Engels Zakelijke Brief. Lee Croft ; Jan Lutgerink. CC Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie.

Transcriptie

1 Auteurs Lee Croft ; Jan Lutgerink Laatst gewijzigd Licentie Webadres 22 april 2013 CC Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie Dit lesmateriaal is gemaakt met Wikiwijs Maken van Kennisnet. Wikiwijs Maken is een onderdeel van Wikiwijsleermiddelenplein, hét onderwijsplatform waar je leermiddelen zoekt, vergelijkt, maakt en deelt.

2 Inhoudsopgave De Brief Adressering Datum Onderwerp Aanhef Inhoud Brief Afsluiting Bijlage Do's & Don'ts De Adressering Overig Verdieping Brief Verzendinstructies Voorbeeldzinnen Bedragen en Tijden Bedrijfstermen Documenten Quiz Over dit lesmateriaal Pagina 1

3 Welkom! Op deze pagina vind je alle informatie voor het schrijven van een zakelijke/ formele brief en e- mail in het Engels. Van belangrijke regels tot handige tips en documenten. De Engelse Brief valt onder de vaardigheid Schrijven. Pagina 2

4 De Brief Voor het schrijven van een Engelse zakelijke brief gelden bepaalde regels. Sommigen zullen lijken op regels van Nederlandse en Duitse brieven, maar de meesten zullen anders zijn. Daarom is het heel erg belangrijk om de regels van de Engelse zakelijke brief goed te leren. Boven alles moet je begrijpen dat de Engelsen erg gesteld zijn op etiquette. Met etiquette bedoelen we gedragsregels, en dat wil eigenlijk zeggen dat je bij het schrijven van een brief altijd heel erg netjes en beleefd moet zijn. Er zijn regels over hoe je iemand moet aanspreken, het taalgebruik, maar ook over het uiterlijk van de brief. Adressering Een Engels adres ziet er heel anders uit dan een Nederlands adres. Hieronder zie je een aantal voorbeelden van Engelse adresseringen: Peter Parker 22 Spider Lane Manchester UK HG8 71D Kate Middleton The Royal Palace 285 Queen Boulevard London UK 67F 88S DOVER SHIPPING Co. Attn. Mrs Friar 78b Harbour Road DOVER UK 5H TRA Attn. betekent "ter attentie van". Zoals je ziet komt het huisnummer altijd voor de straatnaam. UK is de afkorting voor United Kingdom. Als je United Kingdom schrijft moeten beide woorden met een hoofdletter. Ook eindigt het Engelse adres met de postcode onderaan. Plaatsnaam met hoofdletters of kleine letters? Je mag een Engelse plaatsnaam met hoofdletters of met kleine letters schrijven maar let op! Pagina 3

5 Schrijf je de plaatsnaam in het afzender adres met hoofdletters, dan moet dat ook in het geadresseerde adres. Voorbeeld: Eva Smits Poststraat GH NIJMEGEN The Netherlands Jim Henderson 7 Church Street BIRMINGHAM UK 62Y IE2? Op die manier stem je de twee adressen dus op elkaar af. Dat ziet er veel netter uit. Als je een brief naar het buitenland stuurt schrijf je dus altijd "The Netherlands" op. (geen "Holland"). Welk adres moet eerst? In de zakelijke brief komt het adres van de afzender (jijzelf) bovenaan. Dan komt de datum en daarna het adres van de geadresseerde. Dus let op! Het adres van degene die de brief stuurt, komt bovenaan. Datum De datum vinden we tussen de twee adressen van de afzender en de geadresseerde. De datum is altijd op de simpelste manier geschreven en ZONDER PLAATSNAAM. Er staat geen komma of punt na de datum. Voorbeeld: 25 January 2012 Zoals je ziet schrijf je de naam van de maand altijd met een hoofdletter. De namen van de maanden in het Engels: January February March April May June = januari = februari = maart = april = mei = juni Pagina 4

