 1 oktober een onderzoeksplan waarin staat aangegeven welke onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor een onderzoek of quick-scan. Voor het jaar 2009 presenteert de rekenkamercommissie voor 1 februari een onderzoeksplan. 2. De rekenkamercommissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is e.e.a. van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. Het gemeentebestuur verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht. 3. De rekenkamercommissie is bevoegd alle documenten die berusten bij de besturen en/of directies van de hiema genoemde organisaties te onderzoeken voorzover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is e.e.a. van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. Tevens verstrekken de besturen en/of directies van de hierna genoemde organisaties desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamer ter vervulling van haar taak nodig acht: a. openbare lichamen en gemeenschappelijke organen, ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in deze regeling; b. naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt; GRIFFIE BergenopZoom

10 c. andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft; 4. De rekenkamercommissie kan zich bij haar taakuitvoering laten bijstaan door deskundigen. 5. Om de onderzoeken van de rekenkamercommissie naar behoren te kunnen uitvoeren, zijn de stukken, die onderoplegging van geheimhouding aan de rekenkamercommissie ter beschikking worden gesteld, ook beschikbaar voor de secretaris van de rekenkamercommissie en de door de rekenkamercommissie aangewezen deskundigen. Artikel 15 Verzoeken tot het verrichten van onderzoek De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek, in aanvulling van het in artikel 14, lid 1 genoemde onderzoekplan. De rekenkamer bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. Artikel 16 Beslotenheid vergaderingen De vergaderingen van de rekenkamercommissie worden als regel in beslotenheid gehouden. Artikel 17 Geheimhouding 1. De rekenkamercommissie kan op grand van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden overlegd, geheimhouding opleggen. 2. De geheimhouding wordt door alien die van deze stukken kennis dragen in acht genomen totdat de rekenkamercommissie haar opheft. Artikel 18 Vergader- en stemmingsquorum 1. De rekenkamercommissie vergadert niet als behalve de voorzitter niet tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is. 2. De rekenkamercommissie beslist bij meerderheid van stemmen. 3. Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Artikel 19 Uitvoering van het onderzoek en rapportage 1. De rekenkamercommissie voert het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet uit. 2. De rekenkamercommissie kan de verzoeker tot het verrichten van een onderzoek tussentijds informeren over de voortgang van een onderzoek dat naar aanleiding van het verzoek is ingesteld. 3. Onverminderd het bepaalde in artikel 185 van de Gemeentewet, stelt de rekenkamercommissie betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn in elk geval degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. 4. De raad stelt in openbaarheid de onderzoeksresultaten, de conclusies en aanbevelingen vast. Artikel 20 Voorziening In alle gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de rekenkamercommissie de raad gehoord. GRIFFIE [ Bergen op Zoom j I ~^ - 1 4

11 Artikel 21 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009". Artikel 22 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari Op dattijdstip vervalt de "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2006", vastgesteld bij raadsbesluit van 29 September Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 november 2008 De griffier, De voorzitter, GRIFFIE Bergen op oom

12 BIJLAGE B behorende bij raadsvoorstel RVB CONVENANT betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies Burgemeester en wethouders van de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout, Roosendaal, Rucphen en Zundert, hierna: de gemeenten; Overwegende dat het om redenen van effectiviteit, efficiency en professionaliteit wenselijk is om ter uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81 oa eerste lid, van de Gemeentewet, de afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissies in gezamenlijkheid te doen functioneren; Gelet op de door de afzonderlijke raden gegeven opdracht tot nadere regeling van deze samenwerking; Gelet op de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen m.b.t. de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamercommissie; Gelet op artikel 160, eerste lid, onder e., van de Gemeentewet; Komen overeen het volgende: Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies Artikel 1 Gezamenlijke rekenkamercommissie 1. Er is een gezamenlijke rekenkamercommissie. Deze gezamenlijke rekenkamercommissie fungeert als gemeentelijke rekenkamercommissie van de gemeenten. 2. De gezamenlijke rekenkamercommissie voert voor de gemeenten de taken uit als opgenomen in de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen m.b.t. de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamercommissie. Artikel 2 Samenstelling van de gezamenlijke rekenkamercommissie 1. De gezamenlijke rekenkamercommissie bestaat uit minimaal vijf en maximaal acht externe leden die bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten worden benoemd. Selectie van de leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie vindt plaats door een selectiecommissie, bestaande uit de een raadslid per gemeente en een vertegenwoordiger van de rekenkamer. De benoeming vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december De raden van de gemeenten benoemen uit de leden bij eensluidend besluit de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. Benoeming vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december Voorafgaand aan de eventuele tussentijdse benoemingen als bedoeld in het eerste en tweede lid plegen de voorzitters van de raden van de gemeenten namens deze raden overleg met de gezamenlijke rekenkamercommissie. Artikel 3 Ontslag en non-activiteit 1. Een lid van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten ontslagen. 2. Indien een van raden van de gemeenten op grand van artikel 5, eerste lid, onder b, c, d of e, of tweede lid, van Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009, een ontslagbesluit neemt, nemen de raden van de overige gemeenten in beginsel een eensluidend besluit. 3. Op non-activiteitstelling van een lid van de gezamenlijke rekenkamercommissie, alsmede de beeindiging of verlenging van de non-activiteit, geschiedt bij eensluidend besluit van de raden van de gemeenten. GRIFFIE Bergen, op Zoom