6 July August September October November December = juli = augustus = september = oktober = november = december Leer jezelf aan om data in een brief altijd op de simpelste manier te schrijven. Je schrijft dus ook: I have scheduled the meeting on 4 March = Ik heb de vergadering op 4 maart 2012 gepland. De dagen van de week schrijf je ook met hoofdletters: Monday = maandag Tuesday = dinsdag Wednesday = woensdag Thursday = donderdag Friday = vrijdag Saturday = zaterdag Sunday = zondag? Onderwerp Je vind de onderwerp regel na het adres van de geadresseerde. In de onderwerp regel schrijf je waar de brief over gaat. Dit kan bijvoorbeeld de aanleiding zijn, zoals een sollicitatie of het verzetten van een afspraak. Het kan ook een referentie nummer zijn, zoals je vaak ziet bij bestellingen en orders. In het Engels heet het onderwerp "Subject". Voorbeeld: Subject: Appointment Zoals je kunt zien is het woord "appointment" schuin gedrukt. Dat is niet zomaar. Het onderwerp na "Subject:" wordt OF schuin gedrukt OF onderstreept. Pagina 5

7 Het woord "Subject:" blijft gewoon normaal geschreven. Als je de brief op de computer schrijft kun je het onderwerp beter schuin gedrukt schrijven. Schrijf je de brief met de hand, dan is onderstrepen een betere optie. Na het onderwerp komt geen punt. Probeer je onderwerp regel zo kort en bondig mogelijk te houden. Aanhef De aanhef is de regel waar in de Nederlandse brief "Geachte...," staat. In het Engels doen we dat zo: Dear Sir or Madam Dear Sir / Madam = Geachte heer / mevrouw Dear Mr Blue Dear Mrs Blue = Geachte heer Blue = Geachte mevrouw Blue Dear Sirs = Geachte heren Zoals je ziet staat er GEEN PUNT achter "Mr / Mrs" en ook GEEN KOMMA!! Inhoud Brief Je bent nu aanbeland bij de inhoud van de brief. Je weet wat je wilt zeggen, maar hoe pak je dat nu aan? Het is handig om voor jezelf de volgende indeling te maken: Inleiding In de inleiding kun je bijvoorbeeld de aanleiding van het schrijven vermelden. Bijvoorbeeld het zien van een advertentie in de krant, of een telefoontje met de klant. Vertel in de inleiding dus kort waar de brief over zal gaan. Maak de inleiding niet te lang. Kern In de kern kun je specifieker ingaan op wat je wilt vertellen. Voor elk onderwerp maak je een aparte alinea. Op die manier is de brief veel aangenamer om te lezen en staat alle informatie Pagina 6

8 op de juiste plaats. Als je een reisschema of prijsopgave moet geven, maak hier dan een duidelijke tabel of schema van waarin in een oogopslag duidelijk wordt wat de reistijden of de totale prijs zijn/is. Slot In het slot schrijf je de afsluiting van de brief. Je kunt bijvoorbeeld hoop uitspreken of iemand veel succes wensen. Het is ook de ideale plek om eventuele contactgegevens te vermelden, zoals je telefoonnr. (met landnr.) of je adres. Maak ook het slot niet te lang. Een mooie afsluitingszin die je voor bijna elke brief kan gebruiken: I hope to have informed you sufficiently. If you have any questions, please do not hesitate to contact me on the following number: or ...@... = Ik hoop u voldoende te hebben geinformeerd. Als u nog vragen heeft, twijfel dan niet om contact met mij op te nemen via het volgende telefoon nummer: of via ...@... Afsluiting De afsluitings regel is de regel waar in het Nederlands "Met vriendelijke groet," wordt geschreven. In het Engels kan dat op twee manieren: Yours faithfully Yours sincerely = Vriendelijke groet, (als je de naam van de geadresseerde niet weet). = Vriendelijke groet, (als je de naam van de geadresseerde wel weet). Ezelsbruggetje: In "sincerely" zit een "N" dus dan weet je de Naam van de geadresseerde. In "faithfully zit geen "N". Zoals je kunt zien, schrijven we na de afsluitings regel ook GEEN KOMMA. En als allerlaatste? 1. Naam bedrijf in hoofdletters 2. Handtekening 3. Eigen naam 4. Functie Pagina 7