13 Artikel 4 Eed De leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie leggen de eed als bedoeld in artikel 8 van de Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009, in een gezamenlijke bijeenkomst van de voorzitters van de raden van de gemeenten af. Artikel 5 Reglement van orde De gezamenlijke rekenkamercommissie zendt net reglement van orde onverwijld ter kennisname aan de raden van de gemeenten. Artikel 6 Vergoeding leden gezamenlijke rekenkamercommissie De hoogte van de vaste onkostenvergoeding voor de leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt bij een door de raden van de gemeenten eensluidend vastgestelde verordening vastgesteld. Artikel 7 Secretariaat Benoeming van de secretaris en eventueel ander ondersteunend personeel vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december Genoemde functionarissen zijn formeei in dienst van de gemeente Roosendaal en vallen organiek onder de griffier van die gemeente. Functionele aansturing van de secretaris, de onderzoeker(s) en eventueel ander ondersteunend personeel vindt alleen plaats door de gezamenlijke rekenkamercommissie. Artikel 8 Onderzoeksplan 1. De gezamenlijke rekenkamercommissie presenteert tenminste jaarlijks voor 1 oktober een onderzoeksplan waarin staat aangegeven welke onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor een onderzoek of quick scan. Als uitgangspunt geldt het volgende: a. voor de gemeente Bergen op Zoom 2 onderzoeken; b. voor de gemeente Etten-Leur 1 onderzoek en 1 quick scan; c. voor de gemeente Geertruidenberg 1 onderzoek; d. voor de gemeente Halderberge 1 onderzoek en 1 quick scan; f. voor de gemeente Moerdijk 1 onderzoek en 1 quick scan; g. voor de gemeente Oosterhout 2 onderzoeken; h. voor de gemeente Roosendaal 2 onderzoeken; i. voor de gemeente Rucphen 1 onderzoek j. voor de gemeente Zundert 1 onderzoek. Voor het jaar 2009 presenteert de gezamenlijke rekenkamercommissie voor 1 februari een ontwerponderzoeksplan. Voordat de gezamenlijke rekenkamercommissie het ontwerp onderzoeksplan presenteert, krijgen de gemeenteraden de gelegenheid aan te geven of en zo ja welke wensen zij hebben ten aanzien van door de gezamenlijke rekenkamercommissie uit te voeren onderzoeken respectievelijk quick scans. In het ontwerp onderzoeksplan geeft de gezamenlijke rekenkamercommissie gemotiveerd aan op welke wijze zij tot het onderzoeksplan is gekomen. 2. Op verzoek van een afzonderlijke gemeente kan de gezamenlijke rekenkamercommissie meerdere onderzoeken en/of quick scans uitvoeren. De gezamenlijke rekenkamercommissie brengt hiertoe een offerte uit aan de desbetreffende gemeente. De gezamenlijke rekenkamercommissie beslist welke onderwerpen worden onderzocht. 3. De gezamenlijke rekenkamercommissie kan zich in het kader van het uitvoeren van een concreet onderzoek of quick-scan laten bijstaan door deskundigen. De kosten van deskundige bijstand komen ten laste van het door de gemeenten aan de gezamenlijke rekenkamercommissie beschikbaar gestelde budget. Artikel 9 Budget en kostenverdeling 1. De raden van de gemeenten stellen ten behoeve van de gezamenlijke rekenkamercommissie jaarlijks een budget beschikbaar. Deze bijdrage wordt jaarlijks op basis van facturering overgemaakt aan de gemeente Roosendaal en bedraagt: a. voor de gemeente Bergen op Zoom ,-; b. voor de gemeente Etten-Leur ,-; c. voor de gemeente Geertruidenberg ,-; GRiFFlE Bergen ppzoonr^

14 d. voor de gemeente Halderberge ,-; f. voor de gemeente Moerdijk ,-; g. voor de gemeente Oosterhout ,-; h. voor de gemeente Roosendaal ,-; i. voor de gemeente Rucphen ,-; j. voor de gemeente Zundert ,-. 2. Dit budget wordt met ingang van 1 januari 2009 jaarlijks verhoogd met de inflatiecorrectie op basis van de commerciele dienstverleningsindex. 3. Van het totaal voor de gezamenlijke rekenkamercommissie jaarlijks beschikbare budget mag maximaal 10% worden gereserveerd voor het opvangen van fluctuaties. De totale maximale reserve mag nooit meer bedragen dan 10% van het jaarbudget van de gezamenlijke rekenkamercommissie 4. Indien na vaststelling van het jaarverslag als bedoeld in artikel 185, derde lid, van de Gemeentewet, er een overschot is op de expioitatie wordt dit toegevoegd aan de risicoreserve. Het maximum van deze reserve per ultimo van het jaar bedraagt 10% van het totaal van de door de gemeenten beschikbaar gestelde bedragen voor dat jaar. Indien dat maximum wordt overschreven, wordt het meerdere naar rato van de verleende bijdragen in het jaar terugbetaald aan de deelnemende gemeenten. Indien de expioitatie leidt tot een tekort wordt dit ten laste gebracht van de risicoreserve. Indien en voor zover het saldo van deze reserve niet toereikend is, wordt het meerdere naar rato van de verleende bijdragen ten laste gebracht van de deelnemende gemeenten. 5. Het budgetbeheer is gelegen in de handen van de griffier van Roosendaal. Het budgethouderschap is in handen van de gezamenlijke rekenkamercommissie Artikel 10 Geldigheidsduur en evaluatie 1. Dit convenant geldt voor de periode van 1 januari 2009 tot en met 31 december De gemeenten garanderen gedurende de looptijd van deze overeenkomst nun bijdrage als bedoeld in artikel 9 van deze overeenkomst. 3. De in dit convenant geregelde samenwerking en het functioneren van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt uiterlijk 1 juli 2012 geevalueerd, waarna de samenwerking eventueel per 1 januari 2013 op basis van een vervolgconvenant kan worden gecontinueerd, dan wel kan worden gewijzigd of beeindigd. Artikel 11 Werkloosheidsrisico en kostenverdeling 1. Indien uit de in artikel 10 bedoelde evaluatie blijkt dat voortzetting van de gezamenlijke rekenkamercommissie dan wel het gemeenschappelijk voeren van het secretariaat niet wenselijk of mogelijk is en indien als gevolg daarvan personeel, dat hiertoe is aangesteld, moet worden ontslagen, worden de kosten door de gemeenten gedragen. 2. De verdeling van de kosten als bedoeld in het eerste lid vindt plaats naar rato van de bijdragen, bedoeld in artikel 9 van dit convenant, oals die voor de verschillende gemeenten zijn vastgesteld. De burgemeester van d De burgemeester van de/gemeente De burgemeester van de gemeente Geertruidenberg, De burgemeester van de gemeente Halderberge, De burgemeester van de gemeente Moerdijk, GRIFFIE Berqen op Zpom

15 De burgemeester van de gemeente Oosterhout, De burgemeester van de gemeente Roosendaal, De burgemeester van de gemeente Rucphen, De burgemeester van de gemeente Zundert, GR1FFIE Bergen op Zoom