9 Voorbeeld: Yours sincerely ZINC OFFICE (handtek.) Lee Croft Secretary Bijlage Vaak stuur je met de brief ook een bijlage mee. In de bijlage kun je bijvoorbeeld een vluchtschema verwerken, een prijsopgave of een offerte. Je moet dan wel in de brief verwijzen naar de bijlage. Dit doe je door helemaal onderaan de brief te vermelden welke bijlages zijn bijgevoegd. Dat doe je zo: Encl. Resume Encl. betekend "enclosure", wat "bijlage" betekend. Na "Encl." vermeld je welk document je hebt bijgevoegd. (Resume betekend CV) Voorbeeld: Encl. Flight Schedule Bij meerdere bijlagen: Encl(s). Do's & Don'ts Hieronder vind je een aantal algemene do's en don'ts voor het schrijven van een Engelse brief. Do's: Net taalgebruik. Gebruik "would you like" in plaats van "do you want". Zet reisschema's of prijsoverzichten overzichtelijk in een tabel of schema. Pagina 8

10 Zet een komma na elke tijdsbepaling. Bijvoorbeeld: "Yesterday afternoon, you called me to cancel the meeting." Let op een nette bladverdeling. In Engelse brieven hoef je geen witregels te tellen of een bepaald aantal witregels tussen verschillende onderdelen. Het is belangrijk dat je naar de algehele bladverdeling kijkt en je brief netjes over de pagina verdeeld. Je moet dus meer op je gevoel afgaan. Vermeld contactgegevens. Vaak staan contactgegevens van jouw bedrijf bovenin een briefhoofd, maar als dat niet het geval is, zorg er dan voor dat je je contactgegevens duidelijk vermeld. Dit kun je goed doen na je afsluitende zin: "I hope to have informed you sufficiently. If you have any questions, please do not hesitate to contact me on the following telephone number: or by ... " Zorg ervoor dat telefoonnummers of s op één regel vermeld staan en dus niet halverwege op de volgende regel doorlopen. Don'ts: Gebruik geen samenvoegingen. Dus geen I'm, I'll, I've, don't, can't, we've, you're, we're enz. Geen wanna, gonna, donna en andere rap taal. Zet geen punten achter Mr, Mrs of Ms. Spreek de klant niet bij de voornaam aan. Zoals "Dear Mrs Issabelle". Pagina 9

11 Pagina 10

12 De Ook voor het schrijven van een Engelse zakelijke gelden regels. In feite zijn dit bijna dezelfde regels als de zakelijke brief. Het is voornamelijk de adressering die anders is. Voor de Engelse geld ook weer dat je rekening moet houden met de etiquette. Let dus ook hier op je taalgebruik e.d. Adressering Bij een kun je natuurlijk niet een normale adressering schrijven. Als je toch een moet schrijven voor school moet je het volgende erboven zetten: From: To: Date: Subject: = Van: = Naar: = Datum: = Onderwerp: Voorbeeld: From: To: Date: Subject: Michelle Dawson Jack Pellick 12 February 2012 Appointment Overig De rest van de Engelse zakelijke is precies hetzelfde als de zakelijke brief. Je hoeft hiervoor dus niet andere regels te volgen. Pagina 11

13 Verdieping Brief Verzendinstructies Verzendinstructies geven aanwijzingen over hoe de brief verstuurd moet worden. Dit kan het beste bovenaan de brief worden gezet in hoofdletters. Hieronder zie je de meest gebruikte verzendinstructies: URGENT DO NOT FOLD REGISTERED MAIL VIA AIRMAIL PERSONAL CONFIDENTIAL EXPRESS / SPECIAL DELIVERY CARE OF = SPOED = NIET VOUWEN = AANGETEKEND = LUCHTPOST = PERSOONLIJK = VERTROUWELIJK = PER EXPRESSE = PER ADRES Voorbeeldzinnen Algemeen As requested in your letter of... Zoals verzocht in uw brief van Our reason for contacting you is the following: De reden dat we ons tot u rich I refer to my conversation with... on... Ik refereer aan het gesprek m I am writing in connection with Ik schrijf met betrekking tot We thank you for your letter dated... Hartelijk dank voor uw schrijve We would like to draw your attention to the following: Graag maken wij u op het volg We would like to offer our services in the field of: Gaarne bieden wij u onze dien As discussed this morning in our telephone conversation. Zoals vanochtend telefonisch I hereby confirm Hierbij bevestig ik Thanking you in advance. Bij voorbaat dank. Thanking you in advance for your trouble. U bij voorbaat dankend voor d Please find enclosed in duplicate the invoice for our services. Bijgaand zenden wij u in twee Factuur Please find enclosed our invoice. Bijgaand zenden wij u onze fa The duplicate is intended for your own records. Het duplicaat is voor uw eigen The total amount payable is: Het totale verschuldigde bedra We request you make payment within 14 days to one of our accounts. Shipments are subject to our general conditions of sale which are stated to you before. We request your remittance of the following balance by We wish you lots of success with our products. payment in advance: 1, Wij verzoeken u het bedrag bi over te maken. Voor onze leveringen gelden u betaalvoorwaarden. Wij wensen u succes met onz Wij verzoeken u 1.963,- bij Pagina 12 We would like kindly to remind you that our invoice No. 04- Wij willen u er vriendelijk aan 02 is due. Engels Zakelijke had Brief moeten zijn.