16 TOELICHTING Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies Om redenen van effectiviteit, efficiency en professionaliteit hebben de raden van de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout, Roosendaal, Rucphen en Zundert de wens uitgesproken om hun afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissies in gezamenlijkheid te doen functioneren en de diverse colleges van burgemeester en wethouders opgedragen om deze voorgestane samenwerking te formaliseren. Hiertoe is overeengekomen om de afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissie te doen bemensen door dezelfde rekenkamercommissieleden (personele unie) en te doen ondersteunen door een secretariaat, bestaande uit een secretaris en eventueel ander ondersteunend personeel. Voor een financiele onderbouwing wordt verwezen naar bijgevoegd "Financieel overzicht gezamenlijke rekenkamerfunctie regio West-Brabant". Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Gezamenlijke rekenkamercommissie Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 2 Samenstelling van de gezamenlijke rekenkamercommissie In dit artikel wordt bepaald dat de leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie, en daarmee dus van de afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissies, bij eensluidend besluit van de raden van de deelnemende gemeenten worden benoemd. Indien een van de gemeenteraden zich niet in benoeming van een bepaalde kandidaat kan vinden, zal de kandidaat derhalve niet als lid van de gezamenlijke rekenkamercommissie kunnen worden benoemd. Eenzelfde regeling geldt voor de benoeming van de (plaatsvervangend) voorzitter van de rekenkamercommissie, die door de gemeenteraden uit de leden wordt benoemd. Gekozen is voor een collegiaal samengestelde rekenkamercommissie van minimaal vijf en maximaal acht externe leden. Het quorum van de rekenkamercommissie wordt met de uitbereiding ten opzichte van de periode 2006 tot en met 2008 zo goed als zeker gesteld. Vanwege de opgenomen evaluatiebepaling (artikel 10) vindt benoeming van de leden van de rekenkamercommissie in eerste instantie plaats voor een periode van vier jaren. Ingeval van eventuele tussentijdse benoemingen zijn de voorzitters van de raden gemandateerd om namens de gemeenteraden het overleg te voeren als bedoeld in artikel 4, vierde lid, van de verordening. Artikel 3 Ontslag en non-activiteit Ook voor wat betreft ontslag en non-activiteit is de eis van eensluidende besluitvorming door de gemeenteraden gesteld. In het tweede lid is een zogenaamde "solidariteitsbepaling" opgenomen, op grand waarvan de gemeenten zich in beginsel bereid verklaren om, ingeval een gemeenteraad een lid van de rekenkamercommissie wil ontslaan op grand van artikel 5, eerste lid, onder b, c, d of e of op grond van het tweede lid, van de verordening m.b.t. de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamercommissie, een eensluidend ontslagbesluit te nemen. Bijvoorbeeld kan een lid van de rekenkamercommissie de functie van raadslid van een van de deelnemende gemeenten aanvaarden en daardoor formeel geen zitting meer mogen hebben in de rekenkamercommissie van die gemeente en dus ook niet in de gezamenlijke rekenkamercommissie (die immers fungeert als gemeentelijke rekenkamercommissie). De aanvaarding van de onverenigbare functie "bijt" echter het lidmaatschap van de overige gemeentelijke rekenkamercommissies niet, zodat er in beginsel geen reden is tot ontslag van het desbetreffende rekenkamercommissielid. Eenzelfde geval kan zich voordoen indien een lid van de rekenkamercommissie het vertrouwen van een van de gemeenteraden ontbeert, terwijl dit vertrouwen bij de overige gemeenteraden nog wel aanwezig is. Op grond van de "solidariteitsbepaling" verklaren alle gemeenteraden zich bereid om zich in principe te conformeren aan de besluitvorming van de initierende gemeenteraad. GRIFFIE \ Bergen po Zoom j

17 Artikel 4 Eed In dit artikel wordt een praktische oplossing gevonden voor net feit dat de leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie, formeel leden van alle afzonderlijke rekenkamercommissies, meermalen, namelijk in handen van alle burgemeesters afzonderlijk, de eed (verklaring of belofte) moeten afleggen. Dit artikel behoeft geen verdere toelichting. Artikel 5 Reglement van orde Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 6 Vergoeding leden gezamenlijke rekenkamercommissie Dit artikel behoeft geen toelichting. Artikel 7 Secretariaat Vanwege de opgenomen evaluatiebepaling vindt de benoeming van de secretaris en eventueel overig ondersteunend personeel in eerste instantie plaats voor een periode van vier jaren. Artikel 8 Onderzoeksplan In dit artikel zijn de onderzoeksambities van de deelnemende gemeenten neergelegd. De gezamenlijke rekenkamercommissie presenteert jaarlijks voor 1 oktober het ontwerp-onderzoeksplan, zodat e.e.a. bij de begrotingsbehandeling kan worden meegenomen. Aangezien de gezamenlijke rekenkamercommissie pas per 1 januari 2009 op basis van de Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009 zal zijn ge'fnstalleerd, is voor het jaar 2009 bepaald dat de gezamenlijke rekenkamercommissie uiterlijk op 1 februari een ontwerp-onderzoeksplan presenteert. Eventueel kunnen meerdere onderzoeken en/of quick scans worden uitgevoerd, e.e.a. op basis van een offerte van de rekenkamercommissie aan de desbetreffende gemeente. In de gemeentelijke bijdrage aan de gezamenlijke rekenkamercommissie is een "inhuurbudget" opgenomen (zie bijgevoegd "Financieel overzicht gezamenlijke rekenkamerfunctie regio West- Brabant"). Voor alle duidelijkheid: eventuele externe drukkosten worden eveneens ten laste van het "inhuurbudget" gebracht. Artikel 9 Budget en kostenverdeling In dit artikel worden de jaarlijkse gemeentelijke bijdragen aan de gezamenlijke rekenkamercommissie genoemd. Basis voor deze bijdragen is gelegen in de onderzoeksambities. Zie verder het bijgevoegde "Financieel overzicht gezamenlijke rekenkamerfunctie regio West-Brabant". Onverminderd het feit dat er op basis van een nadere offerte van de gezamenlijke rekenkamercommissie voor een gemeente meerdere onderzoeken en/of quick scans kunnen worden uitgevoerd, geldt als uitgangspunt dat bij het uitvoeren van de geambieerde onderzoeken en/of quick scans de op grond van dit artikel verschuldigde gemeentelijke bijdrage niet wordt overschreden. Omdat niet vooraf exact duidelijk is hoe groot de kosten van een onderzoek of een quick scan zijn, wordt in dit convenant een beperkte reserve van maximaal 10% van het jaarbudget van de gezamenlijke rekenkamercommissie geintroduceerd. Door het introduceren van deze reserve, kunnen kleine fluctuaties binnen het budget van de gezamenlijke rekenkamercommissie zelf worden opgevangen zonder dat de gemeenten worden geconfronteerd met overschrijding van het budget. De gemeente Roosendaal treedt op als budgetbeheerder van de gezamenlijke rekenkamercommissie; het budgethouderschap is echter in handen van de gezamenlijke rekenkamercommissie gelegen. Artikel 10 Geldigheidsduur en evaluatie Het convenant wordt aangegaan voor de duur van vier jaren. Bij wijze van uittredingsregeling geldt, dat de gemeenten gedurende de looptijd van het convenant garant staan voor de overeengekomen bijdrage; immers worden de leden van de rekenkamercommissie en secretaris, en secretaresse voor een periode van vier jaren aangesteld. j"~ GRIFFIE Berqen op Zoom /;_^a J

18 Na 3!4 jaar dient de samenwerking en het functioneren van de gezamenlijke rekenkamercommissie te worden geevalueerd, op basis waarvan de gemeenteraden een besluit kunnen nemen over het al dan niet (gewijzigd) voortzetten van de samenwerking. Hiervoor is alsdan wel een nieuw convenant vereist. Artikel 11 Werkloosheidsrisico en kostenverdeling Vanwege de tijdelijkheid van het convenant wordt het ambtelijk personeel op tijdelijke basis tot en met uiterlijk 31 december 2012 aangesteld. Ondanks dat er sprake is van een tijdelijk dienstverband, kan het toch mogelijk zijn dat bij niet-voortzetting van de arbeidsrelatie een vergoeding verschuldigd is. In dit artikel wordt voor dat geval een kostenverdelingsregeling gegeven, waarbij wordt bepaald dat de gemeenten de kosten in gezamenlijkheid en naar rato van nun jaarlijkse bijdrage dragen. Bijlage : Financieel overzicht gezamenlijke rekenkamerfunctie regio West-Brabant GRIFFIE J BergervtQp'Zoorn