14 In case you might have settled the account in the meantime, please ignore this letter. We have given instructions to our bank to make payment of 1, against your invoice. Indien u het bedrag ondertuss vriendelijk deze brief als niet g Wij hebben onze bank opdrac op uw rekening over te maken Informatie Complete information is to be found on internet at the address: For further information you can contact: Should you need any further technical details, please do not hesitate to give us a call. For further inquiries please contact Mr/ Mrs Referring to your request for information, Mr/ Mrs... will contact you at an early date to explain the details. We are happy to enclose... You will find particulars of We regret to inform you, We look forward to receiving your reply We trust to have informed you with all the needed information. Uitgebreide informatie vindt Voor nadere informatie kunt u Mocht u verdere technische d Wanneer u nog vragen heeft, Naar aanleiding van uw verzo Dhr./ Mevr.... zal u binnenkor Tot ons genoegen kunnen we U treft details aan over Tot onze spijt moeten wij u me In afwachting van uw antwoor Wij vertrouwen erop u hierme Offerte We thank you for your inquiry about our products U dankend voor uw interesse We confirm our offer/ quotation made by telephone today. Bij deze bevestigen we onze h We kindly ask you to confirm as soon as possible. Wij verzoeken u om zo spoed We hereby confirm your telephone order of... Hierbij bevestigen we onze te We are pleased to submit the following offer/ quotation: Het doet ons genoegen u de v We thank you for your order, which we confirm as follows We danken u voor uw order, w In addition, we should like to point out to you the following offer Please refer to our conditions of sale for further particulars Bovendien willen we u op het We verwijzen u naar onze ver This offer/ quotations is firm untill: Deze offerte is geldig tot: The prices are inclusive/ exclusive of... De prijzen zijn incl./ excl.... No value added tax (VAT) is included in the price. Deze prijs is exclusief BTW. Our prices are binding until 27 November. Onze prijzen zijn bindend tot 2 Payment in advance Betaling vooruit You may reply on a quick and careful execution of your order. We are experienced in this type of work. With interest we look forward to hearing further from you. We anticipate your reaction in due course. Aan de snelle uitvoering van u Wij hebben de nodige ervaring Met belangstelling wachten w Wij vernemen ter zijner tijd gra Formulieren Please fill this form out and send it to the following address: Vult u dit formulier a.u.b. in en We ask you that you please return the form to us, signed. Wij vragen u het formulier ond Please mark the box of your choice and fill in the number, if needed. Gelieve het hokje van uw keu vullen. Pagina 13