19 Bijdragen gemeenten in 2009 (prijspeil 2008) Gemeente Bijdrage 2009 Toelichting Bergen op Zoom Etten-Leur Geertruidenberg Halderberge Moerdijk Oosterhout Roosendaal Rucphen Zundert basis: inwoners per x onderzoek, 1 x quick scan 1 x onderzoek 1 x onderzoek, 1 x quick scan 1 x onderzoek, 1 x quick scan 2 x onderzoek basis: inwoners per x onderzoek 1 x onderzoek Specificatie onderzoek quick scan 1 per inw. % indexering 2006, conform convenant 2007, na indexering 2008, na indexering 2009, na aanpassing ,000 1,014 1,035 1,035 1,40% 2,03% 0,00% NB 1: bij verzenden facturen i.v.m. bijdrage 2008 is abusievelijk niet de juiste indexering toegepast. Omdat naar verwachting het jaar 2008 toch wordt afgesloten met een (beperkt) exploitatieoverschot is geen gecorrigeerde berekening nagezonden. NB 2: Voor wat betreft de bijdragegrondslag "Aantal inwoners" zijn nog geen afspraken vastgelegd m.b.t. de peildatum. Met het oog op de beschikbaarheid van gegevens ligt in de rede dat wordt uitgegaan van de situatie per 1 januari in het voorafgaande jaar. Dat betekent dat de berekening voor Bergen op Zoom en Roosendaal nog wordt bijgesteld m.b.t. het definitieve aantal inwoners per 1 januari GRIFFIE Bergen op Zoom

20 BIJDRAGEN GEMEENTEN aantal inwoners Onderzoeksprogramma huidige bijdrage nieuwe bijdrage verschil per inw. huidig per inw. nieuw Bergen op Zoom Geertruidenberg Halderberge Moerdijk Oosterhout Roosendaal Rucphen Zundert x onderzoek 1 x onderzoek 1 x onderzoek, 1 x q.s. 1 x onderzoek, 1 x q.s. 2 x onderzoek 2 x onderzoek 1 x onderzoek 1 x onderzoek ,00 1,50 1,30 1,04 1,16 0,80 1,38 1,49 1,01 1,50 1,40 1,12 1,16 1,01 1,38 1,49 Totaal

21 Gemeente jf Bergen op Zoom I Commissie Datum Agendapunt Nummer raadsvoorstel Naam: Burger en Bestuur V iesteb, nne^ 20 november d RVB Continuering van net samenwerkingsverband Rekenkamercommissie West Brabant I 1 U- * 1,?1 r1 [ Lijst Linssen Y mmmm>&m nffkp^hffl uilwi PvdA GBWP CDA WD X X X X SP D66 Groen Links Groepering Leefbaarheid BSD Lijst van Kemenade X X X Stemverklaring in de raad Advies aan de gemeenteraad (A/B-stuk) Het voorstel wordt als A-stuk doorgeleid. Opmerkingen De secretaris, De voorzitter,

22 Bijdraqen qemeenten in 2009 (priispeil 2008) igemeente Bijdrage 2009 Toelichting Bergen op Zoom Etten-Leur Geertruidenberg Halderberge Moerdijk Oosterhout Roosendaal Rucphen Zundert basis: inwoners per x onderzoek, 1 x quick scan 1 x onderzoek 1 x onderzoek, 1 x quick scan 1 x onderzoek, 1 x quick scan 2 x onderzoek basis: inwoners per x onderzoek 1 x onderzoek Specificatie onderzoek quick scan 1 per inw. % indexering 2006, conform convenant 2007, na indexering 2008, na indexering 2009, na aanpassing ,000 1,014 1,035 1,035 1,40% 2,03% 0,00% NB1: bij verzenden facturen i.v.m. bijdrage 2008 is abusievelijk niet de juiste indexering toegepast. Omdat naar verwachting het jaar 2008 toch wordt afgesloten met een (beperkt) exploitatieoverschot is geen gecorrigeerde berekening nagezonden. NB 2: Voor wat betreft de bijdragegrondslag "Aantal inwoners" zijn nog geen afspraken vastgelegd m.b.t. de peildatum. Met het oog op de beschikbaarheid van gegevens ligt in de rede dat wordt uitgegaan van de situatie per 1 januari in het voorafgaande jaar. Dat betekent dat de berekening voor Bergen op Zoom en Roosendaal nog wordt bijgesteld m.b.t. het definitieve aantal inwoners per 1 januari 2008.

23 BIJDRAGEN GEMEENTEN aantal inwoners Onderzoeksprogramma huidige bijdrage nieuwe bijdrage verschil per inw. huidig per inw. nieuw Bergen op Zoom Geertruidenberg Halderberge Moerdijk Oosterhout Roosendaal Rucphen Zundert x onderzoek 1 x onderzoek 1 x onderzoek, 1 x q.s. 1 x onderzoek, 1 x q.s. 2 x onderzoek 2 x onderzoek 1 x onderzoek 1 x onderzoek ,00 1,50 1,30 1,04 1,16 0,80 1,38 1,49 1,01 1,50 1,40 1,12 1,16 1,01 1,38 1,49 Totaal

24 PI Ill Bergen op Zoom BehandeW door F.P. de Vos Doorkiesnr Datum Vergadering presidium Onderwerp: 6december december2007 Plan van aanpak evaluate rekenkamer Status adviserend D ter kennisneming I3 ter bespreking besluitvormend De gemeenten Bergen op Zoom, Geertruidenberg, Halderberge, Oosterhout, Roosendaal en Zundert hebben in 2005 besloten tot de oprichting van een gezamenlijke rekenkamerfunctie. Daama hebben ook de gemeenten Rucphen (2006) en Moerdijk (2007) zich bij dit samenwerkingsverband aangesloten. Het "Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies" is gebaseerd op de overweging dat het om redenen van effectiviteit, efficiency en professionaliteit wenselijk is om ter uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81 0, eerste lid van de Gemeentewet, de afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissies in gezamenlijkheid te doen functioneren. De samenwerking kwam tot stand dankzij de gemeenschappelijke overeenstemming over het belang van een onafhankelijke commissie met alleen exteme leden, niet zijnde raadsleden. Het samenwerkingsverband is vooralsnog aangegaan vooreen periode van drie jaar, en eindigt op 31december2008. Om de gemeenteraden in staat te stellen om een besluit te nemen overde continuering van de samenwerking wordt in opdracht van de presidia van de betrokken gemeenten een evaiuatie voorbereid. (bijgevoegd) De griffiers van de samenwerkende gemeenten hebben met tevredenheid vastgesteld dat de samenwerking goed verloopt De griffiers adviseren dan ook om de evaiuatie met name te richten op mogelijke verbeterpunten ten aanzien van de samenwerking en niet zozeer de samenwerking als zodanig tot evaluatiepunt te maken. Plan van aanpak De evaiuatie moet in essentie een antwoord geven op de volgende hoofdvragen: 1. Voldoet de samenwerking aan de beoogde effectiviteit, efficiency en professionaliteit, met andere woorden: is de meerwaarde tot zijn recht gekomen? 2. Voldoet het gekozen model: een commissie met onafhankelijke leden? 3. Voldoen de rapportages van de Rekenkamer West-Brabant aan de in het Reglement van Orde genoemde kwaliteitseisen? 4. Hoe gaan we samen verder? De griffiers van de desbetreffende gemeenten zullen ieder voor hun eigen gemeente zorg dragen voor het uitzetten van de vragenlijsten en het verzamelen van de readies. De eindevaluatie zal verzorgd worden door de werkgroep 'evaluate Rekenkamer West-Brabant'. Deze werkgroep bestaat uit mw. E. van Straaten (griffier

25 ft Gemeente 6 Bergen op Zoom eemejjj. gemeente Roosendaal), mw K. Millenaar (griffier gemeente Geertruidenberg) de secretaris van de Rekenkamer West-Brabant, dhr. W. de Schipper, en ondergetekende. Voorgesteld wordt om 5 tot 10 leden van de raad te interviewed 2 leden van het college, de algemeen directeur/'gemeentesecretaris en een sectordirecteur. Planning December 2007-Januari 2008 Bespreken Plan van Aanpak in afzondertijke presidia Februari- Maart 2008 Raadpleging raden en colleges Juni 2008 Aanbieden eindevaluatie aan raden ter besluitvorming Voorstel 1. Instemmen met het plan van aanpak. 2. De griffiers van de deelnemende gemeenten opdracht geven de evaluatie voor te bereiden conform het plan van aanpak. 3. plan van aanpak ter kennisneming naar de commissie Burger en Bestuur. De raadsgriffier, / F.P. de Vos -ff-