15 Pagina 14

16 Pagina 15

17 Pagina 16

18 Simply fill out and sign the business reply fax on the reverse Dan kunt u simpelweg de antw Levering side Today and... send will be or sent to you. this to us. invullen Vandaag en zenden aan ons wij terug u nog stur... The products were sent to you today. The consignment consists of: Vandaag zijn de producten na De zending omvat: If you agree to these terms, please return the signed copy of the enclosed contract. Indien u met deze voorwaarde kopie van bijgesloten contract Delivery will be made immediately on receipt of your Divers remittance I should like an appointment to see Mrs Dogan Na Gaarne ontvangst zou ik van een uw afspraak oversch m If we do not hear anything to the contrary, Unfortunately I will have to cancel our meeting Zonder uw tegenbericht, Helaas ben ik genoodzaakt on We hereby include a route description. Please reserve a single room with bath for Mr... during his visit in Roosendaal from 25 April through 2 May (date of departure)? Our We wish address you has a Merry changed. Christmas Please and forward a happy your New Year! correspondence We offer you our as sincere of today apologies to the following for this error. address: All rights reserved Hierbij zenden wij u een route Wij verzoeken u voor de heer april tot en met 2 mei (dag van reserveren. Ons Wij wensen adres is u gewijzigd. een gelukkig Wij Ke ve heden Wij bieden naar u het onze volgende welgemeen adre Alle rechten voorbehouden. Pagina 17

19 Bedragen en Tijden Bedragen: Britten zetten bij bedragen een komma waar wij een punt zouden zetten, en andersom! Als je dus een bedrag wilt noteren, dan moet je dat zo doen: ,00 / 5,- 5, ,25 12, ,22 Tijden: In de Engelse taal werken ze met een 12-uurs en een 24-uurs notatie. Voor de 12-uurs notatie maken ze gebruik van twee verschillende achtervoegsels. Het verschil tussen 9 uur 's ochtends en 9 uur 's avonds wordt aangegeven door de achtervoegsels: AM (ante meridiem) voormiddag PM (post meridiem) namiddag uur is AM uur is PM 9.00 am - nine am 9.00 uur - negen uur 9.00 pm - nine pm uur - negen uur 12 noon (12.00 pm) 12 uur 's middags 12 midnight (12.00 am) 12 uur 's nachts Zoals je ziet noteer je tijden dus een "punt" tussen de uren en minuten, geen "dubbele punt". De achtervoegsels "am" en "pm" schrijf je met kleine of grote letters, zolang je maar consequent bent. Overig: Als we in het Nederlands "half 2" willen zeggen, zeggen de Engelsen "half past one". "kwart over 5" wordt "quarter past five". "kwart voor 5" wordt "quarter to five". Bedrijfstermen Hieronder vind je een lijst met de meest voorkomende bedrijfstermen. Als je iets wilt zeggen Pagina 18

20 over andere filialen, of bepaalde functies, dan kun je die hier vinden. company bedrijf firm onderneming main office hoofdkantoor branch office filiaal department afdeling Managing Director (CEO) algemeen directeur (CEO) client klant agent agent We are in the... field We zijn actief op het gebied van... We are based in Roosendaal. We zijn gevestigd in Roosendaal. a VAT number BTW-nummer Member State een lidstaat the euro, the euro de euro, de euro's the cent, the cent de cent, de centen Pagina 19

21 Documenten Hieronder vind je handige documenten die je kunt gebruiken voor het schrijven van zakelijke brieven en s. Zo vind je onder andere het format voor de brief en een . Engels Format Zakelijke Brief kn.nu/ww.b029d66 (doc, maken.wikiwijs.nl) Engels Voorbeeld Zakelijke Brief kn.nu/ww.5ffd984 (pdf, maken.wikiwijs.nl) Engels Format Zakelijke kn.nu/ww.8e73e82 (doc, maken.wikiwijs.nl) Pagina 20

22 Quiz Vraag 1 Welke formele aanhef is goed geschreven? a. Dear Mrs. O'Malley b. Dear George c. Dear Sir / Madam d. Dear Sir or Madam, e. Dear Mr Whitechapel, Vraag 2 Wat is de juiste notatie van de tijd? a. 9 am b. 10:30 am c pm d. 8 Pm e. 8:00 PM Vraag 3 Wat is een "don't" in de Engelse brief? a. Je telefoonnummer in de brief vermelden. b. Het reisschema in de bijlage zetten. c. De allereerste zin met "I" beginnen. d. United Kingdom afkorten naar UK. e. Een telefoonnummer op de volgende regel laten doorlopen. Vraag 4 Hoe zeg je in een formele brief: "ter attentie van"? a. attn. b. Attn: c. FTAO d. for the attention of: e. Care of Vraag 5 Wat betekend "registered mail"? a. Geregistreerde post b. Inkomende post c. Post van erkende bedrijven d. Aangetekende post e. Vertrouwelijke post Pagina 21

23 Antwoorden Vraag 1 Welke formele aanhef is goed geschreven? 1. Dear Mrs. O'Malley 2. Dear George 3. Dear Sir / Madam Goed gedaan! In de formele aanhef spreken we personen aan bij de achternaam. Er hoort geen punt achter Mr of Mrs en ook geen komma na de aanhef. 4. Dear Sir or Madam, 5. Dear Mr Whitechapel, Vraag 2 Wat is de juiste notatie van de tijd? 1. 9 am Goed gedaan! "am" en "pm" schrijf je OF met kleine letters, OF grote letters. Verder schrijf je altijd een "punt" tussen de uren en minuten. Ten slotte kun je geen 24-uurs notatie gebruiken bij AM en PM :30 am pm 4. 8 Pm 5. 8:00 PM Vraag 3 Wat is een "don't" in de Engelse brief? 1. Je telefoonnummer in de brief vermelden. 2. Het reisschema in de bijlage zetten. 3. De allereerste zin met "I" beginnen. 4. United Kingdom afkorten naar UK. 5. Een telefoonnummer op de volgende regel laten doorlopen. Goed gedaan! Zorg er altijd voor dat contactinformatie op één regel geschreven is. Vraag 4 Hoe zeg je in een formele brief: "ter attentie van"? 1. attn. Goed gedaan! "Care of" betekend "per adres". FAO is ook geschikt om te gebruiken i.p.v. attn. 2. Attn: 3. FTAO 4. for the attention of: 5. Care of Vraag 5 Wat betekend "registered mail"? 1. Geregistreerde post 2. Inkomende post Pagina 22

24 3. Post van erkende bedrijven 4. Aangetekende post Goed gedaan! 5. Vertrouwelijke post Pagina 23

25 Over dit lesmateriaal Colofon Auteurs Lee Croft ; Jan Lutgerink Laatst gewijzigd 22 april 2013 om 17:30 Licentie Dit lesmateriaal is gepubliceerd onder de Creative Commons Naamsvermelding 3.0 Nederlands licentie. Dit houdt in dat je onder de voorwaarde van naamsvermelding vrij bent om: het werk te delen - te kopiëren, te verspreiden en door te geven via elk medium of bestandsformaat het werk te bewerken - te remixen, te veranderen en afgeleide werken te maken voor alle doeleinden, inclusief commerciële doeleinden. Meer informatie over de CC Naamsvermelding 3.0 Nederland licentie Aanvullende informatie over dit lesmateriaal Van dit lesmateriaal is de volgende aanvullende informatie beschikbaar: Leerniveau MBO, Niveau 2: Basisberoepsopleiding; VMBO gemengde leerweg, 2; VMBO kaderberoepsgerichte leerweg, 1; VO; VMBO kaderberoepsgerichte leerweg, 2; VMBO basisberoepsgerichte leerweg, 4; VMBO gemengde leerweg, 3; VMBO basisberoepsgerichte leerweg, 1; VMBO theoretische leerweg, 1; MBO, Niveau 3: Vakopleiding; Volwasseneneducatie, Niveau 4; VMBO theoretische leerweg, 4; VMBO gemengde leerweg, 1; MBO, Niveau 4: Middenkaderopleiding; VMBO theoretische leerweg, 2; VMBO basisberoepsgerichte leerweg, 2; VMBO; Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie; Volwasseneneducatie, Niveau 3; Volwasseneneducatie, Niveau 2; VMBO theoretische leerweg, 3; VMBO basisberoepsgerichte leerweg, 3; VMBO kaderberoepsgerichte leerweg, 4; VMBO gemengde leerweg, 4; MBO; VMBO kaderberoepsgerichte leerweg, 3; Eindgebruiker leraar Moeilijkheidsgraad gemiddeld Studiebelasting 0 uur en 50 minuten Trefwoorden brief, brieven, college, , , s, engels, engelse, formele, mbo, nette, roc, schrijven, vaardigheid, voorbeeldzinnen, zakelijk, zakelijke, zoomvliet Pagina 24