26 Plan van aanpak evaluatie Rekenkamer West-Brabant Inleiding De gemeenten Bergen op Zoom, Geertruidenberg, Halderberge, Oosterhout, Roosendaal en Zundert hebben in 2005 besloten tot de oprichting van een gezamenlijke rekenkamerfunctie. Daarna hebben ook de gemeenten Rucphen (2006) en Moerdijk (2007) zich bij dit samenwerkingsverband aangesloten. Het "Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies" is gebaseerd op de overweging dat het om redenen van effectiviteit, efficiency en professionaliteit wenselijk is om ter uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81 0, eerste lid van de Gemeentewet, de afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissies in gezamenlijkheid te doen functioneren. De samenwerking kon overigens alleen tot stand komen dankzij de gemeenschappelijke overeenstemming over het belang van een onafhankelijke commissie met alleen externe leden, niet zijnde raadsleden. Het samenwerkingsverband is vooralsnog aangegaan voor een periode van drie jaar, en eindigt op 31 december Om de gemeenteraden in staat te stellen om een besluit te nemen over de continuering van de samenwerking wordt in opdracht van de presidia van de betrokken gemeenten een evaluatie voorbereid. Trots op de samenwerking op dit punt wil de evaluatie met name ingaan op mogelijke verbeterpunten ten aanzien van de samenwerking en niet zozeer de samenwerking an sich tot evaluatiepunt maken. Onderliggende stukken De volgende stukken zijn kaderstellend voor de evaluatie. l.verordening qemeenteliike rekenkamercommissies 2005 (vastqesteld door de raden) In het najaar van 2005 hebben de raden van de gemeenten Bergen op Zoom, Geertruidenberg, Halderberge, Oosterhout, Roosendaal en Zundert een verordening aangenomen inzake het instellen van een eigen gemeentelijke rekenkamercommissie. Later hebben ook de gemeenten Rucphen en Moerdijk een dergelijke verordening vastgesteld. 2. Convenant (vastqesteld door de colleges) Om redenen van effectiviteit, efficiency en professionaliteit werd het wenselijk geacht om ter uitoefening van de rekenkamerfunctie de afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissies in gezamenlijkheid te doen functioneren. Hiertoe werd eind 2005 door bovengenoemde gemeenten een "Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies" aangegaan. Op grond van het convenant worden de afzonderlijke lokale rekenkamercommissies bemenst door dezelfde leden (personele unie), zodat er feitelijk sprake is van een gezamenlijke rekenkamercommissie. De gezamenlijke rekenkamercommissie voert voor de gemeenten de taken uit als opgenomen in de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen met betrekking tot de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamercommissie. Als uitgangspunt werd er voor gekozen dat de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt ondersteund door een ondersteuningsbureau, bestaande uit een secretaris, onderzoeker(s) en administratieve/secretariele ondersteuning; de werknemers van het ondersteuningsbureau zouden formed in dienst zijn van de gemeente Roosendaal en organiek vallen onder de griffier van die gemeente. De rekenkamercommissie voert jaarlijks voor iedere afzonderlijke gemeente zoveel onderzoeken en/of quick scans uit als door de afzonderlijke gemeenten wordt gewenst; onder een quick scan dient in dit verband een naar aard en omvang beperkt onderzoek te worden verstaan. De onderzoeksonderwerpen worden bepaald door de rekenkamercommissie. De gemeenten betalen een jaarlijkse bijdrage, gebaseerd op het aantal gewenste onderzoeken en/of quick scans. Eventueel kunnen er op basis van een nadere offerte van de rekenkamercommissie (en dus tegen meerkosten) meerdere onderzoeken en/of quick scans worden uitgevoerd; ook hier worden de onderzoeksonderwerpen bepaald door de rekenkamercommissie. In het convenant is uitdrukkelijk bepaald dat de samenwerking en het functioneren van de gezamenlijke rekenkamercommissie na twee en een half jaar (medio 2008) geevalueerd zal worden, waarna de samenwerking eventueel op basis van een vervolgovereenkomst -al dan niet gewijzigd- gecontinueerd kan worden.